Для чего нужна ознакомительная отметка работника на должностной инструкции

Опубликовано: 17.09.2024

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

• порядковый номер работника;
• его должность;
• дата и номер приказа о приеме на работу;
• дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях ­с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

• осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
• объективно оценить деятельность работника в период ­испытательного срока;
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником ­трудовой функции и т.д.

Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции ­обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Судебно-арбитражная практика

Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как ­самостоятельный документ.

Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.

Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот ­должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).

Вносим изменения

В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки ­дополнительного соглашения.

Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. № 4412-6).

Увольняем в связи с несоответствием должности

Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.04.2008 г. № 1028-с).

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации1 .

Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной инструкции

Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).

Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами ­работника (ст. 64 ТК РФ).

В свою очередь обоснованный отказ – это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего ­сотрудника были прописаны в должностной инструкции.

Обычная история с должностной инструкцией в компании: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет». И сидит в потолок плюет.

И никакой управы компания найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании. В документе перечислены:

• требования к квалификации сотрудника;
• опыт работы, обязанности;
• права и ответственность;
• кому он подчиняется;
• как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.

По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона.

Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у компании больше шансов выиграть судебный спор.

Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не было

Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.

Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. В общем, требований — вагон.

Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.

В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как работники магазина выполняют свои обязанности, обеспечивать замены отсутствующих работников и т. д. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.

В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.

Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:

1. В магазине были утверждены должностные инструкции.
2. В должностной инструкции были четко прописаны должностные обязанности и ответственность.
3. Сотрудники ознакомились с должностной инструкцией под роспись.

Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.

Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.

Какие бывают должностные инструкции

Чтобы более четко прописать обязанности каждого работника, компания может разработать разные виды должностных инструкций. В законе нет единых требований к форме и содержанию, но исходя из практики должностные инструкции можно разделить на индивидуальные и типовые.

Индивидуальные — составляются, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.

Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.

Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:

Типовая	Индивидуальная
Под конкретную должность	Под конкретного человека
ФИО не указывается	В инструкции указывается ФИО сотрудника
Новые сотрудники просто подписывают существующую инструкцию	Надо заново утверждать при смене кадров
Нужна, когда есть много одинаковых должностей, в которых обязанности не отличаются	Нужна, если есть одинаковые должности, но надо разграничить обязанности

Чтобы должностная инструкция носила официальный характер и работники были обязаны ее выполнять, надо выполнить два условия:

1. Утвердить должностную инструкцию — это значит правильно оформить документ, поставить подпись работодателя.
2. Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.

Если просто написать список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, она не будет иметь юридическую силу.

Для чего нужна должностная инструкция

Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты в компании и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.

1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.

2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, вынести дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.

3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;

Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».

4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания должна будет выплатить компенсацию за время, пока он не работал.

Другое дело — с должностной инструкцией: компания предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на стороне компании.

5. Возможность провести аттестации сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестации, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.

Например, бухгалтерия в компании перешла на 1 бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если откажется и продолжит сводить баланс в «Экселе», можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.

В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:

1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят обязанностей, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.

2. Понятные KPI. Сотрудник понимает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.

3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.

Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовые отношения. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать компанию. Штраф от 50 — 100 тысяч ₽.

Какие пункты есть в должностной инструкции

В законе ничего не сказано о том, как составить должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, их названия, содержание и количество пунктов компания может составить под себя.

Вот структура, которую чаще всего используют при разработке должностной инструкции:

• Заголовок.
• Общие положения.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.
• Взаимодействие.

Заголовок. В заголовке указывают название организации, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.

Утверждать может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. Дальше надо написать название структурного подразделения компании, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.

После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если инструкция индивидуальная.

Так можно оформить заголовок должностной инструкции бухгалтера-кассира

Общие положения. В этом разделе содержатся пункты, обязательные для всех сотрудников:

• Кто назначает и увольняет работника. Например, помощника юриста назначает и освобождает от должности руководитель юридической службы.
• Образование и опыт. Например, помощник юриста должен иметь юридическое образование (можно неоконченное высшее), а опыт работы по профилю не требуется.
• Кто заменяет сотрудника при болезни или отпуске. Например, бухгалтера временно замещает другой сотрудник, которого назначает главный бухгалтер.
• Чем руководствуется в работе. Например, администратор руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
• Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиНы, ГОСТы, приказы, программы.

Функции, должностные обязанности. Здесь подробно описывается, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.

Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается в компании. Например, в должностной инструкции повара нельзя прописать, что он должен чинить электроприборы на кухне.

Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику тяжело понять, что конкретно он должен делать.

Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.

Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.

Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Дополнительные пункты. Компании могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы (KPI) и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.

Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.

Как правильно разработать должностную инструкцию

Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.

Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Сначала надо изучить нормативную базу, которая относится к деятельности компании: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиНы, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.

Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.

Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.

Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.

Профстандартами можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.

Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.

Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.

Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.

Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.

Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.

Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать в двух местах: на первой странице в грифе «Утверждаю» и в конце документа. Утверждает руководитель всей организации, а подписывает — руководитель структурного подразделения, к которому относится инструкция. Если компания небольшая, то обе подписи может поставить директор или ИП.

Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под роспись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность. Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. В этом случае необходимо составить акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре компания может использовать этот документ как основание вины сотрудника.

Так может выглядеть лист ознакомления с должностной инструкцией

Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Один экземпляр надо отдать работнику под роспись на руки, а второй — в отдел кадров или непосредственному руководителю.

Как внести изменения в существующую инструкцию

Бывает, что в компании меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.

Если компания просто меняет название, нужно:

1. Изменить титульный лист.
2. Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
3. Ознакомить работника с документом под роспись.

Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:

• Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать ее приложением к имеющейся должностной инструкции.
• Ознакомить с приказом работника под роспись.

Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую считать утратившей силу.

Если обязанности работника — трудовая функция — меняются в одностороннем порядке, его нужно предупредить не менее чем за два месяца.

Если в работе ничего не меняется, просто работник будет работать больше, меньше или другим способом, — предупреждать не обязательно.

Если должностная инструкция меняется кардинально, то компании лучше утвердить новую, в другой редакции.

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

• основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
• важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
• эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
• документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

• закрепления видов работы, специализации работника;
• установления квалификационных требований по отдельной должности;
• устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
• установления взаимосвязей отдельных должностей;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• установления их меры ответственности;
• оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
• Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);

• Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Содержание документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

• основная трудовая функция (задача) данной должности;
• квалификационные требования к занимающему ее лицу;
• основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• сохранять конфиденциальность служебной информации;
• выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
• соблюдать правила техники безопасности;
• соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

• запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
• представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
• контролировать действия определенных должностных лиц;
• подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

Читайте также:

  
• Когда выплачивают зарплату за январь
  
• Что делать если описался на работе
  
• Начисляются ли пени на авансовые платежи по ндфл ип
  
• Является ли дополнительное соглашение согласием работника
  
• Сколько часов в день должен работать пенсионер