Чем занять нового сотрудника

Опубликовано: 17.09.2024

О том, какие адаптационные практики зашли лучше остальных в EdTech-компании и почему иногда важно креативить “в меру”, рассказывает Оксана Патракеева, руководитель отдела подбора и адаптации MAXIMUM Education.

Никого не удивишь адаптационными программами для новых сотрудников. Чем больше компания, тем серьезнее подход к адаптации и больше ресурсов задействовано. Очевидно, что привлечение нового кандидата стоит компании денег, поэтому важно его быстро интегрировать в рабочие процессы. Но в любом деле важен баланс.

Как и в любой быстрорастущей компании, мы проходили несколько этапов, выстраивая адаптационную систему для сотрудников:

Зачем нам адаптация - нас всего 20 человек, сам адаптируется;
Нас уже больше 50, но кажется пока справляемся и без адаптации;
Давайте как «большие» придумаем программу адаптации и покреативнее;
Слишком креативно - так тоже не работает (
А давайте сделаем welcome-book как у Уолт Дисней?
Ой, что-то перемудрили, надо переделать.

Так, путем креативных проб и ошибок, была разработана и внедрена рабочая программа адаптации. Каждый новый сотрудник в течение 3-х месяцев постепенно вовлекается в различные активности, которые помогают ему познакомится с компанией, продуктами, подразделениями и коллегами.

Когда в команде 20-40 человек - влиться новичку пару пустяков. Другое дело, если речь идет о команде в 150-200 человек. Со всеми сразу не познакомишься, кто за что отвечает - не поймешь.

Наш трек onboarding состоит из серии групповых (обязательных для всех новичков) и индивидуальных встреч в зависимости от позиции, на которую вышел кандидат.

MAXIMUM Education - не просто разрабатывает технологичные образовательные продукты, а строит образовательную систему, которая состоит из нескольких компонентов. Линейка продуктов тоже широкая, поэтому на входе требуется глубокое погружение.

Экскурсии по офису явно будет недостаточно. Кстати, посмотреть статью про уютный офис MAXIMUM на Курской можно вот тут.

Серия обязательных встреч:

По продуктам компании
Тренинг по коммуникациям
Встреча по корпоративному обучению
Встреча с CEO

Обязательные встречи проходят равномерно в течение первых трех месяцев. Например, после 1 месяца работы все новые сотрудники собираются, чтобы пообщаться с CEO. Это неформальная встреча, на которой можно задавать любые вопросы по процессам, продуктам и просто высказывать свои впечатления и делиться идеями.

Трек индивидуальных встреч курирует руководитель нового сотрудника. В первый день, когда новичок открывает свой рабочий календарь, он видит серии встреч с теми, с кем ему придется взаимодействовать плотнее всего.

Мы, конечно, не запилили Welcome book как у Дисней, но и не ограничились презентацией о компании. Наш Welcome book - история в лицах. Сухие данные и цифры не дают представления о том, чем живет компания, какая у нее корпоративная культура. Люди и истории — вот, что интересно. Поэтому наш Welcome book построен вокруг людей и их историй развития.

Конечно, книга содержит разделы с полезной информацией, куда бежать, если сломался принтер и где в окрестностях самый вкусный кофе, словарик maximum-терминов - тот язык, на которым привыкли общаться в компании.

Иногда креативнее, не значит эффективнее. Как-то год назад, мы решили внедрить адаптационный квест по мотивам сериала "Игра Престолов". Цель – помочь новому сотруднику разобраться в том, где располагаются разные департаменты, отделы, переговорки/познакомить с ключевыми сотрудниками компании. Каждый новичок получал карту и задания, выполняя которые он знакомился с центральным офисом и его «главными жителями». Но мы столкнулись с тем, что:

1) Не всем новичкам было комфортно в первые дни знакомиться с ребятами из других департаментов. Они испытывали дополнительный стресс.

2) Многих сотрудников смущали неожиданные вопросы новичков. Это отвлекало их от работы.

В итоге идея не прошла этап тестирования и была откинута как чересчур креативная и не отвечающая целям адаптации.

Новая работа – это стресс для сотрудника: ему предстоит привыкнуть к правилам компании, найти общий язык с коллективом, раскрыть профессиональные качества. Как эйчару помочь новичку, рассказывает Владимир Якуба.

Владимир Якуба трудится в сфере обучения и подбора сотрудников 12 лет. Работал консультантом по подбору персонала в RC Group, руководителем регионального офиса Human Power Strategic, а также в департаменте управления персоналом ОАО «МТС». Сегодня Владимир – директор кадровой компании Tom Hunt и бизнес-тренер.

1. Cоставьте план адаптации нового работника

«Первые несколько дней действует правило: чем меньше сотрудник-новичок думает, тем меньше стресса испытывает. Поэтому необходимо составить план адаптации.

Схема первого дня будет примерно одинаковой для всех сфер бизнеса:

знакомство с руководителем;
изучение правил и ценностей компании (обязательно упомянуть о графике, дресс-коде, перерывах, месте парковки, цели и миссии компании);
знакомство с командой (нужно познакомить новичка со всей командой, в том числе людьми из других отделов);
постановка первых задач.

Я считаю, что обучать новенького в первый день не стоит. Если вы сразу взвалите на его плечи слишком большой груз, его тяжело будет тащить. В итоге обучение работник пройдет, а имени коллеги, стоящего рядом за кассой, знать не будет. Так что не торопитесь. Как гласит английская пословица: чем больше спешка, тем меньше скорость».

2. Предоставьте «раздаточный материал»

«В компании «Сибур» только что принятые на работу люди получают так называемый комплект новичка. В него входит брошюра с информацией о компании, сувенир и книжечка «Наша жизнь» с описанием корпоративной жизни.

Я считаю, что этот комплект очень важен. То, что вы обсудили с новичком условия и правила, еще не означает, что он все запомнил. Лучше, если будет небольшая “напоминалка”».

3. Выберите наставника

«Поначалу у новичка будет возникать миллион вопросов: начиная с того, во сколько обед, и заканчивая рабочими моментами. Даже если он обучился и изучил теорию, на практике столкнется с трудностями. Поэтому дайте одному из опытных работников задачу помогать ему.

Отлично, если наставником сможет стать руководитель, но это не всегда осуществимо. Так что пусть ментором будет работник того же отдела или той же должности, но более опытный.

Стив Брауни, исполнительный директор по персоналу (ресторанный бизнес) за каждым новеньким закрепляет специалиста, который знает специфику работы и показывает высокие результаты. Он корректирует действия коллеги, дает советы и контролирует его. Это эффективно, поскольку ошибки проще исправлять сразу, чем когда они уже дошли до автоматизма».

4. Поддерживайте новичка

«Не надо делать так, чтобы новенький чувствовал себя ребенком среди подростков. Да, он пока не совсем опытный, однако это не значит, что его не надо слушать. Поддерживайте его:

давайте право высказывать свое мнение;
хвалите за достижения;
мотивируйте;
приглашайте на общие собрания.

Тогда работник адаптируется быстрее».

5. Дайте почувствовать единство с командой

«И последний совет: пригласите новичка на какое-нибудь мероприятие, где он лучше познакомится с командой. Это может быть простой обед, бизнес-игра или корпоратив.

Эйлин Шу, вице-президент по корпоративным ресурсам Sterling Group, рассказывает, что в ее компании принято угощать новенького пирожными, чтобы он чувствовал внимание. Также здесь устраивают корпоративный обед для всего коллектива, когда в команде пополнение».

Адаптация линейного персонала – важный момент, который помогает снизить текучесть и повысить лояльность работников. Мы хотим добавить еще один совет: выбирайте релевантных сотрудников. В этом поможет сервис Worki с удобными фильтрами при поиске подходящих кандидатов. Чем лучше человек подходит для работы, тем быстрее он адаптируется и вольется в коллектив.

/>Владимир Якуба

Настя

Редактор блога сервиса VK Работа.
Любит лонгриды, сомнительные шутки и разговоры по душам с экспертами.

1 вакансия — бесплатно!

По Email. Обновление раз в неделю о свежих статьях блога. В Telegram. Присылаем ссылки на статьи, опросы и важные новости, как только они появляются в блоге. В Facebook. То же, что и в Telegram, только в Facebook. Выбирайте, какой формат вам удобнее.

Все вливаются в новый коллектив по-разному. Один через три дня уже душа компании, неформальный лидер и всеобщий любимец. Но это редкость. Обычно для новичка первое время на новом месте - тот еще стресс. Человек никого не знает, в работу еще не вник. Давайте вместе разбираться, как помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе, разобраться в особенностях работы и стать частью команды. Вперед!

Работа с адаптацией состоит из двух больших частей. Часть первая - помочь новому работнику влиться в коллектив. Вторая - освоиться с профессиональными обязанностями. Эти части можно и нужно совмещать - все должно происходить параллельно. Начнем с социализации.

Социализация

Правило первое - начните с себя

В первый день на новом месте пригласите человека к себе и проведите с ним беседу. Расскажите о компании, ее структуре, корпоративной культуре, особенностях направления работы. Проведите его по отделам, покажите, где и что находится. Это вам как руководителю понятно и известно, где отдел кадров, где бухгалтерия, а где уборная. А новенькому - нет! Не нужно, чтобы он тратил время на поиски необходимого кабинета - пусть лучше займется изучением должностных обязанностей.

Правило второе - представьте нового сотрудника коллективу

Как руководитель, это тоже должны сделать вы. Сразу предостережем от распространенной ошибки. Не используйте школьный формат, когда новенького ставят к доске и говорят всему классу: “Познакомьтесь, это Маша, наша новая ученица”. Такое знакомство - сильнейший стресс. А начинать знакомство со стресса - не самая лучшая идея. Поэтому мы советуем поступить по-другому.

На первое время лучше закрепить нового работника за опытным наставником. К этому вопросы мы вернемся чуть ниже, когда будем рассказывать о профессиональной адаптации. А сейчас главное - знакомство. Пригласите обоих к себе в кабинет и представьте их друг другу. И пусть идут работать. Поверьте: дальше сами разберутся и без вас. И перезнакомятся, и общий язык найдут. Это тонкий психологический момент - в присутствии начальника подчиненные ведут себя иначе, чем без него. Они чувствуют себя свободнее и раскованнее. Поэтому знакомство произойдет в самой легкой форме.

Правило третье - вовлекайте нового сотрудника в неформальную жизнь коллектива

Итак, первое знакомство прошло, новый сотрудник уже некоторое время работает в коллективе. Чтобы закрепить эффект и ускорить адаптацию, переходим к следующему этапу. Мы уже писали о том, как важны неформальные мероприятия для формирования командного духа. Корпоративы, выезды на природу, спортивные состязания - все это способствует сплочению сотрудников. Поэтому сразу же приглашайте новых работников на такие мероприятия. И постарайтесь, чтобы им было максимально комфортно. Не дело, когда новичок стоит у стеночки и скучает.

Правило четвертое - оградите человека от токсичных сотрудников

На первых порах новички рады любому знакомству в коллективе. И могут подружиться с теми, кто не очень хорошо на них повлияет, изначально задав негативный настрой. Почти в каждой команде есть те, кто вечно ноет о маленькой зарплате, некомпетентности руководства, субъективном отношении и так далее. Мы уже писали про токсичных сотрудников - оградите новеньких от их влияния.

Вы как руководитель как никто другой знаете коллектив. Поэтому постарайтесь мягко направлять нового сотрудника в его первых знакомствах. Опишите, кто что из себя представляет. Мол, это Иван Иванов, наш лучший работник месяца. А это Петр Петров, он первый кандидат на увольнение. Делай выводы сам, чувак. Если чувак умен - он поймет ваши тонкие намеки.

Делать это надо максимально мягко. Скорее всего, ваши слова дойдут до всех - работники любят потрепаться и пообсуждать слова руководителя за перекуром или обедом.

Теперь перейдем к более важной части - профессиональной адаптации. Здесь также есть несколько правил.

Профессиональная адаптация

Правило первое - оцените компетентность сотрудника

Даже если новый работник - профессионал, каких мало, тонкостей именно вашей деятельности он не знает. В первые же дни работы выберите время и подробно пообщайтесь. Объясните суть задач и поинтересуйтесь, все ли человеку понятно в его работе. Не спрашивайте прямо - часто работник, не желая ударить в грязь лицом, говорит, что ему все понятно, а на самом деле просто боится, что его сочтут некомпетентным. Используйте обходные пути. Вопросы формулируйте примерно так:

какие задачи из тех, которыми мы занимаемся, вызывают у вас наибольшие (наименьшие) сложности?
чем из того, что мы здесь делаем, вам раньше не приходилось заниматься?
чему бы вы хотели научиться?

Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.

Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.

Правило второе - всегда отвечайте на вопросы нового сотрудника касательно его профессиональных обязанностей

Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”

Поэтому сразу дайте понять, что новый сотрудник всегда может задать свой вопрос и получить на него ответ. Можно прямо вот так: “Вы только что устроились и мы понимаем, что у вас есть вопросы. Сейчас вы можете спрашивать все - это будет уместным. Через год что-то спрашивать будет стыдно”.

Если не можете ответить сами - попросите разобраться в задаче других работников.

Правило третье - первое время будьте снисходительны

На первых порах новички будут ошибаться. И спрашивать с них так же, как и с опытных сотрудников, в корне неправильно. Если новичок допустил оплошность - не лишайте его премии и не наказывайте, а вместе разберитесь в ситуации: почему она произошла и как сделать так, чтобы это не повторялось впредь.

Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.

Правило четвертое - обучайте всех новых сотрудников

Вне зависимости от рода вашей деятельности - будь то интернет-торговля, производственное предприятие или салон красоты, вы должны постоянно проводить обучение сотрудников. В идеале - в учебных центрах. Либо отправлять их на семинары, конференции и лекции. И все новички должны находиться первыми в списках на обучение. Очень часто бывает так, что работодатель посылает учиться одних и тех же. Это в корне неправильно. Появляется расслоение в коллективе. Причем недовольны все - и те, кто вечно учится (“Да почему опять я-то?!”) и те, кого прокачиваться не отправляют. Да и для работы это плохо: в коллективе есть один прокачанный специалист и все остальные.

Если не можете организовать обучение на стороне - вполне можно провести его самостоятельно. Подготовьте материал, распечатайте наглядные пособия и картинки и вперед. Есть еще одна распространенная практика. Сначала посылают учиться одного работника. Он едет на курсы, а потом обучает всех остальных. Так экономится и время, и деньги.

Правило пятое - интересуйтесь, как у сотрудника идут дела на новом месте

Проявляйте интерес к его успехам, вместе разбирайте ошибки. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новом коллективе на произвол судьбы. Через недельку после начала трудовой деятельности пригласите его к себе и разберите эти несколько дней. Что нравится, что - не очень, какие вопросы вызывают наибольшие трудности.

Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой. К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Перечитайте еще раз.

Сразу приучите человека к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом “А как тут делать?”.

Правило шестое - интересуйтесь мнением работника

Для вас новый сотрудник - отличная возможность выявить слабые стороны вашей компании или отдела. Человек всегда приходит со свежим взглядом на вещи и видит, что можно улучшить. Тем более, если он до вас работал еще в нескольких местах. Возможно, у прежнего работодателя какие-то моменты были проработаны лучше, чем у вас. Дайте новичку высказаться на эту тему. Тем самым вы убьете двух зайцев: во первых, новый работник будет знать, что его мнение что-то значит, а во-вторых, узнаете о своих упущениях.

Правило седьмое - сразу давайте новичку право голоса

Это вытекает из предыдущего пункта. Не стоит думать, что раз работник новый, то он ничего не понимает и не даст ценный совет. Очень даже понимает и очень даже даст. Поэтому при обсуждениях и принятии решений интересуйтесь и мнением новичка. Если специалист только после университета или колледжа - вообще красота. Дело в том, что такие люди будут стараться все делать по учебнику, то есть правильно. Вы-то, как и большая часть коллектива, давно махнули рукой на мелкие нарушения, ошибки и неправильную организацию работ. Или просто их не замечаете - это называется “глаз замылился”.

Только что отучившийся работник эти вещи видит сразу. Больше того, у многих это вызывает справедливое возмущение - учили то их другому, а тут все не так. Потому с помощью новичка можно устранить многие упущения - достаточно только давать ему право голоса и прислушиваться к его мнению.

Несколько общих советов напоследок

Будьте открыты и доброжелательны. Это правило касается не только новичков, но и всех остальных сотрудников.
Будьте честны. Сразу раскройте сотруднику все карты: размер зарплаты, возможные наказания за нарушения, негласные правила компании.
Своевременно корректируйте поведение работника. Если человек что-то делает не так и вы это видите - говорите об этом сразу. Человеческая натура такова, что все сразу чувствуют слабину начальства. Не наказали пару раз за опоздание - будьте уверены: они быстро войдут в привычку.
Вовремя принимайте решения о судьбе нового работника. Если человек находится на испытательном сроке и вы видите, что вам не по пути, то лучше расстаться сразу. Именно для этого и дается пробный период.

А вы как поступаете, когда в коллектив приходит новый сотрудник? Напишите нам в комментариях в соцсетях - обсудим вместе!

Адаптация – это процесс приспособления сотрудника к работе в новой организации. Каждый человек, студент или опытный работник, испытывает стресс при смене работы. Людям свойственно переживать, справятся ли они, смогут ли наладить отношения с коллегами, как будет складываться взаимодействие с руководством. Мало кто может сразу включиться в работу, на привыкание к новому месту, согласно исследованию Superjob, требуется от одного до четырех месяцев.

Для работодателя важно, чтобы адаптация новых сотрудников была быстрой и безболезненной. Большинство людей, уволившихся в первые 6 месяцев с начала работы, принимали решение об этом в первые 2-3 недели. Успешная адаптация персонала позволила бы избежать затрат на поиск и обучение сотрудников, взамен уволившихся.

Цели адаптации:

Снижение издержек – чем быстрее сотрудник интегрируется в рабочую среду, тем быстрее станет работать эффективно.
Сокращение текучки кадров: если новый сотрудник чувствует себя некомфортно на рабочем месте, он может начать искать новую работу.
Экономия времени непосредственного руководителя: адаптация по определенному алгоритму помогает разным отделам организации лучше взаимодействовать для погружения новичка в рабочую среду.
Уменьшение уровня стресса у нового работника.
Повышение уровня удовлетворенности работой у сотрудника.

Что влияет на адаптацию?

Открытость компании к приходу новичков в коллектив.
Размер организации: в маленькой организации адаптация новых сотрудников менее формализована.
Корпоративная культура – насколько она открыта, логично выстроена, есть ли готовые алгоритмы интеграции.
Психологический климат в коллективе, в доброжелательной обстановке адаптация проходит быстрее.
Навыки управления, как у непосредственного начальника, так и у высшего руководства.
Мотивация нового сотрудника – настроен ли он на краткосрочное сотрудничество или планирует работать как можно дольше.
Должность – большая ответственность и внушительный объем работы предполагают длительный период приспособления.
Личностные особенности новичка – эмоциональный интеллект, коммуникативные навыки, образование, квалификация.
Соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.

Виды адаптации:

Адаптация может быть первичной, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичной, когда у него уже есть трудовой опыт. Однако, это деление не охватывает все направления, по которым проходит приспособление сотрудников к новой среде. Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:

1. Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой.
2. Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы.
3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации.
4. Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам.
5. Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством.
6. Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании.
7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.

Три подхода к адаптации

1. «Оптический» – «вы работайте, а мы на вас посмотрим».
Этот подход нельзя назвать удачным. Работодатели, выбирающие его, предпочитают обсуждать заработную плату и обязанности сотрудника после того, как посмотрят на него в деле. Обучения практически нет, новичок сразу приступает к работе. Если он не подойдет, нанимают другого. Для нового сотрудника это может обернуться разочарованием и ощущением ненужности.

2. «Армейский» – «тяжело в учении, легко в бою».
Испытательный срок становится настоящим экзаменом на выживание – новичку дают сложные и ответственные задачи, но не объясняют, как их выполнять. В этих условиях остаются только самые целеустремленные. С сотрудником, который не подошел, расстаются и нанимают нового. Этот способ имеет негативные последствия: после зачисления в штат, новый сотрудник расслабляется или начинает «мстить». К новичкам в таких организациях относятся враждебно или стараются не замечать – неизвестно долго ли он продержится. Так попытка нанять самые лучшие кадры оборачивается в долгосрочной перспективе плохим отношением к работе и конфликтами в коллективе.

Владимир Трофименко, генеральный директор представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ, Член Стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России:

Этапы адаптации

1. Ознакомление.
Обычно оно проходит в течение испытательного срока. Работник знакомится с целями и задачами компании, корпоративной культурой, коллективом. Он анализирует, совпадают ли его ожидания и карьерные цели с тем, что предлагает работодатель, и делает вывод – оставаться ли работать в организации.
Работодатель же оценивает потенциальные возможности и профессиональные компетенции, чтобы понять, подходит ли работник для этой должности. В зависимости от принятого решения, кадровая служба готовит документы о приеме нового сотрудника в штат или об увольнении.

2. Приспособление.
Эта стадия длится от месяца до года. Ее продолжительность зависит от сложности работы, предполагаемого уровня ответственности, той помощи, которую оказывают сотруднику коллеги, подчиненные, руководство и кадровая служба. Быстрее всего адаптируются кладовщики (27 дней), у офис-менеджеров и секретарей этот процесс занимает 46-47 дней. Менеджеры по продажам, бухгалтеры и руководители привыкают к новому месту работы за 80-82 дня. Дольше всех адаптируются программисты (102 дня) и сотрудники кадровой службы (100 дней).

3. Ассимиляция.
Работник принят коллективом и хорошо осознает свое место в команде. Его эффективность повышается. На этом этапе сотрудник может сам определять, какие задачи важные и приоритетные, а какие – рутинные.

Адаптация новых сотрудников

Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:

1. Разработать план адаптации.
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:

Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.

Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.

2. Провести обучение или тренинг.
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.

3. Прикрепить наставника.
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.

4. Наладить общение с непосредственным руководителем.
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:

снижение работоспособности в течение последнего времени;
плохие отношения с коллективом;
пренебрежение нормами корпоративной культуры;
нарушения дисциплины;
зависимость от наставника или руководителя;
снижение мотивации.

5. Включить новичка в жизнь коллектива.
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.

Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:

Резюмируем

Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.

Онбординг (onboarding) – адаптация новых сотрудников или организационная социализация. Внедрение, цель которого помочь новичкам приобрести все необходимые знания и умения, чтобы стать полноценными членами организации и инсайдерами.

Онбордингом также называют начальную стадию отношений между компанией и клиентом. В связи с этим выделяют понятие HR-онбординг , хотя суть едина – помочь «освоиться на борту», сделать все возможное, чтобы адаптация прошла как можно быстрее и комфортнее, чтобы новоприбывший был хорошо принят и задержался надолго.

HR-онбординг сегодня стал популярным трендом, который включает в себя разнообразные корпоративные мероприятия для сотрудников, которые только начинают свою карьеру в организации.

Онбординг персонала часто трактуется не совсем верно. Многие считают, что это только ознакомление с рабочими процессами, командой и своими задачами, но онбординг включает в себя также и знакомство с корпоративной культурой и налаживание эффективного взаимодействия с командой .

От первых шагов сотрудника на новом месте зависит не только то, как быстро он вольется в коллектив, но и то, как долго будет приносить пользу компании. Есть информация, что при неудачном онбординге около 50% сотрудников в течение полугода уходят в другую компанию.

Ключевые составляющие онбординга

В западных компаниях процесс идеального онбординга включает такие составляющие:

Дать новому сотруднику общее представление о структуре и культуре компании еще в процессе найма. Принимая решение о выборе работодателя, сотрудник должен четко осознавать, куда идет.
Сделать первый день сотрудника на работе особенным, чтобы это запомнилось ему навсегда.
Разработать программу ориентирования человека в новой среде и следовать этой программе.
Установить четкие временные рамки для каждого шага адаптации и придерживаться их.
Поддерживать нового сотрудника при возникновении трудностей и проблем, не оставлять его наедине с трудностями.
Интересоваться успехами нового сотрудника и оказывать ему моральную поддержку.
Согласовать планы онбординга с ЛПР компании.
Уделять внимание процессу онбординга новых сотрудников на совещаниях.
Отслеживать прогресс и своевременно реагировать на возникающие проблемы соответствующими мероприятиями для сотрудников.

Основные ошибки при онбординге

Полезно узнать об ошибках онбординга. Перечень основных факторов прекращения сотрудничества с компанией в первые месяцы подготовила команда Bamboo HR на основе своего исследования. Самые частые ответы опрошенных:

Изменилось отношение к выполняемой работе.
Не сошлись мнениями о выполняемой работе с прямым начальником.
Условия труда не соответствуют ожидаемым.
Недостаточно обучения.
Скучно.
Недостаточно ощущения нужности.
Недостаточно навыков для выполняемой работы.
Слишком сложная работа.

Как видим, ряда пунктов могло бы не быть, если бы в компании проводились тренинги для коллектива, и в частности, обучение новых сотрудников. Это исследование помогает сделать выводы: своевременное обучение поможет избежать сразу трех причин преждевременного схода с дистанции новых сотрудников. Важно принимать подобное ко вниманию, поскольку неграмотный онбординг приносит вред компании. Речь не только о дополнительных затратах на подбор персонала, но и о репутационных потерях.

Результаты исследования подсказывают также, в каком направлении следует решать вопрос обучения. 56% опрошенных уверены, что наличие ментора, коуча, наставника или человека, с которым можно было бы сразу дружить и советоваться, помогло бы избежать разочарования. Менторство, коучинг, как и командообразующие мероприятия для коллектива, не стоит недооценивать.

При необходимости обучение поможет приобрести опыт использования всех инструментов, необходимых для работы и взаимодействия с командой. Периодически проводимые мероприятия для сплочения коллектива ускорят адаптацию. Если всего этого не учесть, велика вероятность увольнения нового сотрудника в ближайшее время. Выше уже говорилось, что около 50% сотрудников при неграмотном онбординге увольняются в течение полугода. 30% из них – в течение 45 дней с момента первого выхода на работу в компании. Есть над чем задуматься.

В то же время в 69% случаев правильный онбординг дает шанс задержать сотрудника в компании как минимум на ближайшие 3 года. Для этого нужно не допускать таких ошибок:

Недооценивание. Не откладывайте планирование обсуждений с участием нового сотрудника, составьте список встреч заранее. Новенький поймет, как он важен и нужен в компании.
Обман и недосказанность. Не умалчивайте о некоторых составляющих должности. Все роли и обязанности озвучиваются в ходе онбординга или даже еще на собеседовании.
Процесс на самотек. Не забывайте контролировать процесс онбординга. Не отпускайте процесс «на самотек». Организуйте встречи один-на-один после окончания каждого этапа онбординга. Обеспечьте новичку помощь и поддержку, в которой он должен быть уверен.
Отсутствие компании для новенького. Новичка нужно обеспечить компанией – наставником, помощником, приятелем. Быть одному в неизвестности – серьезное испытание и некомфортное состояние для человека. Поэтому многие западные предприятия практикуют onboarding buddies – к новичкам «приставляют» людей, помогающих в адаптации.

Обычный день для новенького. Первый день на работе должен запомниться новичку. Небольшой подарок, мини-вечеринка, позитивная активность – это поддержка, которая поможет получить новичку запас оптимизма для непростого этапа адаптации.
Держать новичка в неведении. Информируйте новенького о предстоящих событиях в компании и с его участием, чтобы он мог подготовиться.
Не знакомить новичка с ЛПР. Познакомьте новеньких с руководителями и отделами. Можно пройтись по отделам и представить нового сотрудника. Помогите новичку наладить первые контакты с ключевыми фигурами предприятия, если его должность предполагает взаимодействие с ними.
Слишком короткий курс онбординга. Этап адаптации занимает время, не стоит втискивать весь процесс в один рабочий день.
Не контролировать первые шаги. Держите под контролем первые шаги новичка и помогайте ему справляться с трудностями.
Отсутствие обучения. Проводите мини-обучения уже в первые дни. Знакомьте новичка с процессами, процедурами, чтобы он мог выполнять свои первые задачи согласно существующим в компании стандартам. Обучение можно совместить с выполнением первых задач.

Уместными на этапе онбординга будут тимбилдинги, формы деловых игр на знакомство и сплочение – это поможет команде научиться взаимодействовать в новом составе.

Рассмотрим, как провести процесс онбординга правильно, чтобы учесть требования и не допустить ошибок.

Идеи по организации онбординга: чеклист, презентация компании, документы и обратная связь

Как воплотить все это в жизнь и ничего не пропустить? Специалисты Oracle дают такие рекомендации:

Организовать чеклист осваивания новеньким важных знаний и умений. В чеклист вносится весь инструментарий компании, обязательный для освоения новым сотрудником. Сотруднику необходимо будет сдать мини-экзамен по каждому пункту. Разные сотрудники, взаимодействующие с новеньким, могут отмечать прогресс, комментировать и делать пометки. Ведение такого чеклиста поможет не пропустить ничего важного и держать руководство в курсе прогресса новенького.
Подготовить презентацию компании, в которой будет описание корпоративной культуры, традиции, все необходимые данные о компании.
Открыть для сотрудника документы компании, необходимые для его работы.
Обеспечить новому сотруднику инструменты для обратной связи со специалистами по каждому вопросу, с которым он может столкнуться.

Что касается перечня мероприятий для адаптации сотрудника, можно использовать следующий чеклист:

Заранее сообщите о точной дате и времени выхода на работу. При этом важно не забыть сообщить об удобном маршруте, местах парковки, принятом в компании дресс-коде или рекомендуемой форме одежды для первого дня.
Проведите с новичком доверительную беседу о его хобби и биографии. Напишите письмо для всей компании, в котором отметьте некоторые привлекательные пункты биографии. Это поможет быстрее найти точки соприкосновения при знакомстве нового сотрудника с коллективом. Во многих компаниях есть практика рассылать Welcome email , если вы еще не практикуете это – примите во внимание.
Подготовьте рабочее место заранее . Убедитесь, что установлено все необходимое ПО, настроены доступы к принтерам, есть доступ к зарядке для телефона. Соберите комплект канцтоваров и всего необходимого для работы: визитки, ручка, карандаш, блокнот, бумага для записей, степлер, скрепки.
Создайте новенькому электронную почту и добавьте его ко всем необходимым корпоративным рассылкам.
Заведите новичку аккаунты в используемых компанией инструментах и платформах.
Составьте список совещаний с участием нового сотрудника заблаговременно .
Составьте и вышлите в первый день работы сотрудника расписание его активностей на первую неделю.
Заблаговременно составьте график тренингов для нового сотрудника. Грамотно составить обучающую программу для новенького помогает качественная оценка сотрудников во время собеседований и разработанная в компании обучающая программа для адаптации. Вышлите график обучения в первые дни работы сотрудника.
Проведите мини-праздник, чтобы отметить первый рабочий день нового сотрудника и представить его команде.
Составьте план первого рабочего назначения для нового сотрудника.

Идеальный первый день на новом месте

Что желательно сделать и учесть в первый рабочий день?

Провести экскурсию по офису.
Ознакомить с расположением кухни, туалетов, принтеров, запасов бумаги, необходимых расходных материалов.
Показать, где находится аптечка.
Объяснить отношение в компании к курению и показать места для курения.

Сверить с бухгалтерией полноту пакета документов по новому сотруднику.
Разослать письмо о новом сотруднике, познакомить сотрудника с коллегами и с ключевыми лицами компании.
Ознакомить сотрудника с принятыми в компании процедурами: подключения проекторов, резервирования переговорной комнаты, обращения к системному администратору и подобное.
Устроить праздник в честь нового сотрудника.

Взять новичка на ланч с ключевыми лицами команды и обсудить стратегию его должности.
Показать расположение ближайших мест для питания.
Помочь приступить к первой задаче, которая вошла в план задач на первую неделю.

Первый день очень важен: он часто становится решающим, когда сотрудник задает себе вопрос «остаться или уйти».

Читайте также: