Как зафиксировать приход сотрудника на работу

Опубликовано: 03.10.2024

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
отмечать причины отсутствия работника;
планировать графики работы;
подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
рассчитывать заработную плату.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства 6 .

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха 7 . Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
передача пропуска третьим лицам не допускается.

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему 9 .

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

или требованиями безопасности;
или повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

ст. 91 ТК РФ
Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1
Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)
Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012
статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12
Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012
ст. 189 ТК РФ
Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012
Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597
п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N11, 2015

Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.

Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.

Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:

отмечать время прихода людей на работу — это поможет заметить тех, кто регулярно опаздывает или отсутствует;
следить за временем, когда сотрудники возвращаются с обеденного перерыва и уходят с работы;
обнаруживать прогульщиков;
помочь сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач, не отвлекаясь слишком часто на перекуры, беседы и личные дела.

Где в законах закреплено понятие рабочего времени

Понятие “рабочее время” раскрывается в ст. 91 ТК РФ. По закону у работников должны быть перерывы в течение рабочего дня, выходные дни и отпуск. Мониторинг рабочего времени, как говорит закон, относится к превентивным, профилактическим мерам, которые укрепляют дисциплину и не дают сотрудникам решать личные вопросы в рабочее время. Для этого работодатель может следить за персоналом в течение рабочего дня, выявлять нарушителей и призывать их к порядку.

Как подготовиться к контролю рабочего времени

Для контроля сотрудников вам придется следить за несколькими процессами:

какие задачи выполняют сотрудники за компьютером;
какие и какой продолжительности переговоры ведут по скайпу или телефону с клиентами или партнерами;
какие письма отправляют с рабочего адреса.

Вам пригодится программа, которая регулярно делает скриншоты рабочего стола в рабочее время, и видеонаблюдение за рабочим местом каждого сотрудника, чтобы отмечать его присутствие или отсутствие в течение дня.

Наблюдать за сотрудниками без спроса вы не можете, а установка камер наблюдения без оповещения нарушает закон. Вы должны уведомить персонал о начале контроля, а в допсоглашении к трудовому договору или в других внутренних документах компании перечислить способы мониторинга. Изменять эти условия можно только при согласии сотрудников.

Какие способы контроля есть сегодня

Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.

Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.

Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.

Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.

Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:

нарушителей распорядка, которые часто опаздывают или уходят раньше, много времени тратят на перекуры и обеденный перерыв;
сотрудников, которые в течение дня читают новости и ленту соцсетей, переписываются с друзьями, играют в игры или решают личные задачи;
перегруженных работников, которые задерживаются на работе и которым грозит профессиональное выгорание;
сотрудников, которые недовольны рабочим местом и ищут новую работу.

Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.

Как отказаться от контроля и не потерять эффективность

Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.

Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.

Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
Определять время окончания работы.
Выявлять прогульщиков.
Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

В нашей компании — три розничных магазина и собственное производство. Оплата труда почасовая. Раньше, когда в штате было 150 человек, приход и уход сотрудников на работу фиксировал в специальном журнале охранник на проходной. Затем бухгалтер переносил информацию в электронную таблицу. Ему приходилось выделять полтора-два часа времени на то, чтобы заполнить таблицу, а затем перенести данные (обычно за предыдущий день) в программу. С ростом компании количество работников увеличилось в три раза, поэтому справляться с учетом времени прихода и ухода пятисот сотрудников стало очень сложно.

Учет прихода и ухода сотрудников: как контролировать эффективно

Пять лет назад мы решили автоматизировать контроль прихода и ухода сотрудников. Сначала думали об электронных карточках — самых популярных на сегодняшний день. Но эту систему очень просто обойти: сотрудники могут просто передавать свои пропуска с теми, кто приходит вовремя. Поэтому отказались от этой идеи, хоть с карточными системами и проще работать — они практически не допускают ошибок при регистрации. Наиболее интересной оказалась биометрическая система учета рабочего времени BioTime.

Это сканер отпечатков пальцев, установленный на проходной и подсоединенный к компьютеру, на котором установлена специальная программа. Поскольку вход и для сотрудников магазинов, и для тех, кто работает на производстве, общий, понадобилось всего четыре сканера: три в магазинах на постах охраны и один в бухгалтерии. Все они абсолютно идентичны, но на оборудовании в бухгалтерии установлена программа, управляющая учетными записями сотрудников и готовящая аналитические данные. Здесь же в базу данных вносятся сведения о новых работниках. Кстати, эта база может храниться на любых серверах: мы, например, пользуемся Microsoft SQL Server. Также в ней предусмотрено автоматическое создание резервной копии на случай аварии. Поэтому, если что-то случится с сервером, данные мы не потеряем.

Установка системы обошлась примерно в 80 000 руб., из которых около 20 000 руб. ушло на закупку четырех сканеров и 15 000 руб. — на оплату услуг консультантов за первый год технической поддержки. Для работы с системой достаточно штатного системного администратора, нанимать дополнительного работника необходимости нет. Дополнительного обслуживания самого оборудования не требуется. Как и у любой техники, у него есть определенный срок службы, но за пять лет мы заменили только один сканер из четырех.

Учет и контроль прихода и ухода работников

Сейчас все сотрудники, приходя на работу, обязаны пройти сканирование. Когда человек прикладывает палец к сканеру, на экране он видит фамилию, имя и отчество. В его интересах следить, чтобы оборудование работало верно и опознавало именно его.

Затем все сотрудники в любом случае подходят к охране, чтобы записаться в журнал, — это обязательная процедура. Абсолютно уйти от бумажных носителей у нас не получилось.

Но теперь журнал используется только в спорных ситуациях, при начислении заработной платы бухгалтерия к нему больше не обращается — работает с электронными данными: запрашивает отчет об отработанных часах, в котором даны фамилия и общее время работы за рассматриваемый период. Также программа может подготовить разнообразные отчеты:

сумма отработанных часов за любой промежуток времени;
время прихода;
время ухода;
время на рабочем месте.

Раньше при возникновении спорных ситуаций приходилось обращаться к другим сотрудникам, начальникам отделов или администрации магазина и на основании совокупных данных принимать решение. Теперь же достаточно электронной версии приходов и уходов. Все работники это понимают, поэтому опозданий стало меньше, ведь за нарушения их могут лишить части премии. Система упростила работу не только бухгалтерии, но и службе по работе с персоналом, которая регулярно пользуется данными сканера.

Однако даже такая умная машина не всегда может верно идентифицировать личность человека. Несмотря на то что возможность дублирования отпечатка одна к миллиону, ошибки иногда встречаются. Бывает, что с первого раза техника не считывает отпечаток. А бывали даже случаи, когда система опознавала не того сотрудника.

Думаю, это особенность биометрии, ведь аппарат сканирует не весь палец, а определенное количество точек. У некоторых сотрудников, занятых на производстве в горячем цехе или непосредственно контактирующих с оборудованием, бывают повреждения подушечек пальцев, как тепловые, так и механические. В результате человек неверно идентифицируется.

Решить эту проблему можно двумя путями.

Увеличить чувствительность сканера. Программа это позволяет, но нам не менее важна оперативность считывания данных. Особенно утром, когда одновременно приходят около ста сотрудников, задерживаться у сканера более двух секунд невозможно.

Завести в системе отпечаток не одного пальца, а двух. Так, у нас для каждого сотрудника сохранены отпечатки указательного пальца и мизинца, который меньше всего подвержен травмам.

Приход и уход сотрудников: опыт решения проблемы с опозданиями

Рита Ним, начальник отдела кадров ИП Казаков А.В., Луховицы, Московская область

У нас шесть магазинов в городе. Штатная численность продавцов — восемь человек, из которых двое подменные — на случай болезни, отпуска или каких-либо непредвиденных обстоятельств. Это, с одной стороны, облегчает работу, потому что контролировать маленький штат проще. Но с другой стороны, в большом коллективе обычно есть специальные сотрудники, следящие за дисциплиной. В нашем же случае это просто невозможно, а устанавливать какие бы то ни было системы учета абсолютно нерентабельно.

Мы разработали другие способы контролировать приход и уход сотрудников. В каждый магазин я подбираю сотрудников, которые живут в том же районе и могут быстро добираться до работы. Для большинства у нас введена почасовая оплата труда (в соответствии с МРОТ по Московской области). Можно, конечно, установить график работы 2/2 или 7/7, но таким способом мы бы увеличили штатную численность, на что компании потребуются определенные затраты. Из-за этого мы установили плату за каждый час. Поэтому важно, чтобы сотрудник исправно отрабатывал положенное оплачиваемое время.

Продавец приходит на работу к восьми часам и сам открывает магазин. Я обзваниваю всех и проверяю, вышли ли они на работу. А в конце рабочего дня, около пяти часов вечера, я вновь всех обзваниваю и спрашиваю сумму выручки. В конце каждого месяца в компании составляется табель учета рабочего времени, в котором указывается, сколько дней и часов отработал каждый, а также размер выручки — продавцы получают от нее один процент.

Есть еще один простой и действенный способ контроля — «тайный покупатель», человек из числа знакомых, который за определенную плату должен:

объехать все магазины;
посмотреть, на месте ли продавцы;
проверить, к которому часу они приходят;
оценить, как продавцы себя ведут, как говорят с покупателями.

Иногда наш директор сам делает такие объезды, а также еженедельно руководитель отдела продаж и реализации в каждом магазине проводит ревизию. Это стимулирует продавцов работать качественно.

За разовые небольшие нарушения обычно не штрафуем, но если сотрудник совершает их регулярно — увольняем. Недисциплинированных продавцов не держим — сейчас много желающих найти работу. И можно подобрать того, кто будет приносить пользу магазину, а не портить впечатление покупателей о компании.

На моей бывшей работе сотрудники заходили в офис и перемещались между отделами по электронным пропускам. В конце каждого месяца в службе безопасности распечатывали отчет и смотрели, когда мы пришли на работу, в какие отделы ходили и как долго там были.

В кабинетах стояли видеокамеры. Сотрудники не знали, когда их установили — об этом никого не предупредили. Разберемся, законно ли следить за сотрудниками и в чем мой бывший работодатель был неправ.

Как правило, работодатель использует слежку, чтобы контролировать сотрудников. Смотреть, чем они занимаются на рабочих местах, как обслуживают клиентов, не бегают ли на перекур каждые полчаса.

Согласно Конституции, каждый имеет право на тайну переписки и телефонных переговоров, лишить этого права может только суд. В то же время Трудовой кодекс РФ разрешает работодателю контролировать сотрудников и следить, как они используют офисное или производственное оборудование.

Получается, по Конституции сотрудник имеет право на личную неприкосновенность вне работы, а на работе действует ТК РФ — и он не имеет никакого отношения к личной жизни. Но на самом деле все не так однозначно.

По закону работодатель имеет право контролировать рабочие места, но в некоторых случаях сотрудник должен об этом знать и согласиться с контролем письменно. Для этого можно использовать трудовой договор или внутреннюю документацию.

На практике компании чаще всего используют видеонаблюдение, электронные пропуска, программы для контроля интернет-трафика и переписки по электронной почте. Расскажу, как законно их применять.

Видеонаблюдение — одна из распространенных мер контроля на работе. Камеры можно встретить в магазинах, кафе, автосалонах, салонах красоты — везде, где работают люди.

Чтобы наблюдать за сотрудниками, обязательно их согласие. Ведь в рабочее время человеку может позвонить родственник или друг, а личный разговор — уже частная жизнь. Собирать и хранить подобную информацию можно только с согласия человека. Обязательно оповестите сотрудников о видеонаблюдении, чтобы избежать претензий о вмешательстве в личную жизнь.

Оформить согласие на видеосъемку с новыми сотрудниками можно с помощью трудового договора или должностной инструкции. Для уже работающих сотрудников можно сделать дополнительное соглашение к трудовому договору и отдать им на подпись. Предупредить нужно за два месяца до установки оборудования.

Видеосъемку можно использовать как основание для увольнения работника или как доказательство в суде. Если сотрудник не даст своего письменного согласия, то использовать съемку не получится.

Например, в Москве работодатель лишил сотрудника премии за опоздание на работу. Доказательством послужила видеозапись с рабочего места и проходной. Работник не согласился с работодателем и пошел в суд, но проиграл.

Работодатель имеет право отслеживать интернет-трафик и читать переписку, которую сотрудник ведет с рабочего или личного почтового ящика, используя рабочий компьютер. Чтобы контролировать переписку и трафик, согласие работника не требуется.

Одна из обязанностей компании — обеспечить сотрудника рабочим оборудованием, которое он должен использовать только в рабочих целях. Компьютер, программа, корпоративная почта — все это принадлежит организации, и работник не имеет права использовать чужую собственность для решения личных вопросов.

Но компания не может просто взять и взломать личный почтовый ящик — это вторжение в личную жизнь. Чтобы все было по закону, организации используют специальные программы для отслеживания трафика. Они контролируют входящую и исходящую информацию и фиксируют адреса пересылки.

Сотрудник службы безопасности видит, что рабочую информацию пересылают с офисного компьютера на личную почту, и может перехватить файлы. И если внутренними правилами такая пересылка запрещена — есть основания для служебной проверки. По итогам проверки директор решает, что делать с нарушителем.

Например, сотрудника ЗАО «Интеллектуальные технологии» уволили за то, что он с рабочего компьютера отправлял на личный почтовый ящик рабочую документацию компании и прайсы. Сотрудник обратился в суд, но проиграл дело.

Компания может установить электронную пропускную систему — для этого не нужно согласие работников. Каждому сотруднику выдают именную карточку, по ней видно, когда он пришел и во сколько ушел.

Все данные из электронной системы можно распечатать и пофамильно проверить каждого работника. Вместо электронной системы можно использовать и обычную тетрадку. В ней работники отмечают время прихода на работу и ухода домой. Каждый сотрудник обязательно ставит подпись.

Информацию из распечатки работодатель может использовать в суде, чтобы обосновать увольнение сотрудника. Например, в Москве сотрудница опоздала на работу дважды и ее уволили. Суд встал на сторону работодателя.

Для увольнения вы использовали видеозапись, сделанную вне рабочего места, например, разговор в курилке или столовой — можете получить штраф. Для должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в 1000—5000 ₽, для ИП — в 1000—5000 ₽, для компаний — в 30 000−50 000 ₽.

Если кто-то выложит в сеть видео, на котором сотрудники говорят о личном не на рабочем месте, а согласия на запись нет, то можно заплатить 200 000 ₽ или отдать зарплату за 18 месяцев. Могут лишить права работать в должности три года или лишить свободы на срок до двух лет.

Читайте также: