Обязательны ли должностные инструкции в организации в 2021 году

Опубликовано: 17.09.2024

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

Должность сотрудника.
Наименование подразделения.
Подчиненность сотрудника.
Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
Особенности замещения основного сотрудника временным.
Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

Соблюдение сроков подготовки документации.
Следование правилам взаимодействия в коллективе.
Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

Принятие решений в установленных рамках полномочий.
Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

Отдельный лист под роспись.
Специальный журнал.
Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Помимо очередного повышения МРОТ и введения прогрессивной ставки НДФЛ часть изменений связана с переходом на электронные трудовые книжки и подключением оставшихся регионов к прямым выплатам.

1. В зависимости от численности сотрудников отчетность представляется в электронном виде

С 2020 года, если численность сотрудников в компании превышает 10 человек, расчеты по страховым взносам и отчетность по НДФЛ работодатели подают в электронном виде.

Если так случилось, что в течение года численность штата выросла, сдавать отчеты по-прежнему, на бумаге, нельзя.

2. С 1 января 2021 года действует прогрессивная ставка НДФЛ

В настоящее время действует единая ставка НДФЛ 13 %, которая не зависит от доходов. Так было на протяжении 20 лет.

Но в конце июня 2020 года президент заявил о планах ввести прогрессивную ставку НДФЛ и повысить её до 15 % для тех, у кого большие зарплаты — более 5 млн руб. в год. Причем повышенная ставка должна применяться не на весь доход, а только на ту его часть, которая превышает «лимит» в 5 млн, уточнил президент.

Доходы свыше 5 млн руб. в год — это примерно 416 600 руб. в месяц. Поэтому, судя по всему, повышение ставки НДФЛ почувствует на себе прежде всего малый бизнес.

Нужно сказать, что законопроекты о введении прогрессивной шкалы вносились в Госдуму с регулярной периодичностью с 2013 года. Последний такой проект был отклонен в декабре 2019 года. Новый законопроект был внесен в сентябре 2020 года. И уже 21 октября стало известно о единогласном принятии депутатами в первом чтении поправок в ч. 2 Налогового кодекса в части налогообложения доходов физлиц, превышающих 5 млн руб. за налоговый период. В ноябре президент подписал Федеральный закон от 23.11.2020 № 372-ФЗ.

Дополнительные бюджетные поступления от повышения НДФЛ планируется направлять на лечение тяжелобольных детей.

Пример

Иван Иванов зарабатывает 7 млн руб. в год. В 2020 году размер НДФЛ составляет 13 %, поэтому работодатель должен удержать с зарплаты Иванова 910 000 руб. (7 млн * 13 %).

В 2021 году размер НДФЛ для Иванова будет увеличен до 15 %, а значит сумма удержаний вырастет до 950 000 руб. (5 млн * 13 % + 2 млн * 15 %).

3. МРОТ в 2021 году снова вырастет

С 1 января 2021 года МРОТ и прожиточный минимум будут рассчитывать по новой методике, которая уже получила одобрение Совета Федерации.

Суть заключается в следующем: прожиточный минимум теперь будет считаться не от потребительской корзины, а от среднедушевого дохода граждан, а МРОТ — от медианной заработной платы.

Под медианной заработной платой следует понимать сумму, относительно которой у одной половины населения зарплаты выше, а у другой — ниже.

В 2021 году МРОТ с учетом новой методики расчета будет составлять 42 % от указанной медианы, а это 12 792 руб.

Федеральный МРОТ пересматривается раз в год. От него зависят выплаты по заработной плате и больничным. Но в регионах МРОТ может отличаться от федерального. Например, московский МРОТ с 1 октября 2020 года составляет 20 361 руб.

Для работодателя важно, чтобы выплаты сотрудников, отработавших полный месяц, не были меньше величины МРОТ.

4. С 2021 года действует обновленная форма 6-НДФЛ

Проект новой формы содержит 3 раздела. В первом разделе «Данные об обязательствах налогового агента» указываются обобщенные показатели по перечисленным в бюджет возвращенным суммам НДФЛ с указанием срока перечисления.

Во втором разделе «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц» вносятся суммы начисленных и фактически выплаченных доходов с отдельным указанием сумм, относящихся к прошлым периодам.

В обновленной форме есть приложение в виде справки о доходах и суммах налога физического лица.

В форме 6-НЛФЛ 2021 года по сравнению с формой 2020 года есть несколько отличий:

Появились поля для указания сумм возвращенного налога.
Упразднены даты фактического получения дохода, то есть нужно будет указывать только срок перечисления.
Выделено отдельное поле для указания информации по прошлым налоговым периодам, например, для случаев выплаты заработной платы за декабрь в январе.
Справку 2-НДФЛ по итогам 2021 года сдавать не нужно. По итогам 2021 года в отчете 6-НДФЛ одновременно подаются годовые сведения 6-НДФЛ и сведения о начисленных/ фактически выплаченных доходах физическим лицам.

Проект о внесении изменений в отчет 6-НДФЛ находится на стадии подготовки заключения. Но высока вероятность, что новая форма будет действовать с 1 января 2021 года, так как законодатели примут соответствующее решение за осеннюю сессию.

5. Продолжится переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2020 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.

Сотрудник выбирает электронный вариант ведения трудовой книжки

В этом случае работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки и продолжает вносить сведения в электронную книжку.

Сотрудник решает остаться с бумажной трудовой

Работодатель помимо бумажной версии ведет электронную книжку.

Для сотрудников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они остаются работать в компании, работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Для тех, кто будет впервые устраиваться на работу с 2021 года, сведения о трудовой деятельности изначально планируется вести только в электронном виде.

6. Пересмотрен срок сдачи СЗВ-ТД

Изначально говорили, что этот отчет нужно сдавать по итогу месяца. Однако в конце апреля из-за ситуации, связанной с распространением коронавируса, правительству стало необходимо отслеживать уровень безработицы в стране.

Сдавайте отчет СЗВ-ТД в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия с поддержкой 24/7.

В результате было принято решение о введении временных правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных. Они обязуют работодателей подавать в ПФР сведения о принятых и уволенных сотрудниках на следующий день после издания соответствующего приказа.

7. Пособия выплачиваются только на карту «Мир»

Обязательство по выплате пособий на карту «Мир» должно было начать действовать с 1 июля, но из-за пандемии ЦБ инициировал перенос срока — до 1 июля 2021 года (Письмо от 18.12.2020 № ИН-04-45/175). До этой даты за выплаты пенсий и других социальных выплат не на карты «Мир» наказывать не будут.

Новшество коснулось всех пособий, которые выплачиваются за счет ФСС: пособия при рождении ребенка, пособия по уходу за ребенком, выплат чернобыльцам и прочих бюджетных отчислений.

Обязательство не распространяется на выплату больничных — за первые три дня их начисляет работодатель на любые карты. Так же на любые карты перечисляются зарплата, премии, отпускные, пособие по уходу за больным ребенком. Эти выплаты проводятся в обычном порядке, и сотруднику нет необходимости выпускать карту «Мир».

Исключение действует лишь на тех, кто проживает за границей. Например, если в компании есть сотрудница, которая получает пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, но при этом она находится за границей, то пособие может перечисляться ей на любую карту.

Нет карты «Мир» или её не успели выпустить. Что делать?

В этом случае деньги сотруднику переводятся на банковский счет, не привязанный к какой-либо карте, почтовым переводом или наличными (п. 5.4. ст. 30.5 Закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ).

При этом работодателю, который осуществляет выплату не на карту «Мир», нужно уведомить об этом ведомство, назначившее пособие.

Чтобы перейти на прямые выплаты по карте «Мир», нужно поставить об этом в известность сотрудника и получить от него заявление с информацией о реквизитах карты.

8. С 1 января 2021 года на прямые выплаты ФСС перейдут оставшиеся регионы

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

С 1 января 2021 года на прямые выплаты перейдут оставшиеся 8 регионов:

Краснодарский край;
Пермский край;
Московская область;
Свердловская область;
Челябинская область;
Москва;
Санкт-Петербург;
Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.

Таким образом, с 2021 года всем без исключения работодателям уже не нужно будет производить выплату пособия. Это выгодно — отпадает необходимость в резервировании средств под выплаты и изымании их из оборота.

Алгоритм действий работодателя при прямых выплатах

Получает документы от сотрудника.
Рассчитывает пособие и выплачивает сумму за первые 3 дня.
Готовит и отправляет документы в ФСС в течение 5 дней с даты получения документов от сотрудника.
ФСС проверяет и назначает пособие в течение 10 дней. 5. ФСС выплачивает пособие сотруднику.

Больничные — это суммы, с которых удерживается НДФЛ. То есть те суммы больничных, которые выплачивает работодатель, он в прежнем порядке отражает в учете.

В отношении сумм, которые выплачиваются за счет ФСС, функции налогового агента осуществляет ФСС.

Если сотруднику потребуется справка 2-НДФЛ по выплатам, которые провел ФСС, то он может обратиться непосредственно в фонд.

Иногда возникает вопрос: что делать с сотрудниками, которые уже получают пособия? Допустим, сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, и начисления ей проводятся давно. Что изменится с 1 января 2021 года? Кто будет продолжать начислять ей пособия?

За декабрь 2020 года пособие по-прежнему выплачивает работодатель на карту «Мир». А за периоды после 1 января 2021 года страхователь направляет по специальной форме в отделение ФСС заявление и документы, необходимые для начисления и выплаты пособия. Причем делает он это только один раз. Такой логике нужно будет следовать регионам, которые присоединятся к пилотному проекту ФСС по прямым выплатам с 2021 года, в их числе Москва и Санкт-Петербург.

Что нужно успеть сделать до конца 2020 года

Помимо сдачи отчетности по трудовой деятельности сотрудников до конца 2020 года работодателям нужно:

При необходимости пересмотреть локальные нормативные акты (ЛНА). Например, если в каком-то ЛНА написано, что вы храните трудовые книжки в бумажном виде, то важно эти акты пересмотреть и привести в соответствие с законодательством. И в случае, если трудовые книжки ведутся в электронном виде, прописать в документах эту обязанность.
Привести в порядок соглашения, трудовые договоры и коллективные договоры. Эта часть работы тоже связана с переходом на электронные трудовые книжки.
Обеспечить техническую возможность передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР.
До конца октября 2020 года работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях, связанных с ведением трудовых книжек, и о праве работника сделать выбор между бумажной или электронной трудовой. Определиться с выбором сотрудник должен успеть до конца 2020 года.
Уведомление составляется в произвольной форме. В нём нужно осветить суть изменений, описать, какой выбор может сделать работник, что будет, если он не подаст заявление о выборе (работодателю нужно будет вести и бумажную, и электронную трудовую книжку). Также стоит прописать, что в случае выбора электронного варианта трудовой сотруднику на руки выдадут его бумажную книжку.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Должностную инструкцию можно определить как корпоративный организационно-распорядительный документ, определяющий и детализирующий задачи, права, функции и обязанности работника.

Статья 57 Трудового кодекса РФ не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). Трудовой Кодекс РФ определяет лишь обязательный минимум - согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в трудовом договоре обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0, согласно которому «само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Практически, должностная инструкция – это эффективный и необходимый прикладной инструмент регулирования трудовых отношений работника и работодателем. В определенных обстоятельствах, надлежащим образом оформленная должностная инструкция может быть использована в качестве аргумента при наличии спора, как работником, так и работодателем.

Согласно статье 8 Трудового Кодекса РФ работодатель (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующих действующему трудовому законодательству и не ухудшающих положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Поскольку порядок составления инструкции на законодательном уровне не определен, каждая компания абсолютно свободна в выборе порядка ее оформления. Для инструкций, как для корпоративного документа, могут быть использованы другие названия, например, «описание должности», «рабочая инструкция», «должностной регламент», «перечень обязанностей работника», «функциональные обязанности по должности».

Каковы цели должностной инструкции?

Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий

Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).

Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.

Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

Самый распространенный, привычный, вид инструкции – документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом - перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику – наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;

указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;

определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;

устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?

Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.

Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.

Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

Формальный подход - это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.

Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

Несмотря на то что посвященные профессиональным стандартам положения Трудового кодекса, в том числе нормы об обязательном их применении, вступили в силу еще 1 июля 2016 года (Федеральный закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ), у работодателей до сих пор возникает множество вопросов, касающихся процедуры их внедрения. Отчасти – из-за отсутствия методических рекомендаций, разъясняющих эту процедуру. В ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией "Гарант", разобраться в наиболее проблемных аспектах практического применения профстандартов работодателям и кадровикам помогла профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия (учредитель – Верховный Суд Российской Федерации), к. и. н. Валентина Андреева.

Зачем применять профстандарты, не являющиеся обязательными?

Во-первых, не могу согласиться с тем, что обязательным является применение лишь некоторых профстандартов, хотя их деление на обязательные и носящие рекомендательный характер подтверждает Минтруд России (п. 6 Информации Минтруда России по вопросам применения профессиональных стандартов; далее – информация о применении профстандартов). Этот вывод министерства основан на положениях ТК РФ, акцентирующих внимание на обязательности применения профстандартов в случаях, если требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установлены данным кодексом, федеральными законами или иными НПА (ч.1 ст. 195.3 ТК РФ) и если федеральное законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот или наличие ограничений с выполнением работ по определенным должностям (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Более 1252 профессиональных стандартов в нашей бизнес-справке

Но если буквально толковать ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ, в которой говорится о том, что характеристики квалификации, содержащиеся в профстандартах, обязательность применения которых не установлена НПА, применяются работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации работников с учетом особенностей выполняемых ими трудовых функций, нельзя не обратить внимание на императивность этой формулировки. Раз написано "применяются", а не "могут применяться", значит, работодатель обязан применять их с указанной целью. Поэтому в отличие от Минтруда России я бы не сказала, что есть обязательные профстандарты, а есть рекомендательные. Работодатели должны в одних случаях обязательно применять профстандарты, как правило, в полном объеме, а в других – в качестве основы при определении требований к квалификации работников.

Во-вторых, применять профстандарты работодателям выгодно, особенно при решении вопросов отбора кандидатов на должность. Законный отказ в приеме на работу – отказ по деловым качествам. Профстандарты позволяют сформулировать эти качества, и работодатели получают возможность отказывать в приеме на работу неподходящим претендентам, сославшись на недостаточность квалификации, требования к которой определены профстандартом. Если в распорядительном акте организации (приказе руководителя) будет указано, что она применяет профстандарты, в том числе в качестве основы для определения требований к квалификации, суд признает такой отказ законным.

Какими документами оформляется внедрение в организации профстандарта?

Отмечу, что ни ст. 195.3 ТК РФ "Порядок применения профессиональных стандартов", ни постановление Правительства РФ от 27 июня 2016 г. № 584 (далее – Постановление № 584), призванное определить особенности применения профстандартов бюджетными организациями, государственными внебюджетными фондами, госкорпорациями как такового порядка их внедрения не содержат. Проект методички по введению профстандартов, разработанный и обнародованный на официальном сайте Минтруда России еще в 2015 году, к сожалению, так и не был принят. Поэтому могу порекомендовать вам такую схему: издание приказа о назначении ответственного за внедрение профстандартов (на практике в этом качестве чаще всего выступает кадровик) или создании специальной рабочей группы, разработка и утверждение приказом плана внедрения профстандарта, назначение ответственных за мероприятия плана, реализация плана.

Типовой план внедрения профстандарта нормативными актами также не установлен. На мой взгляд, в данном документе должны быть отражены четыре обязательных направления работы:

выявление утвержденных стандартов, применимых к области деятельности, направлению работ организации;
проведение анализа требований профстандарта, содержания действующей в организации должностной инструкции и записей в документах работника, занимающего соответствующую должность (в дипломе и трудовой книжке, поскольку, напомню, квалификация согласно ст. 195.1 ТК РФ складывается из образования и опыта работы);
приведение имеющейся у работника квалификации в соответствие с требованиями профстандарта;
внесение изменений в документы организации в связи с применением профстандартов.

В какие именно документы организации необходимо внести изменения?

Очень советую внести информацию, связанную с применением профстандартов, в правила внутреннего трудового распорядка. В частности, в разделе "Прием на работу" указать, что работники принимаются в соответствии с квалификационными требованиями, отраженными в профстандартах, применяемых в данной организации. Особенно подчеркнула бы, что перечень применяемых профстандартов, в том числе в качестве основы для определения требований к квалификации работников (то есть условно необязательные), утверждается приказом руководителя организации, который может дополняться (например, при утверждении новых профстандартов или замене ранее утвержденных).

Применение профстандартов может быть связано с необходимостью переименования некоторых должностей. Напомню, соответствие наименования должности указанному в профстандарте наименованию является обязательным в случае, когда с выполнением работ по этой должности связано предоставление компенсаций и льгот или наличие ограничений (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Обратите внимание: переименование должности не является переводом на другую работу, а значит, получать согласие работника для этого не требуется. Трудовые функции, режим работы и условия оплаты труда при этом не меняются, и это можно прямо прописать в приказе о внесении изменений в штатное расписание.

Непереименование должностей в случае, когда их наименования должны соответствовать профстандартам, является основанием для назначения штрафа за неприменение профстандарта. Специального состава для данного правонарушения нет, поэтому речь идет об ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Однако стоит иметь в виду, что наименования некоторых должностей в профстандартах не совпадают с теми, которые указаны в списках работ с вредными условиями труда, дающих право на досрочный выход на пенсию (список № 1 и список № 2, утвержденные постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10). В данном случае – если наименование должности соответствует списку – не следует переименовывать ее по профстандарту, иначе работнику могут не оформить пенсию на льготных условиях.

Если же профстандарт применяется в качестве основы для определения требований к квалификации работников, переименование должностей происходит по усмотрению работодателя, обязательным оно не является.

После внесения изменений в штатное расписание нужно отразить сведения о переименовании должностей в трудовых договорах путем заключения дополнительных соглашений, в трудовых книжках (дата такой записи должна соответствовать дате издания приказа о внесении изменений в штатное расписание), личных карточках работников (рекомендую использовать для указания информации о переименовании должности раздел "Дополнительные сведения" формы Т-2), табеле учета рабочего времени (в нем нужно заменить наименование должности).

Безусловно, нужно переименовать должность и в таком важнейшем документе, как должностная инструкция. Причем не путем "присоединения" листа с изменениями, а посредством нового издания данного документа с указанием переименованной должности. Кто-то практикует издание приказа о внесении изменений в должностную инструкцию, но я считаю, что это неправильно, потому что сама инструкция, в отличие от штатного расписания, не утверждается приказом. Соответственно, при наличии каких-то изменений она должна готовиться заново – в нашем случае с новым наименованием должности работника.

Если на работника ведется личное дело и в нем содержатся экземпляр трудового договора и заверенная копия должностной инструкции, нужно дополнить его копией новой инструкции и выпиской из приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Если в профстандарте не конкретизированы требования к высшему образованию, значит ли это, что оно может быть любым? Например, проектом профстандарта "Юрист" предусмотрено требование о высшем образовании (бакалавриат) и дополнительном профессиональном образовании после трудоустройства. Получается, что можно будет принимать на должность юриста человека с любым высшим образованием и потом направлять на обучение?

Да, формально получается, что если в профстандарте прямо не сказано о профильном высшем образовании (а таких стандартов сейчас большинство, и я, кстати, считаю, что это большой минус), можно принимать на данную должность человека с любым высшим образованием и направлять его на переподготовку. Стоит учитывать, что такой формат дополнительного профессионального образования, как повышение квалификации, в данном случае невозможен – в отсутствие профильного образования нельзя говорить о наличии квалификации.

В то же время подчеркну, что нельзя, формально соблюдая требования, доводить ситуацию до абсурда, иначе получится, что мы приняли, например, на должность юриста человека с высшим техническим образованием, а потом направили его на переподготовку (от 250 часов) по специальности "Юриспруденция". Разве после такого обучения он станет профессиональным юристом?

Должен ли работодатель оплачивать переподготовку работника?

Хотя необходимость подготовки и дополнительного профессионального образования работников определяется работодателем (ч. 1 ст 196 ТК РФ), указания на то, что обучение в таком случае осуществляется за счет его средств, в законодательстве не содержится. Это тонкий момент, который нужно учитывать индивидуально для каждого работника. При решении вопроса о необходимости направления конкретного сотрудника на обучение нужно побеседовать с ним, может быть он сам, понимая, что условия на рынке труда меняются (например, период, когда руководящие должности занимали работники без профильного образования, закончился, теперь акцент делается на наличии специальной подготовки и опыта работы по профессии), готов оплатить его полностью или частично. Если же работник в силу, к примеру, семейных обстоятельств не может этого сделать, но при этом он толковый и нужен работодателю, есть смысл оплатить для него переподготовку или даже получение высшего образования (если у работника среднее профессиональное) или второго высшего образования (по нужному профилю).

Что делать, если работающий в организации сотрудник после выявления несоответствия его квалификации требованиям профстандарта отказывается проходить обучение?

Есть несколько вариантов. Не очень выгодный для работника, но возможный – перевод на другую работу, например с должности инженера, требующей в соответствии с профстандартом наличия высшего образования, на должность технолога, для которой достаточно среднего профессионального. Поскольку в данном случае речь идет о постоянном переводе на другую должность, получение согласия работника обязательно (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Мало кому захочется переводиться на нижестоящую должность с уменьшением зарплаты, но примеры такие есть.

Если человек ни учиться, ни переводиться не хочет, можно провести его аттестацию с целью подтверждения квалификации непосредственно в организации. Имеется в виду не периодическая аттестация подтверждения соответствия работника занимаемой должности, проводящаяся для определенных категорий работников в соответствии со специально утвержденными положениями, а, условно говоря, разовая аттестация в связи с внедрением профстандартов. Такая возможность подтверждается и Минтрудом России, который в своих разъяснениях отмечает, что при применении квалификационных справочников и профессиональных стандартов лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, указанных в разделе "Требования к квалификации", но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии назначаются на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы (п. 10 информации о применении профстандартов). Фактически этот пункт разъяснений – цитата из п. 8 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, в котором говорится о проведении аттестации при назначении на должность. Но я бы не рекомендовала проводить "разовую" аттестацию при приеме на работу, считаю, что она возможна только для сохранения хорошо работающего сотрудника с большим опытом на своем рабочем месте.

Важно, что даже при возникновении тупиковой ситуации, когда работник отказался от всех предложенных вариантов: перейти на нижестоящую должность, сдать экзамен в центре оценки квалификаций, получить дополнительное образование и даже пройти аттестацию в организации – уволить его нельзя, ТК РФ не предусматривает такого основания для увольнения, как несоответствие требованиям профстандарта. Кстати, если речь идет об опытном сотруднике предпенсионного возраста, качественно выполняющего свою работу, эта ситуация не критична – представители Минтруда России не раз отмечали, что нужно просто дать им спокойно доработать до пенсии, и никакие штрафы работодателям за несоответствие квалификации таких работников требованиям профстандарта (формальное, по сути, так как есть опыт, но нет свидетельства или диплома) назначаться не должны.

Можно ли совместить "разовую" аттестацию работника на соответствие профстандарту и плановую аттестацию на соответствие замещаемой должности?

Думаю, да, организация сама определяет порядок проведения такой "разовой" аттестации. Но если плановая аттестация проводится раз в пять лет, работник прошел ее, например, в январе 2016 года, а положения о профстандартах начали действовать с 1 июля, ждать 2021 года, чтобы подтвердить соответствие его квалификации требованиям профстандарта, нецелесообразно.

Если работник решил пройти независимую оценку квалификации и сам ее оплачивает, как работодателю оформить его отсутствие на работе в этот день?

Несмотря на то что профессиональный экзамен может быть проведен и по направлению работодателя, и по собственной инициативе работника (ч. 2 ст. 4 Закона № 238-ФЗ), определенные гарантии для него: сохранение места работы и среднего заработка – установлены только для первого случая (ст. 187 ТК РФ). О том, должен ли работодатель отпустить сотрудника для прохождения независимой оценки квалификации по собственной инициативе и тем более сохранить зарплату за этот день, не сказано ничего. Вероятно, данный "пробел" обусловлен ч. 1 ст. 196 ТК РФ, где указано, что именно работодатель определяет, нужно ли подтверждать квалификацию работника. И если он принимает решение о необходимости прохождения оценки, то должен создать все условия для этого.

По моему мнению, аналогичные гарантии – освобождение от работы с сохранением места и среднего заработка – для случая прохождения сотрудником оценки квалификации по собственной инициативе работодатель может закрепить в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка, улучшив тем самым положение работника по сравнению с трудовым законодательством. Либо же работнику придется оформлять на этот день отпуск за свой счет или сдавать экзамен во время ежегодного оплачиваемого отпуска либо на выходных (если выбранный центр оценки квалификаций работает не только в рабочие дни).

А если сотрудник, направленный на прохождение независимой оценки квалификации, не сдал экзамен, вправе ли работодатель взыскать с него его стоимость?

Трудовой кодекс предусматривает только возможность компенсации затрат работодателя на обучение работника в определенном случае (ст. 249 ТК РФ), нормы о возмещении средств, затраченных на прохождение оценки квалификации, он не содержит. И, думаю, если работодатель сам подобное положение внесет в документы организации, это будет являться ухудшением положения работника, что недопустимо (ст. 8 ТК РФ).

Как правильно оформить должностную инструкцию работника, который фактически осуществляет трудовые функции, содержащиеся в нескольких профстандартах?

Прописать в должностной инструкции данного работника все выполняемые им трудовые действия, соответствующие трудовым функциям, которые определены этими профстандартами. Кроме того, нужно понимать, что в таком случае работник должен соответствовать и требованиям к квалификации, установленным каждым из профстандартов.

Что делать, если для конкретной должности не утвержден профстандарт?

Могут ли оштрафовать работодателя, принявшего на работу в организацию, применяющую профстандарты, сотрудника с недостаточной квалификацией?

Если работник принят с условием об обязательном прохождении обучения, думаю, нет. Это как раз хорошее решение для случаев, когда найти работника, полностью соответствующего требованиям профстандарта, не получается.

Чем подтвердить применение профстандартов при проведении проверки?

Стоит отметить, что представители трудовых инспекций очень разумно и взвешенно относятся к вопросу применения профстандартов, понимая, насколько это непростой процесс, что нельзя уволить работника, не соответствующего установленным требованиям, даже если он не хочет учиться, в том числе за счет работодателя, переводиться на другую должность, сдавать профессиональный экзамен.

Читайте также: