Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск умершему сотруднику

Опубликовано: 05.05.2024

В случае смерти сотрудника трудовой договор считается автоматически расторгнутым, а все причитающиеся ему деньги вправе получить его родственники не позднее недельного срока после обращения. Сюда относится и компенсация за неиспользованный отпуск: по закону она вместе с зарплатой за отработанные дни выдается родным на руки или перечисляется на банковский счет, если данная просьба указана в заявлении.

Законодательство

Выплата компенсаций за неотгулянный отпуск регулируется положениями ТК и ГК РФ:

Статья Пояснение
ст. 141 ГК РФ Не полученная работником зарплата в случае его смерти выдается родственникам или лицу, у которого он находился на иждивении, не позднее недели со дня подачи руководителю заявления и соответствующих документов
ст. 1183 ГК РФ Правом на получение невыплаченных сумм (зарплат и иных выплат) обладают проживавшие с сотрудником члены семьи и нетрудоспособные лица вне зависимости от того, жили ли они с ним, или нет. Срок обращения за выплатами составляет 4 месяца с момента смерти
ст. 2 СК РФ Членами семьи считаются родители, дети, супруги, а в некоторых случаях – братья, сестры, бабушки, дедушки, внуки, отчимы, мачехи, падчерицы
Письмо Минфина России от 10 июня 2015 г. № 03-04-05/33652 Доходы, полученные умершим работником при жизни, не подлежат налогообложению. Страховые взносы за него также не уплачиваются
ст. 5.27 КоАП РФ Частичная или полная невыплата зарплаты, если нарушение не содержит признаков уголовно наказуемого деяния, чревато привлечением к административной ответственности. Штраф для должностных лиц – до 20 000 руб., для ИП – до 5 000 руб., для юридических лиц – до 50 000 руб.

«Если у сотрудника есть несколько неиспользованных отпусков, должна быть выплачена компенсация по каждому из них. Перечисляется и пособие по нетрудоспособности, если гражданин перед смертью находился на больничном, а также зарплата за отработанный период, если она не была выдана»

Кому выплачиваются деньги?

Обратиться за выплатой компенсации могут члены семьи умершего сотрудника, а при отсутствии таковых – иные близкие родственники: братья, сестры, бабушки, дедушки, тети, дяди. Если при жизни им было составлено завещание, согласно которому все денежные средства наследуются конкретным лицом, воля наследодателя должна быть выполнена.

Если наследополучателем является посторонний человек, не проживавший с наследодателем, родственники последнего могут оспорить завещательный документ через суд. Только по решению суда у них возникнет право на получение денежных средств.

Компенсация за неиспользованный отпуск при смерти сотрудника: пошаговая инструкция

Родственники умершего сотрудника должны обратиться не позднее четырех месяцев от даты смерти в бухгалтерию с пакетом документов:

Документ Где выдается
Письменное заявление (два экземпляра) Оформляется непосредственно у руководителя письменно. Установленного образца нет
Свидетельство о смерти Выдается родственникам в ЗАГСе по месту регистрации умершего
Паспорт При достижении определенного возраста граждане получают его в паспортном столе. При отсутствии паспорта допускается предоставление иного удостоверения личности
Справки о родстве Нужны, если в паспорте не указано родство. Можно использовать свидетельство о рождении, справку о составе семьи или выписку из домовой книги

После рассмотрения вышеуказанных материалов финансы должны быть выплачены в недельный срок.

В целом, вся процедура пошагово выглядит так:

  1. Граждане, имеющие право на получение компенсаций за умершего, обращаются к его работодателю с заявлением и документами.
  2. Полученные справки регистрируются, в заявлении ставится отметка о принятии.
  3. Руководитель издает приказ об увольнении сотрудника в связи со смертью.
  4. В бухгалтерии производится расчет выплат.
  5. По итогу заявителю выдаются деньги и справка 2-НДФЛ, отражающая размеры начисленной зарплаты и компенсации за отпуск.

Пример №1: получение компенсации за неиспользованный отпуск

Юдин С.В. ушел на больничный 10.05.2016 года. Позднее ему был поставлен диагноз – онкология, на 01.06.2016 была назначена операция. 10.06.2016 Юдину С.В. стало хуже, ухудшились результаты анализов по неизвестным причинам. 20.06.2016г. он умер. У него осталась жена и дочь. Похороны прошли 21.06.2016 года, а через 2 дня жена обратилась к работодателю умершего мужа с заявлением о выплате пособия на погребение на основании ст. 10 ФЗ «О погребении и похоронном деле», а также подала другое заявление на перечисление компенсации, пособия по нетрудоспособности и зарплаты за отработанный период до ухода на больничный.

25.06.2016 года деньги были выданы супруге наличными. Также она получила пособие за погребение в размере 4 515 руб. 60 коп.

Как получить пособие на погребение?

Родственник или иной законный представитель может истребовать от работодателя умершего человека пособие на погребение.

Для получения денег достаточно двух документов:

  • заявление;
  • справка о смерти.

Если со дня кончины сотрудника не прошло полгода, денежные средства выплачиваются в день обращения его родственников. При пропуске установленного срока право на получение выплат утрачивается, восстановление через суд затруднительно.

Налоги и страховые взносы

Согласно ст. 44 НК РФ, основанием для прекращения обязательств по уплате страховых взносов и налогов является смерть застрахованного лица. Если за ним образовалась задолженность, ее должны оплатить родственники или наследник.

Пример №2: расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Работник умер 10.10.2017 года, свой отпуск он отгулял еще до 15.02.2017. за весь период он отработал 7,24 месяца, это число округляется до восьми. Средний заработок умершего сотрудника составлял 1 000 руб. в день.

По какой формуле рассчитывается компенсация:

Количество дней отпуска: 12 месяцев * на число отработанных месяцев

Количество полагающихся дней * средний заработок = размер выплат.

Как производится расчет в вышеуказанной ситуации:

28:12*8 – 19 календарных дней отпуска, которые «наработал» сотрудник.

19 * 1000 – 19 000 руб. – сумма к выплате. Если бы работник был жив, от этой суммы уплачивались бы страховые взносы и НДФЛ в размере 13%.

Что делать, если за расчетом никто не обращается?

Основанием для назначения выплат родственникам за умершего работника является свидетельство о смерти. Если они не обращаются за деньгами, работодатель ничего не должен предпринимать ввиду отсутствия необходимых документов и заявления.

При пропуске срока обращения (четыре месяца) родственники могут обратиться в суд для его восстановления, но только при наличии уважительных причин, помешавших им получить выплаты вовремя. Сюда относятся тяжелые болезни, пребывание в другом городе или стране по работе, лечение в санатории и пр.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Могут ли получить родственники умершего компенсацию за неотгулянный отпуск, если он был трудоустроен неофициально?

При отсутствии трудового договора права работников существенно ущемляются, и работодатели устанавливают возможность получения различных выплат (больничных, отпускных) на свое усмотрение. Чаще всего сотрудники работают только за зарплату. В случае смерти родственники не могут обращаться за деньгами ввиду отсутствия документального подтверждения трудовых отношений между директором и погибшим.

Вопрос №2. Может ли получить компенсацию супруга умершего работника, если есть свидетельство о браке, но данные о регистрации в паспортах разнятся?

Да, может. Муж или жена являются первоочередными лицами, имеющими право на оформление выплат, при этом адрес регистрации здесь роли не играет.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка №1. В связи со смертью сотрудника и отсутствие необходимости в перечислении страховых взносов данные о нем не нужно предоставлять в ПФР и ФСС.

Документы подаются работодателем в прежнем режиме, и сведения об умершем работнике должны отражаться в нем за период до издания приказа об увольнении.

Ошибка №2. Предоставление заявления о выплате пособий и компенсаций в одном экземпляре.

Близкие люди, обратившиеся к работодателю, должны предоставить два экземпляра заявления: один передается в бухгалтерию, а на втором ставится отметка о принятии и оно остается на руках, чтобы потом можно было доказать факт обращения в организацию.

Заключение

После смерти сотрудника его близкие родственники могут обратиться к работодателю для получения компенсации за неотгулянный отпуск, зарплаты и пособия на погребение. Такие обязательства установлены законодательными актами РФ, на основании которых производится расчет выплат гражданам, уполномоченным на использование денежных средств умершего.

Каждый работник должен получить отпуск, что отражено в законодательстве. Если работник не успевает отгулять отпуск и увольняется, то он может рассчитывать на компенсацию. На получение такой компенсации не влияет основание для увольнения, то есть не должно быть ущемлений при предоставлении и расчете компенсации. Есть еще одна причина, по которой он не смог сходить в отпуск – смерть. В этом случае умерший работник имел право на отпуск, который был бы рассчитан на общих основаниях, но не успел получить его. Поэтому компенсация должна быть рассчитана и выплачена правопреемниками.

Рассмотрим как рассчитать компенсацию умершему работнику.

Нормативное регулирование

ТК РФ отражает необходимость получения компенсации за неиспользованный отпуск, если работник увольняется (ст. 127)

Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 определяет расчет средней заработной платы как основы для расчета отпускных

Правила «Об очередных и дополнительных отпусках» (от 30 апреля 1930 г. N 169) ст. 28-30 используются в рамках, не противоречащих действующему ТК РФ

Основание для начисления компенсации в случае смерти работника

Работодатель вправе выяснить, имеет ли право на получение выплат обратившийся в соответствии с ГПК РФ.

Если суммы не востребованы, то они включаются в состав наследства по истечении 4 месяцев.

Важно! Предоставленное работодателю свидетельство о смерти – основание для прекращения договора с умершим работником.

Порядок расчета компенсации при увольнении

Работодатель по ст. 127 ТК РФ обязан предоставить компенсацию за все не полученные отпуска любому из работников, которые увольняются, также и на основании прекращения действия трудового договора в случае смерти. При прекращении договора для расчета компенсации учитываются все отпуска, которые должны были быть предоставлены за весь период работы в организации, например, работника могли вызвать из отпуска на несколько дней раньше, в последующие годы работник не был в отпуске по причине несвоевременного предоставления заявления на отпуск и т.д., таким образом такие дни будут возмещены.

Если год был отработан не полностью, то рассчитывается доля отпускных дней, приходящихся на каждый месяц работы:

Число дней полагающегося отпуска (28, 31, 35, 42, 56 дней) / 12 месяцев

  • более 15 дней – учитывается как полный месяц
  • менее 15 дней – месяц не засчитывается.

При отпуске, длительностью 28 дней за каждый отработанный месяц:

28 дней / 12 месяцев = 2,33 дня компенсации за отпуск

Это число при расчете компенсации можно оставить с сотыми долями или округлить в пользу работника, например, до 3 дней.

Расчет числа дней для расчета компенсации

Для того, чтобы рассчитать число компенсируемых дней отпуска, необходимо базироваться на таких расчетах:

  1. общий стаж работы в данной организации
  2. число положенных дней оплачиваемого отпуска за весь рассчитанный стаж работы в компании
  3. количество дней, использованных в качестве оплачиваемого отпуска за время работы
  4. разницу между рассчитанным по норме и использованным отпуском

Нужно отметить, что в период отпускного стажа включается время работы, из которого исключаются:

  • административные отпуска сроком более 14 календарных за рабочий год
  • отпуска по уходу за ребенком до 3 лет
  • отсутствия на работе без уважительных причин
  • отстранения от работы по вине работника

Пример расчета компенсируемых дней

Сотрудник трудится в организации с 14 мая 2016 года. Увольняется с 23 августа 2021 года. Продолжительность отпуска в организации по 28 дней. За 2016 год использовано 28 дней, за 2017– 14. При этом работник оформлял административный отпуск по семейным обстоятельствам на 1 месяц (май 2017) и оформлял отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет на срок 3 месяца.

Организация рассчитывает размер компенсации:

  1. общий трудовой стаж в организации – 2 года, 3 месяцев (9 дней не учитываются, так как составляют меньше 15 дней), при этом нужно вычесть отпуск по уходу за ребенком – 3 месяца и число дней административного отпуска, превышающие 14 дней – 17 дней. Так, стаж уменьшается до 2 лет.
  2. общее число дней положенного отпуска за все годы работы – 56 дней
  3. число дней использованного отпуска – 42 дней
  4. разниц между положенным и использованным отпуском – 14 дней

Компенсация должна быть начислена за 14 дней.

Расчет суммы компенсации при увольнении

Получив результат в виде числа дней, подлежащих компенсации, нужно определить среднедневный заработок исходя из порядка расчета среднедневной суммы для расчета отпускных.

Сумма компенсации = среднедневной заработок * количество компенсируемых дней

Среднедневной заработок = сумма выплат заработной платы за расчетный период (предшествующие 12 месяцев) / количество дней расчетного периода (12 месяцев * 29,3), где:

29,3 – среднемесячное число дней, принимаемых для расчета отпускных (не учитывая праздничные дни).

В расчет среднедневного заработка не включаются начисления, которые произведены не за трудовую деятельность: больничные, отпускные, командировки и т.д. И те дни, когда работник получал эти суммы, исключаются из расчетного периода как доля числа эти дней от 29,3.

Пример расчета суммы компенсации

Родственники умершего работника предоставили в отдела кадров свидетельство о смерти от 01 августа 2021 года. Продолжительность отпуска в организации по 28 дней. При увольнении организация обязана рассчитать размер компенсации за 14 дней.

Оклад сотрудника составлял 30000 руб., каждое полугодие начисляется премия по результатам труда в размере оклада. С 08 по 21 января 2021 года работник был в отпуске 14 дней. Заработная плата за январь составила 10000 руб.

Показатель Расчет Сумма
Расчетный период с 01 августа 2017 по 31 июля 2021 года
Общая сумма начислений за расчетный период 30000 * 11 мес. + 30000 * 2 полугодия + 10000 400000 руб.
В январе месяц отработан не полностью (8 дня – 10 календарных), поэтому нужно взять только долю отработанного времени 29,3 * 10 / 31 9,45 дней
Среднедневной заработок составил 400000 руб. / (29,3 * 11 + 9,45) = 400000 руб. / 331,75 1205,73 руб.
Размер компенсации составит 14 дней * 1205,73 руб. 16880,18 руб.

Налогообложение компенсации в случае смерти работника

При прекращении договора в связи со смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), суммы начислений за отработанное время, компенсации, которые должны быть выплачены членам семьи, в связи с наследованием, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

На основании свидетельства о смерти обязанность по уплате НДФЛ со смертью налогоплательщика прекращается.

Также доходы работника – объект обложения страховыми взносами для лиц, подлежащих социальному страхованию в пределах трудовых отношений. Но в случае смерти застрахованное лицо уже отсутствует и при смерти работника выплаты осуществляются члену семьи, не состоящему в трудовых отношениях с этой организацией, поэтому выплаты не облагаются страховыми взносами.

Суммы заработной платы, начисленной за отработанное время, и компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые членам семьи умершего работника организации в связи с наследованием этих сумм, не подлежат обложению НДФЛ.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Е. Попова

Ошибка по расчету выплат умершему сотруднику

Работник долго находился на больничном и в результате тяжелой болезни умер. Нужно ли рассчитать и выплатить больничные родственникам умершего сотрудника?

Работодатель выплачивает родственникам умершего все причитающиеся работнику выплаты. Поэтому и больничный лист, который будет предоставлен родственниками должен быть оплачен.

Помимо этого, нахождение работника на больничном включается в общий стаж и влияет на компенсацию дней отпуска, которые необходимо выплатить родственникам.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Если в организации произошел несчастный случай со смертельным исходом, то какие выплаты осуществляет работодатель?

Ответ: При несчастном случае, повлекшем смерть работника, работодатель производит такие выплаты родственникам умершего:


Сегодня мы с вами поговорим о довольно грустном событии, которое может случиться на любом предприятии. Это смерть сотрудника. В таких случаях важно правильно оформить выплаты умершему, чтобы избежать неприятностей со стороны проверяющих органов. В своей статье я расскажу вам как это сделать.

Процедура совсем несложная, но она требует определенных знаний от работников кадровой службы и бухгалтерии, а также и самого руководителя.

При увольнении умершего сотрудника имеет огромное значение дата. Об этом мы с вами будем далее вести беседу.

Законом чётко указано, что последним рабочим днём является день, предшествующий дню смерти работника.

Выходит, что, если сотрудник умер 6 числа, то для него последним рабочим днем будет считаться 5 число, а дата увольнения приходится на день смерти.

Работодатель оформляет приказ об увольнении на основании свидетельства о смерти, которое принесли родственники умершего.

Ниже составила таблицу с порядком действий в такой ситуации.


Осуществление выплат родственникам умершего сотрудника

Заработную плату, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска, бухгалтер выплачивает родственникам умершего сотрудника или лицам, находившимся на его иждивении, так указано в статье 141 ТК РФ. Если таких претендентов не один, то выдать всю сумму нужно первому обратившемуся.

Обратите внимание, что выплату нужно произвести не позднее 7 дней со дня подачи членом семьи соответствующих документов (ст. 141 Трудового кодекса РФ).

Умершему сотруднику начисляются те же выплаты, что и при обычном увольнении. В это число входят: оклад, больничный лист (если он перед смертью был на б/л), компенсация неиспользованного отпуска, премии и надбавки.

Налогообложение выплат умершему сотруднику

Страховые взносы

Если начисление оплаты труда произошло после даты смерти работника. Выплата этого начисления произведена его родственникам, которые не состоят в трудовых отношениях с данной фирмой.

Обращаю ваше внимание, что данная выплата не облагается страховыми взносами, так как отсутствует застрахованное лицо по обязательному страхованию (Письмо Минфина России от 24.04.2017 № 03-15-06/24374).

Выходит, что после смерти застрахованного лица не может быть реализована цель обязательного страхования, ведь он не может получить пенсионное, медицинское обеспечение и обеспечение по социальному страхованию.

Есть и другой вариант. Заработная плата была начислена до даты смерти работника. Получена она также родственниками умершего. Но такая выплата облагается страховыми взносами, так как начисление произошло в рамках трудовых отношений, когда сотрудник являлся застрахованным лицом (ст. 141 ТК РФ, Письмо Минфина России от 22.08.2017 № 03-15-07/53912, Письмо ФНС России от 01.09.2017 N БС-4-11/17463).

НДФЛ

В налоговом кодексе есть упоминание про обязанность по уплате налога, а именно, что она прекращается со смертью физического лица (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

В пункте 18 статьи 217 Налогового кодекса прописано, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц доходы в денежной и натуральной формах, получаемые от физических лиц в порядке наследования, за исключением вознаграждения, выплачиваемого наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, а также вознаграждения, выплачиваемого наследникам патентообладателей изобретений, полезных моделей, промышленных образцов.

Получается, что с начислений, причитающихся умершему сотруднику и выплаченных его родственникам, НДФЛ не исчисляется и не удерживается (письма Минфина России от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 17.09.2018 № 03-04-05/66356, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142).

Обращаю ваше внимание, что эту выплату не нужно отражать ни в справке 2-НДФЛ ни в расчёте 6-НДФЛ, так как она не облагается НДФЛ.

Пособие по нетрудоспособности

Если сотрудник умер, находясь на больничном листе, работодатель обязан начислить пособие по временной нетрудоспособности, которое выплатит родственникам. С этой суммы НДФЛ также не исчисляется и не удерживается.

В Федеральном законе № 255 от 29.12.2006 есть упоминание о том, что пособия по нетрудоспособности, начисленные, но не полученные в связи со смертью застрахованного лица, выплачиваются его родственникам. В нём также регламентировано, что организация должна начислить пособие даже при смерти работника, если, конечно, представлены все необходимые документы.

В любом случае основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности будет являться лист нетрудоспособности.

Выходит, что застрахованное лицо не может реализовать свое право на получение пособия. Но при всём при этом обязанность выплатить это пособие с работодателя не снимается. Такие выводы опубликованы в письме Минтруда России от 23.06.2015 № 17-3/В-307.

Приведу вам пару примеров для наглядности ситуации

10 числа на предприятии выплачивается заработная плата за предшествующий месяц.

1. Рассмотрим случай смерти сотрудника 5 августа.

а) Заработная плата за июль начислена 31 июля и полностью включается в базу для начисления страховых взносов, так как 31 числа сотрудник был жив и являлся застрахованным лицом (не имеет значения то, что смерть работника наступила ранее срока выплаты заработной платы).

б) А вот суммы, начисленные в окончательный расчет (заработная плата за отработанные в августе дни, компенсация за неиспользованный отпуск и др.) при прекращении трудового договора не подлежат обложению страховыми взносами, так как начислены после даты смерти.

2. Во втором случае рассмотрим дату смерти сотрудника 31 июля.

31 июля производится начисление заработной платы, а также прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника. Поэтому заработная плата за июль, компенсация за неиспользованный отпуск и другие суммы выплат, начисленные в окончательный расчёт, не подлежат обложению страховыми взносами.

Прекращение трудового договора с сотрудником в случае его смерти – довольно простая процедура, практически ничем не отличающаяся от обычного увольнения. Единственное отличие состоит в том, что уволенное лицо не может подписать приказ и прочие документы.

Родственники, обратившиеся за расчётом, расписываются только в получении трудовой книжки, если умерший не отказался от её ведения ранее.


Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

10 июля сотруднику была начислена премия с выплатой ее в аванс 20 июля.

16 июля стало известно, что сотрудник умер.

19 июля родственники умершего обратились в организацию за выплатой причитающихся сумм работнику.

Необходимо оформить выплату родственникам умершего сотрудника.

Законодательство

  1. Родственники умершего сотрудника могут обратиться за выплатой причитающихся сумм в течение 4-х месяцев со дня смерти
  2. Приказ о прекращении трудового договора следует составить в день предоставления родственниками свидетельства о смерти
  3. Дата прекращения трудового договора указывается как дата смерти
  4. Выдача сумм производится в течение недели со дня подачи документов родственниками
  5. Причитающиеся суммы можно выдать наличными или перечислить на указанный родственниками счет

Налогообложение

Налогообложение сумм, причитающихся умершему сотруднику, зависит от того, когда эти доходы были начислены: до или после даты смерти:


Решение задачи

Общая схема решения

Так как премия начислена сотруднику до даты смерти, то она НЕ будет облагаться НДФЛ, но на нее будут начислены взносы. Все остальные суммы, назначенные после даты смерти, ни НДФЛ, ни взносами облагаться не будут.

Рассмотрим два варианта решения поставленной задачи. В первом случае причитающиеся сотруднику суммы (кроме уже начисленной премии) будем рассчитывать через документ Разовое начисление , предварительно настроив виды расчетов, не облагаемые НДФЛ и взносами. Соответственно проводки в бухгалтерской программе будут сформированы по 70 счету и далее «переброшены» с помощью документа Операция на 76 счет. Во втором – положенные сотруднику доходы (кроме уже начисленной премии) будем рассчитывать документом Начисление прочих доходов , настроив необлагаемые НДФЛ и взносами Виды прочих доходов физлиц . В этом случае проводки сразу будут проходить по счету 76.10, кроме премии, которую потребуется «перебросить» c 70 счета на счет 76.10.

Вариант 1

Рассмотрим ситуацию на примере.

  • Оплаты по окладу – 10 000 руб.
  • Компенсация за неиспользованный отпуск -12 062,15 руб.

1. Отнесение Премии, начисленной до даты смерти, к необлагаемой НДФЛ


16 июля 2018 г. когда стало известно, что сотрудник умер, для того, чтобы данных доход убрать из базы для начисления НДФЛ, создадим документ Перенос данных ( Администрирование – Переносы данных ) и по регистру накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ уберем доход по премии, начисленной до даты смерти сотрудника. Для этого сумму премии покажем с «минусом»:


Можно эту же операцию оформить с помощь документа Операция учета НДФЛ ( Налоги и взносы – Операции учета НДФЛ – Операция учета НДФЛ ) и на вкладке Доходы сумму по премии внести с минусом.


Однако в этом случае в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ появляется блок с доходом по премии и нулевой суммой НДФЛ. В данном случае информация по премии может так отражаться в отчете, это не будет ошибкой, но, если требуется, чтобы сумма по премии вообще не отражалась в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ , то следует воспользоваться документом Перенос данных .

2. Предварительный расчет, положенных умершему сотруднику сумм, в документе «Увольнение»

В документе Увольнение в поле Дата укажем дату оформления приказа об увольнения – 19.­07.2018, а Дата увольнения будет соответствовать дате смерти сотрудника – 16.07.2018:


В документе автоматически рассчитываются причитающиеся сотруднику сумму. В нашем примере – это:


Если оставить данные начисления в документе Увольнение , то они будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ, что некорректно. Поэтому запомним получившиеся суммы и пока запишем документ Увольнение .

3. Создание видов расчетов по доходам, начисляемым после смерти сотрудника, не облагаемых НДФЛ и взносами для регистрации их документом «Разовое начисление»

Если требуется разделить выплаты умершему сотруднику по каждой рассчитанной сумме (Оплате по окладу , Компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.), то необходимо будет создать для каждой начисленной суммы свой вид расчета. Тогда их можно будет настроить по разным подпунктам статьи 255 НК ФР, выбрав нужный в параметрах начисления на вкладке Налоги, взносы, бухучет в поле учитывается в расходах на оплату труда по статье .

В нашем случае создадим два вида расчета, которые будут рассчитываться в документе Разовое начисление :

  • Начисление умершему сотруднику (Оплата по окладу)
  • Начисление умершему сотруднику (Компенсация отпуска при увольнении)





В параметрах обоих видов расчетов на вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем что они не облагаются НДФЛ и не являются объектом обложения страховыми взносами:





4. Обнуление доходов в документе «Увольнение» и расчет в нем НДФЛ и взносов с сумм, рассчитанных до смерти сотрудника


Важно именно обнулить суммы, а не удалить их из документа Увольнения . В противном случае плановые начисления сотрудника (в нашем случае это Оплата по окладу ) рассчитаются в документе Начисление зарплаты и взносов .

В документе Премия был рассчитан НДФЛ, но т.к. данных доход мы убрали для целей учета НДФЛ, то в документе Увольнение НДФЛ с премии будет отсторнирован в сумме 390 руб.:


Взносы будут рассчитаны только с премии, начисленной до даты смерти.

  • 3 000 (премия до даты смерти) * 22% = 660 руб.
  • 3 000 (премия до даты смерти) * 5,1% = 153 руб.
  • 3 000 (премия до даты смерти) * 2,9% = 87 руб.
  • 3 000 (премия до даты смерти) * 0,2% = 6 руб.


На вкладке Корректировки выплаты данные необходимо очистить:


5. Создание «Ведомости…» в ЗУП 3 на выплату всех начисленных сумм

Для закрытия взаиморасчетов с сотрудником в ноль, следует создать Ведомость… , в которую подтянуться все не выплаченные суммы:

  • 3 000 (премия до даты смерти) – 390 (НДФЛ с премии до даты смерти) + 10 000 ( Начисление умершему сотруднику (Оплата по окладу) ) + 12 062,15 ( Начисление умершему сотруднику (Компенсация отпуска при увольнении) ) + 390 (пересчитанный НДФЛ с премии до даты смерти) = 25 062,15 руб.


6. Создание «Отражения зарплаты в бухучете» в ЗУП 3


7. Операции по начисленным и выплачиваемым суммам в Бухгалтерии 3

После синхронизации с Бухгалтерией 3 по документу Отражение зарплаты в бухучет появятся проводки:

  • Дт Счет затрат – Кт 70

В нашем примере в качестве Дебетового счета будет проходить 26 счет:



В зависимости от того, каким образом родственники умершего сотрудника хотят получить причитающиеся суммы: наличкой или по безналу, в Бухгалтерии 3 необходимо будет создать документ Выдача наличных ( Банк и касса – Кассовые документы – Выдача наличных ) или Списание с расчетного счета ( Банк и касса – Банковские выписки – Списание с расчетного счета ).

В нашем примере производится выплата через кассу, поэтому оформляем документ Выдача наличных , в котором указываем:


Вариант 2

Рассмотрим ситуацию на примере.

1. Отнесение Премии, начисленной до даты смерти, к необлагаемой НДФЛ


2. Предварительный расчет, положенных умершему сотруднику сумм, в документе «Увольнение»

В документе Увольнение в поле Дата укажем дату оформления приказа об увольнения – 19.­07.2018, а Дата увольнения будет соответствовать дате смерти сотрудника – 16.07.2018:


В документе автоматически рассчитываются причитающиеся сотруднику сумму. В нашем примере – это:


Если оставить данные начисления в документе Увольнение , то они будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ, что некорректно. Поэтому запомним получившиеся суммы и пока запишем документ Увольнение .

3. Начисление сумм умершему сотруднику документом «Начисление прочих доходов»

Для начисления сумм умершему сотруднику будет использовать документ Начисление прочих доходов ( Зарплата – Начисления прочих доходов – Начисление прочих доходов ), чтобы в дальнейшем в бухгалтерской программе в проводке по Кредиту проходил счет 76.10. Предварительно в справочнике Виды прочих доходов физлиц ( Выплаты – Виды прочих доходов физлиц ) создаем новый элемент, в настройках которого указываем, что он не облагается НДФЛ и не является объектом обложения страховыми взносами:



4. Обнуление доходов в документе «Увольнение» и расчет в нем НДФЛ и взносов с сумм, рассчитанных до смерти сотрудника

Возвращаемся в документ Увольнение и обнуляем в нем начисленные суммы.


В документе появляется только НДФЛ и взносы. При этом так как ранее в документе Премия был рассчитан НДФЛ, но этот доход мы убрали для целей учета НДФЛ, то в документе Увольнение НДФЛ с премии будет отсторнирован в сумме 260 руб.:


Взносы будут рассчитаны только с премии, начисленной до даты смерти.

  • 2 000 (премия до даты смерти) * 22% = 440 руб.
  • 2 000 (премия до даты смерти) * 5,1% = 102 руб.
  • 2 000 (премия до даты смерти) * 2,9% = 58 руб.
  • 2 000 (премия до даты смерти) * 0,2% = 4 руб.


На вкладке Корректировка выплаты данные необходимо очистить.


5. Создание «Ведомости…» в ЗУП 3 на выплату только премии

Суммы по документу Начисление прочих доходов не отражаются в зарплатных отчетах и не увеличивают задолженность организации перед сотрудником. Поэтому для того, чтобы закрыть взаиморасчеты с работником в ноль, следует создать Ведомость… , в которую подтянется только не выплаченная сумма по премии:

  • 2 000 (премия до даты смерти) – 260 (НДФЛ с премии до даты смерти) + 260 (пересчитанный НДФЛ с премии до даты смерти) = 2 000 руб.


6. Создание «Отражения зарплаты в бухучете» в ЗУП 3


7. Операции по начисленным и выплачиваемым суммам в Бухгалтерии 3

После синхронизации с Бухгалтерией 3 по документу Отражение зарплаты в бухучете появятся проводки:




В зависимости от того, каким образом родственники умершего сотрудника хотят получить причитающиеся суммы: наличкой или по безналу, в Бухгалтерии 3 необходимо будет создать документ Выдача наличных ( Банк и касса – Кассовые документы – Выдача наличных ) или Списание с расчетного счета ( Банк и касса – Банковские выписки – Списание с расчетного счета ).

В нашем примере производится выплата через кассу, поэтому оформляем документ Выдача наличных , в котором указываем:

  • Вид операции , как Выплата сотруднику по договору подряда . Именно при этом Виде операции в проводке в Дебете счета будет указан счет 76.10
  • Сумму – 43 271,98 (41 271,98 руб. (выплаты, начисленные после смерти сотрудника + 2 000 руб. (премия))



Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    Минфин России в Письме от 12.04.2018 N 03-15-06/24316 разъяснил нюансы..Добрый день . Организация заключает с физическими лицами гражданско-правовые договоры.Добрый день, Зарплата и управление персоналом (базовая), редакция 3.1 (3.1.13.188).

Карточка публикации

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Все комментарии (5)

Есть еще 3 вариант, но он не всем приемлем.
Создать несколько основных ВР с настройкой вытеснения на пример Оплату по окладу по дням, будет вытеснять оплату по окладу умершего. В формуле нужно задать * на показатель Умерший сотрудник. Показатель настроить через шаблон. Вводить как умерший = 1.

Оплату по окладу по дням, будет вытеснять оплата по окладу умершего.*

Нам все это нужно было из-за проводок.

Мы решили создать отдельные виды начислений не облагаемые НДФЛ и взносами. И через разовые начисления рассчитываем суммы. Документ увольнения обнуляем. Так хотя бы по своду видно что облагается, а что нет для проверки правильности начисления стр взносов.

Спасибо большое за подробные разъяснения. Если можно, уточнение от экспертов. У нас были начислены отпускные, выплачены, НДФЛ удержан. И в первый день отпуска сотрудник умирает. Документ отпуск исправили на количество дней 1. Затем документ увольнение, в котором уже НДФЛ и взносы не начисляются. Но теперь есть излишне удержанный НДФЛ за отпуск. Выплата будет производиться родственникам. Период в котором начислены суммы закрыт. Как поступить в таком случае?

В случае смерти сотрудника трудовой договор считается автоматически расторгнутым, а все причитающиеся ему деньги вправе получить его родственники не позднее недельного срока после обращения. Сюда относится и компенсация за неиспользованный отпуск: по закону она вместе с зарплатой за отработанные дни выдается родным на руки или перечисляется на банковский счет, если данная просьба указана в заявлении.

Законодательство

Выплата компенсаций за неотгулянный отпуск регулируется положениями ТК и ГК РФ:

Статья Пояснение
ст. 141 ГК РФ Не полученная работником зарплата в случае его смерти выдается родственникам или лицу, у которого он находился на иждивении, не позднее недели со дня подачи руководителю заявления и соответствующих документов
ст. 1183 ГК РФ Правом на получение невыплаченных сумм (зарплат и иных выплат) обладают проживавшие с сотрудником члены семьи и нетрудоспособные лица вне зависимости от того, жили ли они с ним, или нет. Срок обращения за выплатами составляет 4 месяца с момента смерти
ст. 2 СК РФ Членами семьи считаются родители, дети, супруги, а в некоторых случаях – братья, сестры, бабушки, дедушки, внуки, отчимы, мачехи, падчерицы
Письмо Минфина России от 10 июня 2015 г. № 03-04-05/33652 Доходы, полученные умершим работником при жизни, не подлежат налогообложению. Страховые взносы за него также не уплачиваются
ст. 5.27 КоАП РФ Частичная или полная невыплата зарплаты, если нарушение не содержит признаков уголовно наказуемого деяния, чревато привлечением к административной ответственности. Штраф для должностных лиц – до 20 000 руб., для ИП – до 5 000 руб., для юридических лиц – до 50 000 руб.

«Если у сотрудника есть несколько неиспользованных отпусков, должна быть выплачена компенсация по каждому из них. Перечисляется и пособие по нетрудоспособности, если гражданин перед смертью находился на больничном, а также зарплата за отработанный период, если она не была выдана»

Кому выплачиваются деньги?

Обратиться за выплатой компенсации могут члены семьи умершего сотрудника, а при отсутствии таковых – иные близкие родственники: братья, сестры, бабушки, дедушки, тети, дяди. Если при жизни им было составлено завещание, согласно которому все денежные средства наследуются конкретным лицом, воля наследодателя должна быть выполнена.

Если наследополучателем является посторонний человек, не проживавший с наследодателем, родственники последнего могут оспорить завещательный документ через суд. Только по решению суда у них возникнет право на получение денежных средств.

Компенсация за неиспользованный отпуск при смерти сотрудника: пошаговая инструкция

Родственники умершего сотрудника должны обратиться не позднее четырех месяцев от даты смерти в бухгалтерию с пакетом документов:

Документ Где выдается
Письменное заявление (два экземпляра) Оформляется непосредственно у руководителя письменно. Установленного образца нет
Свидетельство о смерти Выдается родственникам в ЗАГСе по месту регистрации умершего
Паспорт При достижении определенного возраста граждане получают его в паспортном столе. При отсутствии паспорта допускается предоставление иного удостоверения личности
Справки о родстве Нужны, если в паспорте не указано родство. Можно использовать свидетельство о рождении, справку о составе семьи или выписку из домовой книги

После рассмотрения вышеуказанных материалов финансы должны быть выплачены в недельный срок.

В целом, вся процедура пошагово выглядит так:

  1. Граждане, имеющие право на получение компенсаций за умершего, обращаются к его работодателю с заявлением и документами.
  2. Полученные справки регистрируются, в заявлении ставится отметка о принятии.
  3. Руководитель издает приказ об увольнении сотрудника в связи со смертью.
  4. В бухгалтерии производится расчет выплат.
  5. По итогу заявителю выдаются деньги и справка 2-НДФЛ, отражающая размеры начисленной зарплаты и компенсации за отпуск.

Пример №1: получение компенсации за неиспользованный отпуск

Юдин С.В. ушел на больничный 10.05.2016 года. Позднее ему был поставлен диагноз – онкология, на 01.06.2016 была назначена операция. 10.06.2016 Юдину С.В. стало хуже, ухудшились результаты анализов по неизвестным причинам. 20.06.2016г. он умер. У него осталась жена и дочь. Похороны прошли 21.06.2016 года, а через 2 дня жена обратилась к работодателю умершего мужа с заявлением о выплате пособия на погребение на основании ст. 10 ФЗ «О погребении и похоронном деле», а также подала другое заявление на перечисление компенсации, пособия по нетрудоспособности и зарплаты за отработанный период до ухода на больничный.

25.06.2016 года деньги были выданы супруге наличными. Также она получила пособие за погребение в размере 4 515 руб. 60 коп.

Как получить пособие на погребение?

Родственник или иной законный представитель может истребовать от работодателя умершего человека пособие на погребение.

Для получения денег достаточно двух документов:

  • заявление;
  • справка о смерти.

Если со дня кончины сотрудника не прошло полгода, денежные средства выплачиваются в день обращения его родственников. При пропуске установленного срока право на получение выплат утрачивается, восстановление через суд затруднительно.

Налоги и страховые взносы

Согласно ст. 44 НК РФ, основанием для прекращения обязательств по уплате страховых взносов и налогов является смерть застрахованного лица. Если за ним образовалась задолженность, ее должны оплатить родственники или наследник.

Пример №2: расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Работник умер 10.10.2017 года, свой отпуск он отгулял еще до 15.02.2017. за весь период он отработал 7,24 месяца, это число округляется до восьми. Средний заработок умершего сотрудника составлял 1 000 руб. в день.

По какой формуле рассчитывается компенсация:

Количество дней отпуска: 12 месяцев * на число отработанных месяцев

Количество полагающихся дней * средний заработок = размер выплат.

Как производится расчет в вышеуказанной ситуации:

28:12*8 – 19 календарных дней отпуска, которые «наработал» сотрудник.

19 * 1000 – 19 000 руб. – сумма к выплате. Если бы работник был жив, от этой суммы уплачивались бы страховые взносы и НДФЛ в размере 13%.

Что делать, если за расчетом никто не обращается?

Основанием для назначения выплат родственникам за умершего работника является свидетельство о смерти. Если они не обращаются за деньгами, работодатель ничего не должен предпринимать ввиду отсутствия необходимых документов и заявления.

При пропуске срока обращения (четыре месяца) родственники могут обратиться в суд для его восстановления, но только при наличии уважительных причин, помешавших им получить выплаты вовремя. Сюда относятся тяжелые болезни, пребывание в другом городе или стране по работе, лечение в санатории и пр.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Могут ли получить родственники умершего компенсацию за неотгулянный отпуск, если он был трудоустроен неофициально?

При отсутствии трудового договора права работников существенно ущемляются, и работодатели устанавливают возможность получения различных выплат (больничных, отпускных) на свое усмотрение. Чаще всего сотрудники работают только за зарплату. В случае смерти родственники не могут обращаться за деньгами ввиду отсутствия документального подтверждения трудовых отношений между директором и погибшим.

Вопрос №2. Может ли получить компенсацию супруга умершего работника, если есть свидетельство о браке, но данные о регистрации в паспортах разнятся?

Да, может. Муж или жена являются первоочередными лицами, имеющими право на оформление выплат, при этом адрес регистрации здесь роли не играет.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка №1. В связи со смертью сотрудника и отсутствие необходимости в перечислении страховых взносов данные о нем не нужно предоставлять в ПФР и ФСС.

Документы подаются работодателем в прежнем режиме, и сведения об умершем работнике должны отражаться в нем за период до издания приказа об увольнении.

Ошибка №2. Предоставление заявления о выплате пособий и компенсаций в одном экземпляре.

Близкие люди, обратившиеся к работодателю, должны предоставить два экземпляра заявления: один передается в бухгалтерию, а на втором ставится отметка о принятии и оно остается на руках, чтобы потом можно было доказать факт обращения в организацию.

Заключение

После смерти сотрудника его близкие родственники могут обратиться к работодателю для получения компенсации за неотгулянный отпуск, зарплаты и пособия на погребение. Такие обязательства установлены законодательными актами РФ, на основании которых производится расчет выплат гражданам, уполномоченным на использование денежных средств умершего.

Читайте также: