В чем заключается особенность работы с внутренними документами

Опубликовано: 25.04.2024

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

организационно-правовая;
организационно-распорядительная;
договорная;
регламентная;
информационно-справочная;
планово-отчетная;
финансово-бухгалтерская;
кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

устав;
учредительный договор;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
положение об организации;
положение о подразделении;
должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

приказ;
решение;
распоряжение.

Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

типовая форма договора;
договор, заключенный организацией;
дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

политика;
положение;
инструкция;
правила;
порядок (регламент);
методика;
стандарт;
технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

служебная записка;
объяснительная записка;
служебное письмо;
протокол;
акт;
заявление;
справка;
сводка;
список;
перечень.

Планово-отчетная документация

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Виды планово-отчетной документации:

стратегия;
программа;
план работы;
бизнес-план;
отчет.

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

плановые кадровые документы;
документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
нормативные кадровые документы;
документы по оценке трудовой деятельности;
учетные кадровые документы;
отчетно-статистические кадровые документы;
финансово-бухгалтерские кадровые документы;
документы по социальному обеспечению;
личные документы работников.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
сократить количество видов документов, используемых в организации;
выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
организовать оптимальное хранение документов различных видов;
настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации.
2. Унифицировать виды документов (сократить их количество).
3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).
4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование предварительного варианта
текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д)утверждение(подписание) документа; е) регистрацию документа;

ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения
в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело; к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия,
которому подчинен данный сотрудник;

б) в инициативном порядке;

в) во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и исходя из этого распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;

б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы
деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения,
должностного лица), составляющей предмет (тему) документа,
в организационном отношении.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет 3,5 (А) и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:

а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фразеологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

в) из текста изымаются повторы и длинноты;

г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его
содержание более ясным, точным и актуальным;

д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа
общепринятым нормам и правилам;

е) достигается стилистическое единообразие текста документа.

а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа
проекта документа;

б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам
согласования;

б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями
руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела Y Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявляемых указанной инструкцией к конкретным видам документов.

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Такова общая технология обращения документов в условиях документооборота современного предприятия. Из описания указанной технологии следует, что обращению служебных документов во всех случаях предшествует процедура их подготовки. Последняя, в свою очередь, предполагает не только разработку текстов, но и оформление служебных документов, а также работу по унификации их текстов.

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

• составление проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• размножение и доставка копии документа исполнителям;
• контроль исполнения документа;
• подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

• передачу документа исполнителю;
• контроль исполнения;
• исполнение документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами. Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема па работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных — систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них — по алфавиту фамилий. При увольнении работника его личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании кото- рых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 5.5. Пошаговая процедура увольнения работника по собственному желанию

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

Организация работы с обращениями граждан. Порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в государственную организацию определяется Законом о порядке обращений граждан.

В соответствии с данным Законом устанавливается следующий порядок работы с обращениями граждан (рис. 5.4):

• регистрация письменного обращения;
• принятие к рассмотрению и рассмотрение обращения;
• организация личного приема граждан;
• контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений граждан.

Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. Государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу вменяется в обязанность:

• обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (в случае необходимости — с участием гражданина, направившего обращение);
• запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
• принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
• давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
• сообщать гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией 1 .

Рис. 5.4. Пошаговая процедура работы с обращениями граждан

Все письменные обращения принимаются централизованно. В правом нижнсаМ углу документа проставляется штамп организации-адресата с указанием даты его поступления в организацию и регистрационный номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточ- [1]

ках. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с порядком, установленным Законом о порядке обращений граждан.

Если в письменном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, его направляют в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. При этом в случае необходимости Законом о порядке обращений граждан предусмотрено направление в указанные органы или должностным лицам запроса по поводу результатов рассмотрения письменного обращения.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо, рассматривающие обращение, обязаны в тече- ние 15 дней предоставлять по направленному запросу документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Ответ на обращение по существу поставленных в нем вопросов может не даваться, если:

• в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес;
• в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
• текст письменного обращения не поддается прочтению;
• в письменном обращении гражданина нс приводятся новые доводы или обстоятельства по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;
• ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Законом о порядке обращений граждан установлен срок рассмотрения письменного обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу — 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ в устной или письменной форме.

О результатах рассмотрения письма составляется справка за подписью исполнителя или ставится отметка об исполнении и делается запись в регистрационно-контрольной карточке.

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самой организации.

Целесообразно рассмотреть некоторые особенности при работе с различного вида внутренних документов в организации

Распорядительные документы.Проекты распорядительных документов после их подготовки и согласования с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготовленных документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильным их оформлением. Копии подписанных руководителями документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в компетенции которых находятся рассматриваемые вопросы.

Докладные и служебные записки, справки, сводки и т.д.Внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в установленном порядке передаются на исполнение в соответствующие подразделения или исполнителям, либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подразделениямиосуществляется, как правило, через секретарей, референтов или лиц, ответственных за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству может быть также предусмотрена передача документов между структурными подразделениями через службу ДОУ.

Исполнение документов происходит в следующем порядке:

Исполнитель после получения документа с длительными сроками исполнения (до 6 месяцев) намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их в службу контроля ДОУ или вводит их в автоматизированную систему контроля и исполнения.

При решении вопросов оперативного характера (по телефону) или лично на исполненном документе или в регистрационно-контрольной форме делается отметка, содержащая сведения об исполнении. Например:

Вопрос решен по телефону 352-43-84 с главным инженером НПО «Сатурн» Паниным Р.В. На коллегии будет присутствовать ведущий специалист Антипов В.О. 12.03.2005 Личная подпись А.И. Логунов

Если исполнение вызывает создание ответного или иного документа, то подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и отправка производятся аналогично работе с исходящими документами

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

При исполнении документа исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документов и передает его для тиражирования. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение сроков исполнения документов (при наличии объективных причин), делать пометки на документе о датах промежуточного исполнении (телефонные и письменные запросы), дате и результате окончательного исполнения.

Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.

Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому оптимизация, рационализация и автоматизация делопроизводства всегда начинаются со знакомства с самой системой регистрации.

в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяет создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами (контроль за сроками их исполнения, информационно-справочная работа по документам).

Принципы регистрации документов:

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (на электронном носителе).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся, например:

• поздравительные письма и телеграммы;

• приглашения, программы конференций, семинаров, совещаний;

• печатные издания (книги, каталоги, журналы, брошюры);

• пакеты с пометкой «лично»;

• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

В каждой организации должен быть перечень нерегистрируемой корреспонденции, который утверждается руководителем и при необходимости обновляется. Как правило, такой перечень помещается как приложение к инструкции по делопроизводству.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

• документы, поступающие из вышестоящих организаций или

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству в организации.

Документы регистрируются в традиционных журналах, регистрационноконтрольных формах (РКФ) или электронных формах базы данных организации.

В настоящее время существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется регистрационноконтрольная форма (приложение 10).

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, по классификатору видов документов и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания оптимальной поисковой системы установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, поручение, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его вдело.

Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов может дополняться другими реквизитами:

• гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• количество листов документа;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа и др.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например:

• классификатор видов деятельности;

• классификатор видов документов;

• номенклатура дел и др.

Существенно расширяет возможности поиска полнотекстовая база данных, которая позволяет вести поиск необходимых документов не только по реквизитам документа, но и по отдельным фразам или ключевым словам документа.

Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» * .

Вы работаете с экспертами напрямую,
не переплачивая посредникам, поэтому
наши цены в 2-3 раза ниже

Последние размещенные задания

Лабораторная по предмету «русский язык и культура речи»

Лабораторная, русский язык и культура речи

Срок сдачи к 26 мая

Курсовая по предмету «Общая теория связи»

Курсовая, Общая теория связи

Срок сдачи к 27 мая

Эссе, Возрастная психология

Срок сдачи к 28 мая

Анализ существующего объемно планировочного состояния

Срок сдачи к 27 мая

Сделать расчетно-аналитическую работу в Exel

Лабораторная, Анализ данных

Срок сдачи к 30 мая

курсовая работа по теме: Административная ответственность за нарушение правил пожарной безопасности

Курсовая, административное право

Срок сдачи к 31 мая

Решение задач по предмету «Методы оптимальных решений»

Решение задач, Методы оптимальных решений

Срок сдачи к 27 мая

Отчёт на основе ВКР

Отчет по практике, государственное и муниципальное управление

Срок сдачи к 30 мая

Нужно построить эпюры, и т д, все по.

Решение задач, механика материалов

Срок сдачи к 26 мая

Срок сдачи к 29 мая

Нужно подготовить пояснительную записку

Другое, Технологии vpn и pki для обеспечения информационной безопасности организации

Срок сдачи к 27 мая

Контрольная, макроэкономический анализ

Срок сдачи к 31 мая

Помощь на тесте по физике

Онлайн-помощь, Тест По Физике

Срок сдачи к 27 мая

Помощь на тесте по математике

Онлайн-помощь, Высшая математика

Срок сдачи к 26 мая

Решение задач, управление человеческими ресурсами

Срок сдачи к 26 мая

Перевод с ин. языка, Английский язык

Срок сдачи к 27 мая

Сделать два типовых расчёта

Решение задач, Высшая математика

Срок сдачи к 27 мая

Найти передаточную функцию

Решение задач, ТАУ

Срок сдачи к 26 мая

обратились к нам
за последний год

работают с нашим сервисом

заданий и консультаций

выполнено и сдано
за прошедший год

Сайт бесплатно разошлёт задание экспертам.
А эксперты предложат цены. Это удобнее, чем
искать кого-то в Интернете

Отклик экспертов с первых минут

С нами работают более 15 000 проверенных экспертов с высшим образованием. Вы можете выбрать исполнителя уже через 15 минут после публикации заказа. Срок исполнения — от 1 часа

Цены ниже в 2-3 раза

Вы работаете с экспертами напрямую, поэтому цены
ниже, чем в агентствах

Доработки и консультации
– бесплатны

Доработки и консультации в рамках задания бесплатны
и выполняются в максимально короткие сроки

Гарантия возврата денег

Если эксперт не справится — мы вернем 100% стоимости

На связи 7 дней в неделю

Вы всегда можете к нам обратиться — и в выходные,
и в праздники

Эксперт получил деньги за заказ, а работу не выполнил?
Только не у нас!

Деньги хранятся на вашем балансе во время работы
над заданием и гарантийного срока

Гарантия возврата денег

В случае, если что-то пойдет не так, мы гарантируем
возврат полной уплаченой суммы

Поможем вам со сложной задачкой

С вами будут работать лучшие эксперты.
Они знают и понимают, что работу доводят
до конца

С нами с 2014
года

Помог студентам: 2 284 Сдано работ: 2 284
Рейтинг: 88 605
Среднее 4,99 из 5

С нами с 2015
года

Помог студентам: 4 538 Сдано работ: 4 538
Рейтинг: 74 637
Среднее 4,7 из 5

С нами с 2016
года

Помог студентам: 998 Сдано работ: 998
Рейтинг: 60 217
Среднее 4,75 из 5

С нами с 2013
года

Помог студентам: 1 658 Сдано работ: 1 658
Рейтинг: 56 017
Среднее 5 из 5

1. Сколько стоит помощь?

Цена, как известно, зависит от объёма, сложности и срочности. Особенностью «Всё сдал!» является то, что все заказчики работают со экспертами напрямую (без посредников). Поэтому цены в 2-3 раза ниже.

Специалистам под силу выполнить как срочный заказ, так и сложный, требующий существенных временных затрат. Для каждой работы определяются оптимальные сроки. Например, помощь с курсовой работой – 5-7 дней. Сообщите нам ваши сроки, и мы выполним работу не позднее указанной даты. P.S.: наши эксперты всегда стараются выполнить работу раньше срока.

3. Выполняете ли вы срочные заказы?

Да, у нас большой опыт выполнения срочных заказов.

4. Если потребуется доработка или дополнительная консультация, это бесплатно?

Да, доработки и консультации в рамках заказа бесплатны, и выполняются в максимально короткие сроки.

5. Я разместил заказ. Могу ли я не платить, если меня не устроит стоимость?

Да, конечно - оценка стоимости бесплатна и ни к чему вас не обязывает.

6. Каким способом можно произвести оплату?

Работу можно оплатить множеством способом: картой Visa / MasterCard, с баланса мобильного, в терминале, в салонах Евросеть / Связной, через Сбербанк и т.д.

7. Предоставляете ли вы гарантии на услуги?

На все виды услуг мы даем гарантию. Если эксперт не справится — мы вернём 100% суммы.

Читайте также: