Как написать пояснение в налоговую об отсутствии работников

Опубликовано: 26.04.2024

Когда требуется уведомление об отсутствии деятельности и работников

Организация принимает решение приостановить бизнес из-за различных факторов. Основными становятся экономическая нецелесообразность, финансовый кризис в деятельности. Ликвидировать учреждение в полном объеме нет смысла, а вот приостановить работу для решения имеющихся проблем целесообразно.

Принятие решения руководством — не единственный шаг. Необходимо поставить в известность контрольные органы — ПФР, налоговую инспекцию, Росстат.

Правила составления уведомления

Уведомление не имеет единого шаблона, но общие правила оформления существуют. Обязательный бланк отсутствует. Контрольные органы примут документ в свободной форме. Вот общие правила формирования:

Шаг 1. В шапке указать:

наименование адресата — контрольного органа;
название обратившегося предприятия с указанием ИНН, КПП, ОГРН, ОКВЭД и адреса.

Шаг 2. Оформить название документа, к примеру «Справка об отсутствии деятельности».

Шаг 3. В основной части указать:

проинформировать о приостановке с указанием срока, причин;
указать сведения об отсутствии движений по счетам.

Шаг 4. В заключение поставить подпись руководителя и главного бухгалтера (при наличии в штате).

Шаг 5. Приложить документы-обоснования.

Вот так выглядит образец справки об отсутствии работников в организации

Руководителю ПФ РФ № 1

от ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Адрес г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1

об отсутствии деятельности

Настоящим ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»сообщает, что с «01» октября 2019 г. по «31» декабря 2019 г., что составляет 1 отчетный период (квартал), деятельность не велась. Заработная плата не начислялась и не выплачивалась.

Численность сотрудников составляет 1 (один) человек, который являлся основным сотрудником и работает по трудовой книжке.

1. Петров Петр Петрович, паспорт серии 66 00 номер 123456, выдан «02» апреля 2005 года УМВД России по г. Москве.

Адрес: г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 10, кв. 14.

На основании Федерального закона № 167 «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» от 15.12.2001, при неперечислении организацией взносов на страховую и накопительную части трудовой пенсии в ПФР сотрудники не имеют права на страховой стаж, о чем они оповещены и в дальнейшем претензий по назначению (перерасчету) пенсии к Пенсионному фонду иметь не будут.

1. Справка из банка о том, что деньги с расчетного счета для выплаты заработной платы не снимались.

2. Ведомость АДВ-11.

Директор Иванов И.И. /_______Иванов____________/

Главный бухгалтер Викторова В.В. /____Викторова_____/

А вот образец письма в Росстат об отсутствии деятельности:

В территориальный орган

от ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Адрес г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1

об отсутствии показателей по формам федерального статистического наблюдения

г. Москва

01.12.2020

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» уведомляет о том, что у организации отсутствуют показатели по форме федерального статистического наблюдения 1-услуги «Сведения об объеме платных услуг населению» (утверждена приказом Росстата от 27 июля 2012 г. № 422) за отчетный период — 3 квартал 2020 года.

Директор И.И. Иванов

Главный бухгалтер В.В. Викторова

Куда направлять письмо

Сведения востребованы многими контролирующими организациями: ПФР, ФНС, ФСС, статистика, центры занятости, Росприроднадзор. Уведомления в контролирующие органы направляют в обязательном порядке. При отсутствии информации об остановке деятельности проверяющие сотрудники имеют возможность инициировать проверку с выездом.

Письмо в ФНС

Уведомление налоговой инспекции — важный шаг, так как инспекторы внимательно отслеживают динамику нагрузки по налогам. При снижении сумм сборов начинают налоговую проверку. Во избежание процедуры организации следует оформить уведомление.

Утвержденный шаблон оформления, равно как и бланк единой формы, отсутствуют. Бумагу формируют произвольно, но принимают во внимание ряд требований.

Название тероргана ФНС полностью.
Ф.И.О., должность руководителя, принимающего сведения.
Название обращающегося предприятия, коды идентификации — ИНН, КПП, ОГРН, ОКВЭД, контактные данные.
Название документа. Такой формулировкой станет «извещение по приостановке финансово-хозяйственной деятельности», «сведения об отсутствии сотрудников в учреждении». Наименование связано с содержанием направляемой в налоговую информации бумаги.
Основная часть (текст). Поясняет обстановку в организации, причины приостановки деятельности.
Доказывающие аргументы. Отправитель перечисляет документы, являющиеся основанием для приостановки функционирования. Таковыми являются распорядительный документ по учреждению, допсоглашения о расторжении трудовых контрактов и т. п. Копии следует приложить к уведомлению.
Подпись и дату формирования бумаги, подпись начальника предприятия. Печать не является обязательной.

В информации указывают срок, в течение которого деятельность организации не осуществляется. Если потребуется, этот срок подтверждают документами. Перечень налоговых выплат и сборов, по которым не существует налоговая база, указывают отдельно.

Вот так выглядит образец письма об отсутствии деятельности в налоговую.

Руководителю ИФНС России № 10

от ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Адрес г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1

об отсутствии деятельности и объектов налогообложения

Настоящим ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» сообщает, что с 01 января 2019 г. до 01 января 2020 г. (1 календарный год) деятельность не велась. Движений по расчетным счетам в указанный период не производилось (прилагается справка из обслуживающего банка об отсутствии операций по счету за указанный период). Работники в организации отсутствуют, объектов налогообложения нет. Операции приостановлены в связи с отсутствием заказов от контрагентов.

Справка обслуживающего банка об отсутствии операций по счету.

Директор /Иванов/ Иванов Иван Иванович

Главный бухгалтер /Викторова / Викторова Виктория Викторовна

Наличие подписи главбуха не является обязательным элементом. Документ заверяет начальник организации. При наличии в штатном расписании должности главного бухгалтера ставится его подпись.

Письмо в Пенсионный фонд

Сведения в ПФР направляют обязательно, даже если в организации нет ни одного сотрудника. К примеру, предприятие приостановило деятельность, и в штате есть только учредитель в единственном числе. Отчет СЗВ-М направляют даже при наличии в штате одного директора — такие пояснения дает письмо Минтруда от 16.03.2018 № 7-4/10/В-1846. Отчетное письмо оформляют в произвольном формате.

Срок и причины приостановки деятельности.
Число сотрудников, имеющих заключенные трудовые соглашения.
Персональные и паспортные данные сотрудников.
Основания неначисления и невыплаты зарплаты сотрудникам.
Причины неуплаты страховых взносов и отчислений.

Документ обязательно подписывает руководитель. Информацию направляют в электронном виде, почтой или лично на бумажном носителе.

Вот так представляют образец пояснения об отсутствии наемных работников.

Руководителю ПФ РФ № 1

от ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Адрес г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1

Доводим до Вашего сведения, что в течение 2019 г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» деятельность не осуществляла, операции по расчетному счету и наличными деньгами не проводились, зарплата не начислялась и не выдавалась.

Директор: Иванов И.И. (Иванов)

Письмо в ФСС

Письмо в ФСС юрлицо направляет даже при отсутствии сотрудников. К примеру, на предприятии, приостановившем деятельность, числится только учредитель.

Пояснения по причинам и срокам остановки.
Численность сотрудников, работающих по трудовым соглашениям.
Данные сотрудников (по паспорту и личные).
Основания невыплаты зарплат.
Причины невыплаты взносов по страхованию.

Сроки предоставления

Законодательно сроки направления информации не определены. Сведения по приостановке деятельности направляются вместе с отчетностью за месяц в те месяцы, когда деятельность предприятия была остановлена. Пояснения каждый раз формируются заново, поскольку период, за который они даются, изменяется.

Наказание за непредоставление

Непредоставление статотчетности влечет наказание в соответствии со ст. 13.9 КоАП РФ:

При совершении нарушения впервые штраф:

для должностного лица — от 10 000 рублей до 20 000 рублей;
для юрлица — от 20 000 рублей до 70 000 рублей.

При повторном нарушении штраф:

для должностного лица — от 30 000 рублей до 50 000 рублей;
для юрлица — от 100 000 рублей до 500 000 рублей.

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Компания, работающая не первый год, наверняка хоть раз сталкивалась с требованиями ФНС. Требования инспектор ФНС может выставить по различным причинам: из-за ошибок в декларациях, низкой налоговой нагрузки или при встречной проверке вашего контрагента.

Какой бы ни была причина, не стоит игнорировать требование из налоговой инспекции. В противном случае у компании могут заблокировать счет или прийти с проверкой.

Форма и сроки ответа на требование налоговой инспекции

Обычно ФНС указывает в требовании срок, в течение которого нужно представить документы или/и письменное пояснение.

Требования приходят как в бумажном виде по почте, так и в электронном. Формат требований зависит от того, как отчитывается конкретный налогоплательщик.

Срок ответа на требование ИФНС о даче пояснений фиксированный. В исключительных случаях налоговая инспекция может его изменить. Также увеличить срок для представления документов ФНС может по просьбе налогоплательщика, но для этого должны быть веские причины (болезнь ответственного лица, большой объем истребуемых документов и пр.).

Обычно требованию налоговой предшествует камеральная проверка какой-либо декларации.

Что вызовет подозрение инспектора и заставит его прислать требование:

В уточненной декларации вы уменьшили сумму налога (применимо к любому виду налога). Конечно, это может быть вполне правомерное обоснованное действие. Однако, показывая налог к уменьшению, будьте готовы объяснить причину и представить документы.
В декларации по НДС заявлен налог к возмещению из бюджета. ФНС невыгодно возмещать вам средства, поэтому вполне закономерно, что инспектор должен убедиться в законности вашего требования. Будьте готовы представить копии всех счетов-фактур.
Превышена безопасная доля вычетов по НДС.
Низкая налоговая нагрузка.
В декларации нарушены контрольные соотношения.
В декларации показан убыток.
Поставщик не отразил у себя операцию по НДС.
Встречная проверка. Когда проверяют вашего контрагента, ФНС, чтобы убедиться в законности сделки, требует копии документов у обеих сторон.

Мы привели наиболее распространенные причины требований ФНС. На практике их гораздо больше.

Если вы считаете, что требование налоговой несправедливо, нужно все равно написать пояснение. В пояснении вы можете сослаться на статьи НК РФ и обосновать свою позицию. Случается и такое, что налоговый инспектор неправ. Нужно отстаивать свою позицию.

Иногда к требованию нужно приложить опись документов. Делается это, если документы налогоплательщик приносит лично или отправляет «Почтой России».

Образец описи документов в налоговую по требованию:

Книга продаж за I квартал 2021 года
Книга покупок за I квартал 2021 года
Счет-фактура (на предоплату) № А0000000001 от 25.05.2021
Счет-фактура № 2172 от 17.06.2021
Товарная накладная № 2172 от 17.06.2021

Как сшить документы для налоговой по требованию? Налогоплательщик обычно сшивает представляемые документы вместе с описью. Правил сшивания нет. Главное, заверить все копии документов для налоговой инспекции соответствующим образом.

Как такового образца пояснительной записки в налоговую по требованию не существует. Вид пояснения будет напрямую зависеть от содержания требования и его причин.

Подведем итоги. Сроки представления пояснений по требованию налоговой инспекции закреплены в НК РФ. Также эти сроки ФНС дублирует в выставляемом требовании. Ответы на требования налоговой о представлении пояснений представляются как на бумаге, так в электронном виде. Исключение — пояснения к декларации по НДС. Их обычно нужно подавать в электронном виде по ТКС.

Образец составления ответа на требование налоговой о представлении пояснений

Приведем пример ответа, если ФНС выявила расхождения выручки в двух источниках полученной информации: в декларации по НДС и декларации по налогу на прибыль.

Образец пояснения на требование в налоговую инспекцию

Заместителю начальника межрайонной ИФНС № 4
Зайковой Т. И.
От ООО «Кнопка», ИНН 6656543210
04.08.2020

На Ваше требование № 569 от 31.07.2021 поясняем следующее.

Сумма доходов от реализации товаров (работ, услуг), показанная в декларации по налогу на прибыль организаций за 6 месяцев, действительно меньше, чем сумма выручки от реализации, показанная в декларациях по НДС за I, II кварталы 2021 года. Такая ситуация возникла в связи с отражением во II квартале 2021 года операции по возврату товара поставщику (НДС в сумме 569,24 руб. был восстановлен).

К данному письму прилагаем счет-фактуру № 23 от 11.05.2021 года, подтверждающий возврат товара.

Директор ООО «Кнопка» ______________________И. Б. Останин

Мы получили письмо, где бывший работник просит предоставить ему справку о заработной плате за тот период, когда он у нас работал. Уволился он 3 месяца назад. Ответ: Законодательством на оговаривается тот факт, что справки должны выдаваться только работающим сотрудникам. В случае поступления заявления Вы обязаны в 3-дневный срок предоставить бывшему сотруднику необходимый документ.

Формат подтверждения от налоговых органов может быть оформлен в виде штампа на бумажной версии декларации либо в виде квитанции, сообщающей о том, что документ был принят в электронном формате.

Документ может потребовать для предоставления его в суд, в банк, органы опеки и попечительства, правоохранительные органы и иные организации и учреждения. Чтобы получить шенген, в посольство или официальный визовый центр страны предпочтительно составить справку на английском языке.

Как писать пояснения в налоговую

Образец пояснительного письма, направляемого в ответ на требование ИФНС о представлении пояснений, утвержденный официально, отсутствует. Пояснения можно составить в произвольной форме, указав следующую информацию:

наименование налогового органа и налогоплательщика, его ИНН/КПП, ОГРН, адрес, телефон;
заголовок «Пояснения»;
обязательная ссылка на исходящий номер и дату требования от налоговой инспекции,
непосредственно пояснения по запрашиваемому вопросу с их обоснованием,
если необходимо, перечислить приложения к письму, подтверждающие правильность показателей отчетности,
подпись руководителя.

Когда ошибки, по мнению налогоплательщика, в отчетности нет, а значит и подавать «уточненку» нет надобности, представить пояснения налоговикам все равно необходимо, указав в них на отсутствие ошибок в декларации или расчете.

Письмо об отсутствии наемных работников (образец)

Размер ежемесячного должностного оклада Петрова П.П. составляет 21000 рублей (двадцать одна тысяча рублей 00 копеек).

Справка с места работы – информационный документ, обладающий определенными реквизитами, который подается в государственные службы, финансовые организации, суды различной юрисдикции и так далее.

Согласно трудовому законодательству, бывший работник имеет право на получение необходимой информации. Хотя в Трудовом кодексе упоминается только справка о заработной плате, у работодателя нет никаких оснований для того, чтобы не предоставлять информацию за период работы в данном ООО .

Не исключено, что он заполнит подобную справку и даже подпишется. Но это крайне маловероятно, что же делать в обратном случае? Предлагаем прямо сейчас с этим разобраться.

Срок представления ежемесячной отчетности в ПФР

Любой фирме (не важно, ООО или ИП) может понадобиться в какой-то момент приостановить свою хозяйственную деятельность. Причины этого бывают различные, но основной является проблемы с финансами. Функционирование фирмы приостанавливается на основании приказа. Об остановке фирма должна сообщить заинтересованным организациям. Для этого оформляется письмо о приостановке работы.

В справке для получения визы может содержаться указание на то, что гражданину на время турпоездки предоставлен отпуск по месту работы. Стандартный набор информации, которая должна содержаться в справке, может быть скорректирован организацией, которая ее затребовала. Поэтому при оформлении такой справки желательно выяснить у того, кто ее требует, что именно необходимо в ней отразить.

Часто у граждан РФ возникает необходимость подтвердить свою трудовую деятельности на предприятиях. И они обращаются к работодателям за получением необходимой официальной бумаги. Обязанность руководителя, будь то предприниматель или иное лицо, предоставить запрошенный документ в той форме, которая удовлетворит любую организацию.

Справка с места работы для ИП по месту требования

Для признания семьи малоимущей в соцзащиту нужна справка от всех официально устроенных членов семьи с доходом за последние 3 месяца. Это позволит получать дополнительное пособие и льготу по оплате ЖКХ.

Обычно работники обращаются за документальным подтверждением о трудоустройстве в связи с необходимостью предоставить её в те или иные организации.

Юридический портал Рука Закона — актуальная информация, новости, база документов и бесплатная консультация.

Как уже отмечалось, утверждённой Законами РФ формы такого документа нет. Поэтому написанный от руки вариант или напечатанный, равнозначны. Но, заранее подготовленный на компьютере бланк справки облегчит выдачу в будущем.

Направив образец пояснений в налоговую об отсутствии работников, фирма избежит внеплановых проверок для выяснения причин уменьшения перечислений по налогам. Проинформировав контролирующие органы о приостановке работы, компания избежит дополнительных запросов и проблем в связи с уменьшением начислений по определенным видам налогов и взносов.

Куда направлять

Пояснение о приостановке работы компании предоставляется в ИФНС, ФСС и ПФР и в центр занятости населения. Этот документ может быть востребован и другими организациями. Например, в Росприроднадзор понадобится образец письма об отсутствии лицензируемых видов деятельности при проведении плановых проверок. Также оно требуется и в Росстат для пояснения отсутствия показателей при заполнении статистической отчетности.

Справка с места работы образец от ип

Для того чтобы получатель данной справки мог связаться с местом работы физического лица для уточнения и проверки указанных в справки сведений, необходимо оставить контактные данные в виде телефона, должности и ФИО контактного лица.

Пояснение в ФСС должно содержать указание о приостановке функционирования, отсутствии движений по счету, начислений и выплат заработной платы. Подписывают пояснение руководитель фирмы и главный бухгалтер (при наличии).

Внимание Человек, устроенный согласно Трудовому Кодексу РФ, может обратиться к своему руководителю с просьбой предоставить справку по вышеупомянутой форме, но это лишь в том случае, если Вы трудоустроены официально – на законных основаниях.

Справка о том, что лицо не является индивидуальным предпринимателем в электронном виде предоставляется бесплатно.

Форма предназначена исключительно для сообщений о некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения.

Оформленную справку подписывает руководитель и главбух. Также на ней должна быть проставлена печать (при ее использовании).

Бланка, утвержденного ГОСТом или другой подобной организацией, не существует. Поэтому для написания справки допустима свободная форма.

Справка оформляется на обычной бумаге формата А4, в книжной ориентации. Законодательно установленной единой формы для такого документа нет. Но, обычно, в левом верхнем углу наносится штамп предприятия, содержащий в себе его реквизиты.

Бывают ситуации, когда требуется справка с места работы для ИП самому себе. В этом случае оформляется официальная бумага вышеозначенный формы, подтверждается подписью предпринимателя и к ней прикладываются копии выписки из ЕГРИП и ОГРН.

С этой целью необходимо обратится в операционный зал налоговой, в которую сдаются декларации, с заявлением, составленным в произвольной форме. Сотруднику налоговой службы заявление сдается в двух экземплярах, так же как и декларации по налогам. Второй экземпляр с отметкой о принятии возвращается заявитель.

Сферой деятельности ИП Петров В.И. является ИП Петров В.И. (Петров В.И.) М.П. Справка произвольной формы ИП Петров В.И. Индивидуальный предприниматель Петров Владислав Ильич 101101, г.

Рассмотрим как правильно оформить справку для оформления визы. В отличие от простой справки, в ней необходимо обязательно указать еще два параметра — зарплату сотрудника и гарантию предоставления рабочего места после возвращения из путешествия.

То есть в данном случае важно иметь доказательства, подтверждающие доход именно от этой деятельности, при этом, желательно, чтобы не было другой деятельности, доход от которой превышает указанную.

Как правило, здесь вероятно несколько вариантов. Такую справку вправе требовать работник предприятия для самостоятельной сверки начисленных и выплаченных сумм либо при увольнении. Отметим, в подобных обстоятельствах указанный документ дублируется другим формуляром – НДФЛ-2. Ключевой момент в данном положении — основной законный источник средств к существованию. Таким образом, в данном вопросе необходимо доказать, что по данному виду деятельности Вы получаете основной доход, на который содержите себя и, возможно, свою семью.

Справка о зарплате – особенности составления

Форма предназначена исключительно для сообщений об отсутствии или некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения. ТК устанавливает, что работник имеет право запросить у работодателя любую информацию, касающуюся его работы, а организация, в свою очередь, должна ему ее предоставить. Запрос лучше всего делать в письменной форме в виде заявления.

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

название организации,
дату составления,
сведения, которые нужно подтвердить,
подпись директора компании.

Как оформить справку с места работы от ИП в 2021 году

Унифицированной формы запроса не существует. Есть лишь общий порядок изложения информации, принимаемый за образец. Пишется такой запрос в виде обычного заявления:

Сначала справа вверху указываются реквизиты тех, кому и от кого он направлен.
Слева ставится дата и исходящий номер (для организации).
Чуть ниже по центру пишется слово «запрос» и указывается его цель.
Далее идет фраза с просьбой о предоставлении данных на конкретное число.

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным календарем.

Для составления документа лучше всего использовать фирменный бланк. Обычно, визовые центры относятся к таким справкам более благосклонно. Если же такой возможности нет, то в верхней части указывается полное название организации, ее адрес расположения, регистрационные коды ИНН, КПП и ОГРН, а также банковские реквизиты.

Если вы ИП или руководитель ООО, налоговая инспекция иногда присылает вам требования.

Они бывают двух видов. Во-первых , налоговики могут потребовать что-то заплатить, это требование об уплате налога. Во-вторых — ответить: пояснить или представить документы. Требования что-то пояснить часто бывают непонятными: например, нужно объяснить расхождение в 4 млн рублей при сумме декларации 3 млн. А иногда требуют просто принять к сведению какую-то информацию.

Я 16 лет работаю бухгалтером — сначала по найму, а теперь как ИП. Консультирую предпринимателей и веду учет. В статье расскажу, как отвечать на требования налоговой что-то пояснить или представить документы и почему делать это обязательно.

Зачем налоговая требует пояснения или документы

ИФНС может прислать требование, если у нее возникли к вам вопросы в следующих ситуациях.

Во время налоговой проверки. Она может быть выездной, то есть на территории налогоплательщика, или камеральной — когда ИП или ООО сдает декларацию, а налоговики проверяют ее у себя. Если ИФНС что-то непонятно, придется объясняться. Например, если в отчетности написано одно, а в документах, которые находятся в налоговой, — другое.

Когда проверяют какую-то компанию или ИП и, чтобы подтвердить информацию, опрашивают контрагентов. Например, предприниматель в своем магазине продает печенье, которое покупает на кондитерской фабрике. У этой фабрики идет выездная налоговая проверка за 2017—2019 годы , поэтому ИП присылают требование представить в налоговую все накладные на печенье за этот период.

Когда проверяют конкретную сделку вне налоговых проверок. Например, фирма купила нежилое помещение. Налоговая инспекция считает, что продавец не уплатил положенные налоги, и проверяет именно эту сделку, запрашивая документы у продавца и покупателя.

Когда надо ответить на требование

Как присылают требования. Требование из ИФНС может прийти по почте или электронно. А иногда его даже вручают лично: например, когда предпринимателя вызывают в налоговую и уже там отдают требование. У требований во время камеральной проверки есть свои особенности — о них расскажу ниже.

Если организация или ИП сдает отчетность через интернет, то требование придет электронно. Обычно, если предприниматель или компания ведет электронный документооборот, операторы ЭДО сами сообщают о требовании по смс или электронной почте, чтобы оно не потерялось.

Когда налогоплательщик отправит квитанцию, начинает течь срок исполнения требования. Для представления документов это 5 или 10 рабочих дней, для пояснений — 5 рабочих дней. Этот срок указан в требовании. Все сроки считаются в рабочих днях.

Если требование пришло обычной почтой, оно считается полученным на шестой день после отправки. Возможные задержки на почте — проблема налогоплательщика.

Если налоговики вручают требование лично, то делают это под подпись — надо расписаться в экземпляре ИФНС, подтвердив, что вы требование получили. С этого момента начинает течь срок представления документов.

Как продлить срок для ответа. Можно письменно попросить ИФНС об отсрочке. Сделать это надо не позже чем на следующий рабочий день после дня, когда получите требование.

Основанием для отсрочки может быть командировка или болезнь руководителя. Или то, что налогоплательщику надо копировать много документов.

Предоставить отсрочку — право налоговой инспекции, а не обязанность. Поэтому отсрочку могут и не дать.

Что будет, если не ответить

Если проигнорировать требование о представлении документов, грозит штраф — 200 Р за каждый непредставленный документ о своей деятельности.

Если не представить документы или пояснения по встречной проверке, штраф составит 10 000 Р , а при запросе документов о конкретной сделке — 5000 Р .

Если не дать пояснения в любых других случаях, оштрафуют на 5000 Р . А если в течение года повторно проигнорировать такое требование ИФНС, штраф вырастет в четыре раза — до 20 000 Р .

Если налоговики попросили пояснить или уточнить налоговую декларацию и вы ее уточнили — этого достаточно, дополнительные письма можно не писать. Но если не уточнить декларацию или не объяснить письменно, что в ней все верно, — грозит штраф. Игнорировать требования налоговой — дорогое удовольствие, поэтому отвечать на них надо обязательно.

Как правильно отвечать

На требование что-то пояснить необходимо ответить письменно. Еще нужно зафиксировать, что ответ передан в налоговую, — квитанцией оператора электронного документооборота или подписью и штампом инспектора. К пояснениям можно приложить подтверждающие документы, но это необязательно.

Если требование поступило во время камеральной проверки декларации по НДС, то пояснения надо передать электронно по утвержденному ФНС формату. Во всех остальных случаях пояснения можно составить в свободной форме и передать в инспекцию лично, по почте или электронно. Это относится и к требованию налоговой представить документы.

На требование представить документы. Когда ИФНС просит документы, надо представить их копии, заверенные налогоплательщиком. Не надо заверять копии нотариально или отдавать оригиналы: налоговики не будут копировать их за свой счет. Они вправе ознакомиться с оригиналами, но не более того.

На каждой копии должно быть написано «копия верна», дата, должность, подпись и расшифровка подписи того, у кого есть право заверять документы. Документы ИП может заверять сам предприниматель, ООО — руководитель фирмы. Они могут передавать свое право подписи по доверенности.

Многостраничные документы нужно прошить и заверить одной надписью в месте прошивания. Есть и другие правила, как заверять бумажные документы, — им посвящено приложение 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Документы надо передавать по описи, чтобы было документальное доказательство того, что вы свою обязанность выполнили. Если передаете документы в ИФНС лично, в описи должен расписаться сотрудник инспекции. Если отправляете почтой, опись подписывает оператор почтовой связи. Если электронно, то оператор ЭДО формирует электронную квитанцию.

Так процесс должен выглядеть в идеале. Но иногда налоговая хитрит или пишет в требовании то, что трудно понять и на что еще труднее ответить. Вот какие могут быть сложности с требованиями от налоговой и как на них реагировать.

Есть еще несколько поводов для требований от налоговой по закону. Например:

Уточненная декларация, в которой уменьшена сумма налога к уплате.
Декларация, в которой заявлен убыток.
Декларация по НДС или акцизам с суммой налога к возмещению.

Ограничения по срокам есть не только у налогоплательщика, но и у ИФНС. Она вправе направлять требования в рамках камеральной проверки в течение 3 месяцев со дня, когда компания или ИП представит декларацию или расчет. Исключение — когда требование направили в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля.

Провести дополнительные мероприятия вправе руководитель налоговой инспекции в ходе проверки. Это возможно, например, если нужны еще какие-то доказательства нарушения налогового законодательства. Тогда могут запросить дополнительные документы за пределами трехмесячного срока.

Декларацию по НДС налоговики проверяют в течение 2 месяцев, но этот срок могут продлить до 3 месяцев — также по решению руководителя инспекции.

Если ИФНС пропустила срок, выставлять требование она не вправе.

Как бывает. Иногда налоговая инспекция пропускает трехмесячный срок камералки, а потом спохватывается и хочет задать какой-нибудь вопрос о прошедшем периоде.

Например, у одного ООО произошла такая история. Организация не вела деятельность, в штате числился единственный учредитель — генеральный директор. Зарплата не начислялась, ведь деятельности не было и директор находился в отпуске за свой счет.

За 2019 год компания сдала нулевую форму расчета страховых взносов, РСВ, так как начислений взносов с зарплаты директора не было. Организация была на общей системе налогообложения, поэтому за этот же год сдала декларацию по налогу на прибыль. В ней был внереализационный доход — это списание старой задолженности с истекшим сроком, не востребованной кредитором. ООО обязано ее списать и исчислить с нее налог на прибыль, что компания и сделала.

Налоговой инспекции это показалось подозрительным: доход есть, а зарплату не начисляли. Задать этот вопрос вовремя можно было в течение 3 месяцев со дня сдачи РСВ или декларации по налогу на прибыль за 2019 год. Но налоговики срок пропустили. Поэтому они пошли на маленькую хитрость.

После первого квартала 2020 года организация, как положено, сдала очередные расчеты и декларации, в том числе РСВ с нулевыми показателями. В срок для камеральной проверки РСВ за первый квартал 2020 года инспекция прислала требование, в заголовке которого запрашивала пояснения по РСВ за этот квартал. А в тексте требования речь шла о 2019 годе, который ее интересовал на самом деле.

Как отвечать на требование. Не надо поддаваться на провокацию. Спрашивали про первый квартал 2020 года — отвечать можно только про него. Главное — ответить.

Естественно, в этот период у компании никаких расхождений уже не было, поэтому она так и написала.

В требованиях по результатам камералки есть еще одна тонкость. Если подать уточненную декларацию или расчет, камеральная проверка первоначальной декларации прекращается, начинается камералка новой. Срок при этом начинает течь заново — со дня сдачи уточненной декларации. То есть сдали уточненную декларацию — продлили срок камеральной проверки.

Еще во время камералки налоговые инспекторы могут требовать пояснения, но не вправе требовать документы. Если только это прямо не предусмотрено налоговым кодексом: например, могут требовать счета-фактуры при камеральной проверке декларации по НДС с суммой налога к возмещению. Поэтому документы к пояснениям, как правило, прикладывать не нужно — достаточно письменно ответить на вопрос.

Как должно быть. Налоговая инспекция должна запрашивать пояснения, только если обнаружит какие-то ошибки и несоответствия. Какие именно ошибки и несоответствия — должно быть указано в самом требовании.

Как бывает. Чаще всего из текста требования хорошо понятно, что именно случилось и почему запрашивают пояснения. Но бывает и иначе.

Так, предприниматель на упрощенке сдал налоговую декларацию с суммой дохода 4 357 735 Р . Все доходы он получил на расчетный счет в банке. Через некоторое время ему пришло требование пояснить расхождение в размере 4 172 508,53 Р между декларацией и поступлениями на расчетный счет.

Расхождение — это разница между декларацией и суммой, которую ИП получил через банк. В какую сторону — инспекция не написала. Тут возможны два варианта:

расхождение в меньшую сторону. То есть, по мнению ИФНС, предприниматель получил на расчетный счет 4 357 735 Р − 4 172 508,53 Р = 185 226,47 Р ;
расхождение в большую сторону. То есть налоговая считает, что предприниматель получил 4 357 735 Р + 4 172 508,53 Р = 8 530 243,53 Р .

Во втором случае разница огромная.

Как отвечать на требование. В первую очередь надо проверить свою декларацию и документы, из которых вы брали суммы для нее. На УСН это книга учета доходов и расходов и банковская выписка — та, что выдал банк, а не автоматически загруженная в программу учета.

В итоге предприниматель выяснил, что в поступлениях на расчетный счет была одна сумма, которая не являлась доходом и не облагалась налогом. Это возврат денег из бюджета, примерно 200 Р . А еще облагаемый доход был завышен на 2 тысячи. Последнее произошло из-за того , что приход денег задублировался в учетной программе при автоматической выгрузке, а данные учета не сверили с выпиской из банка.

Предпринимателю повезло, что он завысил доход в декларации по сравнению с реальным, а не занизил его. Иначе пришлось бы заплатить штраф — обычно 20% от неуплаченной суммы — и пени. Сдавать уточненную декларацию в этом случае было бы обязательно.

В итоге предприниматель ответил налоговой, что расхождения совсем небольшие — 2 тысячи. Выяснять, почему в требовании спрашивают про 4 млн, необязательно. Главное — ответить по существу.

Как должно быть. Требование могут прислать в рамках проверки контрагента — это так называемая встречная налоговая проверка, встречка. По встречке просят документы, которые подтверждают сделки с каким-то одним контрагентом. Если с ним было мало взаимоотношений, то ответить просто. Если встречка прилетела по ключевому поставщику или покупателю — придется много копировать.

Срок представления документов по встречной проверке — 5 рабочих дней. К требованию о представлении документов во время встречки прикладывается копия поручения той налоговой, что проверяет контрагента. Запросить могут договоры, счета, акты выполненных работ, акты сверок, оборотно-сальдовые ведомости и другие документы.

Как бывает. Я ИП уже много лет — и однажды получила в рамках встречной проверки требование представить счет, договор, акты приемки-сдачи услуг, акты сверки и платежные поручения по контрагенту-организации.

Казалось бы , ничего особенного, если не знать, о какой сделке идет речь. У контрагента, которого проверяла налоговая, я заказывала надгробный памятник на могилу своей бабушки. Никакого отношения к предпринимательской деятельности эта сделка не имела. Но поскольку у меня есть статус ИП — налоговики увидели это по ИНН, — мне направили требование как предпринимателю.

Памятник я заказывала в интернет-магазине, оплачивала личной картой — никаких документов по сделке, кроме квитанции об оплате, у меня не было.

Как отвечать на требование. Налоговая инспекция вправе запрашивать информацию, необходимую для проверки, не только у налогоплательщиков, но и у любых других лиц. Однако если сделка личная, то обычный гражданин не обязан составлять и хранить документы по ней.

Даже если вы ИП, требовать у вас могут только те документы, что служат основанием или подтверждением начисления или уплаты налогов и сборов, а также основанием для подтверждения расходов.

Поэтому на требование я ответила, что заказ у организации делала в личных целях, к предпринимательской деятельности он отношения не имеет. Акт приемки-сдачи работ не подписывала.

Как должно быть. Налоговая инспекция может писать письма: рассылать информационные сообщения, напоминать о сроках уплаты налогов, пояснять свое мнение. Это справочная информация для налогоплательщика. На такие письма отвечать не надо.

Как бывает. Почему-то иногда вместо писем налоговая предпочитает присылать требования.

Например, один предприниматель нанимал работников, платил им зарплату и сдавал все положенные отчеты, включая расчет по страховым взносам. Потом работники уволились, а предприниматель продолжил сдавать отчеты, но уже с нулевыми показателями на всякий случай, чтобы не получить штраф за несдачу расчета.

Его налоговая решила разъяснить предпринимателю, что сдавать нулевой РСВ ему не надо. А сообщить это решила требованием.

Предприниматель ответил так: «Нулевой расчет по страховым взносам обязуюсь не сдавать».

Отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или представление их с опозданием признаются налоговым правонарушением ( п. 4 ст. 93 НК РФ ). Ответственность за непредставление документов — штраф 200 руб. за каждый документ ( ст. 126 НК РФ ). Также налоговики могут произвести выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном статьей 94 НК РФ.

Компанию, не представившую документы, ждут дополнительные мероприятия налогового контроля

Когда компания заявляет о невозможности представления документов вследствие какого-то чрезвычайного происшествия, нужно быть готовыми к тому, что налоговики проведут дополнительные мероприятия налогового контроля:

— проведут осмотр места происшествия и запросят подтверждающие документы ( постановление ФАС Московского округа от 26.09.11 № А40-151887/10-90-904 );

— истребуют информацию в электронном виде (базы бухгалтерских программ);

— инициируют допрос членов комиссии проводящих инвентаризацию утерянных документов ( постановление Пятнадцатого ААС от 07.11.14 № А32-19571/2013 ).

Непредставление документов суд просит обосновать

В арбитражной практике компании чаще всего обосновывают невозможность представить документы пожаром, потопом, кражей и упущениями предыдущего руководства. Суды не принимают аргументы без дополнительного подтверждения. В данном случае обязанность доказывать факт форс-мажора возлагается на налогоплательщика.

Например, суд может запросить доказательства аномальных погодных условий, приведших к затоплению ( постановление Тринадцатого ААС от 18.08.14 № А21-1371/2013 ). Или пояснения, почему компания хранила документы именно в затопленном помещении, а не у себя в офисе ( постановление Пятнадцатого ААС от 07.11.14 № А32-19571/2013 ).

Также важем фактор восстановления документов. Подробнее — в таблице.

Причины непредставления документов	Реквизиты дела	Комментарии
Утрачены по вине строителей	Постановление АС Северо-Кавказского округа от 26.01.15 № А20-3358/2010	Компании не предприняли мер к восстановлению документов, поэтому проиграли дело в суде. На практике восстановление документов практически гарантирует компании победу в налоговом споре (постановления АС Северо-Кавказского округа от 20.08.15 № А53-8142/2013 и Шестнадцатого ААС от 26.08.13 № А63-12719/2011 ). Для восстановления документов компании обращаются как к сторонним организациям (запросы, переписка по получению дубликатов (копий) документов от контрагентов, торговых организаций, обслуживающего банка, налоговой инспекции), так и к информационным носителям
Утрачены при переезде	Постановление АС Уральского округа от 30.03.15 № А50-8856/2014
Проблемы с бухгалтерской программой (по неосторожности была удалена база данных)	Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.13 № А45-5165/2013	Суд счел, что право на налоговые вычеты обусловлено наличием документов, а не их представлением в налоговый орган. И если налогоплательщик лишен объективной возможности своевременно представить соответствующие документы налоговикам, он может представить их непосредственно в суд ( постановление Президиума ВАС РФ от 19.07.11 № 1621/11 ). Компания восстановила документы и представила их в УФНС и ИФНС вместе с уточненной налоговой декларацией. Это свидетельствует о проявлении действенной заботы и отсутствии умысла на сокрытие документов от налогового контроля

Частый повод не представлять документы — кража. В одном из случаев компания заявила об угоне автомобиля сотрудника, перевозившего бухгалтерскую документацию. Однако правоохранители вычислили местонахождение якобы утраченных документов и помогли налоговикам доказать умысел компании в уклонении от уплаты налогов ( постановление Пятого ААС от 28.04.15 № А59-5220/2010 ).

В другом случае в реальности кражи усомнились судьи. Они сочли, что бухгалтерские документы компании сами по себе не представляют никакой ценности для злоумышленников. Взламывать автомобиль главбуха только затем, чтобы забрать первичку компании, смысла не имеет. Тем более что пострадавшая не обратилась в полицию для розыска похитителей и украденного, ограничившись объявлением в газете (решение АС Ханты-Мансийского АО от 29.05.13 № А75-5358/2012).

Часто компания обосновывает непредставление документов тем, что прежний директор не передал их настоящему (постановления ФАС Дальневосточного от 26.09.11 № Ф03-4114/2011 и Восточно-Сибирского от 26.06.12 № А10-3686/2010, АС Западно-Сибирского от 19.12.14 № А27-1512/2014 округов, решения АС Алтайского края от 21.05.15 № А03-2974/2015 и от 15.05.15 № А03-24743/2014). Однако и этот аргумент необходимо документально подтверждать.

Сделать это должны правоохранительные органы. Именно они в рамках оперативно-розыскных мероприятий должны установить факт совершения бывшим генеральным директором действий по незаконному вывозу документов с территории общества. В противном случае суд не примет подобные оправдания (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.12.14 № А27-1512/2014), даже если показания сотрудников компании будут подтверждать эту версию (решение АС Алтайского края от 15.05.15 № А03-24743/2014).

Примером того, как не нужно доказывать свою правоту, может послужить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.13 № А75-9453/2011. Компания выдвинула сразу несколько причин отсутствия документов: их изъяла полиция, не передал прежний директор, похитил налоговый инспектор. Ни одна из версий так и не подтвердилась.

Как обосновывать появление документов позднее

Затопление, пожар или кража не избавят от необходимости восстановления документов. Но отсрочка — способ выиграть время.

При рассмотрении дела ФАС Московского округа компания представила в суд документы, которых не нашли правоохранители при проведении обыска. Суд принял эти документы, так как постановление следователя о проведении обыска не содержало конкретного перечня бумаг, которые ищут оперативники ( постановление ФАС Московского округа от 13.11.12 № А40-137930/10-118-790 ).

В суде могут появиться оригиналы документов, отличающиеся от изъятых налоговиками при выемке. В деле, рассмотренном в постановлении АС Поволжского округа от 20.08.14 № А55-20522/2013 , компания заявила, что налоговики доначислили налоги, основываясь на изъятых черновиках документов. А настоящие документы находились в другом месте. Но судьи такую версию не приняли.

В Девятнадцатый ААС ( постановление от 28.05.14 № А14-16265/2012 ) компания принесла второй комплект первичных документов. В нем отсутствовали изъяны оформления, позволившие налоговикам при проверке доначислить налоги. Якобы эти верно оформленные документы существовали изначально. Но бухгалтерия нашла их только после завершения проверки. Однако судьи сочли, что компания внесла корректировки в первичку уже после завершения проверки задним числом. В похожей ситуации не поверил компании и ФАС Западно-Сибирского округа ( постановление от 30.05.14 № А03-2937/2013 ).

В постановлении Восьмого ААС от 10.12.15 № А75-1656/2015 судьи рассмотрели ситуацию, когда налоговики сделали доначисления, основываясь на документах, которые компания восстановила взамен утраченных оригиналов. Но позднее, при рассмотрении дела в суде, компания нашла пропажу. Найденные документы не содержали изъянов, что и подтвердила экспертиза. Однако суд не принял находки к рассмотрению, так как компания не смогла объяснить, почему восстановленные документы отличаются от найденных «оригиналов».

Читайте также: