Может ли налоговая запросить путевые листы

Опубликовано: 02.05.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

С 01.01.2021 в путевой лист были включены два обязательных реквизита: вид сообщения и вид перевозки, а также период действия путевого листа. Организация перевозит грузы для собственных нужд на грузовых автомобилях (приобретение товаров, доставка их в магазины).
Если данные реквизиты будут отсутствовать, то может ли налоговый орган доначислить налог на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Существует риск доначисления налоговым органом налога на прибыль организации в случае некорректного оформления путевого листа, при отсутствии в нем всех обязательных реквизитов.

Обоснование вывода:
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
С учетом ст. 252 НК РФ на момент отражения в составе расходов затрат на приобретение товаров (работ, услуг) они должны быть фактически приобретены (оказаны) и документально подтверждены должным образом, в частности, соответствующий первичный учетный документ должен содержать все необходимые реквизиты (письмо Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618). Исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для этого, не существует. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены, а сделки реальны и соответствуют обстоятельствам (постановление Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 N 4047/05, письма Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-06/1/19016 и N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 N 03-03-06/1/18478, от 07.03.2019 N 03-03-06/1/14969).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие факт их приобретения и расходования в служебных целях.
Организации используют путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике, для целей налогообложения прибыли. Вместе с тем такие налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406. Смотрите также Энциклопедию решений. Путевой лист: кому и зачем нужен; письмо Минфина России от 15.07.2010 N 02-06-10/2614.
Например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). А в письме Минфина России от 29.08.2018 N 02-06-05/61767 сказано, что если чек заправки ГСМ является документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни - переход права собственности на нефтепродукты (факт отгрузки ГСМ) при осуществлении факта поставки, то его состав реквизитов следует оформлять с учетом общих требований Закона N 402-ФЗ. При оформлении чеков заправки ГСМ надлежащим образом отражение поступления ГСМ на основании таких чеков, приложенных к путевому листу, не противоречит положениям законодательства о бухгалтерском учете.
Сразу отметим, с 01.01.2021 заполнять путевые листы необходимо иначе. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - приказ Минтранса России N 368). Фактически он заменил собой ранее действовавший приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков "первички" организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Следует отметить, что формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом России в настоящее время, не являются актуальными, так как не содержат всех обязательных реквизитов, приведенных в приказе Минтранса России N 368. При их применении следует дополнить их соответствующей информацией.
Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. Кроме того, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России N 368 (смотрите письмо Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ).
Организация может разработать собственную форму путевого листа с учетом требований приказа Минтранса России N 368 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Смотрите письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др., УФНС по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268.
Обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные приказом Минтранса России N 368 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ)) включают в себя:
- его наименование и номер;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- информацию о водителе;
- сведения о перевозке.
Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п. 6 приказа Минтранса России N 368). В свою очередь, вид сообщения: городское, пригородное, междугороднее, международное, а при перевозке пассажиров и багажа - вид перевозки: для перевозчика - регулярная, по заказу, легковое такси (ст. 4, 5 Закона N 259-ФЗ).
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 2 приказа Минтранса России N 368).
Путевые листы нужно оформлять для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов (п. 9 приказа Минтранса России N 368). Путевой лист следует выдавать на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов (пп. 8, 9 приказа Минтранса России N 368).
В упомянутом выше письме Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ сообщено, что приказом Минтранса России N 368 форма типового бланка путевого листа не установлена. Вместе с тем необходимо учитывать, что в самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть указаны обязательные реквизиты, которые приведены в приказе Минтранса России N 368. При оформлении путевого листа необходимо проставлять все обязательные реквизиты путевого листа в соответствии с приказом Минтранса России N 368.
Поэтому отсутствие в путевом листе информации о видах сообщения, видах перевозок и сведений о сроке действия путевого листа формально может говорить о несоответствии путевого листа требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, что может привести к спорам с проверяющими относительно правомерности учета расходов на ГСМ для цели налога на прибыль.
В то же время не любые погрешности в оформлении первичных учетных документов влекут за собой невозможность признания затрат в налоговом учете. Так, например, в письме Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 разъясняется, что ошибки в первичных учётных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Поэтому, на наш взгляд, само по себе отсутствие в путевом листе, например, информации о видах сообщения и видах перевозок не может являться препятствием для подтверждения производственной направленности расходов при наличии прочих обязательных реквизитов, позволяющих подтвердить производственную направленность произведенных расходов.
При этом наличие в путевом листе всех обязательных реквизитов может рассматриваться судами в качестве обстоятельства, позволяющего определить фактический расход ГСМ по конкретному автомобилю (смотрите постановление АС Поволжского округа от 29.03.2016 по делу N А55-6233/2015).
Обращаем внимание на то, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов или контролирующих органов. К сожалению, ни судебной практики, ни официальных разъяснений по ситуации, аналогичной рассматриваемой, мы не обнаружили.
Также напомним, что налогоплательщик вправе обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за письменными разъяснениями по ситуации (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
- Вопрос: ООО, находящееся на ОСНО, занимается оптовой продажей строительно-отделочных товаров, имеет в своем распоряжении автотранспортные средства, которые доставляют товары покупателям или доставляют ТМЦ на склад от поставщиков. Затраты на ГСМ осуществляются с использованием топливных карт. ГСМ списываются по нормам, рекомендованным Минтрансом России, а в отношении некоторых автомобилей - по самостоятельно разработанным и утвержденным нормам. Можно ли выдавать путевку на 1 месяц для грузового транспорта? Какие должны присутствовать обязательные реквизиты для обоснования расходов в налоговом учете, если движение ГСМ в путевке не обязательно? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2020 г.);
- Вопрос: Возможны ли претензии со стороны налоговых органов в случае, если на путевом листе за проведение медосмотра расписывается руководитель организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.);
- Вопрос: Подтверждение производственного характера расходов на ГСМ путевым листом без отметки о проведении послерейсового медицинского осмотра водителя (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2020 г.);
- Вопрос: По новому закону компании, которые перевозят, например, свой персонал, руководителей или различные товары и материалы без заключения договоров перевозки, обязаны: соблюдать специальные правила обеспечения безопасности перевозок; назначать ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, при этом он должен пройти аттестацию; обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям; организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль техсостояния транспортных средств. Каковы возможные претензии налоговых органов в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.);
- Изменения в правилах заполнения путевых листов в 2021 году (журнал "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга

Ответ прошел контроль качества

26 февраля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2021 годах?

Ответы на эти вопросы ищите в нашей статье.

Вам помогут документы и бланки: Путевой лист — это документ, дающий право водителю управлять транспортным средством и содержащий информацию:

маршруте следования транспортного следования.
водителе, управляющем транспортным средством;
транспортном средстве, включая дату и время предрейсового () техосмотра;
об организации, выдавшей путевой лист, а именно: название, адрес, телефон, ОГРН;

Путевой лист используется организацией для учета:

работы водителя;
расхода

Имеет ли право налоговая требовать путевые листы с ИП?

668 юристов сейчас на сайте Консультируйтесь с юристом онлайн Спросить юриста 668 юристов готовы ответить сейчас Ответ за 15 минут Здравствуйте имеет ли право налоговая требовать путевые листы с ИП?

16 Августа 2017, 09:26, вопрос №1704932 Венера, г. Нурлат

Полномочия ИФНС при камеральной провереке

Добрый вечер. ИФНС проводит камеральную проверку ИП за 1 квартал 2013г. В очередном требовании ИФНС запрашивает путевые листы на автотранспортные средства не только за 1 квартал, а по настоящее время.

Москва Бесплатная оценка вашей ситуации

Добрый день, Михаил! Согласно пунктам 6 и 7 статьи 88 Налогового кодекса РФ, при проведении камеральных налоговых проверок налоговые органы вправе также истребовать в установленном порядке у налогоплательщиков, использующих налоговые льготы, документы,

Штраф за непредставление документов по требованию налоговой

Copyright: фотобанк Лори Сотрудники налоговой службы вправе требовать у организаций и ИП необходимые для контроля документы.

Как правило, инспекторы запрашивают у организаций объемную информацию, которую необходимо подготовить в очень сжатые сроки. Игнорировать требования ФНС не стоит, так как это грозит штрафными санкциями и привлечением к налоговой и административной ответственности.

Налоговики имеют право затребовать у проверяемой организации документы, относящиеся к конкретному проверяемому периоду и налогу.

Вопросы про путевой лист, которые при проверке приводят к налоговым спорам

Судебная практика доказывает, что споры по заполнению путевых листов не утихают.

И касаются они в основном организаций, которые не являются автотранспортными Казалось бы, путевые листы нужны только для организаций, у которых есть собственный или арендованный транспорт. Однако у инспекторов иное мнение. Иногда копии таких листов могут подтвердить реальность оказания услуг или выполнения работ сторонними исполнителями.

Организации и предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт, должны применять путевые листы с обязательными реквизитами. Их перечень утвержден приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее — приказ № 152). Их нужно дополнить следующими реквизитами из приказа № 152: — тип и модель транспортного средства (для сравнения — в постановлении № 78 указывается марка)

Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?

> > > Налог-налог 23 августа 2021 Штраф за непредоставление документов по встречной проверке налоговики применяют в качестве наказания, когда запрашиваемые ими бумаги не были представлены совсем или были направлены позже, чем того требует закон.

Однако как бы объемен ни был запрос, игнорировать требования инспекторов нельзя. За неисполнение данной обязанности провинившемуся, как указывается в требованиях, грозит ответственность в виде штрафа.

Непредставление по требованию налогового органа справок с приложением разделов А и Б, путевого листа автомобиля

Вопрос: Вопрос:Предоставление документов по требованию налоговой инспекции для осуществления встречной проверки.

Хранение сопроводительных документов не представлялось нужным, так как на остатке товара нет. Магазин закрыт в связи с окончанием срока действия лицензии.

Ответ:В соответствии с непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений,

ФНС уточнила, какой штраф будет за непредставление документов

Мотрой Алена Автор PPT.RU 10 ноября 2017 За отказ представить документы по запросу ИФНС или несвоевременную их отправку грозит штраф.

Налоговики напомнили, что при проведении налоговой проверки у контрагента проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, взносов) или иных лиц, располагающих документами (информацией), такие документы могут быть потребованы решением должностного лица. Такое же право имеется у налоговых органов вне рамок налоговых проверок (). Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), должно исполнить его в течение 5 дней со дня получения.

Предусмотрена ли налоговая ответственность за отсутствие в организации журнала учета движения путевых листов?

Ответ: Непредставление налоговому органу журнала учета движения путевых листов может повлечь за собой ответственность на основании п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ. Обоснование: На основании ч. 1 ст.

На основании п. 17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Указанные документы содержат информацию о маршруте автомобиля, подтверждают его использование в служебных целях, обоснованность понесенных расходов по ГСМ, то есть наряду с прочим будут подтверждать реальность совершенных хозяйственных операций.

Штрафы за непредставление налоговикам документов и сведений

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 марта 2011 г.М.Н.

Ахтанина, юрист С осени прошлого года штрафы по статьям 126 и 129 НК увеличились в разы. Поэтому знать, за что именно установлена ответственность этими статьями и когда она может применяться, нужно каждому. Начнем с самого распространенного штрафа — за непредставление и несвоевременное представление документов.

Нарушение по п. 1 ст. 126 НК выражается в непредставлении налогоплательщиками (плательщиками сборов) или налоговыми агентами в срок документов или иных сведений, которые согласно налоговому законодательству: Штраф за непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов или сведений, предусмотренных налоговым законодательством, составляет: срок представления документов истек 02.09.2010 или раньше — 50 руб. за каждый документ; срок представления документов истек 03.09.2010 или позже — 200 руб.

Ответственность за непредставление документов и несообщение информации в налоговые органы

Дата публикации: 24.03.2014 15:40 (архив) Управление информирует крупнейших налогоплательщиков о том, что «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса РФ и некоторые другие законодательные акты РФ, а также о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» внесены изменения в отдельные статьи Российской Федерации (НК РФ), вступившие в действие с 1 января 2014 года.

Пункт 6 статьи 93.1 НК РФ дополнен абзацем следующего содержания:

«Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную статьей 129.1 НК РФ»

. Таким образом, разграничена налоговая ответственность лиц, располагающих документами и информацией, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика, за непредставление документов и за неправомерное несообщение

логистика россии

Путевой лист: налоговые и административные последствия Путевой лист — документ уникальный.

Пожалуй, только в нем одновременно сконцентрированы вопросы соблюдения налогового и трудового законодательства.

На основании путевого листа определяется не только административная, но и уголовная ответственность. О том, в каких случаях сведения из путевого листа организацию подводят, а в каких выручают, читайте в нашей рубрике.

А ведь мимо ГИБДД проскочили… ИМНС России установила грубое нарушение правил учета доходов и расходов в течение более одного периода, выразившееся в отсутствии первичных учетных документов — путевых листов, подтверждающих расходы по списанию дизельного топлива.

За это ООО было оштрафовано на 15 000 руб. в соответствии с п. 2 ст. 120 НК РФ.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В 2019 году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов. Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения.

1. Кого могут оштрафовать?

В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты.

2. Кто может проверить путевой лист?

Трудовая инспекция — на предмет нарушения режима труда и отдыха водителей

ФНС — при проверке правильности учета затрат (ГСМ) для расчёта налога на прибыль и в рамках проведения выездных и камеральных проверок

ГИБДД — непосредственно на дороге, в целях установления правомерности использования транспортного средства, права водителя им управлять или обоснованности самого рейса

Из всех перечисленных инстанций штрафы непосредственно за путевые листы, как правило, выписывают только ГИБДД.

3. За что могут выписать штраф?

За отсутствие путевого листа

За неверно оформленный путевой лист

За то, что путевой лист не подтверждает затраты на ГСМ

4. Кому не нужен путевой лист?

Путевой лист необходим при перевозке пассажиров или грузов на легковом и грузовом транспорте, арендованном или принадлежащем юридическому лицу, а также в любой поездке таких ТС как трамвай, троллейбус, автобус (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ от 08.11.07)

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не является водителем, и который использует автомобиль для собственного передвижения. Однако при этом стоит помнить о том, что путевой лист необходим компании для подтверждения расхода ГСМ, поэтому единственный, кто может действительно обойтись без путевого листа — это частное лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или автомобиле, управляемым по доверенности.

Путевой лист могут проверить не только непосредственно у водителя во время рейса, но и на предприятии. Срок хранения путевого листа составляет 5 лет, и его отсутствие в архиве также может привести к выписке штрафа.

Штраф за отсутствие путевого листа составляет 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ). При этом инспектор ГИБДД вправе ограничиться предупреждением.

В то же время отсутствие путевого листа может интерпретироваться ГИБДД и Ространснадзором как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы.

5. Что необходимо указывать в путевом листе?

Штрафы налагаются в случае нарушений оформления путевого листа в части:

предрейсового медицинского осмотра водителя

предрейсового технического контроля транспортного средства

Отметка о медицинском осмотре

Неверное оформление — это отсутствие даты, подписи и штампа медицинского работника о прохождении предрейсового медосмотра. Отметим, что медицинский работник должен иметь соответствующее разрешение.

Величина штрафов может быть разной:

Отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) :

для должностных лиц - 5000 руб.

для организаций - 30 000 руб.

Если отметка о прохождении медосмотра имеется, но она не соответствует действительности (например, водитель при проверке оказался пьян) (ст. 12.32 КоАП РФ):

для должностных лиц - 20 000 руб.

для организаций - 50 000 руб.

Если же ГИБДД или Ространснадзор посчитает, что медосмотр вообще не был проведён, то штраф составит (ст. 11.32 КоАП РФ):

для должностных лиц от 2 000 руб. до 3 000 руб.

для организаций от 30 000 руб. до 50 000 руб.

Отметка о техническом контроле

Неверное оформление — это отсутствие даты и подписи лица, контролирующего техническое состояние транспортного средства. Лицо, ответственное за техконтроль должно иметь профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или проф. подготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». Величина штрафов за неверное оформление технического контроля такова:

Отсутствия отметки о предрейсовом техническом контроле ТС (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

для должностных лиц - 5 000 руб.

для организаций - 30 000 руб.

При наличии отметки о прохождении тех. контроля, не соответствующей действительности (ТС имело неисправности, с которыми запрещена эксплуатация) (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ), для должностных лиц - от 5 000 руб. до 8 000 руб.

6. Налоговые штрафы: путевой лист и расход ГСМ

При проверке ФНС может выявить либо отсутствие путевого листа, либо его неверное оформление. В данном случае «неверное оформление» трактуется гораздо шире, чем отсутствие отметок о предрейсовом контроле. Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08.

При отсутствии или при неверном оформлении путевой лист перестаёт являться документом, подтверждающим затраты предприятия, и ситуация интерпретируется налоговой, как занижение предприятием своей прибыли.

Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).

П. 1 ст. 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок документального подтверждения таких затрат и принятия к учету регламентирован Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и имеет обязательный характер для автотранспортных организаций.

Однако, как сообщил Минфин РФ в Информации № ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 г. формы регистров бухгалтерского учета, утвержденные федеральными органами исполнительной власти до вступления в силу Закона № 402-ФЗ, не являются обязательными к применению.

Ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта установлено, что осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается.

При этом обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются Минтрансом РФ.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152.

Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, как следует из его ст. 1, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, и определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов соответственно автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием автомобильных прицепов, автомобильных полуприцепов, а также общие условия предоставления услуг пассажирам, фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур.

То есть Устав и все его положения касаются только тех фирм, которые оказывают транспортные услуги на основании договора перевозки.

Например, в ст. 2 Устава приведено определение понятия «перевозчик», под которым в Уставе подразумеваются юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу.

Таким образом, как Устав, так и все утвержденные в соответствии с ним подзаконные нормативные акты (в частности, приказ Минтранса № 152) обязательны только для автотранспортных предприятий.

В самом приказе Минтранса № 152 сказано, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Поэтому от компаний, которые не оказывают автотранспортные услуги, нельзя требовать, чтобы они оформляли путевые листы в соответствии с приказом Минтранса № 152.

Минфин РФ также указывает, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные приказом № 152, может (но не обязан!) являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для служебных автомобилей (письмо от 25.08.2009 г. № 03-03-06/2/161).

П. 10 Порядка заполнения путевого листа, утвержденного приказом № 152, установлено, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

В письме от 30.11.2012 г. № 03-03-07/51 финансовое ведомство сообщило, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно.

Нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.

В соответствии с п. 3 приказа № 152 путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя – фамилию , имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транс- портного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Но, повторим, для предприятий, не являющихся автотранспортными, не существует ни унифицированных форм, ни правил, регламентирующих порядок оформления путевых листов.

Следовательно, такие предприятия могут разрабатывать собственную форму путевого листа или другого документа, подтверждающего расход ГСМ.

Единственное требование к этому документу – чтобы в нем содержались все обязательные реквизиты, перечисленные в Законе о бухучете.

Минфин РФ еще в 2006 году разъяснил, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом о бухучете (письмо от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1/327).

Поэтому, с одной стороны, Вы вправе разработать форму путевого листа с отражением реквизитов, указанных в ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и оформлять путевые листы 1 раз в месяц.

ВАС РФ в Определении от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13 указал, что целью составления путевого листа является, в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ.

Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ и не может являться основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Поэтому в самостоятельно разработанной форме путевого листа укажите соответствующие строки.

Читайте также: