Можно ли ехать в купе в командировку

Опубликовано: 17.09.2024

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях.

В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям. Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

– в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем;

– поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой;

– местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором.

Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются:

Размеры возмещаемых расходов на проезд

– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

– водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в указанных размерах производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Обратите внимание

Гражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «руководители»

Не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров

По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса

Гражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «помощники (советники)», «специалисты»

Не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров

По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения

Гражданские служащие, замещающие главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы

Не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров

По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения

Обратите внимание

Документальное подтверждение расходов на проезд

В настоящее время проездные документы чаще всего приобретаются в электронной форме, то есть в виде электронного билета. Как же документально подтвердить расходы, связанные с приобретением такого билета?

Сначала отметим, что электронный билет используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании, в котором информация о перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на транспорте.

– чек контрольно-кассовой техники;

– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

– подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

– другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом факт произведенной перевозки удостоверяет распечатка электронного документа – электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Бюджетный учет расходов на проезд

Бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм на основании данных утвержденного авансового отчета. При этом дата утверждения авансового отчета руководителем учреждения является датой признания расходов в бюджетном учете. Основные проводки, связанные с учетом расчетов с сотрудником, направленным в служебную командировку, по выданным за счет бюджетных средств в подотчет суммам на приобретение проездных билетов приведем в таблице.

Сотрудник казенного учреждения направлен в служебную командировку, в связи с чем ему был выдан аванс на проезд к месту командировки в сумме 2 400 руб. из кассы учреждения. По возвращении он представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому были приложены проездные документы, подтверждающие фактические расходы на проезд в сумме 2 200 руб. Остаток неиспользованных сумм на основании заявления сотрудника был удержан из его заработной платы.

Эти операции в бюджетном учете казенного учреждения будут отражаться следующим образом:

Приведем разъяснения финансовых органов относительно признания расходов на проезд в нестандартных ситуациях при исчислении налога на прибыль и НДФЛ. Считаем, что эти разъяснения можно применить и в целях бюджетного учета.

В случае утери посадочного талона можно ли считать расходы на проезд документально подтвержденными на основании маршрут/квитанции и ваучера на проживание в отеле? Согласно п. 84 Федеральных авиационных правил при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Следовательно, предъявляемые сотрудником маршрут/квитанция и ваучер на проживание в отеле не могут рассматриваться в качестве документов, подтверждающих понесенные им расходы на проезд.

ющим понесенные на его приобретение расходы.

Как уже было указано выше, такими документами могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой приведена стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.

В этом же письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и им подтверждается возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

В этом случае наряду с документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку лица с подтверждением того, что ему возмещены соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.

Согласно Положению о командировках, утвержденному распоряжением учреждения (орган местного самоуправления, муниципальный уровень), при проезде на железнодорожном транспорте сотрудники имеют право ездить в вагонах категорий "плацкарт" и "купе". Сотрудник организации съездил в командировку в вагоне категории "СВ". Документ, подтверждающий, что билетов на другие типы вагонов не было, отсутствует. Можно ли оплатить проезд согласно средней цене за проезд в вагоне категории "купе"? Как это документально оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В случае, если в нормативном правовом акте, принятом в публично-правовом образовании в соответствии с требованиями ст. 168 ТК РФ, отсутствует конкретный порядок возмещения расходов при предъявлении командированным лицом документов, подтверждающих факт оплаты проезда сверх установленных норм, полагаем, что расходы могут быть возмещены в пределах норм при наличии справки о стоимости билета на ту же дату.

Гарантии возмещения расходов работнику, связанных со служебной командировкой, предусмотрены ст. 167 ТК РФ. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются, соответственно, нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ).

На практике нормативным правовым актом, устанавливающим порядок возмещения расходов, связанных с направлением сотрудников в служебные командировки, может быть прямо предусмотрена возможность возмещения указанных расходов сверх установленных норм в пределах средств, предусмотренных бюджетом, по решению работодателя*(1). При этом в отдельных случаях в таком нормативном правовом акте поименованы документы, которые необходимо представить в обоснование превышения установленных норм возмещения командировочных расходов*(2).

Кроме того, соответствующим нормативным правовым актом может быть установлен и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в случае предъявления командированным лицом документов, подтверждающих произведенные им в служебной командировке расходы по проезду в размерах, превышающих установленные - такие расходы возмещаются на основании выданных соответствующими транспортными организациями документов о стоимости билета на ту же дату в пределах установленных норм*(3).

При отсутствии в нормативном правовом акте, принятом в публично-правовом образовании в соответствии с требованиями ст. 168 ТК РФ, положений, позволяющих возмещать за счет средств бюджета публично-правового образования расходы, связанные со служебными командировками, сверх установленных норм, учреждению, при наличии документов, подтверждающих фактически понесенные командированным лицом расходы, целесообразно возместить расходы исключительно в пределах установленных норм. Дело в том, что должностными лицами органов внутреннего государственного (муниципального) контроля возмещение расходов сверх установленных норм может рассматриваться в качестве финансового нарушения (смотрите, например, п. 9 Приложения 6 к Положению об осуществлении внутреннего муниципального финансового контроля в финансово-бюджетной сфере, утвержденному постановлением Администрации города Твери от 27.11.2014 N 1513, п. 4 Отчета председателя Контрольно-счетной палаты города Трехгорного о результатах своей деятельности и деятельности Контрольно-счетной палаты города Трехгорного в 2011 году, утвержденного решением Собрания депутатов города Трёхгорного Челябинской области от 28.02.2012 N 14). А в отдельных случаях в подобных ситуациях контролирующий орган может потребовать возмещения ущерба, нанесенного публично-правовому образованию (смотрите, в частности, Постановление Девятого ААС от 01.02.2016 N 09АП-55065/15).

В случае если в нормативном правовом акте, принятом в публично-правовом образовании в соответствии с требованиями ст. 168 ТК РФ, отсутствует конкретный порядок возмещения расходов при предъявлении командированным лицом документов, подтверждающих факт оплаты проезда сверх установленных норм, полагаем, что расходы могут быть возмещены в пределах норм при наличии справки о стоимости билета на ту же дату.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

14 августа 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

*(1) Смотрите, например:

- п. 3.2 Порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в органах государственной власти Чувашской Республики, работникам Территориального фонда обязательного медицинского страхования Чувашской Республики или государственных учреждений Чувашской Республики, утвержденного постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 09.04.2015 N 109;

- п. 5 Порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников органов городского самоуправления, муниципальных учреждений, утвержденных решением муниципалитета г. Ярославля от 09.04.2007 N 420;

- п. 8 Порядка командирования членов Правительства Хабаровского края, утвержденного постановлением Губернатора Хабаровского края от 09.09.2005 N 197;

- п. 3.19 Указа Губернатора Красноярского края от 26.08.2011 N 155-УГ "О гарантиях транспортного обслуживания, обеспечения телефонной связью, а также о командировании лиц, замещающих государственные должности Красноярского края, и государственных гражданских служащих Красноярского края в органах исполнительной власти Красноярского края, Администрации Губернатора Красноярского края";

- п. 2.17 Порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников по должностям, не отнесенным к государственным должностям и должностям государственной гражданской службы Красноярского края, в министерстве финансов Красноярского края, утвержденного приказом министерства финансов Красноярского края от 27.09.2016 N 105;

- п. 13 Порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, работникам государственных учреждений Санкт-Петербурга, подведомственных исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25.08.2016 N 755;

- пп. "а" п. 4 приказа Министра обороны РФ от 07.10.2005 N 432 "О командировании федеральных государственных гражданских служащих Министерства обороны Российской Федерации";

- п. 1.13 Порядка и об условий командирования государственных гражданских служащих Хабаровского края в служебные командировки, о внесении изменений в отдельные постановления Губернатора Хабаровского края и признании утратившими силу отдельных постановлений Губернатора Хабаровского края, утвержденного постановлением Губернатора Хабаровского края от 17.03.2015 N 15;

- п. 18 Положения о командировании государственных гражданских служащих Томской области, утвержденного постановлением Губернатора Томской области от 23.09.2011 N 86;

- п. 11 Порядка и условий возмещения расходов, связанных со служебными командировками лиц, замещающих государственные должности Приморского края, утвержденных постановлением Губернатора Приморского края от 30.07.2008 N 74-пг.

*(2) Смотрите, в частности, пп. "б" п. 13 Положения о порядке командирования федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства железнодорожного транспорта, утвержденного приказом Федерального агентства железнодорожного транспорта от 06.09.2012 N 341.

*(3) Смотрите п. 11.1.3 Положения о порядке, условиях и нормах расходов командирования руководителей органов местного самоуправления муниципального образования городского округа "Сыктывкар", депутатов Совета муниципального образования городского округа "Сыктывкар" и муниципальных служащих муниципального образования городского округа "Сыктывкар, утвержденного решением Совета муниципального образования городского округа "Сыктывкар" Республики Коми от 21.09.2007 N 4/09-90.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Правовой консалтинг является уникальной услугой индивидуального консультирования по правовым вопросам, которая предоставляется пользователям непосредственно во время работы с системой ГАРАНТ.

Основные преимущества услуги Правового консалтинга:

Удобство использования - в любой момент при работе с системой ГАРАНТ можно обратиться за персональной консультацией и получить ответ на интересующий вопрос, ответы хранятся в системе ГАРАНТ и содержат гиперссылки на дополнительные тематические материалы, содержащиеся в системе.

Гарантия качества - служба Правового консалтинга состоит из квалифицированных экспертов в области бухгалтерского учета и налогообложения, трудового и гражданского права в сфере регулирования предпринимательской деятельности. Все ответы проходят обязательную дополнительную централизованную экспертизу рецензентами службы Правового консалтинга.

Оперативность - срок ответа на вопросы пользователя, принятые к рассмотрению, составляет два дня.

Для того чтобы воспользоваться услугой Правового консалтинга, выберите в основном меню системы ГАРАНТ раздел "Правовая поддержка" (или используйте сочетание клавиш Alt + F1) и в открывшемся окне введите свой вопрос.

Более подробную информацию о данной услуге Вы можете получить, обратившись к Разделу "Правовая поддержка" Руководства пользователя (клавиша F1) или у Вашего специалиста по обслуживанию.

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных?
Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

расстояния до места выполнения служебного поручения;
реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ?
Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете средний заработок, сохраняемый за работником на время однодневной служебной командировки?
Работник направлен в однодневную служебную командировку в марте 2020 г. Должностной оклад работника составляет 60 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде работник находился в основном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 июля 2019 г.), в связи с чем сумма начисленной заработной платы за фактически отработанное в июле 2019 г. время составила 7 826,09 руб. Иные периоды, исключаемые из расчетного, а также начисленные за эти периоды выплаты в пользу работника отсутствуют. Сумма среднего заработка перечисляется на банковский счет работника. Командировка связана с производственной деятельностью организации и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

на проезд;
по найму жилья;
суточные;
иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные». Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб. в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

Средний заработок: меньше или больше?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен учитывать разные детали при оформлении документов. Разбираемся, каков размер суточных в 2019 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

700 руб. в день — для поездок по России;
2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Подпишитесь на наш канал в Telegram , чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Вопрос: Вопрос про бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов на личном транспорте. Как учитываются, какие документы для подтверждения расходов нужны.

Ответ: Можно взять в аренду машину при регулярных поездках или делать компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях, если сотрудник редко ездит. Во втором случае издается приказ, где указывается размер компенсации, которая ограничена порогом. Если сумма компенсации выше, то она в затраты не попадет, но вся сумма компенсации не будет облагаться страховыми взносами и НДФЛ.

Если аренда, то нужен договор, акт приемки-передачи, путевой лист, все расходы компания берет на себя.

Вопрос: Сайт «Купибилет» не выдаёт кассовые чеки при продаже авиабилета, т. к. является иностранной компанией. Каким документом подтвердить и принять к учёту расходы в этом случае?

Ответ: Можно подтвердить выпиской по расчетному или карточному счету.

Вопрос: Вопрос по командировкам адвокатов (адвокатское бюро). Можно ли выплачивать суточные адвокатам и налогообложение?

Ответ: Если адвокаты являются наемными работниками, то да, можно выплачивать.

Вопрос: Командировочные расходы при УСН (доходы минус расходы), что можно учитывать в расходы?

Ответ: Можно учитывать проезд к месту служебной командировки, суточные, проживание.

Вопрос: В локальном акте организации установлен лимит за проживание. Как отразить в учете расходы по превышению лимита за проживание? Можно ли принять в расходы по налогу на прибыль в полном объеме сумму, подтвержденную документально сверх лимита за проживание?

Ответ: В Налоговом кодексе ограничений нет, в затратах по налогу на прибыль вы можете учесть все расходы.

Вопрос: Авиа, ж/д билеты обязательно должны быть с чеком?

Ответ: Лучше, чтобы они были с чеком или распечаткой с карточного счета. Но для налоговой службы электронный билет без чека также подойдет.

Вопрос: Какие документы предоставляются для подтверждения расходов по проезду на автобусе?

Ответ: Если междугородний автобус, то подтверждением является билет. А городской транспорт у вас в командировках не учитывается, для этого предназначены суточные.

Вопрос: Можно ли удержать с заработной платы сотрудника неизрасходованные командировочные расходы без заявления работника?

Ответ: Нет, удержать нельзя.

Вопрос: Анализ на Ковид-19 перед командировкой по требованию контрагента является ли расходом на командировку?

Ответ: Если расходы на анализ несет контора, то у вас должно быть документальное подтверждение, что человека не примут без этой справки. Тогда это расходы производственного характера. Но нужно понимать, чем объясняется такое ограничение заказчика.

Вопрос: Командировку в пределах города, т. е. вне места постоянной трудовой деятельности, необходимо ли оформить приказом на командировку?

Ответ: Нет, не оформляется.

Вопрос: Если билеты куплены безналом у агента, есть договор, нужны ли посадочные талоны?

Ответ: Посадочные талоны нужны, неважно у кого вы купили билет.

Вопрос: Сейчас требуется командировочное удостоверение? И печать, и подпись организации, куда ездил командированный?

Ответ: Формально этот документ не требуется. Но в пункте 7 Постановления Правительства РФ №749 сказано, что если отсутствуют документы на проезд и проживание, тогда должен быть какой-то документ с отметкой принимающей стороны, а это командировочное удостоверение.

Вопрос: Чеки Аэроэкспресса и БСО такси можно учитывать в расходах по налогу на прибыль?

Ответ: Можно учитывать.

Вопрос: Сотрудникам были выданы под отчет денежные средства на приобретение авиабилетов. Командировка отменилась из-за коронавируса. Авиакомпания пока никак не возместила отмену рейса. Мы списываем как внереализационные расходы или ждем сертификатов или денежные средства?

Ответ: Необходимо ждать сертификатов или денежные средства.

Вопрос: Каким образом закрепить максимальную стоимость проживания в командировке?

Ответ: Можно закрепить приказом.

Вопрос: Документы на проживание(акты, чеки) должны быть выписаны на сотрудника или на компанию?

Ответ: Лучше на компанию, но если на сотрудника выписали, не страшно, мы ведь сможем подтвердить, что он там делал. Но счет-фактуры обязательно должны быть выписаны на налогоплательщика.

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, если сотрудник уезжает в командировку 05.11 и возвращается 06.11, я выплачиваю ему командировочные за 2 дня?

Ответ: Да, все верно, за 2 дня.

Вопрос: Необходимые документы по гостинице только чек ККМ или БСО электронные. А если ИП без наемного персонала, достаточно ли типографского БСО?

Ответ: Типографского БСО будет достаточно для списания дебиторской задолженности, но учесть в затратах вряд ли получится.

Вопрос: Можно ли возмещать страховку при полёте подотчетника на самолёте?

Ответ: В стоимость каждого билета обязательная страховка включена, дополнительная страховка – личное дело сотрудника, и вы не сможете учесть это в расходах. Если вы оплатите дополнительную страховку, надо будет учесть НДФЛ.

Вопрос: Мы в локальном акте, положение о командировках, прописали выплату сотрудникам суточных в размере установленного размера за один день. Будут у нас проблемы с ФНС?

Ответ: Проблем не будет, если в пределах 700 руб. Более 700 руб. - не забывайте брать страховые взносы и НФДЛ.

Вопрос: Если сотрудник летел в Стамбул (загран. командировка), все равно нужна справка, что не примут? Это же международные отношения и все знают.

Ответ: Все равно нужен подтверждающий документ.

Вопрос: Дополнительные сборы к авиабилету (например, смс-оповещение, тариф билета невозвратный, выбор места в самолете и т.д.) можно ли учесть по налогу на прибыль?

Ответ: Учесть это будет сложно, так как это дополнительные сервисы. Выбор места в самолете можно будет объяснить состоянием здоровья (у человека протез, к примеру, или особенная ручная кладь).

Вопрос: Электронный посадочный талон подтверждает факт перелета?

Ответ: Да, подтверждается, но нужно, чтобы при прохождении паспортного контроля поставили штамп.

Вопрос: Директор едет в командировку в соседний регион на своём автотранспорте, смогу ли я компенсировать бензин?

Ответ: Можно компенсировать, но только через аренду или компенсацию за использование транспорта.

Вопрос: Командировка отменилась из-за пандемии. Билеты покупает своим сотрудникам организация. Авиакомпания возвращает ваучеры сотруднику. Сотрудник увольняется. Что делать с задолженностью?

Ответ: Лучше этот долг взыскать. Если вы на ОСНО, то спустя 3 года можно списать и учесть в базе по налогу на прибыль.

Если списываете сейчас, то в затратах учесть не сможете, но у человека будет доход в натуральной форме, нужно будет подать сведения по форме 6-НДФЛ.

Вопрос: Если сотрудник езди постоянно в командировки на личном транспорте можно ли составить один приказ на компенсацию, например, сроком на год? Или можно составить доп. соглашение к трудовому договору о том, что сотрудник ездит в командировку на личном транспорте?

Ответ: Можно составить один приказ на компенсацию на конкретный срок.

Вопрос: Если сотрудник перепутал корпоративную карту с личной и оплатил личной картой Аэроэкспресс. Каким образом возместить такой расход по окончании командировки: наличные из кассы или перечисление на личную карту?

Ответ: Можно просто перечислением на карту.

Вопрос: В локальном акте установлен размер суточных 1000 ,00 по России, может ли организация заплатить суточные в размере 1500,00 и указать эту сумму в приказе о командировке?

Ответ: Можете, но экономическое обоснование расходов должно быть.

Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях к данной статье, будем рады на них ответить.

Читайте также: