Как вернуть работников в офис после удаления
Опубликовано: 15.05.2024
Работодателям после снятия ограничительных мер, связанных с коронавирусом, приходится по-новому, с учетом требований безопасности, организовать работу офисов. Вернуть с удаленного формата сотрудников намерены и компании IT-отрасли. Но хотят ли возвращаться в офисы сотрудники? О том, как сделать рабочие места в офисе безопасными и почему оффлайн-формат работы для бизнеса часто оказывается эффективнее, а для работников — удобнее, рассказывает финансовый директор сервиса для заботливых родителей «Где мои дети» Лилия Рамазанова.
Что нужно учесть работодателю
В 2020 году представители ИТ-бизнеса столкнулись сразу с несколькими новыми задачами. Когда коронавирус начал распространяться по России, сотрудников пришлось массово переводить на удаленную работу. Постепенное снятие ограничений, связанных с COVID-19, поставило перед работодателями другие вопросы: как подготовить офисы согласно рекомендациям Роспотребнадзора к возвращению сотрудников? Или проще оставить часть работников на «удаленке»? Ответы на эти вопросы искали и в нашей компании.
На мой взгляд, лучшая профилактика распространения короновирусной инфекции в компании — перевод сотрудников на удаленный режим работы. В сфере ИТ, при налаженных процессах внутри компании и достаточной мотивации сотрудников, проблем с «работой на удаленке» возникнуть не должно. Однако личные, жилищные и иные факторы могут снизить эффективность работы и мешать рабочему процессу. В моем случае — это наличие двухгодовалой дочери, которая не понимает, почему мама дома, но не уделяет ей все свое внимание. В любом случае, рано или поздно подавляющему большинству придется выйти на работу — и случится это раньше, чем вакцина от вируса станет доступна всем желающим, а значит опасность заражения сохраняется.
Поэтому бизнес должен уделить особое внимание безопасности своих работников и наладить такой режим работы в офисе, чтобы люди не боялись заразиться сами и заразить впоследствии свои семьи.
В нашей компании часть сотрудников уже работает из офиса. Вот список мер, рекомендованных Роспотребнадзором, который был принят нами на вооружение, чтобы предотвратить распространение инфекции.
Для сокращения контактов между сотрудниками внутри компании рекомендуется:
- Увеличение расстояния между рабочими местами до 1,5 метра.
- Ограничение контактов между отделами. Возможна работа в несколько смен.
- Внедрение преимущественно электронного взаимодействия, технологии позволяют провести любое совещание удаленно.
- Отмена всех массовых мероприятий, корпоративов.
- Если в офисе есть столовая или другое место, оборудованное для приема пищи, там должен появиться антисептик и одноразовая посуда.
- Иметь запас масок и перчаток для сотрудников не менее чем на 5 дней. Информировать сотрудников, что они должны носить средства индивидуальной защиты на рабочем месте.
- Регулярное проветривание помещения.
- Применение в помещении бактерицидных облучателей.
- Ежедневная влажная уборка с применением дезинфицирующих средств.
Конечно, многое зависит от самих сотрудников, общие правила остаются прежними:
- Соблюдайте социальную дистанцию.
- Чаще мойте руки с мылом.
- При любых признаках заболевания оставайтесь дома!
После долгого периода работы из дома переходить в «офисный режим» сотрудникам непросто. И дело не только в том, что нужно носить маски и перчатки, а также проходить ежедневно «входной фильтр» с замером температуры.
Сотрудники могут опасаться заразиться не только за своим офисным столом или при общении с коллегами и клиентами, но и по пути на работу. Автомобили есть не у всех, велотранспорт или самокаты могут использовать не все сотрудники, а общественный транспорт — создает повышенный риск. Тем более, что во многих городах власти сократили его количество и изменили движение из-за низкого спроса. Людям приходится дольше ждать транспорт на остановках, ехать в плотно заполненных салонах. Время пути до работы возросло — приходится чаще пересаживаться или идти часть маршрута пешком.
Поэтому компаниям необходимо аргументировать безопасность работы из офиса и стимулировать сотрудников каждый день покидать свои квартиры.
Если есть личный транспорт, то можем посоветовать такую аргументацию: офис и рабочие места позволяют находится в 1,5 метрах друг от друга. Средства индивидуальной защиты есть, мы организовали все необходимое для снижения рисков заражения сотрудников. По поводу общественного транспорта все сложнее. Альтернативой может быть компенсация затрат или части затрат на такси, но у нас в компании это не обсуждалось, поскольку большая часть сотрудников сама проявила инициативу, чтобы вернуться на рабочие места.
Почему приходится возвращать сотрудников в офис?
Компании, работающие в сфере IT, могут целиком или частично работать в удаленном формате. В сервисе «Где мои дети» проверили реальность такого подхода и доказали, что из дома сотрудники могут выполнять свои обязанности вполне успешно. Но зачем же тогда возвращать работников в офис? Я не самый большой поклонник удаленного формата, однако задала этот вопрос нашему CEO Вадиху Гиниатулину.
Он считает, что смешивать удаленный и офисный формат работы в одной компании не стоит, потому что те, кто работает из дома, всегда будут оставаться немного в стороне. Кроме того, для удаленной компании нужно подбирать особый, пригодный для этого формата тип людей, которые осознанно решили, что такой формат им подходит. А также накручивать много дополнительных процедур для их вовлечения в общий процесс и для поднятия командного духа (в рамках всей компании, а не команды). Требуется и более сложный менеджмент — больше работы организатора и фасилитатора. Поэтому удаленной работой компаниям, не созданным под удаленный формат, стоит пользоваться только в случае особой нужды. Например, когда нет нужных специалистов в твоей локации.
Правда, наш руководитель признался, что «плюсы» от вынужденного удаленного формата он тоже заметил. Например, было проще оценивать людей по их активности и результатам: когда люди в офисе, сам факт мелькания человека перед глазами дает тебе некое предубеждение, что тот работает и выполняет задачи. Но работа из офиса прежде всего нужна человеку, а не компании.
Действительно, сотрудникам, которые оказались надолго заперты в стенах своих домов, работать было непросто с психологической точки зрения. Это не просто исчезновение личного общения с коллегами, но и отсутствие эмоциональной отдачи от всех тех людей, которых мы ежедневно встречали по пути на работу и с работы. Что уж готовить — любимое платье некуда надеть (а это тоже немаловажно!)
Удобнее работать из дома или офиса?
Мои коллеги разделились во мнении о том, что удобнее. Видимо, однозначного ответа на этот вопрос нет. Одни легко подстраиваются под удаленный формат, не отвлекаются на домашние дела и концентрируются на выполнении задач. Другие — превращаются в трудоголиков и никогда не «уходят с работы», так как она сама пришла к ним домой. Есть и те, чьи задачи не позволяют столь же эффективно действовать в формате онлайн, как в окружении коллег. Возможность вернуться в офис помогает даже побороть страх перед коронавирусом.
Например, мой коллега, директор по продукту «Где мои дети» Николай Кузнецов, два месяца сидел дома, покидая квартиру лишь ради покупки продуктов. При этом он начинал работать как только просыпался — и трудился, пока не наступало время для сна. Домашняя обстановка не давала ему возможности скооперироваться с коллегами, обсудить насущные проблемы лицом к лицу. Общаться приходилось через интернет, иногда часть информации терялась, возникало недопонимание, не удавалось договориться. Несмотря на то, что все время тратилось на работу, результативность оказалась ниже. Поэтому Николай хоть и опасается заразиться коронавирусом, но все же принял решение начать ходить в офис.
Другой мой коллега, директор по маркетингу Антон Ларченков, говорит что вероятность заразиться в магазине или при голосовании за какие-нибудь поправки гораздо выше, чем в офисе. Тем более, что в компании много новых сотрудников и им сложно адаптироваться в новом коллективе на «удаленке».
Наш motion-дизайнер Павел Нечаев столкнулся на «удаленке» сразу с двумя проблемами: у него на семью был один ноутбук, а также один ребенок. Приходилось делить с женой время для работы и по уходу за дочкой (присмотр, игры, кормление). Когда семейство только перешло на удаленный формат, девочка думала, что раз все дома — это выходной, и пыталась привлечь внимание родителей. Понадобилось время, чтобы ребенок осознал — если один из родителей сидит за ноутбуком, то он занят. Но в итоге Павел и его супруга подстроились под этот режим и даже меняли место дислокации: работали из Перми, Кудымкара, из деревни под Кудымкаром.
Пока одни сотрудники, работая из дома, боролись с проблемами, другие взяли от формата максимум пользы. Например, наш редактор портала для родителей Валерия Мусинова сэкономленное от поездок на работу время потратила на саморазвитие: начала учить испанский язык, занялась йогой, стала уделять больше времени своим хобби, нашла возможность для чтения монографий и романов, которые постоянно откладывались на потом и даже завела в семье новую традицию долгих семейных ужинов.
А HR «Где мои дети» Полина Пардасова, чтобы не потерять рабочее настроение, старалась не сбивать режим и вводить полезные привычки для здоровья по утрам: свежевыжатые соки, йога. Она отказалась от домашней одежды и отдавала предпочтение вещам, в которых обычно ходила в офис, чтобы не расслабляться. Продуктивность удалось повысить (и этому не смог помешать даже домашний кот моей коллеги, который пытался забрать все ее внимание себе).
Вернувшись в офис после «удаленки» и обсудив разницу форматов с коллегами, я советую руководителям последовать по моим стопам. Оцените, насколько задачи, поставленные перед сотрудниками, удалось эффективно решать из дома и с какими проблемами пришлось столкнуться. Возможно, для того чтобы обезопасить свою команду, работников можно возвращать в офис постепенно. При этом следует внимательно следить за соблюдением рекомендаций Роспотребнадзора.
Весной 2020 года российские компании в срочном порядке переходили на удалённый формат работы. Спустя год многие ограничения отменены и бизнес постепенно начинает возвращать сотрудников в офисы. Процесс этот непростой: опять нужно ломать устоявшиеся бизнес-процессы, адаптировать команду к новым условиям, придумывать решения для тех, кто не хочет выходить в офис по соображениям безопасности. О том, как вернуть сотрудников в офис, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал директор финтех-компании RBK.money Денис Бурлаков.
Денис Бурлаков, гендиректор финтех-компании RBK.money , предприниматель и инвестор с 20-летним международным опытом. Окончил МГИМО по специальности «Международные экономические отношения». Профессиональную карьеру начал в корпорациях Deloitte и KPMG. Занимал руководящие посты в крупных российских холдингах – «Ростелеком», «Волготанкер», «Базовый элемент».
Год назад, весной 2020-го, тысячи российских компаний были вынуждены перевести сотрудников на удалённый формат работы. Этот переход для большинства предприятий стал неожиданностью – и руководителям компаний пришлось адаптироваться к текущим реалиям уже в процессе работы. Сейчас, год спустя, перед ними встала новая нестандартная задача – вернуть персонал и бизнес-процессы обратно в офисы.
И тут нужно учитывать, что перестроенный график, изменённые форматы взаимодействия и схемы коммуникации нельзя вернуть в прежний режим одномоментно. Поэтому стоит начать вывод сотрудников с удалёнки постепенно. Например, по такой схеме: два-три дня в неделю в офисе, остальные – дома. Затем увеличивать процент офисных дней. При этом нужно мониторить состояние людей и их настроение – ведь многим было комфортнее работать из дома.
Нужно не забывать самому и напоминать сотрудникам о плюсах работы в офисе: в частности, о возможности лучше контролировать процессы, о разграничении рабочего и личного времени, о важности живого общения коллегами – и по рабочим, и по личным вопросам. Многие успели отвыкнуть от того, что необходимо каждый день с кем-то видеться и общаться, и офисная работа может помочь людям вернуть этот навык.
Очень важно в момент возвращения людей на рабочие места организовать их общение, чтобы сотрудники говорили друг с другом: рассказывали новости, делились переживаниями, выстраивали взаимоотношения. Это важно, чтобы люди не выгорели эмоционально, что, конечно, не может не отразиться на эффективности их работы.
Хороший вариант сблизить людей и сплотить коллектив - организовать в офисе комнату отдыха, где поставить настольные игры, кофе-машину, удобные диваны и кресла. Именно так сотрудники снова начнут видеть в коллегах общительных, интересных людей, а не абстрактную аватарку из интернета.
Например, мы после выхода в офис опять вернулись к так называемым «Вкусным пятницам» - заказываем в офис пиццу, роллы, бургеры, вок или что-то ещё; все собираются за столом в общей гостиной, едят, общаются. Ещё у нас есть настольный хоккей, Playstation и большой телевизор, шлем VR. Всё это довольно привычные вещи, которые есть во многих офисах, но после такого долгого перерыва в общении это стало неожиданно ценно. Это хорошо помогает переключиться и неформально пообщаться.
Существует прослойка так называемых ковид-диссидентов, которые отрицают само существование коронавируса или преуменьшают его опасность и вред. Но есть и другой полюс – люди, которые боятся вируса сверх меры.
Эта категория сотрудников может отказаться выходить в офис, объясняя это страхом заразиться и заболеть. Для них следует провести разъяснительную работу: рассказать об ответственности компании, показать её заботу о здоровье сотрудников. В Москве, например, действуют правила, по которым сотрудники предприятий должны обеспечиваться масками и перчатками, для них должно проводиться тестирование на наличие коронавируса или антител к нему.
Для компании проведение подобных мероприятий может стать способом показать свою заботу о сотрудниках, развеять их страх заболеть. Например, наша компания регулярно проводит тестирование – и на наличие вируса, и на антитела. Кроме того, мы установили санитайзеры, проводится регулярная уборка и санобработка помещений.
Некоторых сотрудников вполне устраивает сложившаяся ситуация с удалённой работой. При этом необязательно страдают эффективность и продуктивность. Такие люди продолжают трудиться так же плодотворно, как и до введения карантина, или даже более эффективно. Возвращение их в офисный режим может вызвать обратный эффект: они станут менее эффективными или начнут задумываться о смене работы.
Поэтому стоит решить, нужно ли вообще возвращать в офис всех сотрудников. Возможно, имеет смысл ввести гибридный вариант, когда часть сотрудников работает в офисе, а часть – из дома.
Можно рассмотреть также вариант добровольного выбора, когда каждый человек сам решает, какой способ устроит его больше. Например, некоторые крупные компании оставили этот выбор за своими сотрудниками – в частности, Mail.ru и «Яндекс». Они не стали отменять удалённый режим работы, их сотрудники вольны сами приходить в офис по рабочим делам, если посчитают это необходимым. Мы тоже пошли по этому пути –сейчас часть команды работает из дома, часть вышла в офис.
За время пандемии система удалённой работы относительно хорошо настроилась. Люди научились участвовать в совещаниях в Zoom или Skype, планировать свою работу, совмещать рабочие вопросы и личные дела. А компании получили возможность сэкономить серьёзные деньги на аренде офисов и оплате коммунальных услуг.
Поэтому окончательное решение вопроса о переводе с удалённой работы на офисную должно быть основано на взаимных договорённостях руководства и персонала. Нарушение баланса может повлечь серьёзные проблемы в работе компании.
Если решение принято окончательно и сотрудники будут выведены в офис (неважно, все сразу или постепенно), необходимо правильно это оформить. При уходе на карантин с каждым сотрудником заключалось дополнительное соглашение к его трудовому договору, выпускались соответствующие приказы. Если компания решила, что удалённая работа должна быть завершена, то теперь нужно выполнить обратную процедуру.
Необходимо заключить новые дополнительные соглашения, в которых будет прописано, с какого числа каждый конкретный сотрудник должен будет вернуться к исполнению своих обязанностей на территории работодателя, издать приказы о выводе на работу, провести другие необходимые мероприятия. Без надлежащего документального оформления меры по безболезненному возвращению к офисному формату работы потеряют смысл, а работодателю будет грозить административная ответственность.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360
Как понять, сколько сотрудников с учётом новых требований к безопасности получится разместить в офисе? Что делать, если желающих вернуться с удалёнки окажется слишком много? И про какой ещё ребординг все вокруг говорят?
Отвечаем на эти и другие вопросы об эффективной гибридной работе в новой бесплатной инструкции от экспертов TalentTech. Плавно перевести часть коллектива обратно в офис помогут 7 простых шагов.
Рассчитайте, сколько человек теперь сможет вместить офис. Конкретные требования к безопасности помещений устанавливает Роспотребнадзор и региональные власти, но вы уже сейчас можете сориентироваться, насколько сильно сократится количество рабочих мест в офисе после выхода из карантина.
Чтобы узнать максимальную вместимость офиса , посчитайте количество рабочих мест, которые вы можете расположить на каждом этаже на расстоянии в 2 метра друг от друга. Учитывайте рабочие места не только в опенспейсах, но и в отдельных кабинетах и переговорках.
Для начала рекомендуется задействовать 20−40% от нового максимума. Так, если с учётом социального дистанцирования ваш офис теперь вмещает 100 человек, то на первом этапе позвать обратно стоит не больше 40 сотрудников. Так вы сможете в спокойном режиме отследить, насколько эффективно организовано пространство и удаётся ли соблюдать все правила безопасности в новых условиях.
Узнайте, кто ещё из сотрудников хочет вернуться в офис. Это дополнительный список из добровольцев, которым невыносимо и дальше находиться на удалёнке. Чтобы учитывать ещё и данные об изменениях в настроениях и эффективности работы в коллективе, можно использовать пульс-опросы на платформе TalentTech.Вовлечённость. В зависимости от настроек с их помощью можно получить срез по конкретным филиалам, отделам или сотрудникам.
Если кто-то хочет и дальше работать удалённо, не противьтесь этому. На первом этапе лучше не перезаполнять офис. К тому же многие отмечают, что их эффективность на удалёнке только повысилась. С помощью адаптивных тестов от TalentTech. Обучения вы можете проверить, насколько ваши сотрудники овладели навыками удалённой работы. А оценка методом 360 градусов поможет наладить командное взаимодействие.
► Адаптивные тесты для оценки и развития digital-навыков персонала
► Пульс-опросы для оперативного реагирования
на проблемы сотрудников
► Мобильное приложение для адаптации сотрудников к новым правилам работы
Сопоставьте получившийся список возвращающихся сотрудников с новым количеством мест в офисе. Если желающих окажется слишком много, можно ввести сменный график. Это хороший вариант для интенсивной совместной работы сотрудников определённых функций или продуктовых команд.
Сейчас лучше не предоставлять одно и то же рабочее место разным сотрудникам до того, как оно пройдёт санитарную обработку. Поэтому на первом этапе выхода из карантина рекомендуют чередоваться неделя через неделю. Когда эпидемиологическая обстановка улучшится, можно перейти на смены день через день или на утренние и вечерние. Кстати, процесс распределения по сменам можно автоматизировать. В TalentTech есть решение, которое поможет руководителям и сотрудникам составить гибкое расписание работы.
Если уместить всех желающих в офисе не помогает и введение смен, совместными усилиями разработайте критерии для принятия решений о том, кого вернуть с удалёнки, а кого пока можно оставить дома. Можно ориентироваться, например, на актуальные бизнес-задачи, вовлечённость сотрудников в командную работу, их отзывы о дистанционной работе. Или воспользоваться жребием.
Проведите ребординг. Так теперь называют процесс адаптации сотрудников к новым условиям работы в офисе. Нужно подготовить справочную информацию о том, какие меры предосторожности стоит соблюдать в целях личной безопасности, как приглашать партнёров и клиентов на офлайн-встречи, как подготовить своё рабочее место к уборке перед следующей сменой, как будет работать столовая и т.д. Здесь нужно учитывать в том числе и рекомендации Роспотребнадзора. Также стоит продумать, как офисные сотрудники будут взаимодействовать с теми, кто остался на удалёнке.
Чтобы ребординг прошёл более плавно, можно использовать мобильное приложение TalentTech.Адаптация — с помощью понятного интерфейса и продуманных онлайн-квестов оно быстро обучит сотрудников новым правилам. А оценить, насколько хорошо вернувшиеся в офис усвоили новые требования к работе, помогут адаптивные тесты.
Следите за состоянием сотрудников. Речь идёт как про вернувшихся в офис, так и про дистанционных работников. В первую очередь позаботьтесь о том, чтобы все ответственные лица моментально узнавали, если кому-то нездоровится. Например, можно завести для таких сообщений отдельный канал в мессенджере Slack или чат в Telegram. Также проконтролировать выход сотрудников на смену поможет умное решение от TalentTech.
Кроме того, не забывайте регулярно проводить пульс-опросы. Они помогут выявить проблемы, о которых вы не подумали, когда проектировали новое офисное пространство. Также постоянный обмен обратной связью пойдёт на пользу удалённым сотрудникам. Когда часть коллектива вернётся в офис, оставшиеся дома могут почувствовать себя забытыми. К тому же гибридный формат работы потребует перестройки бизнес-процессов. А чтобы всё прошло гладко, нужно держать руку на пульсе.
Возврат сотрудников в офис - одна (и далеко не самая маленькая) сложность, которая сейчас свалится на головы руководителей. Далеко не все горят желанием снова меняться и переигрывать условия. В статье вы найдете примеры того, что останавливает персонал от возвращения в прежние условия, и что с этим можно делать.
Да, рекомендации подойдут не всем. Но от чего оттолкнуться, если у вас возникли такие же вопросы, вы точно найдете.
Часть персонала готова, и буквально рвется в бой. А большая часть не хочет.
Попробуем разобраться, с чем это связано и что с этим делать.
Здесь я категорически против приказного порядка. Любой сотрудник, помимо того, что он работник вашей компании, он, прежде всего, человек. А задача любого руководителя – грамотно управлять человеческими ресурсами.
Почему не все хотят вернуться в офис? В большей степени, речь идет о тех сотрудниках, у которых была работа в этот период. Те люди, кто вынужденно «простаивал», соскучились по сослуживцам и коллегам, по смене обстановки, поэтому речь сейчас не о них.
Итак, где не хочет в офис?
1. Сотрудники колл-центров и it-специалисты в первую очередь
2. Торговые и региональные представители
3. Линейные руководители и менеджеры среднего звена.
На первый взгляд, не так уж много людей. Но, если они вам нужны в офисе (зачем? Они точно нужны?), то возврат каждого из них может быть сложностью.
Почему они не хотят возвращаться? Привожу несколько примеров, собранных по крупицам в разных социальных сетях, комментариях к статьям и из разговоров с сотрудниками разных компаний.
1. Пережили серьезную ломку с организацией работы дома. Это был для них стресс и вызов, который, возвращаясь в офис, люди не хотят переживать повторно.
2. Привыкли работать за 2 месяца дома, обустроили милое удобное кресло под офис, синхронизировали домашние дела и офисные задачи так, что получился классный симбиоз. А теперь им придется заново всё выстраивать
3. Поняли (или научились) работать так, чтобы снизить уровень контроля со стороны вышестоящего руководства. Теперь не хотят возвращаться под «бдительное око шефа».
4. Количество и сложность задач существенно снизилось, а теперь придется снова работать. А кто хочет увеличить нагрузку за те же деньги?
5. Были сложности и обиды от коллег и руководства при организации удаленной работы. А с теми, на кого ты обижен, или кто обижен на тебя, обычно мы не горим желанием видеться.
6. Есть сложности с детьми: садики закрыты, на няню нет денег, второй родитель тоже выходит в офис.
Это первые, самые простые, лежащие на поверхности, причины, поработав с которыми, мы с вами уже решим очень много вопросов.
Давайте рассмотрим варианты, как вы можете повлиять персонал.
1. Проведите фасилитационную сесиию, спросите, что не нравилось в организации процесса? Чем вызваны опасения? Какие они сами видят варианты решения?
Предложите группе инициативных сотрудников разработать щадящий план возвращения, с учетом озвученных страхов и сомнений.
2. пересмотрите (совместно с «сопротивленцами») их должностные инструкции. На протяжении 2 месяцев у них получалось работать, не появляясь в офисе. Может, они на самом деле не нужны там 8 часов в день? Может, достаточно пары часов в неделю?
3. предложите «переходный период», в течение которого можно будет работать 3-4 часа из дома, а 3-4 часа в офисе. Или какой-то другой вариант, где они и вы сможете сосуществовать в разных пространствах.
4. Устройте «грандиозное» возвращение. Пусть о том, что вы вернулись в офис, знают ваши клиенты и поставщики, устройте небольшой праздник с открытками-оповещениями и цветами на рабочем столе. Да, многие скажут, что денег нет на развлечения, что доходы упали. Вариантов, как устроить праздник без денег, много. Праздник – это не всегда фуршет и алкоголь. Это еще шутки, фотосессии (на фото наскоро смастеренной фотозоны своими руками), рассказы про то «как это было у меня» и прочее. Устройте в первый день 2 часа свободного общения, людям всё равно нужно поделиться своими эмоциями и впечатлениями. Так пусть они болтают в специально отведенное время с вашим участием и контролем. Заодно и познакомитесь с их опасениями и надеждами ближе.
5. Посчитайте, сколько у вас сотрудников с детьми. В одном региональном колл-центре мы обсуждаем вот такой вариант: в комнате для обучения организуем «детскую комнату» на 4 часа. Сотрудники будут приходить на работу с детьми, среди родителей организовано «дежурство» с детьми. Родители приносят с собой перекусы, игрушки, а «воспитатели» следят за порядком, играют с детьми. Так мы решаем вопрос и с присутствием родителей на работе, и с тем «куда деть чадо». Детей всего 12, больше 6 одновременно не собираем (учитываем при составлении графика работы), возраст от 5 до 12 лет.
6. Про контроль, обиды и другие эмоциональные недоговоренности. Здесь всё сложно. С одной стороны, какие могут быть обиды на работе, мы ведь работать пришли. С другой, работа занимает существенную часть нашей жизни, так зачем трать ее на тех, с кем ты в конфликте. Для того, чтобы наладить коммуникацию, нужно много действий и со стороны компании, и со стороны коллег. Высокая вовлеченность сотрудников в процессы компании есть там, где каждый может ответить на вопрос «зачем», где человек видит смысл. А ваши сотрудники какие видят смыслы?
Под восстановлением на работе понимается возвращение работника в правовое положение, существовавшее до увольнения. Он восстанавливается во всех своих правах: на работу (трудовую функцию - работу по должности в соответствии со штатным расписанием), обусловленную его трудовым договором и его составными частями, на соответствующую ей оплату труда и т.д. Таким образом, в отношении работника продолжают действовать все условия, ранее предоставленные ему в соответствии с трудовым договором. Такие разъяснения даны Минтрудом РФ в письме от 03.06.2019 № 14-2/ООГ-3951.
При этом решение суда о восстановлении сотрудника на работе должно исполняться работодателем немедленно (ст. 396 ТК РФ). Правда, что именно подразумевается под немедленным исполнением, положения действующего законодательства не поясняют. На практике сформировался подход, что «немедленно» это означает на следующий день после решения суда.
Однако если работодатель не знал о принятом судом решении в связи с отсутствием его представителя в судебном заседании, то после получения копии решения суда либо иной достоверной информации о принятии решения в пользу работника он обязан немедленно восстановить работника на работе.
Если работодатель не исполнил решение суда добровольно, то требования о восстановлении на работе должны быть исполнены не позднее первого рабочего дня после дня поступления исполнительного документа в подразделение судебных приставов (п. 4 ст. 36 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Документальное оформление восстановления на работе
Нужно ли заключать с восстановленным сотрудником новый трудовой договор? Нет, не нужно, поскольку работник восстанавливается на условиях ранее заключенного трудового договора.
В день принятия решения о восстановлении сотрудника необходимо издать приказ об отмене приказа об увольнении, с которым следует ознакомить сотрудника под подпись. Также нужно принять иные меры, которые необходимы для фактического допуска сотрудника к его прежней работе, т.е. компания обязана создать все условия и предоставить все необходимые для выполнения работы документы, оборудование, инструменты.
В этой связи хотим привести один случай из судебной практики. В данном споре незаконно уволенный директор был восстановлен на свою должность, при этом компания после восстановления предоставила ему только стол, стул и письменные принадлежности. Тогда он направил учредителю компании письмо с требованием предоставить печать предприятия, бухгалтерскую документацию, учредительные документы, ключи о помещений, сведения об открытых банковских счетах для выполнения обязанностей директора. Это требование выполнено не было и постановлением судебного пристава было возбуждено исполнительное производство в отношении компании на предмет исполнения решения суда о восстановлении гражданина в должности директора. Также с компании был взыскан исполнительский сбор в связи с тем, что она в срок, установленный для добровольного исполнения, не исполнила решение суда о восстановлении директора на работе (Апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 14.07.2015 по делу № 33-1675/2015).
Таким образом, формально отношение к восстановлению сотрудника на работе чревато неприятностями.
Работодателю нужно будет также внести соответствующие записи в ряд документов: личную карточку, трудовую книжку и табель учета рабочего времени.
Законодательством не определен порядок внесения изменений в личную карточку при восстановлении сотрудника. В этом случае, на наш взгляд, можно воспользоваться общими правилами - зачеркнуть запись об увольнении, сделанную в разделе XI личной карточки, а в разделе X «Дополнительные сведения» указать, что сотрудник восстановлен по решению суда, добавив реквизиты такого решения.
В трудовой книжке ничего зачеркивать нельзя. Иcправления делаются через признание соответствующей записи недействительной, т.е. необходимо аннулировать ранее сделанную запись об увольнении (п. 30 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225). Для этого в графе 3 пишут «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а в графе 4 делают ссылку на приказ об отмене приказа об увольнении.
Кстати, работник может потребовать дубликат трудовой книжки без «порочащей» информации об увольнении. В этом случае компания обязана будет его оформить (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225).
Что касается табеля учета рабочего времени, то в отношении этого документа ясно лишь одно – что период, прошедший с момента увольнения до момента восстановления, считается вынужденным прогулом и должен отражаться в табеле с цифровым кодом «ПВ» или цифровым кодом 22 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако нигде не сказано, как быть с табелями, которые уже были оформлены и сданы, то есть с табелями за прошлые месяцы. Например, не ясно, нужно их корректировать или нет? Если корректировать необходимо, то каким образом: вносить в них изменения/дополнения или оформить корректирующие табели? Если можно сдавать корректирующие табели, то по всем сотрудникам или достаточно создать их только в отношении восстановленного работника?
Мы считаем, что оптимальным вариантом является составление корректирующего табеля, в котором будут указаны данные только по восстановленному сотруднику.
Ну и, наконец, несколько слов о новой форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Обязанность по ее представлению в отделение ПФР у работодателей появилась с начала текущего года. В этой форме отражаются сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (о приеме, увольнении и т.д.).
Соответственно, при восстановлении работника, сведения об увольнении которого были занесены в этот отчет, возникает вопрос: нужно ли представлять корректирующие сведения в отношении восстановленного сотрудника? В этом случае необходимо снова подать СЗВ-ТД за соответствующий месяц. В нем должны быть указаны первоначальные сведения, которые требуется отменить. При этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» следует проставить знак «X» (п. 2.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).
Оплата вынужденного прогула
При восстановлении сотрудника в должности работодатель обязан выплатить ему определенную сумму. Сумма выплаты определяется исходя из среднего заработка и рассчитывается за период вынужденного прогула (ст. 234, 394 ТК РФ).
Если работник был уволен по сокращению штата и ему выплачивалось выходное пособие, то это пособие подлежит зачету (п. 62 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Поэтому если сумма выходного пособия, которую получил сотрудник, окажется выше суммы среднего заработка за период вынужденного прогула, то компанию не будут обязывать что-либо выплачивать восстановленному работнику (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 08.04.2015 по делу № 33-4742/2015).
При расчете среднего заработка, полагающегося восстановленному работнику, возникает одна проблема: законодательством не определено, какие именно дни нужно оплачивать – рабочие или календарные. Именно поэтому суды подходят к этому вопросу каждый раз по-своему. Одни считают, что среднедневной заработок нужно умножать на количество календарных дней (Апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2016 по делу № 33-12418/2016, Апелляционное определение Иркутского областного суда от 10.11.2014 по делу № 33-8541/2014, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.12.2014 № 33-20322/2014 по делу № 2-2256/2014), другие – на количество рабочих дней (постановление Президиума ВС Республики Калмыкия от 09.11.2016 № 44Г-11/2016, Апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2016 по делу № 33-18526/2016).
Если суд не определил сумму заработка, то компания исчисляет ее самостоятельно, и сама же принимает решение, каким подходом ей руководствоваться. Мы считаем, что более правильным является расчет исходя из количества рабочих дней.
Далее возникает другой вопрос: есть ли четко установленный срок, в течение которого необходимо выплатить сумму среднего заработка? Положениями законодательства такой срок не установлен. Поэтому многие специалисты считают, что в этом случае деньги выдаются в ближайший день выплаты заработка по предприятию. Однако суды считают, что обязанность работодателя выплатить заработную плату за время вынужденного прогула наступает одновременно с отменой им приказа об увольнении и восстановлением работника в прежней должности (Определение Верховного Суда РФ от 23.04.2010 № 5-В09-159).
Теперь рассмотрим особенности учета данной выплаты в целях налогообложения.
Так, сумма заработка за время вынужденного прогула уменьшает налогооблагаемую прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 14 ст. 255 НК РФ). Также эта сумма является доходом, облагаемым НДФЛ, поскольку в перечне освобождаемых доходах, указанных в ст. 217 НК РФ, она не поименована (письма Минфина России от 18.02.2019 № 03-04-05/10114, от 24.12.2018 № 03-04-05/94115, ФНС России от 14.01.2019 № БС-4-11/228).
Однако в части НДФЛ есть особенности. Если выплата производится по решению суда, организация обязана выдать гражданину именно ту сумму, которая указана в этом решении (п. 2 ст. 13 ГПК РФ, ст. 395 ТК РФ). Это значит, что удержать НДФЛ со среднего заработка за время вынужденного прогула организация сможет, только если сумма налога выделена в судебном решении. Поэтому если в решении суда сумма налога не указана, организация должна выплатить средний заработок за вынужденный прогул в полном объеме, после чего удержать сумму налога, исчисленную со среднего заработка за время вынужденного прогула, из других доходов сотрудника (например, с очередной зарплаты) (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если вдруг получится, что таких доходов не будет (например, работник решит уволиться по собственному желанию), то компании нужно будет уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 19.06.2018 № 03-04-05/41794).
Также обращаем внимание, что при начислении среднего заработка за время вынужденного прогула оснований для представления уточненных расчетов по форме 6-НДФЛ за предыдущие периоды не имеется. Такие разъяснении содержатся в письме ФНС России от 14.01.2019 № БС-4-11/228.
Однако с РСВ дело обстоит иначе. Сумма заработка за время вынужденного прогула облагается и страховыми взносами, при этом для полного восстановления страхового стажа работника, восстановленного на работе по решению суда, компании следует подать уточняющие формы РСВ с даты увольнения по дату восстановления на работе. Такие разъяснения приводятся в письмах ФНС России от 14.01.2019 № БС-4-11/228, от 31.01.2019 № БС-4-11/1583@.
Возмещение морального вреда
Бывает, что при обращении в суд работник также заявляет требование о выплате компенсации морального вреда. Обычно суды удовлетворяют данное требование. Соответственно, у компании возникает вопрос: можно ли отнести такую компенсацию на расходы в целях налогообложения прибыли?
По мнению чиновников, эту компенсацию нельзя отнести на уменьшение прибыли ни в составе расходов на оплату труда, ни в составе внереализационных расходов (письма Минфина России от 19.03.2010 № 03-03-06/4/22, от 09.12.2009 № 03-03-06/2/232, от 24.08.2009, № 03-03-06/2/159, от 24.01.2007 № 03-04-06-02/6). К расходам на оплату труда, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, в частности, относятся компенсационные выплаты, связанные с режимом работы, условиями труда или содержанием работников (ст. 255 НК РФ). Выплата компенсации за причинение морального вреда работнику не связана ни с условиями труда, ни с режимом работы, ни с содержанием работников.
В составе внереализационных расходов учитываются затраты в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании судебного решения, которое вступило в силу, санкций за нарушение договорных обязательств (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Возмещение морального вреда за необоснованное увольнение работника не может быть приравнено к возмещению причиненного ущерба (т.е. чего-то материального), на которое, по мнению Минфина, распространяется данная норма. Ну и в завершение чиновники отмечают, что выплата данной компенсации не отвечает требованиям, предъявляемым к расходам в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ.
Между тем, данная позиция не находит поддержку у судей (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 03.06.2019 №№ Ф02-2140/2019, А74-11023/2018, Уральского округа от 21.12.2017 №№ Ф09-7394/2017, А60-13438/2017, Западно-Сибирского округа от 28.03.2017 №№ Ф04-38/2017, А27-25564/2015). Вставая на сторону налогоплательщиков, суды принимают во внимание следующие аргументы.
Во-первых, обязанность компенсировать работникам моральный вред предусмотрена трудовым законодательством, а также возникает на основании судебного решения. Во-вторых, в пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ не конкретизируется, какой ущерб подлежит возмещению – материальный или моральный, а также не содержится прямого запрета на включение в состав внереализационных расходов затрат на возмещение морального вреда.
Поэтому организации здесь сами решают: идти на риски и в случае необходимости отстаивать свою позицию в суде (шансы на выигрыш у них высокие) либо во избежание рисков не принимать на налоговые расходы рассматриваемые выплаты.
Обязанности по начислению НДФЛ с суммы компенсации за причинение морального вреда у организации, по нашему мнению, не возникает. Доходом в целях налогообложения всегда признается экономическая выгода (п. 1 ст. 41 НК РФ). В данном случае работник получает не выгоду, а компенсацию морального вреда на основании судебного решения. То есть, во-первых, отсутствует факт выгоды. С данным выводом согласны и чиновники (письма Минфина России от 16.01.2020 № 03-04-05/1764, от 25.11.2019 № 03-04-05/91174).
Что касается страховых взносов, то их также не нужно начислять, так как отсутствует объект обложения. Ведь выплата компенсации морального вреда осуществляется не в рамках трудовых отношений, а на основании судебного решения. Чиновники с этим не спорят (письмо ФНС России от 12.05.2017 № БС-4-11/8974@).
Возмещение расходов на адвоката
У работодателя также может возникнуть обязанность по возмещению восстановленному работнику судебных расходов (например, на юриста). Согласно ч. 1 ст. 98 ГПК РФ стороне, в пользу которой состоялось решение суда, суд присуждает возместить с другой стороны все понесенные по делу судебные расходы, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 96 ГПК РФ. Таким образом, сумма возмещения работнику расходов по оплате услуг представителя на основании решения суда относится к судебным расходам.
Согласно пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ судебные расходы относятся к внереализационным расходам для целей налога на прибыль. В данном подпункте не конкретизировано, что речь идет о судебных расходах исключительно по спорам с контрагентами или юридическими лицами. Поэтому по данному основанию можно учитывать и судебные расходы (в частности, расходы на представителя в суде), компенсируемые работникам на основании решения суда.
Однако, по мнению официальных органов, данные расходы (наряду с расходами на возмещение работникам морального вреда) не могут рассматриваться для целей налогообложения прибыли как экономически обоснованные расходы. Подобная позиция содержится в письмах Минфина РФ от 24.01.2007 № 03-04-06-02/6, от 30.03.2005 № 03-03-01-02/100. Более свежих разъяснений по данному вопросу не имеется. Принимая во внимание наличие этих писем, у налогоплательщиков, учитывающих для целей налога на прибыль компенсируемые работникам расходы на оплату услуг представителя в суде, возникают налоговые риски.
Анализ судебной практики показал, что судебных споров по данному вопросу крайне мало, а те, что имеются, решены в пользу налогоплательщиков (см., например, спор, рассматриваемый в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 25.03.2013 № Ф03-747/2013, вывод всех трех инстанций по вопросу учету для целей налога на прибыль компенсации работнику расходов на представителя – в пользу налогоплательщика). Это может свидетельствовать о том, что на практике данная ситуация редко вызывает споры между проверяющими и налогоплательщиками.
Таким образом, на наш взгляд, компании имеют право учитывать для целей налога на прибыль расходы по оплате работнику услуг представителя на основании решения суда.
А нужно ли облагать сумму, выданную в счет возмещения сотруднику судебных расходов, НДФЛ и страховыми взносами? Нет, не нужно. В отношении НДФЛ есть прямая норма, освобождающая данный вид выплат от НДФЛ, – это п. 61 ст. 217 НК РФ. В отношении страховых взносов аналогичной нормы нет, однако обязанность по исчислению взносов отсутствует в силу того, что возмещение судебных издержек осуществляется в рамках не трудовых, а гражданско-процессуальных отношений (письмо ФНС России от 12.05.2017 № БС-4-11/8974@).
Читайте также: