Сколько можно удержать из зарплаты работника при увольнении за недостачу
Опубликовано: 15.05.2024
Когда сотрудник увольняется, его нужно «рассчитать». При этом в случае необходимости важно учесть и неотработанные авансы, и не возвращенные в срок подотчетные суммы, и возмещение ущерба. Окончательный расчет важно провести так, чтобы не нарушить трудовое законодательство.
С удержаниями при увольнении нередко возникают сложности. Вот только один из примеров: сотруднику начислили отпускные, но отпуск был предоставлен авансом, дни, которые нужно было отработать, он не отработал, а уже увольняется. Как поступить в таком случае?
Обязать сотрудника доработать пропущенные дни и не увольняться вы не можете. А бухгалтеру важно знать, как в таком случае правильно удерживать денежные средства и в каком размере, что можно удерживать и что нельзя, как быть с налогами и НДФЛ.
Когда удержание из зарплаты запрещено
В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении из зарплаты сотрудника можно удержать излишне выплаченные отпускные, при этом работодателю не нужно ни его письменное, ни устное согласие. Если это неотработанные дни отпуска, у работодателя есть право произвести удержание.
В то же время в законодательстве прописано несколько оснований, когда удержание невозможно, даже если сотрудник не отработал дни отпуска:
- Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
- В случае ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- В ситуации сокращения численности штата (п. 2 ч. 1 ст.81 ТК РФ).
- При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- В случае призыва работника на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
- При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).
Чрезвычайные обстоятельства возникают при следующих основаниях:
- если работник признан полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
- в случае смерти работника либо работодателя — физического лица, а также в случае признания судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
- при наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
Ограничения по величине удержания
Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний по инициативе работодателя при каждой выплате зарплаты не может выходить за рамки 20 %. Это касается удержаний неотработанного аванса в счет зарплаты — только 20 %.
Если одновременно с удержаниями по инициативе работодателя производятся еще и удержания по исполнительным документам, то в этом случае общая сумма не может превышать 50 %.
Но есть ряд ситуаций, когда ограничения в 20 % и 50 % не действуют, а размер удержаний может увеличиться и до 70 % – например, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, при возмещении вреда, причиненного работником здоровью другого лица, при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца и др.
Как рассчитывать неотработанные дни отпуска
В данном случае следует придерживаться алгоритма из трех действий.
- Определите количество полных месяцев, остающихся до конца рабочего года, в счет которого отпуск был использован авансом.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает с началом рабочего года (не следует его путать с календарным годом). Так, если работника принимают на работу 1 октября 2019 года, то его рабочий год — с 1 октября 2019 года по 30 сентября 2020 года.
Например, если работник отработал три месяца — октябрь, ноябрь, декабрь, а в январе увольняется, нужно посмотреть, сколько полных месяцев остается до конца рабочего года (в данном случае — до октября 2020 года).
По излишкам действуют четкие правила:
- Если излишки составляют менее половины месяца, то есть менее 15 дней, то они из расчета исключаются;
- Если излишки составляют более половины месяца, то есть более 15 дней, то они округляются до целого месяца.
- Определите количество дней неотработанного отпуска.
Количество календарных дней, приходящихся на один месяц рабочего года, нужно умножить на количество месяцев, остающихся до конца рабочего года на момент увольнения.
- Определите размер отпускных, подлежащих удержанию.
Средний дневной заработок, исходя из которого были оплачены использованные авансом дни отпуска, умножьте на количество дней неотработанного отпуска.
Пример расчета
Допустим, сотрудник решил уволиться, но до конца рабочего года, в счет которого он использовал отпуск авансом, остается 2 месяца 20 дней.
Отпускные были рассчитаны, исходя из среднего дневного заработка в размере 500 руб.
Количество дней неотработанного отпуска определяется таким образом:
(28 дней/12 месяцев) * 3 месяца (округлили 20 дней до месяца) = 6,99 календарных дня
Сумма к удержанию составляет: 500 * 6,99 = 3 494 руб.
Нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска. По дебету будут затратные счета — 20, 23,25,26 на сумму отпускных которые невозможно удержать, по кредиту — 70 и сторнировочная запись — нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска.
Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — вам останется только подтвердить суммы. Расчет больничных и отпусков всего за несколько минут.
Если работодатель не может удержать (проводки)
Важно помнить об очередности удержания: сначала удерживается НДФЛ, потом алименты, а дальнейшие удержания производятся по инициативе работодателя.
На сумму отпускных, которую невозможно удержать, нужно сделать сторнировочную запись. И эти суммы мы относим на «Прочие расходы» организации (Дебет 91.2 Кредит 70).
Корректировка исчисленного и удержанного из доходов работника НДФЛ и страховых взносов в данной ситуации не потребуется.
Если работодатель может удержать (проводки)
Вам нужно сделать сторнировочную запись на сумму отпускных, которые можете удержать (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70).
Также вам следует показать сторнировочной записью НДФЛ (Дебет 70 кредит 68).
Кроме того, вам нужно сторнировать сумму страховых взносов (Дебет 20, 23, 25, 26, Кредит 69).
В п. 3 ст. 266 НК РФ содержатся разъяснения по НДФЛ. Исчисление сумм налогов производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.
Разберемся на примере, что это значит.
Допустим, работник увольняется 14 октября. При увольнении бухгалтеру нужно удержать из его зарплаты 5 000 руб. – сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работнику начислено за отработанные дни в октябре 15 000 руб.
Несложно заметить, что сумма к удержанию в размере 5 000 руб. превышает установленный трудовым законодательством лимит в 20 %. При этом работник согласился написать заявление на удержание излишне выплаченных отпускных. В этом случае бухгалтер должен удержать всю сумму.
Действия по НДФЛ и страховым взносам при удержании неотработанного аванса
Здесь алгоритм многоступенчатый, но довольно понятный.
Во-первых, бухгалтер делает сторнировочные записи в бухучете на сумму излишне выплаченных отпускных.
В нашем примере 5 000 руб. – сторнирована излишне выплаченная сумма отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70 (сторно)).
Кроме того, бухгалтер сторнирует сумму НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68 (сторно)).
5 000 * 13 % = 650 руб.
Также ему нужно сторнировать сумму страховых взносов, которую уплатили из отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69 (сторно)).
5 000 * 30,2 % (взнос в ПФР, на ОПС, ОСС, на травматизм) = 1 510 руб.
Во-вторых, бухгалтер осуществляет начисление зарплаты, отражает это в бухучете.
Если сотрудник увольняется 14 октября, то проводку нужно сделать в этот же день — Дебет 20,23,25,26 Кредит 70.
В итоге сотруднику, покидающему компанию, начисляется 15 000 руб.
В-третьих, бухгалтер отражает удержанный НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68).
5 000 * 13% = 1 950 руб.
В-четвертых, он начисляет страховые взносы (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69).
15 000 * 30,2 % = 4 530 руб.
В-пятых, определяет зарплату к выплате при увольнении (Дебет 70 Кредит 50,51).
(15 000 — 1 950) – (5 000 — 650) = 8 700 руб.
То есть из 15 000 руб. вычитывается НДФЛ. Из 5 000 руб., которые удерживаются с работника, также вычитывается НДФЛ. В результате получается к выплате сумма в размере 8 700 руб.
В-шестых, определяется сумма НДФЛ, которая перечисляется в бюджет.
1 950 — 650 = 1 300 руб.
В-седьмых, остается определить страховые взносы для перечисления.
4 530 — 1 510 = 3 020 руб. (начисляются только на разницу)
Подпишитесь на наш канал в Telegram @konturjournal, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
При получении заявления об увольнении задача бухгалтера состоит в том, чтобы произвести с работником окончательный расчет в последний день его работы. Но нередко возникают ситуации, когда работодатель предоставляет работнику отпуск авансом за неотработанные дни или оплачивает обучение сотрудника. Кроме того, за работником может числиться долг по возмещению материального ущерба. Вправе ли работодатель удержать перечисленные затраты при увольнении работника? В каком размере допустимо сделать это? Какие ошибки чаще всего совершают работодатели при удержании указанных средств? Подробнее об этом читайте в нашей статье.
Когда можно, а когда нельзя удержать неотработанные дни отпуска из зарплаты
Таким образом, в большинстве случаев это возможно. Но законодатель предусматривает ряд исключений. Удержания не производятся, если работник увольняется на следующих основаниях:
- отказ от перевода на другую работу в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части 3 и 4 ст. 73 настоящего кодекса) — п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
- ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП — п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
- сокращение численности или штата работников организации, ИП — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
- смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) — п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
- призыв на военную службу или направление работника на альтернативную гражданскую службу — п. 1 ст. 83 ТК РФ;
- восстановление работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению ГИТ или суда — п. 2 ст. 83 ТК РФ;
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ — п. 5 ст. 83 ТК РФ;
- смерть работника либо работодателя-ИП, а также признание судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим — п. 6 ст. 83 ТК РФ;
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и др.), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации — п. 7 ст. 83 ТК РФ.
Примечание редакции:
В каком размере можно удержать выплаченные авансом отпускные
Ведомство отметило, что удержания такого рода являются правом, а не обязанностью работодателя, и относятся к его усмотрению.
В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику.
Таким образом, если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать.Из каких выплат нельзя удерживать отпускные при увольнении
- в счет возмещения вреда;
- в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;
- в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику;
- выданных организацией в связи:
- с рождением ребенка;
- с регистрацией брака;
- со смертью родных.
Взыскать излишне выплаченные отпускные в судебном порядке не получится
По мнению высшей инстанции, прав на взыскание этих сумм у работодателя нет. Причина — в действующем законодательстве нет оснований для взыскания задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель при увольнении не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска из причитающихся работнику сумм вследствие их недостаточности.
Примечание редакции:
Таким образом, если для удержания отпускных денежных средств, выплачиваемых при увольнении, не хватает, можно предложить работнику погасить задолженность добровольно, поскольку взыскать с него задолженность в судебном порядке не удастся.
Уважительные и неуважительные причины досрочного увольнения устанавливает работодатель
Примечание редакции:
Законодатель не указал, какие именно причины можно считать уважительными.Рекомендации на этот счет дает Роструд в письме от 18.10.2013 № Ведомство предлагает во избежание возможных споров уважительные причины для увольнения прописывать непосредственно в соглашении об обучении. В противном случае взыскание может быть произведено в порядке ст. 248 ТК РФ, то есть в размере, не превышающем средний месячный заработок сотрудника.
Работник не получил новую специальность, а лишь повысил квалификацию — взыскать расходы можно
Условия о компенсации расходов на обучение были закреплены в дополнительном соглашении к трудовому договору. Не отработав указанный в соглашении срок, работник уволился. В тот же день общество отправило в адрес бывшего работника уведомление о размере расходов, понесенных на организацию и проведение его обучения, и о необходимости компенсировать работодателю указанные расходы в сумме 64 тыс. рублей. Расходы работник не возместил.
Суды первой инстанции и апелляция обществу отказали, ссылаясь на два довода:
- между сторонами по делу ученический договор не заключался;
- после прохождения обучения работник не получил новую специальность, которая позволила бы ему выполнять новый вид профессиональной деятельности, а лишь повысил свою квалификацию в рамках уже имеющейся профессии. Поэтому понесенные работодателем затраты не относятся к расходам, которые могут быть взысканы с работника.
- между работодателем и работником могут заключаться как ученический договор, так и иные договоры об обучении, то есть ученический договор является не единственным видом заключаемых между работником и работодателем договоров об обучении;
- обязанность работника по возмещению работодателю затрат на обучение не зависит от получения им новой специальности или квалификации.
Примечание редакции:
Взыскать расходы не получится, если работодатель нарушил условия ученического договора
Между работодателем — ОАО «РЖД», электромехаником ОАО и вузом — Уральским госуниверситетом был заключен договор о целевой подготовке специалиста по специальности «Электрический транспорт». Расходы на обучение общество взяло на себя. Отдельное положение данного договора предусматривало, что истец (ОАО) обязался принять ответчика (студента) после окончания учебного заведения по специальности на должность, соответствующую уровню его образования, заключив с ним трудовой договор с условием отработать не менее пяти лет. Сотрудник успешно закончил обучение и получил диплом. Не отработав пяти положенных по договору лет, работник уволился по собственному желанию. Затраты истца ОАО «Российские железные дороги» на обучение составили 116 тыс. рублей, на выплату стипендии ответчику в период обучения истцом потрачено 186 тыс. рублей. Согласно условиям договора период обязательной отработки по договору составляет 1 825 дней, из которых не отработано 723 дня, исходя из чего сумма задолженности, заявленная истцом ко взысканию, составила 46 тыс. рублей. Однако суд отказал во взыскании. Дело в том, что работодатель нарушил положение своего же локального акта, поскольку после окончания обучения не предоставил сотруднику работу, соответствующую его новой квалификации. В такой ситуации взыскать расходы на обучение не удастся.
Стоимость проезда к месту обучения взыскать нельзя
Но Верховный Суд решение отменил. Причина — командировочные расходы являются самостоятельной группой затрат и относятся к компенсациям, предоставляемым работнику за счет средств работодателя в целях возмещения затрат, связанных с исполнением им трудовых и иных обязанностей, в том числе обязанности по профессиональному обучению или дополнительному профессиональному образованию. К числу таких затрат, которые работодатель обязан возмещать работнику при направлении его в служебную командировку для профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования, относятся расходы:
- на проезд к месту обучения и обратно;
- найм жилого помещения;
- суточные.
Примечание редакции:
Ранее в судебной практике был иной подход, например, в Апелляционном определении Саратовского областного суда от 29.03.2018 № 33-1779/2018 суд указал, что список расходов на обучение сотрудника законодательно не закреплен. Поэтому работодатель может включать в него любые затраты, в том числе и командировочные.
Что необходимо сделать для взыскания ущерба
- определить его размер;
- установить причины его возникновения.
Для определения причины возникновения и суммы ущерба работодатель вправе (но не обязан) созвать комиссию с привлечением специалистов. А вот для установления причин запрос объяснения от работника, причинившего ущерб, является обязательным — ст. 247 ТК РФ.
Обычные работники возмещают ущерб в размере среднего месячного заработка — ст. 241 ТК РФ. Работники с полной материальной ответственностью покрывают ущерб полностью — п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Перечень должностей работников, с которыми может быть заключен договор о полной материальной ответственности, приведен в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Например, такой договор может быть заключен:
- с кассиром;
- c курьером;
- c продавцом;
- c кладовщиком и другим работником, обслуживающими материальные ценности.
Работник может согласиться возместить ущерб полностью или частично в добровольном порядке. Часть 4 статьи 248 кодекса допускает возмещение ущерба с рассрочкой платежа. Для этого необходимо заключить с сотрудником письменное соглашение о возмещении ущерба.
Если работник не возмещает ущерб в месячный срок или вовсе отказывается от обязательств, взыскать средства можно только через суд — ч. 2 ст. 248 ТК РФ.
Согласно статье 238 ТК РФ взыскать с работника можно только прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Что можно отнести к прямому действительному ущербу
- недостача денежных или имущественных ценностей:
- порча материалов и оборудования;
- расходы на ремонт поврежденного имущества;
- выплаты за время вынужденного прогула или простоя;
- суммы уплаченного штрафа.
Нормы Гражданского кодекса к возмещению ущерба с бывшего работника неприменимы
Первая и вторая инстанции поддержали работодателя. Законность соглашения бывшая сотрудница признала, поскольку начала добровольно погашать долг. Нормы ТК РФ применять не требовалось, так как на момент заключения соглашения трудовые отношения уже были прекращены.
Но Верховный Суд подход коллег не поддержал. Нормы Гражданского кодекса для привлечения бывшей сотрудницы к материальной ответственности и заключения с ней соглашения о возмещении ущерба не подходят. Это нужно было делать по правилам трудового законодательства. Так, работодатель был обязан:
- осуществить проверку;
- взять письменное объяснение сотрудницы;
- определить сумму ущерба;
- выяснить причины его возникновения;
- определить виновность бухгалтера.
Самые распространенные ошибки организаций при взыскании ущерба
1. Пропущен срок для обращения в суд.
Закон устанавливает годичный срок для обращения работодателя в суд с иском о возмещении работником ущерба. Этот срок исчисляется со дня обнаружения работодателем такого ущерба.
Высший судебный орган привел пример, показывающий, что не стоит ждать, когда уголовное дело будет расследовано, как это допустил предприниматель — владелец ограбленной торговой палатки. Это ожидание не позволило вовремя обратить взыскание на работника, допустившего хищение. Суд по этой причине в восстановлении срока отказал (по материалам судебной практики Калининградского областного суда).
2. Нарушение требований к договору о полной материальной ответственности — повод для отказа в возмещении ущерба.
В результате транспортного происшествия — посадки на мель судна работодатель понес ущерб в размере 4 млн рублей. По причине того, что с сотрудником, управлявшим судном, был заключен договор о полной материальной ответственности, весь ущерб было решено взыскать именно с него. Но Верховный Суд указал, что заключать договор о полной материальной ответственности допустимо исключительно с теми работниками, должность которых значится в перечне, утвержденном в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Поскольку должность ответчика в указанный перечень не входила, взыскание с него ущерба невозможно.
3. Взыскиваемая сумма ущерба может быть снижена не только по просьбе работника, но и по инициативе суда.
ООО обратилось в суд с иском к работнику о взыскании денежных средств, выплаченных обществом в счет возмещения ущерба, причиненных действиями работника.
Работодатель указал на то, работник — мастер, занятый на лесосеках, при выполнении своих трудовых обязанностей дал распоряжение подчиненным работникам вырубить лес на не отведенной для этих целей территории и вывезти срубленные деревья, произраставшие на территории лесничества государственного казенного учреждения. В результате этих действий был причинен материальный ущерб на общую сумму 3, 6 млн рублей.
Мастер просил суд снизить ему размер подлежащего возмещению ущерба, ссылаясь на тяжелое материальное положение семьи в связи с заболеванием супруги, наличием кредитных обязательств, небольшой пенсией, отсутствием работы. Кроме того, он указывал, что незаконно порубленная древесина, находившаяся на складе общества, была реализована работодателем.
Поскольку корыстных целей работника при вырубке леса Верховный Суд не установил, дело было направлено на новое рассмотрение в суд первой инстанции. (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 16.07.2018 № 56-КГ18-18).
Законодательство разрешает работодателю взыскивать с работника причиненный ему ущерб. Но при этом установлены определенные ограничения, в частности, удержание можно произвести только из заработной платы. А как быть, если работник уволился, не погасив ущерб полностью? Возможно ли возместить ущерб в этом случае?
Сколько можно удержать из зарплаты за недостачу
Статья 238 ТК РФ говорит о том, что работник должен возместить работодателю нанесенный ему материальный ущерб . При этом законодатель оговаривает объем таких удержаний, как в части определения полной суммы к возмещению, так и в части удержания из каждой зарплаты вплоть до полного погашения.
- Ограниченная – независимо от суммы ущерба, удержать с работника можно только одну среднюю заработную плату.
- Полная – в этом случае работник должен возместить всю сумму ущерба.
Также законодатель оговаривает процент, который можно удерживать из каждой зарплаты работника. При взыскании недостач он не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных законами РФ – 50%, причем в эту сумму включаются алименты и прочие удержания по исполнительным листам (ст. 138 ТК РФ).
Данные лимиты распространяется только на принудительное удержание из зарплаты работника, по его желанию (письменному заявлению), процент удержаний может быть увеличен.
Также работник и работодатель могут заключить соглашение о том, что в счет ущерба последний получает от виновного какое-либо имущество.
Соответственно, в случае, когда работник увольняется и работодатель просто не сумеет удержать всю сумму ущерба из зарплаты, ему придется обращаться в суд.
Как удержать недостачу из заработной платы
Рассмотрим порядок удержания из заработной платы на следующем примере.
При увольнении заведующей складом А.А. Яблоковой была проведена инвентаризация и обнаружена недостача в размере 42 500 рублей. С ней заключен договор о полной материальной ответственности, значит, ущерб она должна возместить полностью. Ее заработная плата (20 690 руб.) за минусом НДФЛ на момент увольнения составляет 18 000 рублей, соответственно, работодатель без согласия работника может удержать только 3600 руб. (18 000 х 20%). Остаток ущерба 38 900 руб. Яблокова возместила добровольно.
Бухгалтерии нужно отразить, что сумма недостачи удержана из заработной платы, проводки будут выглядеть следующим образом:
- Отражение выявленной недостачи – Дебет 94 Кредит 10 (41, 43 и т.д., в зависимости от вида недостачи – товары, материалы, денежные средства, оборудование) – 42 500 руб.
- Отнесение недостачи на виновное лицо – Дебет 73 Кредит 94 – 42 500 руб.
- Удержание НДФЛ из зарплаты – Дебет 70 Кредит 68 – 2690 руб.
- Удержана недостача из зарплаты – Дебет 70 Кредит 73.2 – 3600 руб.
- Остаток задолженности внесен в кассу добровольно – Дебет 50 Кредит 73.2 – 38 900 руб.
Как работодатель взыскивает недостачу после увольнения
Статья 248 ТК РФ, говорит о том, что работник должен возместить ущерб, даже если он понес ответственность за свои действия/бездействие, то есть увольнение за недостачу не избавит человека от ее выплаты.
Вышеупомянутая статья также указывает порядок необходимых действий для взыскания ущерба с работника:
- Заключить соглашение с виновным лицом о добровольном погашении. Оно представляет собой документ, в котором стороны договариваются о порядке погашения ущерба (срок, суммы погашения, рассрочка платежей, замена денежных средств на ценное имущество и т.д.). Принудительно заставить виновного работника заключить данное соглашение работодатель не может.
- Подать иск в суд, если бывший работник отказывается выплачивать ущерб добровольно, либо в случае пропуска срока взыскания (один месяц со дня установления размера недостачи).
Особое внимание нужно обратить именно на взыскание через суд. Обратиться с иском о возмещении ущерба, причиненного работником, работодатель может в течение года со дня его обнаружения (ст. 392 ТК РФ). Прежде чем составлять иск нужно убедиться, что проведены обязательные мероприятия:
- Официально установлен факт недостачи и ее сумма, то есть надлежащим образом проведена инвентаризация, оформлены ее результаты и заключение комиссии.
- Проведено расследование и сделаны выводы о причинах возникновения недостачи. Для этого создается комиссия по проведению служебного расследования , которая в первую очередь должна запросить объяснения у работника по факту обнаруженной недостачи. В заключение расследования составляется акт и подписывается всеми его участниками.
При нарушении порядка установления виновных в причинении ущерба, суд может отказать в его возмещении. Рассмотрим два примера судебной практики с распространенными ошибками.
В обоих случаях в удовлетворении исков было отказано.
Недостача после увольнения может быть взыскана либо в судебном порядке, либо путем заключения согласи с работником о добровольном возмещении ущерба. Перед подачей иска с суд нужно обязательно установить факт недостачи и взять объяснение с виновного работника.
Взыскание недостачи с материально ответственного лица — дело не простое.
ВНИМАНИЕ : наш юрист по трудовому праву проконсультирует Вас и поможет решить проблему недостачи в бизнесе, как на стороне работкика, так и работодателя.
Порядок взыскания недостачи с материально ответственного лица
Исковое заявление взыскание недостачи – это тот рычаг, который способен заставить недобросовестного сотрудника возместить ущерб. Даже если человек просто пропал или скрылся, это не освобождает его от ответственности. Поэтому взыскание недостачи работника может пройти через суд без участия ответчика с помощью нашего трудового юриста, который не раз участвовал в подобных процедурах.
Если работодатель хочет обратиться в суд, чтобы защитить свои права и восстановить утерянное или испорченное имущество/товар, он должен предоставить суду доказательства. Только если доказательства будут прямо указывать на сотрудника, тогда можно рассчитывать на взыскание суммы недостачи.
Подготовка доказательной базы в деле взыскание суммы недостачи:
проведение инвентаризации . Нужно полностью пересчитать товар на складах и документировано подтвердить недостачу.
получить письменный отказ сотрудника . После обнаружение недостачи нужно подать уведомление работнику. Это необходимо для того, чтобы правильно подать исковое заявление взыскании недостачи продавца. В уведомлении должно быть требование погасить задолженность или оплатить штраф. Сотрудник должен отказаться от извещения в ответном письме.
трудовой договор . Чтобы суд дал положительный ответ на требования работодателя, последний должен доказать тот факт, что сотрудник работал на законных основаниях.
дополнительные бумаги . Здесь можно подготовить докладные, отчетные документы и сведения других сотрудников.
Недостача при неофициальном трудоустройстве
Как показывает практика, часто руководители организаций при приеме на работу не подписывают с кандидатом трудовой договор. Человека берут на работу и не оформляют по ТК РФ, а также не подписывают договор о материальной ответственности, вверяя ему определенное имущество. Работник может допустить ошибку умышленно или по неосторожности, которая повлечет за собой недостачу в большом размере.
Необходимо понимать, что даже неофициально оформленный человек, при наличии его вины, обязан возместить причиненный ущерб предприятию. Но в таком случае есть свои нюансы.
Трудовые отношения оформляются путем подписания трудового договора. Но, ст. 16 ТК РФ предусмотрено, что трудовые отношения возникают между сторонами и при фактическом допущении человека к выполнению своих обязанностей с разрешения руководителя. Соответственно, если сотрудник приступил к исполнению своих обязанностей и руководство знает об этом, то считается, что трудовые отношения наступили. Отсутствие официального оформления при фактическом допущении к работе с согласия работодателя не освобождают стороны от исполнения обязанностей, возложенных законом.
В данном случае ответственность сотрудника ограничена его средним месячным заработком.
Для возмещения недостачи, руководством предприятия издается приказ. При признании своей вину, сотрудник может выплатить все добровольно. Когда сумма возмещения превышает средний месячный заработок, то взыскать с работника, оформленного ненадлежащим образом нельзя.
В любом случае, уклоняться от написания объяснительной по факту недостачи не стоит. Обязательно должно быть указано:
- отсутствие вины (или наличие, если работник признает);
- обстоятельства, повлекшие возникновение недостачи;
- отсутствие подписанного трудового договора;
- отсутствие документов, подтверждающих материальную ответственность.
ВАЖНО: ст. 56 ГПК РФ предусмотрена обязанность каждого доказывать обстоятельства, на которые ссылаются. Соответственно, работодателю придется доказывать наличие недостачи, вины и ответственности работника, наличие трудовых отношений, а сотруднику надо предъявить доказательства отсутствия своей вины.
Вопросы, касающиеся недостачи являются сложными и трудоемкими, особенно если еще и отсутствует надлежащее оформление. Работник может столкнуться с незаконным удержанием из зарплаты в счет недостачи или понуждением о возмещении суммы, превышающей его зарплату. В данном случае лучше обратиться за юридической помощью к нашему юристу по трудовым спорам.
Увольнение при недостаче
Увольнение является довольно неприятным моментом, особенно если это сопровождается конфликтом между сторонами договора. А если человек материально ответственный и увольняется при недостаче, то проблема усугубляется еще сильнее.
Важно знать, что недостача – это не основание для отказа расторгнуть договор. Несоблюдение сроков увольнения влечет для работодателя неблагоприятные последствия.
Если человек решил уволиться по собственному желанию, то должен уведомить директора за 14 дней. При получении заявления, работодатель обязан провести инвентаризацию имущества. Причем сделать это нужно пока сотрудник не уволиться.
Выявив ущерб, руководство может взыскать сумму, путем вынесения распоряжения, в пределах среднего месячного заработка. При большей сумме и непризнании вины или же, если сотрудник уже уволился, для взыскания недостачи работодатель будет обращаться в судебную инстанцию.
Работник обязан присутствовать на инвентаризации, а также передать вверенные ему материальные ценности новому ответственному лицу. Отказ от участия в инвентаризации и написания объяснительной в дальнейшем могут неблагоприятно отразиться на положении специалиста.
Прекращение трудовых отношений при недостаче не освобождает виновного от возмещения ущерба предприятию. Если в суде будет доказан факт недостачи по вине уволенного сотрудника, судья обяжет его возместить причиненный вред.
Как себя вести, если вешают недостачу?
Работа с материальными ценности зачастую бывает опасной, в связи с вероятностью их утраты. А если при инвентаризации выявляется недостача, начальство может обвинить в этом вас. Если действительно это произошло по вине специалиста, это одно дело. Но что делать, если обвиняют в недостаче, а вы к этому не причастны?
Во избежание необоснованных обвинений и наступления неблагоприятных последствий необходимо знать порядок взыскания ущерба, предусмотренный трудовым законодательством.
Как правило, лицо, работающее с имуществом, является материально ответственным. Соответственно при приеме на работу помимо трудового договора, с таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности. Плюс ко всему, Минтруд РФ утвердил перечень должностей сотрудников, с которыми можно подписать договор о полной материальной ответственности.
Взыскивая ущерб со своих сотрудников, руководство должно соблюдать процедуру, установленную законом. Обязательно проведение полной проверки.
Если человек не причастен к недостаче, а руководство все равно в этом обвиняет, лучше воспользоваться услугами нашего адвоката по трудовым спорам и совместно контролировать проверку и знакомиться со всеми документами.
Работник при необоснованном вменении недостачи должен придерживаться следующего:
- не подписывать соглашение о добровольном возмещении ущерба;
- присутствовать на инвентаризации;
- не уклоняться от составления объяснительной;
- указать в акте ревизии свое несогласие;
- еще рекомендации адвоката, если на Вас вешают недастачу по ссылке
Если на лицо угрозы со стороны руководства, то следует обратиться в прокуратуру с заявлением.
Что делать, если не согласен с недостачей?
Недостача на предприятии является сложной ситуацией, приводящей к конфликту между сотрудником и начальством. Если после проведенной инвентаризации выявляется отсутствие имущества, руководство привлекает к ответственности лиц, которые за него отвечают. В случае не согласия с недостачей или рассчитанной суммой возмещения, первым делом надо запросить у работодателя все документы по инвентаризации и расследованию инцидента. Работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением об обжаловании действий работодателя.
Трудовым законодательством предусмотрены случаи, при которых исключается ответственность персонала за недостачу. Например, несоблюдение директором надлежащих правил хранения имущества, форс-мажор, нормальные риски фирмы, следствие крайней необходимости или необходимой обороны. При наличии таких обстоятельств, работник должен указать их в иске.
Важно знать, что при несогласии выплатить ущерб, работодатель сможет его взыскать только в судебном порядке. Ему придется доказать судье вашу вину в недостаче.
На заседании надо ходатайствовать об истребовании необходимых документов, которые вам на руки не выдали. Для доказывания своей невиновности в суд предоставляются все имеющиеся доказательства, подойдут даже свидетельские показания.
Ст. 250 ТК РФ предусмотрено, что судом, по ходатайству работника, может быть уменьшен размер возмещения. Это зависит от доходов, семейного положения работника, степени и формы его вины и иных обстоятельств. Их наличие должен будет доказать сам работник. Однако же полностью от выплаты ущерба не освободят.
Снижение суммы взыскания возможно, как при частичной, так и при полной материально ответственности. Как показывает судебная практика, если заявление о снижении суммы не поступило, судья должен сам вынести вопрос на обсуждение.
Для защиты своих прав лучше обратиться к нашему юристу по трудовым спорам. Он не только проконсультирует все по вашей ситуации, но и подготовит исковое заявление или возражение на заявление предприятия в соответствии с законом. Так же, адвокат докажет отсутствие вины работника, а при ее наличии, оспорит сумму взыскания и докажет необходимость снижения размера возмещения.
Адвокат по взысканиям недостачи в Екатеринбурге
В большинстве ситуаций работник отвечает за товар или оборудование, стоимость которых во много раз превышает ежемесячный оклад. Серьезная ошибка или просчет сотрудника обязательно приведет к большому штрафу и необходимости возместить расходы за собственный счет. Из-за этого работники, опасаясь ответственности за взыскание ущерба с работника в порядке регресса, увольняются раньше ревизии или просто начинают скрываться. Также есть недобросовестные сотрудники, которые злонамеренно причиняют ущерб и скрываются.
Взыскание недостачи с материально ответственного лица может произойти только после подачи официального прошения. Для этого нужно составить запрос по специальному образцу. Во многих случаях стоит обратиться к нашему юристу по трудовому законодательству. Нередко возникают спорные ситуации, когда сотрудник числился на предприятии неофициально или работодателю нужно провести взыскание недостачи с уволенного работника. Часто при этом возникает встречный иск о взыскании задолженности по заработной плате где без профессиональной поддержки также бывает не легко.
Читайте еще о работе нашего юриста по трудовым спорам Екатеринбург:
Автор статьи: © адвокат, управляющий партнер АБ "Кацайлиди и партнеры" А.В. Кацайлиди
При проведении инвентаризации может быть выявлена недостача товарно–материальных ценностей. Рассмотрим особенности отражения в программе 1С операций по удержанию суммы недостачи из заработной платы сотрудника, признанного виновным.
- как отнести сумму недостачи на виновное лицо;
- как отразить удержание недостачи из заработной платы виновного сотрудника;
- как проверить взаиморасчеты с сотрудником по результатам удержания ущерба.
Пошаговая инструкция
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
Отнесение суммы недостачи на виновное лицо
Нормативное регулирование
Порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, установлен Главой 39 ТК РФ. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).
Материальная ответственность сотрудника может быть:
- ограниченная (ст. 241 ТК РФ) — в пределах среднего заработка работника;
- полная (ст. 243 ТК РФ) — в следующих случаях:
- на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении им трудовых обязанностей;
- обнаружена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- ущерб причинен умышленно;
- ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- ущерб причинен в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом;
- были разглашены сведения, составляющие охраняемую законом тайну;
- причинен ущерб не при исполнении работником трудовых обязанностей;
- ответственность установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
- противоправного поведения (действий или бездействия) сотрудника;
- причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
- наличия вины в совершении противоправного действия (бездействия).
- размера причиненного ущерба;
- причин его возникновения;
- вины работника.
- месячный срок истек;
- работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб;
- сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок;
- работник обязался возместить ущерб добровольно, но до полного погашения долга уволился и отказался выплачивать долг.
Для учета расчетов с работником используется счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (план счетов 1С).
При выявлении виновного лица отнесение недостачи на него производится на дату (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
- признания виновным лицом ущерба;
- вступления в силу решения суда о взыскании суммы ущерба.
Размер ущерба, исчисляется исходя из рыночных цен, но не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (ст. 246 ТК РФ).
Разница между фактической и рыночной стоимостью учитывается в:
- БУ — в составе прочих доходов (п. 16 ПБУ 9/99);
- НУ — в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Учет в 1С
Отнесите недостачу за счет виновного лица документом Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную .
В документе укажите:
- от — дата письменного признания виновным лицом ущерба;
Списание недостачи на виновное лицо по фактической (балансовой) стоимости товаров:
Списание разницы между фактической и рыночной стоимостью товара на виновное лицо:
Декларация по налогу на прибыль
- Лист 02 Приложение N 1 стр. 100.
Начисление зарплаты
Отразите удержание в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры –Зарплата – Все начисления .
- Зарплата за — Июль 2018, месяц начисления;
- от — 31.07.2018, дата начисления зарплаты.
Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить :
- Сотрудник — Иванов А.П;
- Начислено — 40 000;
- НДФЛ — 5 200, 13% НДФЛ от суммы Начислено .
Чтобы отразить сумму ущерба, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать – Новое удержание .
В карточке Удержание укажите:
- Наименование — Недостача, выявленная при инвентаризации;
- Сумма — 3 600, 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи, выявленной в результате инвентаризации.
В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .
В поле Удержано автоматически заполнится сумма ущерба — 3 600.
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
- Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ удержан из зарплаты;
- Дт 26 Кт 69 — начислены страховые взносы.
В проводках документа Начисление зарплаты удержания ущерба из зарплаты сотрудника не будет отражено. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы сумма ущерба была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы к выплате.
Удержание ущерба из зарплаты сотрудника
Нормативное регулирование
Работник имеет право добровольно возместить причиненный ущерб или запросить рассрочку платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). В случае рассрочки работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.
Сотрудник также вправе единовременно возместить ущерб, нанесенный компании при наличии у него соответствующих средств. Можно договориться с работником о возмещении ущерба не в денежной, а в натуральной форме.
Если решено проводить удержания из заработной платы, необходимо помнить, что ТК РФ накладывает определенные ограничения на максимальный размер суммы, которая не будет выплачена работнику.
Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ, ч. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ).
Расчет
По условиям нашего примера:
- среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.;
- сумма к взысканию — 18 000 руб.;
- из зарплаты работника по соглашению с работодателем удерживается 3 600 руб. в месяц.
Так как среднемесячный заработок работника больше суммы ущерба, на основании распоряжения руководителя с работника можно удержать сумму ущерба полностью 18 000 руб.
За июль 2018 года:
- начислена заработная плата — 40 000 руб., НДФЛ — 5 200 руб.;
- доход сотрудника после удержания НДФЛ составит 40 000 – 5 200 = 34 800 руб.
- максимальный размер удержаний за месяц в соответствии со ст. 138 ТК РФ 31 200 *20% = 6 240 руб.
Так как максимальный размер удержаний с дохода сотрудника в июле больше суммы, указанной в соглашении между работником и организацией, то сумму ущерба можно удержать в размере 3 600 руб.
Учет в 1С
Для удержания ущерба из зарплаты сотрудника создайте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную .
При создании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу сумма к выплате по данному сотруднику будет указана за вычетом удержания. PDF
Контроль
Для проверки начисленных и удержанных сумм сформируем:
- расчетный листок по кнопке Отчеты в документе Начисление зарплаты , выберем Расчетные листки ;
- отчет Анализ счета по счету 73.02 в разделе Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ счета (можно с детализацией по дням).
В расчетном листке сумма удержания ущерба отражается в разделе Удержано .
Задолженность работника перед организацией уменьшилась.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Здравствуйте! В магазине прошла инвентаризация, в результате была выявлена недостача.Подскажите пожалуйста, как настроить возмещение ущерба предприятию процентом от заработка.Подскажите пожалуйста, как настроить возмещение ущерба предприятию процентом от заработка.Здравствуйте! Программа ЗУП 3 Релиз 3.1.5.129 Подскажите, как можно донастроить.
Карточка публикации
(4 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (1)
сделала как в статье. получилось . спасибо
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру
[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С
Приобретение малоценных объектов сроком использования более 12 месяцев
Читайте также:
