Как контролировать удаленных сотрудников

Опубликовано: 17.09.2024

Вторая волна пандемии заставила бизнес снова подумать об удаленке. Удаленные сотрудники выгоднее работодателю — им не нужно арендовать квадратные метры офиса, а самим работникам не приходится проводить пару часов в день в общественном транспорте, а потом - в очереди на КТ. Такая работа идеальна с точки зрения заботы о здоровье. А вот с точки зрения эффективности — все не так однозначно.

Чтобы сотрудники работали, а не сидели в Instagram, есть два метода контроля: постоянное слежение и проверка на контрольных точках. Рассказываем, как их организовать.

Постоянный контроль — зачем он вам и как его создать

Постоянный контроль — это все время «держать руку на пульсе». Когда вы буквально можете отследить каждый шаг сотрудника в рабочее время и проверить, какие документы он кому-то отправил, вовремя ли отреагировал на обращение потенциального клиента, как взаимодействовал с другими отделами.

Несомненный плюс постоянного контроля удаленных сотрудников в том, что вы можете оценивать их продуктивность и фиксировать нарушения типа серфинга по соцсетям. А еще анализировать, почему сайт для интернет-магазина интимных товаров никак не могут доделать, а ресурс завода металлопроката сделали вовремя и хорошо. Большой минус подобных программ в том, что они психологически дискомфортны для самих сотрудников. Из-за тотального контроля может снижаться мотивация, а вслед за ней — производительность труда.

Организовать такой контроль можно системами учета рабочего времени. Некоторые из них способны записывать все, что делают ваши сотрудники. Работники устанавливают софт на ПК, а вы потом можете просмотреть отчеты и даже запись экрана.

Сервисы для контроля сотрудников на удаленке

Kickidler. Эта программа совмещает в себе несколько функций. Она может собирать информацию о нажатии пользователем клавиш, записывать экран все рабочее время, отслеживать эффективность сотрудников и формировать отчеты. Еще в ней есть функция «Автокик»: это когда софт отслеживает, чем занят сотрудник, и высылает ему оповещения, когда его производительность снижается.

Так выглядит отчет о рабочем дне — видно, кто выключает ПК раньше, а кто работает дольше

Стоимость сервиса Kickidler зависит от количества сотрудников и срока пользования. Минимальная цена — 183 руб. за одного сотрудника в месяц. Есть бесплатная версия для 6 компьютеров, но ее функционал ограничен: софт может только вести онлайн-трансляции с ПК сотрудников и записывать нажатия клавиш.

CrocoTime. Проводит мониторинг работы сотрудников за компьютерами, собирает информацию об используемых сайтах и программах. Формирует отчеты о том, чем работники занимались весь день, и ведет табели учета. А еще программа может анализировать бизнес-процессы компании и находить в них слабые места, подсчитывать, сколько сил и времени сотрудники вкладывают в отдельные проекты.

Отчет по посещению сторонних сайтов сотрудниками

У CrocoTime две версии: облачная и локальная. Стоимость облачной — 250 руб. в месяц за одного сотрудника. Цена на локальную обсуждается индивидуально. Есть бесплатный пробный период.

Bitcop. Эта программа полностью контролирует рабочее время сотрудников — ведет записи посещенных сайтов, делает скриншоты экрана с определенной периодичностью, мониторит использование программ и поисковые запросы, составляет отчеты. Кроме того, она может вообще блокировать нежелательные сайты типа социальных сетей и предотвращать утечки информации. А еще сервис может быть невидим для конечного пользователя — ваших сотрудников на удаленке.

Хронометраж рабочего дня: можно посмотреть, какие программы запускал сотрудник

Bitcop предоставляет две версии. Облачная стоит 210 руб. за одного сотрудника в месяц. Локальная — 3 300 руб. за одного сотрудника, а лицензия действует бессрочно. Есть бесплатная облачная версия, но она поддерживает контроль только одного сотрудника.

StaffCop. Программа автоматически заполняет табель рабочего времени на каждого сотрудника, делает скриншоты рабочего экрана, ведет учет посещений разных сайтов. Вы можете получать уведомления о нарушениях прямо на email и в любой момент подключаться к ПК сотрудников, чтобы в режиме онлайн смотреть, чем они занимаются.

Стоимость сервиса рассчитывается индивидуально. Цена зависит от количества сотрудников и необходимых функций. Чтобы узнать точную сумму, отправьте запрос на коммерческое предложение на сайте StaffCop.

Подобных сервисов много — попробуйте и выберите самчй удобный для себя. В 2020 году их популярность выросла, и в условиях повышенного спроса они развиваются быстрее. Комментирует Денис Голубцов, директор по развитию ABS-акселератора Selvery:

Проверка на контрольных точках

Принцип контроля прост: вы по каждому проекту назначаете точки проверки — например, в создании сайтов это может быть разработка структуры, дизайн, наполнение, верстка. А при удаленном контроле работников ТСЖ контрольной точкой может служить фотография убранного двора или окрашенной детской площадки. И неважно, как сотрудники будут делать задачи и какой стороной держать кисточку — главное, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Фактически при таком методе вы контролируете не процесс работы, а результат. Но на всех этапах.

Организовать проверку удаленных сотрудников на контрольных точках можно с использованием специальных инструментов.

Ежедневные или еженедельные отчеты. Они подходят, если сотрудники работают не над конкретными проектами, а выполняют повторяющиеся действия — например, обрабатывают входящие обращения. Можно использовать CRM-системы: в них можно смотреть отчет по каждому работнику за любой период времени. Если пока не используете CRM, можно просить сотрудников присылать отчеты в мессенджеры или заполнять сводную «Google Таблицу».

Чек-листы. Это когда «отчет» пишут заранее, а потом просто отмечают этапы его выполнения. Вы видите, что контрольные точки достигнуты, и можете проверить результат. Чек-листы можно заводить где угодно, в той же CRM-системе. Популярнее всего метод канбана, когда сотрудники перемещают задачи по столбцам в зависимости от этапа их выполнения, а вы можете видеть картину целиком. Метод канбана реализован в бесплатном Trello и других таск-менеджерах.

Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, не контролирует каждый шаг работников, а предпочитает правильно ставить задачи и оценивать важные промежуточные этапы:

Вне зависимости от метода нужно организовать грамотное управление удаленными сотрудниками: создать простую коммуникацию, четко ставить задачи и наладить документооборот.

Как все-таки организовать контроль сотрудников на удаленке

Универсального «рецепта» нет — все зависит от того, какая у вас ниша, продукт, штат. Если на удаленке всего пара сотрудников, можно легализовать отношения с ними и не париться с системой канбана, а сделать общий чатик в Telegram или «ВКонтакте». И получать там ежедневные отчеты и задавать вопросы на контрольных точках.

Если штат большой, следить за всеми сотрудниками сложнее. Можно построить систему контроля по-другому, например:

по утрам проводить планерки по видеозвонкам в Skype или Zoom;
использовать таск-менеджер, чтобы проверять контрольные точки проектов;
отвечать на срочные вопросы в мессенджерах, там же дополнительно контролировать ход работ;
получать ежемесячные и еженедельные отчеты.

Пока вы не попробуете какой-то метод, не узнаете, подходит ли он вам. Внедряйте понравившуюся схему контроля небольшими «порциями» и отслеживайте результаты — удобно ли вам и сотрудникам работать по ней и повышается ли производительность труда.

Опыт реальных предпринимателей

Мы опросити предпринимателей о методах контроля «удаленщиков». Сергей Дегтярев, основатель холдинга Catalyst, управляющей компании по развитию франшиз, не контролирует каждый шаг сотрудников, а создал многоступенчатую систему контроля на ключевых этапах:

Григорий Бурденко, генеральный директор digital-интегратора DD Planet, отслеживает и ход работы, и контрольные точки. При этом не использует программы для записей экрана, а просто разбивает задачи на этапы и оценивает эффективность сотрудников:

Константин Митин, руководитель направления консалтинга ГК «ЛАРГА», использует и постоянный контроль, и проверку на определенных точках в зависимости от ситуации. Он рассказал нам о том, почему выбрал конкретный сервис для организации контроля, и как все устроено в компании:

Подписывайтесь на Telegram-канал ПланФакта, чтобы первыми получать новые полезные статьи!

От перехода на удаленное взаимодействие с сотрудниками многие компании удерживает боязнь потерять контроль над ситуацией – непонятно, как убедиться в том, что специалист свои восемь часов действительно работает, а не просиживает в социальных сетях. Казалось бы, решение – в инструментах слежения за пользователем: в системах учета рабочего времени, в контроле присутствия, съемке веб-камерой и т.п. Но мы в «Максилекте» принципиально не используем такие инструменты, действуя на ином, управленческом уровне.

(на фото — известный стритарт от Banksy, фотограф — Niv Singer)

Как мы держим руку на пульсе, чтобы работа компании была эффективной, и почему это работает – под катом.

Мы доверяем своим сотрудникам. Довольно банальное заявление для рассказа о контроле, но это действительно так. Вместе с тем я согласен с известной пословицей: «Доверяй, но проверяй». И мы доверяем, но контролируем. Однако углубиться в детали этого контроля нельзя без некоторого введения в первоначальные договоренности и задачи, которыми мы занимаемся.

О чем мы договариваемся на старте

При приеме на работу с сотрудником оговариваются все условия – мы придерживаемся политики максимальной прозрачности. Никаких «я подразумевал» – все нужно обсудить.

По каждому из пунктов мы стараемся быть гибкими – учитывать особенности жизни ребят из разных регионов, их личные пожелания. К примеру, у нас есть некий стандартный график – с 8-9 до 17-18 часов по Москве с учетом часового обеда по рабочим дням, в соответствии с производственным календарем РФ. Но иногда у сотрудника есть личные обстоятельства, из-за которых он хочет закрепить за собой, например, двухчасовой обед или перерыв в нестандартное время. Свои особенности могут быть и у проектов, на которых будут работать специалисты (предположим, клиент, с которым надо держать связь, находится в другом часовом поясе). Все это мы обсуждаем на старте.

Подробно обсуждается не только график работы, но и другие аспекты взаимодействия, к примеру обязательства относительно релизов (тот факт, что вся команда должна быть доступна в оговоренное время), возможность командировок один-два раза в год и т.п. По сути, мы договариваемся о рамках, внутри которых будем сотрудничать.

У нас есть условия, которые необходимо соблюдать в случае нарушения этих рамок. Если возникают обстоятельства, из-за которых нужно начать позже, закончить раньше или вообще не выйти в определенный день, все должно происходить открыто: сотрудник должен предупредить свою команду. Теоретически пропущенные часы необходимо отработать, но в корпоративной политике у нас предусмотрен некий временной люфт, за который никто не накажет: двое суток в году каждый сотрудник имеет право потратить на свои дела, не объясняя причин. Если «разрешенные прогулы» закончились, всегда можно взять день от оплачиваемого отпуска или отгул за свой счет, ну или отработать по согласованию с командой. Главное – предупредить. Гибкими условиями мы стараемся свести к минимуму необходимость как-то выкручиваться и нарушать договоренности.

Нет слежке!

Изначально выстраивая процессы удаленной работы, мы не стали тратить усилия на введение практики контролирующих звонков сотрудникам или внедрение инструментов микроменеджмента – средств контроля присутствия онлайн или видеонаблюдения через веб-камеры. С моей точки зрения, для интеллектуального труда они бессмысленны. Сначала требуется вложиться в покупку инструментов, потом тратить время и силы на разбор отчетов. Но ответа на главный вопрос – решил ли сотрудник поставленную задачу – они все равно не дают.

Наша позиция объясняется еще и тем, что сотрудники, у которых с самоорганизацией все в порядке, негативно относятся к подобным инструментам. «Результатники» испытывают дискомфорт, когда за ними пристально наблюдают. Снижается мотивация, а мы не можем этого допустить.

Мы не «процессники»,
мы – «результатники»!

В первый год работы «Максилекта» у нас даже был проект на Upwork, где мы отказали клиенту во включении средств контроля, т.к. считаем, что наши сотрудники не должны работать под счетчиками (на уровне Upwork он требовал скрин экрана нашего сотрудника раз в 10 минут). Несмотря на наш отказ, клиент согласился с нами работать и остался доволен итоговым результатом. Тогда мы сошлись на том, что трудозатраты будем списывать вручную, высылая короткие еженедельные отчеты. Вопросов по ним в итоге не было.

Контролируем результат

До сих пор речь шла только о наших договоренностях с сотрудниками. То, как мы контролируем их соблюдение, зависит от особенностей проекта.

«Максилект» в большей степени ориентирован на выполнение сложных задач под ключ. При такой постановке вопроса мы сами решаем, как прорабатывать проект, и декомпозируем задачи на элементарные составляющие. А дальше идет обычная работа проектного менеджера или тимлида (в некоторых проектах – их совместное участие) в соответствии с agile-методологией. Как и у всех, у нас тоже есть недельные спринты и ежедневные созвоны, позволяющие координировать разработку.

Мы предполагаем, что все заявленное время сотрудник занимается полезной работой. Исходя из этого, распределяются задачи, назначаются видеоконференции и т.п. Ведь рабочий процесс – это не просто получение задач на неделю и их выполнение в гордом одиночестве. Команды постоянно взаимодействуют – при удаленном формате работы это даже важнее, чем в офисе. Незаметно «исчезнуть» из всего этого взаимодействия невозможно.

Поскольку все происходит внутри команды, контроль на удаленке фактически ничем не отличается от контроля в офисах распределенных компаний, когда, например, одна часть команды сидит в регионе, а другая – в столице. Возможные накладки по срокам, отставания отдельных сотрудников и прочие неприятности если и возникают, то становятся заметны примерно в течение недели, что позволяет оперативно реагировать на ситуацию. Иными словами, никаких принципиальных сложностей здесь нет.

На некоторых проектах у нас есть учет рабочего времени для внутренних нужд. Он, естественно, реализован не через автоматическую слежку, а через ручную отчетность («одну задачу делал столько-то часов, другую – столько-то»).

Мы не используем распространенные способы оценки коллектива и его вовлеченности, например метод 360 градусов, поскольку перед нами не стоит задачи измерить работу наших сотрудников по HR-метрикам – они не дают нам необходимой информации. Все проектное общение идет неформально, на человеческом языке. Но чтобы видеть ситуацию более-менее объективно, по каждому сотруднику у нас есть план на ближайшие несколько месяцев, где указываются задачи, которые он должен решить, и личные цели, например изучение новых инструментов, технологий, языков программирования. Этот план формируется сотрудником совместно с его непосредственным руководителем.

Защищаясь от «выгорания» технических специалистов, мы даем возможность сотрудникам перейти в другой проект, если, например, «приелся» стек технологий. Компания изначально заявляет, что это нормальная практика, которая не приводит к экономическим или иным санкциям, поэтому о подобных проблемах сотрудник свободно сообщает на ранней стадии и мы можем провести замены на проекте с минимальными потерями, проговорив все перестановки и предусмотрев время на обучение нового специалиста.

Есть у нас отдельные проекты, где часть команды «Максилект» работает бок о бок со специалистами заказчика. И головной боли с точки зрения контроля они доставляют больше. Разница здесь принципиальная. В первом случае мы имеем обычную внутреннюю команду, а во втором – к части команды у нас просто нет доступа, да и влияние на проект ограничено установленными на старте рамками. В этой ситуации спасают взаимоотношения с заказчиком, выстроенные совместными усилиями.

Наш основной инструмент контроля решения задач – сбор обратной связи от клиентов, на чьих проектах работают сотрудники. Аккаунт-менеджеры общаются с клиентом не реже двух раз в месяц, обсуждая, решает ли каждый отдельный сотрудник в команде и команда в целом поставленную задачу:

качественно ли выполняется работа,
вовремя ли она выполняется,
есть ли недоработки,
что понравилось или не понравилось в работе за последнее время,
что нужно улучшить в работе конкретного специалиста.

В итоге получаем контроль на уровне ключевой метрики – качества (в контексте разработки – code style, сроки и т.п.) – без промежуточных и бесполезных для нас данных, вроде открытых на компьютере сотрудника сайтов или сотен фотографий его рабочего стола. А кроме того, все довольны. Пожелания клиента учитываются, работа идет. Сотрудник имеет определенный уровень вовлеченности в проект (не просто пишет код, а становится частью проектной команды) и получает необходимую ему обратную связь.

Все работает, но есть ограничения

Понятно, что не каждого сотрудника можно встроить в наш рабочий процесс так, чтобы его вклад был оценен участниками. Сотрудники должны быть организованными и обладать рядом софт-скиллов. Встретившись с проблемой, они не могут сидеть и ждать, пока она сама разрешится, а должны попробовать решить ее самостоятельно. Если же без стороннего участия решение невозможно, проблему необходимо озвучить. Это могут не все, поэтому мы учитываем необходимые нам софт-скиллы при найме (об этом мы недавно писали). И это еще один компонент нашей системы контроля: те, кто, по нашему мнению, не впишется в процесс, просто не пройдут собеседования.

Хочу оговориться, что какими бы софт-скиллами ни обладал сотрудник, у всех бывают моменты, когда голова не работает: во время болезни, семейных неурядиц и т.п. Для нас это не повод увольнять. Но мы ожидаем, что сотрудник сам нам сообщит о проблеме, и мы вместе найдем решение (например, предоставим незапланированный отпуск). Даже если явного разговора об этом нет, в ходе личного общения мы все равно видим изменения и пытаемся помочь. Контакт с сотрудниками важен еще и с этой точки зрения.

Бюджеты и сроки

Ошибки случаются у всех. Были промахи и у нашей системы контроля. Но мы строим все процессы так, чтобы цена ошибки была минимальной.

Любую задачу мы декомпозируем на фрагменты длительностью не более 32 часов. С одной стороны, это требует больших трудозатрат на этапе оценки. Учитывая это, мы не участвуем в конкурсах, тендерах и других оценках, где пресейл с малой вероятностью приведет к проекту. Но зато в тех переговорах, где дело дошло до расчета стоимости, стараемся получить на этом этапе максимальную детализацию. Дополнительные 8 часов, потраченные на детали, позволяют сэкономить бюджет проекта и уложиться в первоначально озвученные сроки. Это касается проектов обоих упомянутых типов.

Если по каким-то причинам сотрудник не справляется, мы узнаем об этом не через полгода, а через несколько дней, в самом худшем случае – через пару недель. Может быть, у сотрудника есть объективные проблемы или же он использует не самый оптимальный подход для решения – тогда мы подключимся и поможем.

Вместо итогов хочу отметить, что наша схема вряд ли может быть внедрена в любой компании. Здесь необходимо прорабатывать всю, как это называется, корпоративную культуру, меняя фокус с процессов на результат. «Максилекту» было сравнительно легко, поскольку компания строилась так изначально. Хотя многие вещи пришлось изучать на собственном опыте. И мы продолжаем этот путь, улучшая процессы по мере приобретения нового опыта.

Все больше работодателей переводят сотрудников на удаленную работу: по данным Минтруда за последний год число работающих в таком формате россиян выросло в 110 раз – с 30 тыс. до 3,5 млн человек. Мы уже писали о новом законе об удаленке, а теперь рассказываем, как все эти идеи воплотить на практике и организовать контроль рабочего процесса так, чтобы обе стороны чувствовали себя комфортно.

Контроль в режиме нон-стоп

Первый вариант — всегда держать руку на пульсе. Для этих целей существует специальное ПО: руководитель пошагово отслеживает рабочий день удаленного сотрудника, включая отправленные документы, время реакции на обращения, а также особенности взаимодействия с другими работниками или отделами.

Плюс такого подхода: возможность достоверной оценки продуктивности, контроль нежелательной активности (например, общение в соцсетях).

Минус: психологический дискомфорт для работников, снижение мотивации и производительности труда.

Чтобы приступить к контролю, нужно установить на рабочее место сотрудника специальное ПО для учета рабочего времени. Это можно сделать и удаленно, с помощью бесплатной программы TeamViewer или аналогичных:

Kickidler: отслеживает нажатие клавиш, следит за эффективностью, регулярно отсылает отчеты и скриншоты экрана. Может автоматически присылать уведомления, если производительность работника падает. Сервис платный: от 180 р. за одного человека.

CrocoTime: следит за активностью запущенных приложений и сайтов, готовит отчеты по результатам дня. Стоимость: от 250 р. за человека.

Bitcop: строгий контролер, который отмечает открытые сайты, периодически делает фото экрана, отслеживает запущенные программы и их активность, поисковые запросы. Автоматически формирует отчеты. При необходимости может заблокировать сайты – например, не позволит в рабочее время открывать соцсети. При этом во время работы «шпион» не видим для удаленных сотрудников: например, они не знают, в какой момент приложение делает снимок экрана. Стоимость: от 200 р. за человека.

К сожалению, полностью бесплатных систем учета рабочего времени нет. Есть версии платных, но с ограниченными возможностями. Например, Kickidler поддерживает до 6 ПК, при этом может только отслеживать нажатия клавиш и периодически делать скриншоты экрана. Toggl и Tmetric позволяют отслеживать до 5 работников, но единственная бесплатная функция – формирование отчетов по рабочему времени.

Стоит учесть, что программы фиксируют все действия, совершенные в заданный промежуток времени. Поэтому сотрудникам, для сохранности личной переписки и данных в рабочее время лучше на социальные сети и посторонние сайты не отвлекаться.

Контроль в отчетных точках

Плюс: высокий уровень комфорта, нет большого потока информации как при тотальном наблюдении.

Минус: метод неэффективен для сотрудников с низкой мотивацией или плохой самоорганизацией.

Эксперты не советуют включать в удаленные проекты тех, за кем придется следить каждый час: новичков, экстравертов, работников с низким уровнем мотивации.

Отслеживая этапы выполнения задач, можно и отказаться от всевозможных трекеров и «шпионов»: они отнимают много времени и сил, требуют дополнительных финансовых ресурсов, подготовки регламентов.

Среди вариантов контроля можно выделить следующие:

Отчеты в конце дня или недели: оптимально для сотрудников, выполняющих однотипные действия (например, при обработке входящих писем). Как вариант, можно установить CRM-систему или формировать отчеты в общей таблице в Google.Документах.

Чек-листы. Руководство может заранее составить список задач на определенный срок, а работнику останется лишь отмечать выполненные пункты. Чек-лист можно организовать через CRM, бесплатное приложение Trello, различные Task-менеджеры.

Метод отчетных точек практикуется во многих компаниях: все задачи разбиваются на этапы, контроль, за которыми лежит на плечах проектных менеджеров. Для организации работы используют CRM: в системе отслеживают комментарии и сроки, ведут таблицы KPI, фиксируют задачи.

Другие варианты контроля

Вопросы самомотивации и самоконтроля выходят на первый план при удаленной работе. Эксперты советуют руководителям искать новые способы взаимодействия, чтобы в итоге получить максимальную отдачу. Среди вариантов контроля рассматривают:

Постоянные коммуникации через email, мессенджеры. Менеджеры могут делиться информацией, отправлять полезные ресурсы, проверять ход работ, помогать или подсказывать. Тесное общение – важный фактор самомотивации.

Видеосвязь. Ежедневный видеозвонок поможет согласовать планы или подвести итоги дня, оценить настроение работника. Формат требует собранности, ответственности, что настраивает на рабочий лад и не позволяет расслабиться. К тому же вербальная коммуникация улучшает взаимодействие с удаленными сотрудниками.

Интересным решением станет и MS Teams – специальная платформа с групповыми и личными чатами, голосовыми звонками и видеоконференциями (с полезными функциями вроде демонстрации экрана или общего доступа), совместной работой над документами. Тем более что разработчик предлагает бесплатный доступ на 3-6 месяцев. В дальнейшем понадобится подписка Office 365 – она позволяет работать с широкой линейкой продуктов Microsoft. Альтернативой может служить и Zoom: он хоть и не позиционируется как «корпоративная» площадка, но тоже справляется с организацией чатов и видеоконференций.

Опыт российских предпринимателей

В компании Maxilect отказались от слежки: обо всех нюансах работы сотрудники и руководство договариваются в открытую. Так как большая часть задач интеллектуальные, то отслеживать их выполнение проще по результатам. В компании реализован с помощью проектных менеджеров, agile-методологии, а также регулярных коммуникаций: телефонных звонков и видеоконференций.

Директор по персоналу компании «Самолет» Марина Романова отмечает, что в их компании строгого контроля нет: сотрудники сами определяют, какие задачи лучше решить в офисе, а какие на удаленке. За счет постоянной коммуникации удается согласовать все процессы, избежать срыва сроков. Однако такая гибкость несет и негативные явления: например, сотрудники быстро выгорают, падает эффективность, нарушается привычный график работы.

Один из руководителей ГК «Ларга» Константин Митин считает, что для новых сотрудников необходим тотальный контроль, а также постоянные коммуникации для своевременной помощи. Для остальных эффективен метод контрольных точек – они понятны по срокам и содержанию. Причем, использовать лучше не дедлайны, а redline – моменты, в которых ситуацию еще можно изменить в ту или иную сторону.

Как наладить контроль за удаленкой?

Существует множество инструментов для контроля за удаленной работой: от готовых платформ и сервисов до бесплатных мессенджеров и отчетов по электронной почте. Чтобы система работала как часы, нужно:

регламентировать способы и сроки коммуникаций. Например, в понедельник и пятницу видеоконференции в Zoom, а в конце дня отправка отчетов по почте;

давать задания по утрам в полном объеме (а не частями в течение дня, отвлекая сотрудника от работы) и оговаривать сроки их решения;

установить ПО для контроля;

составить памятки и инструкции для сотрудников о правилах дистанционной работы, принципах общения, подготовки и отправки отчетов.

Даже малый бизнес может без особых затрат организовать эффективный контроль рабочего времени сотрудников: для этого нужно лишь выбрать удобный формат и подобрать доступные инструменты.

Мониторинг экранов компьютеров — мера, к которой прибегают многие компании, чтобы обеспечить продуктивную деятельность. Но некоторые работники по-прежнему негативно относятся к этому и считают проявлением недоверия со стороны руководства.

Александр Процюк, основатель и CEO платформы по управлению удаленной компанией Teamon.live, расскажет, как комфортно для сотрудников ввести систему мониторинга, и поделится собственным опытом.

Почему программы мониторинга набирают популярность

2020 год оказался переломным для бизнеса. Многие компании были вынуждены перейти на удаленную работу, чтобы воспрепятствовать распространению коронавирусной инфекции.

По исследованиям Microsoft, полностью или частично удаленную работу внедрили 76% компаний, тогда как до пандемии этот показатель равнялся 14%. Опрос проводили среди организаций, где работает свыше 250 человек.

Внезапный переход на удаленку ставит много новых задач и трудностей для компаний. Опрос PwC выявил три основных страха работодателей, касающихся удаленной работы:

финансовые последствия;
глобальный спад производства и экономического роста;
снижение производительности.

Также, согласно отчету OWL Labs, 82% руководителей опасаются, что сотрудники на удаленке менее продуктивны и внимательны. Беспокойства обусловлены тем, что они не видят, чем заняты их подчиненные в рабочие часы. Например, кто-то может заниматься личными делами в это время.

Сейчас руководители понимают, что удаленка будет еще долгое время, поэтому вводят инструменты, позволяющие продолжать продуктивную работу в таких условиях. Один из них — программное обеспечение для мониторинга экранов сотрудников.

Как выбрать программу для мониторинга

Стоит помнить, что сотрудники обязаны знать о введении мониторинга экранов компьютеров в компании. Их необходимо уведомить об этом заранее, а также заключить с ними дополнительное соглашение о согласии на обработку данных.

Все программы для мониторинга сотрудников работают по одному принципу. Пользователь устанавливает на свое устройство программное обеспечение, при включении которого происходит запись действий на экране.

Смогут ли работники сами включать и выключать мониторинг?

Этот вопрос особенно актуален, если программа мониторинга будет установлена на личное устройство сотрудника. В данном случае лучше обратить внимание на те платформы, которые предоставляют возможность включать и выключать мониторинг экрана в любое время.

Таким образом подчиненный, использующий личную технику, сможет отключать программу в завершение рабочего дня или в перерывах, чтобы его личные данные не передавались компании.

Какие именно действия будут фиксироваться программой?

Сейчас существует достаточное количество программ, позволяющих мониторить сотрудников, и все они обладают разным функционалом.

Если для компании важно знать, какие именно сайты посещает сотрудник в рабочее время, то можно присмотреться к таким сервисам как Bitcop, ActivTrak. Если руководитель хочет видеть, чем занимаются работники на рабочем месте в режиме онлайн, то ему подойдут Kickidler и Teamon.live.

Если в компании используются также сторонние сервисы для постановки задач или контроля рабочего времени, то настроить интеграцию с ними для проведения более детального мониторинга (например, отслеживание выполнения задач сотрудниками на экранах) можно с помощью платформ Hubstaff и Teamon.live.

Если начальство хочет знать, на какие клавиши и как часто нажимает сотрудник, то стоит выбрать программы, где существует решение «кейлоггер», например, это Kickidler и ActivTrak.

Также программы для мониторинга способны выводить отчеты по продуктивности сотрудников и по количеству отработанного времени, производить скриншоты экранов, предоставлять информацию о нарушениях и выполнять еще множество различных функций.

Для подбора программы мониторинга компьютеров необходимо изучить каждую и выбрать ту, которая покажется наиболее комфортной как для руководителей, так и для сотрудников.

Как подготовить сотрудников к введению мониторинга

Для начала необходимо объяснить сотрудникам цель введения мониторинга. Они должны понимать, что это делается в первую очередь для повышения продуктивности, а не из-за недоверия к подчиненным. Так сотрудники будут более расположены к внедрению систем мониторинга и не заподозрят руководителя в постоянной слежке за своим рабочим экраном.

Во-вторых, нужно ознакомить сотрудников с программой, которую выбрали для мониторинга. Стоит показать работникам процесс и рассказать обо всех особенностях и возможностях программы. Кроме того, сотрудников необходимо уведомить о новых правилах, которые им необходимо соблюдать, и о преимуществах, которые могут открыть для себя после введения мониторинга

Также советуем вводить системы слежения именно на устройствах компании. Так сотрудник будет спокоен, что его личные данные не тронут. Если в работе используется личная техника, то правильным будет показать сотруднику как программа выключается, и убедить, что его личные данные просматриваться компанией не будут.

И последнее — правильным будет заключить с сотрудником дополнительное соглашение о введении мониторинга. Там должны быть прописаны пункты о согласии на сбор данных и о целях использования мониторинга в компании.

Как сотрудники реагируют на мониторинг

Автор опросил своих сотрудников, работающих в компании удаленно. Вот что они ответили.

Андрей, использует личную технику в работе: «Мониторинг компьютера во время использования его в рабочих целях считаю нормальной практикой».

Алексей, использует технику компании в работе: «На мониторинг компьютера отреагировал нейтрально. Если бы он осуществлялся на личной технике, то отнесся бы скорее негативно. Думаю, у многих от этого будет паранойя, что забыл включить или что это вообще не отключается».

Олег, использует технику компании в работе: «Я лично отношусь к этому весьма положительно, если это техника работодателя. А что касается моей личной техники, то мне перед тем, как давать доступ к своему личному компьютеру, нужно удостовериться, что я могу доверять программе и человеку, который будет следить за этим компьютером».

Иван, использует свою технику на жестком диске компании: «К мониторингу компьютеров отношусь нейтрально. Если бы использовал только личную технику, то создал бы отдельную учетку для работы. Считаю, что разница с работой в офисе здесь в том, что не знаешь, когда руководитель посмотрит в твой монитор».

Дарья, использует технику компании в работе: «Считаю нормальным проводить мониторинг сотрудников. Ранее в работе использовала личную технику, и единственным минусом было то, что поначалу забывала выходить из приложения по окончании рабочего дня, в остальном дискомфорта не испытывала».

Вывод

Удаленная работа будет присутствовать в деятельности многих компаний как минимум ближайшие несколько лет. Несмотря на все трудности, организации должны научиться выстраивать работу в новом режиме и вести продуктивную деятельность.

В этом помогают различные инструменты и сервисы, направленные на контроль рабочего времени, управление задачами и мониторинг сотрудников.

Если вы не хотите, чтобы сотрудников душило ощущение слежки в рабочее время при использовании всех этих инструментов и в особенности мониторинга, вы должны действовать следующим образом:

Исследование, проведенное специалистами Всемирного экономического форума, показало, что 98% опрошенных по всему миру людей хотят работать удаленно по крайней мере часть времени. Google и Facebook позволили сотрудникам работать из дома до лета 2021 года, а Microsoft и Twitter и вовсе разрешили некоторым группам работников никогда не появляться в офисах. Миллионы людей по всему миру вынуждены осваивать удаленную работу и примерять к себе концепцию виртуального офиса.

Чтобы понять, как в таких условиях эффективно использовать технологии, необходимы время и опыт. Но уже сейчас ясно, что людям придется принести большие жертвы для того, чтобы вписаться в новый порядок. Особенно в вопросах приватности.

Менеджеры озабочены контролем эффективности

Наемные работники считают главными вызовами удаленной работы «сотрудничество и коммуникацию», «одиночество» и «невозможность отключиться от работы». А вот 80% управляющих менеджеров больше всего опасаются, что удаленная работа плохо скажется на сфокусированности работников и их производительности. Перед управленцами остро встал вопрос о дистанционном контроле за эффективностью.

Несмотря на то, что люди ушли из единого пространства, где их работу контролировали менеджеры, наблюдать за ними на удаленке стало проще. И если наблюдение и контроль в офисе регулировались хоть какими-то трудовыми законами, то в условиях виртуальных офисов надзор над действиями сотрудников пока не ограничен ничем.

Программы контроля сотрудников: цифровой кнут

Один из ведущих изготовителей программ слежки за сотрудниками — Awareness Technologies — заявляет, что уже в первые недели с начала пандемии их клиентская база увеличилась в три раза.

Программы, которые рынок предлагает работодателям для контроля продуктивности сотрудников, поразительно напоминают нелегальные программы для хакинга. Только тут все правомерно: в отличие от хакерского взлома, в условиях виртуального удаленного офиса все происходит по согласию обеих сторон.

Bossware — это общее названия для программ, которые позволяют начальству мониторить работников. Они могут быть предустановлены на устройствах, которые компании выдают сотрудникам, или их могут заставить установить на личные девайсы.

Некоторые bossware-программы могут контролировать сами пользователи. Сотрудники сами их включают, когда берутся за работу, и выключают, когда хотят сделать перерыв или закончить рабочий день.

Но есть и фоновые программы, над которыми у работника нет прямого контроля, — и они пользуются популярностью у работодателей. Такие программы могут быть установлены на компьютерах, которые выдает работодатель. Но их же могут установить на личный компьютер человека без его ведома, попросив изменить настройки безопасности его компьютера.

Безопасность и эффективность

Bossware собирают данные о цифровой активности сотрудника от нажатых клавиш и сделанных кликов до видеозаписи всего, что происходит на его экране. Мониторинг активности сотрудников: отслеживание времени работы, продуктивности, соблюдения информационной безопасности компании, предотвращение разглашения рабочих тайн — основная цель таких программ.

С обеспечением безопасности все более или менее ясно: зная, что его действия записываются, сотрудник с меньшей вероятностью захочет украсть ценные данные или совершить другую махинацию. Однако не все следят за своими сотрудниками в открытую. Некоторые bossware-компании предлагают работодателям программы, которые можно «бесшумно и удаленно установить, чтобы проводить тайные расследования деятельности сотрудников и собирать доказательства нарушений, не оповещая об этом подозреваемого злоумышленника».

Надо еще понимать, что каждый работодатель понимает безопасность по-своему. Например, Amazon разрабатывает собственный bossware, предназначенный в том числе для слежки за попытками работников компании объединиться в группу, чтобы вместе потребовать, например, улучшения условий труда. Формально, профсоюзы не угрожают безопасности компании. Но, судя по всему, владелец Amazon Джефф Безос считает требование повысить зарплаты угрозой.

С повышением эффективности труда все еще сложнее. Например, точный подсчет времени, проведенного за работой, позволяет платить работникам только за активно проведенное в определенных программах время. В реальных офисах работникам часто приходилось чекиниться, когда они пришли и ушли с работы, а цифровые офисы могут проверять их каждые десять минут. Целый ряд программ позволяют веб-камере автоматически снимать сотрудника через определенные — иногда рандомные — промежутки времени. Если в момент снимка работника нет за компьютером — юнит рабочего времени не засчитывается.

Однако не любую продуктивность можно измерить кликами и нажатием клавиш, поэтому в ход идет вся остальная информация: от веб-истории и активности в социальных сетях до сбора личных паролей, слежки за передвижением работников и даже активации камер и микрофонов на их смартфонах.

Глобальный эксперимент

Сейчас мы наблюдаем переоценку норм приватности и в сфере работы. В Германии разрабатывают ряд законов, которые должны сделать опцию работы из дома легальным правом каждого сотрудника. Но пока мы находимся в переходном периоде, когда удаленная слежка за сотрудниками все еще не ограничена законом. Это испытание для всех участников процесса.

Как далеко готовы зайти работодатели в своей слежке за сотрудниками? Сколько прав и свобод готовы уступить работники? Как на это смотрит государство, которое до недавнего времени обладало монополией на такую подробную слежку за гражданами?

Встает и вопрос о том, что работодатели — вообще-то тоже люди, часто конфликтные и тираничные. Даже небольшое различие в должностной иерархии может поставить одного работника (наблюдателя) в позицию власти над другим (наблюдаемым). Нет никакой гарантии, что люди не будут пользоваться инструментами слежки абьюзивно и без надобности.

Компаний, вложившихся в bossware, десятки тысяч. Даже если удаленная работа закончится, и все вернутся в офисы, у них не будет мотивации отказаться от использования такого эффективного инструмента надзора. Так что корпоративная слежка в любом случае станет частью новой нормы.

Но какой станет эта норма — зависит от того, как мы поведем себя в этот переходный период.

Подписывайтесь также на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.

Читайте также: