Как организовать работу удаленной команды

Опубликовано: 06.07.2024

В 2020 году, весь мир был вынужден в один момент перейти на удаленную работу. При этом, в этом формате есть определенные преимущества как для предпринимателей, так и для рядовых сотрудников. В этой статье мы расскажем, как создать удаленную команду и управлять ее работой.

Прежде всего, сделайте выбор между удаленным и распределенным форматом работы.

Удаленная команда представляет собой работу, при условии что в компании совсем нет физического офиса. Все сотрудники имеют возможность работать из любой точки мира, просто подключившись к интернету и используя конкретный набор виртуальных инструментов.

Распределенная команда представляет собой гибридную модель, в которой есть удаленные сотрудники, а есть те, кто сидит офисе. Проще говоря, это промежуточный этап между офисным и дистанционным форматом. Как и удаленщики, распределенные команды полагаются на тот же инструментарий для настройки совместной работы, но в их жизни играет определенную роль корпоративная культура.

Если у вас есть физический офис, на удаленку стоит переходить постепенно, формируя распределенную команду. Но, начиная свое дело с нуля, попробуйте изначально погрузиться в 100% удаленную работу.

Дальше, выпишите список базовых требований ко всем кандидатам. При этом, думайте не только о профессиональных навыках человека, а об его характере, владении иностранными языками и общей мотивации работать. В зависимости от компании и должностных обязанностей, эти характеристики могут сильно отличаться. Контрольный список характеристик для всех сотрудников Adventures Lab выглядит примерно так:

проактивность. Важно, чтобы человек был способен и не боялся сам предложить решение проблемы;
автономность. Умение справляться с мелкими задачами самостоятельно;
понимание рынка инвестиций. Человек должен иметь опыт работы в индустриях, связанных с бизнесом и финансами, интересоваться трендами и профильными новостями;
профессиональные навыки. Кандидат должен владеть определенным стеком навыков для выполнения своих обязанностей и быть заинтересованным в их развитии.

Определитесь с тем, где именно вы будете искать потенциальных кандидатов. Это могут быть общие сайты фрилансеров (например, Upwork или TECLA), крупные профильные сообщества (например, Behance или ArtStation) или деловые социальные сети (например, LinkedIn). Также, можно использовать платформы для размещения вакансий (например, rabota.ua или work.ua), но, учитывая разнопрофильность и количество соискателей на подобных сайтах, вам придется “искать иголку в стоге сена” в процессе просмотра резюме.

Если у вас нет времени на поиск подходящего работника, обратитесь к опытному HR-у. Рекрутеры команды Adventures Lab помогают фаундерам портфельных проектов искать лучших сотрудников, с учетом специфики их бизнеса.

Теперь, время наладить сам рабочий процесс. Создайте подобие виртуального офиса, определив стек инструментов и сервисов, которыми вы будете пользоваться.

Многие ведущие удаленные компании пользуются сервисом “Slack” для организации рабочего процесса. Альтернативные варианты: Asana, Float, Zapier или iDoneThis.

Инструменты нужно выбирать в зависимости от потребности стартапа. Чтобы выяснить, какой сервис подойдет лучше, ответьте на несколько вопросов:

Какая потребность у проекта? Например, можно искать инструмент для планирования, отслеживания затраченного на задачу времени или коммуникации с людьми.
Получится ли интегрировать сервис в рабочий процесс? Помните, что конкретный сервис нужно будет сочетать с другими инструментами. К тому же, проверьте степень его адаптированности под ваш бизнес и безопасность.
Предусмотрена ли социальность? Предусмотрите, чтобы сотрудники могли оперативно обмениваться информацией и, к примеру, общаться в чате.

Используйте любую возможность и инструмент, чтобы укрепить командный дух и обеспечить слаженность работы. Поощряйте общение и дружбу между коллегами и предоставляйте все доступные инструменты, чтобы упростить выполнение задач.

Проекты, работающие с Adventures Lab, получают доступ к сервисам топовых компаний мира, начиная с Google и Segment, заканчивая Microsoft и IBM.

В дополнение к стеку рабочих инструментов, пропишите протоколы управления и сбора статистики по выполненной работе. Если говорить о компании в целом, анализируйте показатели, которые могут повлиять на будущий успех. Например, фиксируйте посещаемость сайта, количество конверсий и т.д. Подобная статистика поможет понять, в каких местах стоит скорректировать бизнес-стратегию и какие промежуточные, краткосрочные цели можно сформировать.

Что касается отдельных членов команды - уточните KPI для каждого из них. Конкретизируйте сроки выполнения задач и количество работы, которую сотрудник должен выполнить за определенный период.

Совершенно нормально, когда что-то начинает идти не так. Сталкиваясь с препятствиями, пересмотрите свои рабочие процессы, скорректируйте инструментарий или даже бизнес-стратегию.

Кроме того, отслеживайте показатели удовлетворенности сотрудников. Формируя удаленную команду, фаундеру нужно иметь представление о том, как каждый ее участник себя чувствует и какое общее настроение в коллективе. Здоровые отношения в команде прямо влияют на здоровье вашего стартапа.

Прогресс в развитии проекта, часто связан с обстановкой в коллективе и общим самочувствием каждого члена команды. Не допускайте переутомления сотрудников, избегайте стрессовых ситуаций, выслушивайте мнение сотрудников и ищите компромисс в решении спорных моментов. Чаще всего, проблемы удаленных команд заключаются в следующем:

Фаундер находится вне коллектива. Критически важно следить за удаленной командой, моделировать прозрачность и открытость отношений в коллективе.

Регулярно созванивайтесь и встречайтесь с коллегами. Неформальная обстановка может поможет наверстать упущенное в работе и оценить атмосферу отношений в команде.

Отсутствие опытного руководителя. Любой бизнес нуждается в менеджменте, тем более когда речь идет об удаленной работе. Менеджеры должны понимать своих людей, мотивировать ее, отслеживать прогресс и решать возникшие проблемы.

Регулярно повышайте навыки управления командами. Станьте лидером, с которым будет приятно сотрудничать. Ведь судя по данным исследования ddiworld, в 57% случаев сотрудники увольняются из-за проблем в отношениях с руководством.

Недостаток коммуникации. Предусмотрите определенную социальность и улучшайте отношения среди ребят. Бывает, удаленные сотрудники чувствуют себя одинокими и изолированными от команды.

Например, создайте чаты по интересам в Slack / Telegram, занимайтесь спортом в ZOOM / Skype или введите традицию готовить ужины вместе.

Не менее важно праздновать маленькие достижения команды и каждого отдельного ее участника. Если в офисе можно поздравить сотрудников лично и, к примеру, устроить сюрприз в виде “пицца-пати”, то в удаленной работе не все так очевидно.

Важно, чтобы удаленщики чувствовали свою особенность и востребованность. Отправляйте личные сообщения сотрудникам, когда они профессионально растут; публично поздравляйте команду, когда проект достигает успеха. При этом, давайте “цифровые плюшки” за продуктивную работу (например, подарочные сертификаты на продукты или услуги).

Создание и управление удаленной командой может быть сложным, но очень полезным квестом. Чтобы работать продуктивней, читайте статьи Adventures Lab, следуйте нашим советам и празднуйте свой успех.

Многие работодатели считают, что сотрудники эффективно работают исключительно в офисе. На практике организовать продуктивную работу можно и удаленно. Все больше компаний, в том числе крупных, это делают.

Мы расскажем, какие техники и приемы они используют, чтобы организовать удаленную работу сотрудников. Как управляют, контролируют и мотивируют персонал на расстоянии.

Содержание статьи:

Общие принципы организации удаленной работы

Для эффективной работы сотрудников из дома необходимо создать систему со следующими элементами:

Каналы связи. Они должны быть едиными для всех сотрудников. Важно объяснить, почему не нужно использовать разные виды связи (это создает путаницу).
Запасные каналы экстренной связи. Обычно это телефон связного, о роли которого расскажем отдельно.
Виртуальный планинг и доска объявлений. Есть много сервисов, о которых мы расскажем ниже, позволяющих быстро и бесплатно их завести.
Оперативный способ обмена файлами.
Хранилище неактуальной информации (на случай, если она потребуется).

Для выбора основных каналов связи желательно помнить о «правиле одной кнопки». Плохо, когда сотруднику нужно то передать информацию по почте, то хвататься за телефон, а то набирать сообщения в мессенджере. Желательно найти канал связи, который не потребует разных гаджетов. Например, старый добрый Skype обеспечивает и чат, и звонки, и групповую связь.

Обычно, чтобы организовать удаленную работу сотрудников, достаточно трех каналов связи:

Общий чат.
Горизонтальная связь между сотрудниками (корпоративная почта и мессенджер с группами работающих по одному проекту).

Линия контакта со связным.

Если сотрудников много, то в общем чате сообщения будут слишком быстро «убегать», а чтобы найти нужное – потребуется время. Сотрудникам придется пролистывать море ненужной информации. Поэтому в общем чате нужно выкладывать сообщения, касающиеся абсолютно всех. Дополнительно желательно иметь канал неформального общения.

Важно! Чтобы организовать удаленную работу сотрудников, объясните им, как правильно общаться онлайн:

Все письма должны иметь тему. Если ведется работа по разным проектам, в начале темы можно указывать название проекта, URL сайта и т.д. Это позволяет структурировать переписку.
Каждый документ должен храниться минимум в двух местах, доступ к которым можно осуществлять с разных гаджетов. Допустим, эскиз сразу сохраняется в общем хранилище на ГуглДиске и в личном архиве в облаке. Это исключает ситуацию, когда в случае поломки компьютера удаленного сотрудника важный документ пропадет.
Важное правило организации удаленной работы сотрудников! Все договоренности, достигнутые в разговоре или переписке, сразу фиксируются в виртуальном планинге. Если договоренности не зафиксированы, значит, их не было. При разборе спорных вопросов они не учитываются.
При необходимости получить помощь или решить непредвиденный вопрос сотрудник обращается только к связному, не отвлекая коллег от работы.
Все пароли и логины должны быть собраны в один файл и храниться в трех видах: на компьютере сотрудника, на бумаге и у связного. Данная информация должна быть надежно защищена.

Виртуальный планинг и доску объявлений желательно сделать максимально яркой и наглядной. В небольшой команде она может быть одной на всех. В других случаях – по группам, работающим над определенными проектами. Конечно, сотрудник личный план ведет так, как ему удобно – хоть в голове, хоть на клочке бумаги. Но общий план позволяет не только синхронизироваться, но и наглядно видеть движение в компании, общую работу, фиксировать задачи и достижения.

Какую роль играет связной в команде удаленных сотрудников?

Связной – это сотрудник, на которого возложены задачи обеспечения коммуникаций и взаимодействий. Он подобен менеджеру проекта в реальном офисе – помогает контролировать удаленных сотрудников. Руководителю лучше не брать на себя задачи связного – увязнете в текучке.

В маленьких командах иногда связной нужен только в первые недели при организации удаленной работы сотрудников. Потом налаженная система работает сама. Но часто этот человек определен на постоянной основе. Не обязательно, чтобы он выполнял только коммуникативную функцию. Это может быть лишь одной из его обязанностей.

При выборе связного стоит ориентироваться не на должность, а на склад личности. Он должен испытывать удовольствие от общения, быть позитивным, дружелюбным, оперативным, испытывать желание помогать. На практике доводилось видеть компании, где связными были и бухгалтера, и айтишники, и редакторы.

Как организовать обмен информацией между удаленщиками?

В хранилище данных стоит задать систему: дерево папок с названиями. Принцип организации может быть по типам документов, проектам, сотрудникам. Также можно дублировать документы по двум системам. Например, договор копируется в папку «Договора с контрагентами» и в папку «Контрагент «Ромашка».
Стоит завести отдельную резервную папку с названием типа «Контролируемый хаос», куда сохранять все, не совпавшее с логикой дерева папок. Периодически данную папку необходимо проверять и дорабатывать структуру папок в основном хранилище.
Важно определить четкие признаки, по которым документы из папок с оперативной информацией переносятся в хранилище неактуальной.
Удаленные сотрудники должны иметь доступ только к тем данным, которые нужны им для работы. Если специалист должен только просматривать документ, у него не должно быть прав его редактировать или удалять. Правильная настройка прав поможет контролировать удаленных сотрудников.

Хранить нужно все и всегда! Периодически для высвобождения пространства можно сжимать рабочую информацию или копировать ее на резервные носители. Регулярное создание бэкапов – золотое правило организации удаленной работы сотрудников, которое сбережет массу времени и нервов.

Какой софт, инструменты и сервисы нужны для удаленной работы?

Есть множество специализированного ПО для виртуальных команд. В этой части статьи мы расскажем, как организовать работу удаленных сотрудников из дома, коворкинга или другого места при помощи софта.

Отлично зарекомендовали себя системы CRM. Они позволяют не только управлять взаимоотношениями с клиентами, но и ставить задачи, контролировать их выполнение и вести проекты. Одними из лучших разработок считаются CRM-система Мегаплан, Простой Бизнес, Битрикс24, Яндекс.Коннект. Последние две имеют бесплатные версии. Посмотрите обзор бесплатных и платных CRM-программ.
Чтобы контролировать удаленных сотрудников, можно использовать программы для совместной работы. Многие команды, работающие удаленно, для постановки и контроля задач используют доски на бесплатном сервисе Трелло.
Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют удаленно обмениваться документами, заключать договора, принимать на работу удаленных сотрудников, значительно сократить расходы на печать и обмен бумажными документами. Для электронного обмена документами можно использовать Диадок.
Для организации ЭДО потребуется электронная подпись, оформить которую можно в компании Контур.
Организовать удаленную работу сотрудников помогут программы для созвона и конференцсвязи. Для этого подойдет Skype. Он позволяет не только созваниваться, но и посылать документы, обмениваться изображениями, проводить аудио-видео конференции. Альтернативой может стать Zoom.
В почтовых сервисах есть встроенные планинги (календари), планировщики задач, некоторый объем бесплатного облачного хранения. Если сделать общий доступ в одну из почт, то мы получим яркий и наглядный планинг, файлообменник и доску объявлений для компании.
Комплекс средств Google – Документы, Драйв (хранилище), Таблицы и Презентации – может полностью покрыть потребность в удаленных каналах обмена файлами и архива. Аналогичные программы для организации удаленной работы сотрудников есть в компании Яндекс.
Даже социальные сети можно использовать для дела в малом бизнесе. Например, закрытая группа в сети ВКонтакте может стать и доской объявлений, и файлообменником, и чатом.

Для удаленного доступа, помощи в наладке оборудования подойдет элементарный TeamViewer.

Как управлять, ставить задачи и осуществлять контроль удаленных сотрудников?

Постановка задач – альфа и омега управления сотрудниками вообще. При организации удаленной работы сотрудников значимость этого вопроса многократно увеличивается. В живом общении мы можем переспросить, подойти и посмотреть, что и как делает другой человек. В виртуальном пространстве мы опираемся только на письменный источник.

Задание должно быть коротким, конкретным и не допускать разных толкований. Помните: все, что может быть неправильно понято – будет неправильно понято!

Что рекомендуется сделать для эффективной работы и контроля удаленных сотрудников:

Различать общие правила и конкретное техзадание. Первые должны быть продуманы, оформлены памяткой, доведены до сведения сотрудников (во многих компаниях по ним даже проводят «зачет»). Дублировать их в каждом задании не нужно. Если что-то стало повторяться в задачах слишком часто – анализируем и выводим в общие правила.
Конкретные техзадания можно формулировать по принципу SMART. Лишние слова и обороты исключаются. На практике встречались с руководителем, который ввел правило 12 слов для задания.
Контролировать работу удаленных сотрудников эффективно с помощью системы «трех точек». При выдаче задачи определите три контрольные точки:
- Обратная связь сразу после или через небольшой промежуток (все ли ясно по ТЗ, обеспечен ли сотрудник средствами выполнения, посильна ли задача).
- Промежуточная обратная связь примерно на середине «дистанции». Важно проконтролировать, что работник правильно выполняет работу до того, как будет сделана большая часть задания.
- Приемка готового результата. В случае ошибок – разбор и постановка задач на доработку.

Используйте шаблоны для типовых задач. Они полезны, когда нужно организовать удаленную работу сотрудников. Например, такие шаблоны реализованы в CRM-системе Мегаплан. Они позволяют экономить время менеджеров. Кроме того, в шаблонах отточены формулировки, имеются ссылки на инструкции и другие документы, поэтому задачи выполняются быстрее и с высоким качеством.

В 99% случаев все остальные телодвижения в сфере контроля удаленных сотрудников – от лукавого. Стремление бесконечно держать руку на пульсе, проверяя все и вся – проявление особой формы ОКР, «зуда контроля», свойственного многим руководителям. Если ваши подчиненные нуждаются в постоянных «пинках», значит, либо вы ошиблись при подборе, либо что-то не так в организации удаленной работы сотрудников. В остальных случаях адекватные профессионалы сами стремятся вовремя и качественно выполнить работу. При хороших коммуникациях о форс-мажорах и затруднениях они вас предупредят.

Минимизируйте совещания, проверки, попытки контролировать каждый чих удаленщиков. Ваш труд как руководителя имеет более ценное применение – стратегия развития, мотивация, аналитика и многое другое.

Как мотивировать удаленных сотрудников?

Так же, как и сотрудников в офисе. Для этого необходимо анализировать их потребности и привязывать результаты труда к их удовлетворению.

Особенностью удаленки является то, что сотрудники нуждаются в большем объеме обратной связи и поддержанию командного духа. В офисе мы многое считываем по невербальным сигналам: горящие глаза шефа при обсуждении нового проекта, восхищение коллег, строгий взгляд главбуха… При работе удаленно нужно все это перевести в слова (в крайнем случае – в эмодзи) и дать больший объем регулярной обратной связи.

Продумывая, как организовать удаленную работу сотрудников, важно уделить внимание способам поддержания командного духа.

Корпоративный дух стоит на трех китах:

Ритуалы.
Послания в духе «мы все в одной лодке».

Связь в формате «мы тебя видим, ты нам нравишься».

Старайтесь чаще хвалить сотрудников, если на то имеются основания. Для повышения мотивации удаленных сотрудников привязывайте размер оплаты труда к количеству выполненных задач и их сложности. Например, в CRM-системах есть возможность указывать в каждой задаче сумму, которую получит сотрудник за ее выполнение. Можно давать бонусы, если закрыты задачи сверх плана.

Для многих людей хорошая мотивация – это возможность достойно зарабатывать, выполняя полезные и нужные задачи. Если грамотно организовать удаленную работу, сотрудники могут трудиться даже продуктивнее и зарабатывать больше, чем в офисе.

Как адаптировать персонал к удаленной работе?

Не переводите сразу всех, сделайте «исход из офиса» поэтапным. Посмотрите статью, как перевести сотрудников на удаленную работу. В ней содержатся советы, как организовать данный процесс.
Вручите каждому памятку (каналы связи, связной, графики работы сотрудников, пароли и логины, способы получения задания и отправки результатов).
Обеспечьте сотрудников средствами для работы (ноутбук, гарнитура и т.п.).
Первое время не злоупотребляйте видеосвязью. Все же дом – это личное, сотрудники могут быть смущены пробегающим котом или отсутствием ремонта в съемной квартире. Позже все привыкнут и перестанут обращать внимание.
Дайте несколько часов или день для организации нового рабочего места.

Обяжите сотрудников иметь реальное фото на аватарках. Это помогает поддерживать личный контакт и командный дух.

Как обеспечить безопасность данных при удаленной работе?

С точки зрения закона – подпишите с работниками договора об ответственности за сохранение конфиденциальной информации. ТК РФ позволяет сделать это. Посмотрите статью, как принять сотрудника на дистанционную работу.

Для обеспечения технической стороны идеальны специальные ноутбуки с контролем отпечатков пальцев и VPN-сеть. Но задайте себе вопрос – вы действительно храните тайны мирового масштаба?

В большинстве случаев решить проблему помогает грамотная настройка прав доступа. Сотрудники должны получать только ту информацию, которая им необходима для выполнения своих функций. Поэтому внимательно следите за тем, кто и к какой информации имеет доступ.

Советы по управлению удаленной командой

Конечно, далеко не все виды бизнеса могут «уйти в облако». Но удаленная работа – это не только тренд современности, но иногда и необходимость. Даже если ваша компания работает оффлайн, имеет смысл заранее прописать регламенты для перевода части процессов на удаленку и подготовить персонал к такому формату работы.
Привязывайте оплату труда к результатам, производительности и качеству работы. Наиболее эффективный способ оплаты на удаленке – сдельный или сдельный + премии за особые заслуги.
В идеальной ситуации каждый сотрудник должен иметь KPI, по которым оценивается его труд. Он должен знать эти показатели и иметь возможность в любой момент их посмотреть.
Для организации удаленной работы важно приучить всех решать проблемы самостоятельно. Если сотрудник сталкивается с проблемой, то вначале пусть ищет ответ в корпоративных базах и только потом обращается к руководству. Иначе вы увязнете во множестве мелких вопросов.
Создавайте корпоративные Wiki, энциклопедии, базы знаний, в которых работники смогут находить ответы на свои вопросы.
Старайтесь быть в курсе бытовых условий сотрудников. Ведь когда они работают удаленно, любые домашние проблемы сказываются на них сильнее.
По возможности устанавливайте для людей гибкий график, но требуйте жестко соблюдать дедлайны.

Проводите корпоративные мероприятия онлайн: обучение, тренинги, вебинары. Это укрепляет командный дух.

В команде EdMarket 25 человека, которые работают из разных городов и даже стран. Как организовать работу коллектива вне офисных стен и возможно ли поддерживать командный дух среди удаленщиков? Давайте разбираться.

Плюсы и минусы удаленной работы

Если вы задумываетесь о создании удаленной команды (или хотите стать ее частью), плюсы для вас очевидны. Вы и ваши сотрудники не привязаны к офису и можете работать из любой точки мира. Вы не тратите денег и времени на то, чтобы добраться в офис и обратно (по пробкам такой путь может занимать больше часа в каждую сторону). Вы можете нанять лучших специалистов со всего земного шара. В конце концов, если вы собственник, вы спокойно вычеркиваете аренду офиса из числа постоянных трат.

Но все перечисленное не означает, что удаленная команда — это идеальное решение для любого проекта. Есть у нее и минусы:

высокий уровень менеджмента

Вам придется потрудиться, чтобы организовать работу удаленной команды. Не получится дать задание, просто встретив сотрудника в коридоре.

сложность контроля загрузки

Ваш сотрудник находится далеко от вас, и не всегда очевидно, можно ли поручить ему еще одну задачу, или он и так уже завален срочными делами и находится в одном шаге от нервного срыва.

дополнительные усилия для формирования корпоративных ценностей и плотного контакта

Чтобы получить именно команду, а не группу удаленных и разобщенных специалистов, вам понадобится целый комплекс мер и усилий. О них поговорим дальше.

Как нанять сотрудника-удаленщика и не ошибиться с выбором?

Далеко не каждый специалист — даже высококлассный — справится с удаленной работой. Сотрудник работает из дома, вдалеке от ваших внимательных глаз, и только чувство долга и самоконтроль мешают ему забить на рабочие задачи и посвятить день общению в соцсетях или любимому сериалу.

Поэтому идеальный сотрудник-удаленщик, как правило, обладает такими качествами:

самомотивированность и увлеченность делом

Его мотивируют и вдохновляют рабочие задачи, и он готов работать без постоянного контроля руководителя

тайм-менеджмент

Важное качество — умение организовать свое время и быть на связи тогда, когда нужен другим членам команды.

ориентация на результат

Результат — главный показатель успешности удаленного сотрудника. Здесь не получится изображать рабочий пыл на пустом месте и имитировать загруженность, перекладывая бумажки. Задача сотрудника — уметь справляться с задачами в установленные сроки, не задерживать дедлайны, быть инициативным и заинтересованным в качественных результатах.

любовь к свободе

Это то, что в целом отличает удаленщиков от приверженцев офисной работы.

Согласитесь, найти такого специалиста — ответственного, результативного, увлеченного делом — не всегда просто. Чтобы не ошибиться с выбором, я всегда рекомендую:

Предлагать соискателям тестовое задание . На этом этапе отсеиваются 70% работников, и вы будете иметь дело с теми, кто действительно хочет работать у вас.
Нанимайте специалистов с испытательным сроком . Ни одно, самое подробное, собеседование не позволит на 100% убедиться, что сотрудник подходит вам, а вы ему. Поэтому, выбрав специалиста, договоритесь, что первые 1-2 месяца он работает на испытательном сроке. Обычно этого хватает, чтобы проверить, насколько сотрудник готов ответственно трудиться удаленно и выполнять задачи на том уровне, который вы от него ждете.

Как управлять удаленной командой?

Как организовать удаленных сотрудников и превратить их в сплоченную команду? Я хочу поделиться правилами, которые помогают нам в работе в EdMarket.

Проводите регулярные встречи с командой

В EdMarket мы еженедельно проводим планерки (в Zoom, с видеосвязью), на которых обсуждаем планы на неделю, вопросы, которые касаются всей команды, обмениваемся мыслями и идеями. Это помогает сотрудникам чувствовать, что все они вовлечены в общий процесс.

Проводите регулярные встречи один на один

На них вы с сотрудником обсуждаете его результаты за прошедшую неделю и планы на следующую. Если команда небольшая, вы можете проводить такие встречи с каждым сотрудником.

Все онлайн-встречи проводите с видео

Так вы сможете увидеть, как сотрудник реагирует на задания. Да и в целом зрительный контакт упрощает любую коммуникацию.

Для быстрых вопросов — быстрые созвоны

Иногда проще решить вопрос, созвонившись на пару минут, чем вести долгую переписку, уточняя нюансы.

Фото Chris Ratcliffe / Bloomberg via Getty Images

Один из самых известных HR-аналитиков мира Джош Берсин и директор по управлению персоналом IBM Дайан Герсон пару дней назад на совместном вебинаре говорили: «Финансовые директора спасли свои компании в тяжелом 2008 году. Директора по персоналу спасут свои компании в 2020-м».

Управление удаленной командой имеет ряд базовых принципов, связанных с управлением любой командой, и при этом накладывает новые требования на способы взаимодействия, коммуникации, принятия решений, выполнения работы, организации рабочего пространства и рабочего времени.

В управлении малыми и крупными рабочими группами важны многие аспекты, среди которых я хотел бы отметить следующие:

Общение и обратная связь
Прозрачность и доверие
Поддержка и взаимопомощь
Ясные цели
Измеримые результаты
Технические средства
Баланс работы и личной жизни
Лидерство и ответственность на уровне каждой команды и каждого сотрудника

Я основал 12 компаний, включая ABBYY, где 1300 сотрудников работает в 13 странах мира, Yva.ai, сотрудники которой в четырех странах мира работают удаленно. При этом я сам последние восемь лет живу в Кремниевой долине и 100% времени работаю удаленно из дома.

На базе опыта крупнейших распределенных организаций Кремниевой долины, с основателями которых мне приходилось общаться, и личного опыта создания удаленных команд, я хотел бы предложить следующие советы всем тем, кто сегодня переводит свои команды на работу из дома.

Совет №1. Организуйте цифровое офисное пространство

Если вы еще не перешли на корпоративные мессенджеры Slack, MS Teams, то теперь вы обязаны это сделать. Электронная почта недостаточно оперативна, не имеет публичных каналов, функций «упоминания», «эмоджи-реакций» и, по многим другим причинам, не может стать заменой оперативному живому общению.

При этом WhatsApp также не может стать вашим корпоративным мессенджером. Это совершенно принципиально. Вы должны перейти не на WhatsApp, а в Slack или MS Teams. WhatsApp не является корпоративным мессенджером, так как ваши системные администраторы не могут контролировать состав участников общественных каналов. Если кто-то из сотрудников уволится, то нет системного способа удалить (или не забыть удалить) его из группы, что приводит к серьезным дырам в безопасности. Есть много и других причин.

Используйте сервисы видеоконференций, поддерживающие открытые видеокомнаты, например Zoom.

Создайте виртуальные zoom-переговорные комнаты для каждой команды, куда может зайти любой и пообщаться голосом, как в канале мессенджера. Создайте виртуальную zoom-кухню-кофейню, куда сотрудники могут подключиться в момент перерыва на кофе или перекус. Там можно пообщаться в течение рабочего дня с удаленными коллегами, которые тоже захотели перекусить или выпить кофе.

Совет №2. Встречайтесь через видеоконференции много раз в день

Во-первых, организуйте короткие регулярные ежедневные и еженедельные встречи по важным темам. Это создает необходимый ритм работы удаленной команды. Во-вторых, обеспечьте возможность оперативных встреч между коллегами рабочих групп, руководителями и сотрудниками в течение дня.

Важно, чтобы каждая рабочая команда запланировала короткий стендап на 15-20 минут каждый день в заранее определенное время. Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками, собаками, погодой, чем угодно. Личное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — важных гормонов счастья, которые усиливают привязанность, теплые чувства и командный дух.

Если вы руководитель рабочей группы, то в некоторые периоды вы можете вообще не выключать вашу виртуальную zoom-комнату. Сотрудники смогут заходить к вам в течение дня по коротким вопросам.

Совет №3. Устраивайте виртуальные посиделки

Совет №4. Соблюдайте правила доброжелательного общения

Важно отметить, что для сотрудников, для которых удаленная работа не является привычной, текстовая коммуникация может привести (и часто приводит) к скрытым или открытым конфликтам. Это связано с тем, что мы иногда пытаемся домыслить написанное собеседником или думаем, что собеседник знает то, что знаем мы.

Несколько советов, которыми мы делимся со своими сотрудниками.

Остановитесь в споре, не пытайтесь во что бы то ни стало выйти из спора победителем, особенно в публичных каналах коммуникации. Во-первых, ваш собеседник тоже умный человек. Во-вторых, если вы хотите, чтобы собеседник принял вашу точку зрения, то лучший способ это сделать — беседовать наедине и путем приведения конструктивных доводов в доброжелательной форме и только после осмысления встречных аргументов собеседника
Предположите, что у собеседника были положительные намерения.
Знакомьтесь друг с другом (личные отношения позволяют доверять).
Благодарите. (использование любой возможности поделиться похвалой создает климат, где обратная связь рассматривается как подарок, а не как атака).
Будьте терпимы, ваш собеседник не может знать все (как и вы сами).

Совет №5. Минимизируйте количество цифровых сервисов, стандартизируйте их и используйте в полном объеме

Используйте какой-то один сервис в каждой категории, откажитесь от дублирования. Кому-то временно станет неудобно, зато выиграет вся организация.

корпоративные мессенджеры Slack или MS Teams,
видеоконференции Zoom или аналоги,
офисный комплект, сервис хранения документов и коллективной работы G Suite, Office 365, Яндекс.Диск, Box, Dropbox,
сервисы цифровой подписи и управления документами,
CRM (AmoCRM, SalesForce, …),
сервис управления задачами (Jira, Asana, Bitrix, Trello),
система обратной связи от сотрудников Yva.ai, Glint, Qualtrics,
системы моментальной благодарности типа Karma Bot,
корпоративная социальная сеть Facebook Workplace, Yammer,
для сотрудников, которые не изучали в школе слепой десятипальцевый метод печати, обеспечьте возможность пройти соответствующий курс, например «Соло на клавиатуре» Шахиджаняна. Набор на клавиатуре медленнее 150–200 знаков в минуту крайне затрудняет цифровую коммуникацию в эпоху удаленной работы,
другие системы.

Совет №6. Документируйте все

При переходе на удаленную работу больше не существует такого понятия, как «неписаные правила». Все должно быть задокументировано. Даже если это промежуточное решение. Каждая встреча должна иметь повестку и протокол решений. Это категорически важно для обеспечения передачи знаний. При удаленной работе, особенно в разных часовых зонах, люди работают асинхронно, и непрерывное документирование даже в объеме трех строк в канале Slack — это компенсация уменьшившегося объема живых коммуникаций.

Документирование и протоколирование встреч должно стать правилом, обязанностью и привычкой каждого сотрудника. На плечи бывших секретарей и помощников руководителей теперь возлагается особая миссия документировать виртуальные встречи и публиковать в корпоративных каналах протоколы встреч.

Все цели должны быть определены в письменном виде. Для каждой команды и каждого сотрудника. И результат достижения этих целей должен обсуждаться с сотрудниками не реже 2-4 раз в месяц, а иногда и несколько раз в неделю. Как никогда стали важны встречи в режиме 1-on-1 с записями и пометками о содержании этих встреч в одном и том же документе от встречи к встрече.

Совет №7. Следите за бизнес-процессами в реальном времени

Когда люди более-менее адаптируются к новым условиям, руководителям компаний понадобится отслеживать и поддерживать эффективность бизнес-процессов. В этом могут помочь платформы Process Intelligence, такие как, например, ABBYY Timeline или аналогичные. Эти интеллектуальные решения в реальном времени помогают анализировать, что происходит внутри организации: на каком этапе находится выполнение задачи, нет ли срыва сроков и иных нарушений. Они опираются на цифровые следы, которые сотрудники оставляют в информационных системах, поэтому для подобных решений безразлично, где работают сотрудники, в офисе или дома.

Еще один совет: облегчить жизнь сотрудникам и по максимуму освободить их от рутины. Первое время работа из дома может напоминать «день сурка», особенно если в рабочих задачах много ручных операций, которые не требуют сильной интеллектуальной нагрузки. Помочь в этом могут решения для интеллектуальной обработки информации. Они автоматически распознают документы, извлекают из них ценные данные и вносят их в информационные системы компании. Это разгрузит сотрудников и даст им возможность уделять больше времени непосредственно работе с клиентами и в целом более сложным задачам, а также в дальнейшем упростит поиск и анализ информации.

Совет №8. Обеспечьте непрерывную обратную связь от сотрудников, измеряйте их счастье и стресс

Нельзя улучшить то, что нельзя измерить. Примерно так высказался лорд Кельвин 100 лет назад. Мы в компании Yva.ai повторяем эти слова как мантру. Человеческий капитал — это главный актив и ценность организации, особенно во времена удаленной работы. В связи с этим вы должны постоянно думать об эмоциональном, личном и профессиональном благополучии ваших сотрудников.

Но как понять объективно, что беспокоит сотрудников? Как получить эту информацию в режиме реального времени?

Часто для этого используют опросные системы. Это программы, которые задают сотрудникам вопросы на тему вовлеченности. Однако проблема таких систем в том, что опросы распространяются раз в квартал или раз в месяц, что крайне неоперативно для современных организаций, особенно в период трансформационных процессов.

В период внезапного перехода на удаленную работу наша жизнь меняется еженедельно и ежедневно. Но если мы попытаемся опрашивать сотрудников ежедневно, то они просто перестанут отвечать на опросы. По статистике процент сотрудников, отвечающих на еженедельные или ежедневные опросы, падает до 5-10%, так как люди не видят ценности в трате времени на ответы.

Для решения этого парадокса мы в компании Yva.ai создаем так называемые «умные опросы» и «умную обратную связь». Суть этих технологий в том, что анонимизированную обратную связь от сотрудников можно получать, даже не задавая вопросов или почти не задавая вопросов. Цифровые взаимодействия сотрудников уже несут в себе огромное количество знаний, которые можно измерять и возвращать сотрудникам в форме персональных рекомендаций для улучшения их профессиональных навыков и создания более качественных условий работы.

Современные технологии Yva.ai и People Analytics позволяют автоматически измерять качество сотрудничества, вовлеченность, усталость, стресс, выгорание, успешные лидерские практики, конфликты и многие другие сигналы. Эти технологии анализируют так называемую пассивную обратную связь — анонимизированные сигналы взаимодействия сотрудников в корпоративных системах Slack, MS Teams, CRM, электронную почту, а также активную обратную связь — краткие 60-секундные индивидуальные опросы.

Технологии Yva.ai на базе пассивной и активной обратной связи позволяют выявлять проблемы в работе удаленной команды, повышать вовлеченность, обеспечивать конструктивную связь между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководителями, повышать эффективность и доверие в команде.

Совет №9. Выявите неформальных лидеров и сделайте их своими союзниками

Знаете ли вы, что 3% сотрудников вашей организации управляет мнением 84% всех остальных сотрудников? Такова статистика. Эти 3% сотрудников называются неформальные лидеры.

Эти люди и так в сильной степени управляли вашей организацией, но в период удаленной работы управление вашей организацией полностью перейдет к неформальным лидерам, хотите вы этого или нет.

А знаете ли вы, кто они — эти неформальные лидеры? Разделяют ли они ваши ценности? На вашей ли они стороне?

Большинство неуспешных трансформационных процессов в организациях проваливались по причине того, что высшее руководство полагалось на формальных лидеров в попытке провести глобальные изменения. Но формальные лидеры и неформальные лидеры — это разные группы людей, и они пересекаются лишь частично.

Современные аналитические инструменты ONA (organizational network analysis), в частности Yva.ai, позволяют автоматически выявить таких неформальных лидеров, получать от них обратную связь в режиме реального времени и, как результат, наладить с ними эмоциональную и профессиональную связь.

Выявите своих неформальных лидеров. Организуйте с ними регулярные встречи один на один. Оказывайте им свое профессиональное уважение тем, что вы доносите им свои идеи лично, слушайте их и обязательно учитывайте их мнение, наделяйте их полномочиями, и качество управления и трансформационных процессов в вашей компании вырастет радикально.

Резюме

Современные вызовы и внезапный переход на удаленную работу требуют от каждого руководителя и каждого сотрудника целенаправленных и согласованных действий.

Необходимо внедрить и активно использовать цифровые средства совместной работы и общения — корпоративные мессенджеры и видеоконференции, коллективные видеокофейни и переговорные комнаты, ежедневные стендапы.

Необходимо документировать все решения для «выравнивания» коммуникации в разных временных зонах и передачи знаний.

Необходимо принимать к сведению и улучшаться, обеспечивая постоянную обратную связь, как активную (путем микроопросов), как и пассивную (путем корпоративной аналитики), обеспечить баланс работы и личной жизни.

Все эти изменения руководству не под силу реализовать по старинке — сверху вниз, особенно когда изменения должны произойти за несколько недель. Чтобы трансформация прошла быстро и успешно, вам необходимо выявить неформальных лидеров на всех уровнях своей организации, и с их помощью вовлечь и наделить необходимыми полномочиями каждого сотрудника.

Как говорят в Кремниевой долине, «лидерство — это не усиленный контроль, а расширение возможностей людей».

Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам.

Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов. Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией.

Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.

И поэтому я опросил 11 предпринимателей из нашего совета поделиться своими собственными идеями для управления удаленными сотрудниками – от основных стратегий коммуникации до конкретных рабочих процессов.

Общение онлайн

«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы. Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».

Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs

Ежедневные созвоны

«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни. Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку.

Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell

Ежедневные собрания

«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке. Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции. В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост. Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».

Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group

Не перестарайтесь с управлением

«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников. Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием. Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».

Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker

Один чат для всех

«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров. Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение. Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».

Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders

О часовых поясах должен знать каждый

«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно. Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать. Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».

Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase

Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми

«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе. Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».

Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst

Используйте одну платформу

«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue. Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы. Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».

Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture

Создайте внутренний блог

Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month

Держите сотрудников в курсе событий

«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia. Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании. Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».

Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia

Инвестируйте в путешествия

«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали. Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы. Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой. Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».

Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.

Об авторе: Скотт Гербер (Scott Gerber) является основателем Совета молодых предпринимателей (Young Entrepreneur Council).

Читайте также: