Как перевести бухгалтера на должность главного бухгалтера на время декрета

Опубликовано: 17.05.2024

Когда руководству компании становится известно, что главный бухгалтер уходит в декрет, оно вынуждено решать сразу несколько серьезных вопросов:

кого назначить исполняющим обязанности;
как передавать дела;
кому передать право подписи;
каким образом оформить нового сотрудника на период отсутствия главбуха и т. д.

Постараемся дать вам информацию, способную упростить поиск решения проблем, которые испытывает компания при таких обстоятельствах.

Навигация по статье

Что делать, если главный бухгалтер уходит в декрет?

Чтобы не оказалось, что главный бухгалтер ушел в декретный отпуск, а работать некому, подписывать документы никто не имеет права, необходимо:

Заранее утвердить порядок передачи дел, прописав регламент в приказе или ином локальном документе.
Подобрать и нанять сотрудника на временно освободившуюся должность. Заключить с ним срочный трудовой договор. В таком документе не проставляется точная дата, а оговаривается, что он заключен до окончания декретного отпуска предыдущего главбуха. Если не удается найти нового штатного сотрудника вовремя или это нецелесообразно, можно обратиться в аутсорсинговую фирму.
Если уходящая сотрудница готова продолжить трудовую деятельность удаленно и компанию такой вариант устраивает, следует оговорить объем работы, размер и схему оплаты.
Максимально удачный для фирмы вариант, когда главбух остается работать, а муж или другой родственник готов посидеть с ребенком в декрете. Поэтому стоит постараться уговорить сотрудницу именно на такое решение проблемы.

Когда следует сообщить руководству, что главный бухгалтер уходит в декрет?

На онлайн-форумах нередко встречается вопрос, который задает главный бухгалтер: она уходит в декрет и не знает, когда сообщить об этом начальству. Ответить однозначно нельзя, так как законом предупреждение в определенный срок не оговорено. Уходящей сотруднице стоит учесть, что быстро замену подобрать сложно, нового человека понадобится ввести в курс дела, передать документацию. Если не сделать все разумно, потом ей же самой придется решать массу проблем. Многие советуют сообщать руководству о приближающемся декрете примерно на четвертом месяце беременности — с планами женщина уже определилась, времени подобрать замену еще достаточно.

Если единственный главный бухгалтер уходит в декрет…

Если уходит единственный сотрудник бухгалтерии, надо либо найти замену и передать дела, либо обратиться к аутсорсеру, что гораздо проще.

Пустить ситуацию на самотек не получится: директор компании несет персональную ответственность за ведение бухучета, сдачу отчетности и своевременную уплату налогов. Если руководитель компетентен в бухгалтерской сфере, он может приказом возложить обязанности главбуха на себя.

Если главный бухгалтер уходит в декрет, на кого возлагаются его обязанности?

Пока сотрудница будет в отпуске по уходу за ребенком, главным бухгалтером может быть:

ее заместитель;
рядовой бухгалтер с достаточным уровнем компетенций, если заместителя в штате нет.

Исполнение обязанностей оформляется приказом директора, в документе прописываются объем работы, сроки замещения, размер доплаты. Замещать главбуха одновременно 2 человека не могут.

Кто может подписывать документы вместо главбуха, пока он в декретном отпуске?

Подписывать документы может руководитель компании или сотрудник, который замещает главбуха, если приказом ему делегированы такие полномочия.

Обратите внимание: директор может передать исполняющему обязанности главбуха право подписи только документов определенной категории, например, счетов-фактур. При этом права подписывать другие документы у временного сотрудника не будет.

Как оформить декретный отпуск бухгалтеру?

Отпуск по уходу за ребенком (главного бухгалтера или другого специалиста — не важно) оформляется в соответствии с ТК РФ. Для получения так называемого декрета необходимо письменное заявление сотрудницы. Единственное условие — своевременная передача дел.

Абсолютное большинство сотрудниц рано или поздно использует свое право на декретный отпуск. Законодательство регламентирует права будущих и настоящих матерей и обязательства работодателя в отношении их. Отличается ли чем-то ситуация, когда декретный отпуск требуется представительнице руководства? Как быть, когда начальнице необходим больничный для предродового периода, родов и восстановления после них? Рассмотрим, как правильно оформить эти моменты.

Нюансы декрета руководительницы

Законодательство едино для всех, поэтому, на первый взгляд, процесс ухода в декретный отпуск для рядовой сотрудницы и для «леди-босс» не должен ничем отличаться (гл. 41 ТК РФ «Особенности регулирования труда женщин, лиц с семейными обязанностями»). Но на практике необходимо урегулировать важные моменты, связанные с уникальностью этой должности и полномочиями ключевой фигуры организации.

С одной стороны, генеральному директору вручена вся полнота исполнительной власти в фирме, и часто именно он (точнее, она) является единственным ее представителем. Но с другой, именно эта уникальность может быть причиной возникших затруднений, в частности, в случае надвигающегося декрета.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Само словосочетание «генеральный директор» не предусматривает женского рода, что уже указывает на гендерные проблемы, неизбежные в современных условиях предпринимательства.

Любой сотруднице, временно оставляющей работу, можно подобрать замену. Гендиректор, особенно в ООО, сам является работодателем, через него юрлицо осуществляет данную функцию. Руководительница представляет собой единоличный и часто единственный исполнительный орган компании. Получается, что в нормах закона существует противоречие между правом сотрудницы как матери и как стороны трудовых отношений.

Сначала – дородовой отпуск

Уточняем, что прижившееся в обиходе слово «декрет» не вполне точно с точки зрения законодательства. Этим термином называют сразу два вида отпуска:

по беременности и родам;
по уходу за малышом до достижения 1,5 или трехлетнего возраста.

Как бы женщина-руководитель ни решала вопрос со своей занятостью и совмещением материнства с работой в дальнейшем, ей необходимо сначала родить малыша, а для этого получить свой законный дородовой отпуск.

Как происходит оформление декрета для гендиректора

Любая сотрудница, согласно ст. 255 ТК РФ, имеет право на 140 оплачиваемых работодателем дней для отпуска перед родами начиная с 30 недели беременности и восстановления после них. Это регламентируется п. 46 Приказа Минздрава и соцразвития РФ от 29 июля 2011 года № 624 н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности», ред. от 24 января 2012 года. Для того чтобы издать приказ на этот отпуск, необходимы такие документы:

больничный лист, выданный в женской консультации, наблюдающей и ведущей беременность;
заявление на имя работодателя.

Больничный листок беременная гендиректор получит у своего врача, ведущего беременность, как и любая сотрудница. А дальше возникает вопрос, кому она должна подавать вышеуказанное заявление, кто издаст приказ, если представителем работодателя является она сама? Рассмотрим варианты решений.

Недостаток такого способа действий: таким образом полномочия гендиректора оказываются превышенными. Юридически такая ситуация почти не отличается от самовольного внесения изменений в свой трудовой договор. А если за время отсутствия гендиректора вследствие нигде не отмеченного декрета на работе возникнут материальные убытки или иные неприятности, она останется за них формально ответственной.

Куда подавать заявление беременной «директрисе»

В зависимости от типа организации, которой руководит беременная начальница, подача заявлений осуществляется тому или иному представителю фирмы.

Как отмечалось выше, гендиректор государственного или муниципального учреждения, а в ряде случаев – и автономного предприятия, вправе уведомить о грядущем отпуске по беременности и родам собственника имущества этой организации. А как поступать руководящему звену акционерных обществ и ООО? Варианты зависят от данных их уставной документации и способа организации деятельности.

Заявление нужно будет подать:

совету директоров, если он уполномочен формировать исполнительный орган (выбирать и назначать руководство, в том числе и гендира);
никому, если управленческие функции выполняет общее собрание акционеров.

В последней ситуации генеральному директору нужно действовать по следующему алгоритму:

Созвать общее собрание акционеров по обычной процедуре и в установленные сроки (независимо от компетенции собрания по предоставлению отпуска).
На собрании поставить вопрос и принять решение относительно информирования вышестоящего органа о предстоящем декрете руководительницы и возникающих в связи с этим управленческих сложностях.
Издать приказ на отпуск по беременности и родам – это обязанность гендиректора, и она должна исполнить ее и в отношении самой себя. Подписать этот приказ, в соответствии с законодательством, может любое из трех лиц:
- сама уходящая в декрет гендиректор;
- назначенный заместитель, призванный исполнять обязанности гендиректора на время декрета;
- тот человек, кого уполномочил на это локальный нормативный акт либо специально изданный приказ о полномочиях (например, заместитель директора, начальник отдела кадров или др.)

А как же оставленные дела?

Уходя в декретный отпуск, генеральный директор обязана позаботиться об адекватной передаче полномочий лицу, призванному замещать ее. Обязанностей у генерального директора много, и нужно правильно организовать их передачу, чтобы заместитель мог в полной мере выполнять требующиеся функции:

Совершение действий, значимых с правовой точки зрения в поле гражданского права. Уходя, гендиректор должна выдать лицу, остающемуся вместо нее, доверенность на выполнение таких действий (ст. 185-189 ТК РФ).
Представление организации в органах контроля и учета.
Выполнение функций работодателя.

Вторую и третью группу полномочий гендир передает, издавая внутренний распорядительный акт, приказ или распоряжение (п. 3 ст. 53 ТК РФ).

ТК РФ разрешает оформить передачу полномочий такими способами:

временный перевод другого лица на должность генерального директора (ст. 72 ТК РФ);
внутреннее совместительство с другой должностью (ст. 60.1 ТК РФ);
совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

Это лицо гендиректор вольна назначить единолично, но не исключается и возможность влияния совета директоров как стороны, влияющей на трудовые отношения.

ВАЖНО! Единоличная воля гендиректора в назначении преемника может быть проявлена, только если он тоже работает в этой организации. Принять на работу стороннее лицо для замещения самой себя гендиректор не правомочен, это прерогатива вышестоящего управленческого органа.

Можно ли руководить из дома

Закон не запрещает гендиректору продолжать исполнять свои функции, продолжая находиться в декретном отпуске.

Ее полномочия сохраняются, невзирая на то что официально она на больничном: именно так позиционируется с точки зрения ТК отпуск по беременности и родам. При этом придется решить для себя важный вопрос: какие выплаты она предпочтет получать: пособие по беременности и родам либо свою заработную плату.

Сохранить и то, и другое не позволяет закон (ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если «леди-босс» решит воспользоваться второй, длительной частью декретного отпуска и ухаживать за своим ребенком до 1,5 летнего или трехлетнего возраста, при этом продолжая выполнять и трудовые функции (на дому или в условиях неполного рабочего дня), она сохранит право и на ежемесячное пособие (ч. 3 ст. 256 ТК РФ).

Сохранится ли должность гендиректора после декрета

На практике долгое отсутствие гендиректора на работе не всегда позволит ей с достаточной полнотой осуществлять свои функции: заключать сделки, подписывать договора, принимать на работу и увольнять персонал и др. Поэтому исполнительному органу целесообразно, не расторгая договора с директором-мамой, принять на ее место нового гендиректора (ст. 59 ТК РФ).

Временный гендиректор подписывает срочный трудовой договор, который гарантирует возвращение полномочий прежней «директрисе» сразу после окончания ее декрета.

Прежде всего отметим, что ведение бухгалтерского учета юридическим лицом организуется его руководителем (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)). При этом руководитель обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Помимо этого руководитель организации, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель организации, относящейся к субъектам среднего предпринимательства (за исключением той, которая не может в соответствии с ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ применять упрощенные способы ведения бухгалтерской отчетности), может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Из буквального толкования приведенных норм следует, что руководитель организации, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета либо является субъектом среднего предпринимательства, которому не запрещено применять указанные способы, должен избрать лишь одну из названных в законе форм ведения бухгалтерского учета:

либо заключить договор на оказание соответствующих услуг с третьим лицом,
либо возложить ведение учета на должностное лицо организации,
либо вести его самому.

Иными словами, при наличии в штатном расписании организации должности главного бухгалтера, на которого в соответствии с решением руководителя и должностными инструкциями возложено ведение бухгалтерского учета, такой учет должен вестись именно сотрудником, занимающим указанную должность.

Вместе с тем в законе не раскрывается, каким способом руководитель организации может принять на себя ведение бухгалтерского учета. Поэтому мы полагаем, что руководитель организации, в штатном расписании которой имеется должность главного бухгалтера, временно отсутствующего в связи с нахождением в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, вправе принять на себя его обязанности путем совмещения должностей. Ведь такой руководитель также является работником организации (ч. 6 ст. 11, ст. 273 ТК РФ) и на него распространяются общие положения трудового законодательства, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Под совмещением должностей в ст. 60.2 ТК РФ понимается исполнение работником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Согласно ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Размер доплаты за выполнение дополнительной работы устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом ее содержания и (или) объема (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Поэтому для правильного оформления дополнительной работы необходимо составить два кадровых документа:

приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы;
соглашение сторон трудового договора.

Унифицированной формы приказа о поручении дополнительной работы не существует. Работодатель издает его в произвольной форме. В приказе указываются вид дополнительной работы (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором); срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу; содержание дополнительной работы и ее объем. На приказе работник обязательно ставит отметку о своем согласии с поручением.

В соглашении сторон решается вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительных обязанностей. Такое соглашение действует либо до окончания срока, на который дополнительная работа была поручена, либо до момента досрочного прекращения дополнительной работы по инициативе одной из сторон.

Следует иметь в виду, что соглашение о совмещении не является дополнительным соглашением к трудовому договору, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Работник остается на прежней должности.

В заключение отметим, что если в рассматриваемом случае руководитель организации не вправе согласно нормам Закона № 402-ФЗ принимать на себя ведение бухгалтерского учета, то оформлять совмещение должностей руководителя и главного бухгалтера неправомерно. В этой ситуации на место временно отсутствующего главного бухгалтера следует принять сотрудника по срочному трудовому договору (ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

Нюансы декрета руководительницы

Сначала – дородовой отпуск

по беременности и родам;
по уходу за малышом до достижения 1,5 или трехлетнего возраста.

Как происходит оформление декрета для гендиректора

больничный лист, выданный в женской консультации, наблюдающей и ведущей беременность;
заявление на имя работодателя.

Куда подавать заявление беременной «директрисе»

Заявление нужно будет подать:

совету директоров, если он уполномочен формировать исполнительный орган (выбирать и назначать руководство, в том числе и гендира);
никому, если управленческие функции выполняет общее собрание акционеров.

В последней ситуации генеральному директору нужно действовать по следующему алгоритму:

Созвать общее собрание акционеров по обычной процедуре и в установленные сроки (независимо от компетенции собрания по предоставлению отпуска).
На собрании поставить вопрос и принять решение относительно информирования вышестоящего органа о предстоящем декрете руководительницы и возникающих в связи с этим управленческих сложностях.
Издать приказ на отпуск по беременности и родам – это обязанность гендиректора, и она должна исполнить ее и в отношении самой себя. Подписать этот приказ, в соответствии с законодательством, может любое из трех лиц:
- сама уходящая в декрет гендиректор;
- назначенный заместитель, призванный исполнять обязанности гендиректора на время декрета;
- тот человек, кого уполномочил на это локальный нормативный акт либо специально изданный приказ о полномочиях (например, заместитель директора, начальник отдела кадров или др.)

А как же оставленные дела?

Совершение действий, значимых с правовой точки зрения в поле гражданского права. Уходя, гендиректор должна выдать лицу, остающемуся вместо нее, доверенность на выполнение таких действий (ст. 185-189 ТК РФ).
Представление организации в органах контроля и учета.
Выполнение функций работодателя.

ТК РФ разрешает оформить передачу полномочий такими способами:

временный перевод другого лица на должность генерального директора (ст. 72 ТК РФ);
внутреннее совместительство с другой должностью (ст. 60.1 ТК РФ);
совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

Можно ли руководить из дома

Сохранится ли должность гендиректора после декрета

От действий главного бухгалтера зависят не только внутренние процессы компании, но и то, насколько деятельность организации будет соответствовать внешним, прежде всего, законодательным (налоговым, гражданско-правовым, даже уголовным) требованиям государства.

Перевод обычного штатного сотрудника на должность, статус и права которой устанавливаются законодательно, влечет за собой дополнительные финансовые и репутационные риски для предприятия.

Обезопасить свой бизнес можно, разработав трудовой договор и должностную инструкцию, которые возложат на главбуха больше ответственности, чем предусмотрено законом, или передав бухгалтерский и налоговый учет на аутсорсинг.

Чем главбух отличается от бухгалтера

Если в вашей компании возникла ситуация, когда обычного бухгалтера необходимо повысить до уровня главбуха, следует четко понимать, чем полномочия этих двух функциональных единиц отличаются друг от друга.

В первую очередь, главбух – начальник и организатор всей работы бухгалтерии. Поэтому нужно допускать, что эффективная работа вашего претендента на должность «первого счетовода» может быть лишь следствием продуманной политики учета финансов и имущества его руководителя, вашего предыдущего главбуха.

Конечно, обстоятельства бывают разные, как и степень вашего доверия к конкретному сотруднику. Но в любом случае, собственник бизнеса должен понимать: начало самостоятельного плавания штатного бухгалтера в новом звании является обновлением и, в некотором смысле обнулением, всех показателей в сотрудничестве вашей компании с ФНС и другими кредиторами.

Основные отличия функционала бухгалтера и главного бухгалтера:

Бухгалтер составляет отчетность, инвентаризационные, первичные документы, учетные регистры. А его руководитель – организовывает в предусмотренном порядке инвентаризацию и учет имущества предприятия, в том числе издержек. От главбуха во многом зависит, насколько будут соблюдены конкретные нюансы налогового и бухгалтерского учета при сверке взаиморасчетов с партнерами, обоснованность установленной себестоимости продукции. Обдуманность/необдуманность его действий обеспечит или исключит внимание налоговых органов к вашему предприятию в рамках отдельной сделки.
Если бухгалтер непосредственно направляет средства на различные выплаты, в том числе трудовые и социальные, то главбух контролирует обоснованность использования фонда заработной платы, формируя фиксированные и переменные части зарплаты. Действия начальника бухгалтерии в этой сфере являются продуманными шагами, направленными на оптимизацию налоговой базы и соответствию определенным требованиям налогового и трудового законодательства.

Даже если наши специалисты когда-нибудь ошибутся, ущерб будет компенсирован за наш счет. Это условие закрепляется договором и гарантируется эксклюзивным полисом добровольного страхования профессиональной ответственности на 70 млн рублей, разработанным исключительно в интересах наших клиентов.

Бухгалтер составляет аналитические записки, ведет учет производственных затрат, а главбух – участвует вместе с первыми лицами компании в определении внутренних производственных возможностей организации, анализе ее экономического потенциала и в формировании стратегии развития.

Начальник бухгалтерии вместе с руководителем предприятия ставит свою подпись на финансовых документах, имеющих принципиальное значение для компании.

Но главное: обязанность главного бухгалтера своевременно перечислять налоговые и приравненные к ним выплаты в бюджет определена на законодательном уровне. Именно от этого сотрудника зависит формирование фондов юрлица, а соответственно, возможность рассчитаться с кредиторами – в том числе, в случае ликвидации или процедуры банкротства. Поэтому неудивительно, что для некоторых организаций даже компетенция главбуха – в отличие от штатного бухгалтера – определяется законом.

Требования к главному бухгалтеру

Кандидат на должность главбуха должен соответствовать требованиям, приведенным в четвертом пункте Закона «О бухгалтерском учете» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402), если речь идет об организациях, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам.

К главбуху кредитной и некредитной финансовой организации ЦБ РФ предъявляет свои требования. На них ссылается тот же Закон о бухгалтерском учете в седьмом пункте.

Руководителям, чьи предприятия не относятся к перечисленным, необходимо ориентироваться на конкретные знания и навыки главбуха, необходимые ему для составления разного вида отчетности, ведения бухгалтерского и налогового учета, финансового анализа, бюджетирования и т.п.

Почему так важны локальные акты

Должность главного бухгалтера не включена в перечень лиц, с которым работодатель может заключить договор о полной материальной ответственности (Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85). Но одновременно с этим в статье 243 ТК РФ говорится, что «материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором», заключенным с главбухом в том числе. И это не единственная причина для работодателя уделять особое внимание локальным актам.

Главного бухгалтера нельзя уволить в связи с утратой доверия, так как он не является материально ответственным лицом (п. 7 ч.1 ст. 81 ТК РФ). Однако, если трудовой договор предусматривает функциональные обязанности данного сотрудника по приему, хранению, транспортировке, распределению товарных ценностей, то это основание является действующим для расторжения трудовых отношений с начальником бухгалтерии. Необходимо помнить, что увольнение «по статье» является дисциплинарным взысканием, его порядок предусматривает ст. 193 ТК РФ.

Особенности оформления перевода

Перевод – постоянный или временный – сотрудника на другую должность регламентируется статья 72.1 ТК РФ.

Изменение условий трудового договора возможно только с письменного согласия работника. Наличие или отсутствие согласия на перевод является доказательством законности/незаконности действий работодателя, которое подлежит проверке судом в случае возникновения трудового спора (Постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 02.07.2009 № 44г-111). Учитывая масштабность полномочий главбуха, лучше не игнорировать эту формальность.

Перевод сотрудника на другую работу всегда оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

Эксперты 1С-WiseAdvice помогут разработать трудовой договор и должностную инструкцию для главбуха, которые обезопасят ваш бизнес от возможных промахов сотрудника, влияющего на финансовое благополучие и стратегические экономические показатели организации.

Наша услуга «Кадровый аудит и восстановление учета» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства предприятия и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений трудового законодательства. В частности, в части оформления перевода бухгалтера на должность главбуха.

Читайте также: