Можно ли забрать трудовую книжку до увольнения

Опубликовано: 18.09.2024

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
записи формулируются в установленной законом форме;
последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
отдана родственнику увольняемого;
переслана с помощью почты;
сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
- заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
- вписывание формулировки об увольнении.
Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

Порядковый номер записи.
Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
Реквизиты приказа без сокращений.
Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.

Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.

В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

При приеме на работу сотрудник передает свою трудовую книжку в отдел кадров. Правила ее хранения строго регламентированы — трудовая должна находиться в сейфе и использоваться строго по назначению. Это значит, что ее достают из сейфа только для того, чтобы вносить записи о внутренних кадровых перемещениях, награждениях, выговорах или увольнении. Все остальное время трудовые книжки работников хранятся под замком.

Когда сотрудник увольняется, работодатель обязан выдать на руки набор оригинальных документов. Трудовая книжка в этом списке стоит на первом месте. Если руководитель или кадровик задерживают выдачу трудовой, работник вправе подать жалобу. Отсутствие трудовой книжки на руках лишает человека возможности устроиться на новую работу и получать доход. Обращайтесь к юристу, составляйте иск и компенсируйте свой моральный и материальный ущерб.

Нет времени читать статью?

Когда можно забирать трудовую книжку

Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.

После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.

При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.

Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:

Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.

Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.

Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.

Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).

Что будет, если работодатель не выдаст трудовую книжку после увольнения

Сначала попробуйте договориться. Возможно, в период вашего увольнения руководитель не присутствовал на работе (был на больничном, в командировке или отпуске) и не мог подписать документы. Это — уважительная причина, поэтому жалоба в вышестоящие инспекции просто нецелесообразна. Получите бланк, как только руководитель вернется на рабочее место. Более того, добросовестный управленец сам предложит компенсацию или же попросит сдвинуть дату освобождения от занимаемой должности. В таком случае в приказ и записи вносятся исправления, а сотрудник получает перерасчет увольнительной компенсации.

Если у вашего работодателя какая-то принципиальная позиция (нежелание отпускать вас с работы или личный конфликт) и он не готов решать вопрос мирным путем, то готовьте официальную жалобу. Вот куда можно обратиться:

в региональную трудовую инспекцию — результатом будет проверка организации и выдача документов (бесплатно);
в прокуратуру — жалоба подается по факту противозаконных действий работодателя (бесплатно);
в суд — составляйте и направляйте иск о незаконном удержании ваших персональных бланков (платите госпошлину).

Суд — это всегда самый действенный способ. Более того, по решению судьи вы можете взыскать и материальный ущерб. Без документов у вас не получится устроиться на новую работу, а значит, вы теряете доход за несколько месяцев — разбирательство займет минимум пару месяцев.

Процедура увольнения сопровождается выдачей работнику документов. Каждый работодатель сталкивается с вопросами: существует ли перечень таких документов и каковы правовые основания их предоставления? Каковы последствия в случае задержки или отказа работодателя в их выдаче? Как складывается судебная практика по этим вопросам? Ответы вы найдете, ознакомившись с материалами актуальной темы.

Трудовая книжка выдается в день увольнения без заявления работника

Как видите, кодекс не содержит конкретного перечня связанных с работой документов, выдаваемых при увольнении. Сказано лишь о том, что они выдаются по письменному заявлению работника. Исходя из упомянутой нормы, можно сделать вывод о том, что все выдаваемые документы, делятся:

на обязательные, выдаваемые без каких-либо заявлений от сотрудника (трудовая книжка);
на необязательные, выдаваемые по заявлению работника.

Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней

ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 62

Примечание редакции:

Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.

В статье 234 ТК РФ сказано: «Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;

задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».

Примечание редакции:

Те же требования содержатся и в п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя

Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.

В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено 20.02.2015 и получено истицей 26.02.2015. Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела 01.07.2015.

Последним днем работы женщины был 27.11.2014. Суд обязал компанию выплатить заработок с 28.11.2014 до 20.02.2015, то есть со следующего дня, когда работнику должна была быть выдана трудовая книжка. В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 237 рублей, изменив при этом дату увольнения на 20.02.2015, то есть на дату отправки уведомления.

Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял

Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.

Работнику предписали выдать трудовую и компенсировать:

невозможность трудоустроиться в отсутствие документа;

расходы на представителя;

моральный ущерб в размере 1 тыс. рублей.

Примечание редакции:
Надо сказать, что такая позиция встречается довольно часто, однако случались и прецеденты, когда суд приходил к мнению, что оформлять трудовую книжку нужно лишь по заявлению сотрудника. Без такового навязывать бланк работникам не надо (Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 07.02.2018 № 33-998/2018). Во избежание конфликтных ситуаций перед его оформлением рекомендуем попросить сотрудника написать соответствующее заявление.

Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки

Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка на вышеуказанном основании, являются:

факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;

факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.

Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения

Свое согласие работник должен выразить в письменной форме – только она может доказать факт направления согласия.

Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения. В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению: обязательна ли подача заявления от работника

Примечание редакции:

Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Справку сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.

на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;

на юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.

При увольнении сотруднику нужно выдать справку 2-НДФЛ

«Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов». Форма справки утверждена Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Заметим, что бланк справки и само ее название недавно изменились. Начиная с 2018 года выдавать надо уже новый бланк справки. Вместо прежнего названия 2-НДФЛ, она получила новое: «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Выдать справку согласно ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ увольняющемуся работнику необходимо в последний день его работы.

НК РФ (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 25.12.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)

на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;

на юрлиц – от 30 до 50 тыс. рублей.

Сведения по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М: что сказано в законе

Период, за который страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М, законодательством не установлен (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: за какой период предоставлять

Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.

Примечание редакции:

Таким образом, в день увольнения необходимо выдать под подпись СЗВ-СТАЖ за текущий год и СЗВ-М за текущий месяц. Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона о персонифицированном учете).

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работнику документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. В данном случае применяются уже упомянутые санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Раздел 3 расчета по страховым взносам выдается с начала квартала по дату увольнения

Форма расчета по страховым взносам утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
В разделе 3 нужно указать сведения о работнике за тот отчетный период, в котором он уволился, то есть с начала текущего квартала по дату увольнения.

Если по сведениям персонифицированного учета необходимо предоставлять выписки, то есть только части документов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, касающиеся конкретного увольняющегося сотрудника, то раздел 3 РСВ выдается работнику в виде копии документа. Причина в том, что этот раздел составляется отдельно в отношении каждого застрахованного лица. Поэтому при увольнении (прекращении ГПД) нужно распечатать для застрахованного раздел 3 с данными о выплатах и взносах, начисленных в квартале увольнения, и заверить у руководителя.

Примечание редакции:

Санкции за несвоевременное предоставление или отказ в выдаче документов — в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице

Эта справка поможет бывшему работнику встать на учет в органах службы занятости и получать пособие. Нормативно форма такой справки не утверждена, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке, которая приведена в письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421.

Выдать справку нужно в течение трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).

Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 (ред. от 11.12.2018) «О занятости населения в Российской Федерации» П. 2 ст. 3

Примечание редакции:

Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодателю придется возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке

Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенная работница не смогла своевременно получить пособие по безработице, хотя имела на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работницей пособия.

Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен. И хотя всю сумму иска в размере неполученного пособия по безработице (8 тыс. рублей за месяц) и 50 тыс. рублей в качестве компенсации морального вреда женщине взыскать не удалось, важен сам факт принятого решения.

Копии локальных нормативных актов работодатель выдавать не обязан

коллективного договора со всеми изменениями и дополнениями;

правил внутреннего трудового распорядка со всеми изменениями и дополнениями.

Как указал суд, трудовые отношения между сторонами были уже прекращены. Кроме того, к документам, о которых идет речь в ст. 62 ТК РФ, относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя. Документы, истребуемые истцом, относятся к локальным нормативным актам ответчика, а не к индивидуальным актам, касающимся самого истца. Поэтому оснований для возложения на ответчика обязанности по выдаче истцу запрашиваемых документов нет.

Работнику могут потребоваться и другие документы

По письменному заявлению нужно выдать и другие заверенные копии документов о работе:

приказы о переводах на другую работу;

приказы о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Подводя итог теме, заметим, что в день расставания работодатель обязан выдать работнику:

трудовую книжку;

справку по форме 182н;

справку о доходах и суммах налога физического лица:

СЗВ-СТАЖ за отчетный год;

СЗВ-М за отчетный месяц;

раздел 3 расчета по страховым взносам с начала квартала по дату увольнения;

справку о среднем заработке для органов службы занятости – по заявлению от работника;

по просьбе работника копии других документов (приказы об увольнении, о переводах на другую работу и т. д.).

Что касается ответственности за невыдачу других документов, то в этом случае применяется штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

Когда следует выдать трудовую книжку при увольнении

Вне зависимости от причины и статьи увольнения, трудовая выдается в этот же день, без учета местонахождения работника и прочих обстоятельств.

В Трудовом кодексе сказано, что при нарушении срока передачи ТК работодатель компенсирует каждый день просрочки. При обращении работника в суд время задержки считается вынужденным прогулом, соответственно, оплачивается по среднему доходу работника. Дополнительно компании грозит штраф и возможная выплата морального ущерба.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правительством РФ разработана инструкция по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек, придерживаться которой в работе обязательно для всех. Нарушение этих правил может повлечь за собой ошибки, которые признаются незаконными действиям и наказываются штрафами. Основные ее положения:

ТК передается работнику лично в руки в день расчета. внесена в соответствии с требованиями законодательства.

Основанием для внесения данных становится приказ, его реквизиты вписываются в специальную графу.

Под записью ставится печать компании и подпись ответственного лица с расшифровкой.

Работник ставит подпись о получении в журнале движения трудовых книжек.

Однако возникают ситуации, когда выдать ТК невозможно. Например, во время отсутствия на рабочем месте из-за болезни сотрудника или если он по другой причине не явился за документом. Тогда кадровая служба письменно извещает работника о необходимости его получения: посредством заказного письма или телеграммы, отправленной в последний день работы человека. Нарушение этого требования считается намеренной задержкой выдачи, что может обернуться санкциями для компании.

ВНИМАНИЕ! Можно передать документ представителю, родственнику, члену семьи и т.д., но только по доверенности.

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Если стало известно, что работник не сможет в срок забрать документ, важно получить его согласие на пересылку почтой. В заявлении указывается почтовый адрес получателя, куда работодатель отправляет ТК в день расчета. Это право работника и такой путь решения вопроса не противоречит закону.

Если обстоятельства складываются так, что работник не сможет получить документ, лучше заранее запросить у него заявление на пересылку. Не стоит ждать, когда он явится лично, даже если обещает сделать это в кратчайшие сроки. Подобные действия организации нарушают закон и чреваты санкциями.

Расписка в получении трудовой книжки

При передаче ТК уволенному работнику заочно нужно взять расписку в получении. Она составляется в произвольной форме в двух экземплярах, с указанием серии и номера бланка ТК и отведением места для подписи о получении. Один экземпляр расписки работник возвращает в отдел кадров, второй оставляет себе.

ВНИМАНИЕ! Уведомление о получении письма только подтверждает получение конверта, поэтому важна именно расписка в получении ТК. Теоретически письмо может быть не вскрыто, тогда нельзя будет доказать, что документ получен.

Образец уведомления о выдаче трудовой книжки

Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, ему отправляется уведомление, составленное в произвольной форме, желательно на фирменном бланке.

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения

Компания обязана выдать документ владельцу в дату увольнения, в противном случае руководитель будет виновен в задержке. Это признается нарушением закона (ст. 5.27 КоАП) и наказывается надзорными органами в виде штрафа до 50000 рублей. Каждый день просрочки считывается вынужденным прогулом по вине работодателя и оплачивается по среднему доходу сотрудника.

Чтобы этого не произошло, ответственный специалист в случае неявки человека в день расчета в письменной форме направляет ему сообщение о необходимости забрать документы. Это может быть заказное письмо с уведомлением, факс, телеграмма, радиограмма; возможны и другие способы, которые можно отследить и подтвердить. Электронная почта не подходит, так как ее использование не подразумевает документальных подтверждений получения.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, которым считается последний день работы. При этом не ставится в зависимость причина увольнения, будет это по инициативе работника или работодателя, или по истечении срока трудового договора. Данная обязанность закреплена в статье 84.1 Трудового кодекса РФ. Безответственный работодатель не отдает трудовую книжку после увольнения из-за своей неграмотности и наплевательского отношения к законодательству. Иногда работодатель с помощью трудовой книжки пытается заставить бывшего работника выполнить определенные действия. Например, вынуждает кладовщика / продавца провести ревизию на складе / в магазине, а в случае выявления недостачи, вычесть денежные средства из зарплаты.

Какие нормативные акты обязывают работодателя отдать трудовую книжку в день увольнения?

В день увольнения работнику должна быть выдана:

Не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работодатель обязан предоставить работнику копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы; справку о периоде работы у данного работодателя и любые другие документы, связанные с работой (статья 62 ТК РФ).

Итог. Весомыми обстоятельствами для решения вопроса о наступлении ответственности работодателя за задержку выдачи трудовой книжки являются:

дата выдачи трудовой книжки;

наличие либо отсутствие направления работодателем уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Какую ответственность несет работодатель за несвоевременную передачу трудовой книжки?

Невыполнение обязанности о своевременной выдаче трудовой книжки влечет применение мер материальной ответственности к работодателю.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в в случае задержки выдачи трудовой книжки считается день ее выдачи. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (пункт 35 вышеуказанных Правил).

Как рассчитать не полученный заработок?

Не полученный заработок будет равняться средней заработной плате работника. Для всех случаев определения размера средней заработной платы устанавливается единый порядок ее исчисления (статья 139 ТК РФ, Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Для начала необходимо посчитать количество рабочих дней прошедших со дня увольнения до дня выдачи трудовой книжки. И посчитать среднедневной заработок. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней в периоде, подлежащем оплате.

Стоит отметить, что для исчисления среднего заработка нужно учитывать не только оклад, а также все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат (статья 139 ТК РФ). Сюда относят: надбавки за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, совмещение, районный коэффициент и другое.

При предъявлении иска заявителю следует приложить расчет среднего не полученного заработка. Если работодатель не оспорит расчет, а суд признает его верным, то указанная сумма при наличии оснований будет взыскана судом.

Компенсация морального вреда за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Согласно ст. 237 ТК РФ моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.

В данном случае очевидно нарушение трудовых прав работника. По вине работодателя в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки работник не может трудоустроиться. Согласно статьям 65 и 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, необходимость предъявления которой лицом, поступающим на работу, предусмотрена при заключении трудового договора.

Срок предъявления иска о возмещение не полученного заработка в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки.

Работник может обратиться в суд в течение одного года со дня выдачи ему трудовой книжки. Согласно абзаца 2 статьи 392 ТК РФ за разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Читайте также:


Как уволиться из фикс прайса

Как попрощаться с родителями в детском саду при увольнении

Как заполнить трудовую книжку при увольнении по соглашению сторон 2021

Положено ли выходное пособие сотруднику который увольняется в связи с истечением срока трудового договора

Как уволиться из прокуратуры по собственному желанию