Каким документом оформить возврат спецодежды на склад при увольнении бюджет

Опубликовано: 11.05.2024

Спецодежда входит в состав средств индивидуальной защиты работника (СИЗ). Это собственно спецодежда, обувь специального назначения, различные приспособления предохраняющего характера, например, специальные очки (приказ №135н Минфина от 26-12-02 г., п.7). При увольнении работник обязан сдать спецодежду, выданную ему в пользование. В статье рассматриваются нюансы указанной процедуры, действия работодателя, а также проблемные моменты возврата СИЗ увольняющимся сотрудником.

Всегда ли нужно возвращать спецодежду?

Законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудников спецодеждой из средств организации. Бывают случаи, когда работник приобретает средства защиты самостоятельно, а затем получает компенсацию стоимости СИЗ. Спецодежда – это собственность работодателя, следовательно, возвратить ее работник обязан. Исключение составляет случай, когда СИЗ приобретается за собственные средства работником, но до момента увольнения ему не успели произвести никаких выплат и поставить на учет комплект спецодежды.

Какие есть типовые нормы бесплатной выдачи СИЗ, специальной одежды и специальной обуви работникам?

В бухгалтерском учете возврат не всегда оформляется проводками. Если срок использования спецодежды меньше года, ее можно списать на затраты непосредственно после выдачи сотруднику (пр. №135н п. 21). Проводок БУ в момент сдачи такой спецодежды не делается, поскольку она не числится в учете. В то же время при сдаче ее увольняющимся сотрудником по решению созданной комиссии возможно оприходование ветоши – актом, с подписями ответственных лиц.

Порядок возврата спецодежды при увольнении

ВАЖНО! Рекомендации по порядку возврата спецодежды при увольнении работника от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Увольняясь, работник обязан получить на руки выписку из личной карточки выдачи СИЗ, а затем по списку сдать спецодежду ответственному лицу: работнику склада либо иному сотруднику с аналогичными контрольными функциями. В справке-выписке целесообразно указывать не только количество единиц спецодежды, но и ее остаточную стоимость, даже если она имеет нулевое значение.

Принимающий сотрудник оценивает состояние спецодежды. Если она получена недавно, но видны следы подмены, порчи либо степень износа не соответствует срокам эксплуатации, целесообразно создать компетентную комиссию для оценки состояния СИЗ.

Если спецодежда имеет нормальный внешний вид, соответствующий сроку износа, она сдается на склад, а затем выдается повторно, после химической чистки. При принятии таких ТМЦ в документах кладовщик делает запись о сроках эксплуатации, например: «комбинезон защитный, срок эксплуатации 5 месяцев». Ответственное лицо после сдачи подписывает работнику обходной лист, в котором делает соответствующую пометку.

По общему правилу, увольняясь, работник может сдать спецодежду полностью, либо частично, либо возместить ее стоимость организации и оставить для личного пользования.

Повторное использование списанной спецодежды в качестве обтирочного материала после сдачи ее работником также должно быть подтверждено актом с подписями членов комиссии.

Справочные данные по стоимости спецодежды могут быть использованы в дальнейшем:

  • если принято добровольное решение со стороны работника возместить стоимость СИЗ;
  • если работника нужно привлечь к ответственности за порчу, подмену, утерю спецодежды;
  • если комиссия приняла решение списать ранее не списанную спецодежду ввиду ее фактического износа;
  • если комиссия аналогично приняла решение оприходовать ветошь от списанной спецодежды.

Правила возврата спецодежды должны быть прописаны в локальных нормативных актах организации.

На заметку! Работник, изъявивший желание выкупить спецодежду при увольнении, с выплатой стоимости должен написать заявление на имя руководителя организации. В нем указывается перечень СИЗ, за которые будет вноситься оплата, а также намерение приобрести ценности для своих нужд. Целесообразно указать и способ оплаты.

Присвоение спецодежды работником

Согласно ст. 243 ТК РФ работник материально ответственен за выданные ему ТМЦ. Это относится и к спецодежде. В случае если увольняющийся гражданин присвоил спецодежду и не сдал ее в установленном порядке на склад организации, стоимость оной может быть удержана с причитающихся при увольнении выплат. При этом есть ограничения. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание более 20% выплат (в отдельных случаях до 50%) противозаконно.

Нельзя делать удержания с таких сумм, как:

  • компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск;
  • пособия («чернобыльские», на погребение и пр.);
  • премиальные, выплачиваемые не из ФЗП.

На заметку! Нельзя удерживать документы работника (трудовую книжку, оригиналы иных документов из личного дела) под предлогом невыплаты им сумм за спецодежду. Эти действия противозаконны и могут быть обжалованы в суде.

Если работник полностью отказывается выплачивать стоимость спецодежды, компенсировать ее из заработной платы, целесообразно получить письменный отказ гражданина с его подписью. К письменному отказу прилагается справка о стоимости спецодежды, другие документы, свидетельствующие о том, что работник был обеспечен спецодеждой и не сдал ее законным порядком. Такие действия необходимы на случай конфликтной ситуации, которая может решаться в суде.

Чаще всего работодатель, получив отказ сдать спецодежду или возместить ее стоимость, издает приказ на списание СИЗ. Также внесудебное решение проблемы может быть, если работник уволился без обходного листа: момент взыскания из заработной платы упущен. В этом случае доказать в суде, что злонамеренно не окончил расчеты с организацией, бывает проблематично.

На заметку! У работника отсутствует обязанность возмещения стоимости спецодежды, в том числе и при увольнении, если она повреждена не по его вине, например, в случае аварийной ситуации, форс-мажора, или используется им после истечения срока годности, по причине невыдачи нового комплекта.

Бухгалтерский учет

Спецодежда отражается на счете 10. Обычно используют субсчета 10 и 11, соответственно, «Спецодежда и оснастка на складе» и «Спецодежда и оснастка в эксплуатации».

Если работник, увольняясь, сдает СИЗ на склад, отражается эта операция внутренней проводкой
Дт10/10 Кт 10/11. Кроме того, могут использоваться следующие проводки:

Последние две проводки используются, если работник уже уволился, а компенсацию за СИЗ взыскать организации не удалось.

Бухгалтерский учет СИЗ производится на основании различных первичных документов, например, карточки выдачи СИЗ, ведомости учета выдачи спецодежды и др.

С 01.01.2020 бюджетные учреждения применяют положения СГС «Запасы»[1]. В учреждении возникли вопросы по применению положений данного документа. Так, в силу п. 45 СГС «Запасы» объекты бухгалтерского учета, подлежащие отражению согласно стандарту в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах, которые ранее не признавались таковыми в составе запасов и (или) отражались на забалансовом учете, признаются субъектом учета в составе запасов по их первоначальной стоимости, определенной согласно стандарту.

В соответствии с п. 34 СГС «Запасы» признание запасов в качестве активов прекращается в случае их выбытия при их потреблении (использовании) в деятельности субъекта учета (в том числе при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции).

В учреждении есть специальная одежда, которая числится на складе на остатках и выдана работникам в пользование. В преддверии составления годовой отчетности за 2о20 год просим разъяснить:

1) должно ли бюджетное учреждение на 01.01.2020 в соответствии с п. 34 , 45 СГС «Запасы» восстановить на счете 0 105 05 000 стоимость спецодежды, чтобы был одновременный учет на данном счете и на забалансовом счете 27;

2) в какой момент произойдет уменьшение счета 0 105 05 000?

В соответствии с п. 7 СГС «Запасы» материальными запасами признаются являющиеся активами материальные ценности, приобретенные (созданные) для потребления (использования) в процессе деятельности субъекта учета. При этом к материалам относятся:

материальные ценности, используемые в текущей деятельности субъекта учета в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

материальные ценности, приобретенные (созданные) в целях реализации полномочий по обеспечению техническими средствами реабилитации, лекарственными средствами, лекарственными препаратами, медицинскими изделиями, иными материальными ценностями отдельных категорий граждан (организаций).

Специальная одежда соответствует критерию отнесения ее в состав материальных запасов. В ее состав входят специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (например, очки, шлемы, противогазы, респираторы), функционально ориентированные на охрану труда, технику безопасности, гражданскую оборону, защиту населения от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера. Согласно п. 99, 118 Инструкции № 157н[2] для учета специальной одежды предназначен счет 0 105 05 000 «Мягкий инвентарь».

Следовательно, когда спецодежда после приобретения поступает на склад, то она приходуется на баланс организации на счете 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения». Спецодежда принимается к учету на основании первичных документов с оформлением бухгалтерской записи по дебету счета 0 105 35 345 и кредиту счетов 0 302 34 730, 0 208 34 660 (п. 34 Инструкции № 174н[3]).

Согласно п. 34 СГС «Запасы» материальные запасы списываются, если:

они использованы (потреблены) в деятельности субъекта учета;

принято решение о списании государственного (муниципального) имущества;

субъект учета решил не использовать объект для целей, предусмотренных при признании запасов, и использование не приносит экономических выгод или полезного потенциала;

они переданы другой организации государственного сектора;

они проданы (подарены), обменяны, распространены;

есть иные основания, предусматривающие прекращение права оперативного управления имуществом.

Одновременно должны соблюдаться следующие критерии:

1) субъект учета передал все существенные операционные риски и выгоды, связанные с распоряжением имуществом;

2) субъект учета не участвует в распоряжении выбывшим объектом в той степени, которая определяется предоставленными правами, и в его реальном использовании;

3) величина дохода (расхода) от выбытия актива может быть надежно оценена;

4) получение экономических выгод или полезного потенциала, связанного с операцией, не прогнозируется;

5) понесенные (ожидаемые) затраты, связанные с операцией, могут быть надежно оценены.

Выбытие материальных запасов осуществляется по стоимости каждой единицы или по средней стоимости. Выбранный способ определения стоимости запасов закрепляется в учетной политике. При выбытии по группе (виду) запасов выбранный способ не подлежит изменению и применяется непрерывно в течение отчетного периода (п. 42 СГС «Запасы»).

Выдача спецодежды работникам является расходной операцией. В учете на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) формируется запись по дебету счетов 0 401 20 272, 0 109 00 272 и кредиту счета 0 105 35 345 с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 36 Инструкции № 174н).

Отметим, что в соответствии с п. 385 Инструкции № 157н (в редакции Приказа Минфина РФ от 14.09.2020 № 198н) забалансовый счет 27 предназначен для учета форменного обмундирования, специальной одежды, материальных ценностей, относящихся к объектам основных средств, и иного имущества, выданного учреждением в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением.

Следовательно, на забалансовом счете 27 учреждение учитывает выданную работникам спецодежду в целях контроля за соблюдением срока ее носки.

Объекты имущества на забалансовый учет принимаются к учету на основании первичного учетного документа по балансовой стоимости.

Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.

Аналитический учет на забалансовом счете 27 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости (п. 386 Инструкции № 157н).

При этом необходимо иметь в виду, что в соответствии с изменениями, внесенными в п. 34 Инструкции № 174н (см. Приказ Минфина РФ от 30.10.2020 № 253н) принятие к бухгалтерскому учету возвращенной (сданной) работниками специальной одежды, ранее переданной им в личное пользование, отражается по дебету 0 105 35 345 и кредиту счета 0 401 10 172 . Одновременно отражается уменьшение ее стоимости на забалансовом счете 27.

В учете бюджетного учреждения операции по поступлению и выбытию спецодежды будут оформлены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Принята к учету спецодежда в составе материальных запасов в случае приобретения у поставщика – коммерческой организации


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

На склад была оприходована бывшая в употреблении спецодежда, принятая от уволенного работника (костюм и спецкуртка). Первоначальная стоимость составила: костюм - 25 тыс. руб., куртка - 20 тыс. руб. Срок носки при первой выдаче: для костюма - 24 мес., для куртки - 12 мес. Остаточный срок носки: для костюма - 21 мес., для куртки - 9 мес. Остаточная стоимость костюма - 21,8 тыс. руб.
При оприходовании на склад рабочая инвентаризационная комиссия, созданная в обществе, определила годность спецодежды (костюм, куртка) к дальнейшей эксплуатации и подтвердила оставшиеся сроки носки (21 мес. и 9 мес.), оформив соответствующий акт. Обществом принято решение передать бывшую в употреблении спецодежду в пользование работнику, которому положена спецодежда по типовым отраслевым нормам: костюм со сроком носки 12 месяцев, а куртка со сроком носки 24 месяца.
Какие проводки в бухгалтерском и налоговом учете необходимо сформировать при повторной передаче в эксплуатацию и дальнейшем списании стоимости бывшей в употреблении спецодежды?


По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В целях налогообложения операция по повторной выдаче спецодежды в доходах и расходах не отражается.
В бухгалтерском учете в целях учета затрат на приобретение спецодежды используется первоначально установленный срок ее использования.
Движение куртки отражается в бухгалтерском учете на забалансовом счете.
Костюм возвращается на склад по остаточной стоимости, и при повторной выдаче новому сотруднику остаточная стоимость костюма списывается в течение оставшегося срока использования (21 мес.).

Обоснование позиции:

Бухгалтерский учет

Спецодежда независимо от стоимости и срока полезного использования учитывается в составе МПЗ (п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды*(1) (далее - Методические указания)).
До передачи в эксплуатацию спецодежда учитывается на счете 10, субсчет "Специальная одежда на складе" (п. 13 Методических указаний). В момент выдачи спецодежды работникам ее стоимость переводится на счет 10, субсчет "Специальная одежда в эксплуатации". С этого счета фактическая себестоимость спецодежды списывается в расходы по обычным видам деятельности (п.п. 5, 6 ПБУ 5/01, п.п. 5, 7, 8 ПБУ 10/99, п. 27 Методических указаний).
Стоимость спецодежды со сроком полезного использования более 12 месяцев, вне зависимости от стоимости, списывается в расходы линейным способом исходя из сроков ее полезного использования, предусмотренных в Типовых отраслевых нормах. Единовременное списание стоимости спецодежды при ее выдаче допускается при условии, что срок ее эксплуатации не превышает 12 месяцев (п.п. 21, 26 Методических указаний).
Списание специальной одежды с бухгалтерского учета в качестве отдельного объекта учета осуществляется только при его фактическом физическом выбытии. Определение непригодности и решение вопроса о списании спецодежды осуществляются в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией (п.п. 30, 31, 34 Методических указаний).
Спецодежда, возвращенная работниками по истечении сроков носки, либо при увольнении, но пригодная для дальнейшей эксплуатации, используется по назначению после проведения мероприятий по уходу за ней (п. 22 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими СИЗ*(2) (далее - Правила), п. 64 Методических указаний).
Поэтому после списания стоимости спецодежды в расходы в целях организации контроля спецодежда может учитываться на забалансовом счете в количественном и суммовом выражении (п.п. 22, 23 Методических указаний).
Порядок учета бывшей в употреблении (б/у) спецодежды нормами ПБУ 5/01, Методических указаний и Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов*(3) не регламентирован.
Не предусмотрено нормативными актами и переклассификации б/у спецодежды в связи с тем, что следующему пользователю согласно Типовым отраслевым нормам, спецодежда выдается на иной срок, как в рассматриваемой ситуации.
В силу п. 13 Правил сроки пользования спецодежды исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.
Учет спецодежды аналогичен учету ОС, поэтому, полагаем, можно использовать положения ПБУ 6/01, не противоречащие нормам Методических указаний (п.п. 7, 7.1 ПБУ 1/2008, письмо Минфина России от 12.05.2003 N 16-00-14/159).
Срок полезного использования объекта ОС определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету и в последующем не меняется, кроме случаев улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта ОС в результате проведенной реконструкции или модернизации (п. 20 ПБУ 6/01).
В рассматриваемой ситуации первоначальные нормативные показатели спецодежды не улучшаются, а расходы на приведение спецодежды в состояние, пригодное к использованию, учитываются в расходах по обычным видам деятельности (п. 29 Методических указаний). Поэтому в целях учета затрат на приобретение спецодежды мы не видим оснований для изменения срока использования спецодежды, установленного при ее выдаче первому работнику.
Поскольку в данном случае куртка и костюм физически не выбывают, а остаются теми же курткой и костюмом с учетом определенной степени изношенности (не становятся иными МПЗ, например, ветошью), то мы также не видим основания для списания куртки и костюма (что запрещено п. 31 Методических указаний), последующего оприходования их из производства по текущей рыночной стоимости (п. 9 ПБУ 5/01) и повторного списания их в расходы исходя из новой стоимости и срока использования. При повторной выдаче спецодежды не возникает ни расходов, ни доходов, так как не происходит выбытия активов, и поступления новых активов (п. 2 ПБУ 10/99, п. 2 ПБУ 9/99).
В рассматриваемой ситуации фактическая себестоимость костюма до сдачи его на склад первым пользователем не перенесена полностью на себестоимость выпущенной продукции (работ, услуг). Поэтому на счет 10, субсчет "Специальная одежда на складе" он должен поступить по остаточной стоимости:
Дебет 10, субсчет "Специальная одежда на складе" Кредит 10, субсчет "Специальная одежда в эксплуатации"
- 21 800 руб. - возвращен на склад костюм.
Полагаем, что в периоде нахождения костюма на складе (до момента его выдачи другому сотруднику) погашение оставшейся стоимости не производится, так как после принятия костюма на склад прекращается его использование в производстве (п. 27 Методических указаний). При повторной выдаче костюма следующему пользователю списание его стоимости возобновляется (п. 13 Правил)*(4):
Дебет 10, субсчет "Специальная одежда в эксплуатации" Кредит 10, субсчет "Специальная одежда на складе"
- 21 800 руб. - костюм выдан другому работнику.
Далее ежемесячно в течение 21 месяца:
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 10, субсчет "Специальная одежда в эксплуатации"
- 1 038 руб. - списана стоимость костюма на расходы.
Поскольку сотруднику по истечении 12 месяцев будет снова выдан костюм, то рассматриваемый нами костюм он должен будет вернуть на склад. Организации необходимо будет снова его оприходовать по остаточной стоимости и выдать следующему сотруднику. Если же костюм будет признан не пригодным к использованию, то его остаточную стоимость необходимо будет списать в состав прочих расходов (п.п. 31, 33 Методических указаний, п. 11 ПБУ 10/99):
Дебет 91 Кредит 10, субсчет "Специальная одежда на складе"
- 9 344 руб. (21 800 руб. - (1038 руб. х 12 мес.)) - списана остаточная стоимость костюма.
Как следует из вопроса, фактическая себестоимость куртки списана организацией в расходы единовременно, поэтому ее движение отражается только по забалансовым счетам и в карточках учета спецодежды:
Дебет счета "Специальная одежда б/у на складе"
- 20 000 руб. - возращена куртка на склад (абзац 3 п. 23 Методических указаний);
Кредит счета "Специальная одежда б/у на складе"
- 20 000 руб. - куртка выдана другому сотруднику;
Дебет счета "Специальная одежда б/у в эксплуатации"
- 20 00 руб. - куртка находится в эксплуатации до ее износа.

Налог на прибыль

В рассматриваемой ситуации по стоимостному критерию костюм и куртка не признаются амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ).
Поэтому затраты на их приобретение учитываются в составе материальных расходов единовременно по мере ввода их в эксплуатацию (по мере выдачи работникам) (пп. 3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80062, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66456).
Нормы главы 25 НК РФ не предусматривают корректировку расходов, которые были ранее учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль, в том числе при повторной выдаче б/у спецодежды (письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2007 N 20-12/064121).
Возвратным отходом или имуществом, полученным от ликвидации активов (имуществом с новыми характеристиками) спецодежда не является (п.п. 2, 6 ст. 254 НК РФ, п.п. 8, 13, 20 ст. 250 НК РФ). Поэтому нет оснований для признания дохода в виде стоимости б/у спецодежды при ее возврате на склад (п. 1 ст. 41 НК РФ), а также нет оснований для повторного учета стоимости одной и той же спецодежды в составе расходов (п. 5 ст. 252 НК РФ).
Таким образом, операция по повторной выдаче спецодежды в целях налогообложения в доходах и расходах не отражается*(5).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Утверждены приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н.
*(2) Утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н.
*(3) Утверждены приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
*(4) Какой-либо конкретной информации о порядке приостановления списания стоимости спецодежды в случае, аналогичном рассматриваемому, Методические указания не содержат. При этом заметим, что в бюджетной сфере такие правила существуют. Так, например, Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденные Минздравсоцразвития РФ, предусматривают (п. 22.3): ". Сроки носки (эксплуатации) спецодежды, предметов мягкого инвентаря исчисляются со дня их фактической выдачи в носку (эксплуатацию).
Для спецодежды сезонного пользования срок носки (эксплуатации) в течение одного сезона засчитывается за один год. Время хранения на складах в срок носки (эксплуатации) не засчитывается.
Списанию подлежит только полностью непригодный мягкий инвентарь, который невозможно восстановить или его восстановление экономически нецелесообразно.
Истечение срока носки не является основанием для списания спецодежды, спецобуви".
". Если при увольнении работник сдал спецодежду, срок носки которой не истек, то комиссия определяет процент ее износа и при повторной выдаче бывшей в употреблении спецодежды срок носки исчисляется с учетом установленного процента износа. При повторной выдаче спецодежды производится запись в Личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты работника с пометкой "б/у" (бывшая в употреблении)".
По нашему мнению, организация может руководствоваться данными положениями (они не противоречат Методическим указаниям, Правилам, ПБУ 5/01, ПБУ 6/01), закрепив соответствующие предложения (абзацы) данного документа в своей учетной политике.
*(5) С 01.01.2015 в целях списания стоимости не являющегося амортизируемым имущества (в частности, спецодежды) в течение более одного отчетного периода налогоплательщик получил право самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости такого имущества с учетом срока его использования или иных экономически обоснованных показателей (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Если организация списывает спецодежду в налоговом учете в течение срока ее полезного использования (аналогично бухгалтерскому учету), полагаем, что в ситуации, когда при увольнении работника спецодежда с не истекшим сроком использования сдается на склад, а потом (через какое-то время) выдается другому работнику, организация может действовать в порядке, аналогичном описанному выше (для бухгалтерского учета).
Во время нахождения спецодежды на складе ее стоимость на расходы не списывается, так как спецодежда фактически не используется в производственной деятельности (п. 1 ст. 252 НК РФ). В периоде выдачи спецодежды новому сотруднику признание в расходах стоимости спецодежды возобновляется.

Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия и охрану труда работников, в т.ч. выдавать за счет собственных средств специальную одежду, обувь и другие средства индивидуальной защиты тем работникам, которые заняты во вредном производстве, на работах с особыми температурными условиями и связанными с загрязнением.

Спецодежда, возвращенная уволившимся работником, пригодная для дальнейшей эксплуатации по назначению после проведения мероприятий по уходу, должна быть выдана в пользование другому работнику.

Возврат спецодежды на склад из личного пользования при увольнении сотрудника по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений

Возврат спецодежды на склад из личного пользования при увольнении сотрудника в «БГУ8 1.0»

1. Для отражения возврата спецодежды из личного пользования при увольнении сотрудника используется документ Поступление материалов прочее.

2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты: Операция – Возврат из личного пользования, МОЛ/Подразделение – ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются ТМЦ, выбираются из справочника "Центры материальной ответственности", КФО – код вида финансового обеспечения, в рамках которого поступают ТМЦ и Счет кредита – полный счет выбирается из рабочего плана счетов и его субконто.



3. На закладке Материалы следует заполнить табличную часть вводом строк по каждой номенклатурной позиции. Табличную часть документа удобно заполнять с помощью кнопки Подбор. При использовании данной кнопки останется заполнить только Счет дебета – задать счет оприходования ТМЦ.

4. После проведения документа Поступление материалов прочее по кнопке Печать можно распечатать Бухгалтерскую справку по ф. 0504833.

Возврат спецодежды на склад из личного пользования при увольнении сотрудника в «БГУ8 2.0»

1. Для отражения возврата спецодежды из личного пользования при увольнении сотрудника используется документ Поступление МЗ.

2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты: Вид поступления – Возврат из личного пользования, Контрагент – выбирается из справочника Контрагенты, МОЛ/Место хранения – ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются ТМЦ, выбираются из справочника Центры материальной ответственности.

3. На закладке Материальные запасы в табличную часть вводится информация о поступивших материальных запасах: Номенклатура – наименование материала выбирается из справочника Номенклатура, Уч. ед – учетная единица. Значение совпадает со значением реквизита Ед. измерения элемента номенклатуры, Счет учета – субсчет учета МЗ, выбирается из плана счетов ЕПСБУ, КПС – классификационный признак счета выбирается из справочника, КФО – код вида финансового обеспечения, в рамках которого поступают ТМЦ, Ед. изм – единица измерения, Сумма – стоимость указанного количества материалов.

Для выбора позиций номенклатуры удобно использовать форму подбора, которая открывается с помощью кнопки Подобрать командной панели табличной части.



4. На закладке Бухгалтерская операция следует заполнить следующие реквизиты: Типовая операция: Возврат из личного пользования, дополнительная проводка счет 27, Счет кредита – полный счет выбирается из рабочего плана счетов и его аналитика.

5. После проведения документа Поступление МЗ по кнопке Печать можно распечатать Бухгалтерскую справку по ф. 0504833.

Возврат спецодежды на склад из личного пользования при увольнении сотрудника по "1С:БГУ 8" для казённых учреждений

Возврат спецодежды на склад из личного пользования при увольнении сотрудника в «БГУ8 1.0»

1. Для отражения возврата спецодежды из личного пользования при увольнении сотрудника используется документ Поступление материалов прочее

2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты: Операция - Возврат из личного пользования, МОЛ/Подразделение – ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются ТМЦ, выбирается из справочника "Центры материальной ответственности", КФО – код вида финансового обеспечения, в рамках которого поступают ТМЦ, Счет кредита – полный счет выбирается из рабочего плана счетов и его субконто.

На закладке Материалы следует заполнить табличную часть вводом строк по каждой номенклатурной позиции. Табличную часть документа удобно заполнять с помощью кнопки Подбор. При использовании этой кнопки останется заполнить только Счет дебета – задать счет оприходования ТМЦ.



3. После проведения документа Поступление материалов прочее по кнопке Печать можно распечатать Бухгалтерскую справку по ф. 0504833.

Возврат спецодежды на склад из личного пользования при увольнении сотрудника в «БГУ8 2.0»

1. Для отражения возврата спецодежды из личного пользования при увольнении сотрудника используется документ Поступление МЗ.

2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты: Вид поступления – Возврат из личного пользования, Контрагент – выбирается из справочника Контрагенты, МОЛ/Место хранения – ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются ТМЦ, выбираются из справочника Центры материальной ответственности.

На закладке Материальные запасы в табличную часть вводится информация о поступивших материальных запасах: Номенклатура – наименование материала выбирается из справочника Номенклатура, Уч. ед – учетная единица. Значение совпадает со значением реквизита Ед. измерения элемента номенклатуры, Счет учета – субсчет учета МЗ. Выбирается из фрагмента плана счетов ЕПСБУ, КПС – классификационный признак счета. Выбирается из справочника, Ед. изм – единица измерения, Сумма – стоимость указанного количества материалов.

Для выбора позиций номенклатуры удобно использовать форму подбора, которая открывается с помощью кнопки Подбор командной панели табличной части.



3. На закладке Бухгалтерская операция следует заполнить следующие реквизиты: Типовая операция: Возврат из личного пользования, дополнительная проводка счет 27, Счет кредита – полный счет выбирается из рабочего плана счетов и его аналитика.

4. После проведения документа Поступление МЗ по кнопке Печать можно распечатать Бухгалтерскую справку по ф. 0504833.

Какие предметы одежды относятся к спецодежде в точки зрения бухгалтерского учета

Спецодеждой называют средства индивидуальной защиты сотрудника компании, а именно:

  • предохранительные приспособления (рукавицы, шлем, респиратор, очки, противогаз);
  • специальная обувь;
  • специальная одежда (комбинезон, тулуп, халат, костюм, брюки, куртки, полушубок).

Важно! Если комплект спецодежды на одного работника стоит более 40 тысяч рублей, одежда должна учитываться одновременно с основными средствами компании. Стоимость таких дорогостоящих предметов списывается равными долями в течение 12 месяцев (таков оптимальный срок использования).

Спецодежда приобретается предприятием с целью ее выдачи сотрудникам, которым она положена по специфике деятельности. Передача комплекта на руки производится на основании требования-накладной. Вместе с тем бухгалтер должен сделать соответствующие проводки.

В том случае, если бухгалтер собирается списать стоимость спецодежды частично (равными долями за полный период использования работником спецодежды), делаются такие проводки:

Проводка ДЕБЕТ КРЕДИТ
Спецодежда была выдана сотруднику 10-11 10-10
Стоимость спецодежды списывается каждый месяц в равных долях, распределяется на весь период эксплуатации 20, 23, 25 10-11
Остаток стоимости спецодежды списан на прочие затраты при ее порче, утере, возврате при увольнении работника 91-1 10-11

Если же решено было списать стоимость спецодежды единовременно, делаются другие проводки:

Проводка ДЕБЕТ КРЕДИТ
Спецодежда выдана сотруднику 10-11 10-10
Общая стоимость спецодежды была списана в расходы 20, 23, 25 10-11

Спецодежда при увольнении работника: как работнику вернуть спецодежду

В течение всего периода эксплуатации спецодежды она числится за работником, который ею пользуется. Если завершился срок службы комплекта, или под воздействием внешних факторов предметы обмундирования пришли в негодность, спецодежду приходится списывать с баланса. Однако, если в порче или утрате одежды виноват сотрудник, он обязан возместить предприятию убытки путем оплаты стоимости комплекта в кассу в наличной форме. Также возможно удержать сумму с заработной платы, если расчет производится в безналичной форме. При этом бухгалтер обязан сделать соответствующие проводки. При списании одежды долями:

ДЕБЕТ КРЕДИТ Проводка
10-10 10-11 Сотрудник вернул комплект одежды в фирму
94 10-11 Стоимость одежды относится в убыток в случае, когда работник не вернул ее
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 94 Убыток, который принес работник, не вернувший одежду
50, 51 73 Работник перечислил деньги за утрату или порчу одежды
70 73 Убытки были удержаны с зарплаты сотрудника

Если же на предприятии принято списывать стоимость спецодежды сразу, общей суммой, делаются такие проводки:

ДЕБЕТ КРЕДИТ Проводка
73 91-1 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие доходы») Стоимость СИЗ списана в расходы как убыток
50 «Касса» 73 Сотрудник вернул деньги за одежду в кассу наличными
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 73 Стоимость одежды была удержана с зарплаты сотрудника

Спецодежда при увольнении работника: какие налоги заплатит сотрудник

Поскольку спецодежда не принадлежит работнику, а является собственностью организации, выдавшей ее, сотрудник должен бережно относится к форме и вернуть комплект обратно на фирму. Например, если:

  • подчиненный решил уволиться с компании;
  • работник перешел на новую должность или на новое рабочее место;
  • спецодежда стала непригодной для дальнейшей носки (по причине естественного износа или ее порчи).

остаток стоимости после естественного износа формы возмещается за счет средств работника;

число переданных предметов списывается с личной карточки работника;

стоимость спецодежды облагается НДФЛ, который удерживается с сотрудника;

налог платится в ФНС;

Экспертное мнение к вопросу о том, в каких случаях необходимо выдавать спецодежду

Эксперты Министерства здравоохранения приводят следующий перечень случаев, при которых необходимо обеспечивать работников специальной одеждой с целью защиты от загрязнений, высокой температуры и иных повреждений:

  • химические и лабораторные работы, связанные с химикатами, едкими растворами и веществами;
  • проведение ремонта легкового/грузового автомобиля;
  • изготовление агрегатов, электроинструментов, сборка специальной техники;
  • работы, связанные с лакокрасочными материалами, машиностроением;
  • цветная металлургия, чугунолитейная металлургия, сталелитейные работы;
  • слесарные работы, фрезеровка, металлообработка.

Законодательные акты по теме

абз. 5 п. 2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н Об определении понятия спецодежды
ПБУ 5/01, Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н О бухгалтерской учете спецодежды

Типичные ошибки

Ошибка: Бухгалтер списал испорченную спецодежду, не удержав ее стоимость с зарплаты сотрудника.

Комментарий: Если спецодежда изношена естественным путем, удержание ее стоимость с зарплаты работника не производится. В случае же, если сотрудник испортил или утратил одежду, ее стоимость должна быть компенсирована за счет подчиненного.

Ошибка: Бухгалтер не удержал НДФЛ со стоимости спецодежды, который уволенный сотрудник не вернул на фирму.

Комментарий: Оставленная у себя спецодежда является доходом сотрудника, а потому с ее стоимости удерживается НДФЛ, плюс, ее стоимость указывается в справке о доходах 2-НДФЛ.

Ответы на распространенные вопросы о том, как учитывается спецодежда при увольнении работника

Вопрос №1: Какова норма по выдаче спецодежды со светоотражающими полосами?

Ответ: Не существует твердо установленных норм выдачи спецодежды со световыми сигналами, комплекты следует выдавать по мере необходимости.

Вопрос №2: Какой способ снабжения сезонной одеждой установлен законом?

Ответ: Способ снабжения сезонной и теплой одеждой является общим для всех климатических поясов.

Читайте также: