Выплатили аванс а работник ушел в отпуск без содержания что делать с ндфл

Опубликовано: 15.04.2024

- Налоговый агент (российская организация или индивидуальный предприниматель), исполняя возложенные на него Налоговым кодексом обязанности по исчислению и перечислению в бюджетную систему РФ НДФЛ, должен руководствоваться следующим. При определении налоговой базы учитываются все полученные налогоплательщиком доходы (п. 1 ст. 210 НК РФ). Другими словами, налоговый агент обязан сформировать налоговую базу и исчислить соответствующую сумму НДФЛ на каждую дату получения физическим лицом дохода, источником которого он (агент) является.

Далее налоговый агент обязан (п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ) удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате в денежной форме и перечислить удержанную сумму НДФЛ в бюджетную систему РФ не позднее:

- дня получения в банке денежных средств на выплату дохода из кассы организации;

Фото: depositphotos.com

- дня перечисления денежных средств на расчетный счет налогоплательщика в банке;

- дня, следующего за днем выплаты дохода физическому лицу из кассы организации, если денежные средства в кассе - это выручка организации.

Таким образом, основными являются: дата получения дохода (она же дата формирования налоговой базы и исчисления НДФЛ) и дата выплаты дохода в денежной форме (она же дата удержания и перечисления суммы налога в бюджетную систему РФ).

Особые правила установлены только для дохода в виде заработной платы работника - лица, с которым заключен трудовой договор: датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислена оплата труда (п. 2 ст. 223 НК РФ). Это обусловлено следующим.

Заработная плата рассчитывается пропорционально фактически отработанному работником в течение календарного месяца времени, указанному в табеле. Как правило, табель учета рабочего времени оформляется ("закрывается") ответственным за его ведение лицом один раз - в последний день месяца. Именно на момент закрытия табеля бухгалтер должен начислить работнику заработную плату за прошедший месяц, т.е. сформировать обязательство работодателя перед работником. На эту же дату - последний день месяца, за который начисляется заработная плата, формируется обязательство работника перед бюджетом - исчисляется сумма НДФЛ.

Таким образом, налоговый агент производит исчисление НДФЛ со всей суммы заработной платы один раз - в последний день месяца, за который начислена оплата труда и также однократно удерживает налог - при фактической выплате заработной платы за вторую половину месяца (письма минфина от 10.07.2014 N 03-04-06/33737 и др.).

В то же время ст. 136 Трудового кодекса РФ требует от работодателя выплаты заработной платы работникам не реже чем каждые полмесяца, что приводит к следующему: оплата труда за первую половину месяца не может быть начислена, поскольку табель учета рабочего времени еще не "закрыт". Таким образом, за первую половину месяца производится выплата не начисленной заработной платы, а как правило, фиксированной суммы, называемой "авансом".

Поскольку день выплаты аванса по заработной плате предшествует дате получения дохода, установленной п. 2 ст. 223 НК РФ, налоговая база по НДФЛ не может быть сформирована, а значит, не производится исчисление налога. При этом особые правила обусловлены не названием выплаты - "аванс", а только тем, что соответствующая сумма выплачивается без начисления в силу требований ст. 136 ТК РФ, не исполнить которые работодатель не имеет права.

Если же авансом называется иная сумма, выплачиваемая, например, исполнителю в рамках договора гражданско-правового характера, то она считается полученной в день фактической выплаты из кассы или в день перечисления денежных средств на расчетный счет исполнителя в банке (п. 1 ст. 223 НК РФ). Именно в этот день налоговый агент (заказчик) обязан произвести исчисление, удержание и перечисление НДФЛ с данной выплаты в бюджетную систему РФ (письмо минфина от 28.08.2014 N 03-04-06/43135).

При этом не имеет значения факт и объем выполнения работ (оказания услуг) по договору, наличие подписанного акта сдачи-приемки работы и любые другие условия. Более того, в соответствии с п. 2 ст. 711 ГК РФ подрядчик (исполнитель по договору подряда) не имеет права требовать выплаты ему аванса, если договором не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или ее отдельных этапов. Другими словами, в отличие от работодателя, обязанного производить выплату заработной платы до фактического ее начисления, заказчик по договору гражданско-правового характера вправе изначально не предусматривать возможности авансовых выплат при заключении договора.

Если предусмотренная договором гражданско-правового характера работа не выполнена и исполнитель возвращает заказчику полученный ранее аванс, то производится возврат суммы НДФЛ исчисленной, удержанной из суммы аванса и перечисленной в бюджетную систему РФ. В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. Возврат указанной суммы производится за счет сумм НДФЛ, удержанных налоговым агентом из доходов других налогоплательщиков (например, работников организации) и подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ, в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке. Обращаться в налоговый орган за разрешением произвести указанный возврат налоговый агент не должен.

- Всегда ли работодатель должен удерживать НДФЛ с суммы прощенного долга работнику?


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации участились случаи, когда работникам предоставляется отпуск авансом, поле чего они увольняются.
Как производить удержания? Возможно ли перед предоставлением отпуска авансом брать с работника письменное согласие, что при увольнении работника из выплачиваемых ему сумм работодатель может произвести удержание за все неотработанные дни отпуска? Если нет, то как отказать работнику в предоставлении отпуска по графику авансом?


По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В данном случае работодатель не вправе удержать свыше 20% заработной платы, причитающейся работнику. Соглашение или другой документ, в котором будет зафиксировано обязательство работника вернуть работодателю остальную часть задолженности по отпускным, не имеет смысла, так как правовых последствий такой документ нести не может.
Работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком.

Обоснование позиции:
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). При этом закон не допускает возможности предоставлять ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме отпуска за работу во вредных или опасных условиях) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 23.06.2006 N 947-6). Поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудник, отгулявший отпуск, увольняется до того, как приобрел необходимый для такого отпуска стаж.
Работодатель вправе произвести удержание при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 части первой ст. 77 или п. 1, 2 или 4 части первой ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ (абзац пятый части второй ст. 137 ТК РФ).
Как мы поняли из вопроса, в приведенной ситуации основание увольнения работников к таким основаниям не относятся. Значит, при расторжении договора работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска.
Есть мнение, что установленные ст. 138 ТК РФ ограничения удержания из заработной платы работника применяются при каждой ее выплате, т.е. при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы, а не в случае окончательного расчета между работником и работодателем в связи с прекращением трудовых отношений. Таким образом, сумма, которую работодатель вправе удержать с работника за неотработанные дни отпуска при увольнении, ограничена только самой суммой выплат при увольнении (смотрите, например, определение Верховного Суда Республики Хакасия от 16.10.2018 N 33-2690/2018, определения Нижегородского облсуда от 05.06.2018 N 33-6524/2018, Волгоградского облсуда от 26.04.2018 N 33-6322/2018, Верховного Суда Республики Крым от 29.03.2017 N 33-2022/2017, Суда ЯНАО от 16.03.2017 N 33-569/2017, Курганского облсуда от 21.02.2017 N 33-698/2017, Верховного Суда Республики Мордовия от 26.07.2016 N 33-1776/2016, решения Воронежского облсуда от 10.01.2017 N 21-24/2017, Тамбовского облсуда от 19.10.2016 N 7-423/2016).
Мы же придерживаемся позиции, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Такую же позицию высказывает и Минтруд России в письме от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142: установленные ст. 138 ТК РФ ограничения распространяются и на сумму окончательного расчета при увольнении (смотрите также ответ 1, ответ 2, ответ 3 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Придерживаются такого мнения и некоторые суды (смотрите, например, определения Свердловского облсуда от 09.10.2018 N 33-17887/2018, Суда ХМАО от 20.02.2018 N 33-1346/2018, Ярославского облсуда от 11.05.2017 N 33-3207/2017, Суда Еврейской автономной области от 03.06.2016 N 33-345/2016, Пензенского облсуда от 20.12.2011 N 33-3297).
Поэтому полагаем, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При этом двадцатипроцентный размер удержания работодатель не вправе превышать даже с согласия работника (смотрите также разъяснения представителей Роструда (вопрос N 1, вопрос N 2)).
Поэтому в ситуации, если начисленных сотруднику при увольнении сумм недостаточно для полного погашения задолженности или ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не позволяют полностью погасить задолженность, то оставшуюся часть работник может добровольно возвратить путем внесения в кассу работодателя или перечислить на его расчетный счет.
Если же работник откажется от добровольного возмещения отпускных, то задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в определении от 25.10.2013 N 69-КГ13-6. Это определение включено в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 г. (п. 5 раздела "Судебная практика по гражданским делам").
Позиция суда основана на том, что действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в судебном порядке задолженности за неотработанные дни отпуска. Согласно части четвертой ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. В силу же п. 3 ст. 1109 ГК РФ не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения не только заработная плата, но и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Эти положения закона согласуются с нормами международного права и содержат исчерпывающий перечень случаев, когда допускается взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы.
Раньше у работодателя был шанс взыскать с работника сумму за неотработанные дни отпуска, поскольку вопрос являлся спорным и иногда суды удовлетворяли подобные иски (смотрите, например, определение Новгородского областного суда от 07.08.2013 N 33-1145/2013; определение Кировского областного суда от 11.07.2013 N 33-2465/2013).
Теперь рассчитывать на это не приходится. Поскольку вывод о невозможности взыскания с уволенного работника отпускных, выплаченных за неотработанные дни отпуска, включен в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ, который является обязательным для всех судов общей юрисдикции.
Если работник выдал письменное обязательство, что в случае увольнения в течение определенного срока вернет работодателю денежные средства, полученные за использованный авансом отпуск, но принятую на себя обязанность не исполнил, взыскать отпускные в судебном порядке все равно не получится. Наличие каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу добровольного возврата излишне выплаченных сумм не указано в законе в качестве самостоятельного основания для их принудительного взыскания (определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).
Что касается предоставления отпуска авансом, прежде всего отметим, что, как следует из частей первой и четвертой ст. 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно; отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Из данных норм следует, что в каждом рабочем году должен предоставляться один отпуск за этот рабочий год.
Возможности предоставления отпуска авансом, то есть до начала того рабочего года, за который он положен, трудовое законодательство не предусматривает (смотрите определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017, решение Новоильинского районного суда г. Новокузнецка Кемеровской области от 22.03.2017 N 2-325/2017, решение Октябрьского районного суда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 27.07.2016 N 2-4793/2016, определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.12.2012 N 33-16777/2012, определение Нижегородского областного суда от 17.08.2010 N 33-7171, а также ответ 1, ответ 2, ответ 3 Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").
По смыслу ст. 122 и ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован, как правило, в течение текущего рабочего года. То есть отпуск за конкретный рабочий год должен быть предоставлен либо в текущем рабочем году, либо (в исключительных случаях) в следующем, но не может быть предоставлен до начала того рабочего года, за который он положен*(1).
Согласно части первой ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая ст. 123 ТК РФ). При этом перенести дату начала отпуска работника, предусмотренную графиком, можно только по взаимному соглашению работника и работодателя (смотрите вопрос-ответ 1 Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").
При этом трудовое законодательство не содержит нормы, устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти работники не имеют права на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время.
Соответственно, для исключения ситуации, при которой работнику предоставляется отпуск авансом, работодатель при составлении графика отпусков должен соблюсти условие, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск работнику был запланирован в текущем рабочем году*(2).
Составленный и утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Поэтому работник должен уйти в отпуск именно в сроки, установленные графиком. Работодатель, в свою очередь, не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком, или в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную графиком дату предоставления отпуска, в том числе ссылаясь на производственную необходимость (смотрите, например, определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 N 33-1928/2015).
В то же время закон не запрещает изменять установленное графиком время использования отпуска, если стороны достигнут соответствующей договоренности (определение Московского городского суда от 26.03.2015 N 33-5833/15).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

19 сентября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Первый рабочий год начинается в день приема сотрудника на работу и заканчивается по прошествии 12 месяцев, которые включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ, смотрите также письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0). Затем каждые следующие 12 месяцев, включаемых в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск ("отпускной" стаж), образуют новый рабочий год. В случае если в течение рабочего года у работника имеются периоды, перечисленные в части второй ст. 121 ТК РФ, то есть периоды, не включаемые в отпускной стаж, окончание этого рабочего года "сдвигается" на количество дней, не входящих в отпускной стаж.
*(2) Трудовое законодательство не содержит и норм, позволяющих работодателю предоставлять ежегодный отпуск (кроме дополнительного отпуска за работу во вредных или опасных условиях - часть третья ст. 121 ТК РФ) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

И ногда отпуск предоставляется, так сказать, авансом, с расчетом на то, что впоследствии сотрудник отработает использованные им дни отпуска. Но что делать, если он, не отработав свой отпуск до конца, решает уволиться?

Отпуск является одним из способов реализации права на отдых сотрудников, работающих по трудовым договорам. По общему правилу, продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней и предоставляться он должен ежегодно (ст. 115 ТК РФ).

Если сотрудник недавно устроился к ИП, то право на использование отпуска за первый год работы возникает у него только после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше (ст. 122 ТК РФ). Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику авансом, даже если рабочий год полностью им не отработан. В этом случае предполагается, что неотработанные дни ­использованного отпуска сотрудник впоследствии отработает.

Но что делать, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха? Должен ли сотрудник вернуть часть отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска? Давайте разберемся.

Удержать можно из окончательного расчета

Коммерсант может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ему дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда работодатель не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или снятия с учета).

Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.

Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Оставшийся долг – в добровольном порядке

А если 20% от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь долг по отпускным?

Единственное, что работодатель может сделать, так это попросить работника погасить оставшуюся сумму долга добровольно. Если последний согласен, то погашение можно произвести путем удержания из оставшихся 80% «увольнительных» выплат либо работник внесет ­необходимую ­сумму в кассу или перечислит на расчетный счет работодателя.

При удержании долга из последней зарплаты, полагающейся увольняющемуся сотруднику, вовсе не обязательно разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20% ограничение. Можно провести удержание сразу одной суммой. Но ИП обязательно должен получить у сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из его расчета. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения ст. 138 ТК РФ о 20% ограничении применяться не должны (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Что делать, если работник отказывается погасить оставшуюся часть долга? Можно ли в этом случае взыскать необходимую сумму через суд?

К сожалению, шансов на это мало. В большинстве случаев суды считают, что работодатель не может взыскать в судебном порядке с работника сумму отпускных за неотработанные дни отдыха. Такую позицию можно увидеть в определениях Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, апелляционном определении Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013. Данная правовая позиция была отражена и в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (утвержден Президиумом Верховного Суда РФ от 05.02.2014).

Поэтому если ИП решает не обращаться в суд, то у него два варианта. Первый – оставшуюся часть долга он прощает сотруднику. Второй – сумма долга «висит» в учете до тех пор, пока не истечет срок исковой давности. Второй вариант более выгоден с точки зрения ­налогообложения, но об этом подробнее скажем чуть ниже.

Рассчитываем лишнюю часть отпускных

Сначала поясним, как рассчитать излишек отпускных. Чтобы понять, какая часть отпускных является лишней, необходимо определить количество неотработанных дней отпуска. Для этого нужно рассчитать число дней отпуска, которое приходится на отработанный в последнем ­рабочем году период времени.

При подсчете сроков работы, дающих право на отпуск, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки свыше половины месяца округляются до полного месяца. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Петров А.И. был принят юристом на работу 14.01.2016. Спустя 2 месяца работы Петрову А.И. был предоставлен отпуск на 14 дней. А 20.05.2016 он уволился.

В данном случае его стаж, дающий право на отпуск, составляет 4 месяца и 7 дней. Излишек составляет 7 дней, что меньше половины месяца, поэтому в дальнейших расчетах он не учитывается.

Таким образом, отпускной стаж Петрова А.И. равен 4 месяцам.

Далее определяем количество дней отпуска, приходящихся на отработанное время. Для этого количество дней отпуска, положенных ­работнику за год (28 дней) делим на 12 и умножаем на отпускной стаж.

При этом может получиться не целое число. В таком случае полученный результат можно округлить до целого числа, но только не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17). Такой порядок лучше закрепить в ­локальном нормативном акте организации.

Воспользуемся условиями Примера 1.

Количество отработанных Петровым А.И. дней отпуска определяется так:

28 дн. / 12 мес. × 4 мес. = 9,33.

Как видим, в результате расчета получилось не целое число. В данном случае можно округлить это число до целого в пользу работника. Тогда ­получится, что ­количество отработанных дней отпуска у Петрова А.И. составит 10 дней.

Затем рассчитываем неотработанные дни отпуска. Для этого из количества использованных дней отпуска вычитаем количество ­отработанных дней отпуска.

Из условий Примера 1 видно, что Петрову А.И. был предоставлен отпуск на 14 дней. Учитывая, что количество отработанных дней отпуска составило 10 дней, 4 дня (14 дн. – 10 дн.) являются «незаслуженными». А значит, отпускные за эти 4 дня ИП может удержать из «увольнительных» выплат Петрова А.И.

При расчете суммы, подлежащей удержанию, нужно учитывать среднедневной заработок, по которому ранее исчислялись отпускные. Определять среднедневной заработок, исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, нельзя. Ведь при таком подходе может получиться, что с работника будет удержано больше (или меньше), чем сумма отпускных, которую он получил.

Нужно ли корректировать налоги?

Суммы ранее выплаченных работнику отпускных ИП включает в доходы, удерживает с них НДФЛ и начисляет страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?

Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить ­исправления в налоговый учет того периода не нужно.

Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.

Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это ­подтверждают (см. письмо ­Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № ­1376-19).

С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. ИП не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, ИП правильно удержал и перечислил в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном ­отчетном периоде отпускных.

Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных ­отпускных.

Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя коммерсанта с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса? Платить или нет налог при выплате аванса? Что говорит НК РФ на этот счет? Расскажем с учетом последних разъяснений Минфина 2019-2020 года.

Срок выплаты аванса и зарплаты

Работодатели должны выплачивать зарплату работникам каждые полмесяца, то есть дважды в месяц. Первую из этих выплат называют авансом.

Таким образом: платите зарплату два раза в месяц. Конкретные даты выплаты установите в трудовом или коллективном договоре либо в ЛНА, например в положении об оплате труда (Письмо Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375).

Что НК РФ говорит по удержание НДФЛ с аванса и зарплаты

НК обязывает работодателя удерживать НДФЛ из доходов работников при их фактической выплате, а затем перечислять налог в бюджет (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Но датой фактического получения дохода в виде оплаты труда (и аванса, и оставшейся части зарплаты), признается последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ). Следовательно, в последний день месяца должен быть исчислен НДФЛ с полной суммы зарплаты. А удержан налог должен быть при выплате второй части зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Значит, в соответствии с позицией контролирующих органов, НДФЛ с аванса удерживать не надо.

Если удержать НДФЛ с аванса

Толь­ко в по­след­ний день ме­ся­ца ста­но­вит­ся из­вест­но, сколь­ко вре­ме­ни в те­че­ние ме­ся­ца от­ра­бо­тал ра­бот­ник (какой объем ра­бо­ты вы­пол­нил) и сколь­ко ему дол­жен за­пла­тить ра­бо­то­да­тель. То есть до окон­ча­ния ме­ся­ца НДФЛ в прин­ци­пе не может быть ис­чис­лен (Пись­мо Мин­фи­на от 10.07.2014 № 03-04-06/33737).

С дру­гой сто­ро­ны, если после вы­пла­ты ра­бот­ни­ку аван­са без удер­жа­ния из него НДФЛ, ра­бот­ник, к при­ме­ру, возь­мет от­пуск за свой счет, и боль­ше ни­ка­кие вы­пла­ты за этот месяц ему по­ло­же­ны не будут, не из чего будет удер­жать налог.

Примеры удержания НДФЛ с аванса

Можно делать так.

Вариант 1.

Начислять и выплачивать работнику аванс в сумме за минусом НДФЛ, «приходящегося» на этот аванс. А уже в конце месяца доначислять оставшуюся сумму зарплаты и удерживать с нее всю сумму налога. Например, оклад сотрудника 20 000 руб. Можно начислить и выплатить ему аванс в сумме 8 700 руб. (20 000 руб. x 50% – 20 000 руб. x 50% x 13%). А в конце месяца начислить зарплату в сумме 20 000 руб., удержать из нее налог 2 600 руб. (20 000 руб. x 13%) и доплатить работнику 8 700 руб. (20 000 руб. – 2 600 руб. – 8 700 руб.);

Вариант 2.

Начислять работнику аванс с учетом НДФЛ и удерживать его сразу, но в бюджет налог не перечислять. При этом в бухучете до конца месяца налог с аванса будет числиться на счете 68-«Расчеты по НДФЛ». Со второй выплатой поступить точно так же, после чего в положенные сроки уплатить НДФЛ в полной сумме со всей зарплаты за месяц.

Правила

Зарплата.

Перечислять налог нужно не позднее дня, следующего за датой выплаты. Например, зарплату за январь 2019 года работодатель выплатил 6 февраля 2019 года. В этом случае доход получен 31 января. Удержать налог надо 6 февраля. А последняя дата, когда НДФЛ нужно перечислить в бюджет, – 7 февраля 2019 года.

Зарплата частями, аванс.

Если зарплату за месяц вы платите частями, НДФЛ в бюджет перечисляйте с каждой части зарплаты. С аванса не удерживайте. Например, 15 января организация выдала сотрудникам аванс за текущий месяц, а зарплату «под расчет» за январь выплатила двумя частями. Первую часть выдали 4 февраля, а вторую – 7 февраля 2019 года. Удержать налог с первой части надо 4 февраля, а со второй – 7 февраля 2019 года. Соответственно, налог с этих выплат нужно перечислить в бюджет не позднее 5 и 8 февраля. С аванса НДФЛ удерживать не надо (письма Минфина от 22.07.2015 № 03-04-06/42063, ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/4999).

Примеры на 2020 год

НДФЛ с аванса, выплаченного до конца месяца

Если вы выдаете аванс работникам не в последний день месяца, удерживать НДФЛ в 2020 году не нужно. Выплачивайте работникам всю причитающуюся сумму за первую половину месяца. Вы рассчитаете НДФЛ в последний день месяца и удержите всю сумму налога за месяц при выплате второй части заработка (письмо ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893). А перечислить удержанную сумму налога необходимо в день выплаты второй части заработка или на следующий рабочий день (п. 6 ст. 226 НК).

Пример. НДФЛ с аванса не в последний день месяца

Организация 20 января 2020 года выдала работнику аванс за январь в сумме 17 647 руб. Всего работнику полагается за январь 50 000 руб. 31 января бухгалтер начислит НДФЛ с этой суммы в размере 6500 руб. И удержит НДФЛ за январь при выплате второй части заработка 5 февраля 2020 года. Сумма к выплате – 25 853 руб. (50 000 – 17 647 – 6500). Удержанный НДФЛ в размере 6500 руб. бухгалтер должен перечислить в бюджет 5 или 6 февраля 2020 года. Если вы не удерживаете НДФЛ при выплате аванса, то в разделе 2 формы 6-НДФЛ отдельно аванс не показываете. Отражаете в блоке с зарплатой всю сумму налога за год.

Платить ли НДФЛ с аванса, выплаченного в последний день месяца

Если вы выдаете аванс работникам в последний день месяца, из выплаты нужно удержать НДФЛ. В этот день работник уже получил доход в виде зарплаты, значит, вы обязаны выполнить обязанности налогового агента по НДФЛ (определение Верховного суда от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).

Рассчитайте НДФЛ с суммы аванса, удержите налог с работника. Перечислите удержанный налог в тот же день или на следующий рабочий день (п. 6 ст. 226 НК). Такие правила действовали в 2019 году, и в том же порядке вы будете действовать в 2020 году.

Пример. Когда платить НДФЛ с аванса в последний день месяца

Когда платить НДФЛ с аванса в последний день месяца Организация выплатила работнику аванс за январь 31 января 2020 года. Сумма аванса – 17 647 руб. Всего зарплата за январь – 50 000 руб. Покажем, как бухгалтер исчислит и удержит НДФЛ. При выплате аванса бухгалтер должен начислить и удержать НДФЛ в сумме 2294 руб. (17 647 руб. х 13%). Сумма к выплате работнику – 15 353 руб. (17 647 – 2294). НДФЛ в сумме 2294 руб. бухгалтер перечислит в бюджет 31 января или 3 февраля 2020 года. Далее бухгалтер исчислит НДФЛ со всей зарплаты, сумма налога – 6500 руб. (50 000 руб. х 13%). 14 февраля 2020 года бухгалтер выплатит работнику оставшуюся часть заработка за минусом НДФЛ. Сумма к выплате – 28 147 руб. (50 000 – 15 353 – 6500). НДФЛ в размере 4206 руб. (6500 – 2294) со второй части заработка бухгалтер перечислит в бюджет 14 или 17 февраля 2020 года.

Формально по Налоговому кодексу НДФЛ можно удержать только по окончании месяца, поскольку до его окончания не возникает дохода в виде зарплаты. Однако на практике это может привести к тому, что в конце месяца не хватит денег для удержания НДФЛ. В связи с этим многие работодатели, несмотря на формальный запрет, удерживают НДФЛ при выплате аванса (без уплаты в бюджет), резервируя таким образом сумму для перечисления НДФЛ в бюджет в конце месяца. Многие задаются вопросом: можно ли как-то обосновать такой подход и возникают ли какие-нибудь риски?

Напомним нормы НК РФ.

В п.3 ст.226 НК РФ указано, что исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст.223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

В силу п.4 ст.226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Перечислить суммы исчисленного и удержанного налога в бюджет налоговые агенты обязаны не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п.6 ст.226 НК РФ).

Из приведенных норм следует, что до истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным. А поскольку дохода еще нет, до окончания месяца не может быть исчислен и удержан НДФЛ. Исчисление НДФЛ производиться лишь в последний день месяца, за который начислен доход в виде оплаты труда. Поэтому удержание НДФЛ производиться налоговым агентом только после окончания месяца при фактической выплате доходов. Об этом неоднократно говорили в своих письмах Минфин и ФНС (см., например, Письма Минфина России от 21.02.2019 N 03-04-05/11355, от 13.02.2019 N 03-04-06/8932, от 26.04.2018 N 03-04-06/28613, от 08.02.2018 N 03-04-09/7597, от 01.02.2017 N 03-04-06/5209, ФНС от 24.03.2016 N БС-4-11/4999, от 15.01.2016 N БС-4-11/320 и др.).

При этом периодичность выплаты зарплаты в течение месяца значения не имеет (Письмо Минфина России от 13.07.2017 N 03-04-05/44802). Исключением является ситуация, когда аванс выплачивается в последний день месяца: поскольку в этом случае дата получения дохода и дата выплаты аванса совпадают, НДФЛ с аванса следует исчислить и удержать при выплате аванса (см. Определение Верховного Суда РФ от 11.05.2016 N 309-КГ16-1804).

Пример 1

Оклад работника - 45 000 руб. В мае 2019 года 18 рабочих дней. Из них на первую половину мая (с 1 по 15 число) приходится 6 рабочих дней. Соответственно, сотрудник получит аванс за первую половину мая 2019 года в размере 15 000 руб. (45 000 руб. / 18 дн. х 6 дн.). На руки работник получит 15 000 руб., без удержания НДФЛ.

За вторую половину месяца (с 16 по 31 число) зарплата составит 30 000 руб. (45 000 руб. / 18 дн. х 12 дн.), при этом на руки работник получит сумму в размере 24 150 руб., то есть за вычетом НДФЛ за весь месяц (30 000 руб. - 45 000 руб. х 13%) (налоговые вычеты не учитываем).

Стоит обратить внимание, что НК РФ не содержит норм, позволяющих удерживать НДФЛ в авансовом порядке до даты получения дохода. Соответственно, невозможно каким-либо образом обосновать факт удержания НДФЛ при выплате аванса по зарплате со ссылками на НК РФ. Эта сумма и налогом-то не является: нет дохода, нет налога. Соответственно, если вы (или бухгалтерская программа) удерживаете НДФЛ при выплате аванса, эта сумма, не являясь налогом, фактически может быть квалифицирована как не выплаченная работнику зарплата.

Стоп! Но как быть, спросите вы, если в конце месяца из-за отсутствия выплат работнику во второй половине месяца (например, в связи с отпуском, болезнью, увольнением), не с чего будет удержать НДФЛ?

На этот случай есть два варианта действий:

1) Удержать этот НДФЛ из ближайших после окончания месяца выплат в счет зарплаты (это может быть премия по итогам месяца, аванс за следующий месяц). При этом стоит обратить внимание, что НДФЛ может быть удержан таким образом не всегда и не со всех выплат. К примеру, если работник болел и ему выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности, удерживать из пособия ранее не удержанный НДФЛ неправомерно (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.08.2015 по делу N 33-29619/2015). Кроме того, организация не может удержать не удержанный с аванса НДФЛ, если год закончен, а выплаты в счет зарплаты за оконченный год в следующем году будут отсутствовать. Дело в том, что общая сумма налога исчисляется по итогам налогового периода (п.3 ст.225 НК РФ). При этом в п.5 ст.226 НК РФ указывается на обязанность налогового агента в срок не позднее 1 марта следующего налогового периода сообщить в налоговые органы и налогоплательщику о невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога. Таким образом, если в течение налогового периода не удалось удержать НДФЛ, об этом придется сообщить в налоговые органы, даже если сотрудник у вас все еще работает. Налоговый кодекс не содержит норм, позволяющих налоговому агенту удержать такой налог в следующем году. То есть, например, если вы выплатите аванс за первую половину декабря, при этом вторую половину работник не отработает и у него будут отсутствовать выплаты по итогам законченного года, удерживать НДФЛ с аванса за январь следующего года будет уже неправомерно. В этом случае надо действовать в соответствии с п.2, а именно:

2) При невозможности в течение года удержать НДФЛ об этом следует сообщить в налоговые органы в порядке, установленном п.5 ст.226 НК РФ. И дальше работодатель может забыть про эту сумму, несмотря на то, что работник может продолжать трудиться у него же. Сумму НДФЛ заплатит уже сам работник на основании уведомления от налоговых органов (п.6 ст.228 НК РФ).

При этом, следуя позиции ФНС (Письме от 30.03.2016 N БС-4-11/5443), если организация на смогла удержать НДФЛ, ей по итогам года необходимо представить справки по форме 2-НДФЛ два раза:

- с признаком "2" - в срок не позднее 1 марта (сообщение о невозможности удержать налог в порядке, установленном п.5 ст.226 НК РФ);

- с признаком "1" - в срок не позднее 1 апреля (справки 2-НДФЛ по всем физлицам в порядке, установленном п.2 ст.230 НК РФ).

Пример 2

Оклад работника - 45 000 руб. Сотрудник отработал в мае 2019 года 5 дней и с 15 мая до окончания месяца проболел.

В данном случае сотрудник получит аванс за первую половину мая (с 1 по 15 число) в размере 12 500 руб. (45 000 руб. / 18 дн. х 5 дн.). За вторую половину месяца зарплата к выплате отсутствует. Сумма не удержанного НДФЛ составляет 1 625 руб. (12 500 руб. х 13%) (налоговые вычеты не учитываем). Поскольку выплат по итогам месяца нет, этот НДФЛ удерживается при выплате аванса за июнь 2019 года.

Пример 3

В условиях предыдущего примера предположим, что после болезни сотрудник уволился и у него отсутствуют выплаты при увольнении (в частности, отпуска отгуляны). В этом случае работодатель по итогам 2019 года представит в налоговые органы сведения о невозможности удержать НДФЛ.

Как видно, если работодатель не сможет удержать НДФЛ с аванса при осуществлении выплат по итогам месяца, у него есть варианты действий, обоснованные законодательно: 1) либо удержать сумму в течение года; 2) либо сообщить о невозможности удержать налог по окончании года. При этом платить НДФЛ из своего кармана в любом случае не придется. Тем не менее, на практике работодатели продолжают "резервировать" суммы при выплате аванса для уплаты НДФЛ в конце месяца. Хоть это не соответствует налоговому законодательству, рассмотрим, какие риски несет такая ситуация.

С точки зрения налогового законодательства никаких рисков нет, если работодатель не будет перечислять этот НДФЛ в бюджет до окончания месяца. Если перечисление состоится, есть риски того, что налоговые органы не признают эту сумму налогом (ведь до окончания месяца он не может быть исчислен), в связи с чем может возникнуть необходимость перечислить ее заново в конце месяца, а переплату возвратить или зачесть (Письмо Минфина России от 15.12.2017 N 03-04-06/84250, Письмо ФНС России от 06.02.2017 N ГД-4-8/2085@).

В данном случае риски возникают с точки зрения трудового законодательства.

По мнению Минтруда, уменьшение размера зарплаты за первую половину месяца может быть рассмотрено как дискриминация в сфере труда, ухудшение трудовых прав работников. Отдельной ответственности за "дискриминацию" и "ухудшение трудовых прав работников" не установлено, соответственно, здесь может быть применена общая норма - нарушение трудового законодательства (ч.ч. 1 и 2 ст.5.27 КоАП РФ). Однако по общей норме привлекаются к ответственности лишь за деяния, не предусмотренные иными нормами. А рассматриваемая ситуация, на наш взгляд, более всего подходит под "неполную выплату зарплаты".

Поэтому с нашей точки зрения, наиболее вероятно привлечение к ответственности по ч.6 ст.5.27 КоАП РФ как за неполную выплату в установленный срок заработной платы, что влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа:

· на должностных лиц - от 10 000 до 20 000 рублей;

· на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей;

· на ИП - от 1 000 до 5 000 рублей.

При совершении указанных деяний повторно лицами, ранее привлеченными к ответственности за аналогичные нарушения (при отсутствии признаков уголовного правонарушения), штрафы возрастают (ч.7 ст.5.27 КоАП РФ).

Вместе с тем, если раньше вы не привлекались к административной ответственности, на первый раз можно попробовать отделаться предупреждением (ч.2 ст.3.4 КоАП РФ).

Кроме того, возникают риски, связанные с выплатой компенсации за задержку зарплаты по ст.236 ТК РФ. Размер компенсации - не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки Банка России от фактически не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Таким образом, мы приходим к выводу: если квалифицировать удержание НДФЛ при выплате аванса в качестве неполной выплаты зарплаты (что из природы суммы наиболее вероятно), работодатель несет риски, связанные с нарушением трудового законодательства. Вместе с тем на сегодняшний день сложно предположить, как будут квалифицировать эту ситуацию трудовые инспекторы и суды. Вполне возможен и иной подход: нормы трудового законодательства не нарушаются, поскольку зарплата выплачивается пропорционально отработанному времени, а удержанная сумма является налогом, который при отсутствии оснований для удержания квалифицируется как неправомерно удержанный НДФЛ, но не как неполная выплата зарплаты. То есть, по сути, возможно интерпретировать ситуацию исключительно как нарушение налогового законодательства, за которое, как мы отметили, отдельной ответственности не предусмотрено.

В сложившейся ситуации остается ждать первых судебных прецедентов. А пока каждому работодателю придется самостоятельно взвесить все "за" и "против": делать так, как удобно, неся определенные риски, либо делать так, как формально соответствует законодательству, но не очень удобно с практической точки зрения.

Читайте также: