Как попросить обратную связь у работодателя

Опубликовано: 14.05.2024

Пройдя сертификацию по тренингу «Культура обратной связи», я, вдохновленная полученными инструментами, начала обучать персонал. Тему позиционировали как глобальную на весь мир в небезызвестной западной компании. Проблемы, с которыми я тут же столкнулась:

Что же такое обратная связь и как ее давать? Какие цели у обратной связи? Можно ли обойтись без нее?

Следовательно, цель обратной связи — скорректировать действия сотрудника так, чтобы он наилучшим образом достиг цели. Либо подтвердить правильность его действий.

Как давать кандидату обратную связь с отказом без вреда для HR-бренда? Узнайте на открытых уроках по рекрутменту и Executive Search

Ошибочно думать, что только руководитель дает обратную связь подчиненному. Инициируйте сами запрос у своих коллег, руководителя, подчиненных.

Выстраивайте свой профессионализм. Обратная связь — это один из инструментов, который поможет вам самосовершенствоваться. Поначалу вы можете столкнуться с некоторым непониманием: коллеги не всегда найдут слова, кто-то скажет что-то нейтральное, кто-то начнет расхваливать вас, кто-то попросит время, чтобы сформулировать. Главное — не останавливайтесь, практикуйте сами.

Вы спросите, а нужно ли давать обратную связь коллегам? Если они вам не подчиняются — вы не имеете над ними административных рычагов управления. Но очень часто в рамках компании создаются проектные группы, и успех проекта зависит от слаженности и скорости работы каждого. Вам важен успех вашего подразделения? А вашей компании? Думаю, ответ очевиден.

Есть положительная обратная связь и конструктивная.

Зачем давать положительную обратную связь? Все молодцы, всем все понятно, работаем дальше.

Разве вам самим не важно, удачное ли вы отправили письмо клиенту, успешно ли провели переговоры? Кто, кроме вас, об этом знает? Подчеркнуть, что сотрудник делает что-то качественно, и это положительно влияет на бизнес — важно.

Нет смысла говорить сотруднику, что он просто молодец и всё. Ценности это не несёт. Говорите конкретно, что именно хорошо сделал сотрудник, какие его действия привели/приведут к успеху.

Конструктивная обратная связь подлежит тем же правилам: говорите конкретно, что сделано не так и как это может повлиять на результат.

Не стоит копить «грешки» и ваше недовольство сотрудником. Частенько я сталкиваюсь с ситуацией, когда руководитель сам оправдывает в голове своего сотрудника, додумывает за него или условно «прощает». Условно, потому что это недовольство потом все равно выплывет. Вместо короткого корректирующего разговора можно столкнуться с огромным комом недовольства, о котором сотрудник даже не подозревал.

Готовьтесь к диалогу. Составьте четкий план того, что вы хотите сказать и о чем вы хотите договориться. Диалог с сотрудником также важен, как и внешние переговоры с партнерами.

Не копите. Есть прецедент-встречайтесь, обсуждайте.

Говорите о фактах без эмоций. Ищите причинно-следственную связь: как то или иное действие сотрудника влияет на результат.

Будьте искренними — у каждого из нас разный уровень эмоционального интеллекта. Никто не просит от вас сопереживания, если оно вам не свойственно. Будьте честны перед собой и подчиненными.

Не бойтесь признаваться в своих ошибках. Руководитель не всегда прав, вы не можете всего знать. Да и не должны. Признание в этом делает вас сильнее.

Не встречайтесь попусту с сотрудником, чтобы дать ему обратную связь только потому, что в компании сейчас полугодовая оценка или HR написал о том, что надо давать обратную связь. Встреча ради галочки никому не нужна.

Я-сообщения. Говорите от своего имени («Я заметил, я попросил, я предполагал. »). Старайтесь всю свою речь выстроить от первого лица, исключите предложения с Ты («Ты не сделал, ты забыл, ты не успел»). Эти предложения мозг воспринимает как угрозу. Это происходит за секунды, далее человек уже не воспринимает, что ему говорят. Вернуть обратно его в конструктивный диалог будет в разы сложнее.

Собеседование

Директор Центра содействия трудоустройству студентов и выпускников (МосГУ)

Звонить ли работодателю после того, как вы отправили резюме или покорно ждать звонка?
А если звонить, то что говорить, чтобы не показаться навязчивым?

Итак, вы отправили свое резюме, но не получили ответа. Что делать дальше?

Есть два варианта: терпеливо ждать, предполагая, что работодатель сам свяжется с вами, или позвонить, чтобы уточнить статус рассмотрения отклика.

У кандидатов, как правило, два вопроса, на которые мы постараемся ответить:

Сколько времени работодатель рассматривает заявку
Как напомнить о себе после отправки резюме так, чтобы повысить свои шансы получить приглашение на собеседование

Нужно ли напоминать о себе

На самом деле, профессиональный подход к решению этого вопроса сыграет вам на руку, ведь этим вы показываете, насколько заинтересованы в работе.

Но даже если контактного лица нет, в ваших интересах найти его и созвониться с работодателем.

Как отслеживать статус вашей заявки:

Соблюдайте баланс

Естественно, универсальных советов не бывает – действуйте, исходя из конкретной ситуации.

Если вы не получили ответа в течение двух недель, вряд ли вы его уже получите.

Не всегда они готовы дать моментальный ответ, к тому же письма упорядочены по датам, темам и времени, что довольно удобно.

К тому же, электронное письмо – какой-никакой официальный документ, на который вы можете ссылаться.

Если в вакансии нет адреса электронной почты, откройте официальный сайт компании и поищите в социальных сетях.

Иногда в описании вакансии стоит примечание о том, что кандидат не должен связываться с компанией.

Электронное письмо с напоминанием о себе

Перед отправкой сообщения укажите название должности, на которую вы претендуете, и свое имя в теме письма. Таким образом, HR поймет, о чем речь.

Начните текст с вежливого приветствия, обращайтесь по имени и отчеству рекрутера. Не забывайте выразить благодарность в подписи.

Уважаемый/ая Имя Фамилия!

В начале этого месяца я отправил резюме на вакансию программиста, в соответствии с требованиями, опубликованными на hh.ru. К сожалению, до сих пор я не получил от вас обратной связи.

Я хотел бы попросить вас подтвердить получение моего резюме и свою заинтересованность в моей кандидатур.

Я очень хотел бы стать частью вашей команды, применив накопленный мной за 10 лет работы в сфере IT практический опыт. Считаю, что мои навыки и опыт идеально подходят для этой должности.

Пожалуйста, дайте знать, если вам понадобятся дополнительная информация или кейсы, доказывающие мою компетенцию.

С нетерпением жду вашего звонка.

Благодарю за уделенное внимание,

Имя Фамилия
Электронная почта
Номер телефона

«Бумажная почта»

Хотя это устаревший способ коммуникации, печатная корреспонденция считается официальными документами, поэтому работодатель обязан на нее ответить, присвоив соответствующий входящий номер.

Это довольно действенный способ, если другие не дают результата.

Начните с имени HR, должности и адреса компании. Укажите дату, а затем начните письмо с приветствия и обращения по имени и фамилии.

Завершите сообщение, выразив свою признательность, используя соответствующее заключение. Добавьте подпись и контактную информацию.

Имя Фамилия сотрудника подбора персонала
Адрес компании
Индекс

Уважаемый [Имя Фамилия]!

В начале этого месяца я направил вам отклик с резюме на вакансию программиста, объявленную на сайте hh.ru. К сожалению, я до сих пор я не получил от вас обратной связи. Прошу вас подтвердить получение моего резюме и уведомить о ходе рассмотрения моей кандидатуры.

Я подтверждаю свою высокую заинтересованность в работе в вашей компании. С удовольствием расскажу о своем практическом опыте решения задач и поделюсь соображениями по поводу ваших проектов на очной встрече. Также готов ответить на любые дополнительные вопросы и предоставить подтверждающие документы, при необходимости.

Со мной можно связаться по телефону: (555) 111-5555
или по электронной почте: abc@abc.com.

С нетерпением жду вашего ответа.

Благодарю за уделенное время и внимание,

С Уважением,
Подпись (от руки)
Имя Отчество»
Дата

Телефонный звонок

Как правило, рекрутер уже на второй день понимает перспективы кандидата.

Поэтому, если вам не перезвонили, делайте это сами через 2 дня после формирования заявки.

Если планируете звонить, постарайтесь делать это либо в начале рабочего дня и в середине недели.

В телефонном разговоре будьте вежливы, сообщите должность, на которую откликались, имя и фамилию. Оставьте свой номер телефона, чтобы рекрутер смог перезвонить вам.

Будьте краткими, говорите по существу. Поблагодарите работодателя за уделенное время и внимание.

Когда вы напоминаете о чем-то, вы всегда «давите» на человека, независимо от манеры речи и формы подачи. Поэтому старайтесь максимально снизить эффект давления, оставаясь вежливым и деликатным.

Уходите от навязчивости, но проявляйте напористость и твердость. Иначе от вас просто «отделаются» дежурными отговорками.

Любой контакт с HR может либо повысить лояльность, либо навредить вам.

Если дозвонились до HR, используйте эту возможность и задавайте вопросы о вакансии, компании, методиках оценки:

Какими будут следующие шаги в процессе подбора кандидата?
Дает ли компания обратную связь всем кандидатам, или звонят только тем, кто прошел предварительный отбор?
Нужна ли дополнительная информация, подтверждающие документы, рекомендации?
Со сколькими кандидатами вы собираетесь провести собеседование и сколько человек подали заявку на эту вакансию на сегодняшний день?

Советы перед тем как звонить работодателю c напоминанием о себе

Учтите, что звонок с напоминанием может как перейти в приглашение на собеседование, так и привести к обратному эффекту. Не импровизируйте и готовьтесь заранее.

Будьте вежливы, но тверды. Не требуйте, но и не «мямлите». Начните разговор с того, что уточните, удобно ли человеку разговаривать. Если нет – спросите, когда можно перезвонить и оставьте номер для связи.
Соблюдайте разумные границы: допустимым считается напоминать о себе не более двух раз, если, конечно, у вас нет никаких договоренностей. Поэтому всегда устанавливайте дедлайны и если у HR еще нет решения, договаривайтесь о дате следующего созвона.
Используйте звонок или напоминание по почте не только как способ узнать о решении, но и как дополнительную возможность подчеркнуть свои сильные стороны. Выберите один факт из резюме, который принесет работодателю наибольшую выгоду и акцентируйте на нем внимание.
Задавайте вопросы о процессе найма, узнавайте, сколько у вас конкурентов, как долго обычно происходит отбор, сколько человек попадают на собеседование и т.д. Это поможет вам правильно спланировать дальнейшие действия, например, продолжать рассылать резюме в другие компании или терпеливо ждать решения работодателя.
Находите несколько контактов. Вы должны понимать организационную структуру и знать, кто именно принимает решения о найме. Понятно, что HR отвечает за первичный отбор. Но есть же еще начальники отделов, администраторы, начальники службы подбора кадров, в конце концов. Не прыгайте по головам и не спешите звонить генеральному директору, если еще не прошли первичный отбор у HR. Но никто не запрещает позвонить начальнику отдела и проявить интерес к должности, задать несколько вопросов о будущей работе, рассказать о своем опыте и невзначай упомянуть, что вы уже подали резюме в отдел кадров. Часто такой ход кардинально ускоряет принятие решения.
Независимо от того, с кем вы общаетесь, используете ли электронную почту или телефон, всегда оставайтесь вежливы и дружелюбны. Вполне вероятно, что вы общаетесь с тем, кто имеет влияние на решение о найме.
Убедитесь, что вы преподносите информацию четко, понятно и лаконично. Не задавайте много лишних вопросов, оставайтесь позитивно настроенными.
Создавайте ощущение срочности в принятии решения. Сообщите нанимателю о том, что проходите или прошли собеседование на другую работу и на данный момент принимаете для себя решение. При этом подчеркните ценность и вашу личную заинтересованность именно в этой компании.
Ультиматумы ставить не нужно – просто создайте ощущение вашей востребованности и ценности. Этого достаточно, чтобы человек на том конце провода, как минимум, задумался и еще раз взвесил все «за» и «против».

Обратная связь

Любая обратная связь нужна вам для того, чтобы понять ошибки и не допускать их в дальнейшем.

Всегда настаивайте на том, чтобы вам мотивировали отказы, причем, не только в официальном ответе, но и в разговоре «по секрету».

Для этого находите общий язык с HR или рекрутинговым агентством.

Хотя электронную почту использует все больше людей для любой коммуникации, в вопросе трудоустройства вам придется использовать все доступные каналы связи. Личный разговор, а еще лучше, личная встреча, всегда дадут вам на порядок больше информации к размышлению, чем e-mail.

Кроме того, если вы добились личной встречи, пусть даже не собеседования, будьте уверены, что работодатель действительно заинтересован в вас.

Сколько времени должно пройти перед тем, как связаться с HR

Если вы следуете нашим рекомендациям, используйте все доступные способы коммуникации, учитывая сроки с момента подачи заявки:

1-2 дня: электронное письмо
2-4 дня: звонок
2-3 недели: официальный запрос по «бумажной» почте.

Не нужно отправлять много писем и часто звонить менеджеру по подбору.

Если после двух-трех обращений точного ответа вы так и не получили, а все способы воздействия уже закончались, продолжайте поиски работы.

Многие HR не любят отказывать прямым текстом, вместо этого сохраняя тишину и не давая четкого ответа.

Как правило, это говорит об отсутствии интереса работодателя.

Поэтому не тратьте время впустую.

Директор Центра содействия трудоустройству студентов и выпускников
Московского гуманитарного университета (МосГУ)

После важного собеседования приходит тяжелый период ожидания обратной связи от работодателя. Ждать этот фидбэк приходится порой слишком долго. Существуют также компании, которые не беспокоятся о том, чтобы сообщить свое решение, принятое не в пользу кандидата.

Часто работодатели уже на собеседовании точно знают, что не пригласят вас на следующий этап, но ограничиваются стандартными фразами типа: «Мы вам позвоним». Компании, которые дают обратную связь при любых обстоятельствах, в основном, ограничиваются стандартной рассылкой, в которой говорится, что дело не в вас, но положительный ответ получил другой кандидат.

Отрицательный ответ трудно озвучивать, и психологи утверждают, что такой результат с обоснованием причин важно слышать кандидату. Это поможет поддержать его самооценку на должном уровне, понять, куда нужно двигаться дальше и над какими проблемными аспектами стоит поработать. Поэтому кандидатам нужно брать ситуацию в свои руки и начинать стучать в закрытые двери. Не бойтесь показаться слишком надоедливым, ведь 60% HR-специалистов считают, что такая инициатива подчеркивает целеустремленность и заинтересованность кандидата. Следовательно, даже если вас обошел сильный претендент, вашу кандидатуру запомнят и вернутся к ней, когда будет вакансия.

Договаривайтесь об обратной связи

Лучшее время заговорить об обратной связи - конец собеседования. Вежливо спросите рекрутера: «Подскажите пожалуйста, будет ли обратная связь и когда её можно ожидать?». Добавьте насколько для вас важно понимать и знать, над чем работать, чтобы быть более востребованным на рынке труда и легче найти работу в будущем. Также можете поинтересоваться, будет ли уместным после окончания оговоренных сроков самостоятельно позвонить и узнать о решении работодателя.

Звонить или писать?

В цифровую эпоху все привыкли переносить общения в формат переписки, но во время телефонного разговора HR-специалист может вам сказать больше, чем напишет. Впрочем, большинство специалистов не советуют звонить рекрутеру, если это не было оговорено предварительно. Поэтому лучше напомнить о себе письмом. В нем обязательно представьтесь, напомните дату проведения собеседования и должность, на которую вы претендуете. Далее поинтересуйтесь, принято ли решение относительно вашей кандидатуры. Также можете добавить, что не хотите торопить компанию, а всего лишь напоминаете о себе, потому что вас очень заинтересовала эта работа, и если остались вопросы - то можно обсудить их в телефонном разговоре.

Соцсети

Напомнить о себе вы можете с помощью соцсетей, просто добавившись в друзья к рекрутерам. Если речь идет о профессиональных соцсетях (напр.: LinkedIn), то HR-специалист сам может вам предложить подружиться там.

Когда мы говорим о личных страницах в Facebook или Instagram, то есть определенные ограничения и правила. Во-первых, если вы стучитесь в друзья к работодателю, помните, что ваша страница - это ваша визитная карточка, а информация на ней может сыграть не в вашу пользу. Во-вторых, нужно учесть то, что рекрутер или потенциальный руководитель добавляют в друзья только своих знакомых, поэтому вашу заявку могут проигнорировать. Вместе с тем на странице рекрутера или руководителя часто можно встретить интересные вакансии. Специалисты по нетворкингу советуют - привести к толку (удалив все лишнее) свою страницу в соцсети и стучаться в друзья ко всем, кто может быть вам полезным.

Если сказано «нет»

Отрицательный ответ нужно принять без лишних вопросов и выяснения отношений. Ни в коем случае не вините HR-специалиста в необъективности, и не убеждайте его в том, что вы лучший кандидат на вакантную должность. Вряд ли это повлияет на изменение решения, а лишь оставит о вас не очень приятные воспоминания, и тогда вас больше никогда не пригласят в эту компанию. Лучше всего будет, если вы поблагодарите за обратную связь и спросите, над чем вам нужно поработать.

Если вы не попали в компанию мечты, не стоит опускать руки. Отслеживайте вакансии, подружитесь с кем-то из сотрудников компании и спрашивайте о вакансиях у него или периодически напоминайте рекрутеру о себе письмом. Но здесь важно не пересечь границу. Не начинайте откликаться на все подряд вакансии и не отправляйте еженедельные бессмысленные письма HR-специалисту.

Если после собеседования вас не пригласили на работу, то хочется получить хотя бы честную обратную связь — почему, что не так? Полезно узнать про свои слабые места, чтобы избежать ошибок с другой вакансией. Но чаще всего соискатели получают формальное письмо без конкретных причин отказа или в ответ и вовсе — тишина. Мы выяснили, почему так происходит и как получить от рекрутера полезный отзыв.

Кандидат может неадекватно отреагировать на объективную причину отказа: например, если указать ему на отсутствие нужного опыта, низкий уровень английского, маленький опыт в роли руководителя. Получив критику, некоторые соискатели заполняют социальные сети и открытые источники негативным мнением о работодателе. Это и вынуждает рекрутера использовать максимально стандартные формулировки для отказа кандидатам.

Бывает, что истинную причину отказа называть нежелательно — это повлечет проблемы для рекрутера и компании. Например, все знают, что отказывать по возрастному признаку запрещено законом, но не секрет, что руководители все равно часто ставят возрастной предел, когда просят найти специалиста. В таком случае истинная причина отказа в вежливой форме звучала бы примерно так: «У нас молодой коллектив, боюсь, вам будет некомфортно». Но мало кто из рекрутеров решится ее честно озвучить.

Иногда причина отказа — несовпадение по ценностям с компанией, хотя формально по профессиональным навыкам кандидат подходит. Или субъективная оценка кандидата руководителем, который ищет человека себе в команду.

Отказ может быть связан с тем, что кандидат не понравился руководителю на уровне личных ощущений. Не смотрел в глаза на интервью, говорил нервно — возможных причин множество. Естественно, официально отказать кандидату из-за того, что он Овен, а не Водолей, как хочет наниматель, нельзя, поэтому и случаются моменты, когда обратная связь носит недостаточно точный характер.

Бывает и так, что отказ — в ваших же интересах, потому что рекрутер, зная сложный характер непосредственного руководителя, ищет человека определенного психологического типа, а вы с таким руководителем не сработались бы. Но в подобных случаях рекрутер тоже не предпочтет умолчать об истинных мотивах.

Нехватка времени тоже ограничивает рекрутера. Восстановить в памяти важные детали собеседования после десятка других, проанализировать ошибки кандидата и комментарии руководства, написать вдумчивый ответ — всё это не так быстро и просто, как может показаться со стороны. В потоке задач у рекрутера может просто не быть возможности дать вам качественную обратную связь.

Если есть конструктивная обратная связь, которая поможет человеку расти, рекрутеры ее охотно дают. Поэтому, если вам не стали отвечать, скорее всего, ваша кандидатура или опыт не подошли конкретно этой компании по каким-то внутренним параметрам — причины, вероятно, связаны не с вами, а с компанией. Пытаться добиться от рекрутера во что бы то ни стало назвать эти причины — занятие бесполезное.

Если причины отказа не из тех, о которых вам ни за что не скажут, то деловой подход и вежливость помогут выяснить всё необходимое. Только помните, что рекрутер не обязан давать вам подробный ответ, а тем более — советы по работе над ошибками. Но в ваших интересах построить общение так, чтобы получить максимум полезной информации.

Действуйте корректно и без нажима: согласитесь, когда кто-то обращается к вам с вежливой просьбой, желание откликнуться гораздо выше, чем когда от вас чего-то требуют в резкой форме.

Не надо видеть в рекрутере врага из-за того, что вас, по вашему мнению, несправедливо отвергли. Его работа — выбирать тех, кто максимально подходит под те требования, которые ему дали в задаче на подбор сотрудника, лучше всего впишется в уже существующую команду и останется в ней надолго. Он при этом должен учесть массу нюансов, о которых вы, скорее всего, даже не догадываетесь, потому что далеко не про всё пишут в вакансии (ценности компании, особенности коллектива и так далее). Кроме того, далеко не всегда мнение рекрутера решающее, если собеседование проходило с участием непосредственного руководителя того подразделения, в которое искали специалиста.

Не стоит верить мифам, что рекрутеры относятся к кандидатам свысока и ни за что не «удостоят» ответом. Пожалуй, никому другому не приходится столько общаться с людьми, сколько рекрутерам, и всегда есть вероятность, что работа сведет их с тем же кандидатом еще раз — поэтому рекрутеру вряд ли захочется настраивать вас против себя, отказывая в ответе просто «из вредности».

Екатерина Калияниди: «Если соискателю действительно интересны компания и позиция, нужно звонить. Так вы не только получите отзыв по итогам собеседования, но и продемонстрируете высокий уровень заинтересованности».

Высокий уровень заинтересованности — само по себе тоже преимущество. Пусть в этот раз вас обошел более сильный кандидат, но вас запомнят и вернутся к вашей кандидатуре, когда откроется похожая вакансия.

Объясните, что вам очень важно услышать причину и что обратная связь поможет вам избежать ошибок в будущем. Обратитесь к рекрутеру как к эксперту — объясните, что хотели бы узнать объективную оценку специалиста, который каждый день собеседует десятки кандидатов.

«Жаль, что я не подошел вам на вакансию … (название вакансии). Я сейчас продолжаю искать работу в этом направлении. И мне были бы очень полезны ваш профессиональный взгляд и ваше впечатление обо мне на собеседовании — почему я получил отказ? Может быть, мне над чем-то стоит поработать, чему-то подучиться?

Понимаю, что у вас большая загрузка. Буду очень признателен, если найдете возможность ответить».

Но будьте готовы к тому, что рекрутер не всегда сможет дать развернутый и честный ответ — по причинам, описанным выше.

Стоит ли звонить, если в цифровую эпоху многие стали воспринимать звонки как бесцеремонность и предпочитают общение в переписке? Преимущество звонка по сравнению с письменным форматом общения в том, что по телефону труднее уйти от объяснений, отделавшись туманными формулировками. К тому же некоторые причины профессионал сознательно не станет писать в письме, но может счесть возможным проговорить устно. Однако неожиданный звонок и правда может создать лишнее напряжение в и без того непростой ситуации.

Оптимальный вариант: сначала написать на почту или в мессенджере и спросить, когда удобно позвонить, чтобы обсудить интересующий вас вопрос. Если звоните без предупреждения, обязательно уточните, удобно ли говорить прямо сейчас или лучше созвониться в другое время. Вполне нормально, если рекрутер попросит перенести звонок: возможно, из-за большого потока собеседований он не может сразу вспомнить подробности вашей встречи и ему понадобится время, чтобы найти ваше резюме и свои пометки к нему.

Пишете вы или сразу звоните — в любом случае сначала напомните, на какую вакансию претендовали.

Если вы обратились в корректной форме и в целом произвели приятное впечатление, просто кое в чем оказались слабее другого кандидата, то шансы получить ответ с честной оценкой ваших слабых и сильных сторон довольно велики.

В любом случае, раз в этот раз с работой не сложилось, нужно двигаться дальше.

В 95% случаев мне не то, что не объясняли в чем причина отказа, мне даже не перезвонили/написали. Имхо, в России (не знаю как в других странах) HR отрасль очень слабо развита, скорее Отдел кадров, а не HR. В основном это "прокладка" между работодателем и соискателем: отфильтровать по формальному признаку совсем неподходящих соискаталей + заполнить бумаги. Пробема в том, что часто у "прокладки" начинается синдром вахтера.

Переписывать пример из статьи я бы вообще не стал, если себя уважаете (а если не уважаете, то и другие не будут). Я не против вежливости, но этот пример скорее влажные мечты сотрудника отдела кадров. Никогда не видел, чтобы так писали кому-либо независмо от должности/статуса/компании. Осталось только добавить "Мой господин(госпожа)". И тогда в ответ на такое письмо можно получить только "Хорошо, но после того как вылижешь мои ботинки".

А если по делу, то ищите контакты руководителя или другого сотрудника и пытайтесь расспросить или убедить их. Вот это реально покажет заинтересованность. Сомневаюсь, что отделу кадров есть дело до вашего энтузиазма. Если не удается пробиться именно через отдел кадров проще действовать в обход. Не только соискатели не любят плохой отдел кадров, но и работодатели, так что шанс ненулевой.
Заметил, что размер города не важен, в хорошие компании часто берут по знакомству. Так что вместо сомнительных вопросов к HR уделите время нетворкингу.

Фото с сайта handshaker.by

Как давно вы общались со своими сотрудниками? Хвалили или осуждали их, давали комментарии по ходу их работы. Если вы не можете этого вспомнить, то упускаете один из мощных инструментов управления командой — обратной связью. Что сказать сотруднику, чтобы он был мотивирован работать лучше? Как пресечь ошибки и изменить неправильное поведение? Как руководители убивают желание работать? На вебинаре платформы Витамин А об обратной связи рассказала бизнес-тренер Вероника Коппек.

— Обратная связь - это процесс развития подчиненного, формирования нужных моделей поведения и результатов. Ее можно условно разделить на 2 части: оперативную и регулярную. Оперативная обратная связь — это реакция руководителя на конкретное событие, не пытайтесь втянуть в этот разговор всю предысторию работы с сотрудником. Регулярная обратная связь — инструмент, с помощью которого мы даем оценку динамике событий и проявлений нашего сотрудника, его поведения, результатов работы. Например, в конце испытательного срока или при подведении итогов года.

Вероника Коппек
Бизнес-тренер

По отношению к непосредственным подчиненным давать обратную связь нужно обязательно, по отношению к другим — опционально, но если вы это делаете, то желательно поделиться этой информацией с их руководителем. Никто не ограничивает давать обратную связь друг другу, если мы коллеги в одном подразделении. Это тоже способ добиваться взаимопонимания.

9 апреля Вероника Коппек выступит на образовательной конференции «Бери и делай! Продажи и Мотивация персонала». Она расскажет, как строить разговор с сотрудником по итогам его работы: как подготовиться к этому разговору, как понять причины его низких результатов, преодолеть типичные возражения и убедить, что сотрудник вас понял и мотивирован работать лучше.

Подписчикам платформы Витамин А билеты на событие доступны со скидкой 50%.

В чем ошибаются руководители, давая обратную связь

Ошибка 1. Полное игнорирование обратной связи, так называемый «черный ящик». В подобной ситуации вы знатно демотивируете своих сотрудников, по крайней мере многих из них. Если сотрудник ориентирован на ваше мнение, вы для него являетесь авторитетным и уважаемым человеком — для него очень важно понимать, как вы оцениваете его работу.

Приведу в пример историю. Во многих компаниях существует такая процедура, как перфоманс ревью. Недавно я присутствовала на разговоре между коммерческим директором одной компании и руководителем отдела продаж. Коммерческий директор говорит: «Сергей, у меня неприятная новость, мы приняли решение контракт с тобой не продлевать». По реакции сотрудника я увидела, что для него это был неприятный сюрприз. Он справился с волнением и говорит: «Можно узнать, по каким причинам?» — «Понимаешь, — говорит директор, — наша компания находится на таком этапе развития, когда от человека на твоей должности очень многое зависит и, к сожалению, тебе не хватает самостоятельности и инициативы».

Сотрудник спрашивает: «А можно привести в пример ситуацию, где и когда я не проявил самостоятельность или инициативу?». Коммерческий директор начинает вздыхать: «Ну я не помню, я не записывал». Возникает неприятная пауза, и он вспоминает: в марте они были на переговорах с партнерами, сотрудник готовил эту встречу, участие коммерческого директора было «сугубо политическим». У партнеров возник вопрос, сотрудник не смог на него ответить, и руководителю пришлось без должной подготовки взять инициативу в свои руки. Почему руководитель сразу не сказал, что был недоволен? — «Просто не хотел обижать».

Сотрудник был просто раздавлен этой ситуацией. Основная претензия была в том, что ему не говорили раньше. «Ощущение, что меня все это время держали за дурака», — признавался он.

Фото с сайта pikabu.ru

У этой истории есть продолжение. До конца контракта у Сергея оставалось 4 месяца, и затем коммерческий директор признался мне, что ему очень нравилась работа сотрудника в этот период и он готов предложить ему продлить контракт. Я говорю: «Конечно, вы можете говорить об этом, при условии, что готовы извиниться». Коммерческий директор возмутился: «Я? Извиняться? За что? Это взрослый человек, руководитель, не студент, я не должен говорить ему, что и как он должен делать в своей работе».

Если ваша позиция такая, я хочу с вами поспорить. Есть ли повод для извинений? С моей точки зрения, есть. Это отсутствие своевременной обратной связи.

Обратная связь — это управленческий инструмент, и если вы к нему не прибегаете, то ограничиваете себя в вопросах управления персоналом. Могут ли люди вас услышать и измениться? Я точно знаю, что могут.

Ошибка 2. Тема разговора неизвестна. Вам нужно предупредить сотрудника о теме разговора, иначе возникает домысливание, причем обычно в негативную сторону. У каждого своя картина мира, никто не хочет быть застигнутым врасплох.

Как-то я проводила обучение на эту тему в одной из компаний, и через две недели подходит ко мне участник: «Научился на свою голову, сотрудница от моих слов неделю рыдала». Почему? Вот что он сказал своей сотруднице на испытательном сроке: «Марина, у нас с тобой в пятницу будет разговор, готовься». Это все, что он сказал. Давайте добавим еще немного контекста ситуации: до обучения руководитель подобных разговоров не проводил, и поэтому коллектив ничего хорошего от этих разговоров не ждал.

В пятницу он ее полчаса успокаивал, что увольнять не собирается. Когда она наконец-то поверила, то призналась, что всю неделю по вечерам плакала, потому что думала, что ее уволят, и не могла понять, за что.

Фото с сайта drivenn.ru

И мне кажется, все мы заслуживаем еще один шанс. Бывает, что человек, допустив ошибку, делает очень правильные выводы.

4. Разговор «для галочки». В одной компании я сопровождала процесс внедрения ежеквартальных встреч для подведения итогов и наблюдала показательный разговор между руководителем и сотрудником. Руководитель говорит: «Степан, в нашей компании внедряются регулярные встречи, честно говоря, я не вижу в них особого смысла, но раз надо, давай поговорим». Можете представить реакцию Степана.

Если в вашей организации есть какие-то правила и требования на этот счет — мой вам совет «для галочки» это не делать. Но если все-таки вы смысла в регулярных встречах не видите, а проводить их приходится, хотя бы не признавайтесь в этом.

4. Критика в присутствии других (сотрудников, клиентов и пр.) или за спиной сотрудника. Критикуйте наедине!

Когда вы отчитываете сотрудника в присутствии других людей, он концентрируется на том, какое впечатление это оказывает на окружающих, а не на том, что вы пытаетесь ему сказать.

Не стоит также высказывать замечания в адрес сотрудника кому-то, кроме него самого. Во-первых, до него эта информация точно дойдет. Во-вторых, часто это провоцирует сотрудников, и они тоже меняют свое отношение к этому человеку, особенно если вы властный руководитель и люди думают, что дело идет к увольнению. Коллеги вычеркивают этого сотрудника из процессов и круга общения. И в-третьих, всегда есть сочувствующие. У вашего сотрудника может быть друг, который начнет судачить о ваших высказываниях. Но главное, что тот сотрудник, которому вы изливаете душу, тоже теряет чувство безопасности — он осознает, что вы точно так же можете говорить о нем самом.

5. Замаскированная критика. У многих руководителей есть такая черта — они обладают широким кругозором, у них полно цитат из фильмов или анекдотов. Коллеги, все это не годится для обратной связи! Это здорово украшает вашу речь, но не в этом случае.

Например, сотрудник приходит к руководителю с простым вопросом: «Каковы мои шансы получить назначение на более высокую должность, которая сейчас вакантна?» Руководитель говорит: «Что русскому хорошо, то немцу — смерть». И все. Два дня сотрудник ходит под впечатлением, приходит ко мне, директору по персоналу этой компании.

Что имел в виду руководитель? Я не знаю. Иду спрашивать. Он поясняет: «Понимаешь, в этой работе нужно быть устойчивым к стрессу, наглым, а он не такой, и так мы потеряем нормального сотрудника» — «А почему ты сотруднику так не сказал?» — «Я сказал».

Фото с сайта biletsofit.ru

Вывод: если вы не можете отказаться от аллегорий и метафор, то пожалуйста, сопроводите свой текст конкретикой.

6. Доминирование, когда вы в разговоре с сотрудником проявляете высокомерие, когда «есть мое мнение и неправильное». Другими словами, это отсутствие умения слушать, понять позицию другого, разобраться в причинах. Напомню, обратная связь — это дорога с двусторонним движением.

Зачем вообще нужна обратная связь?

У обратной связи есть четыре цели:

1. Поощрить. Поверьте, чтобы выполнить работу хорошо и соответствовать всем требованиям, нужно прилагать усилия. Именно обратная связь, поощряющая правильное поведение, — хороший стимул. Она дает ощущение, что человек делает благодарную работу.

2. Пресечь — это случай, когда нужно заблокировать ситуацию, которая ведет к конфликтам, ошибкам, нарушению правил компании. Мы как руководители сообщаем, что конкретно нельзя делать, что плохо, что ведет к проблемам, а также информируем о санкциях, которые готовы применить, если сотрудник продолжит или повторит.

Вы должны знать, что для сотрудника важно, чего он боится. Универсальных способов повлиять нет. Наверняка вы сталкивались со случаями, когда не действует даже угроза увольнения.

3. Изменить. Сотрудник делал свою работу нормально, но есть потребность в его развитии. Допустим, я вижу более эффективные способы выполнения работы и мне надо побудить сотрудника, чтобы он делал дополнительные усилия или по-другому действовал для достижения наилучшего результата.

4. Информировать. Это неотъемлемая часть контроля, о чем незаслуженно забывают многие руководители. Представим ситуацию: вам необходимо получать от сотрудника отчет каждую пятницу. Вы получили отчет в срок, просмотрели, у вас нет вопросов. Что характерно для руководителя в этой ситуации? Ноль реакции. Так рано или поздно у сотрудника появится сомнение, читает ли руководитель его отчет, и наступает момент, когда он на него «забивает».

Однажды один руководитель спросил меня: «Как наказать сотрудника, который полгода водил меня за нос? Высылал мне один и тот же отчет, просто меняя дату». Но как это выяснилось только через полгода? Руководитель продолжает: «Мне не хватало времени, чтобы изучать каждый отчет, а в конце полугодия я решил посмотреть динамику и не смог понять, что не так — цифры одинаковые».

Фото с сайта classpic.ru

Как выглядит информирование в этой ситуации? «Спасибо, что вовремя предоставил отчет, я просмотрел — вопросов нет». Короткие сообщения в ответ на задачу, которую выполнил сотрудник, — необходимое и достаточное условие, чтобы он понимал значимость своей работы. У самых ответственных сотрудников именно обратная связь — момент завершения задачи. Заметьте — не когда он отправил отчет, а когда получил на него реакцию. Это лучший способ поддерживать мотивацию людей на выполнение рутинной, однообразной работы.

Конечно, я не буду хвалить сотрудника за то, что он каждый день приходит на работу вовремя или каждый раз сдает отчетность. Но есть ли у меня повод в конце года отметить его пунктуальность или дисциплинированность? Есть. И поблагодарить за то, что я всегда могу на него рассчитывать.

Правила обратной связи

1. Искренность. Похвала сквозь зубы, конечно же, не воспринимается людьми. Но что делать, если вы не умеете хвалить людей?

Такой случай был в одной знакомой мне компании. От многих ее сотрудников я слышала, что директору невозможно угодить. Руководитель же в ответ призналась, что она не умеет хвалить людей, вплоть до того, что ей сводит рот судорогой. Она видела заслуги людей, ценила их, но не могла это донести. Мы договорились, что когда ей нужно кого-то похвалить, она идет к заместителю и обозначает — кого и за что. Затем они вдвоем идут к сотруднику, заместитель произносит текст, а она стоит рядом и говорит: «Подписываюсь под каждым словом». Даже просто присутствие руководителя делало обратную связь более значимой. Потому что это директор, собственник компании, и конечно ее мнением люди дорожили. В целом эксперимент оказался удачным.

Фото с сайта gazeta.ru

Почему бы не перейти в письменную коммуникацию? На самом деле, не стоит. Ваша манера общения прочитается и в написанном тексте. И если я привыкла слышать от своего руководителя негативные интонации, то с ними же я буду читать его позитивное письмо.

2. Конкретика: что было сделано хорошо/плохо + слова, которые вызывают эмоции. Конечно, приятно, когда тебя хвалят. Но еще приятнее, когда знаешь, за что. Например, фраза «Леша, надо быть более инициативным» — ни о чем. «Леша, когда я спрашиваю, кто хотел бы взяться за задачу, пожалуйста, хотя бы иногда поднимай руку» — это более точное описание.

Очень важно иметь разнообразие слов, которыми вы можете выразить эмоцию. У меня есть знакомый, который на все ситуации говорит «огонь». Сначала люди это воспринимают позитивно, потом возникает привыкание, а потом это становится объектом шуточек. Вот набор вариантов, как можно выразить свои эмоции:

Слайд из презентации Вероники Коппек

Конечно, лучше использовать разные варианты для женской и мужской аудитории. Например, если я скажу своей сотруднице «Ты просто сокровище», это прозвучит более естественно, чем если бы я сказала это мужчине.

3. Конструктивность — это ответ на вопрос «А как надо было? А как вы хотели, чтобы сотрудник сделал свою работу?»

4. Своевременность. Если вы даете обратную связь с запозданием, сотрудник по-другому ее воспринимает — мол, да ладно, 4 месяца прошло. Это говорит о том, что для вас обратная связь не была важной. Очень часто сотрудник уже не помнит этот эпизод, поэтому может вступать в полемику, говорил он так или не говорил. Чем ближе разговор к моменту действия, тем меньше шансов на недопонимание.

5. Объективность. Пожалуйста, опирайтесь на факты, а не на мнение других людей. Постарайтесь заручиться собственными наблюдениями, примерами, на основе которых можно делать выводы.

6. Справедливость. Если мы делаем замечание одному сотруднику, то не оставляем без внимания других. Если мы кого-то хвалим, то хвалим и всех, кто такие же результаты демонстрирует.

7. Последовательность — это ситуация, когда вы что-то пообещали и реально сделаете.

Как понять, что обратная связь была эффективной?

Это настроение, с которым ваш сотрудник выполняет работу. Я замечаю, когда у людей горят глаза, есть воодушевление, чувство радости.

Если ваша цель — пресечь некое действие, тогда отсутствие повторных инцидентов — главное доказательство, что вы правильно донесли и замотивировали сотрудника. Если мы говорим про стимулирование изменений, то опять же, если сотрудник начал делать то, что вы говорите. И очень советую сразу же поощрить и зафиксировать эти изменения.

Фото с сайта msn.com

Будьте осторожнее с обратной связью — поверьте, люди ее помнят. У меня есть ряд случаев, когда руководитель словом смог меня вдохновить на вещи, в которые я сама не верила. И есть случаи, которые очень больно отозвались на самооценке и желании работать.

Как попросить руководителя об обратной связи?

Я искренне считаю, что сотрудники сами вправе запрашивать обратную связь и ответственность сотрудников состоит в том, что они даже не попытались это сделать. У меня тоже был период, когда я не получала обратной связи от своего руководителя. Я набиралась наглости и просила о встрече.

Сформулируйте корректный вопрос своему руководителю. Не надо спрашивать «Что я делаю не так? Что вам в моей работе не нравится?». Какой вопрос — такой ответ. Спросите так: «Какие у вас есть пожелания к моей работе?». Это мягкая формула получения критики и для руководителя, и для сотрудника.

Читайте также: