Что вас привлекает в должности администратора

Опубликовано: 01.07.2024

Вечная проблема, тревожащая работодателя – где взять и как подобрать умелого и толкового администратора для своей организации? Для начала нужно разобраться, какой же все-таки он, образцовый администратор, и какими личными качествами он должен обладать.

Список основных личных качеств администратора

Перед вами примеры личных качеств, которыми, по мнению работодателей, должен обладать хороший администратор:

Профессионализм. Администратор, квалифицированно разбирающийся в концепции своей организации, умеет не только правильно распределить обязанности персонала и четко контролировать его работу, но и мастерски выстроить партнерские отношения внутри коллектива, сплотить сотрудников для плодотворной работы предприятия.
Коммуникабельность. Личное общение с коллегами или клиентами, является неотъемлемой частью работы администратора. Доступность, вежливость, легкость и контактность в совокупности создают образ специалиста, способного наладить дружественную обстановку внутри коллектива.
Ответственность и дисциплина. Эти личные качества необходимы для поддержания порядка, безопасности, координирования трудовой дисциплины сотрудников и бесперебойной работы организации. Причем чем больше компания, тем выше ответственность управленца.
Навыки делового общения. Должность администратора обязывает владеть офисным гостеприимством и телефонным этикетом, грамотно работать с входящими и исходящими звонками и всячески поддерживать имидж компании.
Самостоятельность. Умение самостоятельно принимать решения и оперативно устранять возникшие проблемы без оглядки на начальство. Однако не всякое решение можно принимать самостоятельно: серьезные проблемы должны быть обсуждены на уровне руководства.
Аналитический склад ума. Умение анализировать информацию – важный аспект в деятельности администратора. Он должен уметь сортировать, обрабатывать и структурировать информацию с целью ее дальнейшего качественного применения в своей работе.
Честность. Это качество более всего важно для работодателя, т.к. должность напрямую связана с поставщиками, закупкой товара или оказанием платных услуг. У непорядочного управляющего всегда есть возможность использования мошеннических схем, а отследить целевое использование материальных и хозяйственных средств руководителю весьма затруднительно.
Открытость. Администратору обязан быть приветливым и вежливым, всем своим видом излучая положительные эмоции, – ведь он тот человек, который встречает клиентов, тесно общается с ними, отвечает на вопросы и дает консультации. Ему просто необходимо уметь производить положительное впечатление на клиентов и партнеров.
Скрупулезность и педантичность. Ведение баз данных, отчетных материалов, составление сметы или штатного расписания входят в обязанности администратора. Поэтому для него важно быть крайне аккуратным в ведении документации.
Пунктуальность. Неукоснительная личная самодисциплина – отличный пример сотрудникам для подражания, который стимулирует коллег отказаться от привычек постоянных опозданий.
Опрятность. Администратор – первый сотрудник, встречающий посетителей, а его внешний вид – визитная карточка заведения. Приверженность подходящему дресскоду, классическая прическа, умеренный макияж, ухоженные руки – дополнительная реклама своему заведению.
Организаторские способности и умения работать в коллективе. Успешным в своем деле не стать без умений объединить в себе волевые и лидерские позиции, находить общий язык с коллегами по работе, поддерживать командный дух, развивать деловую инициативу.
Стремление к самообразованию. Хороший специалист, в силу своего положения в коллективе, должен выделяться эрудированностью, осведомленностью, обладать широким кругозором и стремится развиваться как личность. Каждому работодателю приятно видеть, как сотрудник постоянно повышает свой уровень профессионализма и развивает нужные навыки.

Администратор – это не только лицо организации, но и душа коллектива. От его потенциала, гибкости, харизматичности и лидерства, зависит положительный имидж и успешность любой компании.

Больше примеров и информации о том, какие личные качества указывать в своем резюме в разделе личные качества.

Резюме на администратора — это краткая самопрезентация специалиста, который принимает и контролирует исполнение управленческих решений, а также взаимодействует с клиентами в сложных и конфликтных вопросах. Направляя такой документ потенциальному нанимателю, сосредоточьтесь на профильных качествах, а дополнительную информацию расскажете на собеседовании.

Личная информация

Начинайте резюме с общей информации о себе. Сюда же прикрепите фотографию. С этого раздела начинается знакомство работодателя с претендентом на вакансию. Важно писать четко и правильно. Если указать некорректные данные, с вами не смогут связаться, чтобы пригласить на собеседование.

Пример резюме администратора

Иванова Светлана Ивановна

Дата рождения: 20.10.1990

Семейное положение: замужем

Адрес проживания: г. Санкт-Петербург, ул. Садовая, д. 53, кв. 135

Моб. телефон: +7 (999) 123 45 67

График работы: любой

Стаж работы: 5 лет.

Желаемая зарплата: от 35 000 руб. в месяц

Образование

2007-2012 гг. — НОУ ВПО Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов, факультет культуры, кафедра «Реклама и связи с общественностью».

2013-2014 гг. — Курсы по педагогике и методике дошкольного образования, ООО «Знания».

Опыт работы

2015-2017 гг. — администратор детского сада «Синички», г. Санкт-Петербург.

прием телефонных звонков и организация приема посетителей;
контроль работы педагогов;
составление графиков работы сотрудников;
ведение документации групп;
составление сетки занятий, расписания занятий;
контроль за наличием нужного оборудования, хозяйственных вещей;
контроль за чистотой в саду;
разрешение конфликтов;
отслеживание своевременной родительской оплаты с отметкой в тетради.

2017 г. — по настоящее время, администратор детского сада «Солнышки», г. Санкт-Петербург.

прием всех входящих звонков;
украшение помещения на праздники;
контроль выполнения учебного плана;
закупка продуктов, необходимых учебных материалов и пособий;
организация праздничных мероприятий, организация и проведение мастер-классов как для детей, так и для педагогов;
контроль за хозяйственной частью.

Профессиональные качества

Навыки общения с клиентами.
Умение организовать рабочий процесс и трудовую дисциплину.
Знание особенностей психического и физического развития детей.
Навыки решения конфликтных ситуаций.
Соблюдение правил служебной этики.
Соблюдение строгой конфиденциальности.
Работа в ненормированном и сверхурочном режиме.
Знание основных офисных программ и уверенный пользователь ПК.
Умение справляться с большим объемом работы.

Личные качества

Дисциплинированность.
Грамотная речь.
Организаторские способности.
Умение находить общий язык с клиентами.
Стрессоустойчивость.
Неконфликтность.
Внимательность.
Аккуратность.
Исполнительность.
Бережное отношение к вверенному оборудованию.
Пунктуальность.

Дополнительные сведения

Свободное владение английским языком.
Отсутствие вредных привычек.
Наличие водительских прав.

Образование

В этом разделе подробно опишите учебные заведения, которые вы окончили. Упомяните о незаконченном образовании, если оно по профилю работы администратора. Если вы прошли дополнительные курсы, то их тоже упомяните в этом разделе. Пишите по пунктам:

годы учебы с указанием периода обучения — даты начала и окончания;
название учебного заведения и города обучения;
названия факультета, полученной профессии и специализации;
описание полученных знаний, например, «изучила на курсах повышения квалификации программу 1С:Бухгалтерия».

Опыт работы

Раздел про опыт работы — один из самых важных, и работодатель изучает его особенно внимательно. Если опыт работы отсутствует, напишите об этом честно. Но не забудьте сообщить о практике во время обучения с описанием того, чем занимались. Изучив примеры ключевых навыков для администратора в резюме, рекомендуем перечислить достижения на прежних рабочих местах. Потому что только результаты показывают, насколько высока ваша квалификация. Опыт работы на предыдущих местах указывают в таком порядке:

место работы с указанием сроков начала и окончания трудовой деятельности. Каждую организацию указывают отдельно. Если компаний, где вы работали, очень много, укажите 4-5 наиболее значимых;
должность, которую занимали;
обязанности, выполняемые задачи;
профессиональные успехи и приобретенные навыки.

Профессиональные качества

Подробное описание всех навыков и профессиональных качеств необходимо, чтобы работодателя выбрал вас из большого числа претендентов. Это то, из чего HR делает вывод, насколько вы подходите на вакансию. Поэтому в разделе пишите все, что вы умеете, все знания, которыми владеете.

Если приводить пример профессиональных навыков в резюме администратора, наиболее важными из них считаются:

ведение деловых переговоров и деловой переписки;
умение разрешать конфликтные ситуации;
знание нормативной документации;
знание принципов организации рабочего процесса в конкретной сфере деятельности;
организаторские способности и умение мотивировать персонал;
работа с оргтехникой, офисной техникой и ПК;
грамотная устная и письменная речь;
знание делового этикета.

Личные качества

Работодателю важно, чтобы администратор обладал определенными личными качествами. От этого зависит эффективность работы всей компании. Претенденту необходимо иметь такие черты характера:

коммуникабельность;
стрессоустойчивость;
умение находить общий язык с клиентами;
активная жизненная позиция;
высокая работоспособность.

Дополнительные сведения

Рекомендуем включить этот раздел в резюме, чтобы сообщить данные, которые не являются приоритетными для должности администратора, но смогут стать преимуществом при выборе кандидатов со стороны работодателя. Например, если посмотреть стандартное резюме администратора медицинского центра, то плюсом будет знание медицинской лексики на английском языке. Для администратора преимуществом станут:

знание иностранных языков со специализацией, если она имеется;
готовность к командировкам или ненормированному рабочему дню;
наличие рекомендаций с прежних мест работы;
наличие водительских прав.

О чем не стоит писать

Есть определенные вещи, которые не надо указывать в резюме. Это то, что негативно скажется на вашей репутации или понизит шансы на приглашение для собеседования. К примеру, подавая резюме на администратора фитнес-клуба, не указывайте, что проходите курс снижения лишнего веса. О росте, весе и прочих личных параметрах упоминать тоже не надо. Среди тем, которые не следует поднимать:

политические и религиозные взгляды;
причины ухода с бывшей работы;
ваши требования к работодателю;
хобби, увлечения и способы проведения досуга, если они никак не связаны с желаемой должностью.

Образец резюме на работу администратора

на позицию администратора

Иванова Светлана Ивановна

Дата рождения: 20.10.1990

Семейное положение: не замужем

Адрес проживания: г. Санкт-Петербург, ул. Звездная, д. 5, кв. 13

Моб. телефон: +7 (999) 123 45 67

График работы: любой

Cтаж работы: 5 лет.

Желаемая зарплата: от 30 000 руб. в месяц

Образование

2013-2014 гг. — Курсы по работе со специализированными программами 1С и клиентская база, ООО «Знания».

Опыт работы

2015-2017 гг. — администратор салона красоты «Локон», г. Санкт-Петербург.

Прием телефонных звонков и организация приема посетителей.
Встреча и сопровождение посетителей.
Составление графиков работы сотрудников.
Прием оплаты за услуги наличными и банковскими карточками.
Выписка квитанций, заполнение бланков.
Контроль за наличием нужного оборудования, хозяйственных вещей.
Контроль за чистотой в салоне.
Разрешение конфликтов.
Сдача отчетов и заполнение документов.

Прием всех входящих звонков.
Заселение и выселение гостей.
Бронирование номеров.
Прием наличных денег, прием оплаты по банковским картам, заполнение квитанций, ведение учета средств.
Контроль за хозяйственной частью.

Профессиональные качества

Навыки общения с клиентами.
Умение организовать рабочий процесс и трудовую дисциплину.
Ведение деловых переговоров.
Навыки решения конфликтных ситуаций.
Соблюдение правил служебной этики.
Соблюдение строгой конфиденциальности.
Работа в ненормированном и сверхурочном режиме.
Подбор и работа с персоналом.
Опыт проведения инвентаризаций.
Знание основных офисных программ и уверенный пользователь ПК.
Умение справляться с большим объемом работы.

Личные качества

Дисциплинированность.
Грамотная речь.
Организаторские способности.
Умение находить общий язык с клиентами.
Стрессоустойчивость.
Неконфликтность.
Внимательность.
Аккуратность.
Исполнительность.
Бережное отношение к вверенному оборудованию.
Пунктуальность.

Дополнительные сведения

Свободное владение английским языком.
Отсутствие вредных привычек.
КМС по художественной гимнастике.
Наличие водительских прав.

Что делает администратор

Администратор — это управляющий, который контролирует выполнение трудовых процессов в компании.

Эта должность незаменима в гостиничном бизнесе, клубах, магазинах и в других заведениях, где наблюдается высокая проходимость. В этом случае администратор должен правильно организовать взаимодействие обслуживающего персонала и посетителей.

То, чем занимается администратор, — это сложная работа, так как он должен выполнять множество мелких и крупных задач.

Основные обязанности:

создание комфортных условий для клиента;
качественное информирование и консультирование клиента по ассортименту и услугам;
ведение базы данных и запись посетителей;
учет клиентов, инвентаря, продуктов и расходных материалов;
отработка жалоб и разрешение конфликтных ситуаций;
контакт с руководством и доклады о проделанной работе;
ведение кассовой отчетности;
контроль за работой сотрудников и обеспечение порядка.

Должность администратора обязательно должна присутствовать в любом бизнесе сферы услуг.

Источник фото: freepik

Требования к навыкам администратора

Профессия администратора подразумевает владение следующими знаниями:

нормативно-правовые акты и законы в сфере обслуживания и прав потребителей;
маркетинг и особенности управления на предприятии;
методы организации обслуживания;
организация труда и рабочего пространства сотрудников;
нормы охраны труда и внутреннего трудового распорядка.

Администратор: описание профессии

Работа специалиста специфична, а для выполнения обязанностей важнее личные качества, чем ориентирование в законах.

Администратор должен быть вежливым, приветливым и внимательным с клиентом. Очень ценится знание норм этикета, хорошо поставленная речь, умение быть ненавязчивым, но полезным.

Хороший администратор разбирается в ассортименте продукции и услугах, которые имеются в компании.

В большинстве случаев работодатель выбирает женщин на эту должность, так как они больше соответствуют заявленным требованиям к кандидату.

Наиболее сложная часть работы администратора — улаживание конфликтов. Их приходится решать не только между клиентами и работниками, но и между обслуживающим персоналом. Для этого важна выдержка, спокойствие и дипломатические способности.

Хороший администратор обладает эмпатией, способен выслушать клиента и оказать максимальное содействие в решении его проблем.

Где получить образование администратора

Обучение профессии администратора можно пройти в средних специальных учебных заведениях и вузах.

Подходящие направления:

«Гостиничный бизнес и туризм».
«Менеджмент в сфере услуг».
«Менеджмент» и другие.

Работодатель чаще всего ориентируется на способности специалиста, а не на его образование. Поэтому для работы подходят кандидаты и с высшим, и со средним образованием.

Учебные учреждения, где можно выучиться на администратора:

Источник фото: Racool_studio/freepik

Карьерные перспективы для администратора

Карьерный рост администратора напрямую зависит от того, на каком предприятии он работает. Если это крупная сетевая компания, продвинуться по карьерной лестнице можно гораздо дальше, чем в небольшом массажном салоне.

С соответствующим образованием можно дорасти до управляющего отелем или целого бизнес-направления. Некоторые администраторы с опытом имеют достаточно знаний, чтобы организовать собственный бизнес.

Зарплата администратора

Профессия администратора нужна практически во всех сферах — от массажных салонов до бутиков и ресторанов. Зарплата специалиста может иметь фиксированную ставку, либо зависеть от выручки компании.

Точную зарплату можно узнать только при приеме на работу, так как обычно основная часть зарплаты — это бонусы, которые добавляются к окладу.

По данным интернет-сервисов, администратор может рассчитывать на следующую зарплату:

С помощью резюме работодатель знакомится с соискателем. Это своего рода личная презентация. Для каждой профессии, в том числе, и администратора, есть отдельные нюансы, которые стоит учитывать при составлении резюме. От качества подготовки этого документа зависит, позовёт ли потенциальный работодатель соискателя на собеседование. Поэтому при составлении резюме обязательно воспользуйтесь подходящим образцом и постарайтесь следовать советам опытных кадровиков.

Как составить резюме

Резюме — краткий документ, который составляется соискателем для потенциальных работодателей. Это самопрезентация работника, где указаны основные его преимущества. Рекомендуемый размер резюме — 1 или 2 листа.

Документ должен быть составлен грамотно, недопустимы лексические, графические или пунктуационные ошибки. Внимательно перечитывайте резюме перед печатью, отправкой. Оформляйте его в строгом соответствии с обычаями делового оборота, так как это официальный документ.

Правила составления резюме на конкретную должность

В документе указывают основные сведения о соискателе:

Личные данные. Дата рождения, номер телефона, адрес электронной почты, город проживания, фото.
Должность, на которую претендует соискатель. Нужно указывать название позиции, которая присутствует в объявлении о вакансии. Для нескольких вакансий не рекомендуется отправлять одинаковый вариант резюме. Лучше составлять отдельное резюме для каждого случая, внося необходимые правки.
Желаемый размер оплаты труда. Можно написать размер стартового оклада.
Опыт работы. Укажите все организации, где вы трудились (в обратном хронологическом порядке). Если вы сменили несколько работ, выделите 3–4 места. Можно указывать последние места работы или самые значимые в конкретном случае. Обязательно нужно написать временной промежуток работы, название организации, должность. Будет плюсом, если вы укажете свои достижения с использованием цифр.
Образование. Если вы закончили учиться давно, то не стоит уделять этому много внимания в резюме. Кратко укажите период учёбы, название учебного заведения, полученную специализацию. Если вы закончили какие-либо курсы или тренинги, укажите это. О дополнительном образовании стоит упомянуть, если оно касается выбранной вакансии.
Профессиональные навыки. Напишите, какие ключевые навыки вы получили во время учёбы и работы. Например, расскажите, какие должностные обязанности вы исполняли, работая в клубе, или чему научились во время прохождения производственной практики в частной клинике.
Отдельно укажите, какими компьютерными программами вы владеете, сообщите о знании иностранных языков. Избегайте неподтверждённых оценок и лестных эпитетов в свой адрес. Перечитайте требования к вакансии, перепишите ключевые слова в своё резюме.
Дополнительные сведения. Укажите, если готовы к переезду в другой город или страну, к командировкам или сверхурочной работе. Если должность предполагает ещё какие-либо требования, то укажите свои преимущества. Например, наличие водительских прав, авто, загранпаспорта, возможность предоставления рекомендаций от прошлых работодателей.

Используйте принцип избирательности. Указывайте в резюме те сведения, которые имеют отношение к конкретной вакансии.

Ошибки при составлении резюме

Нежелательно использовать готовые шаблоны. Работодатель решит, что вы поленились составить документ самостоятельно, или не умеете это делать.
Указывайте образование или места работы, которые имеют отношение к вакансии. Не стоит перечислять все факты из вашей биографии, если они не относятся к сфере деятельности компании.
Слишком короткое резюме, в котором не указаны карьерные достижения, профессиональные навыки.
Слишком длинное резюме, где указаны разнообразные тренинги и курсы. Ненужная информация не по теме должна исключаться.
Много «воды» или неуместные шутки.

Ключевые моменты в резюме администратора офиса

В любое резюме можно вписать такие навыки:

Умение анализировать документы.
Работа с ПК.
Быстрое принятие решений.
Навык планирования и организации процесса труда.
Знание иностранных языков.

Если вы владеете иностранным языком, укажите уровень подготовки: со словарём, умение воспринимать письменную речь, свободное владение. В тех случаях, когда нет опыта работы, укажите результаты преддипломной практики. Если вы уже работали администратором, указывайте свои профессиональные навыки и достижения.

Администратор компании — это её лицо, поэтому благодарности клиентов он принимает первым

Администратор организует работу офиса, владеет полной информацией о процессах и сотрудниках. Он должен уметь работать с документацией, быть коммуникабельным, избегать конфликтов, уметь обслуживать клиентов.

Важные профессиональные качества администратора

Наличие высшего или неоконченного высшего образования.
Знание принципов документоведения.
Умение правильно организовать работу.
Аналитические способности.

Если вы претендуете на эту должность, обязательно прикрепите фото к резюме. Администратор должен иметь презентабельную внешность, так как он является лицом компании. Существенный плюс для кандидата — релевантный опыт работы. В резюме стоит делать упор на личные качества и навыки, так как администратор часто импровизирует при общении с посетителями.

Какие навыки и умения ценны для работодателя

Для администратора фитнес клуба полезны следующие навыки:

Работа с оргтехникой.
Знание кассовой дисциплины.
Знание 1С.
Навыки управления персоналом, подбора кадров.
Опыт размещения рекламы в сети, печатных изданиях.
Навык ведения переговоров.

Независимо от сферы деятельности администратор выступает в роли управленца. Поэтому он должен знать Трудовой Кодекс РФ. Полезные личные качества для подобной работы:

Быстрая обучаемость.
Внимательность.
Добросовестность.
Грамотная речь.
Инициативность.
Коммуникабельность.
Оптимизм.
Организаторские способности.
Ответственность.
Порядочность.
Пунктуальность.
Стрессоустойчивость.
Честность.
Энергичность.
Умение быстро реагировать в нестандартных ситуациях.
Умение находить общий язык с клиентами.
Умение работать в команде.

Профессия администратор — видео

О каких личных качествах будущему администратору лучше умолчать

В резюме описывают только не сведения, которые относятся к этой должности. О некоторых фактах вашей жизни разумно будет умолчать. Не стоит писать о дипломах, курсах и тренингах из других сфер. Например, если вы были призёром танцевальных конкурсов, это не значит, что такой факт из биографии поможет устроиться администратором. Можно в конце резюме сделать пункт «Хобби», в котором сделать отметку об умении танцевать.

Не указывайте опыт работы из других сфер деятельности. Задача резюме — не передавать все факты вашей биографии, а представить вас как подходящего кандидата на позицию администратора.

Не перечисляйте свои обязанности на прошлых местах работы. Укажите свои достижения, какую пользу вы приносили, какие результаты показывали. Например, сократился процент жалоб клиентов на 40%.

Безукоризненное резюме администратора поможет найти отличное место

Образец резюме на вакансию

Рекомендуется составлять резюме самостоятельно, без использования шаблонов. Стандартных образцов в сети очень много, но рекрутеры негативно относятся к таким резюме. Не поленитесь набрать документ собственноручно без подобных конструкторов. Тогда ваше уникальное резюме будет выгодно отличаться на фоне остальных безликих текстов.

Соблюдайте порядок составления резюме: это сделает его лаконичным и информативным

В резюме должен соблюдаться определённый порядок. Сначала указывается опыт работы по специальности, затем адекватно описываются имеющиеся достижения, образование и дополнительные факты.

Сначала укажите свои личные данные: фамилию, имя, возраст и место жительства, контакты. Хорошим тоном считается указание цели. Далее в обратном порядке опишите свой опыт работы.

Если вы ещё не работали в этой сфере, напишите о профильном образовании. Далее по тексту стоит упомянуть о личных качествах и особых навыках. Все факты о вас должны соответствовать требованиям к соискателю, указанным в описании вакансии.

Особенности работы администратором в разных сферах

Администратор нужен в любом общественном заведении, куда приходят клиенты для обслуживания. Он должен знать специфику работы заведения, уметь отвечать на вопросы потенциальных клиентов. В зависимости от сферы деятельности, обязанности администратора немного отличаются.

Отель, гостиница

Портье (администратор отеля) должен знать иностранные языки, чтобы принимать иностранных постояльцев. А также нужно уметь вести переговоры по телефону, уметь сглаживать конфликты. Администратор в отеле следит за работой всего гостиничного персонала, чтобы гостям было комфортно в своих номерах.

Салон красоты, фитнес клуб

Администратор здесь управляет всем заведением. Он не только координирует работу мастеров, но и принимает звонки, консультирует клиентов по вопросам услуг и их стоимости, ведёт их запись. Администратор должен знать, какие противопоказания имеет каждая процедура, предупреждать об этом потенциальных клиентов, советовать. Кроме того, он ведёт кассовую отчётность, контролирует наличие всех косметических средств и исправность аппаратуры. Иногда в обязанности входит выплата зарплаты мастерам, решение претензий клиентов, продажа косметических средств.

Администратор фитнес клуба или салона красоты не только консультирует посетителей, но и продаёт сопутствующие товары

Администратор в кафе или ресторане встречает посетителей и провожает их к свободному/забронированному столику. Решает конфликт, если есть претензии к обслуживанию. Следит за организованностью на кухне.

Медицинский центр, частная клиника

Администратор должен разбираться в спектре услуг, уметь ответить на вопросы. Нужно уметь грамотно ответить, какие гарантии предлагаются клиентам. Нужно подписать с клиентом договор об оказании услуг, уметь обосновать стоимость. Иногда нужно принимать медицинские анализы.

Магазин, кафе

Администратор следит за выполнением плана продаж, контролирует ассортимент. Должен знать основы мерчандайзинга. Если магазин продуктовый, то нужно знать и соблюдать санитарно-гигиенические нормы.

Что писать в сопроводительном письме к резюме администратора?

Сопроводительное письмо составляется и отправляется как дополнение к резюме. Если резюме предоставляется в бумажном виде, то сопроводительное письмо также нужно распечатать и прикрепить к резюме.

Если вы отправляете резюме по электронной почте, прикрепите файл с сопроводительным письмом.

Если вы пробуете найти работу в известной крупной компании, прикрепите сопроводительное письмо в отдельном файле наряду с резюме.
Если потенциальный работодатель — это небольшая компания, то сопроводительное послание можно набрать в теле письма.

В сопроводительном письме желательно соблюдать определённую структуру:

Обращение. Укажите по возможности имя и отчество человека, которому направляется письмо.
Как называется вакансия, откуда вы о ней узнали.
Почему вы обратились в эту компанию.
Почему вы подходите для этой работы.
Благодарность за прочтение письма и внимание к вашей персоне.
Отметка о резюме и рекомендательных письмах. Укажите, что их можно найти в прикреплённых файлах.
Окончание письма: «С уважением…». Укажите свои имя и фамилию, контактный номер мобильного телефона.

СОпроводительное письмо обязательно составляется и направляется потенциальному работодателю вместе с резюме

Задача сопроводительного письма — заинтересовать работодателя, получить приглашение на собеседование. Если у вас ещё нет опыта, можно сделать акцент на личных качествах.

Если вы ещё не работали по специальности, укажите другие ваши преимущества

Сопроводительное письмо должно быть кратким и деловым. Нельзя писать негативные отзывы о прошлых местах работы или жаловаться на плохое материальное положение.

Позиция администратора достаётся ответственным и активным исполнителям, которые готовы учиться и быстро решать любые возникающие проблемы. Эта должность подходит тем, кто умеет организовывать работу коллектива и способен контролировать все процессы. Если вы претендуете на такую вакансию, покажите в резюме свои организаторские способности, умение нейтрализовать конфликты, в течение всего дня сохранять спокойствие и дружелюбие.

Во многих организациях администраторы - лицо компании. Каждый новый клиент, соискатель, сотрудник будет проходить мимо и, поэтому работодатели стремятся найти ответственного, дружелюбного и спокойного сотрудника.

10 типичных вопросов, задаваемых на собеседовании с администратором:

1. Что вы делаете, чтобы не отставать от рабочего ритма?

Цель: ваш интервьюер хочет удостовериться, что вы справитесь. Как вы это делаете, скорее всего, не имеет значения, но у вас должен быть готов четкий и уверенный ответ.

Пример: Главное - это сохранять спокойствие, поскольку напряженное состояние не помогает и не выглядит привлекательным для сотрудников или клиентов. Я стараюсь упорядочить задачи, так что всегда начинаю с самой главное задачи. Обычно это касается одного из клиентов компании. Кроме того, я веду постоянный список всего, что мне нужно сделать, чтобы ничего не забыть.

2. Как вы организовываете свой день?

Цель: главное не то, как вы организуете свой день. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете компетентно и своевременно выполнять обязанности.

Пример: Каждое утро я составляю список дел на день. Я проверяю встречи в календаре, чтобы вовремя попросить коллегу подменить меня на стойке ресепшн. В моей работе ключевым моментом являются коммуникации, я постоянно отвечаю на звонки и проверяю электронную почту на предмет новых запросов и обновляю список дел соответственно.

3. Какую роль администратор играет в первом впечатлении клиента об организации?

Цель: ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете в чем состоит функционал должности, на которую вы собеседуетесь, но этот вопрос также может быть касаться вашей философии работы.

Пример: Администратор может произвести на клиентов как положительное, так и отрицательное. Поскольку я один из первых, кого видят клиенты, негативное впечатление может действительно испортить их мнение о компании. Для меня это похоже на то, когда хостесс встречает вас в ресторане. Если она ведет себя грубо, позже может показаться, что ваша еда была не такой уж и вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали себя комфортно.

4. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось иметь дело с рассерженным клиентом или гостем по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?

Цель: это один из нескольких вопросов, которые вам могут задать, о том, как вы справляетесь со стрессовыми и трудными ситуациями. Будь честным. Не преувеличивайте и не преуменьшайте своих достижений.

Пример: как администратор приемной врача, я часто общалась с разочарованными пациентами по телефону. Однажды женщина была так недовольна, тем, что что бухгалтерский отдел не перезвонил ей в тот же день, что начала на меня кричать Было неприятно. В таких ситуациях я стараюсь думать о том, какой стресс должен испытывать человек, чтобы вести себя подобным образом. После минуты ее крика я сказал: «Вы, должно быть, действительно расстроены. Не могли бы вы рассказать мне больше о том, что происходит?» Это помогло замедлить разговор и уменьшить ее громкость. Она объяснила всю ситуацию, и я заверил ее, что наш бухгалтер отсутствовал на сегодня и свяжется с вами. Я также сказал ей, что положу записку на стол коллеги попросив ее перезвонить женщине в первую очередь. К концу разговора она стала намного спокойнее и извинилась за свои ранее резкие слова.

5. Готовы ли вы работать сверхурочно?

Цель: если вы не готовы работать сверхурочно, скажите об этом. Если же в определенных пределах, скажите и об этом. Да, есть компании, в которых отказ от сверхурочной работы будет стоить работы. Но взять на себя обязательство, которое вы не можете выполнить, или поставить себя в положение, когда вам придется пожертвовать своим благополучием или благополучием своей семьи ради работы, - неприемлемый вариант. Вам нужна работа, которая удовлетворит ваши запросы.

Пример: Мне комфортно работать сверхурочно несколько раз в месяц, если меня уведомили за день, чтобы я могла подстроить свои планы. Я, вероятнее всего, смогу отработать день в день, но, все-таки, предпочитаю знать заранее.

6. Сколько сотрудников было на вашем последнем месте работы?

Цель: интервьюер хочет понять, в какой среде вы работали, как она соотносится с компанией, в которой вы проходите собеседование, и в какого размера командах вам комфортно работать.

Пример: в моем последнем офисе было пять сотрудников. Этого достаточно, чтобы мы начали чувствовать себя семьей. Все знали, что Наталье из бухгалтерии нужно две чашки кофе, прежде чем вы сможете обсуждать сложные вопросы. Но до этого у меня был довольно большой офис - 60 сотрудников. Я чувствовал себя комфортно в обеих средах, хотя первый месяц в большом офисе был немного сложным, так как мне нужно было выяснить, кто чем занимается и куда направлять звонки.

7. Опишите свои предыдущие обязанности помощника по административным вопросам, секретаря или администратора.

Цель: интервьюер хочет пройтись по обязанностям, которые вы перечислили в резюме, и подтвердить, что они соответствуют предлагаемой должности. Это также хорошая возможность подробнее остановиться на моментах, выявленных в вашем опыте работы.

Пример: как администратор в компании Х я был первым человеком, с которым общались клиенты. Я отвечал на общую телефонную линию, а также отвечал на звонки пяти вице-президентов компании. Я отвечал за получение посылок и рассылку почты, приветствие и сопровождение клиентов в конференц-залы. У меня было много административных обязанностей: я управлял календарями вице-президентов, организовывал их деловые поездки и помогал создавать и совершенствовать презентации PowerPoint и другие материалы для распространения на мероприятиях.

8. Как вы расставляете приоритеты звонков, клиентов, доставки и других вопросов, которые необходимо решать немедленно?

Цель: интервьюер хочет знать, насколько вы многозадачны, хорошо ли распределяете время и расставляете приоритеты.

Пример: многозадачность важна, когда офис загружен. Если есть возможность, я стараюсь выполнять несколько задач одновременно. Например, я могу отвечать на звонки расписываясь за доставку. Когда многозадачность невозможна, я уделяю особое внимание клиентам и покупателям как приоритету номер один.

9. Насколько свободно вы владеете компьютерными навыками?

Цель: интервьюер хочет понять какие у вас навыки работы с компьютером, соответствует ли ваш уровень ожиданиям компании и какие программы вам знакомы. Если возможно, изучите перед собеседованием какие программы использует компания.

Пример: я хорошо знаком с компьютерными программами. Помимо Microsoft Office, на последнем месте работы я также обновлял веб-сайт компании, поэтому свободно владею WordPress. Когда я начинаю использовать новую программу или приложение, ответы на мои вопросы можно легко найти онлайн.

10. Расскажите о своем опыте обслуживания клиентов.

Цель: интервьюер хочет получить более четкое представление о вашем опыте работы с клиентами - сколько лет, конкретные примеры и как вы выходите из сложных ситуаций.

Пример: Я работаю в сфере обслуживания клиентов со школы. Моя первая работа была в книжном магазине, где я помогала покупателям находить книги и отвечала за кассу. Во время учебы в университете я подрабатывала в магазине одежды. Затем, в качестве администратора в компании Х я тоже имела дело с клиентами, хоть и не в качестве сейлза. Мне комфортно взаимодействовать с клиентами и решать их проблемы, будь то поиск книги или изменение времени встречи с руководителем.

Читайте также:

Что вас привлекает в должности администратора

Список основных личных качеств администратора

Рекомендации по составлению и оформлению резюме

Личная информация

Пример резюме администратора

Иванова Светлана Ивановна

Образование

Опыт работы

Профессиональные качества

Личные качества

Дополнительные сведения

Рекомендации:

Образование

Опыт работы

Профессиональные качества

Личные качества

Дополнительные сведения

О чем не стоит писать

Образец резюме на работу администратора

Иванова Светлана Ивановна

Образование

Опыт работы

Профессиональные качества

Личные качества

Дополнительные сведения

Рекомендации:

Что делает администратор

Требования к навыкам администратора

Администратор: описание профессии

Где получить образование администратора

Карьерные перспективы для администратора

Зарплата администратора

Как составить резюме

Правила составления резюме на конкретную должность

Ошибки при составлении резюме

Ключевые моменты в резюме администратора офиса

Важные профессиональные качества администратора

Какие навыки и умения ценны для работодателя

Профессия администратор — видео

О каких личных качествах будущему администратору лучше умолчать

Образец резюме на вакансию

Особенности работы администратором в разных сферах

Отель, гостиница

Салон красоты, фитнес клуб

Медицинский центр, частная клиника

Магазин, кафе

Что писать в сопроводительном письме к резюме администратора?