Как принять на работу иногороднего сотрудника

Опубликовано: 17.09.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Вправе ли организация принять на работу сотрудника в том случае, если у него отсутствует регистрация?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе принять на работу сотрудника в случае, если у него отсутствует регистрация по месту жительства или пребывания.

Обоснование вывода:
В силу ст. 3 ТК РФ каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от места жительства, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.
Статьей 65 ТК РФ установлен перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Действующее законодательство не предусматривает обязанности гражданина представлять при трудоустройстве документы, подтверждающие его регистрацию.
Кроме того, часть вторая ст. 64 ТК РФ прямо запрещает ограничение прав (прямое или косвенное) или установление преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от места жительства лица (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), кроме случаев, предусмотренных федеральным законом.
Пленум Верховного Суда РФ в п. 11 постановления от 17.03.2004 N 2 указал, что "отказ работодателя в заключении трудового договора с лицом, являющимся гражданином РФ, по мотиву отсутствия у него регистрации по месту жительства, пребывания или по месту нахождения работодателя является незаконным, поскольку нарушает право граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства, гарантированное Конституцией РФ (часть 1 ст. 27), Законом РФ от 25.06.1993 N 5242-1 "О праве граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах РФ" (далее - Закон 5242-1) также противоречит части второй ст. 64 ТК РФ, запрещающей ограничивать права или устанавливать какие-либо преимущества при заключении трудового договора по указанному основанию".
На основании ст. 3 Закона РФ N 5242-I, п. 4, п. 9, п. 16 Правил регистрации и снятия граждан РФ с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ (утверждены постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 N 713, Административному регламенту (утвержден приказом ФМС РФ от 20.09.2007 N 208) обязанность по оформлению регистрации по месту жительства или пребывания возложена на самих граждан. Предусмотрена административная ответственность за проживание по месту жительства или по месту пребывания без регистрации (ст. 19.15 КоАП РФ). Каких-либо санкций для работодателя в случае трудоустройства граждан, не имеющих регистрации, действующее законодательство не предусматривает.
Таким образом, работодатель вправе принять на работу сотрудника в случае, если у него отсутствует регистрация по месту жительства или пребывания, трудовым законодательством не предусмотрены какие-либо особенности при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует регистрация по месту жительства или пребывания.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кузьмина Анна

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Данный сайт посвящён проблемам адаптации в Москве иногородних. Приглашаем к сотрудничеству сетевые ресурсы и авторов статей аналогичной тематики.
Наши партнёры

Праздники

Нашли ошибку?

Выделите ошибку мышью и нажмите Ctrl+Enter. Сообщение будет отправлено администратору.

Порядок трудоустройства иногородних граждан

Нередко в качестве одного из условий приёма на работу предусматривается наличие у кандидата регистрации в том населённом пункте (регионе), где находится работодатель. Случается, что квалифицированные и опытные специалисты, полностью подходящие на вакантную должность по профессиональным качествам, получают отказ в приёме на работу лишь по одной причине — они являются жителями других регионов.

Представляется, что опасения работодателя, связанные с приёмом на работу иногородних граждан, совершенно беспочвенны: организации вправе принимать на работу жителей других регионов. Более того, ч. 2 ст. 64 ТК РФ прямо запрещает ставить трудоустройство в зависимость от наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания, так как это обстоятельство не связано с деловыми качествами работника. На этот же момент обращено внимание и в п. 11 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Это означает, что в случае возникновения спора, суды будут решать его в пользу лиц, которым работодатели отказали в трудоустройстве по данному основанию.

Действующим законодательством не предусмотрена обязанность работника предоставлять работодателю документы, подтверждающие временную регистрацию. По крайней мере в ст. 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора» ТК РФ такой документ, как свидетельство о регистрации по месту пребывания, не упоминается.

(Тем не менее в московском законодательстве обнаруживаются положения, противоречащие указанной норме ТК РФ. Так, продавцы, осуществляющие торговую деятельность на московских рынках, обязаны в течение всего периода работы иметь документ, подтверждающий личность (паспорт или иной документ), а иногородние лица — ещё и документы, подтверждающие их регистрацию по месту пребывания в г. Москве (п. 7.5 Правил работы рынков в г. Москве, утв. Постановлением Правительства Москвы от 03.07.2001 № 580-ПП).

Это означает, что работодатель, принимая на работу продавцов, будет вынужден отказывать в трудоустройстве иногородним жителям, не зарегистрированным в г. Москве. Кроме того, данное требование вступает в противоречие с порядком регистрации по месту временного проживания, установленным федеральным законодательством. Обязанность обратиться за регистрацией возникает лишь по истечении 90 дней с момента начала проживания иногородних граждан в жилых помещениях, не являющихся их местом жительства (п. 9 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учёта по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.07.95 № 713).

В то же время Законом РФ от 25.06.93 № 5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации» предусмотрена обязанность граждан регистрироваться по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации. Такая обязанность должна быть выполнена гражданином лично. В случае её невыполнения гражданин может быть привлечён к административной ответственности по ст. 19.15 КоАП РФ.

Нормы, предусматривающие ответственность работодателя за отсутствие у работника регистрации, в законодательстве РФ отсутствуют. Ни один государственный орган не вправе проводить в отношении работодателя проверки по данному вопросу. Работодатель также не обязан следить за сроками временной регистрации своих работников. (Имеются в виду только граждане России. В отношении иностранцев действуют иные законы: им необходимо иметь разрешение на занятие трудовой деятельностью.)

Как уже упоминалось, работодатель обязан истребовать у работника лишь документы, прямо предусмотренные ст. 65 ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами.

Также работодатель не должен настаивать на предъявленииработником свидетельства о присвоении ИНН и отказывать в трудоустройстве по причине его отсутствия, посколькуданный документ не является обязательным. Однако из этого правила есть исключения: например, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» требует от гражданина, поступающего на гражданскую службу, предъявления в числе прочих документов свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе.

Налоговый кодекс РФ также не обязывает получать такое свидетельство. Отсутствие ИНН у работника не влечёт за собой применения налоговых санкций ни к самому работнику, ни к организации, принявшей его на работу. Организация не обязана предпринимать действия по оформлению работникам свидетельств о присвоении ИНН, на что, в частности, указано в Письме УМНС России по г. Москве от 09.03.2000 № 12-3-02/365 «О присвоении ИНН физическим лицам».

Некоторые работодатели настороженно относятся к свидетельству о постановке на налоговый учёт, выданному физическому лицу в другом регионе. Тем не менее этот факт не влияет на порядок отчётности по налогу на доходы физических лиц.

Иногородние работники подлежат обязательному медицинскому страхованию в соответствии с Законом РФ от 28.06.91 № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации». Иными словами, работодатель обязан оформить и выдать работникам полисы обязательного медицинского страхования. Что касается страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования, то, если принимаемый на работу иногородний гражданин не имеет такого свидетельства, работодатель обязан обеспечить его выдачу (часть 2 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если принимаемые на работу иногородние граждане РФ не имели ранее трудового стажа (принимаются на работу впервые), то работодатель обязан завести им трудовые книжки установленного образца. На это отводится недельный срок со дня приёма сотрудников на работу (cтатья 66 ТК РФ; п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Итак, работодатель истребовал у иногороднего работника необходимые документы. Следующий шаг — заключение трудового договора в письменной форме. Здесь следует учитывать, что согласно новой редакции ст. 57 ТК РФ, вступившей в силу в октябре 2006 г., в преамбуле договора или в разделе «Адреса и реквизиты сторон» в обязательном порядке нужно отразить сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

К таким документам относится паспорт гражданина РФ или иной документ, определённый федеральным законом (ст. 10 Федерального закона от 31.05.2002 № 62-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации»): дипломатический паспорт, служебный паспорт, паспорт моряка или удостоверение личности.

Водительские права, военный билет и прочие документы не могут быть приняты работодателем в качестве документов, удостоверяющих личность, поскольку они лишь удостоверяют наличие специального права у конкретного физического лица, его отношение к военной службе и т. п.

В последнее время за трудоустройством всё чаще стали обращаться бывшие граждане республик в составе СНГ и других зарубежных государств, получившие гражданство через российские консульства на территории указанных стран. Эти лица предъявляют работодателям загранпаспорт гражданина РФ, поскольку гражданство получено за пределами РФ, а оформление общегражданского паспорта ещё не завершено. Обычно вместе с загранпаспортом предъявляется свидетельство о временной регистрации. Работодатели часто отказывают соискателям с таким набором документов в приёме на работу, мотивируя отказ отсутствием российского паспорта и постоянной регистрации. Однако в силу ст. 64 ТК РФ такой отказ в заключении трудового договора является необоснованным. Согласно действующему законодательству личность гражданина удостоверяет паспорт, в том числе заграничный (cм., напр., ст. 19.18 КоАП РФ.).

После подписания трудового договора работодатель обязан издать приказ о приёме на работу и заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2.

Заполнение личной карточки на иногороднего работника имеет некоторые особенности. Так, в п. 12 раздела «Общие сведения» должны быть отражены сведения об адресе и телефоне. При этом должны быть указаны два адреса: постоянной регистрации и фактического проживания. У кадровиков не возникает затруднений с заполнением графы об адресе регистрации: для этого необходимо открыть соответствующую страницу паспорта иногороднего работника и перенести содержащиеся сведения в карточку Т-2. Дату регистрации по месту жительства следует указывать в соответствии с паспортом, а не представленным свидетельством о временной регистрации.

Фактический же адрес должен указываться со слов работника. Однако зачастую по требованию работодателя иногородние работники вместе с паспортом предъявляют свидетельства о временной регистрации, и именно эти сведения заносятся в графу «Фактический адрес».

Как показывает практика, большинство из этих документов не являются подлинными и/или оформлены в недобросовестных фирмах, предлагающих услуги по оформлению миграционных карт, разрешений на работу и свидетельств о временной регистрации. Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, приведённые в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, не требуют подтверждения фактического адреса какими-либо документами. Специалисту кадровой службы необходимо иметь это в виду и не подходить к заполнению графы о фактическом адресе формально. Ведь именно достоверные сведения помогут найти работника в случае необходимости (например, когда нужно выслать уведомление, извещение, разыскать работника в случае отсутствия на работе и т. п.).

Далее необходимо указать номер телефона иногороднего работника. В данном случае работнику следует сообщить как можно больше телефонных номеров, по которым с ним можно связаться.

Работодатель обязан вести воинский учёт иногородних граждан. Основным документом для этого служит личная карточка Т-28. Пункт 7 раздела I формы Т-2 заполняется на основании документов воинского учёта, которые обязаны предъявлять при трудоустройстве военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу (ст. 65 ТК РФ). Помимо сдачи отчётности в военный комиссариат, в котором зарегистрирован работодатель, необходимо также «сообщать в 2-недельный срок в военные комиссариаты о всех гражданах, пребывающих в запасе, гражданах, подлежащих призыву на военную службу, и принятых на работу (учёбу) или уволенных с работы…» (подп. «л» п. 23 Положения о воинском учёте). Многие кадровики полагают, что в отношении иногороднего работника такие сведения подаются в военный комиссариат по месту его постоянной регистрации, что ошибочно. Все сведения воинского учёта подаются в тот военный комиссариат, в котором зарегистрирован работодатель.

Не следует забывать, что иногородние граждане обязаны сняться с воинского учёта по месту своей постоянной регистрации, оформить временную регистрацию и встать на воинский учёт в военном комиссариате по месту временной регистрации. Именно поэтому во многих организациях с иногородними работниками заключают срочные трудовые договоры на срок их временной регистрации и отказывают в продлении договора, мотивируя это требованиями закона к работодателю по организации воинского учёта. Однако временное прикрепление иногороднего гражданина к соответствующему военному комиссариату — его личная обязанность как гражданина РФ, и работодатель не должен проверять её выполнение.Все обязанности последнего ограничиваются ведением учёта и подачей соответствующих сведений (раздел IV Положения о воинском учёте).

Отдельно хотелось бы остановиться на сроке трудового договора с иногородними работниками. Как уже упоминалось, многие работодатели заключают трудовые договоры только на срок временной регистрации гражданина по месту его жительства. Правомерно ли это с точки зрения трудового законодательства?

Если обратиться к ст. 58, 59 ТК РФ, то можно обнаружить, что в отдельных случаях заключение трудового договора на определённый срок является правомерным. Так, в ч. 1 ст. 59 Кодекса перечислены случаи, когда заключение срочного трудового договора объективно необходимо для работодателя (временные, сезонные работы, работа в выборном органе и т. д.). В то же время указание на отсутствие у работника постоянной регистрации по месту нахождения работодателя в этом перечне отсутствует. Следовательно, наличие свидетельства о временной регистрации не влияет на вид трудового договора (срочный или заключённый на неопределённый срок).

С принятием Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ, которым внесены соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ, работодателю разрешается заключать срочный трудовой договор с работником по соглашению сторон (ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Однако и здесь наличие или отсутствие временной регистрации не является основанием для установления срочного характера трудовых отношений. Единственный случай, когда место жительства влияет на срочность заключения трудового договора, обнаруживается в абз. 4 ч. 2 ст. 59 ТК РФ: срочный трудовой договор может быть заключён с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы.

Расторжение трудового договора с иногородними работниками также производится на общих основаниях, предусмотренных трудовым законодательством. Никакие особенности, связанные с фактом постоянного проживания в другом населённом пункте, на прекращение трудового договора не влияют.

Таким образом, если к работодателю обратился соискатель на вакантную должность, проживающий вне места нахождения работодателя, никаких правовых препятствий к заключению между ними трудового договора не имеется.

Сергей — переводчик с ИП. Работы становится всё больше, поэтому Сергей просит жену помочь. Он хочет оформить ее к себе в штат, чтобы шел стаж.

Для ИП, которые считаются микропредприятиями, действует упрощенная система оформления сотрудников. По этой системе тоже придется оформлять много бумаг, но не так много как обычно. Рассказываем, как и что нужно делать.

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

выручка до 120 млн рублей в год;
до 15 сотрудников в штате.

На сайте налоговой можно проверить, подходит ИП под микропредприятие или нет. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

составить штатное расписание;
заключить трудовой договор с сотрудником;
издать приказ о принятии на работу;
заполнить трудовую книжку;
завести личную карточку;
зарегистрироваться в фондах.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как всё устроено в компании: какая структура, сколько сотрудников и какие выплаты идут сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот, что нужно заполнить в штатном расписании:

название структурного подразделения в компании. В ИП Сергея их нет;
порядковый номер работника;
код должности, например, производственный персонал. Можно обойтись без кодирования, наказания за это нет;
количество сотрудников в этой должности;
оклад и надбавки;
сумма.

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад 50 000 рублей. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издаёт приказ о том, что утверждает штатное расписание.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Чтобы принять супругу на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при типовом договоре оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные условия и дополнительные. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 000 рублей на каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию. Они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
название компании;
место и дата заключения трудового договора;
срок договора;
подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
должность, профессия, специальность;
дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
гарантии и компенсации за работу в опасных условиях. За работу на Крайнем Севере на нефтяных вышках есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия. Сергею этот пункт не нужен;
условия оплаты и порядок выплат. Например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 40 000 рублей и премию по итогам года в восемьдесят тысяч рублей;
пункт про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
условия работы. Тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент.

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, у договора всё равно будет юридическая сила. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать всё, что касается условий работы:

испытательный срок. Иначе сотрудник сразу начинает работать в штате;
условия служебной или коммерческой тайны. Можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать;
договоренность об обучении. Можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения;
дополнительное страхование. Например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве.

Сергей заполняет трудовой договор:

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

паспорт;
СНИЛС;
трудовая книжка;
военный билет для тех, кто состоит на учете в военкомате;
ИНН — чтобы платить НДФЛ. Если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой;
диплом или другой документ об образовании. Он нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом;
справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным. Если у нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление медицинской книжки;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным.

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 000 рублей, за повторное нарушение — до 40 000.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовую книжку.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

сотрудник случайно купил ненастоящую;
решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
нельзя заходить за поля формы;
для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
в графу 2 вписать дату записи;
в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

Сергей заполняет книгу учёта:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше, вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Фонд социального страхования. Он оплачивает сотруднику больничные листы по беременности и родам и пособия на детей до 1,5 года. Чтобы зарегистрироваться в фонде, нужно:

Заполненный образец заявления о регистрации

заполнить заявление о регистрации;
сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

закрепляет за предпринимателем номер и код;
вносит данные в реестр страхователей;
выписывает уведомление о регистрации страхователя;
определяет класс профессионального риска;
рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

После регистрации в фондах предприниматель получает извещение с номером, по которому платит взносы.

В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.

1. Оформление на работу при отсутствии трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы.

Некоторые кадровики идут на поводу новым сотрудникам или своим коллегам, оформляя на работу новичка без трудовой, с расчетом, что человек в ближайшее время донесет книжку в отдел кадров. Вполне возможно, что так и происходит в большинстве случаев, но нередко возникает проблема — запись об увольнении в трудовой книжке предыдущим работодателем стоит позже даты приема сотрудника на новую работу. Чтобы не допускать таких документационных «накладок», не стоит рисковать.

2. Прием на работу без паспорта.

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, приведен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Допустим, паспорта у работника при себе нет, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке, которая выдается по административному регламенту ФМС? Конечно, нет. Потому что справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.

3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров.

В ст. 213 ТК РФ называются такие категории работников. Кроме того, в Приказе Минздравсоцразвития №302н приводится Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования). Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждает ст. 5.27.1 КоАП.

4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами, связанными с его трудовой деятельностью.

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под роспись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем роспись он ставит под каждым документом.

5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре.

При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора. Недостающие условия «дополняются» приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.

Кадровый учет без проблем и ошибок

6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место.

В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место. В ст. 209 ТК РФ, говорится, что «рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».

Что именно указывать в трудовом договоре с сотрудником при указании места работы, объясняет Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре.

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте в обязательном порядке включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные. Разобраться в том, какие у него условия труда на рабочем месте, работодатель может только по итогам аттестации, если сроки ее действия не истекли, или спецоценки труда.

Как отразить условия труда в трудовом договоре, если спецоценка не проводилась, рассказывает эксперт Евгения Конюхова:

8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо.

Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно указываться в трудовом договоре. Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.

9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора.

Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения.

10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право.

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.

11. Неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре.

Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.

12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок».

Комментарии по этому вопросу дает эксперт Евгения Конюхова:

13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора.

О том, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, говорится в ст. 68 ТК РФ. Поэтому работодателям следует внимательно проверять в документе все детали. Сотрудник должен ознакомиться под роспись с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты.

В трудовую книжку запись о примере на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.

15. Сотрудник не знает о вносимых в трудовую книжку записях.

Заполнение личной карточки Т-2 на нового работника — это важный заключительный этап процесса приема на работу. С записями, которые в нее вносятся, работодатель должен знакомить сотрудника под роспись.

Современное обучение для бухгалтера — главные темы и изменения

Алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника на работу

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый - заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, - написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие - написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй - медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники - например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда - суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии - все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
коды деятельности по ОКВЭД;
наименование медучреждения, в которое направляется работник;
ФИО работника и наименование должности;
указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий - приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, - издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу - это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый - заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах - по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

размер оплаты труда;
должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
кому непосредственно подчиняется работник;
испытательный срок, если он есть;
должностные обязанности;
прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы - с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье - выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это - включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый - внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум - ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя - сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

Налоговая инспекция. Собирает налоги - и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники - налог на доходы физических лиц - НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
Пенсионный фонд России - ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
Фонд социального страхования - ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление - в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы - в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую - подаете уведомление об уплате в ПФР. И так - каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора - это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель - в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход - ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете - лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации - договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам - для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока - оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Читайте также: