Является ли табель учета рабочего времени официальным документом судебная практика

Опубликовано: 17.09.2024

Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Марина Ивановна, приветствую Вас! Табель учёта рабочего времени - это документ, на основании которого в первую очередь ведётся учёт рабочего времени, далее начисляется. Форма утверждена. Имейте в виду, что инспекторы табеля тоже проверяет.

"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп., вступ. В силу с 01.10.2017)

""ТК РФ Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Работодатель обязан вести "учет" времени, фактически отработанного каждым работником.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

ответы на вопрос:

Исходя из его содержания, это же очевидно. Он используется как для контроля рабочего времени, так и для расчёта зарплаты. Сначала поступает в кадровое подразделение, а после проверки уже в бухгалтерию. Он первоначально кадровый документ, а "вторично" уже бухгалтерский.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда был утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1 и был отнесен этим документом к категории "По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда" и не относился к категории "По учету кадров".

На практике ведение табеля возлагается руководителем на какого либо из работников (бригадира, кадровика, руководителя какого либо подразделения) и далее передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Не смотря на то, что в небольших коллективах табель часто ведут сотрудники кадровой службы, для работы кадрового подразделения он нужен постольку-поскольку, а вот бухгалтерии без него не обойтись.

ответы на вопрос:

Табель учета использования рабочего времени.

ответы на вопрос:

Как признать недействительным подделанный табель? Директор принесла в суд документы без моей подписи, хотя все табели заверялись моей подписью.

----так и признавайте. На том основании что нет вашей подписи.

ответы на вопрос:

Можно привлечь по статье 160 УК РФ за присвоение или растрату, т.к. в УК РФ есть специальный состав для такого случая. И скорее всего по части 3 статье 160 УК РФ, т.к. есть использование служебного положения.

Статья 160. Присвоение или растрата
1. Присвоение или растрата, то есть хищение чужого имущества, вверенного виновному, -
наказываются штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо обязательными работами на срок до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до шести месяцев, либо ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на тот же срок.
2. Те же деяния, совершенные группой лиц по предварительному сговору, а равно с причинением значительного ущерба гражданину, -
наказываются штрафом в размере до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до двух лет, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до пяти лет с ограничением свободы на срок до одного года или без такового, либо лишением свободы на срок до пяти лет с ограничением свободы на срок до одного года или без такового.
3. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, а равно в крупном размере, -
наказываются штрафом в размере от ста тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо принудительными работами на срок до пяти лет с ограничением свободы на срок до полутора лет или без такового, либо лишением свободы на срок до шести лет со штрафом в размере до десяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца либо без такового и с ограничением свободы на срок до полутора лет либо без такового.
4. Деяния, предусмотренные частями первой, второй или третьей настоящей статьи, совершенные организованной группой либо в особо крупном размере, -
наказываются лишением свободы на срок до десяти лет со штрафом в размере до одного миллиона рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет либо без такового и с ограничением свободы на срок до двух лет либо без такового.

В данном случае, отвечающие за ведение табеля могут быть привлечены к административной ответственности за несоответствие заполненных данных действительности.

"Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 18.03.2019) (с изм. и доп., вступ. В силу с 29.03.2019)
КоАП РФ Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N

Добрый день.
Скажите, может ли табель учёта рабочего времени являться официальным алиби для человека по уголовному делу, если есть свидетели, подтверждающие фактическое нахождение человека в этот момент по другому адресу, а не на работе?

Viktoriya Kochetkova , эксперт 14 декабря 2017, 14:43
Табель учета рабочего времени официальный документ и обязательный документ, предусмотренный ТК РФ ст.91 ТК РФ:

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 установлена форма табеля учета рабочего времени Т-13 (С 01.01.2013 формы первичных документов не являются обязательными, при условии, что юрлицо использует свои формы документов).

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в выходные и праздничные дни или за пределами нормальной продолжительности времени, и т.п. производится на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки, объяснительные, докладные и служебные записки, заявления на согласие, приказы по личному составу и т.п.).

Записи в табель, отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы, исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава:

- приказ о приеме на работу;

- приказ о переводе;

- приказ о прекращении трудового договора;

документы, оформленные надлежащим образом:

Так, что табель составляется ответственным лицом, руководителем, как правило в большинстве организаций, руководителем организации, главным бухгалтером, работником кадровой службы. Эти работники несут ответственность и могут быть свидетелями.

Viktoriya Kochetkova , эксперт 14 декабря 2017, 14:44
А все остальное оценивает уже суд, не может только один документ быть доказательством в судебном процессе, всегда совокупность доказательств.

Спасибо за ответ.

Опишу ситуацию подробнее. Человека обвиняют в приступлении. Со стороны обвинения есть несколько свидетелей, видевших данного человека на месте преступления в момент совершения преступления.

Сам человек, в качестве доказательства своего алиби ссылается на то, что в момент преступления находилсяна рабочем месте и не мог быть виновен в преступлении, что подтверждает табелем учёта рабочего времени.

Интересует, на сколько в данной ситуации, табель может быть использован, как доказательство невиновности? Ведь с другой стороны, он обычно заполняется автоматически, и не факт, что заполнявшее его лицо отслеживало реальную явку сотрудников.

Viktoriya Kochetkova , эксперт 14 декабря 2017, 15:41
Я занимаюсь трудовым законодательством и кадровым делопроизводством, я объяснила вам, что такое табель учета рабочего времени - это официальный и обязательный документ ст.91 ТК РФ, т.е. он может служить доказательством в судебном процессе.

А по всей вашей ситуации пусть вам дают объяснения юристы, которые занимаются уголовным правом.

Viktoriya Kochetkova , эксперт 14 декабря 2017, 15:46
И никогда табель учета рабочего времени не заполняется автоматически, если работодателю не плевать, что он платит заработную плату и уплачивает с нее налоги и страховые взносы за работников, которые не выходят на рабочие места, т.е. находятся в прогулах и т.п.

Поэтому заполняется автоматически табель учета рабочего времени это нарушение соответственно своих должностных обязанностей тех должностных лиц, которые несут ответственность за заполнение табеля учета рабочего времени, начисление зп, и которые ставят подписи под табелем учета рабочего времени.

Я понимаю о чём вы. Просто само дело не трудовое. Оно уголовное. Ведь, чисто теоритически, сотрудник может попросить руководителя (особенно в мелкой фирме), поставить ему явку на нужные ему дни (например, график не пятидневка). Может ли прокуратура ссылаться на этот факт? Как можно доказать, что данный табель реальный, а не выдан по просьбе сотрудника?

P.S. в полулегальных фирмах у сотрудников фиксированная зарплата, как правило минималка. На неё начисляются все взносы и НДФЛ. Поэтому работодателю принципиально не то, чтобы табель был заполнен по факту присутсвия сотрудника, а просто был заполнен согласно ТК РФ. При этом он может не отражать реальную картину вещей. Как этого не делает з/п по ведомости.

Viktoriya Kochetkova , эксперт 14 декабря 2017, 17:41
Еще раз и последний раз.

Статус документа - табель учета рабочего времени это официальный и обязательный документ, соответственно, этот документ может быть использован в судебном процессе любом, как одно из доказательств.

Но, только этого доказательства будет мало, всегда требуется совопкупность доказательств.

Табель учета рабочего времени составляют и подписывают должностные лица, соответственно, они могут быть еще и свидетелями.

Viktoriya Kochetkova , эксперт 14 декабря 2017, 17:43
А все остальное о чем вы пишите, серые, черные схемы, это пусть уже разбираются соответствующие инстанции. Главное, что табель учета рабочего времени это официальный документ, но только его будет не достаточно.

Подходит период начисления заработной платы, однако нерабочие дни с сохранением заработной платы продолжаются…. Как кадровику, а также бухгалтерии произвести начисления и выплатить заработную плату в новых понятиях «нерабочие дни»? А как работнику получить плату за дистанционную работу? В нашей новой статье мы постарались внести ясность, как учесть нововведения, так стремительно произошедшие в сфере труда?

Мы не забываем, что Указом Президента от 25 марта 2020 г. № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» объявлены нерабочие дни с 30 марта 2020г. по 03 апреля 2020г. с сохранением заработной платы, а также Указом Президента № 239 от 2 апреля 2020 г. «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» установлены также нерабочие дни с сохранением заработной платы с 4 апреля 2020 г. по 30 апреля 2020 г.

Ранее в аналитике «Выходной или каникулы? Разбираемся в сути «нерабочие дни» мы предлагали в табели учета рабочего времени проставлять с целью начисления заработной платы рабочие дни, так как в трудовом праве впервые появилось понятие «нерабочие дни», которые не относятся ни к выходным дням, ни к нерабочим праздничным дням.

Наконец-то Министерство труда Российской Федерации дало разъяснение, о применении которого мы решили рассказать.

1.Мнение Министерства труда Российской Федерации.

Министерство труда РФ 2 апреля 2020 г. опубликовало ответы на вопросы по организации работы и соблюдению прав работников в период нерабочей недели (теперь уже нерабочего месяца). В частности, в этих разъяснениях уделено внимание порядку заполнения табелей учета рабочего времени: «С 1 января 2013 г. согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» унифицированные формы по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1, не являются обязательными к применению. Работодатели самостоятельно могут установить код для отражения в табеле учета рабочего времени указанный период, учитывая, что он является оплачиваемым» .

Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" установлены условные обозначения для табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, в частности:

Буквенный код «Я», код «01» - работа в дневное время.

Буквенный код «РВ», код «03» - работа в выходные и праздничные дни.

Буквенный код «ОТ» , код «09» - ежегодный оплачиваемый отпуск.

Буквенный код «ОД», код «10» - дополнительный оплачиваемый отпуск.

Буквенный код «В» , код «26» - выходные дни.

Всего таких кодов установлено 36, мы указали именно те обозначения, которые могли бы подойти для обозначения, но в силу особого статуса нерабочих дней не могут быть применены.

2. Действия работодателя по заполнению табеля учета рабочего времени в нерабочие дни.

П редлагаем ввести на предприятии ряд новых обозначений , так как некоторые работники Вашего предприятия трудятся удаленно. Часть сотрудников не работают, в связи с тем, что попадают под Указ Президента РФ о нерабочих днях.

Необходимо издать на предприятии приказ о введении новых условных обозначение и кодов для табеля учета рабочего времени работников:

Буквенное обозначение «УР» - удаленная работа или «ДР» - дистанционная работа, код «37».

Буквенное обозначение «НД» или «НОД», код «38» - нерабочие дни с сохранением заработной платы.

Не будет лишним сослаться на Указы Президента РФ о нерабочих днях, как основание введения данных обозначений.

Таким образом, работодатель вправе ввести новые условные обозначения приказом по предприятию. Это не нарушит права работника и поможет правильно отразить рабочее время для начисления заработной платы работникам.

3. Попадание на нерабочие дни больничных, выходных и отпусков.

Хотелось бы остановиться на особенностях учитывания в нерабочие дни больничных и отпусков.

Отдельно про выходные дни: Указом Президента РФ от 25 марта 2020 г. № 206 и Указом Президента РФ № 239 от 2 апреля 2020 г. для лиц, попадающих под действие данных Указов, выходные дни не предусмотрены, все дни считаются нерабочими.

Если же в нерабочие дни работник находится на больничном, то в табеле учета рабочего времени это время учитывается без особенностей: как временная нетрудоспособность (буквенное обозначение «Б», код «19»).

В случае если работник находится в нерабочие дни в отпуске, то табель учета рабочего времени заполняется соответственно буквенным обозначением обозначающие нерабочие дни.

На время нерабочих дней отпуск не продлевается и не засчитывается! (Письмо Минтруда России от 26 марта 2020 г. № 14-4/10/П-2696).

В отношении перечня предприятий, которые продолжают работать в обычном режиме, особенностей заполнения табеля учета рабочего времени не предусмотрено.

ООО ЮК «Центральный округ» предлагает услуги в области трудового права, в частности по кадровому аудиту, защита интересов работника в суде, защита прав работодателей от исков работников.

- представить ваши интересы перед налоговой и прочими надзорными органами;

- сопроводить переговоры с контрагентом (банком, арендодателем, прочим кредитором и т.п.);

- оказать содействие в получении сертификата ТПП РФ об обстоятельствах форс-мажора.

От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

Нормативно-правовое обоснование

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

ненормированный рабочий день;

режим гибкого рабочего времени;

сменная работа;

разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);

сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.

Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).

Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.

Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

ведут учет среднесписочной численности;

считают и начисляют зарплату;

рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;

начисляют социальные пособия;

контролируют уплату НДФЛ и взносов;

формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;

по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».

Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».

Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.

Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».

Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».

Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.

Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Читайте также:


С какого возраста заводят трудовую книжку в рб

Как называются документы составляемые работниками предприятия

Когда нашел свою трудовую книжку

Езда без путевого листа какой штраф

Как расторгнуть договор с адвокатом и вернуть деньги по уголовному делу