Как предупредить клиента об отпуске

Опубликовано: 25.04.2024

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

данные об отправителе (предприятии-работодателе);
данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

Управляющий партнер PR-агентства Идеи&Решения Сергей Пархоменко согласен, что оповещение о временном отсутствии — важный шаг на пути подготовки к отпуску.

«Не забудьте предупредить коллег и клиентов о том, что уходите в отпуск и связи с вами не будет, даже если не выключите телефон и собираетесь смотреть почту. Сделать это желательно за неделю и повторить предупреждение за пару дней. Пусть успеют задать вопросы».

Так вы покажете, насколько цените время и усилия клиентов, а также коллег. Людям будет проще сориентироваться, если вы им в этом поможете. В противном случае может пострадать ваш авторитет как специалиста в глазах соседей по офису и контрагентов.

Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева предлагает автоматизировать процессы оповещений. «Предупредите клиентов, контрагентов, всех, с кем сотрудничаете, о своем отпуске. Лучше сделать информационную рассылку и настроить переадресацию на личную почту». На рабочем телефоне запишите новый текст для автоответчика с указанием дат начала и окончания отпуска и ответственных лиц, к которым можно обратиться. Функция автоответа есть во многих мессенджерах, электронной почте, в приложениях и соцсетях.

Совет № 2: делегируйте полномочия

Руководитель департамента по работе с персоналом QBF Светлана Белодед рекомендует выделить для этого последние дни перед отпуском.

«В последние рабочие дни стоит четко распределить, какие ежедневные обязанности нужно передать другим сотрудникам компании. Советую делать это в письменной форме с уточнением деталей, которые позволят работникам быстро и безошибочно выполнить новые для себя задачи. Руководители делегируют дела подчиненным, специалисты вводят в курс своих проектов коллег, предупреждая менеджмент о том, кто возьмет на себя текущие функции».

Наталья Сторожева напоминает о важности тщательного планирования того, кому какие дела вы передадите. От этого будет зависеть степень спокойствия на отдыхе. «Качественно передайте дела и информацию коллегам. Составьте список дел и вопросов для контроля, внесите в него значимые контакты. Оставьте четкие инструкции — кому звонить, куда и что передавать. Посвятите последний день работы передаче дел и информации», — комментирует Наталья. Чем более подробные и четкие инструкции вы оставите, тем ниже вероятность того, что по возвращении вы обнаружите аврал на работе.

Если вам ранее не доводилось оставлять дела на попечение коллег, посвятите обучению как можно больше времени.

«Расскажите и покажите, что вы делаете и как. Какое-то задание сделайте вместе, потом пусть коллега выполнит его самостоятельно, а вы проверите результат. Если за день-два до отпуска у вас остаются незавершенные дела, допустимо переложить „текучку“ на коллегу, чтобы сосредоточиться на них», — поясняет руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов.

Чем менее осведомлены о ваших обязанностях коллеги, тем раньше начните вовлекать их в работу. После выхода из опуска не забудьте поблагодарить их за помощь.

Читайте тут, какую памятку оставить главбуху подчиненным на время своего отпуска.

Совет № 3: разделите дела на «до» и «после»

Максим Сундалов рекомендует составить список дел и распланировать их заранее: «За пару недель до отпуска составьте перечень рабочих дел, которые необходимо закончить до начала отдыха. Расставьте по ним приоритеты, и в первую очередь беритесь за самые важные». «Текучка» может перейти в ведение замещающих вас коллег или, в крайнем случае, подождать вашего возвращения.

Сергей Пархоменко отмечает и важность планирования послеотпускного рабочего периода. «Еще до отпуска спланируйте первую неделю после него так, чтобы один-два дня провести в офисе с резервом времени на „разгребание“ накопившихся дел. Так вы снизите ощущение неизбежности аврала и спокойнее уйдете отдыхать».

Если вы наделены особыми полномочиями (право подписи, представительство в суде, обязанность приема на работу и увольнения), не забудьте подписать нужные бумаги, чтобы временно наделить необходимыми правами заместителей.

Совет № 4: оставьте контакты для связи

Если не выходить на контакт нельзя, продуктивнее выделять для связи определенные часы. «Тем, кому даже во время отпуска приходится следить за почтой, я рекомендую установить конкретное время для работы со служебной корреспонденцией. К примеру, на письма вы отвечаете один раз в день с 15.00 до 16.00. Нельзя постоянно отслеживать входящие сообщения, стараясь оперативно отвечать на каждое из них», — отмечает Светлана Белодед. Так вы не будете постоянно отвлекаться на рабочие моменты и сможете расслабиться в течение дня.

В случае, когда вы не собираетесь ежедневно выделять время на общение с коллегами и клиентами, оставьте личный номер для экстренной связи доверенному лицу. «Договоритесь, кто из коллег будет знать ваш секретный номер телефона для смс. Но это должен быть человек, который напишет только в крайнем случае и звонить не станет», — предупреждает Максим Сундалов. В противном случае вы рискуете испортить отпуск.

Хотя бы один из каналов связи обязательно нужно оставить. Если произойдет что-то экстренное, и вы не успеете отреагировать, последствия могут быть печальными.

Совет № 5: распланируйте отдых

Максим Сундалов рекомендует подходить к организации отпуска так же серьезно, как и к распределению рабочих вопросов. «Составьте список дел, связанных с отпуском: выбор отеля, покупка билетов, сборы и т. д. Вычеркивая выполненные пункты, легче будет сконцентрироваться на работе. Комфортнее, если самолет или поезд отправляется не вечером последнего рабочего дня, а хотя бы на следующий день. Хорошо, когда в запасе есть время, чтобы без спешки и паники собрать вещи и купить то, что понадобится в дороге», — рассуждает Максим.

Светлана Белодед отмечает, что важно перед отпуском успокоиться и расслабиться: всех дел не переделаешь. «Ответственным сотрудникам кажется, что они должны в последние дни решить все задачи, которые поставлены перед ними или могут возникнуть в ближайшие недели. Но действительно ли настолько важны дела, которые хочется успеть закончить перед отпуском?» Незаменимых людей нет, так что отдыхайте без зазрения совести.

Чтобы постепенно отойти от рабочих мыслей и переключиться на «отпускные», психолог Алина Королева предлагает ввести некие ритуалы. «Вы можете организовать для себя „ужин перед отпуском“, „первый завтрак в отпуске“ и т. д. Любые ритуалы, которые мы организуем для себя, помогают переключаться с одной деятельности на другую». При возникновении мыслей о работе, скажите им «стоп», дайте себе установку на отдых. Концентрируйтесь на новом окружении: запахи, цвета, ощущения — все это помогает отвлечься.

Воспринимайте отпуск не как безделье, а как вашу прямую рабочую обязанность. Чтобы эффективно работать весь год, необходимо хорошо отдохнуть. Вернувшись с новыми силами, вы с большим рвением приступите к делам. Не упускайте шанс расслабиться, ведь отпуск бывает не так часто.

Менеджеру по закупкам Алексею Филонову удалось купить горящую путевку, но вылетать надо уже завтра. Он обратился к руководителю с просьбой предоставить внеплановый отпуск со следующего дня. Начальник готов пойти навстречу сотруднику, но не знает, как правильно выплатить отпускные, ведь по законодательству перечислить их компания должна не менее чем за три дня до начала отпуска.

Что делать, если отпуск нужен именно завтра

Необходимость уйти во внеплановый отпуск возникает довольно часто: то горящая путевка подвернулась, то родственники из Воркуты нагрянули и хочется принять их со всем радушием. Иногда ни у работодателя, ни у сотрудника попросту нет пресловутых трех дней — как, например, у Алексея.

Что делать руководителю? Прежде всего, напомнить себе, что выплата отпускных с нарушением сроков грозит бухгалтеру или директору штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Если начальник хочет пойти навстречу и есть возможность выплатить отпускные в день обращения, он может предложить сотруднику оформить на ближайшие три дня без содержания, а на последующие дни — оплачиваемый отпуск. Заявления и приказы кадровая служба оформляет в обычном порядке.

Алексей Филонов обратился к руководителю в понедельник 11 ноября 2019 года. В отпуск он хочет уйти с 12 ноября и готов к тому, что отпускные получит уже на отдыхе. Его начальник согласен отпустить Алексея, но не хочет нарушать законодательство, поэтому предложил ему написать заявление на оплачиваемый отпуск с 15 ноября, а предыдущие дни с 12 по 14 включительно оформить без содержания. Это наиболее безопасный вариант для работодателя, а для работника — приемлемый компромисс.

Что такое «не менее чем за три дня»

Сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три для до начала отпуска — указаны в ст. 136 ТК РФ. И это положение вызывает вопросы у бухгалтеров.

Первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 и Минтруд России в информационном сообщении от 16.06.2014 уточнили, что отсчитывать надо три календарных дня. Если день выплаты совпадает с выходным или праздником, выплатить надо накануне.

Если бы Алексей Филонов написал заявление об отпуске со вторника 5 ноября 2019 года, бухгалтерия должна была бы перечислить отпускные не позднее пятницы 1 ноября, ведь 2 и 3 ноября — выходные, а 4 ноября — официальный государственный праздник.

Еще один вопрос — включать ли день выплаты в определенные законом три дня? Однозначного утвержденного трудовым законодательством решения до сих пор нет. В письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 Роструд допускает, что работодатель вправе начислить отпускные в первый из трех дней. И эта позиция получила поддержку в судебных инстанциях: Кемеровский областной суд (определение от 26.01.2017 № 33-942/2017) и Ленинградский областной суд (определение от 06.08.2015 № 33-3731/2015) приняли сторону работодателя, признавая его право включать день выплаты в обозначенные три дня.

Но есть и прецеденты, когда суды приняли противоположную точку зрения. Например, Челябинский областной суд апелляционным определением от 17.09.2015 № 11-11043/2015 указал на то, что между датами начала отпуска и оплатой должно пройти три полных дня, и признал неправоту медучреждения, выплатившего деньги с нарушением этого срока. Аналогичные решения были приняты Ростовским областным судом (определение от 16.09.2013 № 33-11864) и Пермским краевым судом (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018).

Более того, в 2018 году заместитель руководителя Минтруда РФ Иван Шкловец, отвечая на вопросы пользователей портала «Зарплата», уточнил:

«Сроки выплаты определяются в календарных днях. Если отпуск предоставляется с понедельника, он начинается в ноль часов понедельника, то есть с воскресенья на понедельник. Следовательно, и отсчитываются три календарных дня назад — до ноля часов пятницы. Значит, отпускные должны быть выплачены до ноля часов пятницы.

Предыдущий рабочий день — четверг — завершается в 18 часов, поэтому отпускные должны быть выплачены до конца рабочего дня четверга либо перечислены после 18 часов, но не позже ноля часов пятницы».

Учитывая эту точку зрения, настоятельно рекомендуем отслеживать, сколько времени осталось до начала отпуска, и перечислять отпускные самое позднее на четвертый день перед отпуском. Делать это заранее законодательство не запрещает.

Ситуация Алексея Филонова может быть решена так: отпускные Алексей получает 11 ноября, а оплачиваемый отпуск оформляет с 15 ноября. Тогда положенные сроки будут соблюдены.

Какие перемены нас ждут

Сейчас Госдума рассматривает проект поправок в ст. 136 Трудового кодекса РФ, подготовленный специалистами Минтруда. Решение идет вразрез с ранее озвученной позицией: ведомство предлагает исчислять время между началом отпуска и выплатой рабочими днями.

Кроме того, кардинально поменяется подход к выплатам в случае внепланового отпуска. Если сотрудник подает заявление на отпуск вне графика менее чем за три дня до его начала, работодатель обязан перевести деньги не позднее трех дней с даты подачи заявления. То есть отсчет времени будет вестись наоборот: не от начала отпуска отсчитывать назад, а от даты заявления — вперед. Для отпусков по графику сохранится прежний порядок.

Для сравнения разберем ситуацию Алексея Филонова по действующим и по предлагаемым Минтрудом правилам.

Как сейчас	Как будет
Дата подачи заявления	11 ноября	11 ноября
Дата начала отпуска	12–14 ноября — отпуск без содержания. С 15 ноября — оплачиваемый отпуск	С 12 ноября — оплачиваемый отпуск
Дата выплаты отпускных	11 ноября	Не позднее 15 ноября

Изменения, предлагаемые Минфином, серьезно облегчат задачу работодателя: изыскать средства и выплатить их сотруднику в течение нескольких часов может далеко не каждое предприятие. Да и для кадровиков двойная работа: сначала оформить отпуск без содержания, потом второй — оплачиваемый. С утверждением поправок к ст. 136 ТК РФ эти сложности уйдут в прошлое. Надо только помнить, в каком случае три дня отсчитывать перед отпуском, а в каком — после заявления.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Фото с сайта animal-store.ru

На электронную почту редакции периодически приходят автоматические письма. В них говорится, что автор или эксперт временно отсутствуют — например, в отпуске. Как правило, автоответы ограничиваются стандартными 2−3 предложениями. Но одно из таких писем отличалось — оно создавало позитивное настроение. И это помогало запомнить и автора, и компанию. Мы решили поделиться письмом с читателями и попросили Александра Огородникова, руководителя call-tracking.by, рассказать, как такие сообщения помогают работать с клиентами.

Многие настраивают автоответчик на время своего отсутствия на работе или когда по каким-то причинам не могут проверить почту. Но чаще всего эти письма ограничиваются краткой информацией, что сотрудник будет отсутствовать, до какого числа и к кому еще можно обратиться.

В большинстве случаев эти сообщения лаконичны и выглядят примерно так:

«Здравствуйте, спасибо за ваше сообщение. Меня не будет в офисе до 20 декабря 2016 года. В настоящее время я не могу ответить на ваше письмо, но вы можете связаться с моим коллегой по хххх@gmail.com. С уважением …».

По-деловому, но чересчур «штампованно». Ничем не примечательно.

Фото с сайта novostispb.ru

А ведь письма-автоответчики могут стать одним из способов помочь клиенту запомнить именно вас. Вот текст автоматического ответа на письмо, который заинтересовал нашу редакцию:

С 21 по 29 ноября я в отпуске. Честное слово, буду отдыхать далеко на Мальте под теплым солнышком, где, возможно, не ловит мобильная связь и wi-fi.
Что вы можете сделать, пока я в отпуске:

2. Вдохновиться интересными идеями по маркетингу и почитать наш блог: https://хххххх.com. Там много кейсов и полезной информации. По приезду я с радостью обсужу с вами ваши мысли о наших заметках и как их можно применить в вашей компании.

3. Изучите наш демо-кабинет: http:/хххххх/demo. Там много увлекательных отчетов, которые сделают ваш маркетинг проще и понятнее, а, главное, — менее затратным.

4. Возьмите себе отпуск тоже! Рваните на день-два подальше от городской суеты, возьмите с собой любимого человека и преданного пса. Погуляйте по лесу, послушайте спокойную музыку. Ведь нас постоянно окружает так много рутинных дел, вопросов. Дайте себе небольшую зарядку в виде маленького отпуска.

5. Порекомендуйте нас своим друзьям. Согласитесь, что не только вы хотите сэкономить 30% затрат на рекламу. Вы точно знаете кого-то, кто тоже хочет. Помогите этому человеку найти нас и получите кайф от простой взаимопомощи.

7. А хотите себе на холодильник магнитик из солнечной Мальты? Напишите мне sms, и я лично доставлю вам забавный сувенир, как только вернусь!

Фото с сайта malta-tourism.livejournal.com

8. Если вам срочно нужна все-таки именно я, попробуйте набрать +375 29 ххх хх хх. Возможно, удача вам улыбнется, и оператор velcom словит роуминг на маленьком острове посреди Средиземного моря!

Хорошего вам настроения!

Комментарий авторов письма

— Такой автоответчик мы подсмотрели у нашей коллеги Яны Беленькой из «Корпорации М8». Так совпало, что она тоже уезжала в отпуск незадолго до нас и мы от нее получили похожее письмо. Письмо было самым невероятным из всех, что мы видели, и настолько впечатлило наших сотрудников, что по «горячим следам» они составили свои автоответчики с такой же идеей. С тех пор мы продолжаем писать такие письма на время отпусков или командировок.

Александр Огородников
Руководитель call-tracking.by

Каждый пишет себе автоответчик сам. У нас не регулируется его содержание, но приветствуется, чтобы оно не было банальным.

С одной стороны, мы не измеряли эффективность такого автоответчика по сравнению с обычным. И у нас, если честно, не было иных целей, кроме как поднять людям настроение. Обычно эти письма получают наши клиенты или партнеры, которые и так подписаны на нас в Фейсбуке и читают наши рассылки, поэтому всплеска подписок на материалы не было.

С другой стороны, приезжая из отпуска мы видим, что нет нерешенных вопросов по текущим делам — люди реально читают такой автоответчик и после этого довольно охотно связываются по любым вопросам к замещающему сотруднику.

Несколько раз нам писали клиенты о том, что письмо им очень понравилось и они взяли эту форму себе на заметку. Уверен, что были и те, кто поступил так же, но не написал нам об этом.

Я думаю, что такие вещи важны в повседневной работе для позитивного настроя. У нас многие люди стараются быть чересчур серьезными. Часто это усложняет решение многих вопросов. Когда все улыбаются, работать проще.

Краткая памятка, как написать автоответ

1. Обозначьте даты вашего отсутствия и не забудьте выставить в настройках дату, когда вы будете в офисе. Помните о том, что автоответчик не отправляет сообщения письмам, попавшим в «Спам». Если у вас есть клиенты, чьи письма регулярно попадают в эту папку, то в почтовых настройках отметьте, что они не спам.

Автоответчик включается в 00:00 первого дня заданного периода и отключается в 23:59 последнего дня, но вы можете его отключить сами в любой момент. Если с одного адреса будет отправлено несколько сообщений, то чаще всего автоответ будет только на первое письмо.

2. Будьте лаконичны, не нужно придумывать лирические пространные объяснения или извинения — это лишняя информация.

4. Указывайте свой номер в роуминге, только если это действительно необходимо. У всех всегда все срочно, даже если вопрос может подождать. Готовы ли вы испортить себе отпуск?

5. Выдерживайте стилистику письма в том формате, который будет ближе всего клиентам и партнерам. Но не пишите сухие скучные письма. Подумайте, как вы можете заинтересовать клиентов и партнеров своим письмом.

6. Обязательно проверьте письмо на ошибки и описки. Иногда в спешке можно пропустить буквы, и потом краснеть, вернувшись из отпуска. К примеру, вместо слова «бренд» можно легко написать «бред».

7. Не забудьте отключить автоответчик, если вы заранее не настроили дату его действия!

Начинать надо с главного, то есть с подготовки базы для отдыха. Крем для загара и парео для красоты купишь, если что, на месте. Это в любом случае приятнее (и дешевле), чем решать рабочие вопросы по телефону.

За две недели

Заполни органайзер

Красивый блокнотик, подаренный на Новый год, – вещь очень даже полезная. А самый тупой карандаш, как известно, действеннее самой острой памяти. Так что составь подробный план по дням, стараясь распределить дела равномерно. И оставь запас времени и сил – на случай непредвиденных обстоятельств и плохого самочувствия. Последние три дня вопреки обыкновению должны стать самыми спокойными, чтобы, сев в поезд или самолет, ты думала только о приятном.

Поговори с начальством

Даже если график отпусков утвержден заранее, нелишним будет напомнить своему руководству, что ты уже взяла билеты и почти собрала чемодан, поэтому никак не сможешь задержаться на денек.

Зайди в бухгалтерию

За две недели позвони в отдел кадров, чтобы узнать, готов ли приказ на отпуск. А потом обязательно зайди в бухгалтерию уточнить, когда тебе перечислят отпускные и сколько денег в итоге ты должна получить (если точно не знаешь сумму). В сезон отпусков риск накладок и забывчивости увеличивается. В любом случае лучше выдержать недовольный взгляд бухгалтера и получить деньги вовремя, чем потом выслушать десяток извинений и собирать пляжные ракушки на продажу.

Распланируй бытовые дела

Учти все – от похода к стоматологу до визита к парикмахеру. Хорошо бы, если тебе не пришлось ради них тратить рабочее время. В глазах начальства это никого не поднимает, да и ты будешь чувствовать себя вечно виноватой и вечно опаздывающей. Все предотпускные личные звонки тоже лучше отложить на обеденный перерыв. Даже если мысленно ты уже в белых брюках гуляешь по Рио-де-Жанейро, коллеги не должны об этом догадываться.

Обсуди график работы

Летом график отпусков из примерного становится вполне реальным. Договорись с сослуживцами, кто кого и когда заменяет, какую часть обязанностей берет на себя. Коллега уходит на две недели уже завтра и ожидает, что ты будешь ее прикрывать, потому что вы когда-то об этом говорили? Ну что ж, доставай органайзер снова и вноси коррективы.

За неделю

Разберись с финансами

Раздай долги, если таковые имеются. Пусть это были всего лишь 50 рублей на шоколадку в автомате, все равно лучше не задерживать. Не говоря уж о крупных суммах. Если кто-то должен тебе, сейчас хороший повод напомнить об этом: «Здорово, если ты сможешь вернуть мне долг, обещаю часть его потратить на магнитики и сладости. А иначе жди сушеного аллигатора в банке!»

Напомни коллегам об отпуске

Если ты не приходишь на работу в бикини и венке из цветов, коллеги могут и забыть: вскоре им предстоит проработать две недели без тебя. Расскажи об этом лучше по почте, поставив начальника в копию. Это застрахует от недоуменного: «Как это в отпуск? Почему не предупредила?!»

Позаботься о природе

В частности, о кактусах и герани, которые обосновались у тебя на столе. Доброе слово и шоколадка для коллеги вкупе с ярким стикером спасут растение от засухи. Виртуальную ферму в соцсетях можно в последний момент поручить племяннику.

Перечитай органайзер

Детективы полистаешь на пляже, а сейчас убедись, что ни один убийца времени не нарушил твои планы. Забыла о чем-то страшно важном? Успокойся и доведи дело до того состояния, в котором его можно законсервировать на время отпуска. Далеко не всегда скорость важнее качества. Старайся сохранять спокойствие, даже если все летит в тартарары. В сезон отпусков темп работы замедляется, и многие вещи делаются дольше.(Если, конечно, ты не врач-травматолог или вожатая в лагере.)

Поговори по душам

Детально обсуди с сотрудником, который возьмет твою работу на себя, что он (она) должен будет делать. По правилам хорошего тона не стоит сваливать на коллег сложных капризных клиентов, начало и окончание проекта. Постарайся заморозить течение тех дел, которые это позволяют, а по поводу всех остальных выдай остающимся в офисе подробные инструкции. В письменном виде и в двух экземплярах: один отправь по почте (руководитель – в копии), другой – распечатай и вручи лично. Если нужно, запиши на нем пароли от рабочего ящика и своего компьютера. Вернешься – сменишь.

Спишись с клиентами

Всегда разумно известить письмом людей, с которыми ты работаешь, сколько дней будешь отсутствовать, кто тебя заменяет, по каким вопросам к заместителю стоит обращаться, а по каким – лучше подождать. Стандартный почтовый автоответчик «для всех» обижает и раздражает постоянных клиентов: одни считают, что ты не проявила достаточного уважения, другие впадают в панику из-за необходимости обращаться к незнакомому лицу. Если внешних связей и контактов много, предупреди самых значимых (и обидчивых).

Перед отъездом

Настрой автоответчик

Настрой связь

Здесь все не так просто, как может показаться. Пообещаешь проверять почту ежечасно и отвечать на все звонки – об отпуске можно забыть. Уйдешь в глухое подполье – можешь создать серьезные проблемы и для других, и для себя. Для начала разузнай:

как обстоят дела с Интернетом там, где ты будешь отдыхать;
стоит ли купить местную сим-карту или лучше подключить пакет услуг для дальних поездок;
будет ли компания оплачивать корпоративный мобильный (и два литра молочного коктейля – за вредность).

Да, листок с явками, паролями, адресами и прочим оставь на видном месте. Если в твоем ведении есть тайные ключи, древние архивы или золотые монеты, напиши, где их найти или кто еще владеет этой информацией. Только убедись, что на его столе не лежит такой же, как у тебя, отпускной листок.

Наведи порядок на рабочем месте

Подготовься к возвращению

Подумай заранее, как можно смягчить себе постотпускную адаптацию. Подготовь все, что может понадобиться сразу после выхода на работу: пачку кофе, документы, черновики писем. Или хотя бы запиши план работы в органайзер, тот, о котором говорилось в самом первом пункте. И ни в коем случае не бери его с собой – риск выбросить в море весьма велик, а как показывает практика, он тебе еще понадобится. Счастливого пути!

Читайте также: