Как в табеле отразить сверхурочные часы работы
Опубликовано: 15.05.2024
Оплата сверхурочной работы — это вознаграждение за труд, выполненный за рамками нормальной продолжительности рабочего времени. Максимально допустимое количество внеурочного времени, в соответствии с законодательством, равно 120 часам в год. В статье расскажем, как оплачивается сверхурочная работа в 2019 году при различных режимах работы, и ответим на вопросы, которые наиболее часто возникают у работодателей.
Нужно ли издавать приказ
Необходимость выполнения или перевыполнения производственного плана не всегда укладывается в рамки нормы рабочего времени. В этом случае возникает потребность в организации труда за пределами нормальной продолжительности смены, но сверхурочная работа по ТК РФ имеет ограничения на привлечение персонала к труду за пределами лимитов нормальной продолжительности рабочего дня. Кроме собственных ограничений, установленных статьей 99 ТК РФ, привлечение к такой работе требует дополнительную оплату сверхурочных часов, что установлено статьей 152 ТК РФ.
В ТК РФ отсутствует указание на то, что оформление сверхурочной работы требует издания отдельного распоряжения руководителя. Главным требованием является наличие письменного согласия сотрудника на труд сверх нормы.
Исключение — случаи, перечисленные в ч. 3 ст. 99 ТК РФ. Согласия работника можно не спрашивать, если:
- имеется необходимость предотвратить аварию или стихийное бедствие;
- привлечь сотрудника для устранения поломки, которая мешает водоснабжению предприятия, освещению, связи, транспорту и прочим коммуникациям;
- возникла ЧС, введено военное положение и т. д.
Несмотря на то, что в вышеуказанных случаях письменное согласие работника на сверхурочный труд не нужно, переработка должна быть оформлена и оплачена.
Для оплаты сверхурочное время в табеле учета рабочего времени обозначается кодом «С» или «04». Основанием для оплаты сверхурочных часов является табель.
Отказаться от сверхурочного труда имеют право следующие категории сотрудников:
- инвалиды;
- женщины, воспитывающие детей младше трехлетнего возраста;
- родитель, в одиночку воспитывающий ребенка до пяти лет;
- граждане, воспитывающие детей-инвалидов;
- сотрудники, обеспечивающие уход за больным родственником.
Такие работники должны быть письменно ознакомлены с возможностью отказа от сверхурочного труда. Эту информацию можно указать в приказе. Руководители организаций должны знать, что запрещено привлечение к внеурочному труду беременных сотрудниц и несовершеннолетних граждан.
В каком размере и как оплачиваются сверхурочные часы
Часто руководителей организаций интересует, в каком размере оплачивать сверхурочное время, отработанное сотрудником? Для большей наглядности мы разместили таблицу:
Период внеурочного труда
Оплата за сверхурочные часы
Подлежат оплате не менее чем в полуторном размере
Не менее чем в двойном размере
Указанный в таблице размер оплаты внеурочного труда считается минимальным, то есть работодатель не имеет права платить меньше. Но размеры оплаты за труд сверх нормы могут быть увеличены руководителем предприятия. Информацию об этом следует указать в локальном акте компании или трудовом договоре с работником.
Если работник не против, время, отработанное сверх нормы, организация может компенсировать ему неденежными средствами, а дополнительным выходным. Продолжительность нерабочего периода не может быть меньше времени, затраченного на труд. Но такая сверхурочная работа оплачивается в одинарном размере.
Если же переработка является собственной инициативой работника, то такая работа не является внеурочной и не оплачивается.
Как определить количество внеурочно отработанного времени
Работодатель обязан вести учет продолжительности сверхурочного труда сотрудников.
Указанные в табеле учета часы переработки рассчитываются за соответствующий день. Исключение — суммированный учет рабочего времени. В этом случае подсчет происходит по окончании учетного периода.
Какие способы учета рабочего времени существуют
Выбор способа учета трудового времени — забота руководителей. Многое в этом вопросе зависит от сферы деятельности организации. Выбранный вид учета должен быть закреплен директором компании в правилах внутреннего распорядка. Различают следующие виды учета:
- поденный;
- понедельный;
- суммированный.
При суммированном учете возможно отклонение длительности рабочего времени в течение суток, недели или месяца. Основное требование: по окончанию учетного периода сотрудником должно быть отработано кол-во часов согласно утвержденной норме.
Стандартная длительность рабочего дня составляет 8 ч. При пятидневной рабочей неделе предел рабочего времени достигает 40 ч. Но есть исключения. Если человек трудится в смену, его рабочий день может длиться 12 часов. Для некоторых категорий сотрудников может быть установлен укороченный трудовой день. В этом случае их рабочая неделя составляет 24-36 ч. Узнать, сколько времени должен отработать трудящийся с нормальной или сокращенной длительностью рабочего дня в месяц, квартал и год, можно с помощью производственного календаря. Используя обычный калькулятор, переработки подсчитать будет несложно.
В случае с поденным учетом сверхурочное время или недоработка фиксируются в рамках одного дня. Плата за труд рассчитывается за каждый день переработки отдельно. А сверхурочные (оплата) выдают по итогам месяца.
Оплата сверхурочных часов: пример
Рассмотрим конкретный пример, как произвести расчет сверхурочных (2019). Менеджер Барулин В.М. отработал 3 ч внеурочно 03.03.2019 и 4 ч — 10.03.2019. Его часовой заработок составляет 140 рублей. Первые два часа каждой переработки следует оплатить в полуторном размере. Остальное время — в двойном. Сумма будет такова:
3 марта = (140 р. × 1,5 × 2 ч) (140 р. × 2 × 1 ч) = 700 руб.
10 марта = (140 р. × 1,5 × 2 ч) (140 р. × 2 × 2 ч) = 980 руб.
Барулину В.М. будет начислено 1680 руб. за дополнительную работу.
При суммированном учете рабочего времени сверхурочная работа (оплата) должна быть оценена следующим образом: внеурочно отработанное время подсчитывается по итогам учетного периода. Первые два часа труда оплачиваются не менее чем в полуторном размере. Остальное время — в двойном.
Как происходит оплата сверхурочных часов при окладе
В ст. 152 ТК РФ нет информации о том, какую сумму нужно брать в расчет. Поэтому многие работодатели задаются вопросом: учитывать ли только оклад или средний доход вместе с премиями и надбавками. Часто руководители при расчете переработок принимают за минимум двойной тариф. Стимулирующие и компенсационные выплаты при этом не учитываются. Сверхурочная работа оплачивается с учетом премиальных выплат, только если работодатель установил такой порядок.
В случае если подобный порядок не установлен, то стоимость часа равна окладу, разделенному на количество нормо-часов в учетном месяце согласно производственному календарю. При периоде суммированного учета более чем один месяц необходимо определить среднюю стоимость часа за весь период (например, доход по окладу за квартал разделить на норму времени за указанный квартал). Расчет переработок необходимо производить из полученной стоимости часа.
Какие правила действуют для оплаты сверхурочных при сменном графике
Рассмотрим, как происходит оплата сверхурочных при сменном графике работы. Если рабочий трудится посменно, его зарплата может рассчитываться как с применением часовых тарифных ставок, так и на основе оклада.
В первом случае расчет сверхурочных происходит следующим образом: количество отработанных за определенный период часов умножается на установленную ставку.
Если же организацией используется окладная система, то каждый месяц работнику перечисляют одинаковое по размеру вознаграждение.
Как рассчитывается плата за сверхурочный труд сдельщикам
Гражданам, работающим сдельно, платят за каждую изготовленную деталь. Оплата сверхурочных рабочим-сдельщикам зависит от того, сколько деталей они изготовят во внеурочное время, а также от продолжительности сверхурочной работы. Денежные средства выплачиваются без учета полуторной или двойной надбавки.
Пример: Курочкина А.Н. трудится на заводе. Она работает сдельно. За каждую изготовленную деталь ей платят 400 рублей. 09.03.2019 она отработала 4 ч внеурочно, изготовив за это время 5 деталей: 2 шт. — за первые 2 ч. и 3 шт. — за оставшиеся 2 ч. Оплата зависит от количества произведенных деталей и от времени, отработанного сверх нормы. Поэтому расчет такой:
(400р. × 1,5 × 2 шт.) (400 р. × 2 × 3 шт.) = 1200 руб 2400 руб = 3600 руб.
Как оплачивается сверхурочная работа при почасовой оплате труда
Рассмотрим, как происходит оплата сверхурочных при часовой оплате труда. Среднечасовой заработок указан в трудовом договоре работника. Оплата зависит от того, установлен ли в организации суммированный учет рабочего времени. Коэффициенты такие же, как при окладе.
Примеры:
При пятидневной рабочей недели.
Товароведу Федоровой О.В. установлена тарифная ставка — 150 руб./ч. Ей установлена пятидневная рабочая неделя.
Сверхурочно в марте 2019 года она отработала 5 ч: 2 ч — 12 марта, 3 ч —19 марта.
В организации установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период составляет 1 месяц.
Расчет сверхурочных будет следующим:
(150 р. × 1,5 × 2 ч) (150 р. × 2 × 3 ч) =450 900 = 1350 руб. Итого за март оплата переработки (2019) составит 1350 руб.
При сменном графике работы.
Закройщице Карягиной Н.В установлена тарифная ставка — 150 руб./ч. График работы сменный.
Организация использует суммированный учет рабочего времени. Учетный период составляет 3 месяца.
В январе она отработала 143 ч ( 7 ч сверхурочных), в феврале — 158 часов ( 7 ч сверхурочных), а в марте — 149 ч (-10 ч к норме часов месяца). Всего за три месяца Карягина отработала 450 ч. Норма времени за данный квартал составила 446 ч, значит, переработка за квартал составила 4 ч.
Расчет сверхурочных будет следующим:
(150 р. × 1,5 × 2 ч) (150 р. × 2 × 2 ч) =450 600 = 1050 руб.
Но за часы, отработанные в январе и феврале, работник уже получила плату в одинарном размере, поэтому при закрытии учетного периода оплачивать переработку в январе и феврале надо по принципу (за март переработки нет): (150 р. × 0,5 × 2 ч) (150 р. × 1 × 2 ч) = 150 300 = 450 руб.
В статье мы рассмотрим, что понимается под сверхурочной работой, какие гарантии и компенсации полагаются сотрудникам, как оформить привлечение к ней и, главное, как правильно рассчитать и оплатить такую работу.
Какую работу можно считать сверхурочной?
Сверхурочная работа соответствует условиям: (ч. 1 ст. 99 ТК РФ):
- выполняется по инициативе работодателя;
- она выходит за пределы установленной для работника продолжительности рабочего времени — ежедневной работы (смены).
Если сотрудник задерживается на работе по собственной инициативе, такая работа не считается и не оплачивается как сверхурочная (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 658-6-0).
Также не признается сверхурочной работой выполнение трудовых обязанностей в рамках ненормированного рабочего дня.
Если в организации принят суммированный учет рабочего времени, то в этом случае, сверхурочной считается работа, установленная сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Работодателю необходимо определить в правилах внутреннего трудового распорядка учетный период (месяц, квартал или другой период до года). Это необходимо для правильного подсчета часов, отработанных работником сверхурочно (ст. 104 ТК РФ).
Привлечение к сверхурочной работе не должно носить систематического характера, оно может происходить эпизодически в определенных случаях (письмо Роструда от 07.06.2008 № 1316-6-1).
Продолжительность сверхурочной работы
Нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ).
Совет первый: в ремя, отработанное работником сверхурочно отразите в табеле учета рабочего времени (например, по форме N Т-12 или N Т-13, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Обязанность работодателя - обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Сверхурочные часы в табеле отметьте буквенным кодом «С» или цифровым «04», под которым указывается количество часов переработки.
Правда для некоторых категорий работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, которая для них является нормальной (ст. 92 ТК РФ). К ним относятся, в частности:
- несовершеннолетние работники — от 24 до 35 часов в неделю в зависимости от возраста;
- инвалиды I или II группы — не более 35 часов в неделю;
- работники, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3-й или 4-й степени или опасным условиям труда, — не более 36 часов в неделю;
- женщины, работающие в районах Крайнего Севера (ст. 320 ТК РФ);
- педагоги (ст. 333 ТК РФ);
- медработники (ст. 350 ТК РФ).
То есть для данных категорий работников сверхурочной будет считаться работа, превышающая установленную для них сокращенную продолжительность рабочего времени (ежедневной работы, смены).
Нормы, касающиеся сверхурочной работы, распространяются как на работников по основному месту работы, так и на совместителей.
Пример 1. Бухгалтеру установлена пятидневная рабочая неделя и восьмичасовой рабочий день с 9.00 до 18.00 (с перерывом на обед с 13.00 до 14.00). Руководитель попросил бухгалтера задержаться до 20.00, чтобы подготовить для него отчет. Промежуток времени с 18.00 до 20.00 в этом случае является сверхурочной работой.
Пример 2. Слесарь работает 5 дней в неделю — с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Для устранения аварии его вызывали на работу в субботу с 10.00 до 20.00. Считается ли это сверхурочной работой?
Нет, это считается работой в выходной день и регулируется ст. 153 ТК РФ. Таким образом, если слесарь получает оклад и отработал месячную норму рабочего времени, то его работа в выходной день должна оплачиваться в размере не менее двойной часовой ставки сверх оклада (ч. 1 ст. 153 ТК РФ). Также не является сверхурочной работа, выполняемая в нерабочие праздничные дни.
Кого нельзя привлекать к сверхурочной работе
Запрещено привлекать к сверхурочным работам следующих работников:
- беременных женщин (ч. 5 ст. 99 ТК РФ);
- лиц в возрасте до 18 лет,
- отдельные категории творческих работников (ст. 268 ТК РФ). Их Перечень утвержден Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252;
- спортсмены, если коллективным или трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами установлены случаи и порядок привлечения к сверхурочной работе (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
- работники в период действия ученического договора (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
- иные работники (как правило, ограничения устанавливаются по медицинским противопоказаниям, например, для лиц с активной формой туберкулеза — Постановление СНК СССР от 05.01.1943 N 15; водителей, допущенных к управлению транспортным средством в виде исключения в связи с особым состоянием здоровья, — Санитарные правила по гигиене труда водителей автомобилей, утвержденные Минздравом СССР 05.05.1988 N 4616-88).
Кроме того, для некоторых категорий сотрудников предусмотрен особый порядок привлечения к сверхурочным работам. Работодатель обязан:
- получить письменное согласие работника;
- убедиться в отсутствии медицинских противопоказаний;
- ознакомить работников под роспись с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.
К таким работникам относятся (ч. 5 ст. 99, ст. 259, ст. 264 ТК РФ):
- инвалиды;
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
- опекуны (попечители) несовершеннолетних.
Привлечение к сверхурочной работе с согласия работника и без его согласия
По распоряжению работодателя работника без его согласия можно привлечь к сверхурочной работе: (ч. 3 ст. 99 ТК РФ):
- для предотвращения катастрофы, производственной аварии, устранения их последствий;
- производственной аварии или ликвидации их последствий;
- для устранения обстоятельств, из-за которых не функционируют централизованные системы водо-, тепло- и газоснабжения, транспорта и связи;
- в случае введения чрезвычайного или военного положения и в других экстренных случаях, которые угрожают населению (пожары, наводнения и др.).
Для привлечения к работе по указанным основаниям согласия профсоюзной организации, поскольку данные обстоятельства являются чрезвычайными. За отказ от выполнения такой работы составляется соответствующий акт, а работник привлекается к дисциплинарной ответственности.
С письменного согласия работника можно привлечь к сверхурочной работе в следующих случаях (ч. 2 ст. 99 ТК РФ):
- при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества работодателя либо создать угрозу жизни и здоровью людей;
- при временных работах по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для многих работников;
- для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва.
Работодатель обязан ознакомить под роспись некоторые категории работников с правом отказаться от такой работы. В Определении от 14.11.2006 по делу N 4-В06-31 Верховный Суд РФ указал, что ст. 371 ТК РФ предусмотрена обязанность принятия работодателем решений с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа, даже, если он не является членом профсоюза.
Совет второй: устные договоренности могут привести к ненужным спорам. Чтобы этого избежать, придерживайтесь позиции, что все соглашения «работник — работодатель» оформляются в документарном виде. Издайте приказ о привлечении к сверхурочной работе и ознакомьте с ним работника. Унифицированная форма такого приказа не утверждена, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. В приказе укажите причину привлечения работника к сверхурочной работе, дату начала работы, фамилию, имя, отчество работника, его должность и реквизиты документа, в котором работник выразил согласие на привлечение к такой работе.
Совет третий: если коллективным договором или иным локальным нормативным актом установлен размер дополнительной доплаты, то укажите данную сумму в приказе. Сумма может также определяться соглашением сторон. Сверхурочная работа может компенсироваться повышенным размером оплаты труда или дополнительным временем отдыха по желанию работника (ст. 152 ТК РФ). Если работник определился с формой компенсации, этот пункт тоже включите в приказ. С приказом работника ознакомьте под роспись. Кстати, законодательство не обязывает работодателя предоставлять дополнительный отдых в удобное для работника время. Однако, стороны всегда могут договориться.
Дополнительное время отдыха
По желанию работника оплату за привлечение к сверхурочной работе можно заменить на предоставление дополнительного времени отдыха. Какой продолжительности должен быть этот отдых?
Время отдыха не может быть меньше по продолжительности, чем время, отработанное сверхурочно (152 ТК РФ). Таким образом, если работник отработал сверхурочно четыре часа, то дополнительное время отдыха, предоставляемое ему в качестве компенсации, должно составлять не менее четырех часов. Сверхурочная работа в таком случае оплачивается в одинарном размере.
Дополнительное время отдыха никак не оплачивается и предоставляется на основании приказа (распоряжения) работодателя, с которым работника нужно ознакомить под роспись. Кстати, это необязательно могут быть день или смена. Как показывает практика, в зависимости от объема переработки это могут быть и час, и несколько часов.
Если работнику предоставлен целый день отдыха, то в табеле учета рабочего времени его следует отразить буквенным кодом «НВ» или цифровым кодом «28» — как дополнительный выходной день без сохранения заработной платы (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). А вот ситуация, когда предоставленное время отдыха измеряется не днями, а часами или минутами, Постановлением не предусмотрена и соответствующий код отсутствует. Можно указать в табеле только фактически отработанное за день время либо самостоятельно разработать обозначение для такого случая и закрепить его в локальном нормативном акте.
Основные моменты, связанные со сверхурочными работами:
- запрашивайте письменное согласие работников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации;
- проверяйте, не противопоказана ли по медицинскому заключению привлекаемым сотрудникам работа сверхурочно;
- компенсируйте работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени;
- Отразите в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте порядок привлечения работников к сверхурочной работе, предоставления дополнительных дней отдыха и механизм расчета денежной компенсации переработки (например, будет ли повышенная оплата сверхурочных включать премиальные выплаты);
- заведите журнал учета сверхурочных работ и с его помощью отслеживайте, чтобы работники не перерабатывали более 120 часов в год.
При нарушении порядка привлечения работника к сверхурочной работе работодатель несет ответственность согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — это штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а должностное лицо, допустившее нарушение, — на сумму от 1 000 до 5 000 рублей. В случае совершения аналогичного нарушения повторно — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Все вебинары по кадровому учету для бухгалтера - учимся грамотно оформлять трудовые отношения от приема до увольнения.
Отчетность на рабочих местах служит для начисления заработной платы, учета переработки, командировок и других факторов, связанных с работой.
Документ, который включает всю информацию о прошедшем периоде, называется табель учета рабочего времени.
Факты сверхурочной работы также нужно отражать в табеле с помощью специальных кодов и обозначений.
Как ведется учет часов переработки?
Согласно ст. 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени своих сотрудников. На практике данным вопросом занимается отдел кадров, при отсутствии такого подразделения учет ведет ответственное лицо либо сам работодатель.
Все записи о сверхурочном времени обозначаются в табеле формы Т-12 или Т-13.
Данный документ может быть оформлен на каждого сотрудника по отдельности или быть коллективным.
Периодом отчетности считается один месяц.
Первая титульная страница табеля включает в себя информацию об организации или индивидуальном предпринимателе, порядковый номер, период отчетности, дату документа.
Далее, внутри таблицы указывается такая информация:
- порядковый номер строчки в таблице, цифры располагаются вертикально сверху вниз;
- напротив каждой цифры пишется ФИО сотрудника, его занимаемая должность;
- в горизонтальном расположении напротив каждого человека указывается табельный номер работника;
- строки с обозначениями кодов явок на работу;
- обозначается отработанное время, а также отмечается сверхурочное время;
- отражается заработная плата сотрудников;
- дни неявки на рабочем месте и сведения о причинах.
В конце документа под таблицей табель визируется фамилией и подписью уполномоченного ответственного лица.
Какими кодами обозначается в форме Т-12?
Форма Т-12 предполагает использование унифицированных символов и кодов в виде цифр и буквенных обозначений. Указанная кодировка предназначена для всех видов организаций, кроме государственных учреждений. Коды можно найти на титульной форме бланка Т-12.
Согласно данной форме сверхурочная работа обозначается кодом 04 или буквой С.
В дневное время:
Обычная работа в дневное время обозначается кодом 01 или буквой Я, сверхурочные часы – обозначением 04 или С.
В частных организациях используются как цифровые, так и буквенные обозначения, каждый субъект хозяйствования выбирает удобную для себя форму отчетности.
Некоторые организации составляют свою форму табеля, это не запрещено законом, однако, использование унифицированных кодов более привычно и понятно для контролирующих органов.
Как отразить коды – образец заполнения обозначений
Информация табеля предназначена для отчетности за отработанный период и начисления на его основании заработной платы.
В конце месяца в табеле подбиваются итоги отработанных часов, командировок, больничных, сверхурочных часов и невыходов на работу.
Отмечать обычные рабочие дни соответствующим символом не представляет сложности, но некоторые ситуации провоцируют возникновение вопросов.
Вопросы при заполнении могут вызывать сверхурочные работы, командировки, выходные и больничные дни. Наличие сверхурочной работы отмечается кодом С, направление работника в командировку обозначением К, а если произошла переработка во время командировки в соответствующей графе необходимо проставить К/С.
В случае когда командировка выпадает на выходной день, и сотрудник не работает такой день отмечается буквой В, когда в выходной день работник находится в командировке и выполняет трудовые обязанности необходимо проставить К/В. Другие ситуации следует отражать подобным образом соответствующими символами.
Образец заполнения табеля Т-12 при наличии сверхурочной работы:
Полезное видео
Как правильно составить табель учета рабочего времени в таблице excel и что должен содержать документ, подробно рассмотрено в данном видео:
Учитывая вышеописанное, отметим, что сверхурочные работы обязательно должны быть указаны в табеле учета.
Существует унифицированная форма отчетного документа и типичный набор обозначений, предназначенных для заполнения.
Каждый работодатель имеет право использовать свою систему учета, законодательством это не запрещено.
Для регистрации необходимости сверхурочных работ, т.е. работы сверх графика сотрудника, в программе 1С:ЗУП 3 используется документ Работа сверхурочно ( Кадры – См. также – Работа сверхурочно или Зарплата – Учет времени – Работа сверхурочно ). С помощью этого документа оформляется также приказ на сверхурочную работу.
Месяц и дата документа
Дни работы
В табличной части Дни работы указываются дни, когда будет производиться сверхурочная работа.
Например, оформляется приказ на сверхурочную работу на 1 и 2 февраля. В этом случае, в табличной части Дни работы указываются два дня:
Причина сверхурочной работы
В реквизите Причины, обоснование сверхурочной работы указывается причина таких работ. Информация из этого реквизита попадет в печатную форму приказа о сверхурочной работе.
Например, сверхурочные работы потребовались в связи с ремонтом станка. В этом случае, реквизит Причины, обоснование сверхурочной работы заполняется следующим образом:
Данная строка будет отражена в печатной форме Приказа о сверхурочной ра боте :
Сотрудники, которые будут работать сверхурочно
В табличной части Часы сверхурочной работы указываются сотрудники, которые будут работать сверхурочно. На этом этапе работы с документом количество часов сверхурочной работы не вводится, так как предполагается, что документ регистрируется заранее и точное число сверхурочных часов еще не известно.
Например, для ремонта станка потребуется сверхурочная работа двух сотрудников: Геранькина Г. Г. и Орхидеева К. С.:
Согласие на сверхурочную работу
Далее необходимо получить письменное согласие сотрудников на сверхурочную работу.
- при работах, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
- при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи;
- при работах, необходимость в которых возникла в связи с введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь населения.
После получения согласия, в документе устанавливается флажок Согласие на сверхурочную работу получено :
Без установки флажка Согласие на сверхурочную работу получено документ не проведется, поэтому установить его нужно в любом случае, даже если сверхурочная работа производится по причине, для которой согласие работника не обязательно.
Способ компенсации
Если в настройках программы подключен учет отгулов, то в табличной части документа отражается колонка Способ компенсации , в которой можно указать как должны компенсироваться работнику сверхурочные работы: повышенной оплатой или обычной оплатой и предоставлением отгула.
За работу сверхурочно Геранькин Г.Г выразил желание получить повышенную оплату, а Орхидеев К.К. – отгул. Выбранный каждым работником способ компенсации указывается в табличной части документа:
Ввод количества часов сверхурочных работ
Фактическое количество сверхурочных работ фиксируется в документе Работа сверхурочно пользователем с профилем Табельщик . Это не обязательно должен быть отдельный специальный пользователь, профиль табельщика может быть назначен и специалисту кадровой службы наряду с основным профилем Кадровик . Если у пользователя есть права табельщика, то в табличной части Часы сверхурочной работы ему будет доступен ввод часов сверхурочной работы.
Если в программе настроена работа для пользователей с различными профилями доступа, то в документе отображается флаг Время учтено . Его необходимо установить, чтобы завершить оформление документа. Только после установки этого флажка и проведения документа часы сверхурочной работы зафиксируются в табеле учета рабочего времени.
Печать приказа о сверхурочной работе
После ввода количества часов сверхурочной работы из документа Работа сверхурочно можно сформировать печатную форму Приказа о сверхурочной работе PDF
Для документа также реализована печатная форма График сверхурочной работы PDF
После ввода количества часов сверхурочной работы из документа Работа сверхурочно можно сформировать печатную форму Приказа о сверхурочной работе PDF
Для документа также реализована печатная форма График сверхурочной работы PDF
Отражение сверхурочных работ в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени сверхурочная работа отражается с указанием количества отработанных сверхурочных часов:
Почему часы сверхурочной работы не отражаются в табеле учета рабочего времени? Документ Работа сверхурочно проведен, флажок Время учтено установлен.
Проверьте дату формирования табеля: если она меньше, чем дата сверхурочных работ, то сверхурочные работы не будут отражены в табеле. В этом случае установите более позднюю дату отчета в настройках отчета:
Возможность регистрации сверхурочных документом Табель
В программе можно регистрировать сверхурочную работу и с помощью документа Табель , в этом случае ввод документа Работа сверхурочно не обязателен. Оплата за сверхурочную работу в программе производится на основании учтенных видов времени, которые могут регистрироваться любым из документов Работа сверхурочно или Табель .
Для регистрации сверхурочных часов с повышенной оплатой используется буквенное обозначение С .
Сверхурочные без повышенной оплаты рекомендуется вводить именно через документ Работа сверхурочно , так как при этом должно зарегистрироваться не только время сверхурочных работ, но и накопиться время отгулов, а документ Табель учитывать отгулы «не умеет».
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Добрый день! ЗУП 3.1.10.444 При расчете среднего заработка, в частности.Здравствуйте. Можно как-то настроить отчет, чтобы он выводил кол-во часов.В Письме от 04.09.2018 N 14-1/OOГ-7353 чиновники рассмотрели ситуацию с.ЗУП 3.1.14.97, ЗУП 3.1.10.444 Начисление за сверхурочную работу фиксирует не.
Карточка публикации
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (2)
Здравствуйте!
Обратите внимание, что в комментариях к статьям мы не отвечаем на вопросы по программе. Все вопросы по 1С задавайте в разделе МОИ ВОПРОСЫ в ЛИЧНОМ КАБИНЕТЕ здесь:
https://buhexpert8.ru/profile
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Выпущена внешняя обработка для заполнения трудовых функций в позициях штатного расписания (для СЗВ-ТД с 01.07.2021 г.)
Как в ЗУП 3 учесть, что часть сотрудников организации в нерабочие дни мая 2021 года работает, а часть – нет
Настройки в 1С ЗУП 3 для нерабочих дней в мае 2021 года
Спасибо Марине Аркадьевне! Как всегда все самое главное и полезное. Хотя приходится слушать и параллельно работать, потому как идет рабочий день, но я коммерческий подписчик всегда могу прослушать, то что пропустила или не уяснила. Спасибо за такую возможность
Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:
- ведут учет среднесписочной численности;
- считают и начисляют зарплату;
- рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
- начисляют социальные пособия;
- контролируют уплату НДФЛ и взносов;
- формируют статистическую отчетность
Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.
Какую форму табеля выбрать
Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.
Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.
Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.
Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.
Кто отвечает за ведение табеля
Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.
Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.
Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.
Как вести табель
По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:
- сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
- по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.
На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.
Инструкция по заполнению и образец Т-13
Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.
Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.
В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.
В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.
Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.
В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.
В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.
Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.
Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.
Инструкция по заполнению и образец Т-12
Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.
Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.
В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.
Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.
Ответы на частые вопросы
Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».
Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».
Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.
Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».
Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».
Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.
Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.
Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).
Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.
Читайте также: