Как выплатить перерасход по командировке

Опубликовано: 15.05.2024

При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные с рабочими поездками. Обязанность оплаты нанимателем установлена статьей 168 Трудового Кодекса. Конкретные размеры и перечень командировочных издержек определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Имеются в виду траты на проезд, жилье, суточные и другие. Кроме этого за работником остается средний заработок. Сумма аванса, получаемая перед служебной поездкой, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте или в коллективном договоре (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения).

Перерасход и налоговый учет

В налоговом учете классификация командировочных расходов фирмы зависит от целей и задач служебного задания. Траты на командировки, связанные с производством или реализацией товаров относятся к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международный страховой полис. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса, датой признания этих трат является дата утверждения авансового отчета.

Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает: возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет. Если он примет решение возместить, то эти расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина от 4.07.2012 г. № 03-04-06/6-204). Потраченные средства в этом случае не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Главное, чтобы истраченная в командировке сумма укладывалась в ограничения, закрепленные в локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 6.08.2010 г. № 2538-19).

Что касается НДФЛ, важно помнить, что траты по суточным нормируются Налоговым кодексом. В командировках по России работник может потратить 700 рублей в сутки, а за границей – 2500 рублей. Суточные сверх лимита будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

НДС и служебная поездка

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и его проживания в другом городе, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счета-фактуры, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина России от 21.11.2012 г. № 03-07-11/502). К таким относятся в том числе железнодорожные билеты, как бумажные так и электронные (письмо Минфина России от 10.01.2013 г. № 03-07-11/01). Работник должен записать эти документы в отчет о служебной командировке.

Привезенные сотрудником документы или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137). Разъяснения специалистов Минфина по этому поводу можно найти в письме от 21.11.2012 г. № 03-07-11/502).

Без обязательств

Выдача наличных из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2) на основании заявления. В документе руководитель должен собственноручно написать сумму аванса, которую нужно выдать сотруднику, и срок, когда тот должен вернуть неистраченные деньги или отчитаться по потраченным, в конце бумаги начальник должен расписаться и поставить дату.

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и его проживания в другом городе, можно принять к вычету. При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счет-фактура, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком.

Сотрудник обязан отчитаться за деньги в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Для этого он представляет в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы.

О том, что унифицированные формы первичной документации больше не обязательны к применению (кроме кассовых), говорилось много и часто. И снова напоминаем: фирма имеет право разрабатывать свою, удобную ей, «первичку». Расходы на командировки сотрудников могут подтвердить: авансовый отчет, утвержденный подписью руководителя; командировочное удостоверение (форма № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1); первичная документация, подтверждающая расходы.

По общему мнению Минфина и ФНС, этих документов достаточно для подтверждения траты на выполнение служебного задания (письма Минфина России от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169, от 19.11.2009 г. № 03-03-06/1/764, ФНС России от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 г. № 16-15/113462).

За рубежом

При направлении сотрудника в другую страну дополнительно возмещаются: расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление медицинской страховки и иные обязательные платежи.

Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК.

Также при загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международный страховой полис. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса датой признания этих трат является дата утверждения авансового отчета.

Очень удобно в виде таблицы представлен порядок налогообложения командировочных расходов в Бераторе для Windows.

Екатерина Ирхина, для журнала Расчет

Энциклопедия по правилам учета и налогообложения

Бератор для Windows - уникальная электронная энциклопедия, позволяющая организовать бухгалтерию в спокойном режиме, сократить количество ошибок, уберечься от претензий проверяющих и сократить бюджет на информационное обслуживание бухгалтерии. Узнайте больше >>

Любые расчеты с персоналом таят в себе множество нюансов и тонкостей. А командировки, как и любое путешествие, предполагают еще и непредвиденные обстоятельства, которые частенько возникают в пути. Это и отмена рейса, и болезнь сотрудника, и необязательные контрагенты, да мало ли что еще. Довольно часто эти неприятности приводят к перерасходу подотчетных средств.

Возмещаемые расходы

При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные со служебными поездками. Обязанность оплаты командировочных затрат нанимателем установлена ст. 168 Трудового кодекса. Конкретные размеры и перечень компенсируемых командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Имеются в виду расходы на проезд, на жилье, суточные и другие. Кроме этого за ним остается средний заработок. Сумма аванса, которую получит командированный работник под отчет, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре (ст. ст. 167, 168 ТК РФ, п. п. 10, 11 Положения).

Перерасход и налоговый учет

В налоговом учете классификация командировочных расходов фирмы зависит от целей и задач командировки. Расходы на командировки, связанные с производством или реализацией товаров (работ, услуг), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода командировочных, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает: возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет. Если он примет решение возместить, то эти расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. N 03-04-06/6-204). Возмещенный перерасход в этом случае не будет облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами. Главное, чтобы истраченная в командировке сумма укладывалась в ограничения, закрепленные в локальном нормативном акте фирмы (Письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. N 2538-19).

Что касается НДФЛ, важно помнить, что расходы по суточным нормируются Налоговым кодексом. В командировках по России человек может потратить 700 руб. в сутки, а за границей - 2500 руб. Суточные сверх этого лимита будут облагаться налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и проживания в другом городе, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счета-фактуры, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ, Письмо Минфина России от 21 ноября 2012 г. N 03-07-11/502). К таким бланкам относятся в том числе железнодорожные билеты, как бумажные, так и электронные (Письмо Минфина России от 10 января 2013 г. N 03-07-11/01). Работник должен записать эти документы в отчет о служебной командировке.

Привезенные работником бланки строгой отчетности или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (пп. "а" п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137). Разъяснения специалистов Минфина России по этому поводу можно найти в Письме от 21 ноября 2012 г. N 03-07-11/502.

Основная идея признания расходов в целях налогообложения прибыли в том, что расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (производственной деятельности), экономически оправданны (обоснованны) и подтверждены документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Исходя из этого обращаем внимание на документальное оформление.

Бухгалтерский учет

Выдача наличных из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2) на основании заявления от командированного работника. В этом заявлении руководитель должен собственноручно написать сумму аванса, которую нужно выдать работнику, и срок, когда тот должен вернуть неистраченные деньги или отчитаться по истраченным. А также в заявлении руководитель должен поставить свою подпись и дату.

О том, что унифицированные формы первичной документации больше не обязательны к применению (кроме кассовых), говорилось много и часто. И снова напоминаем, что фирма имеет право разрабатывать свою, удобную ей "первичку". Расходы на командировки сотрудников могут подтвердить следующие документы:

авансовый отчет командированного работника, утвержденный подписью руководителя;
командировочное удостоверение (форма N Т-10, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1);
первичная документация, подтверждающая расходы командированного работника.

По общему мнению Минфина и ФНС России, этих документов достаточно для подтверждения расходов на командировки (Письма Минфина России от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169, от 19 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/764, ФНС России от 25 ноября 2009 г. N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28 октября 2010 г. N 16-15/113462). Как выглядит оформление расходов на командировку в проводках, рассмотрим на примере.

Пример 1. Сотрудник А.Н. Скороходов направлен в командировку из Азова в Москву сроком на три дня: с 4 по 6 сентября включительно. На оплату командировочных расходов ему выданы под отчет 30 000 руб., из них: 15 000 руб. - на авиабилеты (туда и обратно); 600 руб. - на оплату билетов аэроэкспресса (туда и обратно); 12 300 руб. - на оплату жилья; 2100 руб. - суточные на три дня.

Вернувшись из командировки, Скороходов представил в бухгалтерию авансовый отчет и первичные документы в подтверждение осуществленных расходов: 12 000 руб. - стоимость авиабилетов; 600 руб. - стоимость билетов на аэроэкспресс; 9600 руб. - стоимость проживания в гостинице.

Представленный авансовый отчет руководитель утвердил в полной сумме. Неистраченные деньги Скороходов вернул в кассу организации.

Бухгалтер оформил командировку Скороходова следующими проводками:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

30 000 руб. - выдан аванс работнику на командировочные расходы в рублях;

Дебет 20 (44, 91-2, 08 и др.) Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

24 300 руб. (12 000 + 600 + 9600 + 2100) - отражены командировочные расходы;

Дебет 50-1 "Касса организации" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

5700 руб. (30 000 - 24 300) - излишек денежных средств, выданных под отчет, возвращен в кассу организации.

Загранкомандировки

При направлении работника в загранкомандировку дополнительно возмещаются:

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса как расходы на командировки. Главное - документально подтвердить произведенные издержки и обосновать их производственную направленность. Обращает на это внимание и УФНС России по г. Москве в Письме от 28 сентября 2012 г. N 16-15/092144.

Так, при должном оформлении понесенных командировочных затрат у фирмы есть все шансы доказать правомерность их учета для целей налогообложения, даже если инспекторы посчитают обратное. Подобное дело рассматривал ФАС Поволжского округа.

В спорном деле для подтверждения участия работников в международной ярмарке компания представила следующие документы:

договор на организацию деловой поездки (организация бронирования авиабилетов, гостиницы, оформление виз в Японию, обеспечение медицинской страховкой на период поездки);
счет на оплату;
платежное поручение;
акт выполненных работ;
акт по проданным билетам;
проездные билеты (приложение к авансовым отчетам);
авансовые отчеты со служебными заданиями и краткими отчетами о выполнении задания;
приказы о направлении работников в командировку с целью посещения международной книжной ярмарки.

Кроме того, для подтверждения целевого характера командировки фирма представила: план этажа международной книжной ярмарки с переводом интересующих разделов ярмарки; визитные карточки на ярмарку. Однако налоговая инспекция не приняла эти доводы. Она сослалась на то, что бумаги, свидетельствующие о положительном результате от деятельности в зарубежной командировке, не были представлены. Судьи настаивают, что отсутствие таких документов не может являться основанием для непринятия понесенных расходов (Постановление ФАС Поволжского округа от 11 июля 2012 г. N А55-17726/2011).

Также при загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международного страхового полиса. В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете расходы признаются аналогичным способом, ведь только после подписания руководителем организации авансового отчета, представленного вернувшимся из командировки работником, в бухгалтерии появляются первичные документы, на основании которых можно учесть расходы на командировку.

Пример 2. Руководитель ООО "Полет" направил сотрудника в командировку за границу с 23 по 27 сентября включительно. Служебное задание связано с основным производством. Перед поездкой работник должен оформить визу и обязательную медицинскую страховку. На оплату командировочных расходов 16 сентября 2013 г. сотруднику выдали под отчет денежные средства в размере 55 000 руб. и 850 долл. США, в том числе:

на оформление визы и медстраховки - 4500 руб.;
на приобретение авиабилетов - 50 000 руб.;
на оплату жилья - 600 долл. США;
суточные - 250 долл. США;
суточные - 500 руб.

Фактически работнику понадобилось:

на оформление визы - 3000 руб.;
на оформление медстраховки - 750 руб.;
на приобретение авиабилетов - 30 000 руб.;
на оплату жилья - 500 долл. США.

Допустим, что 16 сентября 2013 г. курс доллара США составил 35 руб. за 1 долл., а 30 сентября 2013 г., когда работник представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы - 36 руб. за 1 долл. Бухгалтер ООО "Полет" сделал следующие записи:

16 сентября 2013 г.

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1-1 "Касса организации в рублях"

55 000 руб. - отражена выдача денежных средств в рублях командированному подотчетному лицу;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1-2 "Касса организации в валюте"

29 750 руб. (850 долл. США x 35 руб.) - отражена выдача денежных средств командированному подотчетному лицу в долларах США;

30 сентября 2013 г.

Дебет 20 "Основное производство" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

61 250 руб. (3000 руб. + 750 руб. + 30 000 руб. + (500 долл. США x 36 руб.) + (250 долл. США x 36 руб.) + 500 руб.) - отражены командировочные расходы;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 91-1 "Прочие доходы"

100 руб. ((850 долл. США - 500 долл. США - 250 долл. США) x (36 руб/долл. США - 35 руб/долл. США)) - отражена положительная курсовая разница по расчетам с подотчетным работником;

Дебет 50-1-1 "Касса организации в рублях" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

20 750 руб. (55 000 руб. - 3000 руб. - 750 руб. - 30 000 руб. - 500 руб.) - в кассу возвращен остаток неиспользованных подотчетных средств в рублях;

Дебет 50-1-2 "Касса организации в валюте" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

3600 руб. ((850 долл. США - 500 долл. США - 250 долл. США) x 36 руб/долл. США) - в кассу возвращен остаток неиспользованных подотчетных средств в валюте.

Очень удобно в виде таблицы представлен порядок налогообложения командировочных расходов в Бераторе для Windows. Ознакомиться с ней можно ниже.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).

Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования бухгалтерии к АО таковы:

отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО).
В строке "Основание" РКО укажите.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

обоснованность расходов;
документальное подтверждение каждого расхода;
соответствие АО принятой у работодателя форме;
утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Итоги

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано в подотчет, то перерасход нужно будет возместить. В этом случае работником составляется авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы. В статье рассмотрим порядок, по которому осуществляется возмещение перерасхода по авансовому отчету.

Авансовый отчет

По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок. Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки.

Важно! Деньги в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета компании или выдаются из выручки, поступившей в кассу наличными.

Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет. По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. К безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Как оформляется авансовый отчет

Для составления авансового отчета может применяться установленная форма(АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо самостоятельно разработанная форма. На лицевой стороне отчета указываются ФИО сотрудника, его должность и назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне перечисляется перечень документов, которыми работник может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруются в порядке записи их в АО.

Получив авансовый отчет от сотрудника, бухгалтер проводит проверку:

целевого расходования денежных средств;
наличие подтверждающих документов;
правильность оформления документа;
сумм расходов, а также счетов учета.

После проверки отчет передается директору для утверждения, а затем принимается к учету. Неиспользованный аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

Перерасход по авансовому отчету

Проверяя авансовый отчет, бухгалтер может обнаружить, что сотрудником израсходовано больше денежных, чем ему выдал кассир. Такой перерасход требует возмещения, но только в том случае, если он обоснован.

Для того, чтобы перерасход был признан обоснованным, должны выполняются следующие условия:

Денежные средства сотрудник израсходовал на выполнение задания, которое ему поручила организация. Как правило, цель выдачи в подотчет денежных средств указывается в приказе директора).
Работником представлены документы, которые подтверждают перерасход денежных средств. Это, например, могут быть кассовые чеки.

Если оба указанных условия выполняются, то сотруднику возвращаются денежные средства. В противном случае деньги возвращать не нужно.

Важно! Денежные средства, потраченные сотрудником помимо полученного аванса, выдаются ему из кассы. При этом оформляется расходный кассовый ордер по форме КО-2 (РКО).

При выдаче перерасхода формируется следующая проводка:

Д71 К50 – возмещены расходы работнику, превышающие выданные под отчет деньги.

Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету

Бухгалтером ООО «Компания» Ивановым И.И. были закуплены канцтовары для бухгалтерии. Для этого ему было выдано 2000 рублей 15 марта. Однако, при покупке канцтоваров, Иванов потратил больше денег сумму, а именно – 2800 рублей. На все потраченные средства бухгалтер предоставил авансовый отчет и подтверждающие документы. В качестве подтверждающих документов им были представлены: кассовый и товарный чеки, с выделенными НДС. Счет-фактура предоставлен не был. Авансовый отчет Иванова был проверен, утвержден директором, после чего по нему был выдан перерасход в размере 800 рублей.

В бухгалтерском учете будут проведены следующие операции:

Хозяйственная операция	Проводка
Иванову из кассы под отчет выдано 2000 рублей	Д71 К50
Получены канцтовары, купленные Ивановым	Д10 К71
Учтен НДС по приобретенным канцтоварам	Д19 К71
НДС списан за счет собственных средств	Д91.2 К19
Иванову компенсированы расходы сверх суммы, выданной ему авансом под отчет в размере 800 рублей	Д71 К50

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника

Выдать денежные средства под отчет можно как из кассы наличными, так и безналом, то есть деньги работнику перечисляют деньги на банковскую карту. При возникновении перерасхода у бухгалтера может возникнуть вопрос о том, можно ли его перечислить также на банковскую карту.

Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника. Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. Во избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.

Срок возмещения перерасхода по авансовому отчету

До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа. На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО.

Важно! Перерасход работнику выплачивается на основании представленного им авансового отчета, утвержденного руководителем. Поэтому каких-либо заявлений ему писать для этого не нужно. Законодательство не содержит данного требования.

Для обоснования того факта, что перерасход действительно был и деньги по нему выплачены, необходимо соблюдение следующих условий: расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Помимо этого, сотрудник должен составить авансовый отчет, утвержденной в организации руководителем. Отчет проверяется и заверяется руководителем. Только в этом случае перерасход может быть возмещен работнику. После того, как авансовый отчет проверен и утвержден, в соответствующей графе документа ставится отметка. При выдаче перерасхода бухгалтером ставится дата и номер расходника.

Важно! Вотчете должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

После этого подотчетные суммы списываются. Списание осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного директором. Если отчет проверку не прошел (например, перерасход признан необоснованным), то к учету он не может приниматься.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли запись о возмещении перерасхода подотчетных денег внести в авансовый отчет уже после того, как он будет утвержден.

Ответ: Да, законодательством не ограничен период времени, в течение которого работнику должен быть компенсировать перерасход. Поэтому запись о погашении задолженности может вносится уже после того, как авансовый отчет будет утвержден.

Вопрос: Кто должен заполнять авансовый отчет – работник или бухгалтер?

Ответ: Авансовый отчет заполняется работником, которым в подотчет были выданы денежные средства авансом. Бухгалтер только проверяет правильность заполнения документа, а также наличие всех перечисленных в отчете подтверждающих документов. Но при необходимости заполнить авансовый отчет можно и за работника.

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Читайте также: