Сколько хранятся уведомления об отпуске

Опубликовано: 17.09.2024

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст.

3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

Штраф за несвоевременную выплату отпускных
Что делать с неиспользованным отпуском
Что делать, если работодатель не платит отпускные
Через сколько после трудоустройства положен отпуск
Учитывается ли декретный отпуск при начислении пенсии
Учет компенсации за неиспользованный отпуск
Увольнение в отпуске по беременности и родам

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

наименование организации (в полном виде)
наименование структурного подразделения (в полном виде)
номер дела (в соответствии с номенклатурой)
заголовок дела
срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

только оформленные и исполненные документы
один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Уведомление об отпуске по графику — образец

Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Это важно знать: Денежная компенсация за неиспользованный отпуск военнослужащим (военному)

Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

На титульном листе отражается такая информация: наименование организации, оформившей документ; название документа; даты начала и окончания журнала.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности .

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Сколько хранить уведомление о начале отпуска.

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха.

Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.
— в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в .

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Пример: По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В.

Уведомление о начале отпуска (образец) — за сколько дней, обязательно ли

Ежегодно сотрудник любой организации должен уходить в заслуженный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством.

О сроках предстоящего отдыха наниматель должен известить своего работника своевременно, предоставив письменное уведомление.

Уведомление следует составлять когда: График составляется наперед, в установленном предприятием порядке.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

Это важно знать: Заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск: образец 2021 года

законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Уведомление работника об отпуске

В уведомлении указываются:

подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
должность и Ф.И.О. работника;
общее количество дней отпуска;
дата начала и окончания отпуска;
название, дата, номер документа;
должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см.

Уведомление об отпуске по графику (образец) скачать можно Также читайте:

Подписывайтесь на наш канал в

Журнал регистрации приказов на отпуск

— применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск

регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения
5 лет
. например:

О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
О предоставлении учебного отпуска
и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет

. регистрируются отдельно (например, в
Журнале регистрации приказов по личному составу
). К таким приказам относятся:

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

– подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения,
регистрация
прежде всего
придает юридическую силу документу
. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков

установлен срок хранения
3 года
. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск

НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Уведомление о начале отпуска.

Сколько хранить уведомление о начале отпуска

Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания.

Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта. В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику.

Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха.

Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры.

Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков.

Только потом в документе меняются даты.

Обязательно ли писать уведомление на отпуск.

Работник не имеет права отказаться от установленного ему законного отдыха.

Здесь отражён ключевой момент, который касается порядка информирования человека об уходе в отпуск: работодатель обязан предупредить сотрудника о том, что он направляется в очередной отпуск. И делать это нужно минимум за 2 недели до его начала.

При проведении информирования наниматель должен опираться на составленный в предшествующем году график отпусков.

Правила оформления уведомления об отпуске

Все наемные работники по закону имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Есть и другие виды освобождения от труда на несколько дней.

Какие есть обязанности у предприятия перед рабочим по предоставлению отпускных дней?

Об этом и пойдет речь далее. Содержание

Хранение уведомления
Понятие и виды отпуска.

Законодательная база вопроса

Порядок составления
Об отмене дополнительного отпуска
Содержание данного документа
В каких случаях оно применяется
Генерального директора
При отзыве из отпуска
Особенности уведомления различных видов сотрудников Совместителей
Генерального директора

При отзыве из отпуска

Понятие и виды отпуска.

Уведомление об отпуске по графику

Как заполнить и вручить извещение, всегда ли требуется такой документ, какая ответственность предусмотрена за его отсутствие.

В статье — бланк и заполненный образец. Скачайте документ по теме: Используйте образец от эксперта Если сотрудник уходит в отпуск по графику, о дате начала отдыха его нужно предварительно уведомить. Уведомление, образец скачать можно ниже, не имеет унифицированной формы.

Возможно, поэтому некоторые организации предпочитают устно известить своих сотрудников, а в некоторых случаях и вовсе забывают это сделать.

Такой подход часто приводит к нежелательным последствиям.

Письмо уведомление об отпуске.

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска? Характеристика и сфера применения

Обязательное страхование пассажиров Горизонтальная дорожная разметка для дополнительного информирования водителей Что ожидать от новых поправок к закону «о безопасности дорожного движения» иностранным гражданам Какие предоставляют льготы чернобыльцам Равнозначная дорога — это Нужна ли страховка при купле продаже Все наемные работники по закону имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Есть и другие виды освобождения от труда на несколько дней.

Какие есть обязанности у предприятия перед рабочим по предоставлению отпускных дней?

Об этом и пойдет речь далее. Определенный период времени, когда работник может не посещать рабочее учреждение для выполнения своих производственных обязанностей при сохранении за ним его должности, называют отпуском.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Уведомление о начале отпуска

Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

данные об отправителе (предприятии-работодателе);
данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) 2 такой вид документа, как уведомление, встречается:

в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
унифицированной системе отчетно-статистической документации.

И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.

Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.

См. статью «Как кадровиков привлекают к матответственности за ошибки в работе» в № 7' 2020

В каких случаях составлять уведомления

В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).

Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ

Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.

Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.

Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ

только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).

См. статью «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» в № 8' 2018

Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).

Форма уведомления

Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.

В состав обязательных реквизитов уведомления входят:

наименование организации – автора документа;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись уполномоченного лица работодателя.

Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 3 .

Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).

Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).

Пример 1. Виза согласования

Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)

Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)

Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.

С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).

Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»

Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.

Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.

Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.

Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока

Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников

См. статью «Уведомление о сокращении: формулировки, которые помогут в споре с работником» в № 10' 2019

Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.

Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.

Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.

Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.

См. статью «Сроки уведомления в трудовых отношениях» в № 4' 2015

В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.

Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.

Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.

Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.

Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.

Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:

Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)

Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.

Как направлять / вручать уведомление

Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.

В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).

Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.

Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.

Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику

Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника

Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.

См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» в № 9' 2016

Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.

В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.

Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Как и сколько хранить уведомления

Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.

См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8' 2020

Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г. 4 , а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.

Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.

В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.

Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

В каких случаях формируется документ

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

данные об отправителе (предприятии-работодателе);
данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

Читайте также: