Какие налоги платить за дистанционного работника

Опубликовано: 21.04.2024

Дистанционный работник может быть как иностранцем, так и просто иногородним сотрудником. Разберемся с порядком обложения налогами и взносами оплаты за дистанционную работу.

В настоящее время стал популярным такой способ трудоустройства, как удаленная работа. Дело в том, что на дистанционных сотрудниках работодатель может существенно сэкономить: не надо организовывать рабочие места, уменьшается коммуналка, оплата труда производится только за выполненную работу и т.д. И самое главное, что работодатель вправе найти работника в другом городе или даже стране, ведь зарплата у представителей одной и той же профессии в зависимости от региона может отличаться в разы.

Особым спросом пользуются работники из ближнего зарубежья. Ведь при соблюдении определенных условий выплаты в их пользу не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

НДФЛ при дистанционной работе

Плательщиками НДФЛ признаются (п. 1 ст. 207 НК РФ):

физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации;
физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами.

При этом вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей в другой стране относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения не прерывается на время выезда за границу для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Ответственность за правильность определения налогового статуса физлица - получателя дохода лежит на работодателе (письмо Минфина России от 12.08.2013 № 03-04-06/32676). Неправомерное неудержание (неполное удержание) НДФЛ влечет штраф в размере 20 процентов от суммы неудержанного налога (ст. 123 НК РФ). Излишне удержанная работодателем из дохода работника сумма налога подлежит возврату (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Получается, что работодателю следует знать фактическое место проживания (в РФ или за границей) дистанционного работника, иначе вероятна ошибка в определении источника дохода. Причем нельзя принимать в расчет предполагаемое время нахождения на территории России (письмо Минфина России от 15.11.2007 № 03-04-06-01/394).

Поскольку в данном случае физлица выполняют работы на территории иностранного государства, получаемое ими вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей относится к доходам от источников за пределами страны (письмо Минфина России от 15.07.2015 № 03-04-06/40525). Следовательно, оплата труда работникам, не являющимся налоговыми резидентами, за дистанционную работу за пределами РФ не облагается НДФЛ (письма Минфина России от 16.10.2015 № 03-04-06/59439, от 04.08.2015 № 03-04-06/44849, № 03-04-06/44852, № 03-04-06/44855, № 03-04-06/44857, от 15.07.2015 № 03-04-06/40525, от 02.04.2015 № 03-04-06/18203, от 05.03.2015 № 03-04-06/11830, от 31.03.2014 № 03-04-06/14026).

Обращаем внимание, что для расчета НДФЛ гражданство физлица не имеет значения, речь идет только о налоговом статусе (резидент или нерезидент) (письма Минфина России от 05.05.2015 № 03-04-05/25727, от 03.04.2015 № 03-04-05/18625).

Физлица - налоговые резиденты, получающие доходы от источников, находящихся за пределами страны, исчисление, декларирование и уплату НДФЛ производят самостоятельно по завершении налогового периода (подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Дистанционная работа часть времени проходит в РФ

Рассмотрим ситуацию, когда дистанционный работник - нерезидент несколько дней в месяц находится в России.

Объектом налогообложения физлиц-нерезидентов признается доход, полученный от источников в Российской Федерации (ст. 209 НК РФ). При этом доходы в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей у российского работодателя относятся к доходам от источников Российской Федерации (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ; письмо Минфина России от 20.02.2016 № 03-04-06/9783).

Специалисты Минфина России указали, что поскольку работник часть времени находится на территории РФ, то его доход частично облагают НДФЛ. Облагаемый доход рассчитывают исходя из общей суммы вознаграждения, полученного за выполнение трудовых обязанностей, соотношения количества дней, отработанных в России, и общего количества дней, отработанных в налоговом периоде (письмо Минфина России от 16.10.2014 № 03-04-06/52135).

Руководитель филиала выполняет свои обязанности на основании трудового договора о дистанционной работе. Фактически руководитель филиала большую часть времени находится на территории Кипра и является ее налоговым резидентом. Срок нахождения в Российской Федерации составляет 5-7 дней в месяц. Поскольку руководитель филиала только часть времени находится в РФ, его доход, подлежащий налогообложению в РФ, следует рассчитывать так:

количество дней, отработанных в РФ : общее количество дней, отработанных в налоговом периоде в качестве руководителя филиала х общая сумма вознаграждения, полученного за выполнение трудовых обязанностей руководителя филиала х 30%

Страховые взносы при дистанционной работе

Со страховыми взносами по удаленно работающим иностранцам тоже не все так просто. Порядок обложения страховыми взносами зависит от миграционного статуса работников (постоянно проживающий в России, временно проживающий и временно пребывающий). Однако в нашем случае иностранец трудится у себя на родине и никакого миграционного статуса не имеет. На такого работника не распространяются обязательные пенсионное (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), медицинское (ст. 10 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ) и социальное страхования (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Обратимся к еще одной правовой норме. Не признаются объектом обложения выплаты, начисленные в пользу иностранных граждан и лиц без гражданства по трудовым договорам, заключенным с российской организацией для работы в ее обособленном подразделении, расположенном за пределами страны (ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ)). Однако в случае приема на работу дистанционного работника у компании не возникает обособленного подразделения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ; п. 2 ст. 11 НК РФ; письма Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61300, от 26.03.2014 № 03-02-07/1/13157, от 19.07.2013 № 03-03-06/1/28350, от 17.07.2013 № 03-02-07/1/27861, от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25829, от 01.07.2013 № 03-02-07/1/24992).

Получается, что с выплат работнику-иностранцу, трудящемуся за пределами страны, страховые взносы начислять не надо.

Если речь идет о гражданах России, то страховые взносы рассчитывают в обычном порядке (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Дистанционная работа и взносы на "травматизм"

Объектом обложения страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые работодателями в пользу работников в рамках трудовых отношений. И никаких исключений по иностранным работникам не прописано (ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Так что начислять взносы на "травматизм" следует в обычном порядке.

В отношении дистанционных работников не проводится специальная оценка условий труда, соответственно, в таблице 10 расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма 4-ФСС) эти данные не указывают (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ; письмо Минтруда России от 20.10.2015 № 15-1/ООГ-5597). В то же время если дистанционные работники заняты на определенных видах работ, требующих прохождения предварительных и периодических медицинских осмотров, то эти данные отражают в строке 2 граф 7-8 таблицы 10 расчета (письмо ФСС России от 24.04.2014 № 17-03-14/05-4188).

Отпускные выплаты при дистанционной работе

Теперь разберемся с отпускными выплатами. Отпуск является видом времени отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106, 107 ТК РФ). Исходя из этого, чиновники ранее говорили, что за время нахождения в отпуске работнику выплачивается не вознаграждение за труд, а сохраняется средний заработок. Выплаты, не являющиеся вознаграждением, получаемым физлицом за выполнение трудовых обязанностей в иностранном государстве от российской организации, относят к доходам от источников в Российской Федерации. Такой доход подлежит налогообложению (письмо Минфина России от 02.04.2015 № 03-04-06/18203). В этом случае ставка НДФЛ составляет 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Между тем позднее позиция Минфина России изменилась (письма Минфина России от 24.02.2016 № 03-04-06/10120, от 16.10.2015 № 03-04-06/59439, от 29.06.2015 № 03-04-06/37283). Чиновники согласились с тем, что отпускные выплаты непосредственно связаны с выполнением трудовых обязанностей, хоть и не являются вознаграждением за их выполнение. При этом средний заработок, сохраняемый за работниками на период очередного отпуска, относится к доходам от источников за пределами страны. В результате такие доходы физлиц-нерезидентов не являются объектом обложения НДФЛ.

Командировки дистанционных работников

Командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку ему возмещают расходы на проезд и по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (ст. 168 ТК РФ). Указанные суммы не облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ; письма Минфина России от 30.11.2015 № 03-04-06/69428, от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788, от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

Средний заработок, сохраняемый за работниками на период командировок, относят к доходам от источников за пределами Российской Федерации. Поэтому такие доходы сотрудников-нерезидентов не являются объектом обложения НДФЛ (письма Минфина России от 04.08.2015 № 03-04-06/44849, № 03-04-06/44852, № 03-04-06/44855).

Расходы на командировку дистанционного работника учитывают в составе прочих расходов при определении базы по налогу на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письма Минфина России от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788, от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

Дистанционный работник не является лицом, направленным работодателем в командировку (ст. 166 ТК РФ). Для дистанционного работника местом постоянной работы является место его нахождения.

Иногда возникает необходимость в физическом присутствии дистанционно работающего сотрудника в организации. Представили Минфина России считают, что поездка работника в место нахождения работодателя также является командировкой (письма Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978). Следовательно, на работника распространяются все гарантии, касающиеся служебных командировок (ст. 167 ТК РФ).

Обратите внимание: если гражданин приедет в Россию даже на несколько дней, то ситуация с его миграционным статусом и налогообложением зарплаты может измениться кардинальным образом.

Расходы на интернет

Дистанционные работники для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем в том числе используют интернет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Зачастую в целях выполнения работником своих обязанностей организация передает работнику сервер, а также возмещает расходы по подключению к сети. Специалисты Минфина России считают, что если данное условие зафиксировано в трудовом договоре, то суммы возмещения работнику подключения к интернету не облагают НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014).

Каков порядок налогообложения зарплаты и премий, выплачиваемых дистанционным работникам? В какие сроки надо перечислять НДФЛ и страховые взносы с выплат таким сотрудникам? Каковы нюансы налогообложения компенсационных выплат при удаленной работе?

Налогообложение доходов сотрудника, работающего удаленно

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

К сведению: заключение трудовых договоров о дистанционной работе не влечет создание обособленных подразделений. Дистанционная работа выполняется вне места нахождения какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61300), следовательно, обособленное подразделение не образуется (Письмо Минфина России от 29.05.2019 № 03-15-06/38981). Финансовое ведомство отметило, что в определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, определение которого приведено в п. 2 ст. 11 НК РФ (Письмо от 19.01.2018 № 03-02-07/1/3617).

Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными для включения в трудовой договор (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом выполнение работником трудовой функции дистанционно не может служить основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ). Уменьшить заработную плату сотрудника при переводе его на дистанционную работу можно в случае сокращения продолжительности рабочего времени и понижения норм труда.

К сведению: Роструд разъяснил, что условия оплаты труда при переходе организации на дистанционную работу остаются прежними при сохранении продолжительности рабочего времени и норм труда. Если работник трудится полное время и выполняет весь объем работы, оснований для снижения ему зарплаты нет (Письмо от 09.04.2020 № 0147-03-5).

Доходы сотрудника, работающего удаленно, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Сумма НДФЛ удерживается из выплачиваемого дохода и перечисляется в бюджет по месту учета в налоговой инспекции. Если источником выплаты является обособленное подразделение, то налог перечисляется по месту его учета (п. 1, 3, 4, 7 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 14.10.2020 № СД-4-3/16830).

Страховые взносы также перечисляются по месту учета (п. 11 ст. 431 НК РФ).

Налоговый агент должен придерживаться следующих сроков уплаты НДФЛ, удержанного при выплате доходов дистанционным работникам:

НДФЛ с зарплаты, премий, выплат по гражданско-правовым договорам – не позднее следующего рабочего дня после их выплаты (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ). С авансов по зарплате НДФЛ не уплачивается (п. 2 ст. 223, п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.02.2019 № 03-04-05/11355);

НДФЛ с отпускных и больничных – не позднее последнего дня месяца, в котором они были выплачены, если последний день месяца совпал с выходным, праздничным или нерабочим днем, то не позднее первого рабочего дня следующего месяца (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы с выплат дистанционным работникам уплачиваются за каждый месяц не позднее 15-го числа следующего месяца (пп. 1 п. 1 ст. 419, п. 1, 3 ст. 431 НК РФ, ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 4 ст. 22, п. 1, 9 ст. 22.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Налогообложение компенсаций, выплачиваемых сотруднику, работающему дистанционно

На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

К сведению: компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

В соответствии с Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» (далее – Федеральный закон № 407-ФЗ) положения гл. 49.1 ТК РФ были изложены в новой редакции.

Статьей 312.6 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 407-ФЗ) предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию и возмещает расходы, связанные с их использованием. Сроки и размеры возмещения устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Напомним, что ранее не была предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению работника оборудованием и порядок обеспечения устанавливался трудовым договором. При этом в договоре могла быть закреплена обязанность работника по использованию им при выполнении своей трудовой функции оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, предоставленных или рекомендованных работодателем.

К сведению: статьей 312.9 ТК РФ определено, что на период временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя на сотрудника распространяются гарантии, предусмотренные гл. 49.1 ТК РФ для дистанционного работника, включая гарантии, связанные с охраной труда, обеспечением работника за счет средств работодателя необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, выплатой работнику компенсации в связи с использованием работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также с возмещением работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

В Письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@ ФНС рассмотрела вопрос об уплате НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль при компенсации дистанционным работникам затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Чиновники отметили, что понятие компенсаций, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

К сведению: по мнению ФНС, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием подтверждающих их документов утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом.

Налог на доходы физических лиц.

При определении базы по НДФЛ следует учитывать все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом в ст. 217 НК РФ приведен перечень доходов, освобождаемых от налогообложения. В силу п. 1 данной статьи не подлежат обложению НДФЛ компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные, в частности, с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Страховые взносы.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

К сведению: суммы компенсаций расходов дистанционных работников не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Ранее разъяснения о том, что компенсация, выплачиваемая дистанционному работнику за использование оборудования, не облагается взносами и НДФЛ, были даны в письмах Минфина России от 29.10.2020 № 03-04-06/94269, от 06.11.2020 № 03-04-06/96913:

суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками;

размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как приобретение (аренду) работником оборудования (средств), так и расходы, понесенные им при использовании такого оборудования (средств) в служебных целях, а также расходы на используемые в служебных целях услуги связи.

При этом Минфин ссылался на положения ст. 312.3 ТК РФ в редакции, действовавшей до внесения Федеральным законом № 407-ФЗ поправок.

Налог на прибыль.

Расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

К сведению: для освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами полученных доходов, а также для признания рассматриваемых компенсационных выплат в составе расходов в целях налогообложения прибыли организации необходимы документы, подтверждающие фактическое использование работником принадлежащего ему или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы таких расходов.

Дистанционная работа — популярный и удобный способ трудоустройства. Она позволяет экономить средства на подготовку рабочего места, проведение СОУТ, а ряде случаев избавляет работодателя от обязанности уплаты за сотрудника бюджетных платежей. Рассмотрим особенности налогообложения выплат дистанционным сотрудникам.

Кто такие дистанционные работники

К дистанционным относят работников, заключивших трудовой договор о дистанционной работе и взаимодействующих с работодателем с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Дистанционной признается работа, осуществляемая: (ст. 312.1 ТК РФ)

вне места нахождения работодателя (его обособленного подразделения);
вне стационарного рабочего места (территории, объекта), находящего под контролем работодателя.

Какие платят налоги за дистанционных сотрудников

С выплат сотрудникам, работающим удаленно, работодатель обязан перечислить в бюджет:

НДФЛ (п. 1 ст. 207 НК РФ).
Взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Необходимость уплаты этих платежей напрямую зависит от того, где находится и трудится сотрудник: на территории РФ или за ее пределами.

Особенности уплаты НДФЛ с зарплаты дистанционных сотрудников

Плательщиками НДФЛ признаются (п. 1 ст. 207 НК РФ):

Дистанционные сотрудники, являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Налоговым резидентом считается гражданин, фактически находящийся на территории РФ свыше 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Этот срок не прерывается в случае нахождения сотрудника за границей не более 6 месяцев для лечения или обучения.

Дистанционные сотрудники, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, но получающие доход от источников в РФ.

Если сотрудник не имеет статуса резидента РФ, но работает на территории РФ, то получаемый им доход также подлежит обложению НДФЛ, но по другой ставке. С дохода дистанционных сотрудников, постоянно работающих заграницей, НДФЛ уплачивать не нужно.

Обязан ли работник подтверждать свой статус резидентства?

Обязанность определения статуса налогового резидентства сотрудника возлагается на работодателя. Он должен запросить у работника документы, подтверждающие место его фактического нахождения.

К ним, в частности, относятся:

справки с места работы, выданные на основании сведений из табеля учета рабочего времени;
копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
квитанции о проживании в гостинице;
иные документы, подтверждающие фактическое нахождение сотрудника в РФ.

При этом нотариальное заверение документов (их перевод на русский язык) не требуется.

Если сотрудник отказывается предоставить эти документы, работодатель вправе исчислить НДФЛ по ставке, определенной для нерезидентов РФ — 30% (Письмо Минфина РФ от 12.08.2013 № 03-04-06/32676).

Далее рассмотрим особенности уплаты НДФЛ в зависимости от места нахождения работника.

Сотрудник постоянно работает на территории РФ

Как мы уже выяснили, с дохода удаленного сотрудника, работающего на территории РФ, необходимо уплатить в бюджет НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом не имеет значения, является ли работник резидентом: налог в обоих случаях уплачивает работодатель.

От статуса резидентства зависит только ставка, по которой будет рассчитан налог:

13% — для резидентов РФ;
30% — для нерезидентов РФ.

Для расчета НДФЛ имеет значение только статус налогового резидентства: гражданство удаленного сотрудника роли не играет (Письмо Минфина РФ от 05.05.2015 № 03-04-05/25727).

Сотрудник постоянно работает за пределами РФ

Вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей в другой стране относится к доходам от источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). Работодатель уплату налога за сотрудника, постоянно работающего заграницей, не производит, поэтому:

сотрудник-нерезидент РФ уплачивает налог в соответствии с законодательством своей страны;
сотрудник-резидент РФ декларирует и уплачивает в бюджет НДФЛ по окончании налогового периода.

Срок сдачи налоговой декларации за прошедший налоговый период — не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным. Срок уплаты налога — до 15 июля следующего года.

Сотрудник-нерезидент часть времени работает на территории РФ

Если сотрудник часть времени работает на территории РФ, то доход, приходящийся на время работы в России, необходимо облагать НДФЛ по ставке 30%. Рассчитывают доход, подлежащий налогообложению в РФ, исходя из общей суммы вознаграждения и соотношения количества дней, отработанных в России, и общего количества дней, отработанных в налоговом периоде (Письмо Минфина РФ от 16.10.2014 № 03-04-06/52135).

Формула расчета НДФЛ выглядит так:

НДФЛ = Кд : Коб * Соб * 30%,

Кд — количество дней, отработанных в России;

Коб — общее количество дней, отработанных в налоговом периоде;

Соб — общая сумма вознаграждения.

Особенности налогообложения иных выплат дистанционным сотрудникам

Перейдем к вопросу уплаты НДФЛ с командировочных выплат и отпускных.

НДФЛ с командировочных расходов

Дистанционный сотрудник, как и любой другой штатный работник, может быть направлен в служебную поездку по распоряжению работодателя. При направлении в командировку работнику возмещаются расходы:

по проезду;
по найму жилого помещения;
суточные;
иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Эти выплаты не подлежат обложению подоходным налогом.

Командировкой работника, трудящегося удаленно, является поездка по распоряжению работодателя, в том числе в офис компании (Письмо Минфина РФ от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Что касается среднего заработка, сохраняемого за сотрудником на время командировки, то для сотрудников-нерезидентов, трудящихся за границей, он является доходом от источников за пределами РФ. Уплачивать НДФЛ за данных сотрудников работодатель не должен (Письмо Минфина РФ от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

За сотрудников-резидентов налог уплачивается в общем порядке по ставке 13%.

НДФЛ с отпускных выплат

По вопросу налогообложения отпускных выплат сотрудникам-нерезидентам, трудящимся за пределами РФ, в настоящее время сложилось две точки зрения:

Позиция 1:Письмо Минфина РФ от 02.04.2015 № 03-04-06/18203.

Средний заработок, сохраняющийся за сотрудником на время отпуска, не является вознаграждением за труд, поэтому считается доходом от источников в РФ и подлежит обложению НДФЛ по ставке 30%.

Позиция 2:Письмо Минфина РФ от 24.02.2016 № 03-04-06/10120.

Средний заработок, сохраняемый за сотрудником во время отпуска или командировки, хоть и не является вознаграждением за труд, но прямо связан с выполнением трудовых обязанностей. Поэтому данные выплаты считаются полученными от источников за пределами РФ и не подлежат обложению НДФЛ.

Учитывая неоднозначную позицию контролирующих органов вопрос налогообложения отпускных выплат сотрудникам-нерезидентам, трудящимся заграницей, рекомендуем уточнить в ИФНС по месту учета.

Особенности уплаты страховых взносов с доходов дистанционных сотрудников

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Граждане РФ, работающие по трудовому договору, относятся к застрахованные лицам по:

обязательному пенсионному страхованию (п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»);
обязательному медицинскому страхованию (п. 1 ст. 10 Закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в РФ»);
обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»);
обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 5 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

При этом не имеет значения, где трудятся данные сотрудники: на территории РФ или за ее пределами. С выплат в их пользу необходимо перечислять страховые взносы (Письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03‑04‑06/28634).

В отношении иностранных граждан ситуация более сложная. Необходимость уплаты страховых взносов за иностранных сотрудников зависит от места их проживания и работы:

Иностранный сотрудник постоянно или временно проживает на территории РФ.

Взносы уплачиваются в полном объеме: на ОМС, ОПС и ОСС (Письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03‑04‑06/28634).

Иностранный сотрудник постоянно проживает за границей.

Уплате подлежат только взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 5, [п. 1 ст. 20.1 от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

«Ох, уж эти дистанционные работники… Что же им на месте не сидится? Не мог наш директор взять на работу кого-то из своих… А теперь не знаешь, надо с них НДФЛ платить, не надо… Договоры еще эти с ними оформлять нужно – то ли ГПХ, то ли обычный, то ли вообще договор подряда».

Вот приблизительно так отозвались несколько наших пользователей услуги «подключение 1С в облаке» об известии, что в их компании скоро появятся новые специалисты – дизайнеры из иностранного государства. Там было еще много причитаний насчет того, что они российские резиденты, почему-то решившие покинуть пределы нашей страны, а далее – все равно работать в российских компаниях. Мы в некоторой степени понимаем недовольство бухгалтеров «старой» закалки. Как ни крути, а за их профессиональный стаж они сталкиваются с этой проблемой впервые, да и молодые бухгалтера могли просто напросто не иметь опыта в решении этих вопросов.

Это нетривиальный случай для многих фирм, когда работа выполняется за границей, а не в пределах офиса;

С такими дистанционными работниками в подавляющем большинстве случае просто никто не заключает никаких договоров, соответственно, все проблемы с налогами и оформлением их документов отпадают автоматически.

Сегодня мы разберем случай, когда гражданин России, трудится в рамках отечественной компании, но фактически находится за пределами страны. Как и кто должен платить НДФЛ, какой договор для оформления лучше выбрать? Как осуществляется документооборот? Об этом далее в нашей статье.

Статьи ТК РФ

Перед тем, как ответить на все возникающие вопросы, мы постарались тщательно изучить имеющуюся законодательную базу. Найдя нужную главу Трудового Кодекса, мы пришли к убеждению, что все ее статьи не охватывают жизнь «дистанционщика» в полном объеме.

Так, их трудовая деятельность регулируется Главой 49.1 Трудового Кодекса. Из пункта 1 статьи 312 следует, что «дистанционным» признается работник, который заключил соответствующий трудовой договор, договор ГПХ или договор подряда.

Такая трудовая деятельность в обязательном порядке предполагает ознакомление сотрудника с актами приема-передачи, распоряжениями, приказами или любыми другими локальными актами, связанными с его трудовой деятельностью в том числе посредством сети Интернет (пункт 5, ст. 312.1 ТК РФ).

Любые обращения к непосредственному или вышестоящему руководству он вправе направлять в виде электронных документов (пункт 6, ст. 312.1 ТК РФ). Далее в тексте идет схожая информация, написанная в том же духе (обо всем и ни о чем одновременно). Давайте опустимся ниже по тексту и кратко обозначим, суть нашей Главы 49.1:

Статья 312.2. Просвещена особенностям заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе;

Статья 312.3. Ознакомляет нас с особенностями организации и охраны труда дистанционных работников;

Статья 312.4. Вещает о режиме рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника;

Статья 312.5. Обозначает условия прекращения трудового договора о дистанционной работе.

Пожалуй, и все. Как мы видим, текущая законодательная база, которая в теории должна максимально широко освещать тему взаимодействия компании с дистанционным работником, ограничена все-то пятью статьями. На основании этого не составит труда сделать вывод, что множество вопросов наших коллег касаемо этой темы берутся именно от недостаточно проработанных правил, регулирующих деятельность «дистанционщиков».

Невзирая на то, что у компаний нет на руках четкой инструкции к действию, им все же приходится решать вопросы налогообложения и бухгалтерского учета в большинстве случаев на свой страх и риск. К примеру, тема налога на доходы физических лиц – яркий тому пример

Представим себе ситуацию: российский резидент выполняет работу, скажем, из Португалии и пересылает ее в виде электронных документов в российскую компанию. В конце месяца ему направляются сканы актов приема-передачи, он подписывает их и направляет обратно. Здесь ТК РФ нам дал разъяснения, поэтому вопросов не возникает

Но кто будет платить НДФЛ за полученный сотрудником гонорар? По факту мы имеем доход, полученный от Российской компании, но отправленный, к примеру, на счет российского или иностранного банка. Есть мнение, что в данном случае обязанность заплатить НДФЛ ложится на плечи самого работника, а не работодателя, как это делается в случае «классической» работы (человек работает в офисе, а работодатель сам заплатить за него налог в ИФНС).

Также на этом этапе может возникнуть другая проблема, скажем, когда и работник, и компания одновременно вносят соответствующий платеж, что автоматически приводит к двойному налогообложению. В свою очередь, платить НДФЛ за такого работника компании также неправильно. Это объясняется тем, что работник, не находясь на территории стационарного рабочего места (обособленного подразделения) не является «причисленным» к ИФНС по месту регистрации компании.

Таким образом, поскольку дистанционная работа осуществляется вне какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места, то рабочее место дистанционного работника обособленным подразделением организации не является.

Следовательно, сумма НДФЛ, удержанная налоговым агентом у такого работника, уплачивается в бюджет по месту учета организации — налогового агента. В данном случае мы ссылаемся на письмо Минфина России от 01.12.14 № 03-04-06/61300. Однако, стоит отметить, что именно такой подход к решению вопроса также разделяют сотрудники ФНС, что априори немалозначимо.

Вид и детали договора

Как мы с Вами понимаем, договор на осуществление трудовой деятельности дистанционного работника имеет ряд отличий. К примеру:

В «классическом» трудовом договоре всегда будет прописано, что работник выполняет свои должностные обязанности на территории работодателя, следовательно, в нем прописывается адрес компании. В случае с «дистанционщиком» этот адрес будет отсутствовать и здесь важно указать, что работа будет выполняться вне стационарного рабочего места. При желании, здесь еще можно указать его домашний адрес;

В таком договоре может появиться пункт о методе передачи работы от исполнителя заказчику. В нашем случае, он будет звучать примерно следующим образом: «взаимодействие с работодателем осуществляется с помощью телекоммуникационных сетей, а том числе посредством сети Интернет»;

Если ваш «дистанционщик» территориально находится в районах Крайнего Севера, например, то ему наравне с рядовыми сотрудниками будут причитаться и региональные надбавки, что в обязательном порядке должно быть прописано в трудовом договоре.

Есть еще несколько занимательных моментов данного вопроса, которые важно обозначить. Бытует мнение, что обычный трудовой договор с «дистанционным» сотрудником не рекомендуется заключать в принципе. Дело в том, что проблему уплаты не только НДФЛ, но и страховых взносов можно с относительной легкостью обойти, если за место трудового договора будут заключаться договоры ГПХ или договоры подряда.

Сторонники именно такого подхода к решению вопроса ссылаются на то, что фактически не нарушено трудовое законодательство (хоть какой-то договор имеется) и в то же время, этот человек не находится в «стационарном» штате. Взять хотя бы договор ГПХ.

Он однозначно не предполагает посещение сотрудником офиса компании в определенные дни месяца, дистанционный сотрудник в этом случае выступает своего рода «свободным агентом», с которым можно разорвать, если это необходимо, договор в более краткие сроки.

Что касается ТД, то не стоит забывать, что в случае увольнения работника, он обязан, согласно ТК РФ, отработать еще две недели. А если его увольняют, и он остается «обиженным»? В виду особенностей своего «дистанционного» положения он может просто перестать выходить на связь и т.д. На самом деле, фантазировать о возможных вариациях концовки трудовой деятельности можно достаточно долго.

Собственно, поэтому тот же договор ГПХ будет более приемлем для работодателя, но далеко не всегда для работника, ибо именно с ТД документально фиксируется трудовой стаж, который в дальнейшем пригодится в его карьере.

Ну, что ж. Все-таки договор ГПХ выбрать или ТД? Рекомендуем ГПХ, если ваш сотрудник не возражает. Однако, если попросит заключить с ним ТД, пожалуйста, не откажите ему в этом.

И еще несколько уточнений

Вне зависимости от того, какой именно договор будет заключаться с «удаленным» сотрудником, есть еще несколько нюансов, которые характеризуют дистанционное взаимодействие между работодателем и работником. Рекомендуем обратить внимание на этот раздел в особенности тем бухгалтерам и кадровикам, которые имеют недостаточно опыта в найме персонала и тем более, «удаленного»:

В большинстве случаев, «дистанционный» работник определяет самостоятельно, в какое время ему начинать и заканчиваться работу, что идет в разрез с типичным трудовым распорядком «классического» сотрудника. Такая постановка вопроса для работодателя – вещь весьма неудобная, т.к. контроль выполнения работы или заказа существенно ослаблен. Компромиссом может стать прописанные в трудовом договоре количество часов, которые он обязан уделять выполнению своих должностных обязанностей. Это не идет в разрез с ТК РФ, т.к. такая формулировка прописана в статье 312.4.

Работодатель вправе потребовать от работника личное присутствие в офисе компании для заключения договора. В этом случае решается проблема обмена документов между двумя сторонами. Если в этом нет острой необходимости, то все документы для приема на работу в виде паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета, трудовой книжки можно переслать работодателю в виде электронных документов формата .PDF. Если это необходимо, работодатель может запросить нотариально заверенные копии каждого документа;

Что касается трудовой книжки, то, согласно статье 312.2 при обоюдном согласии обеих сторон в нее могут быть не внесены записи о трудоустройстве. Так же отсутствие трудовой книжки не может быть основанием для отказа в приеме на работу, даже если речь идет о первом трудовом опыте. Однако, это правило не действует в том случае, если работодателю нужно документальное подтверждение трудового стажа работника.

Если Интернет будет являть основным средством взаимодействия между сторонами, то адрес электронной почты, имя в Skype™ или любом другом мессенджере должно быть указано в договоре. Если упустить из виду этот пункт, то в случае спорных ситуаций будет сложно доказать в суде факт того, что работник получил от своего работодателя документы или техническое задание для выполнения работы. Также работник всегда сможет оспорить свою «привязанность» к определенному адресу, что также не на руку компании.

Желаем Вам успехов в Ваших начинаниях, дорогие «дистанционщики» и их наниматели!

Из-за пандемии многие офисные работники превратились в надомных или удаленных сотрудников, а некоторые — перешли на фриланс. Но не все понимают, какие права и обязанности влекут за собой изменения в рабочем статусе.

Мы расскажем, чем надомная работа отличается от удаленной, а удаленная — от фриланса. Разберем, какие права и обязанности появляются у сотрудника, если он переходит на домашнюю работу.

Место работы. В Трудовом кодексе надомниками называют людей, которые работают по трудовому договору, но не в офисе, а на своей территории. Обычно надомники работают в собственной квартире, но закон не запрещает им арендовать помещение или работать в квартире родственников.

Обязанности сотрудника. Большая часть надомной работы — ручная. Она подходит людям, которые готовы на регулярной основе производить какие-либо товары или выполнять определенные операции, например, шить одежду или склеивать конверты.

Условия работы. Оборудование, инструменты и материалы для работы предоставляет работодатель, либо их покупает сам сотрудник. Но тогда работодатель должен компенсировать затраты. Если же сотрудник работает на своем оборудовании — работодатель обязан выплачивать амортизацию за износ личного имущества.

График работы. Надомные сотрудники могут работать в любое удобное время, главное — поставлять товары в сроки, оговоренные с работодателем. Из-за свободного графика они не имеют права на компенсацию за работу в выходные или праздники.

Правила работы. В случае надомной работы работодателю неважно, кто именно производит товар. Если надомник не успевает вовремя закончить партию товара, он может попросить помощи у друга или родственника. Однако платить помощнику придется из своего гонорара. А если привлеченные работники допустили брак — отвечать за него придется надомнику.

Правила оплаты. Как правило, надомники получают сдельную оплату за количество произведенного товара. Однако закон не запрещает работодателю и сотруднику договориться о фиксированном окладе, если им так удобнее.

Трудоустройство . Надомная работа, как и офисная предполагает официальное трудоустройство: работодатель подписывает с надомником трудовой договор и вносит запись в трудовую книжку.

Место работы. Дистанционными сотрудниками закон называет тех, кто работает по трудовому договору вне территории работодателя. Конкретное место работы при этом неважно: человек может находиться дома, на даче, в коворкинге или регулярно менять место пребывания. Общение между сторонами происходит онлайн.

Обязанности сотрудника. Дистанционно могут работать представители любых профессий, если для выполнения обязанностей не требуется их личное присутствие в офисе компании. Например, дистанционно могут работать преподавали, бухгалтеры или юристы. Часто дистанционная работа носит интеллектуальный или творческий характер — работать удаленно могут менеджеры, программисты, дизайнеры, писатели.

Условия работы. Работодатель должен предоставить оборудование для работы или компенсировать его стоимость. Если сотрудник работает на своем ноутбуке — работодатель компенсирует его износ. А если сотрудник арендует оборудование — стоимость аренды оплачивает работодатель.

График работы. У дистанционного сотрудника фиксированные график: в оговоренное рабочее время он обязан быть на связи. Если удаленщик работает в выходные и праздники, за эти дни он получает оплату в двойном размере — в соответствии с трудовым законодательством.

Правила работы. Работодатель заключает трудовой договор с дистанционным сотрудником. Поэтому он самостоятельно выполняет работу и отвечает за результат. Как нельзя в офис прислать другого человека вместо себя, так и нельзя делегировать работу другим людям.

Правила оплаты. Обычно у дистанционных сотрудников фиксированная ежемесячная оплата труда. Ее выплачивают в установленные законом сроки, но не реже двух раз в месяц — даты выплаты прописаны в учетной политике компании. А также удаленщик может получать надбавки, бонусы или другое дополнительное вознаграждение за выполненные задачи.

Трудоустройство. Договор можно подписать как лично, так и онлайн, а сведения о дистанционном режиме работе необязательно вносить в трудовую. Дистанционные сотрудники официально оформляются в штат компании, но закон не требует личной встречи работодателя и работника. В идеале у обеих сторон должна быть цифровая подпись. Но можно пересылать по почте подписанные и нотариально заверенные копии документов. При необходимости работодатель может запрашивать другие документы, например, электронный больничный лист.

Место работы. Фрилансерами называют сторонних исполнителей, которые работают без заключения трудового договора, и самостоятельно выбирают, браться за проект или отказаться и поискать другой. Фрилансер может снимать офис или работать из любого удобного места: дома, дачи, коворкинга. А может регулярно менять место работы, например, переезжать из города в город или работать во время путешествия.

Обязанности сотрудника. Обычно фрилансеры предоставляют разовые услуги или их нанимают, чтобы выполнить краткосрочный проект. Чаще всего фрилансеры работают через интернет: делают сайты, пишут тексты, создают иллюстрации. Но фрилансом называют и другие услуги, например, фрилансер может выгуливать собак или заниматься ремонтом. При этом фрилансер самостоятельно ищет подходящие для себя задачи и условия.

Условия работы. Работодатели не предоставляют фрилансерам технику и не компенсируют износ личного оборудования. Если оборудование сломается — фрилансер оплачивает ремонт из своего бюджета.

График работы фрилансер устанавливает самостоятельно — работодатели не могут навязывать ему распорядок дня. Например, руководитель не имеет права устанавливать на ноутбук фрилансера программы учета времени и использовать другие методы контроля.

Правила работы. Фрилансеры могут работать с несколькими работодателями. Они сами контролирует количество рабочих проектов. Когда фрилансер заканчивает работу над заказом, он может отказаться от дальнейшего сотрудничества в пользу другого клиента или просто, чтобы сделать перерыв.

Правила оплаты. Чаще всего у фрилансеров сдельная оплата труда: они получают гонорар за конкретную задачу, а не рабочее время.

Трудоустройство. С таким работником подписывают договор услуг или договор подряда. Если фрилансер без предпринимательского статуса — заказчик уплачивает с гонорара фрилансера НДФЛ и выплачивает за него взносы в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования. Если фрилансер зарегистрировал ИП или оформил самозанятость — он самостоятельно уплачивает налоги в бюджет.

Читайте также: