Кто может проверить расчет отпускных

Опубликовано: 22.04.2024

Каждый год отправляйте сотрудников по трудовому договору в оплачиваемый отпуск на 28 дней. В это время они получают не обычную зарплату, а отпускные. Вот, как посчитать дни отпуска и сумму отпускных.

Калькулятор отпускных

Как пользоваться калькулятором?

  1. Укажите даты начала и окончания отпуска. Первую возьмите из заявления сотрудника, вторую подберите сами. Убедитесь, что количество дней отпуска совпадает с количеством из заявления. Праздничные дни не учитываются как отпускные, поэтому отпуск по календарю может оказаться длиннее.
  2. Расчётный период определится автоматически. Добавьте периоды исключений, если они есть — это отпуска, больничные, командировки или пропуск работы по другим причинам. Если в расчётный период вы массово повышали оклад всем сотрудникам организации или подразделения, поставьте галочку. Она не нужна, если увеличивали зарплату только одному или нескольким сотрудникам.
  3. Перейдите на следующий шаг и укажите выплаты сотруднику за период расчёта. Это зарплата с надбавками и премии, которые учитываются по правилам из пункта 15 Постановления Правительства. Не учитывайте отпускные, больничные, командировочные и другие выплаты по среднему заработку, а также материальную помощь и компенсацию расходов на питание.
  4. На последнем шаге посмотрите сумму отпускных и НДФЛ.
    Статья о том, какими документами оформить отпуск

Формула расчёта

Вручную отпускные считаются по формуле:

Отпускные = Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок = База для отпускных / Количество отработанных дней за расчётный период

Количество дней отпуска

Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен сотруднику за каждый отработанный им рабочий год (отпускной стаж).

Отсчёт отпускного стажа начинается с даты приема сотрудника на работу. Как правило, до отпуска ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. Но по просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

В отпускной стаж включается все время, когда за сотрудником сохранялось место работы (должность), в том числе выходные и праздничные дни, дни отпуска, больничного и т п.

В стаж для отпуска не включается время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе время отстранения сотрудника от работы по его вине, а также время отпусков по уходу за ребенком и отпусков без сохранения зарплаты свыше 14 дней за год. Дни, исключаемые из отпускного стажа, сдвигают окончание рабочего года сотрудника.

Количество дней отпуска за неполный рабочий год рассчитывается по формуле::

Количетво дней отпуска, положенных работнику за полный год / 12 месяцев х Количество отработанных месяцев.

Отработанные месяцы считаются так же, как и рабочий год, со дня приема на работу.

Не полностью отработанные месяцы учитываются следующим образом:

  • месяц засчитывается как полностью отработанный, если работник отработал половину месяца или больше
  • месяц не учитывается в расчете, если работник отработал меньше половины месяца.

Если у сотрудника накопились дни отпуска за прошлый год, можете предоставлять их как угодно — по частям или соединить с отпуском за текущий год.

Неполный рабочий день на расчёт отпускного стажа никак не влияет.

Пример:
Даша принята на работу 2 июля 2020 года. Поскольку к моменту начала отпуска 12 мая 2021 года рабочий год отработан Дашей неполностью, посчитаем количество дней отпуска за неполный рабочий год:

  • месяцы с июля по декабрь 2020 года и с января по апрель 2021 года отработаны полностью, всего 10
  • май 2021 года отработан не полностью, меньше половины месяца, его не учитываем.

Даша полностью отработала 10 месяцев, за полный год ей были бы положены 28 дней отпуска, значит, за неполный: 28/12 х 10 = 23.

Расчётный период

Это 12 календарных месяцев перед отпуском. Он зависит от того, когда фактически начнется отпуск работника. Не важно, за какой период (рабочий год) он предоставлен. Если 12 месяцев сотрудником еще не отработано, то расчетный период — время, в течение которого он трудоустроен у вас.

Если сотрудник берёт отпуск с 14 мая 2021 года, то период расчёта — с 1 мая 2020 по 30 апреля 2021 года.

Если весь расчётный период выпадает на декрет или отпуск по уходу за ребёнком, замените его на предыдущие 12 месяцев. Если расчётный период приходится на декрет частично, ничего не меняйте.

Количество отработанных дней в расчётном периоде — все рабочие, выходные и праздничные дни, пока с работником действовал трудовой договор. Исключите командировки, отпуска, больничные или пропуск работы по другим причинам.

Количество дней в месяце, который отработан полностью, всегда одинаковое — 29,3.

Дни в не полностью отработанном месяце посчитайте по формуле:

Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце х 29,3.

Отработанными днями считаются даже выходные и праздники. Не учитывайте только те, которые выпадают на периоды исключений.

Пример:
Даша собирается в отпуск 12 мая 2021 года. В течение расчётного периода с 1 мая по 30 апреля были периоды исключений:

  • командировка — с 6 по 11 июня,
  • ежегодный оплачиваемый отпуск — с 14 по 25 августа.

Даша полностью отработала 10 месяцев. Количество дней = 29,3 х 10 = 293 дня.

Посчитаем количество дней в июне и августе, которые Даша отработала не полностью.

  • В июне = 24/30 х 29,3 = 23,44
  • В августе = 19/31 х 29,3 = 17,96

Отработанные дни за расчётный период: 293 + 23,44 + 17,96 = 334,4

Средний дневной заработок

Посчитаем его по формуле:

Выплаты в расчётном периоде / Количество отработанных дней за это же время.

Учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами, а премии — по правилам из пункта 15 Постановления Правительства.

Не учитывайте отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, которые считаются по среднему заработку, материальную помощь, компенсацию расходов на питание.

Если в расчётном периоде вы массово повышали оклады в организации, филиале или подразделении, проиндексируйте средний заработок работника по правилам из пункта 16 Положения.

Полученную сумму выплат разделите на количество отработанных дней.

О расчете среднего дневного заработка есть отдельная статья.

Даша получала 40 тысяч рублей в месяц в течение всего расчётного периода.

База для отпускных за расчётный период = 40 000 х 12 = 480 тысяч.

Средний дневной заработок = 480 тысяч / 334,4 = 1435,41 рублей.

Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество дней отпуска = 1435,41 х 17 = 24 401,97.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Бусыгина Ю. О.

За 9 лет Контур.Школа ответила на сотни вопросов про расчет отпускных. Каждый год мы проводим вебинары и курсы и знаем, что нужно бухгалтеру по этой теме. В этой статье вы найдете порядок расчета отпускных по шагам, онлайн-калькулятор, практические примеры и видеосовет из одного из наших полезных вебинаров.

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники организации. В общем случае его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922). То есть выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.

Нельзя включать в расчет отпускных:

  • гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);
  • компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);
  • выплаты социального характера (например, материальную помощь).

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в феврале 2020 года, то расчетным периодом будет период с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть случаи, которые будут отличаться от стандартных. Например, в 12 предшествующих событию месяцах у работника не было фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Как быть в данном случае? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).

Пример

Ложкина Вера уходит в отпуск в феврале 2020 года. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. В это время Ложкина находилась в отпуске по уходу за ребенком. А в период с 1 февраля 2018 г. по 31 января 2019 г. (предшествующий периоду с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г.) она работала и получала зарплату. В таком случае средний заработок для отпускных можно рассчитать исходя из этого периода.

Также бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. В таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Постановления 922).

Пример

Вилкин Павел уходит в отпуск с 11 февраля 2020 г. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. Вилкин в этот период не работал в данной организации. Его приняли на работу 3 февраля 2020 г. В таком случае расчетным будет период с 3 февраля 2020 г. по 10 февраля 2020 г.

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда расчетный период полностью отработан

Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2020 г. Расчетный период: с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2019 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата, исходя из оклада, в размере 30 000 рублей. Отпускные, которые начислил бухгалтер, составят: (30 000 руб. * 12 мес.) / 12/29,3 * 9 = 9 215,02 руб.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда весь расчетный период не отработан

Гришин Виктор работает в ООО «Астра». В июле 2020 г. он уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад работника — 20 000 руб. В августе 2019 г. Гришин был на больничном 4 дня, и за этот месяц ему была начислена зарплата в размере 16 190,48 руб. Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:

  1. Определяем состав выплат, которые следует включить в расчет среднего заработка: 20 000 * 11 + 16 190,48 = 236 190,48 руб.
  2. Определяем количество дней, которые следует включить в расчет среднего заработка: (29,3 * 11) + (29,3/31 * (31-4)) = 322,3 + 25,52 = 347,82 дня.
  3. Рассчитываем средний дневной заработок% 236 190,48/347,82 = 679,06 руб.
  4. Рассчитываем начисленную сумму отпускных: 679,06 * 14 = 9506,83 руб.

В конце статьи есть шпаргалка

Помните, что ежегодный отпуск можно делить на части. В таком случае при предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период будет определяться каждый раз заново. Например, работник в 2019 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 г., а для отпуска в октябре расчетный период будет другим: с 1 октября 2018 г. по 30 сентября 2019 г.

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске. Например, руководитель подписал приказ 17 июня 2019 г., а отпуск работника начнется только 4 июля. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Главное, чтобы отпускные были выплачены в строго установленные сроки.

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных и будет являться датой получения дохода в целях НДФЛ. Перечислить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Например, отпускные работнику выплачены 22 июля 2019 г. Значит, перечислить НДФЛ в бюджет следует в период с 22 июля по 31 июля 2019 года включительно.

Страховые взносы с отпускных

Начисляют за тот же месяц, в котором начислены (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Например, отпускные начислены работнику 19 июля 2019 г., выплачены 22 июля, а в отпуск работник уходит с 25 июля 2019 г. В такой ситуации начислить страховые взносы следует 19 июля 2019 г.

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). Если отпускные начислены в июле, то перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2019 г. включительно.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

  • работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
  • работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска. Например, срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. В таком случае работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. При этом порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях

Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С данной работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб. Отпускные в таком случае будут рассчитаны следующим образом:

  1. Определяем количество дней, исходя из которых будут рассчитаны отпускные. Из количества календарных дней в сентябре вычитаются выходные дни по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 – 4 = 26 дней.
  2. Определяем средний дневной заработок. Для этого начисленные за сентябрь выплаты следует разделить на количество рабочих дней в сентябре по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 000 руб. / 26 дней = 1153,85 руб.
  3. Определяем сумму отпускных. Для этого средний дневной заработок умножается количество дней отпуска. Так как договор заключен был только на один месяц, то отпускные, которые полагаются Синициной Анне, составили два рабочих дня. 1153,85 * 2 дня = 2 307,69 руб.

Выводы к статье:

  • Выплаты, включаемые в расчет отпускных, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу, то есть должны являться заработной платой.
  • В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
  • Если работнику отпуск предоставляется по частям, то для каждой части расчетный период будет определяться заново.
  • Работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, и работникам, принятым для выполнения сезонных работ, отпуск предоставляется в рабочих днях.
  • Средний заработок для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется по тем же правилам, что и для основного.

Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.

Калькулятор расчета отпускных

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Работодатели, в том числе и ИП, должны предоставлять отпуск своим сотрудникам, работающим по трудовому договору. Эта обязанность установлена Трудовым кодексом РФ. За ее невыполнение инспекторы по труду могут оштрафовать организацию от 30 000 до 50 000 руб., а должностных лиц на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЕЖЕГОДНЫХ ОТПУСКОВ

Порядок оформления отпусков и расчет сумм отпускных в 2017 году не изменился:

ПАМЯТКА: Несмотря на то, что существовал законопроект об изменении порядка выплаты отпускных, пока он не принят. Поэтому при выплате необходимо руководствоваться ст. 136 ТК РФ и письмами Минтруда

КАК РАССЧИТАТЬ ОТПУСКНЫЕ РАБОТНИКУ

Для этого нужно определить продолжительность расчетного периода, заработок сотрудника за расчетный период, средний дневной заработок (СДЗ) и итоговую сумму отпускных согласно статье 139 ТК РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней зарплаты, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24.12. 2007 №922.

Для отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск СДЗ рассчитывают за 12 календарных месяцев. В ситуации, когда расчетный период отработан полностью, начисленную заработную плату, включая все предусмотренные в организации выплаты, нужно разделить на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Особенности расчета отпускных сумм, если расчетный период отработан не полностью, установлены Положением №922.

ПАМЯТКА: Расчетный период для отпускных равен 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск

ОШИБКИ В РАСЧЕТЕ ОТПУСКНЫХ

Распространенные ошибки в налоговом учете:

1. Организация учла отпускные в месяце выдачи. Отпускные нужно включать в расходы в том месяце, к которому относится отпуск. Например, если выдача отпускных произошла в конце июня, а отпуск начинается с 1 июля (начало 3-го квартала), оплату отпуска нужно учесть в июльских расходах.

2. Работнику выдали лишние отпускные. Во-первых, их нужно исключить из расходов. Во-вторых, установить причину переплаты (неправильно определили отпускной стаж, включили в средний заработок лишние выплаты). Переплата удерживается только с письменного согласия отпускника.

ПАМЯТКА: Удержать излишне выплаченные отпускные можно в одном случае – если ошибка возникла из-за «арифметики». Это установлено ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Есть и письмо Роструда от 01.10.2012 №1286-6-1.

3. Работник отгулял отпуск авансом. Это позволяет сделать норма ч. 2,4 ст. 122 ТК РФ. При увольнении организация вправе удержать лишние отпускные, но не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Оставшийся долг работник может вернуть только добровольно. Удержанные суммы следует включить в доходы. А оставшийся долг включает ся в доходы либо на день, когда работник вернул их добровольно, либо в день увольнения, независимо от того, воз- вращены деньги или нет. Рекомендации были даны Минфином России.

4. В расчете отпускных учтено вознаграждение по договору подряда. Эта выплата не входит в оплату труда организации (п. 2 Положения №922).

5. Произведен пересчет зарплаты за неполное рабочее время на полное. В результате сумма отпускных завышается. Если сотрудник в расчетном периоде работал в режиме неполного рабочего дня, то при расчете отпускных зарплата учитывается «по факту». Пересчитывать учитываемые выплаты не нужно (п.12 Положения №922).

6. В расчете учтена индексация зарплаты одному сотруднику. При расчете отпускных сумм учитывается индексация зарплаты, если она касается всех работников организации или подразделения (п. 16 Положения №922). Повышение зарплаты одному сотруднику не учитывается.

7. Произведена доплата отпускных с учетом квартальной премии, которую начислили после отпуска. Отпускные пересчитывают и доплачивают, только если сотруднику начислили годовую премию за прошлый год, например, в 2017 году за 2016 год (п. 15 Положения №922). Квартальные премии, начисленные в пределах расчетного периода учитываются при расчете отпускных. Если квартальную премию начислили после отпуска или до ухода в отпуск, но после окончания расчетного периода, отпускные не пересчитывают и не доплачивают (п. 15 Положения № 922).

8. Переходящие отпускные признаны в месяце начисления. Мнение Минфина России не изменилось (письмо от 25.10.2016 №03-03-06/2/62147). Если отпуск начался в одном квартале и закончится в следующем, необходимо разделить общую сумму отпускных между периодами пропорционально дням отдыха. В расходы включить ту сумму, которая относится к этому кварталу.

ПАМЯТКА: У ФНС России противоположное мнение. Она не против признавать расходы по переходящему отпуску единовременно в месяце, когда организация начислила отпускные (письмо от 06.03.2015 №7-3-04/614). Это единственное письмо ФНС не включила в перечень разъяснений на своем сайте, которые обязательны для налоговиков на местах. Разъяснения Минфина и ФНС противоречивы. Поэтому следует прописать выбранный вариант в учетной политике для целей налогообложения. Однако риски сохраняются

9. Страховые взносы с переходящих отпускных распределили между месяцами. Страховые взносы с переходящих отпускных не нужно распределять между кварталами, на которые пришелся отпуск. Сумму взносов следует учесть в налоговых расходах на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

– Нужно ли включать в продолжительность отпуска нерабочие праздничные дни?

Нет, не нужно. Рассчитывая продолжительность отпуска, из расчета исключайте нерабочие праздничные дни: и федеральные (прописаны в статье 112 ТК РФ), и региональные.

– Какова продолжительность ежегодного основного отпуска внешнего совместителя?

28 календарных дней. Несмотря на то, что внешние совместители трудятся неполный рабочий день, отпуск они могут брать на общих основаниях.

– Когда работник уходит в отпуск, обязательно ли оформлять совмещение для его должности? Если работодатель не доплачивает, является ли это нарушением?

На время нахождения работника в отпуске совмещение допускается с письменного согласия другого работника. Обязательно оформляется приказ, в котором указать, какая работа выполняется на условиях совмещения, ее продолжительность и размер доплат за совмещение. Отсутствие доплаты является нарушением.

– Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?

При увольнении. Если же сотрудник продолжает работать, то заменить компенсацией разрешено ту часть, которая превышает 28 календарных дней – это дополнительный или удлиненный отпуск (ст. 126 ТК РФ). Например, работникам, занятым на вредных производствах, с ненормированным рабочим днем и др (ст. 116 ТК РФ).

– Выплачивать ли компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении за период, когда сотрудник болел?

Да. В стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним по закону сохранялось место.

– Можно ли уволить сотрудника во время отпуска по его инициативе?

Да, можно. Сотрудник вправе уволиться по собственному желанию и в период отсутствия на работе. Например, находясь в отпуске или на больничном.

– Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет сам предприниматель?

Нет. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть только у наемных работников (ст. 114 ТК РФ). ИП в трудовых отношениях не состоит. Поэтому оформлять себе отпуск и начислять отпускные не нужно.

Другие материалы автора:

Отчетность за I полугодие 2017 года:
не допускаем ошибок

Несмотря на переменчивость погоды, в июле начинается очередная отчетная компания. Увеличились риски по допущению ошибок и при расчете налогов, и при заполнении деклараций и расчетов. Отчетности меньше не стало, как пыталась убедить ФНС. Представляем ответы на вопросы, возникающие в практике.

Дробление бизнеса:
на что обратить внимание

Из-за использования компаниями схем с дроблением бизнеса в ходе налоговых проверок организациям доначисляют налог на прибыль, НДС, штрафы, пени. Вменяют в вину и незаконное применение спецрежимов. Количество налоговых споров и судов ежегодно растет. «Размежевание» бизнеса – это потребность или незаконная схема?

Налоговое администрирование
в 2017 году:
о чем следует знать бизнесу

Год 2017 - революционный и юбилейный. Радостных новостей в экономике немало. Но если оценивать принимаемые законы, касающиеся бизнеса, и их количество, то здесь ситуация не всегда радостная. Государство считает, что для наведения порядка следует установить тотальный контроль над каждым шагом бизнеса, с ужесточением наказаний.

Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан выплатить отпускные. Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше отпускных.

Общая формула расчета

Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.

Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.

Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.

100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 рубля

А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход и пропущенные дни.

Общая формула расчета отпускных выглядит так:

Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска

Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:

Вычислить доход за расчетный период

При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу — оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.

Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда премию зачтут только за февраль и март.

Но в доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.

Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает «зарплату в конверте», отпускные могут рассчитывать только от официальной части дохода.

Рассчитать, сколько дней отработано

При расчете учитывают время фактической работы, выходные, праздники или дни, которые работник взял за свой счет, если их было не больше 14. Дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие этот лимит, в расчет не включаются. Если работника незаконно отстранили от работы или уволили, но потом восстановили, дни вынужденного прогула также входят в стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В отработанные дни не входит время, когда вы не работали — как с сохранением зарплаты, так и без оплаты: были в отпуске, в том числе по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, получали пособие по беременности и родам или отсутствовали на работе без уважительных причин.

Количество отработанных дней = 29,3 х Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью

Коэффициент 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью находят так:

(Общее количество дней в месяце — количество неотработанных дней) / Общее количество дней в месяце х 29,3

Николай собирается в отпуск с 1 августа на 28 дней. За последний год он уходил на недельный больничный в апреле и в оплачиваемый отпуск на 28 дней в сентябре.

Николай отработал 10 полных месяцев.

Количество полных месяцев: 10

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью:

сентябрь: (30 − 28) / 30 × 29,3 = 1,95

апрель: (30 − 7) / 30 × 29,3 = 22,46

Количество отработанных дней = 10 месяцев х 29,3 + 1,95 + 22,46 = 317 дней

Рассчитать среднедневной заработок и отпускные

Среднедневной заработок = Доход за расчетный период / Количество отработанных дней

За год без учета больничных Николай заработал 1 млн рублей.

Среднедневной заработок = 1 000 000 Р / 317 дней = 3155 Р

Отпускные = 3155 Р × 28 дней = 88 340 Р

Отпускные, как и другие доходы, облагаются налогом в размере 13%.

Официальные праздники — 1—8 января , 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября — не учитываются и не оплачиваются. Например, если сотрудник взял отпуск на 14 дней с 1 июня, 12 июня считать не нужно, а выйти на работу можно 16 числа.

Если случай более сложный, например, человек болел в праздничные дни или во время отпуска, или не знает, как учесть доход, лучше поискать подходящие формулы и калькуляторы в интернете. Или довериться отделу кадров и бухгалтерии.

Как путешествовать во время пандемии

Что делать, чтобы отпускные были больше

Отпускные начисляются не так, как зарплата. Зарплата одинакова в любом месяце: за январь и июль сотрудник зарабатывает одну и ту же сумму. Но чем меньше в месяце рабочих дней, тем дороже стоит каждый из них. Поэтому отпуск в такие месяцы брать невыгодно.

Если хотите, чтобы отпускные были больше, следуйте главному правилу — уходите в отпуск в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней. Например, в 2019 году это апрель, июль, август, октябрь и ноябрь. Чтобы рассчитать все точнее — можно заглянуть в производственный календарь.

А вот официальные праздники, наоборот, лучше не захватывать — они хоть и увеличивают продолжительность отдыха, но зато не включаются в число календарных дней отпуска, а следовательно, не оплачиваются. Если берете отпуск в январе, потеряете 10—20% дохода.

Сравним отпуска в 21 день в январе и июле. Если взять отпуск с 9 по 29 января, фактически будете отдыхать целый месяц с 1 по 29 января, и у вас еще останется про запас неделя отпуска. При зарплате 50 000 Р без учета пропущенных дней получите отпускных примерно 35 826 Р + зарплату за два отработанных дня 5 882 Р . Итого 41 708 Р .

Среднедневной заработок = 50 000 / 29,3 = 1706 Р

Отпускные = 1706 Р × 21 = 35 826 Р

Зарплата за 2 отработанных дня = Оклад / Количество рабочих дней × Количество отработанных дней = 50 000 Р / 17 × 2 = 5882 Р

Если возьмете отпуск с 9 по 29 июля, сумма отпускных составит те же 35 826 Р , но вдобавок вы еще получите зарплату за семь отработанных дней с начала июля — 15 909 Р . Итого 51 735 Р . Это на 1735 Р больше зарплаты и на 10 027 Р больше дохода за январь, если бы вы предпочли отдохнуть в нем — 20% разницы. Правда, если взять отпуск в январе, то и отдыхать за счет праздников вы будете дольше.

Но есть один период, когда вы можете и получить хорошие отпускные, и много отдохнуть — это конец декабря.

Если возьмете отпуск в июне на 14 дней с 1 по 14, то при зарплате в 50 000 Р получите 23 890 Р отпускных и 28 571 Р зарплаты. Итого 52 461 Р .

Если возьмете отпуск на 8 дней с 24 по 31 декабря, получите отпускных 13 651 Р и зарплату 38 095 Р . Итого 51 746 Р . Но при этом у вас впереди будут еще новогодние каникулы.

У большинства профессий отпуск составляет 28 дней, которые можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 дней, а остальные вы можете отгулять хоть по одному дню — если договоритесь с работодателем.

Правда Минтруд хотя и не запрещает напрямую так сильно дробить оставшуюся часть отпуска, все же рекомендует отказаться от чрезмерного деления отпуска на части. Потому что в этом случае работник не сможет воспользоваться отдыхом и восстановить свою трудоспособность.

Дробление отпуска в зависимости от выходных и рабочих дней тоже может повлиять на общую сумму, которую получите, но разница будет незначительная.

Дробить отпуск можете как вы, так и работодатель, только руководству для этого нужно ваше согласие, а вам его — нет. «Дробление» отпуска в зависимости от выходных и рабочих дней тоже может повлиять на общую сумму, которую получите, но разница будет незначительная.

Дробя отпуск, можно получать удобные для себя сочетания отпуска и выходных. Например, оформить отпуск с понедельника по пятницу — тогда будете отдыхать целую неделю, но сэкономите два дня. Если сделать так еще раз, у вас будет уже четыре «сэкономленных» дня — почти рабочая неделя. Если присоединить их к выходным, сможете отдыхать шесть дней. Минус — в этом случае выходные не оплачивают. Их оплатят, только если отпуск захватит выходные — то есть будет с понедельника по воскресенье.


Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:

  • определить продолжительность отпуска;
  • рассчитать средний дневной заработок.

Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат

  • заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  • заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
  • выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

  • суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
  • стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
  • стоимость санаторно-курортного лечения.

Пример 1

Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.).

Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.).

Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 - 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.)

Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете

  • имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
  • получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).

Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.).

Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))

Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)

Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 - 17 201,24)

Пример 3

Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.

Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Пример 4

При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:

Читайте также: