Можно ли уведомлять работников по электронной почте
Опубликовано: 03.05.2024
Направлять поручения и информацию сотрудникам по электронной почте очень удобно — это экономит время, а кроме того, руководитель всегда сможет вспомнить, какие именно задания давал работнику и какие документы направлял. Поэтому на первый взгляд кажется, что доказательственная сила электронной переписки очевидна и будет очевидна суду в случае трудового спора. Однако это далеко не так. При каких условиях электронная переписка будет иметь юридическую силу, читайте в этой статье.
C развитием информационных технологий в России электронный документооборот стал завоевывать одно из самых консервативных пространств — сферу трудового права. На сегодняшний день практически каждая организация использует электронную переписку с работниками. Преимущества очевидны — важная информация и распоряжения руководства компании доводятся до работников в считанные минуты. Однако при всем удобстве использования электронных средств связи руководителям необходимо понимать, что с юридической точки зрения информирование работника с их помощью может быть небесспорным. В частности, вопросы вызывает возможность использования электронной переписки в качестве доказательства в суде в случае возникновения трудового спора.
Электронная переписка как доказательство в суде
Статьей 55 ГПК РФ предусмотрено, что участники процесса в защиту своих интересов могут представлять в суд в качестве доказательств любые сведения, в том числе документы, аудио-, видеоматериалы и прочее. Суд определяет относимость и допустимость доказательств (ст. 59 и 60 ГПК РФ). Доказательства суд будет оценивать по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (ст. 67 ГПК РФ). Таким образом, законодательных ограничений для приобщения электронной переписки к материалам дела нет.
Как показывает анализ судебной практики по трудовым спорам, суды при разрешении спора исследуют в том числе и электронную переписку (см., например, апелляционные определения Московского городского суда от 08.09.2014 по делу № 33-18597, Верховного суда Республики Татарстан от 01.06.2015 по делу № 33-7315/2015 и др.).
Кроме того, необходимо иметь в виду, что некоторые суды не признают электронную переписку допустимым доказательством по делу до тех пор, пока не получат доказательств того, что в ней участвовали именно те лица, от имени которых отправлялись электронные письма (см., например, Апелляционное определение Омского областного суда от 27.05.2015 по делу № 33-3251/2015). Очевидно, что представить такие доказательства непросто.
Электронную переписку как способ коммуникации с работником лучше закрепить в локальном нормативном акте
Чтобы упрочить позиции электронного документооборота в компании, можно предусмотреть соответствующий порядок в локальных нормативных актах компании. Регламентация внутренней электронной переписки локальным нормативным актом придает электронным письмам юридическую силу при рассмотрении трудовых споров судом либо гострудинспекцией.
Локальный акт должен включать в себя регламент использования сотрудниками электронной почты, сроки ответа на письма, сроки хранения полученных и отправленных сообщений и пр. В перечень правил организации обмена сообщениями по электронной почте можно включить: обязанность работника уведомлять отправителя электронного письма о его получении, обязанность работника регулярно проверять поступление электронной почты, возможность проверки содержимого почтового ящика работника без его уведомления системным администратором компании.
Также в регламент использования электронной почты важно включить пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.
Можно ли знакомить сотрудника с локальным актом по электронной почте
Сотрудники должны быть ознакомлены с локальным актом под роспись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Если работник не будет ознакомлен с локальным актом должным образом, то в случае нарушения установленных требований у работодателя не будет оснований для привлечения нарушителя к ответственности.
Так, например, в одном деле работодатель уволил работника за то, что тот хранил пароль от компьютера на своем рабочем столе в нарушение требований локального нормативного акта компании. Работник обратился в суд с требованием о признании увольнения незаконным, поскольку его не ознакомили под подпись с требованиями локального нормативного акта к условиям хранения паролей. Работодатель против иска возражал, поясняя, что локальный нормативный акт с правилами хранения паролей направлялся всем сотрудникам по электронной почте. Однако суд этот довод отклонил, указав, что согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (Определение Московского городского суда от 28.03.2011 по делу № 33-8257).
Возможность ознакомить работников с локальными нормативными актами работодателя прямо предусмотрена в ТК РФ только в отношении лиц, заключающих трудовой договор о дистанционной работе (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
На практике, чтобы оформить ознакомление работника с локальным актом, можно использовать один из следующих способов. Например, к локальному нормативному акту прикладываются листы ознакомления, на которых работники проставляют личную подпись и дату ознакомления. Возможно также оформить специальный журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Используется также и единый лист ознакомления с локальными актами работодателя, который прилагается к трудовым договорам с работниками.
Впрочем, некоторые компании используют для ознакомления и современные информационные программы. И хотя иногда такой способ ознакомления сотрудников с локальными актами вызывает вопросы у гострудинспекции, суды не находят в нем нарушений действующего законодательства.
Так, например, в одном деле гострудинспекция вынесла предписание компании, об устранении нарушений трудового законодательства, в том числе касающихся порядка ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Компания это предписание оспорила в суде, приводя следующие аргументы. В компании принято электронное делопроизводство и документооборот. Каждый сотрудник имеет свой электронный ключ. Для ознакомления с локальными нормативными актами работник входит в систему электронного документооборота под своим электронным ключом, знакомится с электронной версией документа, после чего нажимает кнопку «Ознакомиться», что означает подписание документа электронной подписью. Далее работники компании сохраняют лист ознакомления, который распечатывается и вкладывается в папку делопроизводителя. Суд признал такой порядок ознакомления с локальными актами соответствующим закону и отменил предписание гострудинспекции (решение Ново-Савиновского районного суда города Казани от 16.01.2014 по делу № 2-1091/2014
Ознакомление сотрудников с индивидуальными актами
А вот индивидуальные акты, к примеру, приказы работодателя, направлять сотрудникам по электронной почте нельзя. Дело в том, что ряд норм ТК РФ (ч. 2 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1, ч. 6 ст. 193) содержат требования об ознакомлении с кадровыми документами под подпись.
Кроме того, в соответствии с ч. 6 ст. 193 ТК РФ при отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания под подпись составляется соответствующий акт. Таким образом, законодатель прямо предусмотрел необходимость личного присутствия работника при ознакомлении с приказами, касающимися его трудовой деятельности.
Исключение сделано только для дистанционных работников (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
В судебной практике встречаются решения, в основу которых положены доказательства об ознакомлении с кадровыми документами по электронной почте.
В одном деле с работником заключили срочный трудовой договор. Незадолго до окончания срока его действия директор подписал приказ о продлении договора на один месяц и направил приказ и допсоглашение к трудовому договору по электронной почте. Работник на письмо не ответил и документы не подписал, однако продолжил работать после даты окончания срока, установленного основным трудовым договором. Через месяц работодатель уволил работника по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Посчитав увольнение незаконным, работник обратился в суд.
Работник полагал, что в соответствии с п. 2 ст. 77 ТК РФ трудовой договор стал бессрочным, поскольку работодатель не расторг его в срок. А допсоглашение, по мнению работника, принимать во внимание нельзя, поскольку он его не подписал.
Работодатель полагал, что, приступив к работе после истечения срока основного договора, работник согласился с условиями допсоглашения. В результате суд первой инстанции встал на сторону работодателя. Основанием такого решения стали скриншоты, которые содержали дату и время отправки в качестве приложения к электронному сообщению дополнительного соглашения и приказа о продлении срока действия трудового договора.
Апелляция с такой позицией не согласилась. Но не потому, что отказалась принимать электронную переписку в качестве доказательства, а потому, что трудовой договор и допсоглашения к нему, чтобы они имели законную силу, должны подписывать обе стороны (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 06.08.2014 по делу № 33-6402/14).
Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Зачастую руководители направляют запрос объяснений от подчиненных по электронной почте, ошибочно считая, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания.
Если работник представил объяснение либо не оспаривает факт получения запроса, то проблемы не возникает.
В случае же трудового спора суд по формальным основаниям может не признать процедуру наложения дисциплинарного взыскания выполненной (см., например, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.2014 № 33-9039).
Локальные акты есть. Что дальше?
Специальный локальный акт, непосредственно регламентирующий правила пользования служебной электронной почтой, есть не во всех компаниях. Однако поручения даются работникам по электронной почте практически везде. На практике обязанность работников исполнять поручения, содержащиеся в электронном сообщении, а также проверять электронную почту с определенной периодичностью, можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовых договорах либо должностных инструкциях.
Если локальные акты, регламентирующие порядок проверки электронной почты, в компании приняты, работнику трудно утверждать, что он не читал электронные сообщения и не получал задания от начальника, тем более если в почтовой программе включена функция получения отчетов о доставке писем и их прочтении адресатом.
В случае возникновения конфликта распечатка переписки, заверенная системным администратором либо сотрудником ИТ-отдела, может быть доказательством в суде.
Впрочем, в суде работник может заявить, что представленные сведения об электронной переписке сфальсифицированы компанией. В таком случае может потребоваться назначение специальной экспертизы для установления факта движения электронного сообщения в корпоративной сети, кем и когда создавалось сообщение, изменялось ли оно и т. д.
Опыт подсказывает, что для выполнения особо важных заданий их все же лучше направлять работнику не в электронном, а в бумажном виде либо попросить исполнителя подтвердить ознакомление с поручением, поступившим на его компьютер.
Работник тоже может направлять документы по электронной почте
Работодатель, используя электронную переписку, должен быть готов и к получению от работника юридически значимых документов посредством такого вида связи.
К примеру, уведомления об отсутствии на работе. Оценка подобного уведомления зависит от конкретных обстоятельств. Если невыход на работу связан с временной нетрудоспособностью сотрудника, то электронное сообщение приобретает форму уведомления, поскольку основным документом, подтверждающим уважительную причину, становится лист нетрудоспособности.
Иначе обстоит дело, если от работника по электронной почте поступает заявление об увольнении.
В силу положений ч. 1 ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме. Следовательно, заявление об увольнении по собственному желанию может рассматриваться как документ, имеющий юридическую силу, только при его подаче на бумажном носителе и наличии на нем подписи работника либо в электронном виде, но подписанный квалифицированной электронной подписью.
Судебная практика пестрит примерами, когда работник, подавший заявление об увольнении по собственному желанию в бумажном виде, впоследствии утверждает, что его вынудили подать это заявление. Поданное традиционным способом и подписанное работником письменное заявление становится предметом судебного разбирательства.
В частности, немало споров возникает по дате прекращения трудовых отношений.
Поэтому нет гарантий, что поступившее посредством электронной почты заявление, не отвечающее предъявляемым ТК РФ требованиям, не станет поводом для обращения бывшего работника в суд с иском о восстановлении в должности.
На практике компании, получившей заявление работника об увольнении по собственному желанию по электронной почте, стоит предложить работнику представить оригинал в виде бумажного документа.
Еще одна ситуация — получение по электронной почте сообщения работника об отзыве ранее поданного заявления об увольнении.
Трудовой кодекс не определяет, в какой форме работник должен подать отзыв своего заявления о расторжении трудового договора. Чтобы не подвергать себя риску, работодателю не стоит увольнять работника, использовавшего свое право на отзыв заявления посредством электронной почты.
Как правило, суды в подобных случаях решения принимают в пользу работника.
Так, например, в одном деле суд указал, что, давая оценку представленным доказательствам о способе отзыва работником заявления об увольнении, суд (первой инстанции. — Прим. ред.) верно указал, что переписка по электронной почте является одним из способов переписки, в том числе между сотрудниками компании, что подтверждено показаниями допрошенных в судебном заседании свидетелей, факт направления работником письменного заявления об отзыве заявления об увольнении и нахождения такого заявления в почте руководителя компании подтвержден соответствующими доказательствами и свидетельствует о выраженном и реализованном работником волеизъявлении об отзыве заявления об увольнении, которое в силу положений ч. 4 ст. 80 ТК РФ может быть совершено в любое время в период предупреждения об увольнении (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.03.2013 по делу № 11-7738).
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В компании вводится в эксплуатацию система электронного документооборота (далее - СЭД) в качестве системы уведомления и ознакомления работников с организационно-распорядительными и локальными нормативными актами Общества, а также другими документами и информацией, доводимых посредством их направления для ознакомления в СЭД (раздел "Ознакомление"), а также размещения на корпоративном портале Общества (далее - корпоративный портал).
Издан приказ по обществу, согласно которому работники при поступлении документов и информации в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещении на корпоративном портале должны ознакомиться с их содержанием в срок не позднее одного рабочего дня с даты их поступления; в случае отсутствия работника на рабочем месте по основаниям, предусмотренным действующим законодательством, после выхода на работу в срок не позднее одного рабочего дня самостоятельно ознакомиться с документами и информацией, поступившими в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещенными на корпоративном портале за период его отсутствия.
Считается ли поступление в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием? С какими документами возможно ознакамливать таким образом?
Какого-либо конкретного порядка ознакомления работника с организационно-распорядительными и локальными нормативными актами, а также другими документами и информацией законодательством не предусмотрено.
В силу ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме работника на работу (до подписания трудового договора) ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
В соответствии с частью второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Как следует из приведенных норм, законодатель устанавливает лишь требование к порядку фиксации факта такого ознакомления. Обязанность работодателя знакомить работника именно с оригиналом локального нормативного акта, коллективного договора не установлена. Поэтому мы полагаем, что работодатель вправе ознакомить работника с содержанием этих документов любым удобным для него способом, в том числе через систему электронного документооборота или посредством, например, электронной почты. Примеры признания правомерности такого порядка ознакомления работников с локальными нормативными актами имеются и в судебной практике (смотрите, например, решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани Республики Татарстан от 16.01.2014 N 2-1091/14, определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126)*(1).
При этом, как прямо установлено ст. 22, ст. 68 ТК РФ, с принимаемыми локальными нормативными актами, коллективным договором работодатель обязан знакомить работников под подпись. Иными словами, порядок ознакомления с этими документами подразумевает получение работодателем подписи работника, подтверждающей факт ознакомления. Иных требований к фиксации факта ознакомления закон не устанавливает. На практике применяется один из следующих способов:
- оформление листа ознакомления работника с локальными нормативными актами, коллективным договором (может представлять собой как приложение к трудовому договору, так и отдельный документ);
- создание журнала ознакомления работников;
- создание листов ознакомления работников с каждым документом в отдельности в виде приложения к таким документам.
Когда речь идет об ознакомлении работника с ПВТР, другими локальными нормативными актами, коллективным договором при приеме на работу, фразу о таком ознакомлении можно включить непосредственно в текст трудового договора.
Дистанционный работник может быть ознакомлен с локальными нормативными актами путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ)*(2).
В случае если документ, подтверждающий факт ознакомления работников с локальным актом, коллективным договором, составлен в электронной форме, единственным предусмотренным законом способом установить, от кого он исходит, является использование электронной подписи *(3).
Учитывая сказанное, полагаем, что в ситуации, когда не используется электронная подпись, отметки об ознакомлении работника с локальным нормативным актом, коллективным договором недостаточно, в этом случае факт ознакомления работника с локальным нормативным актом должен быть подтвержден его подписью на бумажном носителе.
Отметим, что специалисты Роструда высказывают мнение, что работники (за исключением дистанционных работников) в любом случае должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под подпись (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Трудовым кодексом РФ установлены и другие случаи, когда работники должны быть ознакомлены с документами под подпись.
Так, приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись (ст. 68, ст. 193 ТК РФ ТК РФ). Ознакомить работника под подпись необходимо и с приказом о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Под подпись работник должен быть предупрежден о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников (ст. 180, ст. 292, ст. 296 ТК РФ).
Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 ТК РФ).
О времени начала отпуска работники также должны быть извещены под подпись (ст. 123 ТК РФ).
Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ), от работы в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 113 ТК РФ).
Полагаем, что и в этих случаях факт ознакомления, уведомления работников в системе электронного документооборота должен подтверждаться электронной подписью работника. В противном случае (в отсутствие соответствующего бумажного носителя) работодателю будет сложно доказать, что работник уведомлен (предупрежден, извещен) об определенных событиях или ознакомлен с приказами работодателя, другими документами.
Остальные кадровые документы, распоряжения работодателя не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, графика сменности (работы), графика отпусков *(4), расчетных листков, служебного поручения.
На наш взгляд, поступление подобных документов в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации является надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием независимо от подтверждения электронной подписью.
В заключение отметим, что в правоприменительной практике не сформировалось единого подхода по вопросу применения системы электронного документооборота.
Так, например, одни суды при введении в организации системы электронного документооборота считают надлежащим ознакомлением работника с приказами (распоряжениями) работодателя поступление таких документов в систему (определение Орловского областного суда от 29.03.2019 N 33-751/2019, определение Московского городского суда от 14.09.2018 N 4г-10976/2018, определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.08.2015 N 33-11593/2015).
Другие же указывают, что электронный документооборот допускается только с дистанционными работниками (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 07.08.2019 N 33-8084/2019). Аналогичное мнение можно встретить и среди консультаций Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Поэтому в отсутствие бумажного носителя, подтверждающего ознакомление работников с локальными актами, коллективным договором (при его наличии) и другими документами, с которыми работник должен быть ознакомлен под подпись, мы не можем полностью исключить возможность возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае, а также при возникновении трудовых споров работодателю придется доказывать факт ознакомления работника с документом в судебном порядке.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена
Ответ прошел контроль качества
31 марта 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Вместе с тем некоторые специалисты Роструда высказывают мнение, что ознакомление должно быть именно с оригиналом документа (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
*(2) Более подробно об этом смотрите в следующих материалах:
- Энциклопедия решений. Взаимодействие работодателя и дистанционного работника;
- Вопрос: Можно ли ознакомить дистанционных работников с новой редакцией ПВТР при помощи действующей в организации системы электронного документооборота с простыми электронными подписями для сотрудников? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2021 г.)
*(3) Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее - Закон N 63-ФЗ). Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись бывает неквалифицированная и квалифицированная.
*(4) Смотрите также материал: Энциклопедия решений. График отпусков.
Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?
При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.
Вариант 1. Традиционный
Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)
Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.
Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.
- можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
- каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.
Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:
• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?
Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.
п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:
Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.
О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.
Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.
Итоги
Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.
Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.
Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.
Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.
В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.
При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.
Организация электронной переписки в рабочих целях
Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др. Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.
Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе). При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.
Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены). В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность. Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.
В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).
Nota bene! Если с работником заключен договор о дистанционной работе, то при взаимодействии с ним по электронной переписке обязательно нужно использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).
Использование электронной переписки по кадровым вопросам
Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.
Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте
Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.
Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде. Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса. Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией. Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки). Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).
Запрос объяснений от работника
Направление приказа о дисциплинарном взыскании
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.
Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.
Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись. Суд в иске отказал. Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).
При конфликтном увольнении работника возникают определенные риски:
- во-первых, не исключены проверки налоговиков и фондов по жалобе бывшего сотрудника;
- во-вторых, в случае его восстановления на работе по суду компанию могут обязать оплатить ему вынужденный прогул и выплатить различные компенсации, что влияет на налоги и взносы.
Поэтому безопаснее изначально проанализировать вероятность того или иного разрешения конфликта. И учесть, что суды в последнее время стали принимать e-mail и СМС-сообщения в качестве доказательств позиции стороны в споре.
Порядок использования электронной переписки в рабочих целях нужно закрепить в локальных актах компании
Многим работодателям удобно направлять работникам задания, вопросы, а также документы по электронной почте. Иногда используют СМС-сообщения или сервисы Skype, WhatsApp, Viber и др. Плюсов такой организации работы немало. Электронные сообщения позволяют оперативно донести до работника необходимую информацию. А также подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение. Ведь они сохраняются у отправителя в папке исходящих.
Распечатки электронной переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме (см. пример из судебной практики ниже). Но чтобы не возникло проблем в суде, безопаснее включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.
СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Компания использовала тот факт, что прием заявок по электронной почте был обычной практикой
Диспетчер на железнодорожном предприятии заступил в ночную смену. При этом еще в дневную смену на общий электронный адрес предприятия поступила заявка на вывод и подачу вагонов (такой порядок по факту действовал на предприятии, но во внутренних документах отражен не был).
Диспетчер эту заявку не выполнил, так как не открывал в свою смену электронную почту и не видел письмо с заявкой. Поскольку на работника уже было наложено несколько дисциплинарных взысканий, работодатель его уволил (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Работник с увольнением не согласился и подал иск о восстановлении на работе. Суд в иске отказал. Он сослался на то, что в должностной инструкции диспетчера фигурировали следующие обязанности: перед вступлением на дежурство диспетчер должен всесторонне изучить обстановку на станции, на подъездных путях. Для этого он обязан ознакомиться с планом предстоящей работы, имеющимися указаниями и распоряжениями руководства, с наличием и расположением состава на подъездных путях и т. д.
Суд принял во внимание, что на предприятии сложилась практика отправления заявок диспетчеру по телефону или электронной почте. То есть в данном случае заявка поступила в стандартной и привычной для работника форме. Поскольку просмотр заявок, отправленных по электронной почте, был необходим для выполнения основной трудовой функции (обеспечение четкого и бесперебойного выполнения плана перевозок), суд решил, что работник нарушил трудовую дисциплину и увольнение законно (решение Комсомольского районного суда г. Тольятти Самарской области от 16.04.14 по делу № 2-732/2014)
Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе.
В них нужно прямо прописать, что переписка между работодателем и работником по служебным вопросам (письма, уведомления и т. д.) имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде. И использование в такой переписке электронной цифровой подписи необязательно.
Во-вторых, обязать работников проверять электронную почту с определенной периодичностью. Например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены. В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность. Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.
В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи. В частности, адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Также можно прописать и личную почту работника на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте.
Суды принимают электронную переписку как доказательство того, что порядок наложения дисциплинарного взыскания был соблюден
Помимо переписки по чисто рабочим вопросам, электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов. Например, для ознакомления работника с внутренними актами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако предоставление такой переписки не всегда помогает в суде.
Знакомить работников с внутренними документами безопаснее под роспись
Согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью. Если компания ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем наложит на него дисциплинарное взыскание за нарушение положений этого документа, есть риск, что суд признает это незаконным по чисто формальной причине — из-за отсутствия ознакомления под роспись.
К примеру, к такому выводу пришел Московский городской суд в споре, в котором компания обвиняла сотрудника в несоблюдении политики безопасности. Он хранил пароль от компьютера на листке на рабочем столе. Но поскольку компания не ознакомила работника под роспись с этой политикой, она проиграла суд и была вынуждена восстановить работника в должности (определение от 28.03.11 № 33-8257).
Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде. Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.
Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной инструкцией.
Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки). Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 № 33-1126).
Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или СМС-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания. Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 ТК РФ соблюдены.
Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или СМС, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33-9039).
Суд признал оправданным направление приказа о дисциплинарном взыскании по электронной почте, поскольку компания и работник находились в разных городах
Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия последнего на работе. Если тот отказывается ознакомиться, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). То есть роспись является обязательной частью процедуры.Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.
Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.
Суд в иске отказал. Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 ТК РФ предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что работодатель не нарушил порядок наложения взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 № 33-1953/2013).
Работник может использовать электронную переписку в свою пользу
Работодателю не стоит упускать из внимания тот факт, что, устанавливая возможность обмена с работником юридически значимыми сообщениями по электронной почте или иному виду электронной связи, компания получает не только удобства, но и риски. Работник также может использовать такую переписку в свою пользу.
По мнению суда, уведомить об отсутствии на работе можно по «электронке»
Для примера можно привести такой спор: работник уведомил работодателя по электронной почте о том, что будет отсутствовать на работе в определенные дни, поскольку имеет право на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови в качестве донора (ч. 3 ст. 186 ТК РФ). Но его все-таки уволили за прогул. Суд восстановил работника, приняв во внимание, что тот отсутствовал на работе по уважительной причине, к тому же заранее предупредил об этом работодателя. При вынесении решения суд учел, что в компании была введена система электронного документооборота (апелляционное определение Пермского краевого суда от 14.04.14 № 33-3120).Опираться на заявление об увольнении, полученное только в электронном виде, рискованно
В одном деле рассматривалась следующая ситуация: работник обратился в суд с иском о восстановлении на работе, утверждая, что не писал заявление об увольнении, поэтому был незаконно уволен по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию). Первая инстанция в иске отказала.
Суд сослался на следующие обстоятельства. Работник отправил работодателю сканированную копию заявления об увольнении по электронной почте. У компании была в наличии электронная переписка, из которой следовало волеизъявление работника на увольнение по собственному желанию, и ответ работодателя с просьбой явиться для получения трудовой книжки или дать согласие для ее пересылки по почте.
Таким образом, в случае получения от работника заявления об увольнении по электронной почте безопаснее попросить его прислать оригинал в виде традиционного бумажного документа. Иначе не исключен риск, что уже спустя какое-то время после увольнения работник передумает и его придется восстановить на работе и выплатить зарплату за период вынужденного прогула.
Отозвать заявление об увольнении можно по e-mail
Несмотря на жесткий подход судов к оценке электронных заявлений об увольнении, они вполне лояльно относятся к отправке по электронной почте отзыва работником своего заявления об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).Во-первых, в Трудовом кодексе не указано, в какой форме должен направляться отзыв такого заявления.
Во-вторых, в случае с этим документом трудно заподозрить подделку переписки от лица работника. Особенно если работник в суде сам настаивает на том, что направлял этот документ.
Поэтому работодателю опасно игнорировать поступившее от работника электронное сообщение о том, что он передумал увольняться. Иначе есть риск, что суд восстановит такого сотрудника на работе (апелляционное определение Московского городского суда от 12.03.13 № 11-7738).
Читайте также:
