Как восстановить уволенного сотрудника в битрикс 24

Опубликовано: 16.05.2024

В CRM « Битрикс24 » права доступа для пользователей необходимы для разграничения компетенций, к примеру, просмотра информации и настройки электронного документооборота. Это необходимо, если, допустим, сотрудник из производственного подразделения не должен иметь доступ к бухгалтерским документам или администрированию корпоративного портала. Именно с этой целью в системе предусмотрена возможность создания групп пользователей. Занимается настройкой прав доступа администратор портала.

Группы пользователей

Группа пользователей — это электронный список зарегистрированных сотрудников, которым присвоен определенный уровень прав доступа к информационным ресурсам компании. За распределение сотрудников по группам отвечает руководство фирмы, а также администратор CRM « Битрикс24 » , который может настраивать права всех пользователей портала.

Наиболее логичным методом регистрации групп считается распределение работников соответственно отделам. К примеру, создается группа пользователей «Отдел продаж». Ей присваиваются права доступа к системе электронного документооборота компании, контактам контрагентов, новостным сайтам, сайтам конкурентов и т.д. Все сотрудники, вошедшие в эту группу, автоматически будут иметь соответствующие права.

В « Битрикс24 » по умолчанию формируются следующие группы пользователей:

« Сотрудники » — группа пользователей с наименьшими правами доступа к информации и настройкам (их возможности ограничены чтением и редактурой внутренних документов с общим уровнем доступа).
« Отдел кадров » — группа пользователей с открытыми правами на добавление информации во все разделы.
« Руководство » — руководители фирмы, имеющие доступ ко всем документам предприятия.
« Маркетинг » — группа пользователей для работы в CRM.
« Администратор корпоративного портала » — обладатель всех вышеперечисленных прав, а также ограниченных возможностей по администрированию системы.
« Администратор системы » — пользователь, которому открыт полный доступ к управлению системой.

Группы выстроены в порядке увеличения прав доступа. Это означает, что каждая последующая группа имеет привилегии предыдущей и некоторые дополнительные возможности. К примеру, сотрудники отдела кадров так же, как и участники группы « Сотрудники », могут читать и редактировать внутрифирменные документы.

Внимание! В коробочной версии « Битрикс24 » список прав доступа может быть другим. Настройка групп требует от специалиста определенных знаний, поэтому перед распределением прав следует ознакомиться с инструкцией.

Как настроить права доступа

К созданию групп пользователей и настройке привилегий допускаются пользователи, имеющие в « Битрикс24 » права администратора системы. Имейте в виду, что настройка прав возможна только на платном тарифе.

Чтобы приступить к настройке, нужно перейти по следующей цепочке:

CRM.
Настройки CRM.
Права.

Настройка прав доступа в Битрикс24

Сперва задаются роли (уровни доступа к информации), которые затем присваиваются отдельным сотрудникам или группам. Список ролей располагается в правом верхнем углу страницы, как на изображении ниже:

Задаем уровни доступа к информации

Эти уровни доступа сформированы по умолчанию. Администратор может изменить настройки для каждой роли или добавить новые. Для редактирования существующих ролей (переименование, изменение прав доступа к данным и т.д.) нужно нажать на значок, расположенный слева от названия роли. Для добавления новой роли нажмите кнопку «Добавить», которая находится в конце представленного списка. Далее откроется форма для ввода необходимых настроек:

Раздел управления ролями

По вертикали слева расположены элементы системы: контакты, информация о компании, о сделках и т.д. (1). По горизонтали вы видите список операций, которые можно проделать с этими элементами (2). Для редактирования доступов роли достаточно нажать на соответствующий пункт в столбце таблицы «Добавление» и выбрать нужный статус:

Выбираем нужный вариант доступа

На каждое действие пользователя предусмотрены следующие варианты:

«Нет доступа» — пользователь не имеет права читать и редактировать информацию.
«Свои» — выбраны элементы только с тем уровнем ответственности, который соответствует пользователю.
«Свои + своего отдела» — права доступа сотрудника и работников его отдела.
«Свои + своего отдела + подотделов» — добавляются права сотрудников подотделов.
«Все открытые» — все вышеперечисленные + элементы с пометкой «Доступен для всех».
«Все» — все элементы списка.

Управление лидами и сделками настраивается отдельно. Для этих граф формируется уровень доступа, включающий более широкий список настроек. Это дает возможность настроить права доступа для каждой стадии реализации процесса (например, сделки). Еще здесь есть признак «Наследование» — дублирование прав доступа вышестоящих стадий нижестоящими элементами. По умолчанию все стадии наследуют права «родителя».

Настройка доступа к сделкам

Внизу окна настроек расположен пункт «Разрешить изменять настройки»:

Разрешение для изменения настроек

Если напротив него поставлена галочка, то это значит, что пользователь может самостоятельно изменить здесь любые настройки. Как правило, администратор исключает эту возможность.

Как распределить роли

Распределение ролей в «Битрикс24» начинается после настройки прав доступа. Чтобы назначить сотруднику определенную роль, нужно нажать на кнопку «Добавить право доступа»:

Добавление прав доступа

Роли можно назначать отдельным пользователям, отделам или группам. В правой части окна настроек расположены списки выбранных сотрудников и отделов:

Назначение ролей для списка сотрудников и отделов

Чтобы завершить настройку, нажмите кнопку «Сохранить».

Как удалить уволенного сотрудника в «Битрикс24»

Чтобы понять, как удалить пользователя, который уволился из компании, нужно знать особенности административной панели «Битрикс24». В первую очередь, нужно проверить факт прохождения сотрудником авторизации после приглашения в систему. Это можно сделать на вкладке «Приглашенные». Если статус отрицательный, пользователя можно удалять.

Если же пользователь прошел авторизацию или при его удалении высвечивается сообщение «Ошибка! Пользователь не был удален», нужно выполнить следующие действия:

проверить наличие закрепленных за этим сотрудником задач (во вкладке «Задачи» в профиле пользователя),
удалить закрепленные задачи,
уволить сотрудника в установленном системой порядке.

Проверяем наличие закрепленных задач

Обратите внимание! В «Битрикс24» нет возможности убрать из системы уволенного пользователя, который находится во вкладке «Уволенные».

Список уволенных сотрудников в Битрикс24

Конфликт прав

Конфликт прав может произойти при присвоении сотруднику нескольких прав. К примеру, отделу присвоена одна роль, а работнику этого отдела — другая. Подробнее этот вопрос рассмотрим на реальном примере.

Работнику отдела продаж Петру присвоена роль администратора, а его отделу — «Менеджер». Для «Менеджера» установлены привилегии управления базовыми операциями в системе. Администратор же имеет права доступа к любой информации в CRM.

Пример конфликта прав в Битрикс24

В этом случае, несмотря на принадлежность Петра к отделу продаж, он будет обладать правами администратора.

Никто из нас не застрахован от найма на работу специалистов, которые после расторжения трудового договора пытаются нанести вред компании. Некоторые уволенные таким образом высказывают свой негатив, а некоторые просто развлекаются. Не все истории заканчиваются безобидно. Особенно, когда дело касается безопасности данных.

В статье речь пойдет о роли администратора портала Битрикс24 и о том, как правильно расторгнуть отношения с сотрудником, который владеет неограниченными правами на платформу для ведения вашего бизнеса.

Работая с корпоративным порталом коробочной версии, владелец имеет доступ к расширенной административной панели. Через нее можно регулировать и устанавливать права для любого сотрудника на свое усмотрение и задать индивидуальную настройку роли пользователя.

В случае, если вы используете облачную версию системы Битрикс24, настройка прав не столь гибкая. В зависимости от тарифа, вы можете назначить полные права админа на любого сотрудника либо снять их при необходимости. Задать индивидуальную систему прав на весь портал для отдельного человека в облаке не получится.

Расскажем о случае из нашей практики. К нам обратился клиент с жалобой, что после увольнения их системного администратора, у него остались доступы к аккаунтам всех сотрудников. Используя персональную информацию, бывший администратор искажал данные в CRM и писал оскорбительные сообщения от имени коллег другим сотрудникам.

Так как пострадавшая компания работала в облачной версия Битрикс24, оперативно перекрыть все доступы и сменить скомпрометированные учетные данные через панель администратора было невозможно. Осложняло ситуацию то, что у экс-администратора были доступы и к почтам сотрудников, что давало ему возможность восстанавливать себе пароли к порталу даже после сброса настроек.

В данном случае бывший сотрудник занимался лишь хулиганством, но у него была возможность выгрузить и передать конкурентам всю базу клиентов, текущих сделок и прочих деталей за вознаграждение, что нанесло бы ощутимый финансовый и репутационный удар компании. Он мог сильно исказить или вовсе удалить внесенную в CRM информацию, что усложнило бы работу менеджеров и компании в целом.

Можно сказать, что нашему клиенту повезло, т.к. действия были больше хулиганские, чем вредительские. Он вовремя заметил стороннее вмешательство на портал и сразу обратился к нам за помощью. Для решения проблемы мы использовали подставного сотрудника, которому передали права администратора. Через нового администратора забрали права у остальных сотрудников, а также полностью заблокировали всем доступ к CRM. Перед началом работ мы сохранили действующую систему прав и ролей, чтобы быстро восстановить настройки по окончанию работ со сменой доступов.

Временная блокировка всех пользователей на портале позволила сотрудникам спокойно сменить все свои пароли, к которым у старого админа мог быть доступ. После проведенной процедуры следов стороннего вмешательства обнаружено не было. Компания продолжила безопасную работу на своем портале.

В качестве резюме ко всей этой истории просто оставим 5 рекомендаций, которые помогут защитить ваш Битрикс24:

Не стоит предоставлять админам доступ к личным почтовым ящикам и аккаунтам сверх того, что ему необходимо для работы.
Оптимизируйте процесс оперативного согласования доступа к необходимой информации, вместо полной передачи прав большому числу сотрудников.
Создайте резервную учетную запись с правами администратора.
Всегда имейте несколько резервных копий баз данных на случай, если потребуется восстановить информацию.
Сотрудничайте с официальными представителями Битрикс24, для возможности вовремя получить специализированную помощь по порталу.

Если у вас остались вопросы по статье или случилась похожая история, оставьте заявку по телефону нашей компании +7 (495) 118-39-18 или через форму ниже для решения.

Корпоративный портал от 1С-Битрикс – средство управления сотрудниками и компанией в целом. Средства по работе с задачами мы описали в предыдущей капле. Сегодня поговорим о структуре компании, сотрудниках, работе с кадрами. Корпортал очень многое может в этой части.

Сотрудники и структура.

В любой компании есть руководитель и сотрудники. В некоторых – отделы, департаменты, филиалы и службы. Регулярно кто-то едет в командировки, берет отгулы. Иногда бывает даже отпуск :-)

Постоянно происходит поиск коллег, их контактов, переписка и разговоры с ними. Для руководителей важны донесение указаний и распоряжений, поддержка корпоративного духа, награждение лучших.

Корпоративный портал (его еще называют «интранет») отлично подходит для работы с организационной структурой и людьми в ней. Сомневаетесь?

Не надо, тут правда все есть, и все просто. Итак, что есть в разделе «Сотрудники».

Поиск сотрудника – простая и нужная штука. По первой букве, телефону, подразделению, ФИО, почте. Для небольших компаний неактуально, а вот если у вас в офисе пятьдесят человек или больше, вы будете пользоваться этой функцией.

Телефонный справочник – удивительно востребован. Подумайте сами, все ли ваши сотрудники знают на срочный случай телефоны и электронные почты коллег? А если учреждение большое и территориально распределенное, как много сил тратится на распространение телефонных справочников? Хорошо если есть домен и Outlook, а если нет?

Колонки настраиваются. Мы вывели для себя имя, должность, почту, телефон и скайп. Другая компания может вывести домашний, внутренний и сотовый телефоны, например.

Структура компании и визуальная структура

Структура компании — вещь традиционная. Можно создать любую иерархию подразделений, как угодно их назвать, назначить руководителей. Могут быть люди вне подразделений и подразделения без руководителей (тогда они подчиняются директору). Удобно и гибко.
Структура компании активно используется другими разделами корпортала для учета подчиненности людей.

Личная страница

Личная страница это полная информация о сотруднике. Это профиль, как в социальных сетях.

Все, что сотрудник захочет сообщить, увидят его коллеги.

Кадровые изменения

В «кадровых изменениях» корпортал Битрикса сам ведет журнал перемещений, приемов и увольнений сотрудников. Если компания большая, лента будет полна событий. Удобно для оповещения и просмотра новой информации.

График отсутствий

Отпуск? Отгул? Работа на выезде? Труба потекла и сотрудника нет? А все ли об этом знают? В большом отделе трое в отпуске, двое опоздают и один непонятно почему не пришел. График отсутствий – отличная штука.

На одной странице видно кто и почему отсутствует. Например, на момент написания этого поста два наших сотрудника в отпуске, и все это видят. Если попытаться пригласить отсутствующего человека на встречу, корпортал обязательно предупредит об этом.

Дни рождения

Как часто вы забываете про день рождения скромного коллеги? Хорошо, если скайп или icq напомнят, а если нет? Просто внесите все дни рождения и все будет в порядке.

Планирование времени, интеграция с Outlook и информация для новых сотрудников

Есть страница с картинками с описанием того, как планировать время и управлять групповыми событиями. Самые важные вещи документированы прямо в портале.

Это планирование времени и синхронизация с Outlook. Поддерживается:

синхронизация персональных календарей;
синхронизация календарей компании;
синхронизация личных контактов;
экспорт нескольких календарей;
отображение календарей на одной сетке в MS Outlook.
синхронизация личных задач;

Мы еще встретимся с такими страницами документации.

Резюме

Раздел «Сотрудники» - простая, понятная функция, где все находится именно там, где его ждешь. Чтобы информацию не набивать руками, есть получение данных из Outlook, 1C:Зарплата и Кадры или файлов Excel.

Раздел «Сотрудники и структура компании» обычно внедряется одним из первых, он есть в любой редакции 1С-Битрикс24.

Битрикс24 – популярный сервис, предназначенный для эффективной работы компаний любых масштабов благодаря широкому набору инструментов. С одной стороны, у некоторых пользователей это вызывает сложности: с чего начать и как с этим работать? С другой стороны, каждый клиент по мере развития бизнеса может расширять функционал сервиса под текущие требования и задачи.

Весомое преимущество – разработчик предлагает организациям со штатом до 12 сотрудников бесплатный тариф с базовыми инструментами.

Соглашусь, переезд на Битрикс24 сравним со сменой локации офиса компании. Сначала вы соберёте всё необходимое и перевезёте, а потом заново распакуете на новом месте. Но не всё так сложно. Достаточно пошагово выполнить мою инструкцию.

В этой статье рассмотрим:

Ключевые возможности

Совместная работа над задачами и проектами:

постановка задач;
установка режима работы (план, сроки, календарь, списки);
присвоение роли и права доступа;
шаблоны;
роботы для работы по заданному сценарию;
канбан-доски;
отслеживание эффективности сотрудников;
приложения для iPhone и Android.

просмотр историй сделок по карточкам;
объединение сделок путём поиска дублей;
автоматизация продаж с помощью роботов;
CRM-маркетинг;
звонки и письма из CRM;
онлайн-чат на веб-сайт (бесплатно);
отчёты;
генератор продаж;
автоматизация создания договоров, счетов и актов;
AI Скоринг CRM (прогноз успеха сделок при помощи ИИ);
обмен данными с 1С в реальном времени;
сквозная аналитика.

Контакт-центр: телефония, чат на сайт (бесплатно), коллтрекинг, CRM-формы в соцмедиа и на сайте, автоответчик.

Сайты: возможность создания сайтов в простом конструкторе.

Магазины: создание интернет-магазинов в конструкторе и по шаблонам.

Офис: виртуальное пространство для коммуникации сотрудников компании.

Начало работы в Битрикс24

Откройте страницу регистрации Битрикс24, нажмите «Начать бесплатно». Выберите удобный способ регистрации.

Вы создали свой Битрикс24. Дальше нужно указать название компании, при необходимости переименовать домен, имя которому система присвоила случайным образом.

Подключение сотрудников

Откройте вкладку «Живая лента»-«Пригласить сотрудников». Опция доступна админу, в настройках есть функция «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».

Система предлагает 5 способов приглашения сотрудников:

«быстрая регистрация» – скопируйте ссылку в соответствующем поле и отправьте её коллегам, при переходе у них появится возможность регистрации;
«по sms » – вводите номера телефонов коллег, которые получат сообщение на телефон со ссылкой для регистрации;
«по e-mail» – аналогично, но вводятся почтовые ящики коллег;
«зарегистрировать» – вносите e-mail, имя/фамилию сотрудника и должность, на его почтовый ящик придёт письмо с паролем и логином для входа;
«пригласить интегратора» – заключение договора с сертифицированными партнёрами сервиса для настройки вашей организации.

Настройка структуры компании

Просмотр и редактирование структуры осуществляется в «Меню»–«Сотрудники». Структура состоит из подразделений, за каждым из которых закрепляется название, руководитель, сотрудники.

Нажимайте кнопку «Добавить подразделение», заполняйте данные.

Каждому подразделению можно добавлять дочернее подразделение и подотделы без ограничения по их количеству. Получится примерно так, как на скриншоте.

Здесь же есть кнопка «Пригласить сотрудников». При необходимости переносите сотрудника в какое-либо из подразделений, зажав иконку с именем левой кнопкой мыши и перетаскивая её в нужное окно.

Основное меню сервиса: обзор

Разделы меню находятся в левой колонке экрана. Кратко по ним пройдусь.

Живая лента – страница событий портала

Вмещает несколько подразделов:

«Сообщение» – вкладка, где можно писать сообщения и просматривать смс других коллег, отправка возможна всем сотрудникам или группам, отделам, почтовым пользователям.

«Событие» – вкладка, где создаются события, указываются требуемые сведения, настройки и сотрудники, у которых отобразится данное сообщение в Живой ленте.

«Опрос» – вкладка для создания опросов, которые появятся в ленте (для всех сотрудников или выбранных вами групп, подразделений и т.д.).

«Ещё» – здесь находятся дополнительные вкладки для отправки файлов, благодарности, важных сообщений в Живую ленту.

Задачи, подзадачи и проекты – организация рабочего процесса

В данном разделе вы получаете наглядную информацию о завершённых, текущих и запланированных делах. Я не буду останавливаться на каждой опции, а перейду к главному – созданию задач. Кстати, данный инструмент находится практически в каждом разделе.

Как создать задачу в Битрикс24?

Нажимайте кнопку «Добавить задачу». Дальше внесите данные: название и описание задачи. Если нужно, составьте чек-лист со списком действий, чтобы фиксировать выполненные шаги. Возле значка пламя можно отметить галочкой приоритет задачи – важная. Назначьте сотрудников, ответственных за выполнение, и крайний срок (дедлайн).

Кратко о ролях сотрудников, участвующих в выполнении задачи:

ответственный – исполнитель задачи;
постановщик – сотрудник, назначивший задачу, он получает подтверждение о выполнении;
соисполнитель – помощник в выполнении задач, имеет идентичные права роли «ответственный»;
наблюдатель – сотрудники, которым будут приходить уведомления о выполнении задачи, имеют возможность оставлять свои комментарии.

Вкладка «Дополнительно» позволяет осуществить следующие действия:

привязать задачу к выбранному проекту (здесь же создаётся новый ПРОЕКТ);
подключить учет времени;
установить напоминания;
создать шаблон задачи с помощью опции «Повторять»;
сформировать ПОДЗАДАЧУ и т.д.

Канбан доски в задачах

Привычная многим методология есть в Битрикс24. Задачи сразу создаются в подразделе «Канбан». Интерфейс схожий с аналогичными сервисами: выделение колонок цветом, фильтр для поиска задач. Для наглядности сделал несколько задач, чтобы показать вам скриншот досок.

Кратко по диаграмме Ганта

Диаграмма позволяет отслеживать ход выполнения задач, контролируя крайние сроки. При наведении на горизонтальный блок задачи в календарной сетке просматриваются общие данные.

Шаблоны задач

Нажимайте вкладку «Шаблоны»-«Добавить» , заполните поля и сохраните. Если вам нужно создать аналогичную задачу, нужно выбрать необходимый шаблон и нажать на 3 горизонтальные линии, дальше «Добавить задачу по шаблону». Как правило, они используются для регулярных и часто повторяемых задач.

Роботы в задачах – что это?

Нажимаете на кнопку «Роботы» и переходите в раздел «Настройки».

Нужно задать 2 параметра:

триггеры – действие (ситуация), при появлении которого задача переходит на заданную стадию, в этот момент сработает заранее настроенный робот;
роботы – последовательный набор действий, выполняемых автоматически при переходе задачи на заданную стадию.

Пример: есть задача с установленными сроками выполнения. С помощью триггера мы указываем ситуацию «скоро просрочена». Когда задача достигнет этого статуса, робот автоматически совершит действие – я выбрал отправку сообщения в Живую ленту.

Чат и звонки

В данном разделе у вас автоматически появляются 2 чата – с помощником от Битрикс24 и общий чат для всех коллег, который можно использовать дополнительно к Живой ленте.

строка поиска;
создать новый чат – закрытый (для выбранных коллег), открытый (для всех коллег), один на один с выбранным сотрудником.

Также в системе доступны голосовые и видео звонки между сотрудниками. Для этого создайте чат и выберите тип звонка. Для совершения групповых звонков нужно создать групповой закрытый чат. Видео- и аудио звонки между сотрудниками не записываются.

Группы

Здесь отображаются уже сформированные рабочие группы и создаются новые: открытая, закрытая, внешняя и группа для внешних публикаций.

В этой же вкладке формируются проекты с заданным типом: открытый, закрытый или внешний.

Хранение документов и файлов организации. Для работы с диском предложено 5 вкладок:

«мой диск» – ваше личное хранилище файлов;
«общий диск» – коллективное хранение файлов организации с возможностью выдачи прав доступа;
«диск для Windows » – на этой странице вы можете скачать и подключить приложение от Битрикс24.Диск, чтобы работать с документами, не открывая сам сервис;
«диск для macOS» – опция, аналогичная предыдущей;
«очистка места» – показывает сведения о свободном месте на диске, предоставляет несколько инструментов «Безопасная очистка» и «Экспертный режим».

Календарь

Раздел содержит 2 основные вкладки: «Мой календарь» и «Календарь компании». События отображаются в таблице, под кнопкой «Расписание» – то же самое представлено в виде списка по дням. При наведении курсора на задачу, справа на экране отображаются основные сведения. Под кнопкой «Добавить» 2 опции – событие и задачу. Под значком шестерёнки находятся настройки, включая права доступа.

Время и отчёты

Полезные инструменты для отдела кадров и руководителей, доступны в платных тарифах.

«График отсутствий» – табличное отображение отпусков, больничных, декретов, то есть в отчёте видно: кто, когда и по какой причине отсутствует на рабочем месте.
«Рабочее время» – автоматическое формирование отчётов о рабочих часах сотрудников, при появлении на работе ими используется кнопка «Начать рабочий день», уходя они кликают на неё же.
«Bitrix24.Time» – тотальный контроль над персоналом (моё мнение), предполагает подключение приложения на планшет и использование его камеры. Помимо нажатия кнопки о начале времени работы, система с помощью камеры распознает сотрудника.
«Рабочие отчёты» – вкладка для сбора отчётов сотрудников с возможностью просмотра статистики и выставления оценок.
«Собрания и планёрки» – организация собраний сотрудников с указанием даты, организатора, места проведения.

Почта

Работа с почтовыми ящиками систем, приведённых на скриншоте, в режиме одного окна. Есть много полезных настроек и возможностей, но в платных тарифах.

Бизнес-процессы

Платный инструмент для быстрого согласования различных документов внутри организации. С помощью редактора настраивается бизнес-процесс, а именно его цепочка. По ней документ и будет направляться по очерёдности каждому из сотрудников.

Данному инструменту я отведу отдельную статью – информации и функционала очень много. Здесь хранятся все сделки с просмотром в форме канбан-доски, списка или календаря, звонки и переписки с клиентами на сайте и в соцмедиа, подробная статистика по продажам, эффективности менеджеров и т.д.

Приложения

Со своей страницы Битрикс24 вы получаете доступ к приложениям (платные и бесплатные). Для удобства предложена поисковая строка и настраиваемый фильтр – по категориям, стоимости, числу скачивания и т.д.

Тарификация в Битрикс24

Бесплатный тариф без ограничений по времени есть, с возможностью подключения не более 12 сотрудников. При регистрации вы можете подключить демо-режим на 30 дней с доступом к платным инструментам бизнес-пакета «Команда». Подробное сравнение тарифных планов здесь.

Разработчик предлагает воспользоваться сервисом:

В облаке – пользование в качестве онлайн-сервиса (по подписке).

Из коробки – установка на вашем сервере (конечная лицензия, то есть вы становитесь владельцем лицензии на продукт).

Мобильное приложение Битрикс24

Скачивается бесплатно и работает с устройствами iPhone, iPad, Android для платформ Android 4.4+ и iOS 10.0+. Через приложение ведётся работа над задачами, пользование CRM, коммуникация с коллегами и клиентами, есть доступ к голосовым и видео звонкам.

Интеграция с внешними платформами

Сервисами для работы над документами – MS Office, OpenOffice, LibreOffice, облачные сервисы GoogleDocs, Office 365.
Microsoft Outlook, продуктами Google и Apple – реализована для коробочной версии.
Системой обмена сообщениями и совместной работы – MS Exchange Server 2007/2010.
Active Directory/LDAP – модуль AD/LDAP интеграция.
Продуктами 1С.

Как удалить Битрикс24?

Неактивные аккаунты с бесплатным доступом удаляются автоматически. Если вы не зайдёте в аккауант в течение 45 дней, то он будет заблокирован. На восстановление доступа выдаётся неделя – следует писать в техподдержку. За сутки до удаления на электронную почту владельца Битрикс24 будет отправлено письмо с предупреждением об удалении.

Порталы на платных тарифах не блокируются и не удаляются. Достаточно не оплачивать следующий период, после чего портал будет переведён на бесплатный пакет и удалится, как описано выше.

Настройка уведомлений в Битрикс24

В правом верхнем углу экрана нажмите на стрелочку рядом с вашим именем, дальше «Настройка уведомлений».

Выбирайте нужный режим – простой или расширенный. В каждом из режимов можно проставлять/убирать галочки, сохраняя требуемые настройки.

Вывод

Я кратко показал только основные нюансы по работе с Битрикс24. Он был и остаётся популярным мощным порталом, объединяющим инструменты управления проектами и функции CRM. В качестве заключения я кратко обобщу достоинства и недостатки системы.

Переход на «Битрикс24» можно сравнить с переездом в другой офис: вам нужно все собрать, перевезти и распаковать на новом месте, ничего при этом не потеряв. У любой компании есть своя система работы с документами, привычные технологии общения и навыки реализации бизнес-процессов, клиентская база и т.д. – все это потребуется перенести в «Битрикс24». О том, как осуществить «переезд» без особых усилий, вы узнаете, прочитав эту статью.

Первые шаги: регистрация и настройка портала

Итак, для начала нужно зарегистрироваться на портале «Битрикс24» . По умолчанию всем клиентам предоставлен бесплатный тариф «Проект», но если вы хотите использовать все возможности сервиса, подключите тарифы «Команда» или «Компания» в разделе «Лицензия». Если перед покупкой вы хотите протестировать портал, подключите его демо-версию и пользуйтесь всеми возможностями, которые есть в верхнем тарифе, бесплатно - в течение месяца.

Следующий шаг – регистрация пользователей и отражение структуры компании на портале (раздел «Компания» - вкладка «Структура компании»). Очень важно четко отразить структуру так, как она есть – это поможет правильно распределить права и обязанности всех пользователей. Для начала достаточно указать руководителя компании и перечислить все подразделения. Добавить подразделение просто – достаточно кликнуть по кнопке в верхней части страницы раздела. Каждому новому подразделению нужно дать название и занести туда сотрудников, а также назначить руководителя. Сотрудников можно «перетаскивать» из одного подразделения в другое с помощью «мыши».

После того, как вы создали структуру компании, нужно настроить сам портал. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки портала» и указать название компании, которое будет отображать в логотипе (в шапке в левом верхнем углу), электронную почту, формат времени и даты, рабочий график (есть только в платном тарифе и в демо-версии). Здесь же можно отключить возможность писать в «Живой ленте» для всех сотрудников, оставив ее лишь некоторым пользователям. Еще одна настройка, на которую нужно обратить внимание – отключение сервисов, которые не будут использоваться в компании. Наконец, в этом же разделе , при необходимости, устанавливается ограничение для входа на портал по IP-адресу.

Загружаем документы для работы

Теперь нужно загрузить документы, с которыми будут работать ваши сотрудники. Если документов немного, можно загрузить их с помощью инструмента «Битрикс24.Диск» (раздел «Мой Диск»). Загрузить файлы можно также в разделе «Компания» - вкладка «Общий диск»: здесь удобно хранить образцы заявлений, договоров, записи телефонных разговоров и т.п. Но если документов много, проще установить фоновое приложение «Битрикс24» и подключить его к своему порталу. Тогда сервис сам синхронизирует файлы на вашем компьютере (не все, а только те, которые помещены в указанную вами папку) с теми, что хранятся на портале - и вы сможете работать с любыми документами, не загружая их.

Списки контактов, с которыми вы работаете, загружаются в разделе «CRM». Их можно импортировать из своего почтового клиента, из файла формата «.csv», а также из таблицы «Excel». Наконец, контакты можно загрузить из других CRM, используя партнерские приложения (их можно выбрать в разделе «Приложения»). Если контактов немного, проще занести их вручную с помощью кнопки «Добавить контакт» в разделе «CRM».

Скорее всего, у сотрудников вашей компании запланированы встречи и другие события. Если до этого вы вели общий календарь компании, можно перенести данные из него в инструмент «Календарь». Сделать это можно, кликнув по значку с шестеренкой в верхней части раздела «Календарь». Новые события можно заносить непосредственно в разделе с помощью инструмента «Планировщик задач», выбирая не только дату и время события, но и его участников. В «Планировщике задач» можно выбрать время, когда все участники события будут свободны, запросить от них подтверждение участия и настроить напоминание о событии.

Тонкости работы с «Битрикс24»

Чтобы в «Структуре компании» перенести сотрудника из одного отдела в другой, нужно нажать Shift и перетащить сотрудника «мышью»;

Администратор портала видит всю информацию, кроме приватной переписки пользователей;

Есть ограничения на объем загружаемых данных по тарифам: для тарифа «Проект» – 5 Гб, для тарифа «Команда» - 100 Гб;

Пространство для хранения данных можно арендовать (информация о стоимости в разделе «Лицензия»);

Доступ к разделу «CRM» можно ограничить (вкладка «Настройки» - «Права доступа»);

«Коробочная» версия «Битрикс24» - разновидность сервиса для компаний, которые не могут позволить себе хранить данные на удаленных серверах;

Удалить сотрудника из списка можно, выбрав пункт «Уволить» в контекстном меню (чтобы вызвать его, достаточно кликнуть правой кнопкой по карточке сотрудника);

Устанавливаем связь с миром: инструменты «Телефония» и «Почта»

После того, как вы сделали основные настройки, добавили пользователей и распределили их роли, самое время освоить инструмент «Битрикс24.Телефония». Для этого нужно зайти в раздел «Телефония», открыть вкладку «Настройки» и выбрать один из трех вариантов:

Привязать свой телефонный номер к порталу, чтобы с него можно было звонить из браузера;

Арендовать городской или федеральный номер. К нему можно будет приставлять добавочные номера для сотрудников, настраивать переадресацию на другие номера, в т.ч. мобильные, проверять номер по базе CRM во время звонка (когда вы звоните клиенту, зарегистрированному в базе, «Битрикс24» будет открывать его карточку);

Если у вас уже есть АТС, можно подключить ее к «Битрикс24» , и пользоваться всеми возможностями, которые дает инструмент «Телефония».

Чтобы настроить электронную почту компании, зайдите в раздел «Почта». На почтовом сервере компании нет ограничений по количеству места, зато есть антивирус и антиспам. Если у вашей компании еще нет адреса электронной почты, то можно зарегистрировать его здесь, используя домен @bitrix24.ru. Можно выбрать свое название домена, и зарегистрировать в «Битрикс24» почтовый ящик с ним. А если вы используете внешний почтовый сервис и не хотите от него отказываться, то просто интегрируйте его с «Битрикс24» .

Тонкости работы с «Битрикс24»

Сотрудники компании «1С-Битрикс» не имеют доступа к данным компаний, использующих сервис «Битрикс24»

На портал можно зайти с любого компьютера и мобильного устройства (при наличии Интернета);

Мобильные приложения «Битрикс24» разрабатываются для iOS и Android;

Настраиваем бизнес-процессы

Теперь пора автоматизировать в «Битрикс24» привычные действия для сотрудников компании – осуществление звонков, обработку лидов, постановку задач и т.д.

Чтобы автоматизировать бизнес-процесс для всех сотрудников компании, можно создать список (раздел «Компания» - вкладка «Списки»). Список можно настроить произвольно, настроив любое количество полей и дав им свои названия. После настройки нужно выбрать действия, которые нужно произвести: двухэтапное утверждение, экспертная оценка.

Для примера настроим бизнес-процессы в CRM по обработке лидов: на странице раздела нужно открыть вкладку «Настройка бизнес-процессов» и выбрать пункт «Обработка лидов» (можно также свой бизнес-процесс). После этого можно сформировать свой сценарий обработки каждого типа лидов: например, лиды с сайта компании обрабатывает один менеджер, лиды с телефонных звонков – другой и т.п. Можно указывать неограниченное количество условий, настраивая шаблон бизнес-процесса, как вам хочется.

Приглашаем сотрудников на портал

Все готово для работы – пора пригласить сотрудников на портал (кнопка «Добавить» в верхней части страницы, под логотипом, – «Пригласить сотрудников»). В появившемся окне нужно указать адреса электронной почты ваших сотрудников. В этом окне также есть вкладка «Добавить» - с ее помощью можно добавить сотрудников сразу в выбранные вами отделы, заполнив за каждого сотрудника основную информацию – имя, фамилию, адрес электронной почты, пароль и т.д.

Тонкости работы с «Битрикс24»

Резервную копию своего портала можно получить по запросу в компании «1С-Битрикс». Резервную копию «коробочной» версии пользователи могут делать сами;

Полностью удалить профайл пользователя с портала нельзя;

Удалить группу можно на ее странице (кнопка «Действия);

В «коробочной» версии тоже можно устанавливать партнерские приложения;

Для получения помощи по настройке «Битрикс24» можно обратиться к компании Эм Си Арт – золотому сертифицированному партнеру «1С-Битрикс»;

Интегрируем «Битрикс24» в работу компании

Осталась самая главная задача – вовлечь своих сотрудников в использование «Битрикс24» в повседневной работе. Первое, что они видят, когда заходят на портал – «Живая лента» компании. Поэтому администратор портала должен позаботиться о том, чтобы там была интересная и актуальная для новых пользователей информация. Чтение постов в «Живой ленте», как и в любой социальной сети, помогает им освоиться и понять, какие правила действуют на портале. Можно сразу начать с обсуждения рабочих вопросов и попросить самых активных сотрудников прокомментировать их.

Теперь можно приступить к созданию задач. Лучше начинать с простых: укажите поручение, ответственного исполнителя и крайний срок выполнения задачи. Позже можно начинать вести учет времени, создавать свои шаблоны задач и т.п. Найти справочную информацию по задачам (как и по любому другом разделу) можно, кликнув по знаку вопроса, расположенному в верхнем правом углу страницы.

Для обсуждения и решения задач сотрудникам пригодится бизнес-чат. Его отличие от внешних мессенджеров в том, что все сотрудники уже есть в списке контактов, и вам не надо никого добавлять и регистрировать. А вот внешним пользователям бизнес-чат недоступен – поэтому сотрудники спокойно могут общаться, не опасаясь утечки информации.

Сотрудникам следует рекомендовать синхронизировать свои рабочие папки с инструментом «Битрикс24.Диск» в их аккаунтах. Тогда можно будет редактировать общие документы и делиться ими, что особенно удобно при подготовке презентаций и других публичных мероприятий.

Всем, кто освоил работу на портале, можно смело предлагать мобильную версию «Битрикс24» . В ней пользователям доступны те же инструменты, что в браузерной версии – «Живая лента», «Задачи», «Календарь» и т.д. Если пользователю пришло новое сообщение на портале – на телефон придет уведомление об этом.

Следующим этапом является внедрение CRM. Начать его следует с занесения и обработки лидов, а также активной работы с существующими контактами компании. По статистике, процесс полного вовлечения сотрудников в «Битрикс24» занимает три месяца: по прошествии этого времени можно заметить первые положительные результаты.

Тонкости работы с «Битрикс24»

Администратор может удалить любую группу, зайдя на ее страницу и выбрав соответствующий пункт в меню «Действия»;

Уволенные сотрудники не входят в число 12 пользователей, которые могут работать в бесплатной версии портала;

Видеозвонками в «Бизнес-чате» одновременно могут пользоваться четыре сотрудника;

Облачную версию портала можно перенести в «коробочную» (и наоборот), обратившись в техподдержку;

Экстранет (возможность приглашать внешних пользователей) доступен только в коммерческих тарифах. Для того, чтобы пригласить внешнего пользователя, нужно сначала создать рабочую группу. Он будет видеть переписку только в этой группе;

Читайте также: