Что такое операционный ритм начальника опс
Опубликовано: 17.05.2024
Исполнительный директор – это практически заместитель генерального. Но если сравнивать его с непосредственными заместителями главного начальника, то с полной уверенностью можно сказать, что его обязанности намного шире. В обязанности операционного директора входит курирование всех аспектов рабочего процесса в компании. Иными словами, если генеральный занимается составлением бизнес-плана, то операционный глава разрабатывает и предлагает тактики для его выполнения. Такое разделение обязанностей обеспечивает главе компании дополнительное время на общение с клиентами и партнерами, снимая с него обязанности решать внутренние вопросы и контролировать работу организации.
Основные полномочия
В большинстве случаев исполнительный директор наделен правом присутствовать на собраниях совета директоров, что дает ему возможность представлять интересы компании при общении с партнерами и инвесторами. Также ему доверено подписание всей документации, касающейся хозяйственной деятельности предприятия. Главной функцией исполнительного директора является контроль производства продукции, а также обеспечение своевременного выполнения всех обязательств по заключенным компанией контрактам.
Задачи
Существует перечень основных задач исполнительного директора на современном, развивающемся предприятии. Самой первой стоит назвать управление производственными процессами. Операционный директор должен составлять производственные планы и следить за ходом их исполнения сотрудниками. Также в его обязанности входит контроль за поступлением всех необходимых ресурсов для производства, тут имеется в виду не только сырье и материалы, но также оборудование и подбор необходимых сотрудников. Он также отвечает за обслуживание всех производственных агрегатов.
Сотрудник, занимающий должность операционного директора, отвечает за управление персоналом. В его обязанности входит планирование найма необходимого числа сотрудников для выполнения планов компании, расчет затрат на персонал, в том числе и финансовых средств, необходимых для его обучения.
Категории должности
На практике, в современные компании требуются сотрудники на руководящие должности, которые относятся к четырем категориям разновидностей обязанностей операционного директора. Выбрать правильный тип сотрудника можно, лишь четко определив, какие цели ставит перед собой копания и какой результат от такого сотрудника требуется.
Новатор
Чаще всего компаниям нужен новатор. Этот специалист сможет взять на себя обязанности по ведению нового стратегического направления, руководить реализацией комплекса мер, повышающих эффективность работы компании. В данном случае следует выбирать претендентов, у которых есть харизма, они должны привлекать к себе внимание, чтобы заинтересовать сотрудников своими идеями, вести штат за собой к достижению целей организации.
Наставник
Если в компании молодой и неопытный генеральный директор, то стоит рассмотреть тип – наставник. Специалист данного направления станет твердой поддержкой, он поможет отладить бизнес-процессы, в том числе сферу маркетинга, финансов, продаж и прочее. Если у компании есть необходимость в подобном сотруднике, то нужно искать профессионала, обладающего большим запасом знаний, опыта и доказательством их реализации на практике. Идеально будет найти сотрудника, у которого уже есть полезные связи, чтобы он смог помочь компании наладить контакты с потенциально полезными для бизнеса людьми.
Приемник
Некоторые организации на должность chief operating officer ищут человека, которому впоследствии можно будет передать управление компанией. В данном случае, очень важно найти профессионала, который сможет продолжить дело в том же русле. Нельзя выбирать сотрудника, который видит развитие бизнеса по-своему. Он должен подходить к делу так же, как и генеральный, их опыт и видение перспектив должны совпадать. Иначе при ведении дел могут возникнуть серьезные конфликты.
Партнер
Еще одна разновидность значимости должности операционный директор – партнер. Тут важно, чтобы генеральный и исполнительный разделяли общие ценности. Самым лучшим вариантом будет подбор сотрудника, способного дополнить своими знаниями и навыками уже действующее руководство. Есть два примера, способные показать идеальные сочетания принципов работы двух людей, занимающих руководящие должности.
Что должен уметь человек, желающий занять эту должность
В первую очередь при приеме на работу на данную должность смотрят на наличие высшего образования. Также плюсом будет опыт работы на руководящем посту, который превышает два года. Не менее важно иметь определенные личностные качества, необходимые навыки и знания, способные обеспечить эффективную работу.
Среди основных качеств стоит выделить: организованность, способности к аналитическому мышлению и системному подходу к решению задач, способность принятия ответственных решений, легкую адаптацию к динамическим изменениям, организаторские способности. Важно также, чтобы человек мог выступать на публике, говорить грамотно и имел большую стрессоустойчивость. Также важно, чтобы он разбирался в сфере, на которую направлена деятельность компании.
Ответственность
Поскольку эта должность предполагает руководство компанией, ответственность, возложенная на операционного директора, не меньше, чем на генерального. По закону, человек, занимающий данную должность, несет полную материальную ответственность. Также он полностью отвечает за все процессы на предприятии, в том числе и за работу персонала. Главный операционный директор может быть привлечен к административной, трудовой, гражданской и уголовной ответственности, как должностное лицо компании. Также он отвечает за последствия принятых решений, приказов и прочее.
104. Перед началом операционного дня начальники (заместители) ЦОУ, ОПС обязаны:
1) вскрыть кладовые в соответствии с Инструкцией о ведении кассовых операций;
2) выдать на рабочие места:
· квитанционные тетради ф.1, ф.47, подписной полис (в автоматизированном – в случае отсутствия электроэнергии, технических неполадок и др.); в неавтоматизированном – с проставлением оттиска КПП на ф.1, реестре ф.10 (если она выдается в первый раз);
· именные вещи под расписку в журнале выдачи и приема именных вещей, шкатулок с предварительной проверкой оттиска ПШ на соответствие дате текущего дня с последующим контролем в течение операционного дня перевода часов на ПШ ежечасно (при наличии 8-колесного ПШ);
· шкатулки для хранения ценностей под расписку в журнале;
· наличные денежные средства под расписку в книге ф.55;
· обеспечить необходимым ассортиментом ГЗПО, филателистической продукции, конвертов, открыток, ТНП и др., эксплуатационными материалами и необходимой производственной документацией;
3) выдать для доставки по ф.23 заказные бандероли и мелкие пакеты.
105. До начала операционного дня работники операционных окон производственных объектов должны:
1) привести себя в порядок, переодеться в форменную одежду, прикрепить на одежду бейджи с указанием должности и Ф.И.О;
2) проверить готовность к работе компьютеров, кассовых аппаратов, почтового оборудования и т.д.
3) обеспечить порядок на рабочем месте;
4) получить квитанционные тетради, именные вещи и шкатулки в соответствии с пунктом 104.
106. В неавтоматизированных производственных объектах, кроме указанных в пункте 105, необходимо:
1) проверить наличие неиспользованных квитанций в соответствующих квитанционных тетрадях;
2) проставить оттиск ПШ с датой данного дня на копии первой выданной клиенту квитанции в ф.1 и ф.47. На последующих страницах квитанционных тетрадей, проставляются число и месяц от руки.
107. Работникам, предоставляющим услуги, выдается аванс ГЗПО, филателистической продукции, конвертов, открыток, ТНП и др. под расписку-обязательство для бесперебойного обеспечения предоставления услуг.
108. Расписка-обязательство хранится в кассе начальника производственного объекта как денежный документ и обновляется по мере необходимости.
109. Руководители структурных подразделений, начальники производственных объектов, (участков) и их заместители не реже одного раза в месяц проверяют наличие у работников авансов и своевременность их пополнения. О результатах проверки на обороте расписки-обязательства делается следующая отметка: «Проверено 25.05.05 г.» и ставится подпись.
1.7. 2. Окончание и подведение итогов операционного дня
110. В конце операционного дня работники операционных окон производственных объектов обязаны:
1) в квитанционных тетрадях ф.1, ф.47 на копии последней заполненной квитанции подвести итоги по видам почтовых отправлений с указанием количества и суммы и подтвердить запись подписью;
2) распечатать операционный дневник из ПК с итогами по всем видам;
3) составить кассовую справку ф. МС-42 в соответствии с Инструкцией о ведении кассовых операций;
4) сдать наличные деньги за принятые почтовые отправления начальнику или его заместителю;
5) передать на контроль извещения ф.22 на выданные почтовые отправления, которые ежедневно подбираются по возрастанию порядковых номеров;
6) подобрать и подшить входящие и исходящие накладные ф.16 и реестра ф.11, подвести итоги движения почтовых отправлений за операционный день. Итоги подводятся на последнем листе накладной ф.16, при отсутствии места итоги выводятся по ф.18 В производственных объектах, где ведется одна нумерация для всех регистрируемых почтовых отправлений, итоги подводятся по видам. Остатки выводятся в случае поступления (выдачи) регистрируемых почтовых отправлений;
7) сдать под расписку начальнику (заместителю) ЦОУ, ОПС именные вещи (предварительно очищенные), квитанционные тетради;
8) выключить электрооборудование и ПК, привести в порядок рабочее место и закрыть на ключ рабочий стол.
111. По окончании операционного дня начальники (заместители) ЦОУ, ОПС обязаны:
1) принять от работников под расписку квитанционные тетради, именные вещи, шкатулки, принятые почтовые отправления после отхода почты;
2) проверить правильность подведение итогов в ф.1, ф.47, кассовой справке ф. МС-42, правильность оформления производственной документации (реестров ф.10,ф. 11, накладной ф.16, извещений ф.22, книги ф.8 и ф.23);
3) проверить правильность подсчета и выведения по документам итогов принятых, полученных, выданных и отправленных почтовых отправлений и соответствия остатков по книгам и документам;
4) принять не доставленные заказные бандероли и мелкие пакеты в кладовую по ф.23;
5) факт проверки подтвердить подписью на всех документах и книгах ф.8 и ф.23;
6) занести данные с первичных документов в дневник ф.130 и заполнить ф.2а;
7) просмотреть книгу жалоб и предложений на наличие в ней записи;
8) заполнить журнал производственного контроля;
9) осмотреть рабочие места: приведены ли в порядок, не осталось ли на них почтовых отправлений и документов, а также не сданных на хранение шкатулок;
10) закрыть и опечатать кладовые в соответствии с Инструкцией о ведении кассовых операций.
ПАК ОПС – это программное обеспечение, которое функционирует только в сетевом режиме и обеспечивает работу ОПС в режиме One-line. Предназначен для автоматизации формирования, учета и первичной обработки данных почтово-кассовых операций по предоставляемым услугам. Все рабочие места, на которых устанавливается ПАК ОПС должны быть зарегистрированы на СОУ.
Каждый оператор, работающий на ПАК, должен иметь пароль. По этому паролю ему будет разрешена работа с ПО. Список лиц, допускаемых к работе на СКС, содержащий их пароли, коды и другие данные, предварительно должен быть создан администратором отделения связи.
Пароль –идентификатор субъекта доступа, который не должен разглашаться.
Организация работы ПАК в меню администрирования «Начальник ОПС» в начале операционного дня.
Для запуска программы, необходимо стать курсором мыши на иконку «ПАК ОПС», два раза щелкнуть левой клавишей. Начнется загрузка программы.
Дождаться появления окна выбора пользователя для входа в систему, ввести свой логин и пароль, нажать кнопку «Ок» и выбрать права доступа в систему «Начальник ОПС».
Откроется меню администрирования для начальника ОПС.
- Переход к услугам
- Расписка ф. 55
- Дополнительные операции
- Проверка связи
Вверху окна, есть иконки, которые обозначают следующее:
1- иконка с метлой предназначена для автоматической очистки данных во время ввода в любое окно по оказанию услуг.
2 – иконка со штрихкодом, при нажатии данной иконки появляется окно для ручного ввода штрихкода.
3 – иконка с ключом, переводит нас в меню администрирования
4 – иконка с домиком, возвращает нас к главному меню
5 – иконка с изогнутой стрелкой возвращает нас на шаг назад.
В начале рабочего дня необходимо выполнить проверку связи с периферийным оборудованием и каналами связи.
Для этого необходимо стать курсором на кнопку «Проверка связи» и щелкнуть левой клавишей мыши.Зеленой «птичкой» будет отмечаться оборудование, которое подключено и опознано, или каналы связи, которые действуют. Все остальное будет отмечаться красным вопросительным знаком.
После открытия дня станут доступны данные по остаткам денежной наличности в кассе ОС.
После окончания проверки, когда кнопка «Закрыть» станет активной, нажать на эту кнопку.
Для того чтобы настроить справочник «Пользователи» необходимо в режиме администрирования выбрать режим «НСИ» - Пользователи – автоматически появляется справочник пользователей (в верхней строке диалогового окна расположены функциональные иконки - просмотр записи (иконка с лупой) , - редактирование записи , - добавление записи (ввод новой строки) ).
Для внесения новой записи необходимо нажать третью слева иконку. Откроется окно ввода данных, необходимо ввести наименование и количество именной вещи – нажать кнопку «Сохранить».
Если мы хотим просмотреть какую-то запись, необходимо выделить курсором нужную строку, затем нажать первую слева иконку, запись будет открыта только в режиме просмотра, без редактирования.
Если нажать иконку по середине, то экран будет аналогичным, только с возможностью изменения данных.
Для того чтобы настроить справочник «Типы именных вещей» необходимо в режиме администрирования выбрать режим «НСИ» - Типы именных вещей – автоматически появляется окно с наименованием именных вещей и их количеством (в верхней строке диалогового окна расположены функциональные иконки - просмотр записи (иконка с лупой) , - редактирование записи , - добавление записи (ввод новой строки) , - удаление записи ).
Для внесения новой записи необходимо нажать третью слева иконку. Откроется окно ввода данных, необходимо ввести наименование и количество именной вещи – нажать кнопку «Сохранить».
Если мы хотим просмотреть какую-то запись, необходимо выделить курсором нужную строку, затем подвести курсор к первой слева иконке, щелкнуть левой клавишей. Запись будет открыта только в режиме просмотра, без редактирования.
Если нажать иконку редактирования, то экран будет аналогичным, только с возможностью изменения данных по количеству
Затем выполнить все необходимые первичные процедуры: принять подкрепления из главкассы, принять товары, принять БСО.
Для выдачи аванса на кассу необходимо выделить курсором нужного оператора из списка и нажать первую слева иконку - в открывшемся диалоговом окне отобразится ФИО кассира, его код, персональный номер его рабочего места, остаток в кассе, а также остаток в кассе отделения - затем выбрать тип валюты, ввести сумму в графу «Выдать» и нажать кнопку «Сохранить».
После сохранения данных программа снова выйдет в список операторов.
Для выдачи именных вещей на кассу необходимо выделить курсором нужного оператора из списка и нажать третью слева иконку – отобразится диалоговое окно, которое разделено как бы на 2 половины: в левой части мы видим то, что есть у начальника в наличии, а в правой части должно отображаться то, что он передает оператору на кассу - для того, чтобы выдать какую-то именную вещь, необходимо выделить ее курсором и в графе «Количество» проставить то количество, которое выдаем на эту кассу. Далее подводим курсор мыши к кнопке со знаком «+», нажимаем ее и выбранная именная вещь в указанном количестве переносится в правую часть окна – затем нажимаем кнопку «Сохранить».
В разделе «История выдачи бланков» появятся все бланки, которые мы выдали. Каждому будет проставлен статус «не принят», так как бланки только выданы, но не приняты.
Перед началом рабочего дня начальник отделения почтовой связи, его заместитель или другое контролирующее лицо должно лично:
- вскрыть кладовые (хранилища) в присутствии одного из работников. За исключением случаев, когда в штате отделения почтовой связи предусмотрен один работник;
- перед открытием кладовых и других хранилищ проверить исправность дверей, оконных решеток, замков и печатей, пломб, а в самих кладовых целостность окон, стен, пола и потолка, дверей и замков хранилищ;
Печати (пломбы) не срываются, а вместе со шпагатом срезаются и хранятся до конца рабочего дня.
В случае повреждения дверей, замков, шпагата или печатей, пломб окон, стен, пола или потолка кладовой один из работников отделения почтовой связи, обнаруживший повреждение, немедленно, не входя в помещение, докладывает об этом вышестоящему руководителю и вызывает представителя правоохранительных органов;
- проверить санитарное состояние отделения почтовой связи, прилегающей территории;
- ознакомить подчиненных с поступившими изменениями в действующие приказы, технологии, инструкции, правила;
- проверить наличие средств пожаротушения в надлежащих местах;
- выдать на рабочие места именные вещи, бланки строгой отчетности, ключевые дискеты, ключи СКС, стикеры штрих-кодов, номерные индикаторные пломбы, пополнить аванс денежной наличности.
Ежедневно в конце рабочего дня (смены) контролирующее лицо подсчитывает по копиям реестров ф.11 (карты отправки ф.ПС16) количество и сумму исходящих (отправленных) денежных переводов, сданных на сортировку (отправку).
Результаты подсчета отправленных денежных переводов, (сданных на сортировку), записываются на копии последнего реестра ф.11 (карты отправки ф.ПС16) за данный рабочий день (смену), сличаются с данными подсчёта итогов с отчётом СКС и подписываются контролирующим лицом.
Количество принятых и отправленных электронных денежных переводов автоматизировано, сверяется с реестром ф.11 (картой отправки фПС16).
Работники, осуществляющие выдачу регистрируемых почтовых отправлений, подводят итоги движения почтовых отправлений за рабочий день (смену), на входящих накладных ф.16(картах отправки ф.ПС16), указывая количество почтовых отправлений, оставшихся от предыдущего дня (смены), поступивших за день (смену), выданных, досланных и возвращенных, остаток не выданных почтовых отправлений на следующий день (смену). Итог заверяется подписью работника с указанием должности и сверяется с фактическим остатком почтовых отправлений.
Производственные документы на отправленные, поступившие и выданные почтовые отправления ежедневно подшиваются в отдельные пачки. Извещения на оплаченные денежные переводы подшиваются в реестр ф.ПС10, подсчитываются количество и сумма и сверяются с итогами реестра ф.ПС10 или отчетом СКС.
В порядке очередности отправки и получения почты, подбираются и подшиваются в отдельные пачки карты отправки ф.ПС16. На верхней обложке каждой пачки сброшюрованных документов указывается название документов, наименование объекта почтовой связи, за какой период подшиты документы.
Перед окончанием операционного дня (смены) работник обязан: сдать под расписку начальнику неиспользованные стикеры штрихкодов, номерные индикаторные пломбы,предварительно приведенные в порядок именные вещи, ключи от СКС, ключевую дискету. Порядок сдачи производственной документации при работе на СКС определен инструкциями; привести в порядок рабочее место.
По окончании рабочего дня (смены) начальники (заместители начальника) объектов почтовой связи или другие контролирующие лица обязаны лично:
- принять от работников под расписку в специальных журналах стикеры штрихкодов, номерные индикаторные пломбы, именные вещи, ключи от СКС, ключевую дискету;
- проверить правильность ведения и оформления производственной документации, подведения итогов;
- осмотреть рабочие места: приведены ли в порядок, не остались ли на них почтовые отправления и документы;
- проверить правильность оплаты денежных переводов, своевременность доставки почтовых отправлений и отправки сумм наложенного платежа. Правильность оприходования сумм наложенных платежей и своевременность их отправки проверяется сличением соответствия записей на извещении ф.ПС22, по которому выдавалось почтовое отправление, с реестром ф.ПС11 (картой отправки ф.ПС16) и контрольной лентой СКС.
Проверив закрыты ли форточки, отключены СКС, весы и т.д. начальник (заместитель) и оператор закрывают двери помещения, сдав на пульт «Охраны» объект почтовой связи под сигнализацию. Ключи от входных дверей хранятся у начальника (заместителя) отделения почтовой связи или другого контролирующего лица, исполняющего их обязанности.
- РАССМОТРЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЙ (ЖАЛОБ) ГРАЖДАН, ПРИТЕНЗИЙ ПРЕДПРИЯТИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ
При неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств по оказанию услуг почтовой связи пользователь услуг вправе предъявить оператору почтовой связи претензию, в том числе с требованием о возмещении причиненного вреда, которая подлежит рассмотрению в установленном законодательством порядке.
Претензии в связи с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой почтового отправления или денежных средств (невыплатой по денежным переводам) предъявляются в течение 6 месяцев со дня, следующего за днем подачи почтового отправления.
Претензии к операторам почтовой связи могут предъявляться как по месту приема, так и по месту назначения почтовых отправлений.
Претензии предъявляются в письменном виде и в установленном порядке подлежат обязательной регистрации оператором почтовой связи.
При предъявлении претензии заявитель должен предъявить документ, удостоверяющий или подтверждающий личность. В претензии указываются данные предъявленного документа.
Претензии в отношении регистрируемых почтовых отправлений принимаются при предъявлении квитанций (копий квитанций) и списков – при отправке почтовых отправлений в количестве 5 и более отправлений.
Претензии в отношении несвоевременной доставки (вручения) внутренних простых отправлений письменной корреспонденции принимаются при предъявлении оболочки почтового отправления с оттисками календарных штемпелей, подтверждающих даты отправки и получения почтовых отправлений.
В претензии указываются: вид, номер почтового отправления, дата и место приема, место назначения, при необходимости – объявленная ценность, вес, адрес и полное наименование адресата отправителя. К заявлению прилагается квитанция (копия квитанции) и список.
В претензиях в связи с утратой почтовых отправлений с товарным вложением дополнительно указываются вид упаковки, подробный перечень и стоимость пересылавшегося вложения.
Претензии возвращаются без удовлетворения, если: не истекли установленные сроки пересылки почтового отправления; заявитель не является отправителем (адресатом); прошло более 6 месяцев со дня подачи почтового отправления; отсутствует квитанция и при необходимости список о приеме почтового отправления. В случае отказа в удовлетворении претензии или ее частичном удовлетворении оператор связи обязан дать обоснованный ответ с указанием причин отказа или ее частичного удовлетворения и возвратить приложенные к претензии документы, а также разъяснить заявителю о его праве предъявить иск в суд.
По отчетным данным за 1 квартал 2008 г. В РУП «Белпочта» поступило 616 обращений от граждан, что на 6% больше по сравнению с прошлым годом (616 против 581).
Из 616 обращений 80 или 13% поступило на утрату почтовых отправлений по вине иностранных Почтовых администраций и авиакомпаний, 1 обращение на необоснованный возврат из США, 4 на недостачу части вложения по вине иностранных почтовых служб, 1 обращение на вручение почтового отправления ненадлежащему лицу на территории США.
Из 616 обращений 23 признано обоснованными.
Обоснованные жалобы в 1 квартале 2008 г. Вызвали следующие нарушения:
- нарушение порядка приема и вручения почтовых отправлений – 9;
-некачественное обслуживание и невыполнение служебных обязанностей специалистами и руководством подразделений - 5;
- нарушение сроков хранения почтовых отправлений в доставочном отделении - 2;
- трудовые вопросы - 2;
- некачественная доставка печатных СМИ - 2;
- нарушение порядка обработки и оплаты электронного денежного перевода - 1;
- неполучение уведомления о вручении телеграммы – 1.
Наибольшее число обоснованных обращений поступило на нарушение порядка приема, обработки и вручения почтовых отправлений и печатных СМИ – 14 или 61% от общего количества и на некачественное обслуживание и невыполнение служебных обязанностей – 5 или 22%.
Рост общего числа обращений произошел как следствие издания Директивы Президента Р Б №2 от 27.12.2006 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата» и вступления в силу с 15.01.2008 г. Указа Президента РБ №498 от 15.10.2007 г. «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц». Действия, направленные на реализацию положений данных нормативных документов имели широкий резонанс в СМИ, привлекли внимание населения к возможности активно пользоваться своим правом на обращение.
В РУП «Белпочта» изданы приказы, постоянно контролируются планы мероприятий по реализации требований Декрета и Директивы Президента РБ. Разработаны рекомендации по размещению информации для граждан в объектах связи, методические материалы.
- ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА ЭКСПЛУАТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛЕНИЙ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
Руководители филиалов должны располагать информацией о сложившемся положении с сохранностью почтовых отправлений, качестве обработки, своевременной отправке и вручении их адресатам.
В целях единого подхода в решении данных вопросов на объектах почтовой связи, в зависимости от объемов пересылаемой и обрабатываемой почты, могут создаваться выделенные подразделения - контрольно - справочной службы (далее – КСС). В объектах почтовой связи с незначительными объемами пересылаемой и обрабатываемой почты, где в соответствии с нормативами создание таких служб не предусматривается, указанные функции выполняют лица, оговоренные приказом руководителя объекта почтовой связи.
На каждом объекте почтовой связи осуществляется проверка документов на принятые и сданные почтовые отправления и закрытые почтовые вещи (далее – почту). В зависимости от функциональных обязанностей проверка документов за отработанную смену (рабочий день) осуществляется, как лицом, назначенным приказом, так и работниками КСС.
Документы на обработанную страховую почту сдаются в КСС после окончания смены (рабочего дня), бригадами почтовых вагонов - после сдачи почты в пункте приписки вагона, но не позднее рабочего дня следующего за днем окончания смены (рабочего дня) или отчета бригады почтового вагона под расписку в журнале сдачи документов.
Все поступающие в КСС документы структурных подразделений регистрируются в специальном журнале учета документов, а поступающие из ОПС учитываются по первым экземплярам описи.
КСС обязана осуществлять ежедневный контроль за своевременным поступлением документов от структурных подразделений.
Проверкой документов на почту, обработанную на объекте почтовой связи (ПВ), путем поименного сопоставления записей в накладных ф.16 (картах отправки ф.ПС16) на полученную и отправленную почту устанавливается получение и сдача: страховых мешков, мешков и постпакетов с отметкой «Правительственное», мешков с отправлениями «Экспресс» и EMS, а также с международными почтовыми отправлениями.
Кроме того, по оборотной ведомости (путевому листу) проверяется наличие баланса принятых и сданных всех видов почтовых отправлений и закрытых вещей, правильность оформления накладных ф.16 (карт отправки ф.ПС16), получения расписок за сданную почту, а также правильность оформления выявленных упущений со стороны других объектов почтовой связи, составление поверочных уведомлений, актов ф.ПС51 и извещений ф.ПС30.
Проверка документов на обработанную почту за смену (рабочий день) должна быть закончена не позднее рабочего дня следующего за днем их сдачи на проверку в КСС. При расхождении количества поступившей и сданной почты должны быть выявлены причины путем поименной проверки всех видов почтовых отправлений.
По окончании проверки лицо, осуществляющее проверку, делает за своей подписью на обложке пачки документов отметку: «Нарушений нет», указывая дату проверки, фамилию и должность. Если при проверке документов будет выявлен брак, работником, производившим проверку, составляется сводка в соответствии с п.345 Технологии. Подлинник сводки приобщается к документам, а копия передается начальнику объекта или его заместителю и с его резолюцией направляется начальнику структурного подразделения для принятия мер и учета брака. Перед возвратом сводки нарушений в КСС начальник цеха, участка (иное контролирующее лицо) должен убедиться в устранении допущенных нарушений и после этого в сводке нарушений сделать отметку об этом. Сводка возвращается в КСС. Об устранении выявленных недостатков в сводке делается соответствующая отметка работником КСС.
Если во время проверки документов будет обнаружено, что какое-либо почтовое отправление или закрытая вещь отсутствует в сдаче, то об этом, кроме записи в сводке нарушений, составляется акт ф.ПС51, который подписывается лицом, производившим проверку, и руководителем контрольно-справочной службы. Копия акта ф.ПС51 приобщается к документам, а подлинник регистрируется в книге учета актов.
О недостаче почтового отправления или закрытой вещи немедленно докладывается руководителю объекта либо его заместителю.
По акту ф.ПС51 КСС проводится проверка с участием руководителя цеха (участка), принимаются меры к розыску почтового отправления. О результатах розыска информируется руководитель объекта почтовой связи и решается с ним вопрос об учете брака в соответствии с СТП СМК.
Об организации дополнительных рабочих мест по обработке почты начальники цехов (участков) обязаны предупреждать КСС с тем, чтобы обеспечить контроль за своевременным поступлением документов.
1 Распространение и экспедирование печати. Учебное пособие по дисциплине «Организация и технология почтовой связи». ОТПС Минск 2004 г.
2 «Правила оказания услуг почтовой связи» Минск 2004 г.
3 «Технология приема, обработки и пересылки внутренних и международных почтовых отправлений» Минск
4 Методический материал «Анализ обращений, поступивших в филиалы РУП «Белпочта» в 1 квартале 2008 года» в соответствии с СТП СМК 8.2.2.-01-2006 «Оценка удовлетворенности потребителей». Минск, 2008 г.
Позиция операционного (или, как чаще его называют, исполнительного) директора — относительно новый феномен в нашей стране. Так, в общероссийском классификаторе этой должности нет вообще, а во многих компаниях его функции выполняет частично CEO, частично — другие топ-менеджеры. Лидия Багирова, операционный директор Vinci Agency рассказывает, почему многие руководители часто не понимают, нужен ли им такой человек в команде, в чем будет заключаться его роль и какие требования к нему предъявлять.
Начнем с того, что операционный директор, или COO (Chief Operating Officer) необходим не каждой компании: молодой стартап, который еще только пытается встать на ноги, точно может обойтись без этой позиции — хотя бы в силу того, что самой операционки как таковой у него пока нет. Впрочем, это не касается тех случаев, когда компания развивается на посевное финансирование, которое предполагает постоянную отчетность и регулярный независимый аудит. Это обязывает к тому, чтобы процессы были максимально прозрачны и тщательно выстроены — в противном случае есть риск утонуть в череде нерешенных вопросов и потерять доверие инвесторов.
Нет смысла в COO и тогда, когда генеральный директор имеет достаточно компетенций и времени для операционной деятельности. Как правило, в этом случае часть задач распределяется между другими топ-менеджерами, а часть ложится на плечи CEO. Но если компания планирует расти и расширяться, долго на такой модели продержаться не получится. Увеличение продаж, появление новых продуктов, развитие экспорта — все это неизбежно приведет к тому, что ни у CEO, ни у топов уже не будет хватать ресурсов на растущий объем задач.
Наконец, есть еще одна ситуация, которая позволяет обойтись без операционщика — если речь идет о небольшой компании, которая занимается специфической деятельностью, не предполагающей большого штата и разноплановых продуктов. Сюда относятся, в частности, сдача недвижимости в аренду, юридические или бухгалтерские услуги, SMM и многое другое. Вообще все организации с вертикальной моделью управления, где процессы унифицируются с помощью внутренних регламентов, а рост идет только за счет увеличения объемов продаж, вполне могут жить и без COO.
Метод от противного: чем не должен заниматься COO
В идеале задача операционного директора — отстраивать все процессы в компании, от HR до налогообложения и работы с клиентами. Но на практике такое случается редко: как и для большинства позиций топ-менеджеров, функционал COO достаточно плавающий. Например, в малом и среднем бизнесе человеку на этой позиции часто приходится совмещать функции финансового директора, юриста, погружаться в основные вопросы бухгалтерии и HR. Вообще смешение функций финансового, операционного и генерального директоров — общая тенденция на российском рынке. Далеко не всегда вопросы, связанные с денежными потоками и с внутренними процессами четко разводятся между CFO и COO: часто какой-то функционал берет на себя CEO, а у нас в компании обе зоны ответственности совмещает операционщик.
Говоря о задачах операционного директора, проще пойти от обратного — обозначить, что точно не должно входить в их список. И возглавляет его, пожалуй, все, что связано с бухгалтерией: вакансии о поиске COO со знанием 1C встречаются на рекрутинговых площадках с пугающей регулярностью, хотя работа с этой программой — прямая обязанность главного бухгалтера и подотчетной ему бухгалтерии. Откровенно говоря, 1C не нужно даже финансовому директору — люди на руководящих позициях должны принимать верхнеуровневые решения.
Да, COO, безусловно, не может отстраниться от финансовой стороны деятельности компании — особенно если ее структура не предполагает наличия финансового директора. Но его обязанности здесь касаются скорее общего контроля ситуации. Например, когда я пришла в Vinci, первым делом я отказалась от бухгалтерии на аутсорсе и нашла хорошего специалиста в штат: удаленная бухгалтерия, в отличие от «своего» сотрудника, всегда будет работать формально. Каким бы хорошим ни было агентство, с которым вы имеете дело, вряд ли стоит ждать, что оно будет по собственной инициативе предлагать, как лучше, что-то напоминать и радеть о ваших финансовых успехах в целом.
Еще один функционал, который часто пытаются свалить на операционного директора — это документооборот. Здесь ситуация выглядит примерно так же, как и с финансами: конечно, CEO должен контролировать работу с документами в целом — но ему абсолютно точно не нужно вычитывать каждое соглашение и знать всех контрагентов наизусть. Так, я в Vinci занимаюсь исключительно сложными и нестандартными договорами — для остального у нас есть отдельный специалист.
Погружение в HR
На рынке труда есть два вопроса, которые традиционно вызывают много споров: должен ли финансовый директор заниматься бухгалтерией и нужно ли операционщику погружаться в HR. Вопрос с HR достаточно сложный, поэтому о нем хочется сказать более подробно. Если речь идет о b2c-компании с потоковыми продажами, безусловно, нужен рекрутер или даже целый отдел — поскольку работать придется с огромным количеством кандидатов. Строго говоря, даже штат в 20 человек и текучка 10% уже требуют HR-директора.
Зато в небольших технологичных компаниях без потоковых продаж, где текучка невысока, решение о найме, как правило, принимается топ-менеджментом, будь то операционный директор, директор по развитию или CEO — тот, кто максимально погружен в специфику процесса. HR-специалист не сможет принять такое решение просто в силу отсутствия нужных компетенций: да, он может заниматься ресечем и первичным хантингом, но отбор кандидата — прямая задача операционного директора.
Как найти хорошего специалиста
Операционный директор — это тот человек, который должен быть полностью погружен во все процессы компании и которому доверяются самые щепетильные вопросы, поэтому его сложно брать со стороны. Пожалуй, лучшее решение — «вырастить» его внутри организации: такой сотрудник хорош тем, что он знает в компании практически все: от основных поставщиков и планов развития до пароля от Wi-Fi. Если же у вас молодой стартап, который не успел вырастить подходящего специалиста, остается другой вариант — рекомендации с рынка.
Искать COO через рекрутинговые площадки или агентства крайне малоэффективно, особенно для малого и среднего бизнеса: в этом случае очень много времени уйдет на погружение нового сотрудника во всю «кухню» компании — а этого времени, как правило, никогда не бывает.
Что касается требований к кандидату на должность операционного директора, универсальной формулы, к сожалению, не существует. Да, есть какие-то основные нюансы: так, если вы берете человека со стороны, у него должен быть опыт в аналогичной или смежной отрасли. Это, думаю, не вызывает вопросов: человек с завода не сможет руководить процессами в пиар-агентстве, поскольку другая индустрия предполагает совершенно другие задачи. Во-вторых, это должен быть специалист с характером, который умеет «коннектиться» с людьми, вести переговоры, принимать сложные решения и брать на себя ответственность. Наконец, он должен совпадать по внутренней химии и ритму с топ-менеджментом и учредителями. Хотя бывают и обратные ситуации: например, когда в пару к флегматичному генеральному берут гиперактивного операционного, чтобы они уравновешивали друг друга — но это уже частности.
Делегирование и практика: критерии оценки
В остальном понять, подходит ли человек на позицию операционного директора, можно только на этапе совместной работы — и это, кстати, еще один довод в пользу того, чтобы растить кандидата внутри организации: так вы заранее будете знать, как сотрудник общается с людьми, как ведет себя в сложных ситуациях, что умеет, а что нет. Здесь есть свои нюансы, на которые нужно обратить внимание в первую очередь.
Пожалуй, главное требование к COO в любой компании — это умение разбираться в деталях всех внутренних процессов. Однажды я столкнулась с ситуацией, когда операционный директор вроде бы обладал всеми компетенциями, которые обычно предъявляются к этой должности — но при этом абсолютно не понимал специфику деятельности компании. Иначе говоря, он не вникал в то, что делала организация и как, что она продавала, что представлял из себя продукт. С теоретической точки зрения он делал все правильно, но именно это и было его самой большой ошибкой — на практике почти все, что он делал, было нежизнеспособно. Вообще попытка все унифицировать — тупиковый путь, причем это утверждение касается и бэк-офиса, где все процессы жестко регламентированы: финансов, бухгалтерии, HR. Задача классного операционного директора — вычленить из всех регламентов главное и адаптировать это под реальность.
Второе — любой COO должен уметь делегировать. К примеру, если компании нужно организовать корпоратив, но HR-службы нет, это не значит, что операционный директор должен делать все своими руками. В идеале он разобьет весь процесс на подзадачи и распределит их между сотрудниками так, чтобы не получить от них негативного фидбека. И разумеется, на этом он не отходит в сторону, а постоянно контролирует работу. Любой руководитель (и это касается не только операционного директора) который снимает с себя ответственность фразами вроде «я поставил эту задачу бухгалтеру, а он ее не выполнил» — это откровенно плохой руководитель.
Часто сложности с делегированием возникают, когда человек боится доверить задачу кому-то еще. На момент моего прихода в Vinci работу райтеров контролировал генеральный директор по мере своих сил и возможностей — можете себе представить, какой это был объем работы. Чтобы такого не происходило, надо подбирать команду так, чтобы вы могли доверять каждому: это позволит руководству перестать лично контролировать каждую задачу и заняться стратегическим развитием.
Непопулярные решения
Наконец, еще один важный навык COO — умение принимать непопулярные решения. К сожалению, ни одна компания не застрахована от кризиса, который часто сопровождается неизбежными сокращениями, урезанием зарплат и отменой премий. Задача руководителя в такой ситуации — честно и понятно рассказать все сотрудникам, не прикрываясь бездушными фразами вроде «оптимизация штата»: люди должны понимать причину такого решения и видеть его необходимость.
Проиллюстрирую это примером из практики: как-то в компании, где я работала, наступили тяжелые времена. Чтобы выжить, нам пришлось принять решение о сокращении одного из направлений на 50%, отмене квартальных премий у большей части сотрудников и реструктуризации организации — словом, это были очень болезненные шаги. Тогда мы организовали общее собрание, где искренне рассказали, почему так случилось и какой результат нужен, чтобы можно было вернуться к прежней жизни.
Кроме того, принимая непопулярные решения, важно всегда начинать с себя: так, в нашей ситуации все руководители отказались от премий, а система мотивации отдела продаж была переделана так, что нехватка средств компенсировалась в первую очередь из зарплат топ-менеджмента. Разумеется, все сотрудники, которые попали под сокращение и потеряли бонусы, возмущались — это естественно в такой ситуации — но нам удалось избежать потока негатива, поскольку в целом люди услышали нас и поняли необходимость такого решения.
В целом функционал операционного директора достаточно широкий и — несмотря на то, что я попыталась выше примерно очертить его границы — всегда максимально неопределенный. Часто COO — это тот, кто берется решать самые непонятные и запутанные ситуации. Так что, как я часто шучу, сильного операционщика можно с полным правом называть директором по неясным вопросам.
Читайте также: