Кто такой раздатчик заработной платы

Опубликовано: 17.09.2024

Дата публикации 28.04.2021

Использован релиз 3.1.17

Для удобства заполнения разных видов ведомостей (Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика, Ведомость на счета) в программе имеется возможность указать, каким способом тем или иным сотрудникам выплачивается зарплата (и другие начисления).

Выплата зарплаты сразу всем сотрудникам. Способ выплаты указывается в карточке организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Бухучет и выплата зарплаты - закладка Выплата зарплаты).
Способ выплаты зарплаты можно уточнить для любого подразделения организации - тогда будет считаться, что всем сотрудникам данного подразделения зарплата выплачивается другим способом, отличным от способа выплаты всей организации. Способ выплаты указывается непосредственно в карточке подразделения (раздел Настройка - Подразделения - закладка Бухучет и выплата зарплаты).
Также способ выплаты зарплаты можно уточнить конкретно для сотрудника в его карточке (раздел Кадры - Сотрудники - ссылка Выплаты, учет затрат).

По умолчанию в программе считается, что зарплата всем сотрудникам организации выплачивается через кассу (по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным (форма № Т-53) или расчетно-платежным ведомостям (форма № Т-49).

Если же в организации несколько касс, через которые разным сотрудникам одновременно выплачивается зарплата, то можно указать кассу, через которую выплачивается зарплата большинству подразделений (или сотрудников). Для этого предварительно необходимо ее создать в справочнике Кассы организаций (раздел Выплаты - Кассы). Для отдельных подразделений или сотрудников в этом случае следует указать другие кассы (также предварительно созданные).

Если зарплата каким-либо подразделениям или сотрудникам производится через раздатчика, то следует отметить это в соответствующей карточке, при этом выбрав раздатчика из справочника Сотрудники.

Выплата заработной платы сотрудникам ООО "ТЕКС" в основном осуществляется через кассу. Выплата заработной платы для сотрудников подразделения "Испытательный цех" осуществляется через раздатчика. Выплачиваемые суммы округляются до целых рублей. Необходимо подготовить документы на выплату зарплаты.

Создание документа "Ведомость в кассу"

Выплата заработной платы (и других начислений) через кассу (не через раздатчика) производится в программе с помощью документа Ведомость в кассу.

Раздел Выплаты - Ведомости в кассу.
Кнопка Создать.
При автоматическом заполнении ведомости по окончательному расчету (в поле Выплачивать указан характер выплаты Зарплата за месяц) учитываются все зарегистрированные суммы по месяц, указанный в поле Месяц выплаты, включительно (рис. 1). При этом период регистрации ранее зарегистрированных сумм определяется по месяцу начисления (месяцу выплаты), указанному в соответствующих документах. При заполнении ведомости по остальным видам сумм (аванс, межрасчетные выплаты) учитываются документы, месяц начисления которых соответствует указанному в ведомости месяцу выплаты. Месяц выплаты также влияет на регистрацию оплаты по ней – задолженность считается погашенной (или возникшей) именно этим месяцем.
В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбирать ту, по которой формируется ведомость на выплату.
Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом (рис. 2). Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при автоматическом заполнении в ведомость попадут только сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату ведомости. Если необходимо сделать выплату сотрудникам разных подразделений, то данное поле заполнять не нужно. Если суммы сотрудников регистрировались в разных подразделениях или по разным рабочим местам, то при заполнении будут учтены суммы по ним. Распределение сумм по подразделениям или рабочим местам можно посмотреть и при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая откроется, дважды щелкнув левой кнопкой мыши в колонке Сотрудник или К выплате, или нажав на кнопку Изменить зарплату.
В поле Выплачивать выберите характер выплаты, который определяет, что именно по ней будет выплачиваться. Все производимые сотрудникам выплаты можно условно разделить на три группы:
- выплата аванса, причем как по результатам предварительного расчета первой половины месяца, так и просто некоторой определенной суммы;
- выплаты в межрасчетный период, т.е. отдельно от выплаты аванса или зарплаты (суммы отпускных выплат, пособия за счет ФСС РФ и т.п.);
- выплата по результатам окончательного расчета за месяц (выплата зарплаты).
От того, что указано в поле Выплачивать, напрямую зависит, какие суммы будут автоматически помещены в табличную часть документа:

аванс: документ будет заполнен теми сотрудниками, способ расчета аванса которым назначен (по состоянию на месяц выплаты) фиксированной суммой или процентом от тарифа - будут заполнены соответствующие суммы, и сотрудниками, аванс которым определяется путем расчета первой половины месяца и предварительно произведен расчет документом Начисление за первую половину месяца – суммы будут определены в соответствии с результатами этого расчета. Также учитываются суммы, начисленные межрасчетными документами, выплата которых была установлена с авансом;
выплаты по отдельным межрасчетным документам (больничные листы, отпуска, премии и т.п., выплата которых была установлена в межрасчетный период): в этом случае необходимо указать конкретные документы, которыми были зарегистрированы начисления. Документы выбираются в специальной форме, в которую следует перейти по ссылке. Ведомость будет заполнена в соответствии с выбранными документами;
зарплата за месяц: ведомость будет заполнена согласно начислениям, зарегистрированным документами начисления зарплаты указанного месяца, а также межрасчетными документами, выплата которых была установлена с зарплатой. Будет учтено сальдо на начало месяца выплаты, а также суммы, которые планировалось выплатить с авансом или в межрасчетный период, но по какой-то причине они выплачены не были. Другими словами, ведомость будет заполнена так, чтобы погасить всю образовавшуюся перед сотрудниками задолженность. В нашем примере, укажите характер выплаты Зарплата за месяц.

суммы выплат (распределение сумм можно посмотреть или при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая открывается по кнопке Изменить зарплату или дважды щелкнув левой кнопкой мыши по соответствующей сумме в колонке Сотрудник или К выплате) в разрезе месяцев образования задолженности (периода взаиморасчетов), в привязке к документам-основаниям, которыми эти выплачиваемые суммы были начислены, расшифровываются взаимозачеты по подразделениям и рабочим местам (в случае если сотрудник имеет два места работы в организации). Если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) включена возможность проверки рассогласования начисленных сумм с выплачиваемыми (установлен флажок Проверять соответствие начислений и выплат) (рис. 2), то при попытке выплатить больше чем было начислено (например, в случае ручной корректировки) ведомость проведена не будет, о чем будет выдано соответствующее сообщение. Если после проведения ведомости изменить начисление так, что сумма в нем уменьшится, документ по этому начислению также не проведется;
суммы ранее исчисленного налога, которые теперь будут зарегистрированы как удержанные при выплате по этой ведомости. При этом в строке ведомости отображается только одна итоговая сумма налога, а ее расшифровка (по источникам финансирования (если ведется такой учет), документу-основанию и др.) доступна в отдельной форме, открыть которую можно, нажав на кнопку Изменить налог или дважды щелкнув левой кнопкой мыши по соответствующей сумме налога в колонке НДФЛ к перечислению. Кнопка Обновить налог позволяет перезаполнить НДФЛ к перечислению без необходимости перезаполнения всей ведомости. Обновление выполняется по выбранной строке табличной части. Если требуется обновить несколько строк или все строки сразу, то их необходимо выделить.

11. В разделе Подписи поля Руководитель, Главный бухгалтер, Кассир, Должность руководителя и Должность кассира автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, главного бухгалтера и кассира на основании сведений об ответственных лицах организации в справочнике Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица) и используются для расшифровки подписи в печатных формах ведомостей № Т-49 и № Т-53. Поле Бухгалтер заполняется вручную.

12. В разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ:

при начислении доходов не в виде оплаты труда в документе-начисления указывается планируемая дата их выплаты. Это необходимо для корректного расчета НДФЛ. Иногда фактическая дата выплаты таких начислений отличается от запланированной. Чтобы не возвращаться в документ-начисления и не уточнять в нем дату выплаты, в поле Дата выплаты автоматически уточняется дата получения дохода (по умолчанию заполняется равной дате ведомости). Именно эта дата будет отражена в строке 100 расчета по форме 6-НДФЛ (для дохода не в виде оплаты труда). После проведения документа изменение даты получения дохода на дату выплаты ведомости произойдет не для всех видов доходов, а только для доходов со следующими категориями: Прочие доходы от трудовой деятельности, Прочие доходы (категория дохода указывается в карточке вида начисления (раздел Настройка - Начисления) на закладке Налоги, взносы, бухучет). Дата получения доходов с категориями: Оплата труда, Натуральный доход не зависит от даты выплаты ведомости. Если оказалось, что дата фактической выплаты средств по ведомости отличается и от указанной в самой ведомости, и при этом изменять ее в ведомости и перепроводить ведомость возможности уже нет, можно воспользоваться документом Подтверждение выплаты доходов, который можно ввести на основании ведомости, или из раздела Выплаты - Подтверждения выплаты доходов. В нем для выбранной ведомости можно указать реальную дату, которой она была оплачена. И эта дата станет датой получения соответствующих доходов;
флажок Налог перечислен вместе с зарплатой установлен по умолчанию (считается, что удержанный налог перечислен полностью вместе с выплатой зарплаты). Он регистрирует перечисление удержанного НДФЛ в бюджет без ввода дополнительных документов. В этом случае в поле Платежный документ введите информацию об уплате с указанием реквизитов платежного документа, которым был перечислен налог, для их заполнения в регистре налогового учета по НДФЛ. Если НДФЛ не был перечислен вовремя или перечислен частично необходимо снять флажок, а потом по факту перечисления ввести документ Перечисление НДФЛ в бюджет по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ или ввести этот документ отдельно в разделе Налоги и взносы - Все документы перечисления в бюджет НДФЛ.

13. Кнопка Провести. Факт выплаты зарплаты регистрируется сразу при проведении документа, без создания дополнительных кассовых документов, подтверждающих, что сотрудники действительно получили деньги в кассе по этой ведомости. При проведении документа списывается задолженность организации перед сотрудниками (или образуется задолженность за сотрудниками, если выплачивается сверх положенного), также регистрируется удержание исчисленного НДФЛ, не удержанного ранее, а также может регистрироваться и перечисленный НДФЛ. Дата удержания НДФЛ соответствует дате выплаты.

14. После проведения ведомости имеется возможность по кнопке Еще установить пометку Передан для выплаты. После чего документ становится недоступен для редактирования для исключения вероятности по ошибке отредактировать уже оплаченную ведомость. При необходимости пометку можно снять. Данная возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) установлен флажок Автоматически защищать платежные документы от редактирования после выгрузки из системы.

15. Если по истечении установленного законодательством срока сотрудник не явился для получения денег в кассе и зарплата была депонирована, то можно отразить этот факт специальным документом Депонирование зарплаты (раздел Выплаты - Депоненты - кнопка Создать - Депонирование зарплаты) (рис. 3), который доступен по ссылке Ввести сведения о депонировании зарплаты из самой ведомости в разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ. Подробнее о депонировании своевременно неполученных сумм сотрудниками можно узнать из статьи Депонирование заработной платы.

16. По кнопке Печать в документе Ведомость в кассу можно сформировать печатные формы: платежную ведомость по форме № Т-53 (рис. 4), расчетно-платежную ведомость № Т-49 для передачи в кассу, а также реестр перечисленных сумм НДФЛ в случае регистрации перечисления удержанного НДФЛ в бюджет без ввода дополнительных документов, т.е. в самой ведомости. Расчетная ведомость № Т-51 доступна по ссылке Расчетная ведомость (Т-51) (раздел Выплаты - Отчеты по выплатам - Расчетная ведомость (Т-51)).

Создание документа "Ведомость через раздатчика"

Однако, деньги за некоторых сотрудников могут быть выданы сначала некоторому лицу (раздатчику), уполномоченному на их передачу этим сотрудникам. Раздатчик, в свою очередь, раздает причитающиеся деньги непосредственно сотрудникам. Как правило, в роли раздатчиков выступают руководители подразделений – производят выплаты своим сотрудникам.

Выплата зарплаты через раздатчика производится в программе с помощью документа Ведомость через раздатчика (раздел Выплаты - Все ведомости на выплату зарплаты - кнопка Создать - Ведомость через раздатчика). В ведомости укажите раздатчика в поле Раздатчик, который выплачивает зарплату сотрудникам (рис. 5). Документ заполняется всеми сотрудниками, которым указано в карточке сотрудника или в карточке подразделения, что зарплата выплачивается именно через выбранного раздатчика. Указание раздатчика является обязательным. Для выбора раздатчика из полного списка сотрудников установите флажок Выбирать из состава сотрудников (рис. 6, рис. 7). В части подготовки печатных форм и оплаты ведомости принципы работы те же, что и для документа Ведомость в кассу (смотрите об этом выше).

Обратите внимание, выплаты бывшим сотрудникам и прочим физическим лицам (не сотрудникам) регистрируются специальными документами Выплата бывшим сотрудникам (раздел Выплаты - Выплаты бывшим сотрудникам) и Начисление прочих доходов (раздел Выплаты - Прочие доходы) только с целью исчисления НДФЛ и/или страховых взносов, и отражения их в соответствующей отчетности. Взаиморасчеты с такими лицами в программе не ведутся. Данный документ появляется в программе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) установлены флажки Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия и Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда.

Ведомости можно формировать как на выплаты конкретных сумм, начисленных определенными межрасчетными документами, так и на выплату аванса или всей задолженности (окончательного расчета). Ведомости можно вводить по одной непосредственно в журнал, указывать все ее параметры и заполнять. Для удобства массового формирования ведомостей в программе реализована возможность для их ввода непосредственно из документов, которые требуется выплатить в межрасчетный период:

Больничный лист.
Единовременное пособие.
Командировка.
Материальная помощь.
Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.
Отсутствие с сохранением оплаты.
Отпуск.
Отпуск по уходу за ребенком.
Премия.
Простой, отстранение от работы.
Разовое начисление.
Увольнение.
Компенсация за задержку выплаты заработной платы.
Начисление по договорам.
Возврат НДФЛ.

При нажатии на кнопку Выплатить в данных документах открывается окно Выплата начисленной зарплаты. В табличной части автоматически отображаются, какие ведомости могут быть созданы по этому документу с учетом способа выплаты зарплаты сотрудников. Каждую из "предполагаемых" ведомостей из этого списка можно открыть, посмотреть, при необходимости отредактировать. По кнопке Провести и закрыть можно сразу зарегистрировать оплату ведомостей.

Для анализа взаиморасчетов с сотрудниками по заработной плате предназначен отчет Задолженность по зарплате (раздел Выплаты - Отчеты по выплатам - Задолженность по зарплате). Также можно сформировать отчет Анализ депонированной зарплаты (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Анализ депонированной зарплаты), в котором отражаются зарегистрированные суммы депонентов и сведения об их выплате за указанный период. Можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)), в котором начисления, удержания и выплаты по сотрудникам выведены сводно за весь период отчета (сальдо выводится на начало и конец заданного периода). Также можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) (раздел Зарплата - Отчеты по зарплате - Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)), в котором начисления, удержания и выплаты по сотрудникам сгруппированы помесячно (сальдо выводится на начало и конец каждого месяца, включенного в период формирования отчета).

В программе существует возможность учитывать выплаты в отчетах по зарплате не по месяцу, за который они произведены, а по дате выплаты (например, если выплатить зарплату за июнь 5 июля, то в отчетах за июнь эта выплата учтена не будет, она будет отнесена к отчету за июль). Возможность включается в разделе Настройка - Дополнительные настройки путем установки переключателя в положение По данным бухучета в разделе Показывать взаиморасчеты.

Владимир Захарьин, эксперт по бюджетному учету, к.э.н.

Максимальный срок выплаты заработной платы – пять рабочих дней от даты, установленной для ее выдачи, включая день получения денег. Если сотрудник не получил зарплату в кассе учреждения вовремя, например, по причине болезни, бухгалтеру придется депонировать заработную плату. При этом храниться в кассе сверх лимита зарплата не может. О том, как отразить в бухгалтерском учете невостребованные деньги, расскажет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Соблюдаем сроки выплаты зарплаты

Учреждение обязано выплачивать работникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Причем в конкретный день, определенный правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым, коллективным договором. Основание – часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ. В кодексе трудовой и коллективный договор перечислены через запятую, что подчеркивает их равнозначность. Следовательно, дни выплаты зарплаты могут быть указаны в любом из них ( письмо Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004/6-1). Однако наиболее целесообразно включить такую норму в правила внутреннего трудового распорядка. Ведь трудовой договор регулирует отношения с конкретным сотрудником, а коллективного договора в учреждении может и не быть.

Все новации трудового законодательства – в статьях и сервисах журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку!

Если документом будут установлены не конкретные дни, а периоды, в течение которых может быть выплачена заработная плата, то учреждение как работодатель не сможет гарантировать соблюдение нормы трудового законодательства. Такого же мнения придерживается и Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242. Оптимальный срок выплаты зарплаты – конкретное число из диапазона дат: с 20 по 25 и с 5 по 10 число месяца. Например, 20 числа выплачивается зарплата за первую половину текущего месяца, а 5 числа – за вторую половину предшествующего. При совпадении дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем выдавать зарплату нужно накануне такого дня (ч. 8 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Отметим, что установить срок выплаты один раз в месяц нельзя даже по просьбе самого работника ( письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 472-6-0). Что касается отпускных, то их нужно выплатить сотруднику не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска. Об этом сказано в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Соответствующие выплаты работник может получить из кассы учреждения, либо они будут перечислены ему в безналичной форме на личный счет в банке (ч. 3 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Продолжительность срока выдачи наличных денег из кассы учреждения в отношении заработной платы и других выплат определяет руководитель учреждения. Максимальный период – пять рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами. »; далее – Указание № 3210-У).

Подробнее о правилах наличных расчетов в учреждениях читайте в статье «Наличные расчеты в 2015 году».

Когда зарплата может выдаваться через раздатчиков

Для удобства расчетов с сотрудниками наличными денежными средствами заработную плату им могут выдавать специально уполномоченные на это лица – раздатчики. Их список утверждает руководитель учреждения. Для этого издается соответствующий приказ. Как правило, такой способ выдачи зарплаты практикуется в учреждениях, имеющих обособленные структурные подразделения, отдаленные от головного. Отметим, что раздатчиком может быть только штатный сотрудник учреждения, причем с ним в обязательном порядке нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

Раздатчики выдают деньги сотрудникам по расчетно-платежным (платежным) ведомостям. Ведомости, по которым произведены выплаты, сдаются в кассу учреждения не позднее чем через три рабочих дня по истечении срока, на который выданы наличные деньги. Но порой из-за отдаленности структурного подразделения ответственный за выдачу наличных не может вернуть ведомость в кассу в срок. В таком случае денежные средства выдаются раздатчику под отчет. При этом раздатчика нужно поименовать в приказе учреждения как подотчетное лицо.

Действующий порядок расчетов с подотчетными лицами уточните в статье «Выдача денег под отчет».

Депонирована неполученная заработная плата

Причин, по которым работник может не явиться за деньгами в установленный срок, может быть немало. Например, служебная командировка, временная нетрудоспособность, отпуск, в том числе без сохранения содержания. По окончании последнего дня срока, на который оформлена ведомость, кассир напротив Ф.И.О. работников, не получивших причитающуюся им заработную плату, делает запись или проставляет оттиск печати (штампа) «Депонировано». Кроме того, при необходимости депонирования заработной платы кассир:

подсчитывает и записывает в итоговой строке суммы фактически выданных наличных денег и тех, что подлежат депонированию, а также сверяет их с итоговой суммой в расчетно-платежной (платежной) ведомости;
ставит в расчетно-платежной (платежной) ведомости свою подпись;
подписывает расчетно-платежную (платежную) ведомость у главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – у руководителя учреждения;
составляет расходный кассовый ордер на сумму фактически выданных денег;
на основании расходного ордера вносит запись о выданных наличных деньгах в кассовую книгу (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Не выданная задепонированная сумма сдается в банк для зачисления на лицевые счета, открываемые в территориальных органах Казначейства России, финансовом органе субъекта РФ, но только в том случае, если депонированная заработная плата превышает лимит остатка наличных денег в кассе учреждения (п. 2 Указания № 3210-У).

Если выплаты работнику производятся через банковскую карту, о депоненте и речи быть не может.

Учет депонированной заработной платы

Схемы бухгалтерских проводок, применяемые при отражении в учете депонированных сумм и их списание, установлены пунктами 137 и 138 Инструкции № 174н. Суммы заработной платы, пособий и иных выплат по оплате труда, не полученные работником в установленный срок, учитываются на счете 304 02 000 «Расчеты с депонентами». Она отражается:

по дебету счета 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонирована заработная плата;
по дебету счета 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия и компенсации (кроме сумм, выплачиваемых за счет средств государственных внебюджетных фондов);
дебет счета 302 13 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда» кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и иные аналогичные выплаты;
дебет счета 302 62 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пособиям по социальной помощи населению» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму не полученных в срок пособий по социальной помощи населению;
дебет счета 302 63 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемых организациями сектора государственного управления» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора госуправления;
дебет счета 302 91 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных стипендий.

Выдача депонированной заработной платы

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. При этом в соответствующие графы такого документа нужно вписать данные, удостоверяющие личность работника, который получает причитающиеся ему деньги. Если же получателей несколько, то удобнее будет оформить отдельную платежную ведомость.

Операции по получению и выдаче депонированной зарплаты отражаются следующими проводками:

дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
кредит счета 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 201 11 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Расчеты с подотчетными лицами

Для учета выданных раздатчикам денег применяется Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504046 ). Возврат неиспользованного остатка подотчетной суммы в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером.

Порядок учета бюджетным учреждением подотчетных сумм, выданных для выплаты заработной платы, рассмотрим на примере.

Учет депонированной заработной платы: проводки

Из кассы учреждения подотчетному лицу выдано 400 000 руб. на выплату заработной платы работникам отдаленного структурного подразделения. По истечении срока выплаты зарплаты раздатчик сдал в кассу 50 000 руб. Эта сумма оформлена как депонентская задолженность.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы учреждения денежные средства под отчет раздатчику заработной платы (одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)	208 11 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»	201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»	400 000
Выдана заработная плата работникам структурного подразделения через раздатчика (подотчетное лицо)	302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»	208 11 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»	350 000
Возвращен раздатчиком неиспользованный остаток подотчетной суммы в кассу учреждения (одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» со знаком минус)	201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения»	208 11 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»	50 000
Отражено депонирование неполученной заработной платы	302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»	304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»	50 000

Обратите внимание: если выплата зарплаты производится не из кассы учреждения, а через раздатчиков, то при оформлении депонентской задолженности счет 208 000 00 «Учет расчетов с подотчетными лицами» не используется. Расчеты с подотчетным лицом закрываются до оформления депонента.

Списание депонированной заработной платы

Невостребованные суммы депонентской задолженности подлежат списанию на увеличение чрезвычайных доходов от операций с активами. Отражаются они следующим образом:

дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
кредит счета 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами».

При наличии документов, подтверждающих ликвидацию (смерть) кредитора, а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) списываемую с баланса задолженность отражать на забалансовом счете не нужно.

Реестр депонированной заработной платы не обязателен

Указание № 3210-У не содержит требования о составлении реестра депонированных сумм, в отличие от ранее действовавшего порядка ведения кассовых операций. Однако по желанию кассира такой документ может применяться в учреждении. Он поможет отслеживать, кто из работников не получил зарплату, после каждой ее выдачи.

Аналитический учет депонированных сумм ведется в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048 ). Такая книга предназначена для обобщения сведений раздельно по видам выплат: по оплате труда, денежному довольствию, стипендиям, пособиям, иным выплатам. Записи в ней делаются по каждому депоненту (при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения).

В группе граф «Отнесено на счет депонентов (кредит)» указываются:

месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность;
номера расчетно-платежных (платежных) ведомостей;
суммы депонированных выплат.

В группе граф «Выплачено (дебет)» против фамилии депонента записывается номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц. Если депонированные суммы выдаются несколькими выплатами, то номера ордеров отражаются в графе 7 через запятую.

В конце месяца в Книге подсчитываются итоги по графам «Отнесено на счет депонентов (кредит)» и «Выплачено (дебет)» и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Закон не запрещает выдавать зарплату наличкой. Работодатель также не может принуждать сотрудников получать зарплату только на банковский счет, об этом говорит Письмо Минтруда РФ от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830.

Нужно ли соглашение о выплате зарплаты наличкой

Трудовой договор может предусматривать выдачу зарплаты переводом на банковский счет. Тогда, если работник уже после подписания договора захотел получать зарплату наличкой, он должен получить согласие работодателя, так как для изменения условий договора нужно обоюдное согласие.

Как начать получать зарплату наличкой

Для начала сотрудник пишет заявление в свободной форме на имя директора предприятия со ссылкой на ст. 136 ТК РФ. Работник может просить согласовать его заявление, но не требовать выплаты наличкой — такого права закон не дает.

Генеральному директору
ООО “Первый цех”
Иванову И.И.

от слесаря
Глушкова Д.Д.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу с июля 2020 года выдавать мне заработную плату по месту работы в наличной форме в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации.

Может ли работодатель отказать в выдаче зарплаты в наличной форме

Работодатель обязан исправно платить зарплату своим сотрудникам. При этом он сам решает в какой форме — наличной или безналичной — это делать. Работник может попросить изменить форму оплаты, но работодатель не обязан с этим соглашаться.

Судебная практика показывает, что в большинстве случаев суды не удовлетворяют требования работников по переходу на наличный расчет. Основная причина — сотрудник изначально при трудоустройстве подписывает заявление о перечислении зарплаты на банковский счет. Или это сразу оговаривается в трудовом или коллективном договоре.

При этом, если сотрудник не подписывал заявление о перечислении зарплаты в банк, и такой порядок не закреплен в трудовом или коллективном договоре, отказать ему в выдаче зарплаты наличкой работодатель не может. По сути, без этих документов у компании даже не было права на открытие зарплатного счета.

Компания может отказать работникам в выдаче зарплаты наличкой, если было принято решение о ликвидации кассы. То есть компания пользуется только безналичными средствами.

Почему работодателю выгоднее выплачивать зарплату безналом

Обычно компаниям выгоднее переводить заработную плату на карты сотрудников в рамках зарплатного проекта. Во-первых, безналичный перевод сделать проще, чем собирать сотрудников и выдавать им наличку. Во-вторых, зарплатный проект дает ряд преимуществ компании, например, за перевод зарплаты не берут комиссию или делают скидку за обслуживание расчетного счета. А при выдаче наличных, работодателю еще придется потратиться на комиссию за снятие денег.

Важно! Недобросовестные предприниматели запрещают сотрудникам даже изменить банк, в котором они получаю свой оклад. Это незаконно. Даже если у компании зарплатный проект в банке А, работник может требовать перечислять зарплату на свою карту в банке Б.

Издержки компании по обналичиванию денег никак не должны влиять на удобство сотрудника в получении зарплаты.

Как выдать зарплату наличкой: порядок и бухгалтерские проводки

Выдавать зарплату наличкой нужно также два раза в месяц. Интервал — не более 15 календарных дней между выплатами. За зарплатой работник должен подойти в кассу организации.

Для оформления выдачи зарплаты используют расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 или платежную ведомость по форме Т-51.

Алгоритм выдачи денег прост:

руководитель или главбух подписывают ведомость на выдачу зарплаты и передают ее кассиру;
кассир внимательно проверяет наличие всех подписей и готовит нужную сумму;
наличка выдается сотруднику: чтобы установить личность, кассир может попросить паспорт;
кассир передает расчетный документ получателю на подпись;
сотрудник получает зарплату и пересчитывает ее не отходя от кассы.

При выдаче зарплаты бухгалтер строит всего одну проводку: Дт 70 Кт 50.

В кассе деньги на выдачу зарплаты могут лежать до 5 дней даже при превышении лимита кассы. За это время нужно успеть рассчитать всех работников. Оставшуюся зарплату нужно депонировать, то есть вернуть в банк. Тогда бухгалтер строит следующие проводки:

Дт 70 Кт 76.4 — депонирована неполученная зарплата;

Дт 51 Кт 50.1 — депонированная зарплата перечислена на расчетный счет.

По первому требованию работника депонированную сумму нужно вернуть. Бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 50.1 Кт 51 — получены деньги с расчетного счета в кассу для выплаты депонированной зарплаты;

Дт 76.4 Кт 50.1 — работнику выдана депонированная заработная плата.

В каких случаях выдавать зарплату наличкой нельзя

Выдавать зарплату наличкой нельзя только при оплате труда иностранцев. Круг наличных расчетов с иностранцами ограничен ч. 2 ст. 14 ФЗ от 10.12.2003 № 173-ФЗ, и зарплата в этот перечень не входит. Позицию о том, что иностранцам зарплату можно выплачивать только в безналичной форме, налоговая закрепила в Письме ФНС от 29.08.2016 № 3Н-4-17/15799.

Выплата зарплаты наличкой иностранному лицу — нарушение валютного законодательства. Штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ составит 75-100 % от выданной суммы.

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В программе можно рассчитывать, начислять и депонировать заработную плату сотрудникам. Кроме того, сервис поможет рассчитать и уплатить все причитающиеся с зарплаты налоги и взносы и вовремя сдать всю отчетность.

Как отразить в бюджетном учете выдачу заработной платы работникам структурного подразделения через раздатчика (подотчетное лицо)?

Выдача заработной платы через раздатчика (подотчетное лицо) отразится в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями:

Выданы из кассы учреждения денежные средства под отчет раздатчику заработной платы

Выдана заработная плата работникам структурного подразделения через раздатчика (подотчетное лицо)

Возвращен раздатчиком неиспользованный остаток подотчетной суммы в кассу учреждения

Отражено депонирование неполученной заработной платы

Обоснование. Как правило, выдача заработной платы через раздатчиков (подотчетных лиц) осуществляется в учреждениях, имеющих структурные подразделения, отдаленные от головного учреждения. В этом случае с раздатчиками должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

При осуществлении операций с наличными денежными средствами необходимо руководствоваться порядком ведения кассовых операций, утвержденным Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Порядок N 3210-У), если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Выдача наличных денег под отчет раздатчику производится по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), который оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Порядка N 3210-У).

Выдача заработной платы осуществляется по расчетно-платежным ведомостям (платежным ведомостям). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 6.5 Порядка N 3210-У).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы:

- в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляется оттиск печати (штампа) или делается запись "Депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег;

- подсчитывается и записывается в итоговой строке расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) сумма фактически выданных наличных денег и сумма, подлежащая депонированию;

- сумма фактически выданных наличных денег и сумма, подлежащая депонированию, сверяются с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

После этого раздатчик проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

Возврат раздатчиком заработной платы неиспользованного остатка подотчетной суммы в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером (ф. 0310001).

Не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, раздатчик обязан представить авансовый отчет (ф. 0504049) с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

редактор журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 сентября 2014 г.

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2014 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журналы издательства "Аюдар Инфо"

На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.

Заработная плата – это эквивалентное денежное выражение выполненной работы, оказанных услуг, размер которой зависит от сложности работы, объема приложенного труда.

Выплату вознаграждения за выполненную работу следует проводить по нескольким правилам:

Выдача денежных средств, производится в наличном выражении в кассе предприятия;
Перечисление в безналичном выражении на банковский счет сотрудника, после предоставления документации с реквизитной информацией карты либо сберегательной книжки;
Заработная плата может быть выплачена в натуральном выражении, что должно производиться по договоренности работодателя и сотрудника, но объем натуральной оплаты не должен превышать 20% от общего размера, подлежащей к выдаче, заработной платы.

Перечисления и способы выплаты оплаты работы необходимо прописать в тексте трудового договора с работником. Выдача денежного выражения оплаты труда производится лично сотруднику либо представителю при наличии соответствующей доверенности на получение оплаты труда.

Для обеспечения исполнения 136 статьи Трудового кодекса, выдачу заработной платы рекомендуется производить дважды за рабочий месяц. Однако, за предприятием остается право выбора без авансового расчета по оплате труда.

За первые 15 дней месяца организацией выплачивается аванс, в счет полагающейся оплаты за полный месяц. Из средств аванса не удерживаются суммы социальных начислений. В коллективном договоре либо в трудовом соглашении работодатель обязан указать:
Денежное выражение размера выплачиваемого аванса по всем сотрудникам либо в отдельности по структурным участкам, но не выше месячного тарифного оклада или ставки. Для контроля сумм выплачиваемого аванса в расчетный отдел бухгалтерии табельщикам необходимо предоставить табеля учета отработанного времени два раза за отчетный период, до утвержденной даты авансовой выплаты и до дня полного расчета за месяц.
Если предприятие не практикует выдачу авансовых выплат, то расчет за месяц производится до 15 числа, последующего месяца за отчетным периодом. Удержание социальных начислений производится из общего размера оплаты труда за месяц.

Депонирование заработной платы

С депонированием чаще всего сталкиваются предприятия, производящие выплату денежных средств работникам в наличном выражении через кассу организации.

Понятие депонирования – это полагаемые к выплате средства, не полученные на руки в нормативные сроки в согласовании с коллективным контрактом. Сумма считается подлежащей для депонирования, только если не получена по вине служащего.

Отдельно, для каждого предприятий Банком России устанавливается, путем банковских расчетов, определенный лимит – ограничение, которое при хранении денежных активов в кассе учреждения, превышать нельзя.

Суммы для оплаты труда, полученные из банка, должны быть выданы в течение 3 суток, в условиях Крайнего Севера срок увеличивается еще на 48 часов.

Не полученную оплаты трудового отработанного времени, начисление следует депонировать и положить на хранение в банковскую организацию.

Проводки по депонированию

Для учета средств используют такие проводки:

получение наличных для выплаты — Дт 50 Кт 51;
выдача зарплаты работникам — Дт 70 Кт 50;
депонирована заработная плата (проводка) — Дт 70 Кт 76.04;
взнос на расчетный счет денег сверх лимита — Дт 51 Кт 50.

Итоговым документом расчета заработной платы можно считать платежную ведомость, в которой указаны суммы причитающихся работнику выплат за вычетом произведенных удержаний.

При оплате труда из кассы платежная ведомость передается кассиру, который определяет, достаточно ли наличности для выплаты зарплаты и если не хватает, то заказывает недостающую сумму в банке.

Проводка по депонированию заработной платы (Дт 70 Кт 76.04) делается только в тех случаях, когда зарплата выдается наличными и не получена по уважительной причине. Невыплата заработанных денег по вине работодателя является нарушением законодательства с обязательной выплатой компенсации за задержку.

Не может быть депонирования при переводе денег с расчетного счета на банковский счет работника.

Срок и порядок

Денежные средства на расчет по оплате труда, превышающие установленный лимит, разрешается содержать в кассе не больше трех суток.

По пришествии нормативного срока следует:

Ведомость по оплате труда кассиру следует закрыть.
Оставшиеся, не выплаченными, суммы депонировать.
В строке с фамилией и депонентом следует сделать запись «Депонировано».
На сумму депонированной заработной платы следует составить расходный кассовый ордер, с отражением в нем, перечисление в банк.
На ту же сумму составить объявление на сдачу наличных денежных активов в банк.

Как получить деньги работнику?

В законе ничего не говорится о том, когда именно работник должен получить депонированную заработную плату, поэтому порядок выдачи «отсроченных» денежных средств лучше сразу прописать в трудовом договоре (либо в правилах внутреннего трудового распорядка). Возможны следующие варианты:

в день выплаты следующего аванса;
в день выплаты следующей заработной платы;
после получения от работника заявления на выплату (точное количество дней обработки и удовлетворения этого заявления лучше прописать в тот же трудовом договоре или в одном из локальных актов фирмы).

Впрочем, не обязательно писать заявление – оно может быть и устным, слишком много «официальщины» в таких делах ни к чему. Выдаётся депонированная зарплата всегда по расходному кассовому ордеру. В ордер нужно вписать удостоверяющие личность сотрудника данные, а если получателей несколько, можно оформить отдельную платёжную ведомость.

Как видим, депонирование – процедура довольно простая. Если вы рассчитываетесь с сотрудниками наличными, заранее предупредите их о возможности депонирования и кратко объясните, как оно проходит. В противном случае может возникнуть недопонимание – работники ведь наверняка не в курсе, что деньги при невыплате в срок нужно сдавать в банк, и будут требовать свои кровные немедленно.

При депонировании сумм оплаты труда, у предприятия образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником.

Учет сумм депонированной заработной платы:

В период срока хранения учет не полученных сумм ведется на бухгалтерском счете 76-4.
После окончания трехлетнего срока сумма переводится на 91 счет.
Учет ведется в соответствующем кассовом реестре, в котором указывается:
Дата возникновения кредиторской задолженности перед служащим.

Реестр открывается на один календарный год, а остатки на конец отчетного года отражаются в графе остаток на начало года в новом кассовом реестре депонента следующего года.

В бухгалтерском балансе депонированную задолженность следует отражать по строке задолженность по оплате труда, а не кредиторскую задолженность перед прочими контрагентами.

Стоит отметить, что учет заработной платы по трудовым соглашениям тоже отражаются на 76 счете, и бухгалтеру нужно внимательно следить за раздельным ведением этой оплаты труда и депонированных сумм, так как в балансе эти статьи расходов отражаются по-разному.

Учет депонированной заработной платы

Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, в котором она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).

Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т .д) КРЕДИТ 70

– начислена заработная плата;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– удержан НДФЛ с суммы заработной платы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– выплачена заработная плата за минусом НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 субсчет «расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

– уплачен НДФЛ в бюджет.

Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Депонирование заработной платы отражается проводками:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»

– депонирована сумма неполученной зарплаты;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

– сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

– получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;

ДЕБЕТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50

– выдана депонированная зарплата.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76, 76-4 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1

– депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Депонирование заработной платы, проводки

Начисление оплаты труда в бухгалтерских записях необходимо отражать непосредственно в текущем месяце, независимо будет ли она депонирована либо нет. Возникновение депонированной заработной платы следует отражать на бухгалтерских счетах организации приведенными проводками:

При неполучении платы, сумму оплаты труда надо перенести на счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»: Дт 70 Кт 76-4 – 10000.
Поступившие на счет «Касса», средства следует переместить на счет 51 «Расчетный счет»: Дт 51 Кт 50 – 10000.
Если работник востребовал депонент, то выдачу необходимо отразить:
Выдача сотруднику: Дт 76-4 Кт 50 – 10000.
По прошествии периода хранения невостребованных сумм составляется бухгалтерская корреспонденция: Дт 76-4 Кт 91 – 10000.

Бухгалтерская проводка

Если произведено было депонирование невыплаченных средств, тогда проводка должна быть отражена в финансовых документах организации.

Обычно при проведении работ по депонированию финансовых средств, бухгалтер использует не одну, а несколько записей, способных отобразить не только сумму не выданную сотруднику, но и движение денег на банковский счет, а также их повторное поступление в кассу для выдачи на основании требования.

Проводки, используемые бухгалтерами на предприятии, установлены следующие:

если в организации существуют депонированные суммы денег, тогда используют проводку Дт 70 Кт 76-4;
отражение реверсии производимой суммы в банк из кассы проводится через проводку Дт 51 Кт 50;
при предъявлении требований о выдаче суммы ее нужно истребовать обратно в организацию через проводку Дт 50 Кт 51;
проводка для выдачи сотруднику Дт 76-4 Кт 50.

Указанные проводки обязательны для использования организациями, где появилась необходимость в проведении процедуры депонирования.

Налогообложение

Активы, невостребованной оплаты труда не влияют на налогообложение. До момента выдачи оплаты работы и депонирования, социальные налоги по законодательству необходимо оплатить в бюджет. При расчете и оплате налогов, предприятию не известно, возникнет ли кредиторская задолженность с депонентами, не востребовавшими оплаты работы.

При оплате НДФЛ в бухгалтерии этот факт отражается проводкой: Дт 68 Кт 51.
Оплата ФСС и взносов в ПФР: Дт 69 Кт 51.

Депонированные суммы оказывают влияние на формирование базы для налогообложения при применении системы упрощенного налогового учета «Доходы минус расходы», так как сумма по счету 76-4 входит в состав расходов предприятия. Стоит заметить, что заработный депонент для налогового обложения прибыли организации следует списывать по истечении трехлетнего срока.

Задание кассира

При обращении работника в кассу предприятия, кассиру необходимо:

Сформировать запрос, сообщая о появлении работника, требующем выплатить не полученные суммы депонента;
Оформить заявку, на получение наличных денежных средств, в обслуживающий банк;
Произвести выплату, отражая ее в расходном регистрационном ордере;
Отразить факт выплаты в книге учета депонированных пассивов;
Зафиксировать получение в кассовой документальной книге учета;
При получении доверенным лицом работника, в расходном ордере необходимо отразить данные сотрудника и лица, получившего депонент;
Сверить и осуществить подписание расходных документов главным бухгалтером либо директором.

Проводки по депонированной заработной плате

В соответствии с Планом счетов, утвержденном Минфином РФ 31.10.2000 приказом № 94н, в бухучете отраженные в реестре депонированные суммы учитывают обособлено на специальном субсчете к счету расчетов с разными дебиторами/кредиторами: 76/4 «Расчеты по депонированным суммам».

Проводка по депонированию заработной платы Д/т 70 К/т 76/4 по сути обозначает перевод суммы невыплаченного заработка в состав кредиторской задолженности фирмы перед сотрудником.

Выплата проводится по оформленным расходным кассовым документам и отражается в бухучете проводкой Д/т 76/4 К/т 50, фиксируя погашение долга компании по зарплате. Соответствующие отметки бухгалтер вносит в книгу учета депонированных сумм.

Проводки по депонированию заработной платы: пример

Репин О.И., находящийся в командировке (зарплата по ведомости 23500 руб.);
Смехова М.М., проходящая санаторно-курортное лечение (26900 руб.).

Репину О.И. 15.04.2019;
Смеховой М.М 18.04.2019.

В бухучете компании эти операции отражены так:

Дата	Операции	Д/т	К/т	Сумма в руб.
26.03	Деньги на зарплату поступили в кассу со счета в банке	50	51	1 000 000
29.03	Выплачена з/плата (1 000 000 – 50 400)	70	50	949 600
29.03	Неполученная сумма депонирована	70	76/4	50 400
29.03	Деньги в сумме 50 400 руб. внесены на расчетный счет компании	51	50	50 400
15.04	Поступление в кассу средств на выдачу зарплаты Репину О.И.	50	51	23 500
15.04	Выплата Репину О.И. за март	76/4	50	23 500
18.04	Поступление средств на выплату Смеховой М.М. зарплаты за март	50	51	26 900
18.04	Выдача зарплаты Смеховой М.М.	76/4	50	26 900

Особые случаи

Работодатель обязан выплатить депонент при первом обращении работника. Если требование не выполняется, и работодатель задерживает выплату либо отказывается от оплаты, то работник имеет право обратиться за юридической помощью в инспекцию по труду либо в судебные органы для административного разбирательства.

Руководителю следует обращать особое внимание на учет депонента и строго контролировать его выдачу. При неправомерном выполнении указанных требований, органы по контролю над деятельностью предприятий, могут привлечь организацию к административной ответственности.

Читайте также: