Как улучшить работу бухгалтера

Опубликовано: 17.09.2024

О профессии бухгалтера сложилось неоднозначное мнение в обществе. С одной стороны, эта работа считается хорошо оплачиваемой и стабильной, с другой – не требующим усилий «перекладыванием бумажек». Даже многие руководители считают, что у бухгалтера всю работу делает специальная программа – нажал на магическую кнопку, и все само сосчиталось. Вот бы показали, где находится та кнопка!

Однако современному бухгалтеру действительно помогает различное программное обеспечение и не только в ведении учета. Нужны еще разные калькуляторы, «напоминалки», календари и прочее. Кто-то по старинке пользуется бумажными ежедневниками, а кто-то ведет планирование через приложение.

Сегодня хотелось бы поговорить именно о таких бухгалтерских помощниках, которые облегчают рабочие будни и делают некоторые расчеты намного проще.

Excel – мастер на все руки

На самом деле Excel пользуются многие бухгалтера. Для чего же в повседневной работе используется приложение:

«Вытащить» из бухгалтерской программы любой документ или отчет и использовать для создания внутренней управленческой отчетности: сохранить в формате xls несколько реестров, списков и объединить их, составить сравнительные таблицы.
В выгруженном списке установить свои параметры фильтрации, отбора и прописать команды.
Составить собственные таблицы с формулами для регулярных нестандартных подсчетов.
Формирование наглядных графиков и диаграмм.
Ведение для ИП в формате Excel книги учета доходов и расходов, заполнение форм отчетности в отсутствии специального софта.

Многие формы печатных бланков в сети представлены в формате xls , даже на нашем сайте вы могли это заметить. Например, вот бланк накладной ТОРГ-12. Причем часть данных в таких формах может заполняться автоматически, благодаря прописанным в ячейках формулам.

Есть пара самых простых формул, используемых в Excel , они применяются очень часто:

= A 1+ B 1 формула для сложения значений в двух ячейках ( A 1 и B 1 соответственно), обратите внимание, формула начинается со знака равенства, это показывает приложению, что вы хотите ввести не просто буквы и цифры, а провести расчет. Складывать можно много разных значений. Если все они входят в один столбец или строку, то формула упрощается. Допустим, в колонке A надо суммировать ячейки с номерами с 1 по 135. Тогда формула будет выглядеть так =СУММ( A 1: A 135)
=ОКРУГЛ( N ;0) формула для округления, вместо N необходимо подставить число или номер ячейки, значение которой округляется. Можно подставить формулу. Пример: =ОКРУГЛ(СУММ(А1:А135);0). Вместо «0» необходимо указать нужное количество знаков после запятой, при нуле округление производится до целого числа.

Кстати! Другие формулы (не только математические, но и текстовые, логические, финансовые) находятся в соответствующей вкладке. Программа подскажет, что необходимо ввести в поле, дополнительные сведения доступны в справке.

Для создания собственных таблиц достаточно провести настройку один раз и затем вводить значения в ячейки для получения результата. Если в вашем учете встречаются нестандартные подсчеты, подготовьте личный калькулятор с помощью Excel . Как правило, здесь все четко – формулы пишутся по стандартной математической логике.

Калькуляторы

Речь не об устройстве на вашем столе, а о специальных мини-программах, приложениях или онлайн-инструментах. Чаще всего калькуляторы используют для расчета:

Отпускных.
Больничных.
Стажа.
Пеней по налогам и взносам, за просрочку выплаты заработной платы.
Материальной выгоды.
Налогов (УСН, НДС, НДФЛ и т.д.).
Фиксированных взносов ИП.

Большинство этих инструментов и некоторые другие вы найдете в этом разделе. Работать с онлайн-калькуляторами очень просто: достаточно внести в ячейки данные и нажать кнопку. Если все сделано правильно, получится точный результат. Кроме того, расчет можно скачать в формате Word или Excel , иногда уже в виде готовой бухгалтерской справки или необходимой формы.

Обратите внимание! Некоторые подобные гаджеты скачиваются в смартфон или на компьютер. Например, бесплатное приложение Staj . В нем удобно считать стаж по трудовой книжке, а также складывать и вычитать периоды.

Для тех, кто занимается бизнесом самостоятельно, онлайн-калькуляторы быстро и без специфических знаний посчитают нужные данные. Для сотрудников это возможность проверить расчеты бухгалтерии, если возникли сомнения. Главное, обратить внимание на актуальность – уважающий себя ресурс обязательно обновляет формулы, если меняются ставка рефинансирования, МРОТ и т.д.

Календари

Вероятно, ни один бухгалтер не обходится без настольного производственного календаря, не говоря уже о тех, кто занимается кадрами и зарплатой. Кроме него, еще существуют налоговые с датами отчетов и оплат. Они могут быть как электронными, так и обычными бумажными, встроенными в стандартную рабочую программу или Google -календарь. В общем, выбор на любой вкус.

Календарь не просто показывает какое-то событие, он о нем напомнит: зазвонит сигнал, придет сообщение, выскочит «окно» на экране. Зависит от настроек и мощностей вашей электроники. И все-таки я лично предпочитаю иметь перед глазами печатный вариант. Это наглядно и нет зависимости от наличия сети, интернета или зарядки.

На сайте налоговой службы есть календарь, показывающий дни для подачи отчетов или уплаты налога в текущем месяце и ближайшем квартале. При нажатии на соответствующую дату появится список, а при клике на строке списка откроется дополнительное «окно» с более подробной информацией.

Напоминания

Не забыть о важной встрече, совещании, отправке электронного письма или корреспонденции помогут различные приспособления для напоминаний.

Гаджеты

Будильником на смартфоне все пользуются. Им же можно сообщить о приближении события или сдаче отчета. Установите приложение для заметок и устанавливайте режим оповещений. Лучше сделать напоминание за такое время, чтобы успеть выполнить намеченное без спешки. Боитесь пропустить срок для подачи СЗВ-М (наверное, самый «забываемый» отчет)? Поставьте сигнал за сутки до срока.

По старинке

Бумагу никто не отменял. Давно уже придумали специальные записные книжки, блокноты и ежедневники для руководителей или бухгалтеров. Такая канцелярия не просто используется для записей, это справочники с полезными сведениями, сроками отчетности и т.д. Они разграфлены таким образом, чтобы разные данные записывались в отдельные блоки и не смешивались.

Важно! Маленькая хитрость с приложением «Блокнот». Допустим, вы хотите фиксировать дату и время каких-то текущих заметок или события. Создайте новый файл Блокнот (расширение txt ), откройте его, в первой же строке введите «. LOG » (без кавычек). В следующий раз, когда зайдете в документ, в нем отметятся время и день.

Пользуйтесь чек-листом, т.е. делайте не просто список дел, а табличку с отметками о выполнении. У меня это список ИП и организаций, по которым нужно подготовить отчетность. Когда отчет создан, ставится «+», когда сдан (отправлен почтой, по ТКС или передан заказчику), плюс обводится в кружок. Очень просто и эффективно.

Приемы памяти

Человек лучше запоминает и обрабатывает информацию, если она воспринимается разными органами чувств и передается разными способами. Задействуйте слух, зрение, речь, тактильные ощущения. Пример: возьмите в руки договор, посмотрите на него, прочитайте (по возможности) ключевые моменты вслух. Прикрепите стикер нужного цвета, напишите заметку. Вероятность, что вы забудете дело, связанное с этим документом, станет намного ниже.

Приложения

Конечно, удобнее всего использовать специально придуманные для напоминаний и ведения дел приложения и программы. Они называются менеджерами задач, или планировщиками. Их возможности намного шире, чем у обычных электронных блокнотов для заметок.

Планировщик, установленный на смартфоне, который всегда под рукой, может:

Функциональность зависит от вашего телефона и выбранного приложения. С подобными гаджетами хорошо знакомы те, к то занимается спортом – фитнес-браслет тоже выполняет иногда роль электронного секретаря, напоминая о приеме лекарств, витаминов, необходимости восполнить запас воды и т.п.

Справочники и классификаторы

Часть стандартных классификаторов встраивается в программы для ведения учета. Другие можно скачать или использовать в онлайн-режиме. Для заполнения адресных частей документов или отчетов используется КЛАДР – адресный классификатор. ОКТМО необходим в каждой второй форме налоговой и иной отчетности. Виды деятельности для занесения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП необходимо брать из ОКВЭД – экономического классификатора. Есть и другие.

Чаще всего они нужны в целях унификации, ведения статистического наблюдения. В статистике используется масса различных кодов и классификаторов. С 2020 года, кстати, не нужно сдавать бухгалтерскую отчетность еще и в орган государственной статистики. Теперь ФНС берет на себя обязанности вносить данные в специальную базу, сведения из которой организации (кроме госсектора) будут получать за плату.

Кстати! Проверьте, нужно ли вашей организации сдавать статистическую отчетность.

Что касается справочников, то они дают полезную и необходимую в работе информацию:

Размер МРОТ.
КБК.
Ключевая ставка рефинансирования.
Курс валют.
Прожиточный минимум.

Эти и другие справочники ищите в тематическом разделе сайта Assistentus . Они необходимы при расчетах больничных, пособий на детей, оплате налогов, пеней, учете материальной выгоды и т.д.

Поскольку информация очень изменчива, то делать распечатки справочников не имеет смысла, лучше следить за ними в онлайн-режиме или устанавливать соответствующие плагины в браузере или гаджеты на экран в смартфоне.

Переформатирование

Иногда необходимо, чтобы документ поменял свой формат. Например, вместо Word стал PDF или наоборот. Это связано с особенностями редактирования или необходимостью внесения правок в текст, который пришел в виде «картинки». Для изменения формата можно использовать устанавливаемые программы, они могут быть как полностью бесплатными, так и требовать разовой покупки или регулярной оплаты.

Более доступны онлайн-версии. Иногда они имеют ограничения: нельзя загрузить больше определенного количества страниц, мегабайт или воспользоваться конвертацией разрешается лишь несколько раз за день. Если нет постоянной потребности в их использовании, то это хороший выход.

Обратите внимание! Для конвертации в онлайн-режиме сайт попросит загрузить файлы. После того как провели изменение формата, удалите файлы с сервера (обычно такая кнопка сразу предлагается на странице). Для избежания утечки информации не используйте онлайн-ресурсы для конвертации документов, содержащих конфиденциальные сведения или личные данные физических лиц.

Бывает, что присылают файлы в виде сканов и фото, а разобрать написанное трудно и запросить повторную отправку нет возможности. Тогда воспользуйтесь фото-редакторами. В их названии часто встречается слово View , что с английского значит «вид» или «взгляд». Здесь изменяются светопередача, яркость, четкость и другие параметры для достижения лучшей «читабельности».

Конструкторы

Как облегчить работу с шаблонными, стандартными или повторяющимися данными? При помощи конструкторов. Это специальные инструменты, встроенные в программы учета или работающие в онлайн-режиме на сайтах. Они позволяют «собрать» необходимый документ путем простых действий: установки галочек, заполнения основных данных, выбора параметров из готовых списков и т.п.

К конструкторам относятся сервисы для заполнения бланков: писем, платежных поручений или квитанций. Пример: подготовка платежки по налогам, взносам и пошлинам на сайте ФНС.

Важно! В 2018 году Приказом Минэкономразвития № 411 утверждены типовые формы уставов для ООО. Из 36 вариантов достаточно выбрать тот, что подойдет вашей организации. Основная информация об уставе и его образец находятся также здесь.

учетную политику;
договоры поставки, купли-продажи, подряда;
трудовые договоры;
исковые заявления;
регистрационные документы (конструктор для подготовки документов на регистрацию ООО или ИП есть на нашем сайте).

Банковские бизнес-системы активно внедряют подобные сервисы, так же как и производители бухгалтерского софта. Ведь зачастую бухгалтер выполняет обязанности юриста, составляя и анализируя документацию.

Бухгалтерия — важный инструмент для оценки бизнеса. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. Это неверный подход. Бухгалтерия должна быть вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены.

Повысить эффективность бухгалтерской службы можно: нормированием (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизацией бизнес-окружения (перераспределение функций между подразделениями компании), IТ-оптимизацией и использованием аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы.

Нормирование труда

Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д. Он подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, результата, то есть отчетности. Это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.

Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании подойдет метод нормирования трудозатрат.
Для его использования компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту и нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли.

Само нормирование проводят несколькими способами

Среди наименее трудозатратных, но и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.

Более трудоемкий, но при этом и более точный — метод факторного нормирования. Это доработанный и расширенный бенчмаркинг. Метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций, чтобы понять, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу, оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.

Когда приоритетна точность, выбирают метод микроэлементного нормирования. Операции разбиваются на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производства, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. При проведении затрат такой метод не будет эффективен.

Факторное нормирование позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать затраты труда на процесс в случае изменения его объемов.

Как это работает в бухгалтерских службах? Задачи подразделения разбиваются на процессы (участки). По каждому процессу оценивают затраты труда. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

Бухгалтерский учет состоит из ряда процессов: учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительный фактор — межрасчеты в течение месяца. Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение

Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективной работе компании. Мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. Оптимально организовать бизнес- процесс так, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод информации.

И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем, чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.

Автор: Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)

Как правило, бухгалтер уделяет работе с документами гораздо больше времени, чем среднестатистический офисный сотрудник. От того, насколько эффективно она выстроена, зависит многое: от скорости составления отчётности до производительности бизнес-процессов компании в целом. К тому же, без оптимизации это направление может формировать повышенные расходы.

По данным IDC, большинство организаций тратят на обработку и печать документов свыше 10% выручки.

Поэтому так важно использовать все доступные способы ликвидации узких мест в бумажном и электронном документообороте. Особенно сейчас, когда во многих компаниях бухгалтеры перешли на «удалёнку».

Лучше всего начать с рациональной организации рабочего места. Где бы оно ни находилось: дома или в офисе, каждый его элемент должен помогать вам решать задачи качественнее, быстрее и удобнее. Добиться этого помогут три важных шага: перераспределение времени, внедрение новых технологий и улучшение эргономики.

Шаг 1. Перераспределение времени

Начните с анализа рабочих процессов. Занесите в таблицу всё, на что вы тратите время в течение дня. Ничего не пропускайте — даже если кажется, что речь идёт о мелочах. Чем выше точность и детализация, тем большего вы сможете добиться от оптимизации в конечном итоге.

Используя заполненную таким образом таблицу, посчитайте, сколько времени у вас отнимают разные задачи, и выделите «рекордсменов». Особое внимание уделите потерям, которые напрямую не связаны с работой. Например, на ожидание, пока включается техника, и на устранение проблем, таких как перезагрузка зависающего компьютера, перепечатка зажёванных в принтере или испорченных документов.

Когда вы найдёте источники утечек времени, подумайте, что могло бы их устранить. Возникают ли проблемы с доступом к файлам и обмену данными из-за неудобного программного обеспечения? Насколько удачно необходимые функции распределены по разным устройствам? Например, пользоваться сканером и принтером по отдельности может быть менее удобно, чем многофункциональным устройством (МФУ), которое сразу и печатает, и сканирует, и копирует документы.

Возможно, такая проверка покажет, что пришло время поставить новое, более удобное, функциональное и производительное оборудование. Это потребует дополнительных вложений, но будьте уверены, что оптимизация окупит расходы.

Шаг 2. Внедрение новых технологий

Используйте технические решения, которые экономят время и ресурсы. Например, обратите внимание на облачные инструменты. С ними вы будете меньше зависеть от офисной инфраструктуры и сможете быстро решать любые задачи даже из дома.

Большую помощь бухгалтеру могут оказать и современные СЭД и CRM-системы с возможностью дистанционного подключения. Особенно, если они поддерживают нотификацию пользователей о появлении задач, добавлении документов и других событиях. Так вы не пропустите важные обновления в информационной системе компании.

Значительную долю в работе любого бухгалтера составляют повторяющиеся процессы. По возможности старайтесь их автоматизировать. В частности, это помогают сделать приложения для МФУ (обратите внимание, что их поддерживают далеко не все модели).

Например, с помощью специализированного приложения для печатных устройств на платформе Xerox ConnectKey можно автоматизировать выгрузку и печать расчётных листов, полностью снимая эту задачу с бухгалтера. Каждый сотрудник сможет самостоятельно выбрать на экране устройства расчётный период и получить лист со сведениями о своей заработной плате.

Если вам приходится оцифровывать пакеты товаросопроводительной или другой разнородной документации, приложение Scan&Split поможет не тратить время на распределение файлов в разные папки с сортировкой по контрагентам или другим признакам. Это решение автоматически разделяет пакеты документов на основе машинного распознавания штрихкодов.

Также можно «научить» МФУ распознавать данные в документах и сохранять их в структурированном виде. Например, с этим может помочь приложение ID OCR, которое избавит бухгалтера от ручного ввода информации из паспортов и удостоверений. В результате удастся не только сэкономить время, но и снизить риск ошибок.

При однотипных операциях сканирования, сохранения и пересылки документов увеличить скорость работы способна технология Visioneer OneTouch, встроенная в сканер.

Шаг 3. Улучшение эргономики

Чтобы поддерживать производительность труда на максимально высоком уровне, важно устранить источники раздражения и неудобства на рабочем месте. Предметы и устройства, которые вы регулярно используете, всегда должны быть под рукой, иначе поиск степлера или записной книжки может надолго отвлечь вас от действительно важных задач. К тому же лишние минуты, которые вы тратите на то, чтобы достать вещь, лежащую в неудачном месте, постепенно сложатся в потерянные часы рабочего времени.

Позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекал шум, поддерживайте комфортную температуру и сохраняйте удобное положение тела за столом. Не забывайте и о хорошем освещении, которое должно сочетаться с приятными для глаз настройками монитора. Тогда вы будете меньше уставать на работе и добиваться более высоких результатов.

Для повышения собственной эффективности бухгалтеру, да и любому другому сотруднику не обязательно проходить дорогостоящие тренинги. Внимательно изучите ваши рабочие процессы, распределите время и ресурсы более рационально, не бойтесь внедрять технологические новшества и создайте комфортную, хорошо продуманную среду, в которой ничто не будет отвлекать вас от главного. Тогда вы сможете успевать больше за меньшее время — как в офисе, так и на «удалёнке».

Читатели Контур.Школы поделились личными секретами, которые помогают быстрее и эффективнее решать рабочие задачи и достигать результата. Секрет первый — добавьте немного волшебства в начале дня.

В одной из ежемесячных рассылок редакция Контур.Школы просила читателей поделиться секретом личной эффективности. В этой статье мы собрали самые интересные и полезные отзывы самых настоящих бухгалтеров-практиков.

Секрет 1. Мотивация, настрой и волшебный ритуал в начале дня

Утром важно «поймать волну». Наполнит позитивом ранняя тренировка, хорошая книга за завтраком или пешая прогулка до работы, если позволяет погода. И конечно же, чашечка ароматного кофе.

Наталия Баскакова: «Прихожу на работу на полчаса раньше, выпиваю чашечку эспрессо. Офис наполняется тонизирующим ароматом кофе. С улыбкой встречаю приходящих сотрудников, интересуюсь, как у них дела. И мы дружно решаем рабочие задачи!»

Бодрость и хорошее настроение дарит натуральный свежезаваренный кофе в умеренных количествах. Это все благодаря кофеину — алкалоиду, который влияет на процессы головного мозга, повышая физическую и умственную активность. Не зря кофеин используют в фармакологии как природный стимулятор.

Максимальный заряд энергии можно получить, сочетая любимый напиток с грейпфрутовым соком.

Чрезмерное употребление кофеина грозит нервным истощением, а растворимый кофе почти не оказывает тонизирующего эффекта. А вот кофе плюс классическая музыка — очень даже интересный вариант настроиться на эффективный день. Комментирует Мария Дубровская:

«Я прихожу на работу на 15-20 минут пораньше, хорошо проветриваю помещение, пока загружается компьютер, пью кофе и через телефон слушаю классическую музыку: Моцарта, Бетховена, Чайковского».

Совет: придумайте свой способ заряжаться энергией — кофе, любимая музыка, пять минут тишины или что-то еще. И пусть это будет ваш личный волшебный ритуал, который обязательно настроит на позитив.

Секрет 2. Планирование. Утром и всегда

Бухгалтеры четко разделяют планирование на месяц, неделю и день. Крупные дела дробят на мелкие шаги и вписывают в план на день, как и учат мэтры тайм-менеджмента.

Грамотное распределение потоков срочных и плановых задач позволяет все успевать и не срывать сроки. И здесь мнения читателей разделились. Кто-то предпочитает разобраться с мелкими делами в начале дня, а уже после обеда с головой уйти в сложные крупные задачи, а кто-то — наоборот.

Екатерина Михайлина: «До обеда выполняю задачи более сложные и ответственные, те, которые требуют повышенного внимания и сосредоточенности, а уж после — текущие, рутинные. Если чувствую напряжение или усталость, могу поспать днем, ровно 26 минут, или выпить чашку чая/кофе».

Римма Федорова поделилась советом, как планировать задачи на месяц:

«Мне помогает визуализация. Я использую настенный календарь. Порядок действий таков. Первое: надо определить ключевые даты в месяце — дни сдачи отчетов, уплаты налогов, сроки обработки входящих и исходящих первичных документов. Крайний срок я отмечаю в календаре красным маркером — это напоминание. Второе: определить, сколько дней нужно, чтобы выполнить задачу. Работа в таком порядке дисциплинирует и помогает не пропустить сроки».

Секрет 3. Инструменты в помощь: волшебные тетради, приложения

Свои планы бухгалтеры предпочитают не держать в голове, а фиксировать на бумаге или в компьютере, ведь объем информации и без того велик.

Чаще всего перечень задач на день/неделю появляется в ежедневнике или тетрадке. Это очень удобно: так проще распределять нагрузку по дням и вписывать задачи. У многих к тому же срабатывает визуальная память: записала — значит, запомнила.

Любовь Титова: «У меня есть волшебная тетрадка, разлинованная на пять рабочих дней. В нее я вписываю ежедневные обязательные дела, чтобы не забыть, и дела, возникающие в течение рабочей недели. Сделала — вычеркнула. Сразу видно, как планировать свой день, что успеваю, что — нет и как все успеть».

Другие бухгалтеры активно используют компьютерные программы или мобильные приложения для планов, хранения информации и общения с коллегами.

Юлия Старкова: «Все незавершенные задачи храню в приложении Doit, а не в голове. Когда потенциальные задачи не раздирают мозг напополам, стресса меньше, кайфа от жизни больше. Повышается продуктивность, появляется умение справляться с делами без паники и суеты. Придерживаюсь основного принципа тайм-менеджмента: голова — не органайзер, ей думать надо. И чем быстрее и мобильнее образ жизни, тем удобнее должен быть планировщик, который примет на себя весь груз задач».

Эта позиция созвучна с точкой зрений Максима Дорофеева, тренера, специалиста по продуктивности. Он предлагает три простых правила обращения с информацией:

Информацию храните там, где будете искать в первую очередь, когда потребуется.
Нельзя смешивать справочную информацию со списком дел и задач.
Не ищите единый подход к хранению справочной информации разных видов.

«Помните, мозг нужен, чтобы работать, а не чтобы хранить гигабайты ненужной в данный момент информации», — пишет в своей книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев.

Совет: заведите себе полезные инструменты-помощники: волшебную тетрадь, удобное приложение или что-то еще. Или поделитесь своим секретным инструментом в комментариях к этой статье. Нам и другим читателям интересно.

Секрет 4. Итоги дня: план/факт/снова план

Многие из респондентов отметили, что обязательно подводят итоги, смотрят, сколько из запланированного сделано, что осталось за бортом и почему.

Ирина Воронько: «Ежедневно в конце рабочего дня анализирую сделанное и составляю список на следующий день, в том числе вношу невыполненные задачи».

Часто к списку «сделать завтра» добавляются задачи, которые возникли незапланированно и остались нерешенными: сотрудник обратился за справкой 2-НДФЛ, директор просит подготовить отчет по дебиторке и пр. Интересную технику обработки таких вопросов предлагает Максим Дорофеев.

Метод «Вечерний гвоздодер»

Этот метод позволяет, с одной стороны, не отвлекаться на задачи, за которые нет возможности взяться прямо сейчас, а с другой — не потерять их в потоке информации и встроить в план на завтра.

Нерешенные вопросы тренер Максим Дорофеев сравнивает с гвоздями, которые застревают в мозгу, копятся и нервируют. Он рекомендует каждый вечер «выдирать гвозди»: когда будут решены все задачи, вспомнить прошедший день и назвать все «гвозди», которые скопились в голове. Как только они будут вписаны в план на следующий день/неделю, перестанут быть раздражающим фактором.

Совет: пробуйте разные методики тайм-менеджмента, выберите ту, которая подойдет вам лучше других. Быть может, вам понравится техника пустого инбокса Максима Дорофеева или удобно будет работать со «слонами» и «лягушками», о которых мы рассказывали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Секрет 5. Опыт и саморазвитие. Непрерывно!

На вопрос «Что помогает вам быть эффективнее или быстрее решать рабочие задачи и достигать результата?» часть респондентов ответили, что это опыт, приемы и практики, которые вырабатывались годами и сегодня облегчают ежедневный труд.

Ольга Мельникова: «Рабочие процессы прописаны, стандартизированы, смежные профессии освоены, все мы универсальные солдаты с глубоким знанием своих и смежных обязанностей».

Ольга, как и многие другие респонденты, отметила значимость постоянного обучения и актуализации знаний. Рынок образовательных услуг сегодня предлагает программы как по профессиональным бухгалтерским темам, так по личностному развитию. А

Технологии удаленного доступа позволяют прослушать курс в удобное время без ущерба для работы и личной жизни.

Еще один интересный аспект озвучила Татьяна Глебушкина. Чтобы быть эффективным, важно понять, что вся ответственность лежит на тебе и ошибки — это ступень к развитию.

Татьяна Глебушкина: «Чем больше ответственности, тем больше контроль своей деятельности, жизни в целом. Не стоит обвинять кого-то в своих неудачах. Надо расценивать их как возможности профессионального роста. Не получилось — обязательно проанализировать почему, сделать выводы и выбрать другие действия. Если все делать одинаково, придешь к тому же результату. Хочешь изменить результат — измени свои действия».

Надеемся, опыт других бухгалтеров и советы экспертов будут полезны, и вы изобретете или усовершенствуете свой рецепт эффективности.

Придумывайте утренние ритуалы, планируйте дела и подводите итоги, используйте полезные инструменты и обязательно учитесь новому!

Большинство руководителей и владельцев бизнеса недолюбливают бухгалтерию, справедливо полагая, что благодаря этому подразделению происходит удорожание конечного продукта. Действительно, бухгалтерская служба выполняет вспомогательные для бизнеса функции и в этом смысле является обслуживающим звеном. Поэтому, необходимо организовать работу бухгалтерии таким образом, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников бухгалтерского персонала и эффективность работы бухгалтерской службы.

Есть несколько первостепенных моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия:

правильная организация системы документооборота компании,
оптимизация бизнес-процессов,
IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

избежать дублирование функций и дублирование документов,
сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу микро-участки. После этого станет понятно, какие из документов и на каком этапе могут быть созданы, а затем переданы для дальнейшего использования другими подразделениями.

В результате, бухгалтерская служба в установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки представления первичных учетных документов должны неукоснительно соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и обработки первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

Повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия можно, выделив отдельного специалиста или нескольких специалистов, имеющих экономическое образование и навыки работы с документацией, для выполнения функции так называемой “первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:

подготовку счетов на оплату и закрывающих документов для клиентов,
выписку доверенностей,
систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),
распечатку счетов-фактур,
выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
подготовку актов сверок с клиентами,
работу с дебиторами.

Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно, что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. В то время, как основные бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять бухгалтерские проводки.

Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от выполнения несвойственных функций. Иногда так происходит, что именно бухгалтеру приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных документов, или отсутствия подписей на документах.

Некоторые руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные вещи. Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово “первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто переводят звонок в бухгалтерию.

Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать готовые документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца, от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки комплекта документов по сделке.

Для того, чтобы бухгалтера тратили меньше времени на обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация учетного процесса.

Любая автоматизация учетных процессов повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Использование современных программ и отраслевых решений, сканирующих и других распознающих устройств, делают возможным обработать большой массив входящей информации, избежать
тех ошибок, которые неизбежны, если обрабатывать данные вручную.

Исключение “человеческого фактора” на этапе ввода информации — необходимое условие для последующей корректной обработки данных. Особенно это актуально при наличии большого количества номенклатурных позиций. Автоматизация учетного процесса приводит к сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании.

Эффективность работы бухгалтерской службы предприятия зависит и от того, насколько замотивированы работники бухгалтерии.

Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не всегда одинаков.
В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач, необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций и отчетов.

Такая же ситуация складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с предъявленным налоговым вычетом. Так как, в установленные законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать, сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки и разъяснения. Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни или задерживаться после работы.

Эти факторы и особенности бухгалтерского труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и Положение о премировании сотрудников бухгалтерской службы.

Есть еще один вариант, как можно повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Можно передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специализированное бухгалтерское агентство на аутсорсинг.

Если Вы выбираете этот вариант, то для получения дополнительной информации об аутсорсинге бухгалтерского учета, стоимости услуг и порядке передачи дел просим связаться с нашими специалистами, заполнив форму обратной связи.

правильная организация системы документооборота компании,
оптимизация бизнес-процессов,
IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

избежать дублирование функций и дублирование документов,
сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

подготовку счетов на оплату и закрывающих документов для клиентов,
выписку доверенностей,
систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),
распечатку счетов-фактур,
выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
подготовку актов сверок с клиентами,
работу с дебиторами.

Читайте также: