Есть ли должность секретарь машинистка
Опубликовано: 02.10.2024
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Образец должностной инструкции секретаря
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря-машинистки, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, имеющий начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция секретаря-машинистки выдается на руки под расписку.
На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать секретарь-машинистка. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Секретарем-машинисткой принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
2. Секретарь-машинистка принимается на должность и освобождается от должности __________ организации (директором, руководителем) по представлению __________ (должность)
3. Секретарь-машинистка должна знать:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок расположения материала при печатании различных документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:
— законодательством Российской Федерации,
— Уставом (положением) организации,
— приказами и распоряжениями ___________ организации, (генерального директора, директора, руководителя)
— настоящей должностной инструкцией,
— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно: __________ (должность)
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное __________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря-машинистки
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
10. Принимает документы на подпись руководителю.
11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права секретаря-машинистки
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность секретаря-машинистки
Секретарь-машинистка несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция секретаря-машинистки - образец 2021 года. Должностные обязанности секретаря-машинистки, права секретаря-машинистки, ответственность секретаря-машинистки.
В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией".
2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37509).
Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июля 2020 г.
Регистрационный N 58957
ГАРАНТ:
См. справку о профессиональных стандартах
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н
Профессиональный стандарт
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией
I. Общие сведения
Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм
(наименование вида профессиональной деятельности)
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал
Секретари (общего профиля)
Служащие в приемной (общего профиля)
Отнесение к видам экономической деятельности:
Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации
Деятельность по организации конференций и выставок
(наименование вида экономической деятельности)
II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт
(функциональная карта вида профессиональной деятельности)
Обобщенные трудовые функции
Организационное обеспечение деятельности организации
Прием и распределение телефонных звонков организации
Организация работы с посетителями организации
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
Документационное обеспечение деятельности организации
Организация работы с документами
Организация текущего хранения документов
Организация обработки дел для последующего хранения
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
Планирование рабочего дня секретаря
Организация телефонных переговоров руководителя
Организация командировок руководителя
Организация работы с посетителями в приемной руководителя
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря
Составление и оформление управленческой документации
Организация работы с документами в приемной руководителя
Организация хранения документов в приемной руководителя
Обеспечение руководителя информацией
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий
Организация исполнения решений руководителя
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
3.1. Обобщенная трудовая функция
Организационное обеспечение деятельности организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей, профессий
Требования к образованию и обучению
Среднее общее образование
Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих
Требования к опыту практической работы
Особые условия допуска к работе
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
Служащие в приемной (общего профиля)
3.1.1. Трудовая функция
Прием и распределение телефонных звонков организации
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы
Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров
Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия
Соблюдать служебный этикет
Функции, задачи, структура организации, ее связи
Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
Этика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
3.1.2. Трудовая функция
Организация работы с посетителями организации
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
Ведение журнала записи посетителей
Учет посетителей и оформление пропусков
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
Организация и бронирование переговорных комнат
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)
Общаться с посетителями
Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
Вести учетные формы, использовать их для работы
Создавать положительный имидж организации
Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
Применять информационно-коммуникационные технологии
Обеспечивать конфиденциальность информации
Правила организации приема посетителей
Правила делового общения
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
Правила организации приемов в офисе
Правила сервировки чайного (кофейного) стола
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
Этика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
3.1.3. Трудовая функция
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Ведение журнала разъездов работников организации
Координация работы курьеров и водителей организации
Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей
Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации
Составлять и вести учетные документы
Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации
Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации
Оценивать результаты в рамках поставленных задач
Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Правила речевого этикета
Этика делового общения
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
3.2. Обобщенная трудовая функция
Документационное обеспечение деятельности организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей,
Требования к образованию и обучению
Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
Особые условия допуска к работе
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
Секретари (общего профиля)
Документационное обеспечение управления и архивоведение
3.2.1. Трудовая функция
Организация работы с документами
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Прием и первичная обработка входящих документов
Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
Организация доставки документов исполнителям
Ведение базы данных документов организации
Ведение информационно-справочной работы
Обработка и отправка исходящих документов
Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
Контроль исполнения документов в организации
Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
Пользоваться справочно-правовыми системами
Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
Применять правила русского языка
Применять навыки скоростного письма
Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Структура организации, руководство структурных подразделений
Современные информационные технологии работы с документами
Порядок работы с документами
Системы скоростного письма
Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
Типовые сроки исполнения документов
Принципы работы со сроковой картотекой
Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
Правила документационного обеспечения деятельности организации
Виды документов, их назначение
Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
Системы электронного документооборота
Правила и сроки отправки исходящих документов
Требования охраны труда
3.2.2. Трудовая функция
Организация текущего хранения документов
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Разработка номенклатуры дел организации
Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив
Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения
Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
Формировать документы в дела с учетом их специфики
Систематизировать документы внутри дела
Обеспечивать сохранность и защиту документов организации
Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
Требования охраны труда
3.2.3. Трудовая функция
Организация обработки дел для последующего хранения
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
Передача дел в архив организации
Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
Оформлять документы экспертной комиссии
Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
Производить хронологическо-структурную систематизацию дел
Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения
Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения
Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
Правила передачи дел в архив организации
Требования охраны труда
3.3. Обобщенная трудовая функция
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей,
Требования к образованию и обучению
Высшее образование - бакалавриат или
Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или
Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Образец должностной инструкции секретаря
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно - переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — Постановление Минтруда от 21.08.98 г. . Министерство труда и социальной защиты РФ . 1998 .
Смотреть что такое "СЕКРЕТАРЬ - МАШИНИСТКА" в других словарях:
СЕКРЕТАРЬ — секретаря, м. [secrétaire]. 1. Лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого н. учреждения, а также ведающее делопроизводством. Секретарь суда. Личный секретарь. «Хоть умного себе возьми секретаря.» Пушкин. «Сам я областью не правил … Толковый словарь Ушакова
Секретарь — Секретарь, дѣлопроизводитель, письмоводитель (лицо, ведущее тайную, личную переписку кого либо). Ср. Судей такихъ видали, Которые весьма умны бывали, Пока у нихъ былъ умный секретарь. Крыловъ. Оракулъ. Ср. Родился въ Персіи, а чиномъ былъ сатрапъ … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)
секретарь — Комиссии, назначаемый в соответствии со статьей XII (МККЗР) (МККЗР, 1997). [Mеждународные стандарты по фитосанитарным мерам МСФМ № 5. Глоссарий фитосанитарных терминов] Тематики защита растений EN secretary FR secrétaire … Справочник технического переводчика
СЕКРЕТАРЬ — (от средневекового лат. secretarius первоначально доверенное лицо),1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица.2) Составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций … Большой Энциклопедический словарь
Читайте также: