Какие документы выдает бухгалтерия в день увольнения выберите два правильных ответа

Опубликовано: 29.04.2024

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

Семь обязательных документов

1. Трудовая книжка

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

2. Расчетный листок

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Как подтвердить, что работник получил документы

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Увольнение сотрудника нужно проводить строго по определённым правилам. Любые нарушения могут повлечь за собой неприятности с трудовой инспекцией. Кроме того, обиженный работник способен воспользоваться небрежностью работодателя и опротестовать увольнение через суд. Поэтому буквально ко всему нужно относиться предельно внимательно. И особенно – к документам, которые работодатель обязан выдать при увольнении. Давайте разберёмся с тем, о чём идёт речь.

Какие документы выдают при увольнении?

Чтобы увольнение прошло без особых проблем, необходимо вникнуть в то, какие документы нужно выдать уже бывшему работнику. Существует определённый перечень, причём он не зависит от основания расторжения трудовых отношений.

Трудовая книжка

В первую очередь к документам, выдаваемым при увольнении, относится трудовая книжка. Работодатель обязан её предоставить согласно статье 80 ТК РФ. Если работодатель затягивает выдачу этого документа, то бывший работник может через суд взыскать с него компенсацию материального ущерба за невозможность трудиться.

Расчётный лист

Окончательный расчёт должен подтверждаться. Для этого по статье 136 ТК РФ работодатель выдаёт расчётный лист. В таком документе фиксируются: все начисления, удержания и итоговая сумма к выплате.

Справка о сумме заработной платы

Этот документ выдают в день прекращения трудовых отношений. Если его предоставление по каким-то причинам невозможно, например, работника нет на месте, то в таком случае ему отправляют уведомление. В целом порядок действия здесь аналогичен тому, что происходит с трудовой книжкой.

С3В-СТАЖ

Это новый документ, который начали выдавать только с 2018 года. Он подтверждает общий страховой стаж для ПФР РФ. Отчасти данная форма пришла на замену существовавшему ранее документу РСВ-1.

Предоставлять такой документ обязаны все работодатели, вне зависимости от того, идёт ли речь о юридическом лице или об индивидуальном предпринимателе. От оформления этого документа освобождаются только ИП в отношении себя.

Это ещё один документ, который потребуется в дальнейшем для начисления пенсии. Работодатель обязан его предоставлять в новом виде с 2016 года. Такой отчёт позволяет отслеживать трудящихся пенсионеров и своевременно индексировать им выплаты тогда, когда они перестанут официально работать. Тем не менее сбор соответствующих данных нужен всем.

Расчёт по страховым взносам

Работодатель также обязан выдать персонифицированный расчёт страховых взносов по конкретному работнику. Соответствующие данные предоставляются в день увольнения в форме выписки. Если работник по каким-то причинам отсутствует, то он может зайти за этим документом позднее.

Медицинская книжка

В определённых случаях трудоустройство предполагает, что медицинская книжка работника будет находиться у работодателя. В таком случае при расторжении трудовых отношений её тоже нужно выдать.

Какие документы после увольнения в 2021 году выдаются по запросу работника

Выше перечислен перечень тех документов, которые работодатель обязан выдать. Однако он также может предоставить работнику по желанию того дополнительные данные. Речь идёт о следующих документах:

копия приказа о приёме на работу;
2-НДФЛ (обратите внимание на то, что форма этого документа с 2018 года поменялась);
копия приказа о переводе на другую работу;
копия приказа об увольнении;
справка о зарплате для обращения в центр занятости;
характеристика (рекомендации).

Этот перечень не является исчерпывающим. Определённые документы могут предоставляться в зависимости от внутриотраслевой специфики или от деятельности самого работника. Например, если он был награждён, каким-то образом отмечен за выдающиеся достижения, то такой работник вправе запросить копию соответствующего приказа.

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.

Юридическое лицо за невыдачу документов в 2021 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.

Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.

Рано или поздно, каждому человеку приходится увольняться с работы. Причин этому может быть множество. Например, тот или иной подчиненный нашел более подходящую профессию и хочет реализовать себя в ней, а работодатель на него рассчитывал. В подобных случаях отношения с начальством становятся сложнее и информацию о том, какие документы должны выдать при увольнении, приходится искать самому.

Данный процесс требует так же много сил и энергии, как и устройство на работу. Единственным отличием является заинтересованность, с которой стороны подходят к обязательствам. На первом этапе сотрудничества, когда подчиненный и наниматель взаимно нуждаются в услугах друг друга, деловые отношения складываются удачно для обеих сторон. В случае если кто-то из них теряет потребность в другом – возникает множество непредвиденных проблем. В результате неудачного «расставания» происходят совершенно нелепые случаи. Бывает, что сотруднику выдают не весь перечень документов при увольнении. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо знать, как устроен сам процесс со всеми его «прелестями».

Порядок

Процедура проведения расторжения трудового договора, прописанного на законодательном уровне, зависит от того, кто стал инициатором прекращения деловых отношений.

Если подчиненный снимается с должности по инициативе начальника, действия процедуры меняются, чем в случае самостоятельного ухода. Во-первых, стоит узнать об определенных ограничениях, в число которых входит:

увольнение беременных женщин (исключение составляют компании, прекращающие свое существование);
работодатель не может отстранить служащего, находящегося в отпуске или на больничном;
невозможно освобождение от деловых обязанностей матери или отца-одиночки, которые воспитывают ребенка-инвалида до наступления его совершеннолетия.

Во-вторых, наниматель обязан информировать подчиненных о решении предварительного расторжения отношений заранее и только в письменной форме. Впоследствии составляется специальный бланк, который должен содержать следующие обязательные пункты:

Фамилия, имя и отчество.
Реквизиты соглашения.
Основание отстранения.
Дата, когда сотрудник был информирован и число самого увольнения. (согласно ст. 180 Трудового кодекса – работодатель обязан предупредить не менее, чем за 2 месяца). Помимо прочего, в бланке должно быть прописано ФИО и занимаемая должность гражданина, которого собираются освободить от обязанностей.

В случае если человек увольняется по собственному желанию, ему необходимо написать заявление.

Согласно ст. 80 Трудового кодекса, бумага подается руководству за 2 недели, в которые входят как рабочие, так и выходные, праздничные и больничные дни. Наниматель имеет право сократить срок по своему усмотрению. Существуют и другие обстоятельства, которые не зависят ни от одной из сторон. Например, чрезвычайные ситуации, при которых предприятие не может продолжить работу или призыв сотрудника в армию.

А также иные причины, при которых процедура будет отличаться.

Образец заявления в связи с переездом:

В случае ухода на пенсию:

Даже несмотря на различия проведения процедуры в зависимости от инициатора и других обстоятельств, связанных с увольнением, она имеет общий порядок:

Оформление кадровой документации.
Расчет нанимателя перед подчиненным, что значит выплату всех положенных средств, включая компенсацию за неиспользованные дни отпуска, выходное пособие и заработную плату за отработанные часы. (выплаты производятся строго на руки).
В трудовой книжке прописывается дата и основание прекращения деловых отношений. Важно заметить, что оформление обязано полностью соответствовать ТК РФ.

Кроме того, человеку на руки выдается полный пакет документов.

Что должен дать работодатель при увольнении

Не каждый сотрудник задумывается о том, какая документация ему полагается в результате расторжения трудового договора. Ее количество может напугать даже опытного юриста, но каждую из бумаг необходимо иметь при себе. Только спустя время, например, при устройстве на новую работу, когда с гражданина требуют принести ту или иную справку, он осознает свои ошибки, но становится уже слишком поздно. Чтобы избежать лишний суеты и бюрократического ужаса, который может свести с ума любого, следует знать заранее, какой пакет документов вам должны отдать при увольнении по собственному желанию, что нужно забрать самому и где это все получить.

Трудовая книжка

Согласно ст.80 ТК Российской Федерации, наниматель обязуется выдать документацию, в которой содержится информация об основании ухода, а также стаже работника. В случае если начальство намерено не передает книжку, исполнитель имеет полное право подать в суд, в результате которого компания должна выплатить материальную компенсацию. Причиной штрафа является действия, которые расцениваются, как лишение возможности и препятствование официальному трудоустройству. Положение прописано в 234 статье ТК РФ.

Расчетный листок

Так называют документ, в котором находится информация о зачислении заработной платы на счет гражданина. Он передается при увольнении вне зависимости от того, запрашивал его служащий или нет. В случае если работодатель отказывается предоставлять данное свидетельство, потерпевший имеет право подать на него в суд за невыполнение обязательства, прописанного в Трудовом кодексе РФ. Лист выдается только после проведения полного финансового расчета.

Справка о сумме заработка за два года

Свидетельство передается на руки в день прекращения деловых обязательств. Если этому препятствуют непредвиденные обстоятельства, исполнитель может получить его по почте или явиться в назначенный час. Бумага входит в полный список необходимых документов, какие должны быть выданы работнику при увольнении по собственному желанию.

Форма СЗВ-М

Здесь содержится информация о взносах в Пенсионный Фонд России. Справка положена человеку, уходящему на заслуженную пенсию. Передача в данном случае должна быть осуществлена в течение 10 календарных дней.

Выдача формы определена ст. 15 ТК. Если исполнитель по собственному желанию расторг трудовое соглашение или был уволен, начальство обязуется предоставить бывшему подчиненному выписку из СЗВ-М в час прекращения действующего договора. Самозанятым лицам документ не выдается.

ТК не предусматривает никакой ответственности в случае если документация не была выдана.

ФормаСЗВ-стаж

Также содержит пенсионные сведения и имеет три типа:

Исходная.
Дополняющая.
Назначение пенсии (производится в течение 3 дней с момента обращения в страховую компанию).

Согласно этому акту проводится ежегодная отчетность в ПФР о стаже того или иного работника. СЗВ тоже входит в список. В ней зафиксирован период трудового стажа, а также суммы, которые были выплачены в качестве взноса. Форма выдается только под личную подпись уволившегося сотрудника и сдается ежегодно на всех работников. Образец бланка:

Выписка из раздела 3: «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» и расчет по страховым взносам

В документе, выдаваемом при увольнении содержится информация не только о выплачиваемых СВ. Также в их число входят персональные данные, о выплатах и вознаграждениях, а также о начислениях за каждый календарный год. Срок предоставления составляет от трех до пяти дней, выдается только копия.

Образец заполненной формы:

Выписка из ДСВ-3

Расшифровывается как «дополнительные страховые взносы» и содержит в себе информацию о сумме выплачиваемой должностному лицу. За счет данных средств увеличивается будущая пенсия сотрудников. Обычно бухгалтера компании или учреждения сами осуществляют начисления. Проводить оплату и отчет следует каждый квартал. Реестр оформляется непосредственным руководителем, при участии бухгалтерии, заверяется печатью, а затем ставится дата составления. Также он заверяется в страховой компании, через которую производится перечисление средств.

Документы по заявлению сотрудника

Помимо вышеназванных, у гражданина есть право и возможность запросить другую документацию.

К ним относятся:

Справка о заработной плате (обычно нужна при обращении в центр занятости населения).
Приказ о приеме на работу и об увольнении (копии).
Справка 2-НДФЛ.
Копия свидетельства о должностной инструкции.
Скан трудового соглашения, включая все приложения.
Материалы о штатном расписании учреждения.
Медицинская книжка.

Эти, а также многие другие свидетельства могут предоставляться, как в рабочее время, так и после ухода подчиненного.

Правила и особенности выдачи справок

После того, как вы узнали, какие документы нужны и что должны выдать сотруднику при увольнении, стоит обратить внимание на юридическую сторону вопроса.

Во-первых, любая бумага может предоставляться только под личную подпись.
Во-вторых, отдел кадров не имеет права отказать в законной передаче всей необходимой документации, если человек ее заранее запросил.
В-третьих, согласно ТК РФ длительность отправки запрашиваемых бланков не может составлять больше 3 календарных дней.

Главным нюансом является невозможность отказа работодателя от выдачи того или иного документа. В обратном случае нанимателю грозит судебное разбирательство.

Еще одной характерной особенностью является право сотрудника потребовать любую справку, которая имеет отношение к его трудовой деятельности. Следует обращать внимание на опечатки, дефекты и исправления. Их наличие обезличивает любую ценную бумагу.

Как подтвердить, что работник получил документы

В случае увольнения, человеку выдаются копии акта передачи. Под ними подразумевается идентично воспроизведенный экземпляр заполненной формы. В силу непредсказуемости поведения подчиненного происходят случаи, когда он утверждает, что никаких бумаг не получал. Чтобы избежать недопонимания и конфликтов, следует документировать любую выдачу. Для этого потребуется составить форму, где будут прописаны пункты о личности исполнителя, его должности и документации, которая была выдана. Самое главное в процедуре – наличие подписи должностного лица.

Немаловажным является и правильное заверение ценных бумаг, что указывает на подлинность реквизитов. Данный аспект обеспечивает их юридическую значимость.

Согласно порядку выдачи и свидетельствования, предприятия или организации выдают копии для решения юридических вопросов. К таковым можно отнести права и интересы служащего. Наличие подписи руководителя и/или печати, а также инициалов и даты свидетельствует о верности скана.

Что должен предоставить работодатель работнику при увольнении: как себя вести при отказе

Причины, по которым начальство отказывается отдавать документы, бывают странными, а порой даже абсурдными, к ним могут относиться:

Демонстрация неуважения и собственного превосходства.
Незнание обязанностей перед сотрудником, а также игнорирование возможных последствий.
Потеря или порча деловых бумаг.
Нежелание отпускать подчиненного по личным мотивам.
Неприязнь и предвзятость.

Однако, ни одна из них не является законной, более того, каждая причина нарушает ваши трудовые и конституционные права. Для того, чтобы защитить их, вам необходимо обратиться в инспекцию с письменным заявлением.

какие документы нужны при увольнении сотрудника

Подать жалобу можно не только лично, но и заказным письмом по почте.

Если сотрудник воспользовался вторым вариантом, к нему придет уведомление, информирующее о дате доставки заявления. Если возникнет необходимость подтвердить свои доводы, следует приложить материалы или их копии. Если процедура не повлияла на результат, у вас есть возможность обратиться в прокуратуру или суд, обозначив факт явного нарушения полномочий. Все заявления пишутся только в двух экземплярах.

Невозможно предсказать, как поведет себя начальство, поэтому нужно отстаивать ваши права, если кто-то начнет переступать закон. В подобном случае, наниматель не только выдаст вам все необходимые свидетельства, но и обязуется выплатить определенный штраф.

Стоит отметить, что передача документов по просьбе работника осуществляется не только при увольнении. Даже по прошествии нескольких лет, человек имеет право запросить выписки и справки с предыдущего места работы.

Штраф за невыдачу

Если правонарушение доказано, санкцией облагается не только непосредственный руководитель, но и сама организация.

Суммы значительно отличаются: взыскание на начальника составит от 1 до 5 тысяч рублей.

Для компании, в которой работал сотрудник — от 25000 до 50000 руб.

Кроме того, несвоевременная выдача запрашиваемых бумаг может привести к административной ответственности в соответствии со статьями. 5.27 и 5.39 Трудового кодекса Российской Федерации. Если исполнителю не выдают документы при увольнении, он может обратиться в суд с требованием выплаты морального вреда, который был причинен вследствие задержки. В подобных ситуациях суд остается на стороне потерпевшего.

В случае если инцидент произошел не в первый раз, суммы штрафа увеличиваются вдвое.

Подведем итоги

Начальник и подчиненный имеют свои права и обязанности друг перед другом, соблюдение которых определяется Трудовым кодексом РФ.

Нанимателю следует помнить, что все действия, противоречащие законам, могут караться не только штрафом, но и административной ответственностью.

Если вы оказались в подобной ситуации, следуйте рекомендациям специалистов. Не стоит забывать: подписывая любое свидетельство, нужно внимательно изучить его, а также понимать ответственность, что вы берете на себя и какими правами обладаете. Если вы знаете, какие документы вам обязательно должны выдать при увольнении по собственному, о необходимых сроках выдачи после, где взять оформляемые и подписываемые бланки, но видите, что работодатель пытается вас обмануть, опирайтесь на букву закона.

Важность справок и свидетельств обусловлена возможностью возникновения конфликтов между нанимателем и подчиненным. Наличие документации позволяет осуществить защиту своих прав. Рекомендуется иметь копию экземпляра любого документа, для избежания лишних проблем.

И не забудьте подписаться на нас в соцсетях: «ВКонтакте», «Одноклассники», Facebook, Instagram. Также наше сообщество есть в Telegram.

Составлением приказа процедура увольнения не ограничивается – это только начало. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо выдать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. Если этого не сделать, компания и ее руководство могут «попасть» на значительные штрафы.

Какие-то документы необходимо выдать работнику только в том случае, если он об этом попросит, подав соответствующее заявление. Другие – даже помимо его желания.

Документы в беззаявительном порядке

Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и пр.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов.

Расчетный листок. Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения обо всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.

Трудовая книжка. Ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье «Заполнение трудовой книжки в 2019 году: правила и образец».

Выписка из формы СЗВ-М. Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указываются Ф. И. О. и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.

Выписка из РСВ. Выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.

На всякий случай включите в комплект документов, которые в обязательном порядке выдаются при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы.

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Эта выписка составляется за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т. е. необходимы подпись, Ф. И. О. и должность уполномоченного лица и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).

Справка о сумме зарплаты (справка 182н). Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Рекомендуем выдать сотруднику два-три экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями (см. подробнее на стр. ***).

Дополнительные документы

В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы. Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в том числе за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работником, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32).

Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.

Документы по требованию

Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах.

Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). Начиная с доходов за 2018 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Данный бланк не предусматривает указание должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации.

Справка для службы занятости. Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Копия приказа об увольнении. Выдача этого документа предусмотрена частью 2 статьи 84.1 ТК РФ. Там же указано, что копия должна быть заверена работодателем (при заверении этого документа применяются те же правила, что и при заверении выписок из СЗВ-М и других форм). Копия приказа об увольнении выдается в том случае, когда он носит «индивидуальный» характер (например, составлен по унифицированной форме № Т-8, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номера приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (Ф. И. О., должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (Ф. И. О. и должность).

Записка-расчет. Документ составляется по форме № Т-61. Она содержит сведения об использованных и не использованных за время работы отпусках, а также расчет выплат при увольнении.

Копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).

Заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и ст. 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.

А если не выдать?

Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1000 до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

За задержку выдачи трудовой книжки также наступает материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

А как быть, если сотрудник в день увольнения не работал либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки. Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.

Пересылка документов (кроме трудовой книжки) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.

Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления уведомления, то важно иметь документы, подтверждающие его отправку. Поэтому лучше использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику:

- справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС России не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Форма справки и порядок ее выдачи утверждены приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н;

- документ, содержащий сведения о работнике, предусмотренные пунктами 2 - 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (п. 4 ст. 11 этого закона). Поскольку специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, следует использовать формы, предназначенные для представления тех же сведений в органы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Эти документы выдаются работнику без его дополнительной просьбы об этом.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ). Кроме того, согласно части четвертой ст. 84.1 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Какие именно документы считать связанными с работой, в ст. 84.1 ТК РФ не поясняется. Поэтому для ответа на этот вопрос следует обратиться к ст. 62 ТК РФ, содержащей общую норму трудового законодательства о выдаче документов, связанных с работой. Из этой статьи следует, что к таким документам относятся приказ о приеме на работу, приказы о переводах на другую работу, приказ об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Как видно, данный перечень является открытым, в связи с чем работник вправе обратиться к работодателю с требованием о выдаче при увольнении любых копий документов (справок, выписок), содержащих информацию о его трудовой деятельности.

В качестве примеров документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению, можно привести:

- справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ (п. 3 ст. 230 НК РФ);

- справку о среднем заработке за последние 3 месяца по последнему месту работы, предъявляемую гражданами при постановке на регистрационный учет в службе занятости (ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации", Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и Правила регистрации безработных граждан, утвержденные постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891); рекомендованная форма справки направлена для использования в работе письмом Минтруда России от 15.08.2016 N 16-5/В-421.

Оба документа по своей природе являются видами справки о заработной плате, упоминаемой в ст. 62 ТК РФ.

Отметим, что статья 84.1, в отличие от ст. 62 ТК РФ, не отводит работодателю какого-либо специального срока для выдачи работнику документов, связанных с работой. По смыслу закона при увольнении все копии и справки, указанные работником в заявлении, выдаются ему вместе с трудовой книжкой.

Пунктом 2 Порядка выдачи справки о сумме заработка предусмотрена аналогичная норма: при невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

Полагаем, такой порядок применим и ко всем прочим документам, обязанность по выдаче которых в день увольнения возникла у работодателя в силу прямого указания закона или на основании поданного работником заявления.

Читайте также: