Как контролировать сотрудников на выезде

Опубликовано: 18.05.2024

Многие сотрудники, имеющие разъездной характер работы (торговые представители, водители, курьеры и т.п.), отвечают за важную часть бизнеса компании. При этом контролировать их намного сложнее, чем офисных работников. Свобода зачастую приводит к неэффективности, а конфликты – в суд. Этот нюанс отражается на трудовых отношениях: необходимо доверять работнику, но при этом знать, как он выполняет свои обязанности.

К числу самых уязвимых мест защиты интересов работодателя относится контроль местоположения сотрудника в рабочее время. Как доказать, что он выполнял задание, а не занимался личными делами? Если перемещение офисного персонала может контролироваться, например, пропусками, с работниками с разъездным характером сложнее. Им, как правило, выдается корпоративное оборудование – смартфоны, планшеты и даже автомобили. Фиксировать их местоположение позволяет система геолокации.

Трудовой кодекс ничего не говорит о порядке контроля за сотрудниками с помощью GPS-модуля. Тем не менее геолокация может эффективно служить интересам компании и правильно мотивировать работника. Главное – правильно прописать процессы в корпоративных документах, и получить согласие работника.

Начать необходимо с того, что в локальном документе компании прописать установку специальных GPS-датчиков на корпоративные планшеты/смартфоны для дополнительного контроля за местонахождением сотрудника. Сделать это, например, можно в Правилах внутреннего трудового распорядка, пояснив, как эти датчики будут технически определять географическую точку. Отдельным приказом по компании необходимо назначить сотрудника, контролирующего сбор и достоверность собираемой информации. Например, им может быть его непосредственный руководитель, сотрудник отдела кадров или технический специалист. Если данные собираются для контроля трудовой дисциплины, то в документе правильным будет указать формулировку, типа: "для контроля местонахождения работника и выполненной работы используются GPS-устройства, которые всегда должны быть во включенном состоянии".

Подобная работа считается сбором персональных данных в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152 "О персональных данных". Это значит, надо дополнить "Положение о персональных данных" или другой документ, регулирующий обработку такой информации у вас в компании:

сведениями о том, что на корпоративных устройствах установлены GPS-датчики;
сведениями о том, как обрабатывается информация (сбор, хранение, использование);
информацией о целях сбора и использования информации в соответствии с п.1 ч.1 ст.86 ТК РФ. В данном случае речь идет о необходимости обеспечить соблюдение законодательства, так как вы обязаны контролировать рабочее время сотрудника;
сроками хранения информации;
информацией о том, передаются ли данные GPS третьим лицам и с какой целью;
мерами по защите получаемой информации;
сведениями о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.

Перед дополнением документа лучше посоветоваться с корпоративными юристами или специалистами в области защиты информации. Дело касается не только трудового законодательства, но и IT-сферы, поэтому положение должно отвечать и на правовые, и на технические вопросы защиты данных.

БЛАНК

Важнейший нюанс введения геолокации – предупреждение сотрудника об изменениях. Об этом надо под роспись ознакомить всех работников, которых коснутся новшества. В листе ознакомления надо указать не только названия актов, но и реквизиты приказов, утвердивших их. Естественно, с каждым из них надо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать, что выданное корпоративное оборудование, используемое для выполнения трудовых обязанностей, снабжено модулем геолокации, а также о том, что оно должно быть всегда включено. Кроме того, передавая работнику планшет или другое устройство с GPS-модулем, в акте приема-передачи подробно укажите информацию и о самом гаджете, и о дополнительном оборудовании, включая GPS (наименование, серийный номер, марка, модель). Также для вступления изменений в силу потребуется согласие сотрудников на обработку персональных данных.

Если сотрудник не готов принять "новые правила", фактически существуют два варианта развития событий. Во-первых, работодатель вправе перевести специалиста на другую должность, на которой геолокация не применяется. Но открытых вакансий в компании может не быть или сотрудник откажется от такого перевода. В этом случае выход один – расторжение трудового договора на основании п. 7 ч. 1. ст. 77 ТК РФ ("Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора") с выплатой пособия в размере двухнедельного заработка (абз. 7 ч. 3 ст. 178 ТК РФ).

Закон 54-ФЗ о применении ККТ обязывает пользоваться онлайн-кассами всех, в том числе, кто оказывает выездные услуги. Давайте смотреть и разбираться, какой должна быть идеальная онлайн-касса для выездных услуг и есть ли альтернативы кассовым аппаратам.

Специальное решение для услуг на выезде

Так или иначе, покупать, и регистрировать или брать онлайн-кассу в аренду вам всё равно придется. Вопрос лишь в том, сколько таких касс вам понадобится. МТС Касса предлагает специальное решение для тех, кто работает на выезде. Чтобы реализовать это решение вам потребуется всего одна онлайн-кассаи сотрудники со смартфонами.

Если у вас нет офиса или вы не принимаете там оплату, то место покупки или аренды физической онлайн-кассы воспользуйтесь услугами облачной кассы Orange Data или других облачных касс.

Как это работает

Вы получаете заказ на услугу, и отправляете к клиенту сотрудника со смартфоном. Выполнив заказ и получив оплату, сотрудник через мобильное приложение передает данные об оплате в онлайн-кассу. Онлайн-касса отправляет клиенту чек в электронном виде, а данные по кассовой операции — в ОФД. Всё так, как предусмотрено законом.

Мобильное приложение нужно не только для того чтобы просто принимать оплату. В нем ваш сотрудник видит поступившие заказы, принимает их, создает новые заказы и вносит их в систему.

В чем выгода такого решения?

Вам не придется тратить деньги на приобретение и регистрацию онлайн-касс для каждого выездного сотрудника
Вы сокращаете ежемесячные затраты на сервисное сопровождение, интернет и кассовые расходники.
Не нарушаете закон: принимаете оплату и выдаете электронный чек сразу после.

Кроме того вы, как руководитель компании, удаленно контролируете все действия ваших сотрудников в онлайн-режиме:

отслеживает статус заказов
контролируете время выполнения заказов
видите выручку каждого сотрудника, общую выручку и общее количество продаж
получаете отчеты по продажам услуг и многое другое.

Все подробности по этому решению вы в любое время можете получить у официальных представителей МТС Кассы.

Онлайн-касса для выездных услуг

Если вы всё таки решили купить онлайн-кассу для выездного сотрудника или сами собираетесь работать “на колесах”, рассказываем, на что нужно обращать внимание при выборе онлайн-кассы.

Мобильность. Долгое время работы без подзарядки — важный параметр. Находясь на выезде, предприниматель или сотрудник не всегда имеет возможность включить кассу в электросеть. Поэтому она должна проработать без подзарядки хотя бы полный рабочий день.
Связь и интернет. Онлайн-касса должна всегда быть на связи, а значит, иметь круглосуточный доступ в интернет, одинаково хорошо передавать данные как по сетям wi-fi, так и мобильным интернетом, а в отсутствие подключения — продолжать работать и печатать чеки в режиме оффлайн.
Габариты и вес. Тем, кто находится в разъездах, лишние граммы и сантиметры совершенно ни к чему. Чем меньше и легче кассовый аппарат, тем удобнее будет его носить с собой.
Эквайринг. Если эта функция уже встроена в кассу — это повод обратить на нее внимание: сегодня львиная доля платежей производится не наличными, а картами. Если такого функционал в кассе нет, приобретайте терминал эквайринга, который так же работает на аккумуляторах и коннектится с кассой по bluetooth.

Кроме этого хорошая онлайн-касса для оказания услуг должна иметь удобную кассовую программу и возможность выдавать кассовый чек даже в отсутствие интернет-соединения.

Какую онлайн-кассу выбрать для оказания услуг на выезде?

Давайте посмотрим, какие онлайн-кассы будут соответствовать этим требованиям. МТС Касса предлагает несколько моделей онлайн-касс, которые отлично подходят под все вышеперечисленные требования: мобильность, долгое время автономной работы, малые габариты и вес, соответствие закону ФЗ-54, удобная кассовая программа и собственная товароучетная система МТС. Вот несколько вариантов.

. Стандартная пятидюймовая онлайн-касса, легкая и компактная. Оснащена фискальным накопителем. Имеет встроенный сканер, и возможность подключения дополнительного оборудования, например, терминала эквайринга D 200. Может работать без дополнительной подзарядки до 24 часов. . Отличается от предыдущей модели тем, что уже имеет встроенную функцию эквайринга, умеет работать как с простыми, так и с бесконтактными платежными картами. Автономно работает около 20 часов. . Эта касса немного покрупнее, чем две предыдущие, но так же мобильна и так же функциональна. У нее более широкий экран, а время автономной работы — около 14 часов. Прием платежей по карте проводится с помощью подключения терминала эквайринга, как и в МТС Кассе 5. Прелесть этой модели в том, что ее удобно использовать и как мобильную кассу, и как стационарный кассовый аппарат.

Программное обеспечение всех МТС Касс регулярно и бесплатно обновляется под все требования закона.

Кассовая программа МТС Кассы удобна и проста в ежедневном использовании. Здесь есть все необходимый функционал: автоматический расчет сдачи, открытие и закрытие кассовых смен, оформление возврата и т.д. Для сферы услуг будут полезны: оплата услуг сертификатом, применение скидочных карт, сервис продажи билетов для мероприятий или транспорта.

Конечно, вы можете купить себе и автономную кнопочную онлайн-кассу, но стоит помнить, что время автономных касс уже ушло, и они постепенно вытесняются с рынка более современными кассовыми аппаратами. Достаточно хотя бы вспомнить, что простое обновление ПО для автономок придется делать вручную, каждый раз подключая кассу к компьютеру, в то время как современные онлайн-кассы обновляются автоматически в фоновом режиме.

В любом случае, покупка онлайн-кассы для ИП на УСН или для другой системы налогообложения — решение обязательное. Но для начинающих предпринимателей это может оказаться большой финансовой нагрузкой. Плюс ко всему, кроме затрат на покупку самой кассы, необходимо будет пройти процедуру регистрации кассы в ФСН, составить договор с оператором фискальных данных (ОФД), получить квалифицированную электронную подпись.

Как вариант (и очень экономный вариант!) можно взять МТС Кассу в аренду, выплачивая ежемесячно небольшую фиксированную сумму. При этом все регистрации и оформление онлайн-кассы будут включены в арендную плату. Вы получите готовую к работе кассу, а в случае ее внезапной поломки или выхода из строя — получите новую взамен сломанной. Кстати, по истечении определенного договором аренды срока арендованную кассу можно будет выкупить в собственность.

Мобильное приложение “МТС Касса. Мой бизнес”

Для того чтобы постоянно быть в курсе происходящего в бизнесе, мы разработали специальное мобильное приложение “МТС Касса. Мой бизнес”. С его помощью вы в любое время видите статистику продаж по всем точкам и не только:

Отслеживаете статистику продаж и возвратов за любой период по всем сотрудникам, оказывающим услуги.
Следите за выручкой в режиме онлайн.
Оперативно связываетесь с сотрудниками при необходимости (в приложении будут храниться контакты всех сотрудников).
Контролируете работу и вовремя видете простои. При отсутствии операции по кассе вам придет уведомление.

Все данные обновляются в реальном времени в режиме онлайн, поэтому вы в любой момент знаете, что происходит на предприятии.

Везде, где бизнес работает с выездными сотрудниками, независимо от отрасли, существует проблема контроля деятельности специалистов. Медицинские сотрудники, инженеры для удаленно расположенного оборудования, торговые представители из FMCG — всех таких сотрудников нужно контролировать, причем лучше это делать с наименьшим расходом ресурсов.

Раньше для этого использовались маршрутные листы и телефоны — с их помощью менеджеры узнавали, что конкретный инженер хорошо обслуживает токарные станки, а другой — фрезерные, что оба они выполняют план по посещаемым точкам, а все оборудование починено и работает. Сейчас способов для контроля труда таких специалистов больше — мы рассмотрим самые удобные из них.

Excel. Пожалуй, самый простой и дешевый, но действенный способ, особенно, если количество ваших выездных сотрудников не исчисляется сотнями. От версионности позволят избавиться облачные версии системы, такие как Google Docs или MS SharePoint.

Таск-трекеры. Позволяют контролировать инженеров, выездных торговых представителей и других сотрудников при помощи прикрепления фото, на котором автоматически проставляется время, к нужной задаче. Удобно, потому что все основные провайдеры подобных решений, будь то Asana, Jira, ToDoist или Redmine, во-первых, имеют мобильные версии и позволяют пользоваться ими оперативно, а во-вторых, гибки, благодаря чему менеджер всегда сможет организовать контроль так, чтобы все участники взаимодействия тратили на него минимум времени и не отвлекались на другие задачи. Дополнительный бонус — интеграции со всеми основными корпоративными продуктами, которые обычно есть в таких сервисах.

Мессенджеры. Вариант для очень занятых менеджеров, которые постоянно в разъездах и используют мессенджеры как основной канал коммуникации. Для таких задач самый удобный мессенджер, это, безусловно, Telegram, который обеспечивает достаточно простые пути для интеграции с основными корпоративными сервисами, шифрование данных и общую оперативность. В то же время WhatsApp, Viber и даже мессенджеры Facebook и VK также могут предложить способы для организации контроля за сотрудниками, например, общие чаты, специально созданные группы и страницы.

Корпоративный портал. Особенно выгоден, если вы уже им пользуетесь. Решения от 1С-Битрикс, Microsoft и других производителей портальных решений могут предложить вам несколько способов структурировать работу. Это могут быть встроенные в систему таск-трекеры, база знаний, в которой могут собираться отчеты с фотографиями или посты в специально созданных группах, куда добавлены также сотрудники, к которым была проведена поездка — менеджеры магазинов, администраторы клиник, начальники заводов или ответственные за конкретное, удаленно располагающееся оборудование.

Автоматизированные системы для контроля торговых представителей. Это самый удобный способ, который дает возможность контролировать работу сразу большого количества специалистов, причем система разделит их по ключевым компетенциям. В зависимости от типа заказа и вида визита можно автоматически формировать для представителей список посещений, конкретные цели и задачи. В то же время сотрудник, тоже в мобильной версии решения, получает всю информацию для визита к клиенту — он может делать отметки, формировать счета и отчеты.

Большая часть времени менеджера по продажам тратится на составление коммерческого предложения, в котором прописывается огромное количество достаточно стандартных параметров продукта. На это уходит много времени и усилий сотрудников, что влияет на производительность менеджеров в компании, общие временные и денежные затраты на продажу.

Таких решений очень много, и их уровень зависит от объемов работы, бюджета и некоторых других параметров. На наш взгляд, самое оптимальное решение — Field Service из Microsoft Dynamics 365. Например, похожая система на платформе Microsoft Dynamics CRM реализована в компании Danone для работы с поставщиками. Такая автоматизированная система контроля работы выездных специалистов позволяет максимально быстро получать отчетность о визитах, всегда видеть план посещений и перемещения сотрудников.

Каким инструментом бы вы пользовались, главное — избавиться от хаоса и сократить время и другие трудозатраты на формирование отчетности и проверку этих данных. Выбрать комфортный для всех участников канал с удобным хранилищем и возможностью пользоваться им оперативно и мобильно действительно несложно, но в перспективе это позволит вам экономить время и деньги на контроль специалистов.

Вадим Захариков, сооснователь сервиса по управлению выездными сотрудниками Planado, о том, как повысить эффективность мобильных работников.

Отсутствие стандартов в работе

Чаще всего выездные сотрудники выполняют однотипную работу — строительство, монтаж оборудования, установку окон, уборку и т.д. При этом в подавляющем большинстве случаев не существует никакого прописанного стандарта решения задачи и невозможно проверить качество выполнения работы. Работник просто выполняет набор действий, который, как ему кажется, позволит быстрее и лучше добиться результата.

Это рождает целый ряд проблем — важные этапы работы могут быть пропущены, оборудование установлено «на глаз» и так далее. Количество «косяков», допущенных новичками, в разы выше, чем у опытных сотрудников, но и они не застрахованы от ошибок. Кроме того, часто именно опытные специалисты стремятся оптимизировать свою работу — к примеру, исключая из нее «ненужные», как им кажется шаги. Стремление к оптимизации совершенно нормально, но без надлежащего контроля оно может приводить к «выпадению» из процесса важных шагов и нарушению технологии.

Обман со стороны сотрудников

Поддержание должного уровня качества работы — не единственная проблема. Нередки и случаи, когда сотрудники договариваются с клиентом о работе в обход компании, но при этом используют ее материалы и оборудование. Бывает, что они используют ресурсы работодателя для решения своих задач (например, поездки по личным делам на служебном авто, «шабашки» с использованием оборудования и расходных материалов компании).

На служебный транспорт нужно устанавливать GPS-маяки, которые частично решают проблему. Однако, они отслеживают перемещения в отрыве от мест заказов, что сильно затрудняет анализ историю передвижений сотрудника. Чтобы понять, ездил ли он на заказ, объезжая пробки, или устроил себе обед пораньше, нужно потратить слишком много времени и сил. Кроме того, часто работники используют для перемещений личный транспорт, на который поставить маячок нельзя.

Неэффективность передвижений

Подбрасывают проблемы и клиенты — бывает так, что они по какой-то причине уходят из дома не дождавшись мастеров, что приводит к необходимости перекраивать весь рабочий день сотрудника. При этом, статистика говорит о том, что снизить число переносов можно, если напоминать клиенту о встрече с мастером, когда тот, например, выезжает с предыдущего заказа.

Кстати, количество переносов это один из важных показателей качества работы на выездных работах, этот показатель нужно мониторить и следить, чтобы процент переносов относительно всех работ уменьшался. Если у вас 8% и более переносов, то у вас серьезные проблемы с организацией и планированием, 2-5% – вы в норме, менее – вы отлично все организовали.

Кроме того, часто сотрудники пытаются облегчить себе рабочий день, и говорят, что на выполнение заказа ушло больше времени, чем в действительности. В результате, за день такой работник успевает выполнить меньше работы, и бизнес недополучает прибыль.

Как компании пытаются решить эти проблемы

Одно из решений проблемы стандартизации работы — бумажный контрольный список («чек-лист»). Такие списки часто используются сетевыми ресторанами в уборных — на специальных бумажках отмечено, на что именно нужно обратить внимание при уборки, и исполнитель в ходе работы проставляет галочки напротив нужных пунктов. Однако, при удаленной работе очень сложно проконтролировать факт «простановки галочки» — скорее всего сотрудник отнесется к этой обязанности формально и отметит пункты в чек-листе уже перед сдачей отчета в офис.

Некоторые компании внедрили практику составления фотоотчетов о работе и просят сотрудников делать фото на смартфон или специально раздают им фотоаппараты. Это не решает проблему, потому что когда дело доходит до передачи файлов в офис, начинаются сложности — массивные картинки тяжело передать по сети, а даже когда изображения отправлены, их еще нужно отсортировать и разложить по папкам заказов. В итоге, сотрудникам, которые следят за качеством, невозможно пресечь некачественную работу сразу, а недостатки в работе выявляются, когда выполнивший ее сотрудник уже получил деньги за заказ и уехал от клиента.

Более продвинутый способ повышения качества работы — периодический «выход в поля» руководителей компании. Во время таких акций менеджеры могут лично проконтролировать технологию выполнения работы и соблюдение стандартов качества. Но приставить к каждому выездному сотруднику проверяющего на постоянной основе просто невозможно. А значит, постоянного контроля не будет, и качество выполнения работ продолжит «плавать».

Резко повысить эффективность работы выездных сотрудников можно с помощью специальных программ и приложений. Такие системы, в частности, не позволяют им использовать неоптимальные маршруты и заканчивать рабочий день пораньше. Причем для организации контроля не нужно закупать сложное оборудование — хватит обычных смартфонов и планшетов. Кстати, на одной из презентации Apple опубликовала статистику о том, что более 40% планшетов iPad используется для бизнеса.

Работают такие системы контроля просто — на офисные компьютеры устанавливается специальная программа (или доступ к ней получается через браузер), а выездным работникам раздают смартфоны с установленным мобильным приложением. С его помощью сотрудник может просмотреть все заказы на день, время прибытия к клиенту будет всегда у него перед глазами.

При старте заказа активируется функция чек-листов — работник должен выполнять действия последовательно, «проставляя галочки» в приложении. Перескакивать через пункты нельзя — оповещение о нарушении сразу высветится на мониторе контролирующего сотрудника в офисе. По завершению работы с помощью того же приложения в офис отправляется фотоотчет.

Бизнесу важен контроль за передвижениями сотрудников, поэтому программы контроля обычно интегрируется с картографическими сервисами. Так руководители могут в режиме онлайн отслеживать перемещения своих работников — поехать неоптимальным маршрутом, чтобы по дороге решить свои дела, теперь ни у кого не получится.

Передвижение сотрудника на карте в веб-приложении Planado.ru

Реальные результаты внедрения систем контроля

Если говорить о цифрах прироста эффективности от использования программ и приложений для контроля работников, то можно привести статистику из США и России. Так, по данным McKinsey, одна из американских кабельных компаний на 80% с помощью внедрения таких инструментов увеличила число выполненных в день заказов на установку оборудования. Это, в свою очередь, привело к тому, что время ожидания монтажника сократилось на 30%.

Хороших результатов удается добиться и на российском рынке. Так внедрение ссервиса управления выездными сотрудниками Planado, в среднем, дает прирост производительности их работы на 31% — согласитесь, неплохой показатель повышения эффективности.

Кроме того, есть и еще один интересный эффект от внедрения программного обеспечения по контролю за сотрудниками. «Всплывают» сотрудники, которые пытаются противостоять программам – закрывают рукой объектив при фотосъёмке, отключают GPS в смартфоне и так далее. Такие сотрудники приносят компании вред - они думают не о хорошей работе, а о том, как лишний раз не напрячься и обмануть руководителя. Что делать с такими сотрудниками думайте сами, но их попытки «мухлевать» не останутся незамеченными, что уже хорошо.

На моей бывшей работе сотрудники заходили в офис и перемещались между отделами по электронным пропускам. В конце каждого месяца в службе безопасности распечатывали отчет и смотрели, когда мы пришли на работу, в какие отделы ходили и как долго там были.

В кабинетах стояли видеокамеры. Сотрудники не знали, когда их установили — об этом никого не предупредили. Разберемся, законно ли следить за сотрудниками и в чем мой бывший работодатель был неправ.

Как правило, работодатель использует слежку, чтобы контролировать сотрудников. Смотреть, чем они занимаются на рабочих местах, как обслуживают клиентов, не бегают ли на перекур каждые полчаса.

Согласно Конституции, каждый имеет право на тайну переписки и телефонных переговоров, лишить этого права может только суд. В то же время Трудовой кодекс РФ разрешает работодателю контролировать сотрудников и следить, как они используют офисное или производственное оборудование.

Получается, по Конституции сотрудник имеет право на личную неприкосновенность вне работы, а на работе действует ТК РФ — и он не имеет никакого отношения к личной жизни. Но на самом деле все не так однозначно.

По закону работодатель имеет право контролировать рабочие места, но в некоторых случаях сотрудник должен об этом знать и согласиться с контролем письменно. Для этого можно использовать трудовой договор или внутреннюю документацию.

На практике компании чаще всего используют видеонаблюдение, электронные пропуска, программы для контроля интернет-трафика и переписки по электронной почте. Расскажу, как законно их применять.

Видеонаблюдение — одна из распространенных мер контроля на работе. Камеры можно встретить в магазинах, кафе, автосалонах, салонах красоты — везде, где работают люди.

Чтобы наблюдать за сотрудниками, обязательно их согласие. Ведь в рабочее время человеку может позвонить родственник или друг, а личный разговор — уже частная жизнь. Собирать и хранить подобную информацию можно только с согласия человека. Обязательно оповестите сотрудников о видеонаблюдении, чтобы избежать претензий о вмешательстве в личную жизнь.

Оформить согласие на видеосъемку с новыми сотрудниками можно с помощью трудового договора или должностной инструкции. Для уже работающих сотрудников можно сделать дополнительное соглашение к трудовому договору и отдать им на подпись. Предупредить нужно за два месяца до установки оборудования.

Видеосъемку можно использовать как основание для увольнения работника или как доказательство в суде. Если сотрудник не даст своего письменного согласия, то использовать съемку не получится.

Например, в Москве работодатель лишил сотрудника премии за опоздание на работу. Доказательством послужила видеозапись с рабочего места и проходной. Работник не согласился с работодателем и пошел в суд, но проиграл.

Работодатель имеет право отслеживать интернет-трафик и читать переписку, которую сотрудник ведет с рабочего или личного почтового ящика, используя рабочий компьютер. Чтобы контролировать переписку и трафик, согласие работника не требуется.

Одна из обязанностей компании — обеспечить сотрудника рабочим оборудованием, которое он должен использовать только в рабочих целях. Компьютер, программа, корпоративная почта — все это принадлежит организации, и работник не имеет права использовать чужую собственность для решения личных вопросов.

Но компания не может просто взять и взломать личный почтовый ящик — это вторжение в личную жизнь. Чтобы все было по закону, организации используют специальные программы для отслеживания трафика. Они контролируют входящую и исходящую информацию и фиксируют адреса пересылки.

Сотрудник службы безопасности видит, что рабочую информацию пересылают с офисного компьютера на личную почту, и может перехватить файлы. И если внутренними правилами такая пересылка запрещена — есть основания для служебной проверки. По итогам проверки директор решает, что делать с нарушителем.

Например, сотрудника ЗАО «Интеллектуальные технологии» уволили за то, что он с рабочего компьютера отправлял на личный почтовый ящик рабочую документацию компании и прайсы. Сотрудник обратился в суд, но проиграл дело.

Компания может установить электронную пропускную систему — для этого не нужно согласие работников. Каждому сотруднику выдают именную карточку, по ней видно, когда он пришел и во сколько ушел.

Все данные из электронной системы можно распечатать и пофамильно проверить каждого работника. Вместо электронной системы можно использовать и обычную тетрадку. В ней работники отмечают время прихода на работу и ухода домой. Каждый сотрудник обязательно ставит подпись.

Информацию из распечатки работодатель может использовать в суде, чтобы обосновать увольнение сотрудника. Например, в Москве сотрудница опоздала на работу дважды и ее уволили. Суд встал на сторону работодателя.

Для увольнения вы использовали видеозапись, сделанную вне рабочего места, например, разговор в курилке или столовой — можете получить штраф. Для должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в 1000—5000 ₽, для ИП — в 1000—5000 ₽, для компаний — в 30 000−50 000 ₽.

Если кто-то выложит в сеть видео, на котором сотрудники говорят о личном не на рабочем месте, а согласия на запись нет, то можно заплатить 200 000 ₽ или отдать зарплату за 18 месяцев. Могут лишить права работать в должности три года или лишить свободы на срок до двух лет.

Читайте также: