Помощник администратора что за профессия

Опубликовано: 03.10.2024

Личный помощник - это профессия с достаточно широкими обязанностями. Многих интересует вопрос: такой работник - это действительно необходимость для каждого занятого человека или все-таки это работник, без которого можно также продуктивно справляться с задачами? Давайте разберемся, поняв, что именно входит в обязанности такого помощника и чего от него обычно ожидают.

Функции личного помощника

Обязанности могут быть достаточно разнообразными: они могут состоять из дел, связанных с домом , а могут и заключаться в помощи руководителя по работе.

В обязанности, как правило, входит полный спектр организационной и информационной поддержки работодателя.

планирование встреч
покупка билетов
бронирование гостиниц
поиск мест или людей
переписка и звонки по просьбе руководителя и т.д.
поиск систематизация всей необходимой информации и оперативный отчет.

Личный помощник должен служить в качестве ежедневника и календаря для руководителя, напоминая о всех предстоящий событиях либо каких-либо изменениях. Также такой специалист выполняет и различные личные поручения работодателя. Такой работник может управлять бытовыми моментами и даже управлять домашним персоналом руководителя.

Помощник обычно сопровождает руководителя на мероприятиях и встречах, при этом он должен быть доступен для связи в режиме 24\7. Поэтому такой человек должен быть готов к ненормированному рабочему дню, работе в интенсивному режиме, и кроме того, к частым командировкам.

Личный помощник: требования к кандидату

К такому работнику обычно достаточно высокие требования. Это и опыт, и знания, и определенные личные качества. В частности, на этой позиции обычно хотят видеть человека с высшим образованием, с опытом работы от 2-х лет, с активной жизненной позицией, хорошими коммуникационными и организационными навыками, а также с высоким уровнем стрессоустойчивости. Еще от такого специалиста ожидают высокого уровня собранности и умения сглаживать конфликты.

Кроме того, кандидат должен иметь грамотную устную и письменную речь, знание английского на высоком уровне, знание делового этикета, а также знание компьютерных программ и умение делать эффективные презентации. Также от от такого работника зачастую ожидают ухоженный внешний вид.

Средняя зарплата такого специалиста - 800 евро, но это приблизительная цифра, которая зависит и от опыта, и от знаний, и от количества и сложности заданий, который будет выполнять человек на этой позиции.

Вообще сегодня формат профессии немного изменился благодаря технологиям,поэтому такие работники могут работать и удаленно, только иногда приезжая к нанимателю. Есть также и помощники-фрилансеры, которые одновременно работают на нескольких работодателей.

О некоторых подводных камнях профессии личного помощника

Личный ассистент - это человек, который, фактически, живет для чужого человека, удовлетворяя его потребности. Как утверждает личный помощник одного богатого лондонца, его работа - это постоянно заботиться о жизни работодателя, помогая ему, а не себе. Поэтому эго в такой профессии может стать помехой.

Вообще в таких отношениях помощник-работодатель главное - это доверие, поскольку такой работник владеет множеством конфиденциальной информации, в частности о личной жизни и рабочих аспектах работодателя. Именно поэтому он не может говорить о своей работе со знакомыми и даже с семьей.

Еще один момент, о котором важно знать: от личного помощника часто ожидают, что у него не будет маленьких детей и других факторов, которые могут требовать большого количества времени от сотрудника.

Лучший пример резюме личного помощника

Опыт работы

Личный помощник семьи руководителя

Март 2011 - Август 2013

Обязанности:

Организация поездок семьи и руководителя: заказ билетов, бронирование отелей, поиск экскурсий;
Покупка билетов на различные мероприятия: кино, театр, концерты и т.д.;
Подбор репетиторов для детей работодателя;
Подбор домашнего персонала и проведение первичного собеседования;
Оплата счетов;
Сбор документов;
Закупка продуктов и средств для дома, а также покупка одежды и различных предметов в онлайн-магазинах;
Поиск специалистов для проведения ремонтных работ в доме, для ремонта систем кондиционирования и т.д.;
Развозка детей работодателя в садик/школу;
Запись на прием к врачам.

Грамотная речь, знание английского языка на уровне upper-intermediate;
Водительское удостоверение категории B,B1 и опыт вождения более 7 лет;
Умение работать в режиме многозадачности, исполнительность, дисциплинированность.

Таким образом, личный помощник действительно может стать незаменимым человеком в жизни работодателя, выполняя множество функций. Руководители, у которых были подобные работники, уже не представляют свою жизнь без такого сотрудника. Предложений по данной профессии достаточно много, но нужно максимально детально описать свой опыт и навыки в резюме, чтобы получить подходящее именно для Вас место.

Для административной работы руководителю предприятия часто требуется помощник. Должность такого работника, как правило, именуется «административный помощник» (Administrative Assistant) или «личный помощник» (Personal Assistant).

На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы (заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т.д.), так и функции по решению незначительных производственных задач. В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи. К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, требующие независимости действий и предусматривающие полную ответственность за результаты (куда могут входить, например, наблюдение за дисциплиной персонала, расходованием средств, организация тех или иных мероприятий и т.д.), так и рассмотрение жалоб, решение конфликтных ситуаций или привлечение соответствующих служб (т.е. координационно-коммуникативная работа на предприятии).

На административного помощника, как правило, возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д.

В некоторых случаях административный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, не требующие немедленного принятия решений, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д.

Иногда его полномочия могут носить более широкий характер и фактически представлять собой первый (низовой) уровень административного руководства.

I. Общие положения

1. Административный помощник относится к категории специалистов.

2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее

профессиональное (техническое, экономическое,

юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее

3. Административный помощник должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.

3.3. Структуру и оборудование современного офиса.

3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

3.5. Принципы и методы администрирования.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Основы этики и эстетики.

3.8. Правила делового общения.

3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Должностные обязанности

1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).

2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.

4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.

5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.

7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Административный помощник имеет право:

1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Административный помощник несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Не знаете как правильно составить резюме? Прочитайте советы и рекомендации, которые мы подготовили специально для вас. Вы найдете все необходимое для создания хорошего резюме.

10 ключевых навыков помощника администратора

Если вы надеетесь улучшить свое резюме или просто лучше выполнять свою текущую работу, изучение (и овладение) следующими 10 навыками помогут вам достичь этого.

Помощники администратора играют важную роль в каждой крупной компании.

Если вы заинтересованы в развитии своих навыков и хотите знать, какие из них наиболее важны для вашей карьере — дочитайте до конца.

Навыки помощника администратора на рабочем месте

Помощники по административным вопросам работают в быстро меняющейся среде, требующей разнообразных навыков.

Этот список ключевых навыков показывает, какие способности наиболее необходимы вам для достижения успеха на работе (обратите внимание, что они также хорошо смотрятся в резюме, если вы ищете работу).

1. Тайм-менеджмент
Во-первых, ключевыми являются навыки тайм-менеджмента. Вы должны уметь управлять своим временем, ведь каждый день вам нужно выполнять десятки задач.

Вам необходимо определить, какие задачи являются срочными, и точно оценить, сколько времени займет выполнение каждой из них.

Вы должны организовать свой день так, чтобы вы могли выполнять свои задачи, имея гибкость для выполнения неожиданной работы. Например, вам нужно отвечать на телефонные звонки, отвечать на электронные письма, принимать доставки и решать возникающие проблемы.

Помощники администратора также часто несут ответственность за управление временем других сотрудников. Вы должны назначать встречи, планировать мероприятия и управлять административными календарями, иначе дела наступит беспорядок.

2. Организационные навыки
Организация идет рука об руку с тайм-менеджментом. Без сильных организаторских навыков вам будет сложно хорошо распоряжаться своим временем. Такие навыки применимы к работе по-разному.

Как помощник по административным вопросам вы, вероятно, будете отвечать за организацию оффлайн задач, таких как:

оформление документации
офисные принадлежности
электроника

Вам также, вероятно, придется управлять онлайн задачами, такими как:

проверка и отправка электронной почты
работа с электронными документами
работа с цифровыми данными

Организованность сэкономит ваше время, и поможет всем в компании выполнять свою работу.

3. Решение проблем
Как помощнику администратора вам нужны отличные навыки решения проблем. Администраторы хотят, чтобы помощники принимали информированные и решительные меры при возникновении проблем. Многие из этих решений следует принимать самостоятельно.

Руководители не хотят тратить свое время, отвечая на бесконечные вопросы и ценят тех, кто проявляет инициативу.

Помощники администраторов также часто являются связующим звеном между администраторами и людьми, обслуживаемыми организацией, такими как клиенты, заказчики или пациенты.

Если вы разовьете сильные навыки решения проблем и научитесь решать проблемы самостоятельно, вы докажете свою ценность.

4. Внимание к деталям
Навыки помощника администратора включают многозадачность.
Вы должны попытаться предотвратить определенные проблемы до того, как они возникнут. Лучший способ сделать это — уделять пристальное внимание деталям.

Двойная проверка документов, счетов, квитанций, календарей, сведений о мероприятиях, почтовых адресов и другой важной информации избавит вас от проблем в дальнейшем.

Пристальное внимание к деталям также помогает продемонстрировать надежность. Если вы уделяете внимание деталям, ваш босс будет доверять вам и ему не потребуется пристально следить за вами.

Точно так же клиенты и деловые партнеры ценят внимание к деталям, потому что это хорошо отражается на всей вашей компании. Когда все мелкие детали обрабатываются без проблем, ваш бизнес кажется скрупулезным и сосредоточенным на предоставлении наилучшего обслуживания.

5. Адаптивность.
Чтобы развить ключевые навыки, чтобы стать успешным вы должны уметь адаптироваться.

Помощники администратора также используют современные технологии каждый день, которые быстро меняются. Вы должны уметь адаптироваться к изменениям, научившись использовать новое программное обеспечение и устройства.

Удобно делать понятные и привычные действия, но в долгосрочной перспективе это не поможет вашей карьере.

Навыки для резюме помощника администратора при поиске работы

Этот список навыков особенно полезен для соискателей. Используйте его, чтобы составить резюме помощника администратора и произвести впечатление на менеджеров по найму, когда вы подаете заявку на новую должность.

1. Письменное сообщение
Администраторы должны справляются с большим объемом письменного общения. Вы будете отвечать за написание электронных писем, писем, служебных записок, отчетов и других документов.

Поскольку эта способность также является частью подачи заявки на работу, продемонстрируйте свои письменные коммуникативные навыки в своем резюме.

Используйте свое резюме и сопроводительное письмо, чтобы показать и сообщить потенциальным работодателям, что у вас сильные письменные коммуникативные навыки.

Поэтому убедитесь, что резюме и сопроводительное письмо хорошо написаны и не содержат ошибок. Сюда входят орфографические ошибки, а также ошибки пунктуации и грамматики.

Если в вашем резюме или сопроводительном письме есть ошибка, потенциальные работодатели сочтут, что вы не разбираетесь в деталях.Они могут подумать, что вы будете допускать ошибки и на должности помощника по административным вопросам.

2. Технические навыки
Помощник по административным вопросам консультируется со своим начальником, прежде чем он приступит к выполнению следующего задания
Администраторам нужны хорошие навыки работы с людьми.
Технологии играют важную роль в повседневной работе большинства помощников по административным вопросам.

Чтобы добиться успеха в качестве помощника администратора, вы должны уметь грамотно ориентироваться:

почтовые платформы (например, Gmail и iCloud Mail)
программное обеспечение для обработки текстов (например, Google Docs)
программное обеспечение для работы с электронными таблицами
базы данных
цифровые календари

И многое другое, в зависимости от конкретной работы.

Вот почему важно подчеркнуть в своем резюме ваши технические навыки. Не забудьте добавить технические навыки в раздел навыков резюме.

Чем больше приложений вы укажете, тем более технически подкованным вы будете выглядеть. Организациям нужны помощники-администраторы, которые хорошо разбираются в современных технологиях и могут быстро научиться использовать новые программы.

3. Вербальное общение
Коммуникативные навыки административных помощников имеют ключевое значение — они помогают им передавать информацию внутри и за пределами компании и поддерживать нормальный бизнес.

Вы должны уметь говорить ясно и легко для понимания других.

Если вас неправильно поняли или вы не поняли, это вызовет проблемы. Таким образом, вы должны научиться быть прямым и убедительным, оставаясь вежливым и профессиональным.

Помимо перечисления коммуникативных навыков в вашем резюме и сопроводительном письме, продемонстрируйте эти таланты во время телефонных звонков и на собеседованиях.

Отличное личное общение зависит от многих факторов, таких как громкость, тон голоса, выбор слов и скорость речи.

4. Эмоциональный интеллект
Как помощник по административным вопросам вы часто будете взаимодействовать с широким кругом людей в своей компании.

Вы должны общаться с сотрудниками высшего звена, такими как генеральный директор, и другими, например дворниками и курьерами.

Общение с широким кругом людей требует эмоционального интеллекта и навыков межличностного общения. Вы должны продемонстрировать, что у вас есть навыки работы с людьми, необходимые для понимания и работы с разными коллега на разных должностях.

Если вы работаете на рынке труда, в резюме приведите примеры своего эмоционального интеллекта. Подробно объясните их в сопроводительном письме и будьте готовы обсудить их во время интервью.

5. Приоритизация
Как упоминалось ранее, чтобы быть помощником администратора, вы должны расставить приоритеты по важности. Расстановка приоритетов важна для эффективного управления временем, тем более что вы будете выполнять очень много задач.

Приоритизация также связана со способностью адаптироваться и решать проблемы. Это потому, что задачи, которые вы должны расставить по приоритетам, постоянно меняются и могут возникнуть неожиданно.

Выводы

Теперь, когда вы знаете, какие навыки резюме помощника администратора необходимы для получения желаемой должности. Примените эти знания на практике. Выберите один из наших шаблонов резюме и создайте собственное резюме помощника администратора, просто вставив свою информацию.

Если вы ищете более быстрый вариант, наш бесплатный конструктор резюме создаст резюме за считанные минуты.

В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем своевременных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой — умеющий приспособиться к особенностям характера своего шефа.

Общее описание

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала — личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя — это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.

«Чтобы занимать должность персонального ассистента, — делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО „Южная строительная коммуникационная компания“, — мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами — иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны — способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность — мера ответственности: сделать больше — значит, принять решение вместо руководителя, а меньше — переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».

Образование

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование — специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.

В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.

Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, — филологи, переводчики.

Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:

отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);
курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);
курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе;
Учебный центр документационного обеспечения управления при «Гильдии Управляющих Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение государственного образца).

Интенсивные программы введения в профессию предоставляют Школа помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов и образовательное учреждение «Высшая школа секретарей».

Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».

Смежные карьеры

Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря — из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Также к числу смежных можно отнести все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.

Функциональные обязанности

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

Навыки

По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя — это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

проактивность — умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
универсальность — способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
эффективные коммуникации и информационная логистика — умение управлять информационными потоками;
умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений — оптимальное, резервное и «кризисное» — на случай развития событий по нежелательному сценарию;
свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
супервайзинг — навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.

Плюсы и минусы

Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

тяжелый график работы — режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

Оплата труда

В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже — 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.

Перспективы

Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером — исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.

Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться чем-нибудь другим.

Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:

Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

Работа с информацией и офисными программами.
Грамотный русский язык.
Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
Работа в социальных сетях.
Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
Навыки копирайтинга и продаж.
Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

Формирование и настройка рассылок.
Умение монтировать несложные видео.
Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
Умение делать лендинги.
Работа в вебинарных комнатах.
Работа с трафиком и рекламными сервисами.
Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.

Мамы в декрете.
Работницы офиса.
Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:

2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.

3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.

4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

На этом у меня сегодня всё.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

Читайте также: