Кто подписывает документы если главный бухгалтер в декретном отпуске

Опубликовано: 17.09.2024

Какими видами отпусков может воспользоваться главбух

Главный бухгалтер — фигура достаточно значимая для любого экономического субъекта. Он не только организует процесс формирования данных бухгалтерского, налогового, управленческого учета и контролирует создание всех видов отчетности, основанной на этих данных, но и:

взаимодействует с налоговыми органами;
задействован в процедурах аналитического характера;
участвует в принятии экономически значимых управленческих решений;
отвечает за оформление достаточно широкого перечня документов, ставя на них свою подпись.

То есть длительное отсутствие главбуха на работе является весьма нежелательным. Вместе с тем он, как и все прочие работники экономического субъекта, согласно нормам ТК РФ имеет право на все виды законодательно предусмотренных отпусков. К таким отпускам, в частности, относятся:

очередной, предоставляемый ежегодно;
дополнительный, который для главбуха обычно предусматривают в качестве компенсации за ненормированный рабочий день;
за свой счет;
учебный;
по беременности и родам;
по уходу за ребенком.

И в силу этого главный бухгалтер может не появляться на работе в течение достаточно продолжительного времени. Конечно, руководитель бухгалтерии периоды своих отпусков старается планировать, приурочивая их к временным промежуткам, не совпадающим с подготовкой отчетности, налоговыми проверками и иными важными моментами, требующими непосредственного его участия в процессе. В т. ч. им широко применяется дробление очередного отпуска на части, что допускает ст. 125 ТК РФ. Однако, несмотря на меры, призванные уменьшить необходимость обязательного присутствия, практически всегда уход главбуха в отпуск требует решения вопроса о том, кто будет выполнять его функции.

Какие меры по возложению функционала главного бухгалтера предлагают предпринять эксперты? Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно узнайте о нюансах организации работы предприятия во время отпуска главбуха.

Способы, применяемые при передаче функций главбуха

Вопрос о том, каким окажется объем этих функций и кому их выполнение будет поручено, зависит от таких параметров, как:

масштаб конкретного экономического субъекта, определяющий общее число работников бухгалтерии и наличие у главного бухгалтера заместителя (заместителей);
длительность периода отсутствия руководителя бухгалтерии, что приобретает особую значимость при оформлении им имеющих существенную протяженность отпусков, связанных с рождением ребенка и уходом за ним;
перечень конкретных функций, которые потребуют выполнения в период отсутствия главбуха.

Когда у главного бухгалтера есть заместитель, в его должностные функции обычно включается обязанность замещения руководителя на время его отсутствия. Если заместитель единственный, то уход главного бухгалтера в отпуск даже не потребует оформления особого организационно-распорядительного документа для определения лица, выполняющего функции главбуха. Это лицо возникнет автоматически. Если заместителей несколько, то необходимо составить приказ о назначении конкретного лица из их числа. Никаких доплат замещение в такой ситуации не требует, т. к. подразумевается, что исполнение функций главного бухгалтера изначально учтено в окладе, который установлен заместителю.

Когда бухгалтерия небольшая и заместителя нет, для выполнения функций главбуха (в т. ч. частичных) может быть назначено лицо из числа владеющих вопросами, близкими к сфере, курируемой этим специалистом (рядовых бухгалтеров, экономистов или финансистов). Поскольку подобное назначение не освобождает выбранную для такой цели кандидатуру от исполнения ее основных обязанностей, возложение на работника дополнительных функций следует оформить как совмещение должностей с доплатой за возникшую дополнительную нагрузку.

Если отсутствие главного бухгалтера обещает быть длительным, то на этот период можно принять на работу специалиста с подходящей квалификацией со стороны или временно перевести на соответствующую должность способного выполнять такие функции работника из своего штата.

Особое значение процедура такой замены имеет для ПАО, организаций страхования, внебюджетных и негосударственных пенсионных фондов, структур инвестиционного характера, субъектов, чьи ценные бумаги имеют хождение на организованных рынках этих активов, т. к. к главбуху перечисленных лиц предъявляются определенные требования в части образования и стажа работы (п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Временно переведенный на другую должность работник от выполнения своих прежних обязанностей на время перевода освобождается, а зарплату ему будут начислять в соответствии с занимаемой должностью. Сопровождается такой перевод оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору.

Главбух в отпуске - кто подписывает документы за него

К решению вопроса о предоставлении права подписи за временно отсутствующего главного бухгалтера приходится прибегать не всегда. Это происходит, например, в ситуациях, когда:

выполняющий его функции заместитель изначально даже в периоды присутствия главбуха подписывает документы наравне с ним;
за время отсутствия руководителя бухгалтерии будут оформляться только те документы, подписание которых за главного бухгалтера всегда осуществляет другой специалист, которому делегировано такое право вне зависимости от того, присутствует ли главбух на работе (например, документы, сопровождающие отгрузку, — накладная (акт) и счет-фактура, или документы, не требующие подписи главного бухгалтера).

Если кроме самого главбуха создаваемые экономическим субъектом документы в силу существующего порядка не могут подписываться более никем, на время отсутствия этого лица право подписи придется предоставлять кому-то другому. Чаще всего таким лицом становится человек, который будет:

исполнять функции главбуха в силу совмещения их с основными обязанностями;
принят или переведен на должность главного бухгалтера временно на период отсутствия основного работника.

Однако не запрещается делегировать право подписи и иному лицу (не тому, которое выполняет все прочие функции руководителя бухгалтерии). В т. ч. подписывать документы за отсутствующего главного бухгалтера может руководитель экономического субъекта.

ВНИМАНИЕ! Отпуск бухгалтера может стать причиной для переноса сроков представления документов по проверке от ФНС.

Делегирование права подписи сопровождается оформлением доверенности, выдаваемой от имени экономического субъекта выбранному для этого лицу (кроме руководителя этого субъекта), и организационно-распорядительного документа.

Нередко вместо «живой» подписи главбуха компании ставят факсимиле. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте на каких документах факсимильную подпись ставить запрещено.

Итоги

Подпись главного бухгалтера предусматривается на многих документах, оформляемых экономическим субъектом. В периоды отсутствия руководителя бухгалтерии, который наравне с прочими работниками вправе воспользоваться всеми видами предоставляемых отпусков, наличие его подписи также остается востребованным. В такой ситуации подписывать документы могут те лица, у которых право подписи изначально имеется наравне с главным бухгалтером, или те, кому оно делегировано на период отсутствия этого специалиста на работе.

Обычно с хорошим бухгалтером расстаются неохотно, даже если он уходит в декретный отпуск. Да и сама женщина переживает, что потеряет профессиональную хватку, ухаживая за ребёнком. Как не забыть все тонкости бухучёта в декрете? Размышляем на важную тему со специалистами, которые успешно совмещают карьеру и материнство.

Бухгалтерам повезло

Выход на работу после декретного отпуска – огромный стресс для женщины. По данным Forbes,только 15% сотрудниц спокойно вливаются в бизнес-процессы компании после долгого перерыва. Погрузившись в долгожданное материнство с головой, многие женщины забывают, что когда-то им не было равных в бухучёте. Спустя три года профессионального бездействия сотрудница выходит на работу с заниженной самооценкой и чувством неуверенности в себе. Всё это время она прекрасно справлялась с любыми трудностями материнства, но не следила за изменениями в законодательстве, не развивалась как специалист.

Профессионализм, как и фигура, нуждается в постоянных тренировках. Совмещать материнство и работу в декрете возможно, уверены эксперты. В особенности повезло бухгалтерам. Люди, которые выбрали эту профессию, обычно чрезвычайно усидчивы, трудолюбивы, многозадачны, педантичны и внимательны. Если они справлялись с огромным объёмом работы в период отчётности, то смогут найти время для тренировки навыков и в декрете – ведь это нужно им самим.

Комментирует Анна Зырянова, сооснователь проекта SelfMama, преподаватель в ВШЭ и РАНХиГС, мама трёх детей. В 2008-2010 годах вошла в ТОП-100 HR-директоров России:

«Время отпуска по уходу за ребенком можно и нужно проводить с пользой, ведь всем нам потом так или иначе продолжать карьерный путь, а три года профессионального бездействия не пройдут бесследно. Хорошая новость – не обязательно терять квалификацию. Можно пойти учиться, освоить новую профессию, стать фрилансером, начать волонтёрскую деятельность. Сейчас много возможностей для онлайн-образования, которое идеально сочетается с графиком молодой мамы. На многих платформах есть различные курсы в том числе по экономике, бухгалтерскому учёту, предпринимательству. Можно также найти удалённую или проектную занятость, чтобы “оставаться на плаву”».

Если вы понимаете, что любите свою работу, не оставляйте её во время декрета. Стремительно развиваются технологии, появляются новые тренды. Нагнать упущенное за три года будет почти невозможно.

Уходя в декретный отпуск, обговорите с работодателем возможность удалённой подработки. В таком подходе есть и финансовая выгода – внештатным бухгалтерам в среднем платят больше половины заработной платы бухгалтера в штате. А в семье с ребёнком лишние деньги никогда не помешают.

Если вы понимаете, что любите свою работу, не оставляйте её во время декрета.

Но работа бухгалтером на дому подойдёт не всем. Одни с удовольствием планируют день, успевая и с домашними делами, и с работой. А другие испытывают стресс, потому что не могут быть хорошей матерью и сотрудником одновременно. Для такой категории женщин достаточно саморазвития: повышайте квалификацию, читайте, подпишитесь на соцсети ведущих специалистов вашей сферы. А если всё-таки решите работать дома, то организуйте себе мини-офис. Потребуется хороший компьютер, быстрый интернет, сканер, место для хранения документов.

Комментирует Лидия Чуприс, экономист, финансовый директор SelfMama и мама двоих детей:

«Декретный отпуск – отличная возможность посмотреть на свою работу шире. Во-первых, можно оценить, приносит ли эта работа удовольствие и стоит ли она того, ведь всегда есть альтернативная стоимость в виде времени, проведённого с семьей. Во-вторых, появляется возможность расширить горизонты и попробовать что-то новое в своей области. Можно затронуть какие-то смежные вопросы – управленческий учёт, МСФО, управление проектами, – изучить их и сделать своим конкурентным преимуществом.

Конечно, на всё нужно время. С маленькими детьми его вечно не хватает, тем не менее, мне кажется, что молодые мамы – это самые мотивированные и собранные ученики. Мне в своё время очень помог метод маленьких шагов. Делите задачи на маленькие шажки и каждому присваивайте контекст – ситуацию, когда вы можете это осуществить. Некоторые дела, которые требуют концентрации, можно сделать, только когда ребенок спит. А другие, например, прослушать аудиокнигу или вебинар – когда ребенок засыпает у вас на руках или играет в песочнице. И так шаг за шагом к цели движешься гораздо быстрее».

Делите задачи на маленькие шажки и каждому присваивайте контекст – ситуацию, когда вы можете это осуществить.

В заключение приведём несколько рекомендаций для бухгалтеров в декретном отпуске:

Один час в день выделяйте на новости законодательства и бухучёта
Интенсивно работайте, пока ребёнок спит
Используйте декретный отпуск для повышения квалификации
Найдите подруг-бухгалтеров в декрете, чтобы мотивировать друг друга и обсуждать профессиональные вопросы во время прогулок
По возможности делегируйте часть бытовых задач

Вопреки всем стереотипам, женщина после декретного отпуска гораздо профессиональнее. Заботясь о малыше, она справлялась с серьёзными физическими и психологическими нагрузками, выполняла несколько дел одновременно, была начеку каждую минуту. Материнство научило её многозадачности, выдержке, ответственности, творческому подходу к решению проблем. Согласно международным исследованиям мозга, после декрета у женщин развивается мощный эмоциональный интеллект. Главное преимущество женщины, которая выходит на работу после декрета – это горящие глаза. Вы обязательно справитесь и вольётесь снова, а работодатель, несомненно, оценит вашу организованность и тайм-менеджмент.

Прежде всего отметим, что ведение бухгалтерского учета юридическим лицом организуется его руководителем (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)). При этом руководитель обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Помимо этого руководитель организации, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель организации, относящейся к субъектам среднего предпринимательства (за исключением той, которая не может в соответствии с ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ применять упрощенные способы ведения бухгалтерской отчетности), может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Из буквального толкования приведенных норм следует, что руководитель организации, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета либо является субъектом среднего предпринимательства, которому не запрещено применять указанные способы, должен избрать лишь одну из названных в законе форм ведения бухгалтерского учета:

либо заключить договор на оказание соответствующих услуг с третьим лицом,
либо возложить ведение учета на должностное лицо организации,
либо вести его самому.

Иными словами, при наличии в штатном расписании организации должности главного бухгалтера, на которого в соответствии с решением руководителя и должностными инструкциями возложено ведение бухгалтерского учета, такой учет должен вестись именно сотрудником, занимающим указанную должность.

Вместе с тем в законе не раскрывается, каким способом руководитель организации может принять на себя ведение бухгалтерского учета. Поэтому мы полагаем, что руководитель организации, в штатном расписании которой имеется должность главного бухгалтера, временно отсутствующего в связи с нахождением в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, вправе принять на себя его обязанности путем совмещения должностей. Ведь такой руководитель также является работником организации (ч. 6 ст. 11, ст. 273 ТК РФ) и на него распространяются общие положения трудового законодательства, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Под совмещением должностей в ст. 60.2 ТК РФ понимается исполнение работником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Согласно ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Размер доплаты за выполнение дополнительной работы устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом ее содержания и (или) объема (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Поэтому для правильного оформления дополнительной работы необходимо составить два кадровых документа:

приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы;
соглашение сторон трудового договора.

Унифицированной формы приказа о поручении дополнительной работы не существует. Работодатель издает его в произвольной форме. В приказе указываются вид дополнительной работы (исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором); срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу; содержание дополнительной работы и ее объем. На приказе работник обязательно ставит отметку о своем согласии с поручением.

В соглашении сторон решается вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительных обязанностей. Такое соглашение действует либо до окончания срока, на который дополнительная работа была поручена, либо до момента досрочного прекращения дополнительной работы по инициативе одной из сторон.

Следует иметь в виду, что соглашение о совмещении не является дополнительным соглашением к трудовому договору, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Работник остается на прежней должности.

В заключение отметим, что если в рассматриваемом случае руководитель организации не вправе согласно нормам Закона № 402-ФЗ принимать на себя ведение бухгалтерского учета, то оформлять совмещение должностей руководителя и главного бухгалтера неправомерно. В этой ситуации на место временно отсутствующего главного бухгалтера следует принять сотрудника по срочному трудовому договору (ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

Когда руководству компании становится известно, что главный бухгалтер уходит в декрет, оно вынуждено решать сразу несколько серьезных вопросов:

кого назначить исполняющим обязанности;
как передавать дела;
кому передать право подписи;
каким образом оформить нового сотрудника на период отсутствия главбуха и т. д.

Постараемся дать вам информацию, способную упростить поиск решения проблем, которые испытывает компания при таких обстоятельствах.

Навигация по статье

Что делать, если главный бухгалтер уходит в декрет?

Чтобы не оказалось, что главный бухгалтер ушел в декретный отпуск, а работать некому, подписывать документы никто не имеет права, необходимо:

Заранее утвердить порядок передачи дел, прописав регламент в приказе или ином локальном документе.
Подобрать и нанять сотрудника на временно освободившуюся должность. Заключить с ним срочный трудовой договор. В таком документе не проставляется точная дата, а оговаривается, что он заключен до окончания декретного отпуска предыдущего главбуха. Если не удается найти нового штатного сотрудника вовремя или это нецелесообразно, можно обратиться в аутсорсинговую фирму.
Если уходящая сотрудница готова продолжить трудовую деятельность удаленно и компанию такой вариант устраивает, следует оговорить объем работы, размер и схему оплаты.
Максимально удачный для фирмы вариант, когда главбух остается работать, а муж или другой родственник готов посидеть с ребенком в декрете. Поэтому стоит постараться уговорить сотрудницу именно на такое решение проблемы.

Когда следует сообщить руководству, что главный бухгалтер уходит в декрет?

На онлайн-форумах нередко встречается вопрос, который задает главный бухгалтер: она уходит в декрет и не знает, когда сообщить об этом начальству. Ответить однозначно нельзя, так как законом предупреждение в определенный срок не оговорено. Уходящей сотруднице стоит учесть, что быстро замену подобрать сложно, нового человека понадобится ввести в курс дела, передать документацию. Если не сделать все разумно, потом ей же самой придется решать массу проблем. Многие советуют сообщать руководству о приближающемся декрете примерно на четвертом месяце беременности — с планами женщина уже определилась, времени подобрать замену еще достаточно.

Если единственный главный бухгалтер уходит в декрет…

Если уходит единственный сотрудник бухгалтерии, надо либо найти замену и передать дела, либо обратиться к аутсорсеру, что гораздо проще.

Пустить ситуацию на самотек не получится: директор компании несет персональную ответственность за ведение бухучета, сдачу отчетности и своевременную уплату налогов. Если руководитель компетентен в бухгалтерской сфере, он может приказом возложить обязанности главбуха на себя.

Если главный бухгалтер уходит в декрет, на кого возлагаются его обязанности?

Пока сотрудница будет в отпуске по уходу за ребенком, главным бухгалтером может быть:

ее заместитель;
рядовой бухгалтер с достаточным уровнем компетенций, если заместителя в штате нет.

Исполнение обязанностей оформляется приказом директора, в документе прописываются объем работы, сроки замещения, размер доплаты. Замещать главбуха одновременно 2 человека не могут.

Кто может подписывать документы вместо главбуха, пока он в декретном отпуске?

Подписывать документы может руководитель компании или сотрудник, который замещает главбуха, если приказом ему делегированы такие полномочия.

Обратите внимание: директор может передать исполняющему обязанности главбуха право подписи только документов определенной категории, например, счетов-фактур. При этом права подписывать другие документы у временного сотрудника не будет.

Как оформить декретный отпуск бухгалтеру?

Отпуск по уходу за ребенком (главного бухгалтера или другого специалиста — не важно) оформляется в соответствии с ТК РФ. Для получения так называемого декрета необходимо письменное заявление сотрудницы. Единственное условие — своевременная передача дел.

Работаю в ООО. Директор неделю назад уволился. Через месяц я должна уйти в отпуск по беременности и получить соответствующую выплату (которую выплачивает ФСС). Но нужна подпись директора. Новый директор не назначен. Доверенного лица нет. Как мне быть в таком случае? Как получить мои выплаты и подписать заявление об отпуске по беременности?

Согласно ст. 20 Трудового кодекса РФ работодатель – юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами.

Руководство текущей деятельностью ООО осуществляется его единоличным исполнительным органом или единоличным и коллегиальным исполнительным органом общества. Исполнительные органы общества образовываются и избираются по решению общего собрания участников общества (п. 4 ст. 32, п. 2 ст. 33, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Единоличный исполнительный орган ООО (например, генеральный директор, президент) избирается общим собранием участников общества или назначается решением совета директоров (наблюдательного совета) общества, если данный вопрос отнесен к его компетенции уставом общества. Это следует из содержания п. 1 ст. 40, пп. 4 п. 2 ст. 33, пп. 2 п. 2.1 ст. 32 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Избранный руководитель вправе выступать от имени работодателя с момента принятия соответствующего решения уполномоченным органом (решение ВАС РФ от 29.05.2006 № 2817/06).

Прекращение полномочий исполнительных органов ООО, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю отнесено к компетенции общего собрания частников ООО, если уставом ООО решение указанных вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) ООО.

Таким образом, как прекращение полномочий действующего директора ООО, так и избрание нового отнесено к компетенции высших органов управления ООО. При этом законодательно не предусмотрено обязанности избрания нового директора ООО одновременно с прекращением полномочий прежнего, а также обязанности возложения на единственного участника общества обязанности принять на себя текущее руководство ООО. Данный вопрос находится в компетенции высших органов управления.

Вместе с тем в случае, если полномочия работодателя переданы директором иному сотруднику ООО, например, на основании доверенности, то такая доверенность будет действительна и после увольнения директора.

Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, установлены приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее – Порядок).

Согласно Порядку работающим женщинам пособие по беременности и родам назначается и выплачивается по месту работы.

Перечень случаев, когда выплата работающим женщинам производится территориальными органами социальной защиты населения (при невозможности осуществления выплаты работодателем), определен в ч. 4 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Рассматриваемый случай к таковым не относится.

Основанием для назначения и выплаты пособия по беременности и родам работающей женщине является предоставление работодателю листка нетрудоспособности (пп. «а» п. 16 Порядка), пособие выплачивается за счет средств Фонда социального страхования РФ.

С учетом изложенного автору вопроса с целью оформления отпуска по беременности и родам, а также получения соответствующей выплаты необходимо предоставить в организацию, в которой она работает, все необходимые документы. Принимая во внимание, что деятельность ООО без единоличного исполнительного органа представляется затруднительной, отсутствие избранного в установленном порядке директора в настоящее время является временной ситуацией.

Читайте также: