Как в ворде сделать график отпусков

Опубликовано: 14.05.2024

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
найти замену уходящему в отпуск работнику;
контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков - бланк и образец заполнения в 2021 году».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Чье мнение учитывать при составлении графика

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

Что отражать в графике отпусков

В график отпусков включают:

ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
дополнительные отпуска;
сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Утвердить график отпусков работодатель обязан не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря. Если крайняя дата выпадает на выходной, то она сдвигается на следующую ближайшую рабочую дату. Правомерность такого переноса подтвердил Минтруд (письмом от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

О том, потребуется ли отдельный приказ для утверждения графика отпусков, читайте в статье «Приказ об утверждении графика отпусков - образец (2020 - 2021)».

Внести изменения в график отпусков вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:

Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по его основному месту работы.

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

График отпусков: образец заполнения в Word и Excel

Чтобы получить представлении о том, как заполняется документ, график отпусков скачать можно на нашем сайте.

График отпусков на 2021 год в Excel скачать можно здесь:

Знакомить ли с графиком персонал

Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Ст. 123 ТК РФ требует только известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Как и для чего это нужно делать, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к К+, получить пробный полный доступ можно бесплатно.

Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.

Хранение графика отпусков

График отпусков – форма Т-7 должен храниться в организации в течение нормативно установленных сроков. С 18.02.2020 срок его хранения в архиве фирмы увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При этом срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом, на который издавался график (это следует из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).

Так, график отпусков на 2021 год, утвержденный в декабре 2020 года, заканчивает свое действие 31.12.2021, следовательно, сохранять его необходимо в течение 2022-2024 годов.

График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Итоги

График отпусков – документ, обязательный для составления и утверждения работодателем перед началом каждого очередного календарного года. При его оформлении может быть использована унифицированная форма Т-7, утвержденная Госкомстатом. В графике допускаются уточнения и дополнения. Его наличие не требует от работника подачи заявления на отпуск. Отсутствие графика приведет к административному наказанию в виде штрафа.

График отпусков на 2021 год — это локальный нормативный акт организации, в котором указаны даты, когда сотрудники будут отдыхать в течение года. Составить и утвердить его нужно в декабре 2020 г.

Чье мнение учитывать при составлении

График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отдыха сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель принимает во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
пострадавшие из-за Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Форма

Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Выглядит она так:

Не возбраняется использовать и другую форму, но ее необходимо утвердить приказом. Чаще всего она готовится на основе унифицированной, но в нее добавляют нужные графы (например, для подписи сотрудников об ознакомлении) и удаляют неактуальные.

Что отражать

В проект графика отпусков обязательно вносят занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить и утвердить график отпусков на 2021 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила оформления

Встречается информация о том, что график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам, с учетом перемен в законодательстве. Это неверно, так как никаких изменений в ТК РФ и иные НПА, регламентирующие предоставление дней отдыха, в том числе и их очередность, не вносилось. По прежнему руководствуемся ст. 123 ТК РФ.

Актуальная на сегодня инструкция, как составить, заполнить и утвердить график отпусков:

Шаг 1. Собрать пожелания работников.

Шаг 2. Последовательно заполнить все ячейки бланка.

Шаг 3. Согласовать документ с профсоюзной организацией.

Шаг 4. Утвердить документ и ознакомить с ним коллектив.

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения закрепляется в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения предоставляются в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям пустая таблица графика отпусков заполняется данными, заверяется подписью ответственного лица (обычно это кадровый работник) и утверждается директором, обретая тем самым статус официального локального нормативного акта организации.

Вот образец правильно оформленного графика отпусков на 2021 г.

Внесение изменений и отмена

Составленный график — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса.

Вот как выглядит образец заполнения табеля отпусков на 2021 год при перенесении отпусков:

Изменения вносятся в случае:

временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
отзыва из него;
если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации;
по просьбе работника и при согласии работодателя

Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.

Знакомить ли с документом персонал

Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность составляет 28 календарных дней. Работники, которые трудятся в особых или вредных условиях труда, имеют право на дополнительный отпуск. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков и (или) заявления на отпуск.

График отпусков это:

Следует заметить, что график отпусков является обязательным не для всех работодателей. Не утверждать график могут микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, и в том числе графика отпусков. При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .

По нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ

Штрафы за отсутствие графика отпусков у работодателя:

для юридических лиц — от 30000,00 до 50000,00 рублей;
для индивидуальных предпринимателей — от 1000,00 до 5000,00 рублей;
для должностных лиц — от 1000,00 до 5000,00 рублей.

Такие размеры административной ответственности указаны в ст. 5.27 п. 1 КоАП Российской Федерации.

При выявлении повторного нарушения, размеры штрафов такие:

для индивидуальных предпринимателей — от 10000,00 до 20000,00 рублей;
для юридических лиц — от 50000,00 до 70000,00 рублей;
для должностных лиц — от 10000,00 до 20000,00 рублей.

В соответствии со ст. 5.27 п. 2 КоАП РФ, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет.
График отпусков позволяет:

своевременно оформить отпуск и выплатить отпускные в полном объеме (отпускные перечисляют за три дня до начала отпуска);
заранее найти сотруднику, уходящему в отпуск, замену;
следить за правильностью предоставления отпусков сотрудников, а также не допускать накопления неиспользованных отпускных дней.

Неиспользованный отпуск переходит на следующий год. Работник может использовать его после согласования с работодателем. В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель извещает сотрудника о времени отпуска за две недели до его начала.

Утверждение графика отпусков

После составления документа, работодатель обязан его утвердить. Для этого необходимо издать приказ. Законодательство не регламентирует его форму. Поэтому каждый работодатель составляет документ с учетом определенных рекомендаций.

В приказе об утверждении графика отпусков должна присутствовать следующая информация:

данные о работодателе (наименование, адрес);
номер и дата приказа в соответствии с внутренним документооборотом;
основание для составления приказа (ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации);
факт утверждения графика отпусков на определенный год;
сведения о лицах, ответственных за составление и утверждение графика отпусков;
рекомендации сотрудникам бухгалтерии о сроках начисления отпускных.

Работодатель обязан утверждать график отпусков не позднее, чем за две недели до начала следующего года. Если этот день выпадает на выходной или праздник, утверждение производят в первый рабочий день после них.

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

самостоятельно разработанную форму;
унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

При разработке своей формы графика отпусков не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий проверяющих органов.

Как правильно составить график отпусков

Работодатель при составлении графика отпусков должен учитывать пожелания и права каждого сотрудника. Право на первоочередной выбор периода отпуска принадлежит таким категориям сотрудников:

Пострадавшим в результате аварии на ЧАЭС и других катастрофах, связанных с любыми видами ядерных установок (закон №1244-1 от 15.05.1991 года).
Женщинам и опекунам, которые воспитывают трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
Работникам в возраст до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
Участникам Великой Отечественной войны, героям социалистического труда, инвалидам войны, ветеранам боевых действий, полным кавалерам ордена Трудовой Славы (закон 5-ФЗ от 12.01.1995 года).
Опекунам, приемным родителям, родителям, попечителям, воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
Героям Российской Федерации, героям СССР, полным кавалерам ордена Славы (закон №4301-1 от 15.01.1993 года).
Почетным донорам России и СССР (закон №125-ФЗ от 20.07.2012 года).

После составления графика отпусков его нужно согласовать с профсоюзной организацией (при её наличии на предприятии).

Составление графика отпусков

Предприятие, которое использует унифицированные первичные документы, составляет график отпусков по форме Т-7. Она утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации №1 от 5 января 2004 года.

В соответствии с утвержденными правилами, в графике отпусков указывают такие отпуска:

основные;
дополнительные;
перенесенные с предыдущего года.

Отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) в графике не отражают.

Правила составления документа прописаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года и Трудовом кодексе Российской Федерации. В верхней части указывают данные работодателя. Прописывают его наименование, код ОКПО. Затем указывают факт утверждения графика отпусков с Профсоюзом. Прописывают номер документа, дату его составления и год, на который его утверждают.

После этого заполняют таблицу. В ее графах указывают такие данные:

графа 1 — название структурного подразделения;
графа 2 — профессия/должность/специальность сотрудника в соответствии со штатным расписанием;
графа 3 — фамилия, имя и отчество сотрудника;
графа 4 — табельный номер, если предприятие каждому работнику присваивает табельный номер;
графа 5 — количество календарных дней положенного отпуска;
графа 6 — дата запланированного отпуска;
графа 7 — дата фактического ухода сотрудника в отпуск.

В случае переноса отпуска заполняют 8-10 графы. В графе 8 указывают документ, на основании которого переносится отпуск. В графе 9 — дату начала использования отпуска или его части. В графе 10 — дополнительные сведения. Например, причину переноса отпуска.

Срок хранения графика отпусков в организации

В соответствии с законодательством РФ, график отпусков должен храниться в архиве предприятия три года («Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 года). Ранее срок хранения графика отпусков составлял 1 год.

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.

Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):

Особенности данного формата:

1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:

Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.

В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска:

У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:

Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.

Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее. », в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!?

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).

Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).

Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу "=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)" (на примере 2-й строки).

Читайте также: