Как отразить в зуп подарок не сотруднику

Опубликовано: 06.07.2024

Подарки сотрудникам являются частью корпоративной культуры и элементом мотивации работников. Новогодние праздники, 23 февраля, 8 марта, свадьба, рождение ребенка, выход на пенсию — самые распространенные поводы, по которым работодатели делают подарки. В качестве подарков могут быть, например, конфеты, цветы, сувениры, а также денежные суммы. Эксперты 1С рассматривают вопросы правового регулирования и налогообложения НДФЛ подарков работникам и порядок отражения их в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.

Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам

Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.

Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.

Статья 129 ТК РФ дает определение заработной плате. Оплата труда работника — это вознаграждение за труд, иные выплаты компенсационного характера и стимулирующие выплаты. Если выплата или некий натуральный доход входят в систему оплаты труда (т. е. перечислены в локальных нормативных актах, носят регулярный периодический характер, связаны с качеством труда, выработкой, зависят от должности или выслуги), то слово «подарок» употребляется в бытовом смысле. Формально же этот подарок составляет часть системы оплаты труда и по сути — премия.

С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ. Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности. Подарок может быть приурочен к Новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.

Намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка. Вручая подарок сотруднику, бухгалтеру следует:

1. Определить, связан ли подарок с трудовыми достижениями сотрудника:

если, к примеру, подарок связан с многолетним и плодотворным трудом сотрудника, то корректнее его сразу зарегистрировать в качестве премии, выданной в денежной или натуральной форме, и издать соответствующий приказ о премировании. При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд НДФЛ нужно начислить с полной его стоимости (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п.п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ);
если подарки вручаются, к примеру, к Празднику Весны и Труда (1 мая), то следует оформить договор дарения. Согласно пункту 2 статьи 574 ГК РФ заключать договор дарения обязательно, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб. Можно рекомендовать взять за правило при оформлении подарка в зависимости от причины и вне зависимости от суммы издавать либо приказ о премировании, либо оформлять договор дарения. Минфин России в письме от 12.08.2014 № 03-04-06/40051 разъясняет, что доход будет считаться подарком только при условии документального оформления подарка. Таким документом служит именно договор дарения.

2. Исчислить налогооблагаемую базу для НДФЛ и удержать налог с дохода сотрудника:

согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ к доходам, освобождаемым от налогообложения, относится стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, которая не превышает 4 000 руб. за налоговый период. Таким образом, работодателю надлежит учитывать все подарки, выданные сотруднику. Когда суммарная стоимость подарков за год превысит 4 000 руб., то у работодателя возникнет обязанность налогового агента по НДФЛ;
в соответствии с действующими кодами видов доходов для отражения в отчетности по НДФЛ (утвержденных приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@) код дохода в виде подарка «2720» предусматривает вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. Для некоторых категорий граждан — ветеранов и инвалидов Великой Отечественной войны и др. — предусмотрен увеличенный вычет в размере 10 000 руб. (п. 33 ст. 217 НК РФ) с кодом «507»;
доход, превышающий льготную сумму 4 000 руб., облагается НДФЛ. Ставка налога зависит от налогового статуса сотрудника. Для налогового резидента ставка НДФЛ составляет 13 % (п. 1 ст. 224 НК РФ), для нерезидента — 30 % (п. 3 ст. 224 НК РФ). Обратите внимание, что льготные категории нерезидентов — беженцы, граждане стран — участников Договора ЕАЭС, высококвалифицированные иностранные специалисты и др. — остаются в первую очередь нерезидентами. Они, получая подарок, уплачивают НДФЛ по ставке 30 %. При изменении налогового статуса НДФЛ нужно пересчитать, в том числе и исчисленный при вручении подарка.

3. Выяснить, является ли стоимость подарка объектом для обложения страховыми взносами, и при необходимости рассчитать их. Договор дарения — это договор гражданско-правового характера, в котором предусматривается передача сотруднику в собственность имущества (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом у организации не возникает объекта обложения по страховым взносам (п. 4 ст. 420 НК РФ). При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд стоимость подарка входит в расчетную базу по страховым взносам в соответствии с НК РФ.

Отметим, что сотруднику при получении подарка следует уточнить, что у работодателя — налогового агента была возможность удержать НДФЛ. Сведения об удержанном налоге содержатся в справке 2-НДФЛ. В противном случае сотруднику нужно сообщить о своем доходе в виде полученного подарка, представив в ИФНС налоговую декларацию 3-НДФЛ.

Примечание
О том, как определить налоговый статус физического лица, зарегистрировать его в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3), отразить изменение налогового статуса в программе и рассчитать НДФЛ, см. в статье «НДФЛ у нерезидентов: учет в 1С:ЗУП 8» .

1С:ИТС

Подробнее о том, как поощрить работника подарком, см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда».

Подарки сотрудникам в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 есть все необходимые механизмы для регистрации подарков сотрудникам, однако требуется их подключение и настройка.

Настройку и использование функциональности программы для регистрации подарков рассмотрим на примерах.

Пример 1

Сотрудник В.С. Боровских, который является налоговым резидентом РФ, получил к юбилею 50 лет подарок — бронзовую скульптуру коня стоимостью 2 000 руб. Ни коллективный договор, ни положение о премировании организации ООО «Статистическое учреждение» не предусматривают обязательного одаривания сотрудников в честь пятидесятилетия. Работодатель решил вручить подарок, и для В.С. Боровских — это доход с кодом «2720». Стоимость скульптуры — менее 3 000 руб., но при получении подарка В.С. Боровских поставил подпись о согласии в получении подарка в договоре дарения — ведомости вручения подарков. Ранее в течение года сотрудник уже получал подарки к праздникам на сумму 2 500 руб.

В организации ООО «Статистическое учреждение» практикуется дарение подарков, поэтому при настройке программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 соответствующая возможность подключается флагом Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия (меню Настройка — Расчет зарплаты).

Для регистрации подарка на закладке Зарплата следует создать новый документ Приз, подарок и установить флаг Подарок (рис. 1).

Рис. 1. Документ "Приз, подарок"

В документе Дата выдачи подарка 12.10.2018 регистрируется дата фактического получения дохода. С точки зрения НДФЛ — это доход с кодом «2720». Этому доходу соответствует вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. в год. В Примере 1 сотрудник за год получил подарки на сумму 4 500 руб. Вычет 2 500 руб. уже был применен при вручении предыдущих подарков. При регистрации очередного подарка применяется оставшаяся часть вычета 1 500 руб. НДФЛ исчисляется с 500 руб. по ставке 13 % (т. к. В.С. Боровских — налоговый резидент РФ) и составляет 65 руб. Исчисленный НДФЛ в документе Приз, подарок следует удержать при очередной выплате денег и перечислить не позднее следующего дня, т. е. дня, следующего за днем выплаты дохода.

При выплате 15.10.2018 зарплаты за сентябрь НДФЛ в размере 65 руб. удержан вместе с налогом на сентябрьскую зарплату (рис. 2).

Рис. 2. Удержание НДФЛ с натурального дохода при выплате денежных средств

Подарок передан работнику по договору дарения, поэтому он не стал объектом обложения страховыми взносами.

Пример 2

В отличие от Примера 1, не был заключен договор дарения при вручении В.С. Боровских бронзовой скульптуры коня к юбилею.

Cтоимость подарка — менее 3 000 руб., поэтому договор дарения можно было не заключать. При этом получается, что подарок был вручен в рамках трудовых, а не гражданских отношений, и подлежит обложению страховыми взносами, так как не перечислен среди необлагаемых выплат, закрепленных статьей 422 НК РФ.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для регистрации необходимости удержания страховых взносов следует в документе Приз, подарок (меню Расчет зарплаты — Призы, подарки) установить флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором. Страховые взносы со стоимости подарков будут исчислены при очередном начислении зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов, даже при отсутствии каких-либо начислений у этого сотрудника.

Пример 3

В.С. Боровских получил к юбилею подарочный конверт, содержащий 2 000 руб.

В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ работодатель может подарить сотруднику вещь, причем статья 128 ГК РФ указывает, что вещью могут быть и наличные деньги.

Денежный подарок от работодателя, не связанный с трудовой деятельностью (к празднику, юбилею и т. д.), — это доход сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ) с кодом «2720».

Стоимость денежных подарков, как и подарков в натуральной форме, облагается НДФЛ в размере, превышающем 4 000 руб. за налоговый период, по ставке 13 или 30 % в зависимости от налогового статуса сотрудника.

Если в организации практикуется дарение денежных средств, то в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 следует выполнить предварительную настройку (рис. 3).

Рис. 3. Настройка вид расчета для регистрации денежного подарка

В меню Настройка — Начисления — кнопка Создать следует создать новое Начисление.

На закладке Основное следует:

в поле Наименование ввести название начисления, например «Подарок деньгами»;
в поле Назначение начисления указать Прочие начисления и выплаты;
в поле Начислениевыполняется выбрать По отдельному документу;
вид документа установить Разовое начисление.

На закладке Налоги, взносы, бухучет в поле НДФЛ переключатель необходимо установить на поле облагается и указать код дохода — 2720.

Сумма, освобождаемая от налогообложения (не более 4 000 руб. за налоговый период), отражается как вычет с кодом «501» и в программе применяется к доходу с кодом «2720» по умолчанию. В поле Категория дохода необходимо выбрать Прочие доходы.

В организации практикуется оформление договоров дарения для подарков на любую сумму, а не только для тех, стоимость которых превышает 3 000 руб. Для страховых взносов в поле Вид дохода необходимо выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Настройка Начисления выполняется однократно. Для отражения денежного подарка в программе следует в меню Зарплата создать документ Разовые начисления. В качестве Начисления в документе выбирается настроенный вид начисления «Подарок деньгами». Для выбранного сотрудника в поле Результат указывается величина денежного подарка. НДФЛ исчисляется с учетом вычета 4 000 руб. и всех подарков (доходов с кодом «2720») в натуральном и денежном выражении, зарегистрированных для сотрудника в текущем налоговом периоде (в текущем году).

Дата фактического получения дохода в виде денежного подарка — день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержанный с такого подарка налог необходимо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем его выплаты сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Решением руководителя или в соответствии с внутренними нормативными документами организации, сотруднику компании в честь знаменательного события может быть предоставлен подарок в денежной форме. Для оформления данной операции в решении Зарплата и управление персоналом с работником следует заключить договор дарения. Иначе контролирующие органы могут по-своему истолковать такую выплату и начислить штрафные санкции компании.

В 1С Зарплате при предоставлении денежного подарка сотруднику выполняются следующие операции:

производится настройка нового вида начислений персоналу;
осуществляется непосредственное начисление подарочной суммы работнику.

Порядок настройки нового вида начислений

Среди стандартных выплат работникам в 1С ЗУП предоставление денежных подарков не предусмотрено. Следовательно, необходимо добавить в существующий перечень начислений новый вид. Выполняется это действие следующим образом:

В настройках программы необходимо открыть список начислений, которые уже имеются.
С помощью одноименной кнопки следует создать новый вид. После этого откроется пустая форма, которую требуется заполнить.
Наименование нового вида начислений задается в произвольном порядке. Единственное требование – оно должно обеспечивать легкий поиск и однозначное толкование того, какая выплата предусмотрена после такого начисления. Для денежных подарков рекомендуется создавать наименование «Стоимость подарка в денежной форме».
Необходимо задать уникальный код для данного начисления.
Если в какой-то момент в компании прекратится практика предоставления денежных подарков в честь знаменательных событий, то следует установить флажок в поле, указывающее, что начисление больше не применяется в организации.
Вкладка с основными параметрами начисления заполняется следующим образом: в качестве назначения начисления следует выбирать, что это выплата, относящаяся к категории прочих. Также необходимо установить, что начисление выполняется на основании отдельного документа (в 1С Зарплате для этого используется документ, формирующий разовые начисления). Это связано с тем, что подарки не предоставляются ежемесячно, следовательно, они не относятся к категории регулярных выплат. Поскольку сумма подарка является фиксированной (устанавливается приказом по предприятию), то в 1С ЗУП она вводится соответствующим образом. В настройках порядка расчета начисления следует указать на это, установив переключатель в нужное положение.

В качестве параметров учета времени используются установленные в программе 1С Зарплата настройки по умолчанию, поскольку при начислении суммы подарка количество отработанного времени на размер выплаты не влияет.

При наличии других начислений или удержаний, которые зависят от размера подарка, следует их указать в перечне зависимостей. Это необходимо для корректного автоматического расчета других выплат в 1С ЗУП. Если не настроить данный параметр, при расчете других начислений могут возникать неточности, что приведет к конфликтным ситуациям с сотрудниками.

Вкладка с настройками приоритета начислений, как правило, заполняется автоматически на основании результатов анализа имеющихся начислений. В ней указываются выплаты, размер которых определяется в первую очередь при отсутствии подарков, а также начисления, которые подарок может заменить.

Поскольку денежный подарок не включается в перечень расходов по оплате труда и не является частью ФОТ, а значит, не учитывается при определении средней величины вознаграждения сотрудника за какой-либо период, на вкладке с параметрами расчета среднего заработка следует убрать все флажки, которые там устанавливаются 1С ЗУП по умолчанию.

Имеется определенный набор нюансов при заполнении вкладки с параметрами налогообложения и отражения денежного подарка в регламентированных видах учета. Так, поскольку такие выплаты облагаются НДФЛ, в соответствующем разделе вкладки следует указать код дохода. Его значение будет 2720 (оно соответствует значению в классификаторе для стоимости подарков). В качестве категории дохода программа автоматически установит, что это натуральный доход. Со стоимости денежных подарков не уплачиваются взносы во внебюджетные фонды, следовательно, в разделе настроек обложения начисления такими взносами, следует выбрать соответствующий вид дохода. Подарки не включаются в фонд оплаты труда, а значит, не уменьшают размер налогооблагаемой прибыли. Переключатель в разделе с настройками данного налога необходимо установить в правильное положение. Следует также определить порядок отражения денежных подарков в формах статистического наблюдения (указать перечень таких форм, и в какие графы вносить сведения о выплатах). Раздел с параметрами отражения начисления в учетных регистрах заполняется автоматически на основании выбранного в справочнике способа отражения зарплаты сотрудников в регламентированных видах учета. При этом следует также установить переключатель в 1С ЗУП, что учет осуществляется в соответствии с параметрами, заданными для данного вида начислений определенным способом отражения зарплаты. Способ отражения таких выплат в учетных регистрах должен соответствовать требованиям для прочих расходов, которые не принимаются для целей налогообложения. При отсутствии в справочнике требуемого способа отражения вознаграждения персонала, его необходимо создать. Следует иметь в виду, что все способы учета зарплаты персонала в 1С ЗУП должны быть синхронизированы с элементами такого же справочника в 1С Бухгалтерии. При этом в 1С ЗУП в справочнике содержатся только наименования способов, а в программе 1С Бухгалтерия – счета по дебету и кредиту, а также настройки аналитического учета, чтобы проводки при осуществлении начисления были корректными и позволяли сформировать правильную отчетность для контролирующих органов.

На вкладке с описанием и кратким наименованием можно указать данные параметры. Это позволит в будущем проще находить начисление, всем сотрудникам однозначно понимать, что оно означает, и для каких целей используется. Также краткое название выплаты позволяет ее находить в различных аналитических отчетах.
По завершении процедуры настройки, новое начисление следует сохранить в перечне, а форму закрыть для редактирования.

Порядок начисления суммы подарка в денежной форме в 1С ЗУП

Данная операция осуществляется в программе с помощью документа для разовых начислений. Заполнять его необходимо следующим образом:

Указать вид начисления, выбрав его из соответствующего перечня. Для этого и выполнялась настройка нового вида начислений.
Значения даты начала и окончания периода для выполнения операции должны совпадать с датами началами и конца месяца, в котором подарок предоставлен работнику.
С помощью функции подбора или добавления необходимо указать сотрудника, которому начислен подарок, подразделение, где он работает, и сумму подарка. Расчет НДФЛ 1С Зарплата выполнит автоматически с учетом ранее полученных выплат и причитающихся вычетов, отраженных в программе. Следует иметь в виду, что НДФЛ не облагаются подарки стоимостью до 4 000 рублей. Сумма к выплате также будет рассчитана автоматически с учетом размера НДФЛ.
Обязательно следует указать, в какой период планируется выплата подарка: одновременно с авансом, зарплатой или в какой-либо другой день. По умолчанию выплата производится в день зарплаты. Исходя из выбранного периода, 1С ЗУП автоматически заполнит дату выплаты (при выборе межрасчетного периода, дату потребуется указать вручную). Дата аванса или зарплаты устанавливаются в настройках политики по организации учета на основании принятых в компании ПВТР.
По завершении заполнения документа, его необходимо провести.

Проверить корректность выполнения всех действий можно, сформировав расчетный листок (данный отчет является одним из регламентированных видов отчета по зарплате). Сумма подарка должна быть отражена в колонке с начислениями.

При отражении операции в учетных регистрах следует помнить, что поскольку данный вид выплат не относится к расходам по оплате труда, в проводках необходимо использовать счет 73, где отражаются расчеты с персоналом по прочим операциям. По кредиту данного счета регистрируются начисления подарка, а по дебету – начисления НДФЛ. Чтобы в учетной системе начисления были выполнены корректно, при выборе способа отражения зарплаты в регламентированных видах учета, следует вручную менять тип операции, и указывать, что это прочие расчеты с работниками. При формировании отчетности по НДФЛ необходимо отдельно указывать сумму налога с денежного подарка.

Организации в особых случаях могут делать подарки действующим и бывшим сотрудникам, а также их детям. Это могут быть новогодние подарки, в честь юбилея и т.д. Рассмотрим как отразить в программе 1С 8.3 ЗУП подарки сотрудникам в денежной и натуральной форме, а также как провести подарок бывшему сотруднику.

Подарок сотруднику в натуральной форме

Для того чтобы в программе 1С ЗУП 8.3 появилась возможность оформлять документ Приз, подарок, необходимо в разделе Настройки – Расчет зарплаты установить флажок Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия:

Следует отметить, что это документ предназначен только для обозначения подарков в натуральной форме для целей налогообложения НДФЛ и страховыми взносами:

От положения переключателя Подарок или Приз, выигрыш в конкурсе меняется код дохода и код вычета. Установим его в положение Подарок;
Флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором устанавливается, если стоимость подарка необходимо включить в базу для исчисления страховых взносов:

Как видно из расчетного листка, сумма подарка в натуральной форме к выплате не идет:

Подарок сотруднику в денежной форме

Но, если все же необходимо отразить подарок в денежной форме в 1С ЗУП, то следует воспользоваться документом Разовое начисление через раздел Зарплата, заранее создав пользовательский вид расчета Подарок, через раздел Настройки – Начисления, и заполнив следующим образом:

Вкладка Основное:

Вкладка Налоги, взносы, бухучет:

Выбираем этот вид расчета в самом документе:

При таком способе оформления сумма подарка идет к выплате, но с суммы пока еще не рассчитываются страховые взносы. Поэтому необходимо следующим шагом оформить документ Начисление зарплаты и взносов для расчета взносов.

Страховые взносы на ОПС исчислены с общей суммы заработной платы и подарка 53 000 *22% / 100 = 11 660 руб.:

Из расчетного листка видим, что общая сумма начислений составила 53 000 руб. = 50 000 руб. оклад + 3 000 руб. подарок:

Обратимся к карточке учета страховых взносов и убедимся, что сумма подарка попала в базу для исчисления страховых взносов:

Важно! В 1С 8.3 конфигурации Зарплата и Управление персоналом ред.3 предусмотрено автоматическое отслеживание сумм подарков, превышающих не облагаемую сумму 4 000 руб. по коду дохода 2720 в разрезе физических лиц в течение всего налогового периода.

То есть, если для сотрудника доход в виде подарка был оформлен при помощи документа Приз, подарок на сумму 3 000 руб. и в течение налогового периода был оформлен еще один подарок, но уже при помощи документа Разовое начисление на сумму 3 000 руб., то на 2 000 руб. программа 1С ЗУП 8.3 начислит НДФЛ.

Подарок бывшему сотруднику

Рассмотрим как оформить вручение подарков бывшим сотрудникам организации в 1С ЗУП 8.3. Для отражения этой операции в конфигурации ЗУП необходимо установить флажок «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда» в разделе Настройки – Расчет зарплаты:

Далее в разделе Выплаты необходимо создать документ Выплаты бывшим сотрудникам, предварительно создав новый вид выплаты в справочнике Виды выплат бывшим сотрудникам через раздел Выплаты – См.также.

В поле Вид дохода (страх.взносы) указываем значение Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами, так как подарки для физических лиц, не являющихся сотрудниками организации, не подлежат обложению страховыми взносами. (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития от 27.02.2010 № 406-19):

Заполним документ Выплаты бывшим сотрудникам следующим образом:

Данный документ не отражает суммы к выплате в подсистеме взаиморасчетов с сотрудниками организации. Считается, что выплаты бывшим сотрудникам должны регистрироваться в бухгалтерской программе. Документ регистрирует суммы НДФЛ (исчисленный, удержанный, перечисленный) и страховых взносов только лишь для отражения в отчетности.

В преддверии Нового года многие компании предоставляют подарки своим сотрудникам, причем часто они делают это в натуральном виде (часы, дорогая канцелярия, бытовая техника и так далее). Если цена подарка существенная, рекомендуется заключать с работником соответствующий договор (желательно в письменной форме).

Для отражения такого действия в решении Зарплата и управление персоналом потребуется выполнить два действия:

произвести определенные настройки для того, чтобы операцию по выдаче подарка можно было отразить в учетных регистрах;
сформировать специальный документ, которым отражается выдача подарков и призов.

Порядок выполнения настроек в 1С ЗУП для отражения факта дарения

Прежде всего, необходимо указать, что призы и подарки работникам в принципе выдаются (потребуется поместить флажок в соответствующее поле).

Как только указанный флажок будет установлен, в 1С Зарплате появится возможность формировать документ, которым фиксируется операция по выдаче подарка в натуральном виде работнику, чтобы в будущем корректно начислить НДФЛ и обязательные платежи во внебюджетные фонды.

Особенности заполнения документа при регистрации подарка в 1С Зарплате

В 1С ЗУП требуется в разделе меню, где хранятся документы для проведения операций по начислению вознаграждения открыть форму для заполнения сведений об операции по выдаче подарка. Заполнять ее необходимо в соответствии со следующими рекомендациями:

Установить месяц, когда работнику был выдан подарок в не денежной форме.
Ввести дату регистрации создаваемого документы в 1С ЗУП. Как правило, это день, который установлен на компьютере. Эта информация указывается в напечатанном приказе о поощрении сотрудника.
Обязательно следует ввести сведения об организации, где происходит данная операция. В 1С ЗУП предусмотрено, что указывается компания, которая определена в начальных настройках. Наименование можно легко изменить.
Необходимо проверить, чтобы переключатель с возможностью выдачи подарков работникам был установлен в корректное положение. При этом код дохода для определения величины НДФЛ должен быть 2770 (стоимость имущества, полученного в виде подарка), а код вычета – 501.
Далее требуется установить дату, в которую работник получил подарок (как правило, это день, который установлен на компьютере). Необходимо помнить, что в документе следует указывать дату, когда фактически произошел факт дарения. Эти сведения влияют на период, когда будет удерживаться НДФЛ.
На вкладке с настройками взносов необходимо указать, что возможность дарения предусмотрена в коллективном договоре. В этом случае стоимость подарка будет считаться доходом, а значит, он будет облагаться установленными законодательством взносами. Обязательные платежи рассчитываются в 1С ЗУП стандартным образом документом, которым осуществляется начисление вознаграждения.
В таблицу формы сведения вносятся с использованием функции добавления. Во-первых, указывается работник, которому предоставляется подарок (его следует выбирать из справочника). Во-вторых, требуется установить размер стоимости подарка, код и сумму вычета. Сам код устанавливает самостоятельно исходя из настроек программы, а сумма льготы составляет 4000 рублей в соответствии с нормами, установленными в НК РФ. При необходимости все показатели кроме суммы дохода можно заполнить автоматически для всех работников, которым предоставляются подарки. Размер НДФЛ рассчитывается автоматически, основываясь на внесенных данных и по ставке в 13%.
Следует обязательно указать мотив, по которому выдается подарок (в честь праздника, за особые заслуги и так далее). Данная информация будет отражаться в приказе, который потребуется напечатать.
Данные о руководителе компании и его должности вносятся в автоматическом порядке на основании сведений из карточки организации. За корректностью и актуальностью информации рекомендуется внимательно следить, чтобы в будущем не было проблем с признанием их недействительными.
По окончании всех действий, необходимо сохранить документ в базе данных.

При необходимости приказ можно напечатать непосредственно из документа. Это позволяет сделать соответствующая функция.

Стоимость подарка работник может увидеть в специальном листке с расчетами вознаграждения (данные отражаются справочно).

Если работникам выдаются подарки в денежной форме, то их можно отразить в 1С ЗУП документами, фиксирующими разовые начисления, но предварительно потребуется выполнить в программе определенные настройки и создать новый тип выплат. Таким образом, имеется возможность автоматизировать различные выплаты и упростить работу сотрудников бухгалтерии.

Довольно часто бухгалтеру приходится начислять и выплачивать доход не только штатным сотрудникам, но прочим физическим лицам, с которыми учреждение никогда не состояло или уже не стоит в трудовых отношениях. Это могут быть случаи выплат сумм родственникам умершего работника, различных призов, выплат материальных помощей бывшим сотрудникам, ветеранам, различных выплат по судебным заседаниям и т.д. Учет таких выплат в продуктах «1С» иногда вызывает у бухгалтеров затруднения.

В зарплатных программах «1С» имеют большие возможности. Поэтому в них волне можно реализовать учет доходов граждан, которые не состоят в трудовых отношениях с работодателем. При этом такие выплаты будут учитываться в отчетности по НДФЛ и страховым взносам РСВ в тех случаях, когда они подлежат налогообложению.

Для этого пользователю необходимо сделать определенные настройки в системе: Настройка — Расчет зарплаты и установить соответствующие флажки для тех доходов, которые будут использоваться в конкретном учреждении (рисунок 1):

Рис. 1. Настройка констант для формирования прочих доходов

Без этих настроек, а так же регистрация прочих доходов и выплат бывшим работникам, пользователю будет не доступна. После включения этих настроек на закладке «Выплаты» должны появиться соответствующие документы и справочники (рисунок 2):

Рис. 2. Настройка видимости документов и справочников в 1С

Далее настройка программы «1С» происходит в зависимости от категории физических лиц, которым производятся выплаты.

Рис. 3. Настройка регистрации прочих доходов физических лиц

Виды прочих доходов физических лиц выбираются и создаются в соответствующем справочнике (рисунок 4):

Рис. 4. Настройка справочника прочих доходов

Получателем дохода в данном случае является физическое лицо, поэтому достаточно только заполнить карточку физического лица в программе (рисунок 5):

Рис. 5. Карточка физического лица

К выплатам физическим лицам можно отнести социальное пособие на погребение, которое выплачивается родственнику умершего работника. Оно выплачивается из фонда ФСС, и эта сумма должна учитываться в соответствующем разделе отчета РСВ.

Для регистрации начисления необходимо ввести документ «Единовременное пособие за счет ФСС», в котором указать кому выплачивается пособие (рисунок 6):

Рис. 6. Документ «Единовременное пособие за счет ФСС»

сохраняемый заработок на время трудоустройства
материальная помощь бывшем работнику, пенсионеру
различные выплаты по суду
и т.д.

1) На основании документа-увольнения (рисунок 7):

Если документ создается на основании увольнения, то суммы заполняются автоматически. В комментарии к документу «Выплата бывшим сотрудникам» проставляется средний заработок и количество дней, за которые необходимо выплатить этот заработок (рисунок 8).

Рис. 8. Начисление сохраняемого заработка на время трудоустройства с помощью документа «Выплата бывшим сотрудникам»

Бывают случаи, когда выходное пособие или дополнительная компенсация выплачиваются в повышенном размере. Такая сумма выходного пособия, которая превышает размеры, установленные ст. 178 ТК РФ, подлежит обложению НДФЛ. Чтобы правильно отобразить эти суммы для целей налогообложения, надо в программе создавать новый вид выплаты, где прописать коды дохода для НДФЛ и страховых взносов. Сумму выплаты в таком случае в документ надо проставить вручную.

2)С помощью документа «Разовое начисление»

Обычно этот документ используется для работников учреждения, но его можно так же использоваться и для бывших работников, поскольку они в справочнике «Сотрудники» уже есть.

Для примера рассмотрим выплату дополнительной компенсации при увольнении сверх положенных сумм, которая считается по среднему заработку.

Сначала надо завести и настроить новое начисление (рисунок 9):

Рис. 9. Настройка начисления

В формуле можно выбрать предопределенный показатель «СреднийЗаработокОбщий», количество дней компенсации нужно будет вводить в документ самостоятельно (рисунок 10):

Рис.10. Начисление дохода бывшему работнику с помощью документа «Разовое начисление»

Таким же образом можно настроить и другие виды начислений, которые можно использовать в документах «Разовое начисление», «Материальная помощь»

3. Получение отчетности

Рис. 11. Формирование отчета по начислениям прочих доходов

4. Отражение в бухгалтерские проводках

Рис. 12. Формирование учетной операции

Поэтому, чтобы проверить суммы документа «отражение зарплаты в бухучете» со сводами по заработной плате, надо сложить суммы двух отчетов: «Свод по зарплате» и «Незарплатные доходы»

Внимание:
Факт перечисления денежных средств таким физическим лицам отражается в бухгалтерской программе. Поэтому никаких ведомостей на выплату в типовой зарплатной системе делать не надо и возможности нет.

Рис. 13. Настройка констант для формирования ведомостей на выплату в версии КОРП

Читайте также:


Как оплачивается производственная необходимость трудовой кодекс

Какие льготы у работающих пенсионеров на работе

Стоит ли менять работу летом

Какая зарплата у инженера электрика

Если стандартные вычеты больше чем доход за месяц как отразить в 2 ндфл