Что должен делать офисный работник

Опубликовано: 17.09.2024

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

    построение организационной структуры офиса;

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).

Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Должностные обязанности

Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.

  • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
  • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
  • материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.

24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

Требования

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.

Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Образование

Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.

Правовые и социальные гарантии

Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

Основной правовой документ

Трудовой договор и должностная инструкция.

Заработная плата

Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300 $), а предлагаемый — 7500 руб. (около 250 $).

Офисную работу считают одной из самых безопасных по сравнению с иными направлениями – например, работой на производстве или в строительстве. Однако сотрудники, которые проводят большую часть своего рабочего времени за компьютером, тоже подвергаются влиянию опасных факторов. Поэтому в соответствии со статьей 212 действующего Трудового кодекса РФ работодатель обязан позаботиться об охране труда офисных работников и офисной безопасности. Недостаточное внимание к комфортным условиям в офисе и охране труда не только снижает производительность труда персонала, но и может обусловить применение серьезных санкций к компании, которая не соблюдает требования трудового законодательства.

Система управления охраной труда на рабочем месте в офисе

Правовое регулирование охраны труда офисных работников и обязанностей организации в этой сфере, как и в других областях деятельности, осуществляется ТК РФ. Анализ этого нормативного документа указывает на то, что их можно разделить на следующие укрупненные группы:

  • обеспечение благоприятного микроклимата в помещении;
  • устройство рабочего помещения;
  • организация сочетания графиков труда и отдыха сотрудников в соответствии с требованиями законодательства;
  • разработка локальной нормативной базы по ОТ, включая составление инструкций по ОТ;
  • организация инструктажей и обучения по вопросам безопасности труда;
  • своевременная организация спецоценки условий труда (СОУТ);
  • дополнительные мероприятия по охране труда в офисе.

Вопросы осуществления мер по каждому отдельному направлению организации охраны труда в офисе регулируются дополнительными правовыми актами и руководящими документами. Проанализируем каждое из перечисленных направлений более предметно.

Микроклимат в офисе

Основные требования к параметрам микроклимата и охране труда в офисных помещениях определены Санитарными нормами и правилами СанПиН 2.2.4.3359-16, утвержденными постановлением Главного санврача РФ от 21 июня 2016 года N 81. Они указывают, что микроклимат в офисном помещении должен характеризоваться нижеследующими параметрами:

  • уровень влажности – ограничен пределами 40-60%;
  • скорость движения воздуха – ограничен пределами 0,1-0,3 м/с. Это значит, что рабочие места сотрудников не должны, например, располагаться прямо под потоком воздуха из кондиционера;
  • уровень шума внутри помещения – не более 80 дБА;
  • уровень освещенности офиса общего назначения, в котором используются компьютеры – не менее 300 Лк. Помещение большой площади со свободной планировкой, например, опенспейс, должен иметь освещенность не ниже 400 Лк. Если в помещении выполняются чертежные работы, минимальный уровень освещенности увеличивается до 500 Лк. Требования к параметрам освещения внутри офиса определены дополнительным документом – национальным стандартом РФ ГОСТ Р 55710-2013;
  • температура внутри офиса в холодный сезон года, когда среднесуточная температура на улице составляет не более 10 градусов Цельсия, должна быть ограничена пределами от 22 до 24 градусов;
  • температура внутри офиса в теплый сезон года, когда среднесуточная уличная температура превышает 10 градусов, должна составлять от 23 до 25 градусов.

Разрешается привлекать сотрудников к работе и тогда, когда температура в офисе выходит за пределы приведенных оптимальных значений. Однако при таких обстоятельствах работодатель должен сократить продолжительность рабочей смены – она сокращается тем больше, чем дальше температурные значения отклоняются от нормы. Например, если температура внутри помещения составляет 13 градусов или 32,5 градуса, сотрудник может работать в таких условиях только один час.

Устройство рабочего помещения

Требования к организации расстановки мебели, необходимой для работы, офисной техники и других предметов внутри рабочего помещения, установлены СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которые утверждены Главным санврачом в постановлении от 13 июня 2003 года N 118. Обязательные к соблюдению критерии организации офисного пространства включают следующие пункты:

  • площадь помещения, приходящаяся на одно рабочее место, где установлен современный компьютер с плоским монитором, должна составлять не меньше 4,5 квадратных метров. Если работник использует мониторы предыдущего поколения, оборудованные кинескопом, минимально допустимая площадь для его рабочего места должна составлять не менее 6 квадратных метров;
  • рабочие места, требующие творческой концентрации или высокого умственного напряжения, должны быть изолированы перегородками высотой 1,5-2 метра;
  • расстояние от глаз пользователя до экрана должно составлять 60-70 см;
  • высота рабочей поверхности может регулироваться в пределах 68-80 см. Если рабочий стол не имеет опции регулировки, его поверхность нужно установить на высоте 72,5 см;
  • размеры пространства для ног под столом должны иметь следующие характеристики: высота – 60 см или более, ширина – 50 см или более, глубина на уровне коленей – 45 см или более;
  • установку копировально-множительной техники внутри помещения следует выполнять с соблюдением расстояния в 60 см за устройством и 100 см – перед ним.

Кроме этого, здание, где предусмотрены офисные помещения, должно иметь отдельное место для еды, характеристики которого определяются количеством работников. Так, если на предприятии трудятся менее 10 работников, для них потребуется отдельное помещение площадью не меньше 6 квадратных метров, оборудованное обеденным столом. При количестве работников до 30 человек площадь такого помещения увеличивается до 12 квадратных метров. Офис, в котором работают более 30 человек, должен иметь собственную столовую.

Организация режимов труда и отдыха работников

Как и другие категории сотрудников, офисные работники имеют право на предоставление им перерыва на обед, продолжительность которого регламентирована положениями статьи 108 ТК РФ. Согласно интересующей нас статье его длительность может составлять от 30 минут до 2 часов, причем этот перерыв не включается в состав рабочего времени. Конкретная длительность перерыва и время его предоставления определяются правилами трудового распорядка внутри компании либо соглашением между работниками и работодателем.

Однако помимо этого для сотрудников, трудовые обязанности которых предполагают постоянную работу за компьютером, предусмотрены и дополнительные перерывы. Правила их предоставления установлены СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Общая продолжительность перерывов в работе за монитором определяется в зависимости от вида деятельности и пользовательской активности, которая рассчитывается на основании количества обрабатываемых знаков за минуту. На основании этих критериев регламентированная продолжительность отдыха от такой работы при условии 8-часовой смены должна составлять от 50 до 90 минут. Во время такого отдыха СанПиН рекомендует выполнять физические упражнения, описанные приложениями 9-11.

Разработка локальной нормативной базы по ОТ

Приведенные требования к организации труда зафиксированы действующими нормативными документами, поэтому для их исполнения работодателю нужно только соблюсти действующие нормативы. Однако вместе с тем действующее законодательство предоставляет организациям серьезную степень свободы при создании комфортных условий для своих сотрудников, поскольку конкретные оптимальные характеристики рабочего графика, рабочего места и других параметров трудового процесса в значительной степени определяются особенностями самой компании.

Организация вправе самостоятельно определить эти параметры – конечно, с учетом требований, зафиксированных Трудовым кодексом и других нормативными документами. В целях закрепления таких условий и обеспечения информирования персонала они должны быть упомянуты в необходимых документах для охраны труда для офисных работников. Работодателю, который задумывается о том, с чего начать охрану труда в офисе, можно предложить придерживаться следующей схемы при разработке комплекса правовой документации компании:

  • разработка положения, регламентирующего вопросы безопасности труда. Этот документ должен содержать комплексное описание мер и активностей, которые предусматриваются работодателем для безопасности сотрудников. Согласно статье 372 ТК РФ в случае, если на предприятии работает профсоюзная организация, текст положения должен быть согласован с ее представителями. После завершения процедуры согласования положение утверждается приказом руководителя предприятия;
  • издание приказа о назначении ответственного за охрану труда. Согласно статье 217 ТК РФ отдельная должность специалиста по охране труда в офисе или даже служба по ОТ обязательна только для крупных предприятий, где количество сотрудников превышает 50 человек. Поэтому для небольших офисных организаций этот вопрос остается на усмотрение работодателя. На таких предприятиях он часто решается возложением обязанностей по ОТ на сотрудника смежной специальности – например, руководителя кадровой службы. Он может выполнять такие обязанности на основании совмещения или совместительства;
  • разработка инструкций по ОТ. Такие документы нужно разрабатывать отдельно для каждой категории работников с учетом характера их должностных обязанностей, типов техники, применяемой при работе, и иных факторов. Также организации следует разработать или купить журналы выполненных инструктажей по ОТ, в которых будет фиксироваться проведение обучающих мероприятий с применением этих инструкций.

Это базовый комплект документов по вопросам сфере охраны труда за компьютером в офисе, который нужно иметь любой организации. При этом, конечно, со всеми работниками подписывается трудовой договор, где также фиксируются права и обязанности обеих сторон в этой области.

Инструкция по охране труда для работников офиса

Под словосочетанием «офисные работники» в сложившейся практике обычно подразумевают разные категории специалистов, которые работают за компьютером или применяют офисную технику. Однако на деле специфика их работы может сильно отличаться. Поэтому составлению инструкций по ОТ при таких обстоятельствах нужно уделить серьезное внимание. Поручить эту работу лучше всего непосредственному руководителю, поскольку он знаком с основными обязанностями офисных сотрудников по охране труда и опасными факторами, которые могут воздействовать на них в процессе работы. Базовая структура инструкции обычно включает следующие разделы.

Общие требования ОТ. Раздел содержит следующие сведения:

  • список категорий работников, на которых распространяется действие этой инструкции;
  • требования к опыту, образованию и квалификации персонала;
  • список вредных факторов, которые могут влиять на работников;
  • рабочие навыки и знания, которыми обязаны обладать специалисты;
  • данные об организации рабочего графика;
  • порядок использования защитных средств;
  • ответственность сотрудника за невыполнение актуальных требований.

Требования перед началом работы. Этот раздел описывает алгоритм действий, которые работник обязан выполнять каждый раз, прежде чем приступить к своим трудовым обязанностям. Он включает:

Требования ОТ в ходе работы. Этот раздел описывает обязанности сотрудника по охране труда, которые он обязан выполнять в соответствии с инструкцией, а также запреты, нарушение которых может спровоцировать причинение вреда здоровью самого работника или его коллег. Состав этого блока включает следующие пункты:

  • требования к организации рабочего места и прилегающих площадей;
  • порядок выполнения контроля исправности оборудования в ходе его работы и принятия мер по профилактике возникновения поломок и проблем;
  • правила по охране труда в офисе при работе с офисной техникой;
  • правила использования регламентированных перерывов в работе за компьютером;
  • запреты на определенные действия с офисной техникой, которые могут стать причиной повреждения оборудования или причинения вреда здоровью пользователя;
  • запреты на работу в неблагоприятных условиях микроклимата, которые могут спровоцировать ухудшение здоровья работника;
  • требования техники безопасности и охраны труда в офисе при выполнении обязанностей работника.

Требования ОТ при возникновении экстренных ситуаций. В инструкции по ОТ для офисного работника должны быть освещены все требования к действиям при обнаружении аварии или другой экстренной ситуации, включая:

  • правило о немедленном прекращении работы;
  • порядок информирования ответственных сотрудников об обстоятельствах, причинах и последствиях происшествия;
  • порядок отключения или обезвреживания оборудования, демонстрирующего признаки поломки;
  • алгоритм оценки ситуации и перспектив возобновления работы;
  • правила оказания первой помощи работникам, пострадавшим или получившим травмы в результате возникшей ситуации;
  • требования к действиям работника в ходе расследования причин происшествия.

Требования ОТ после окончания работы.

После завершения трудовой смены работник обязан выполнить действия, прописанные в следующих блоках инструкции по ОТ:

  • правила отключения оборудования или перевода его в режим бездействия, если это предусмотрено инструкцией;
  • правила приведения в порядок рабочего места;
  • порядок анализа проблем и поломок, обнаруженных в ходе трудового процесса, и доведения этих сведений до своего непосредственного руководителя.

Инструктаж по охране труда для офисных работников

Обучение по охране труда офисных сотрудников проводится в форме инструктажа. Правила выполнения инструктажа по ОТ для всех категорий работников утверждены совместным постановлением Минобра и Минтруда от 13 января 2003 года N 1/29. Этот нормативный документ предусматривает организацию пяти основных типов инструктажей, однако для офисных сотрудников порядок их проведения имеет отдельные особенности:

  • вводный инструктаж по охране труда в офисе, в рамках которого работники получают общую информацию о требованиях безопасности труда на предприятии, проводится для всех сотрудников в обязательном порядке. Он организуется сразу же после приема специалиста на работу и проводится уполномоченным сотрудником, кандидатура которого утверждается приказом работодателя;
  • первичный инструктаж, который организуется в условиях конкретного рабочего места до допуска к самостоятельной работе, для офисных сотрудников может не проводиться. Список работников, которые освобождаются от прохождения первичного инструктажа, определяется отдельным приказом;
  • повторный инструктаж, который обычно проводится для работников по истечении шести месяцев с момента устройства в организацию для актуализации их навыков и знаний в сфере ОТ, проходят сотрудники, освоившие программу первичного инструктажа. Офисные работники, которые были освобождены от его прохождения, могут не проходить и повторный инструктаж;
  • целевой инструктаж организуется для офисных работников, которых работодатель планирует привлечь к выполнению новых обязанностей, требующих дополнительных навыков в области ОТ;
  • внеплановый инструктаж проводится при наступлении особых обстоятельств. К ним относятся установка в организации нового оборудования, несчастный случай или угроза его возникновения, требование контролирующих органов или вступление в силу новых нормативных документов, устанавливающих требования к уровню безопасности офисных работников. Также внеплановый инструктаж может быть проведен по решению работодателя.

Проведение спецоценки

Согласно федеральному закону от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ выполнение спецоценки, в ходе которой идентифицируются характеристики условий труда на рабочих местах с дальнейшим присвоением этим позициям конкретного класса вредности, обязательно для всех мест работы, включая места офисных сотрудников. Чаще всего такие места относятся к следующим классам:

  • класс 1, или оптимальный – отрицательное воздействие вредоносных факторов производства на работников не обнаружено, или оно укладывается в гигиенические нормативы, установленные законодательством;
  • класс 2, или допустимый – уровень отрицательного воздействия вредоносных факторов на работников позволяет им самостоятельно восстановить нормальное самочувствие и работоспособность к началу следующей смены, не прибегая к дополнительным средствам, например, лекарственным препаратам, восстановительной терапии и проч.

Если в ходе СОУТ условия на рабочем месте были признаны оптимальными или допустимыми, работодатель оформляет особую декларацию, действие которой автоматически продлевается каждые 5 лет. Это дает ему возможность избежать повторной организации спецоценки по истечении пятилетнего срока с даты предыдущей процедуры. Однако если на рабочем месте произойдет несчастный случай, у работника обнаружат профессиональное заболевание, либо компетентные органы выявят нарушения правил ОТ, действие декларации будет прекращено, и работодателю придется провести внеплановую спецоценку.

Дополнительные требования ОТ

Для отдельных групп работников, которые в ходе выполнения своих обязанностей подвергаются отрицательному действию редоносных факторов производства, действующим законодательством вводится правило о регулярном прохождении медицинских осмотров. Несколько лет назад это условие распространялось и на офисных работников: согласно приказу Минздрава от 12 апреля 2011 года N 302н проходить такие осмотры были обязаны все сотрудники, которые более 50% рабочего времени проводят за компьютером. Однако в связи с вступлением в силу совместного приказа Минтруда и Минздрава от 3 апреля 2020 г. NN 187н, 268н это требование было отменено.

Бышова Н. А.

Ошибка 1. Нет обучения по охране труда руководителей и специалистов

Нормы закона. Работодатель обязан периодически обучать по охране труда и проводить проверку знаний требований охраны труда всех работников организации, в том числе руководителей и специалистов. Это требования ст. 225 ТК РФ и Порядка обучения по охране труда (Постановление Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29).

Руководители и специалисты организаций проходят обучение в течение месяца после оформления на работу. Затем обучение нужно проводить по мере необходимости, но не реже одного раза в три года. Его можно организовать внутри организации, если есть комиссия по проверке знаний требований охраны труда, а можно в учебном центре при наличии лицензии на право ведения образовательной деятельности и аккредитации Минтруда России.

Вопрос: необходимо ли вновь принятым офисным работникам проходить обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда, если есть действующее удостоверение с прежнего места работы?

Ответ: при смене работодателя необходимо вновь пройти обучение и проверку знаний требований охраны труда.

Согласно п. 2.3.1 Порядка работнику, успешно прошедшему проверку знаний, выдается удостоверение по форме согласно приложению № 2 к Порядку. В удостоверении указывают фамилию, имя, отчество работника, место работы и должность. При смене работодателя старое удостоверение не будет действовать, поскольку в нем указано другое юридическое лицо.

Полный алгоритм, как организовать обучение по охране труда, читайте в статье руководителя направления «Охрана труда» Контур.Школы Натальи Герасименко «Путеводитель по видам обучения в охране труда: как провести, чтобы снизить профриски».

Ошибка 2. Не проведены инструктажи по охране труда

Нормы закона: обязанность работодателя организовать инструктажи по охране труда для всех поступающих на работу указана в ст. 225 ТК РФ.

Все принимаемые на работу офисные сотрудники проходят вводный инструктаж, который проводит специалист по охране труда или ответственный работник. Кроме того, работодатель обязан организовать первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи. Их проводит непосредственный руководитель работ, прошедший обучение и проверку знаний требований охраны труда (п. 2.1.3 Порядка).

Программу вводного инструктажа утверждает руководитель организации. Другие инструктажи проводят по соответствующим утвержденным программам или по инструкциям по охране труда/безопасному выполнению работ на рабочем месте. Каждое проведенное мероприятие необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале.

Первичный инструктаж могут не проходить работники, которые не занимаются:

  • эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования;
  • использованием электрифицированного или иного инструмента;
  • хранением и применением сырья и материалов.

Перечень профессий и должностей таких работников определяет работодатель самостоятельно (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка).

Вопрос: можно ли освободить от первичного и повторного инструктажей на рабочем месте офисных сотрудников, которые пользуются только компьютером и оргтехникой?

Ответ: ситуация не столь однозначна, как может показаться на первый взгляд. С одной стороны, работодатель, действительно, вправе утвердить перечень, кто в офисе работает только с компьютером и оргтехникой. Это не противоречит позиции Минтруда. Она обозначена в Письме от 24.03.2015 № 15-2/ООГ-1551. Там же сказано, что с лицами, освобожденными от первичного инструктажа на рабочем месте, повторный инструктаж на рабочем месте не проводится.

С другой стороны, надо понимать, что работодатель, освобождая сотрудников от первичного инструктажа, берет на себя всю полноту ответственности за их безопасность. Поэтому этот вариант может стать рискованным решением.

Ошибка 3. Сотрудники не проходят медосмотры

Нормы закона: медосмотры работников регулируют ст. 213 ТК РФ и Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н.

  • порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников (далее — Порядок № 29н);
  • перечень медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Чтобы определить, нужны ли предварительные и периодические медосмотры, надо выяснить, каковы условия труда офисных сотрудников и выполняют ли они работы, при которых эта процедура обязательна.

В соответствии с новым Порядком № 29н офисного сотрудника не надо направлять на медосмотр, если:

  • для него определены оптимальные и допустимые условия труда;
  • его вид деятельности не входит в перечень раздела VI приложения к Порядку № 29н.

Если он выполняет работы, перечисленные в разделе VI, работодатель обязан организовать медосмотр.

Медосмотр также обязателен, если при оптимальных и допустимых условиях труда на рабочем месте зафиксированы химические факторы, которые обозначены в Порядке № 29н одной из пяти букв верхнего индекса:

А — химические вещества, способные вызывать аллергические заболевания,

Ф — аэрозоли преимущественно фиброгенного действия,

Р — вещества, опасные для репродуктивного здоровья человека,

К — канцерогенные вещества, биологические и физические факторы,

О — вещества, способные привести к развитию острого отравления.

Это подтверждает Минтруд России в Письмах от 04.03.2021 № 15-2/ООГ-581 и 30.03.2021 № 15-2/ООГ-946.

Обратите внимание: с 1 апреля 2021 года медосмотр должны проходить офисные сотрудники медицинских, образовательных организаций, служб, которые занимаются коммунальным и бытовым обслуживанием населения. Эти работы входят в раздел VI приложения к Порядку № 29н.

Безопасности труда работников, которые выполняют обязанности в офисе, работодатели часто уделяют недостаточное внимание. Вероятно, это обосновано тем, что по сравнению с опасными производственными предприятиями, например, транспортными или строительными, офисные сотрудники подвержены меньшему риску. Однако при этом обязанности работодателя по части гарантий безопасности их работы, установленные на законодательном уровне, необходимо исполнять вне связи с какими бы то ни было характеристиками организации, включая профиль ее работы, масштаб или другие параметры. Для «офисных» работников придется выполнить длинный ряд мер по охране труда, а если уклониться от этой обязанности – на компанию и лично работника, который отвечает за ее осуществление, могут наложить серьезные санкции.

Охрана труда для работников офиса: правовая база

Основным нормативным документом, который определят необходимые действия работодателя по вопросам охраны труда персонала, остается Трудовой кодекс. Он содержит базовые принципы гарантии безопасности работ и отдельные конкретные механизмы их реализации. Однако порядок выполнения необходимых действий обычно раскрывается дополнительными правовыми актами. К их числу принадлежат:

  • федеральный закон от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ, устанавливающий правила выполнения спецоценки условий труда;
  • приказ Минтруда от 24.01.2014 N 33н, определяющий принципы выполнения спецоценки и методику ее выполнения;
  • совместный приказ Минобра и Минтруда от 13 января 2003 года N 1/29, которым установлен порядок организации обязательной подготовки работников по охране труда;
  • приказ Минздрава № 302н от 12 апреля 2011 г., утверждающий порядок организации обязательных медицинских осмотров работников и обстоятельства, при которых их выполнение становится необходимым;
  • КоАП РФ;
  • другие правовые документы.

Для отдельных отраслей, которые сопряжены с повышенным риском для сотрудников, применяются особые требования охраны труда персонала. Они могут формулироваться Федеральными нормами и правилами выполнения профильных типов работ или иными нормативными актами, в том числе разработанными профильными государственными органами. Например, требования к безопасности работников, которые выполняют свои обязанности на высотных объектах, определены приказом Минтруда от 28 марта 2014 г. № 155н.

Риски по охране труда для офисных работников

Необходимость реализации особых мер для безопасности офисного персонала – не только формальное требование. Охрана труда на рабочем месте в офисе – действительно полезное мероприятие, поскольку деятельность интересующей нас категории работников продуцирует риски, способные причинить заметный вред их здоровью и работоспособности в длительной перспективе. К основным из них относятся:

  • недостаточная освещенность основных рабочих поверхностей, которая создает повышенную нагрузку на органы зрения;
  • присутствие вредоносных химических веществ и соединений в воздухе рабочей зоны, а также недостаточное содержание кислорода в атмосфере рабочего помещения;
  • присутствие шумового и вибрационного воздействия, генерируемого офисной техникой, а также посторонние шумы, например, с улицы или из соседних помещений;
  • содержание пыли и механических примесей в воздухе, которое может быть следствием неудовлетворительной организации работы по уборке помещений;
  • присутствие высокочастотного электромагнитого излучения в рабочем помещении;
  • высокий уровень эмоциональных и психических нагрузок, связанных с характером выполняемых должностных обязанностей;
  • другие факторы.

В совокупности перечисленные обстоятельства могут создавать серьезную нагрузку на физическое состояние сотрудника и его эмоционально-психическое состояние. Поэтому работодателю необходимо вовремя позаботиться о том, чтобы минимизировать воздействие этих факторов, обеспечив специалистам сохранение их здоровья и работоспособности.

Основные меры по ОТ

Действующее трудовое законодательство содержит ряд обязательных мер, которые подлежат реализации в «офисных» компаниях. Основными из них становятся:

  • проведение спецоценки условий труда согласно нормативам, определенным 426-ФЗ;
  • организация инструктажа работников согласно приказу № 1/29;
  • организация работы специалиста или службы по охране труда согласно нормам статьи 217 ТК РФ;
  • дополнительные меры для особых категорий работников, включая выполнение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований;
  • дополнительные меры обеспечения охраны здоровья при особых эпидемиологических обстоятельствах. Например, сейчас актуальной стала охрана труда при коронавирусе в офисе: работодателям вменяется в обязанность обеспечить сотрудникам возможность гигиенической обработки рук, применения защитных масок, а также организовать контроль состояния их здоровья на рабочих местах.

В дополнение к обязательным мерам в этой сфере работодатель вправе самостоятельно предпринимать действия, ориентиованные на улучшение условий труда работников. При этом принимаемые меры не могут противоречить положениям Трудового кодекса и иных действующих нормативных актов в сфере охраны труда. Список действий и задач в этом направлении следует утвердить локальным нормативным документом за подписью руководителя. Обычно для этого используется положение об охране труда для офисных работников. Все сотрудники компании обязаны быть ознакомлены с его содержанием под роспись.

Организация работ по ОТ

Ответ на вопрос о том, нужна ли охрана труда в офисе, содержит статья 217 ТК РФ. Этот раздел нормативного документа указывает, что на предприятиях, где работает более 50 человек, должна быть обязательно сформирована штатная единица специалиста по ОТ или создано соответствующее подразделение. Это требование применяется вне зависимости от области работы компании или характера основной части рабочих мест. Следовательно, оно в полной мере распространяется и на офисные предприятия: в каждой крупной организации должен быть отдельный специалист по охране труда в офисе.

В компаниях меньшего масштаба решение о введении такой должности или формировании подразделения принимается руководителем организации. В большинстве ситуаций этот вопрос решается одним из следующих способов:

  • заключение договора на выполнение соответствующих обязанностей со сторонней компанией, прошедшей процедуру аккредитации на выполнение работ по ОТ, то есть использование услуг аутсорсинга. Такой способ позволяет компании выполнить правила охраны труда в офисе, не вводя собственную штатную единицу;
  • привлечение действующего сотрудника смежного профиля к выполнению обязанностей специалиста по ОТ на условиях совмещения или совместительства;
  • привлечение к выполнению таких обязанностей сотрудника другой компании на условиях совместительства с заключением договора гражданско-правового характера;
  • выполнение таких обязанностей самим руководителем организации. Этот способ особенно хорошо подходит для микропредприятий, где директор часто выполняет не только функции специалиста по ОТ, но и другие важные задачи.

Вне зависимости от того, какой вариант решения этой проблемы выбирает руководитель компании, он обязан проследить за тем, чтобы соответствующий сотрудник имел необходимые знания и навыки, то есть прошел спецподготовку и знал требования охраны труда к офисным помещениям. Также он должен следить, чтобы на предприятии был в наличии перечень документов по охране труда в офисе, которые необходимы сотрудникам при ежедневной работе. Если таких знаний недостаточно, директор компании должен организовать обучение работника прежде, чем допустить его к выполнению соответствующих обязанностей.

Проведение спецоценки

Согласно нормативам 426-ФЗ выполнение спецоценки условий труда обязательно для всех работодателей, включая руководителей офисных предприятий. Единственным исключением из этого правила становится ситуация, когда компания сотрудничает только с надомными или удаленными сотрудниками: при таких обстоятельствах проводить СОУТ не требуется. В остальных случаях директор предприятия должен заключить договор на выполнение таких работ с уполномоченной организацией, внесенной в реестр Минтруда, поскольку самостоятельно выполнять СОУТ компания не имеет права. Выбранная компания проделает следующие работы:

  • проведет проверку присутствия вредоносных факторов на рабочих местах сотрудников, таких как повышенная температура офисного помещения по охране труда и другие;
  • в случае обнаружения таких факторов проверит интенсивность их воздействия на работников, например, замерит температуру и уровень освещенности на рабочих поверхностях;
  • определит класс вредности и составит карты СОУТ для каждого рабочего места;
  • подготовит отчет по СОУТ, который представит на утверждение работодателю и направит в Федеральную государственную систему учета результатов спецоценки, как того требует закон.

Обучение по охране труда офисных сотрудников

Еще одна важная обязанность работодателя – организовать инструктаж по охране труда для офисных работников. При этом основные обязанности офисных сотрудников по охране труда включают прохождение такого инструктажа и усвоение предоставляемой информации с тем, чтобы они могли оперативно применить ее на практике при возникновении соответствующих обстоятельств.

Порядок выполнения такой подготовки урегулирован положениями приказа № 1/29. Он предполагает организацию пяти разных видов инструктажей в зависимости от стажа работника на предприятии и других обстоятельств:

  • вводный инструктаж по охране труда в офисе – проводится при поступлении сотрудника на предприятие для ознакомления его с общими требованиям по ОТ, которые действуют в конкретной организации;
  • первичный инструктаж – проводится на конкретном рабочем месте для знакомства с его особенностями и порядком действий в случае экстренной ситуации;
  • повторный инструктаж – выполняется по истечении шести месяцев с даты предварительного обучения;
  • целевой инструктаж – организуется при необходимости привлечения сотрудника к другой работе, которая требует дополнительных навыков в сфере ОТ;
  • внеплановый инструктаж – проводится при наступлении особых обстоятельств, например, принятии новых требований законодательства к по части безопасности труда работников.

Инструкция по ОТ для офисных работников

Такая инструкция обычно также составляется специалистом по ОТ и утверждается руководителем организации. Типовой документ согласно рекомендациям Минтруда содержит следующие разделы:

  • общие требования ОТ на предприятии, включая порядок субординации между сотрудниками, требования к специалисту и его основные обязанности, порядок применения ответственности за невыполнение установленных правил;
  • требования перед началом работ, которые содержат описание подготовительных операций, обеспечивающих сохранение здоровья и работоспособности сотрудника, а также исправность и долговременную работу офисного оборудования;
  • правила выполнения задач, включая список запретов на выполнение конкретных действий, которые потенциально могут причинить вред самому сотруднику или оборудованию, которое он использует при выполнении должностных обязанностей;
  • порядок действий при наступлении аварийных обстоятельств. Этот блок обычно разбивается на две основных части: порядок действий самого работника по устранению источника проблемы или хотя бы минимизации последствий форс-мажорной ситуации и правила информирования непосредственного руководителя о сбое;
  • требования после окончания работ, которые включают приведение в порядок рабочего места и перевод техники в спящее либо нерабочее состояние, в котором она будет оставаться до начала следующей смены.

Утвержденная работодателем инструкция по ОТ вводится в действие приказом за подписью руководителя. После этого она представляется для ознакомления всем работникам организации и становится обязательной к выполнению. Факт такого ознакомления сотрудники подтверждают личной подписью в ведомости, журнале или акте.

Офис-менеджер: кто это такой и чем занимается?

В современном бизнесе ни одна компания, имеющая офис, не может обойтись без работы офис-менеджера. Эта должность предполагает администрирование и управление рабочим процессом офиса организации.

Кто это такой?

По сути, офис-менеджер является тем информативным и руководящим звеном, где сходятся и решаются все рабочие моменты компании. Он осуществляет взаимодействие между руководителем и подчинёнными, информирует рядовых сотрудников о подписанных руководителем документах, взаимодействует с клиентами фирмы, контролирует переписку, следит за работоспособностью компании и обеспечивает офис канцелярией, выполняет прямые указания директора и его заместителей.

Офис-менеджер – работник, который обеспечивает всему офису полноценный рабочий процесс. Описание профессии поможет лучше понять суть работы.


По классификатору рабочих профессий и должностей служащих, профессия офис-менеджера и его обязанности значительно отличаются от профессии секретаря. Офис-менеджер, прежде всего, организатор офисного пространства компании, управленец и администратор в одном лице. Профессия секретаря подразумевает его подчинение конкретному человеку (директор, заместители директора, топ-менеджеры) и ведение только его дел.

В должностные обязанности секретаря входят: ведение расписания руководителя, его переписка, выполнение конкретных поручений. Секретарь ведает только делами своего непосредственного руководителя и не вмешивается в дела офиса.

Офис-менеджер контролирует всю текущую работу офиса, в основном это бумажный документооборот. Следит за бесперебойной работой офисной техники, обеспечивает сотрудников компании канцелярскими товарами, вовремя доводит до сведения работников приказы, распоряжения и объявления по офису, изданные руководителем, принимает входящие телефонные звонки, при необходимости ведёт календарь встреч и поездок директора. В этом случае вакансия называется «офис-менеджер с функциями секретаря».


Обязанности и функции в компании

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

  • подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
  • контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
  • своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
  • заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
  • контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
  • ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
  • согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
  • рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
  • вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
  • контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
  • организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.


К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

  • он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
  • вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
  • работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
  • оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
  • координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
  • в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
  • письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
  • консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
  • ведёт базу клиентов предприятия;
  • выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.


Требования и качества

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность. Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.

Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.


К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

  • честность;
  • упорство в достижении поставленной цели;
  • внимательность;
  • самодисциплина;
  • ответственность и организованность;
  • трудолюбие, усидчивость;
  • внутреннее благородство;
  • объективность;
  • коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
  • собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
  • бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
  • расторопность, сообразительность, услужливость;
  • активность, амбициозность.


За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

На должность офис-менеджера не подойдёт человек со взрывным вспыльчивым характером, плохо адаптированный в социальной среде, неуживчивый и вздорный.

К отрицательным качествам личности можно отнести:

  • несобранность, невнимательность;
  • депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
  • неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
  • агрессивный характер;
  • склонность к сплетням и интригам.


Деловые

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции.

Самые главные из них – наличие успешного опыта и уровень образования, а также личные и деловые качества человека, которые тесно переплетаются между собой.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

  • образование, уровень квалификации;
  • опыт работы;
  • быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
  • требовательность к себе и другим;
  • умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
  • аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
  • деловая хватка;
  • лидерские качества;
  • готовность работать сверхурочно;
  • ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;
  • навыки делового общения.


Профессиональные

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры. В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

  • обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
  • профессионально применять свои знания и умения на практике;
  • уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
  • быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
  • досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
  • иметь навыки административного управления;
  • уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
  • оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
  • знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
  • уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
  • владеть навыками делового этикета.


Образование и повышение квалификации

Ни одно высшее образовательное заведение не обучает профессии офис-менеджер. Пройти обучение и получить диплом или удостоверение о профессиональном обучении можно в бюджетных или частных учебных центрах, колледжах.

Профессия офис-менеджер очень востребована, её можно освоить на курсах повышения квалификации, имея другое базовое образование. У каждого работодателя свои требования к кандидату на эту должность.

В крупных компаниях, как правило, на этой должности хотят видеть специалиста только с высшим образованием, небольшие предприятия могут взять на эту должность работника со средним или средним специальным образованием.

Главное, на что обращает внимание любой работодатель – это опыт работы в данной должности, уровень владения компьютером, знание оргтехники и умение работать на ней, знание основ делопроизводства и архивного дела, знание иностранных языков.


Что писать в резюме?

Чтобы грамотно составить резюме и получить заветную должность, нужно подробно, но честно изложить всю информацию о себе: личностные, профессиональные, деловые качества, опыт работы на подобной должности, уровень образования.

При составлении резюме нужно учитывать конкретные требования работодателя, указанные в объявлении о вакансии. Обязательно укажите цель получения работы — это может быть конкретная должность или перечень должностей, на которые претендует соискатель.

Уровень ожидаемой заработной платы даст понять работодателю, что он может предложить и на что претендует кандидат.

Не давайте ложную информацию о стаже работы, образовании – всё это легко можно проверить, в этом случае вакансия для соискателя станет недоступной, ему просто откажут.


Наличие фотографии – положительный момент для кандидата, работодатель должен знать, чьё резюме рассматривает. Офис-менеджер – лицо компании, и работодателю небезразлично, кто её будет представлять.

Обязательно укажите уровень своего образования, часто работодатель на эту должность принимает специалиста с высшим экономическим, юридическим, психологическим или филологическим образованием.

В резюме необходимо отразить несколько предыдущих мест работы, причины увольнения, контакты людей, которым можно позвонить и поинтересоваться об опыте и личностных характеристиках кандидата. Целесообразно написать о своём семейном положении, увлечениях и хобби.

Такая информация будет полезна для работодателя.

Составляя резюме, придерживайтесь его структуры:

  • личная информация — имя, возраст, контакты;
  • персональная — раздел считается не обязательным к оформлению, но лучше его заполнить;
  • основные навыки и умения — укажите, какими офисными программами владеете, перечислите все курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, другое дополнительное обучение, которое вы прошли;
  • опыт работы — перечислите все свои практики, стажировки, законченные проекты, волонтёрские программы, в хронологическом порядке укажите предприятия, на которых вы работали раньше, образование и тренинги (отразите все образовательные программы и направления, которые закончили);
  • рекомендации — в этом разделе укажите имена и контакты лиц, которые могут порекомендовать вас новому работодателю, отозваться о вас положительно.


Резюме должно быть составлено чётко и лаконично, никакой лишней информации в нём быть не должно.

Если на должность офис-менеджера претендует соискатель без опыта работы, то лучше будет вообще не отражать в резюме этот раздел. Не нужно показывать работодателю отсутствие знаний и навыков. В этом случае лучше опишите свои личные и деловые качества, какое имеете образование основное и дополнительное (семинары, тренинги).

Охарактеризуйте себя как трудолюбивого, усидчивого, исполнительного, быстро обучаемого человека. Не занижайте свои таланты и способности, не засоряйте резюме лишней информацией.

В качестве опыта работы можно указать производственную практику, преддипломную стажировку, навыки организации конкретных мероприятий, участие в олимпиадах, конференциях, конкурсах, всевозможных тестированиях. Если у вас есть любые достижения и успехи, напрямую связанные с будущей работой, обязательно изложите эту информацию в резюме.

Читайте также: