Почему сотрудник не попадает в ведомость на выплату аванса

Опубликовано: 17.09.2024

Дата публикации 22.10.2019

Использован релиз 3.1.11

Назначение сотруднику способа расчета аванса

Способ расчета заработной платы за первую половину месяца (аванс) настраивается для каждого сотрудника индивидуально. Назначение способа расчета и размера аванса сотруднику производится при регистрации его приема на работу в документе Прием на работу или Прием на работу списком (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Оплата труда в поле Аванс.

В программе реализовано три способа расчета аванса: Фиксированной суммой, Процентом от тарифа, Расчетом за первую половину месяца (установлен по умолчанию) (рис. 1).

При выборе способа расчета Фиксированной суммой необходимо указать сумму аванса в рублях.

При выборе способа расчета аванса Процентом от тарифа необходимо указать размер процента.

Расчет аванса Фиксированной суммой и Процентом от тарифа производится без учета отработанного времени сотрудников непосредственно в документах на выплату аванса, т.е. предварительный расчет аванса с помощью специализированных документов не требуется. Аванс выплачивается ровно в том же размере, что указан в ведомости. Причем способ расчета Процентом от тарифа подразумевает собой расчет аванса процентом от всего фонда оплаты труда (ФОТ) сотрудника, т.е. в расчет берутся все плановые начисления сотрудника, составляющие ФОТ (в карточке начисления для этого должен быть установлен флажок Включать в ФОТ).

Способ расчета аванса Расчетом за первую половину месяца предполагает собой учет отработанного времени сотрудников, поэтому предварительный расчет аванса требуется и производится он с помощью документа Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата – Все начисления), он доступен, только если кому-либо из сотрудников установлен такой способ расчета аванса. Но перед его расчетом в месяце выплаты аванса необходимо зарегистрировать специализированными расчетными документами все отсутствия сотрудников. Далее рассчитать суммы аванса, которые попадут в ведомость на выплату.

В дальнейшем способ расчета или размер аванса можно изменить каждому сотруднику индивидуально с помощью следующих документов:

• Изменение оплаты труда (раздел Кадры – Изменение оплаты сотрудников – кнопка Создать – Изменение оплаты труда), установив флажок Изменить аванс (рис. 2);
• Кадровый перевод (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Кадровый перевод) на закладке Оплата труда, установив флажок Аванс;
• Кадровый перевод списком (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Кадровый перевод списком) на закладке Оплата труда, установив флажок Аванс;
• Перевод к другому работодателю (раздел Кадры – Все кадровые документы – кнопка Создать – Перевод к другому работодателю) на закладке 2. Куда переводим в поле Аванс;
• Восстановление в должности (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Восстановление в должности) на закладке Оплата труда в поле Аванс;
• Возврат из отпуска по уходу (раздел Кадры – Отпуска по уходу за ребенком – кнопка Создать – Возврат из отпуска по уходу) на закладке Аванс, установив флажок Изменить аванс;
• Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (раздел Кадры – Отпуска по уходу за ребенком – кнопка Создать – Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком) на закладке Аванс, установив флажок Изменить аванс.

Способ расчета и размер аванса также можно установить или изменить массовым способом – всем сотрудникам организации, подразделения или произвольному списку сотрудников. Для этого предназначен документ Изменение аванса (раздел Зарплата – Изменения авансов). С помощью документа Изменение аванса можно изменить аванс временно, для этого необходимо настроить форму документа, нажав на кнопку Еще – Изменить форму. и включив в нее невидимый по умолчанию элемент формы – дату по (рис. 3).

Табличная часть документа Изменение аванса по кнопке Заполнить заполняется сотрудниками выбранной организации и подразделения (если оно выбрано), работающими на начало месяца, указанного в поле Изменить аванс с. Состав сотрудников может быть изменен вручную непосредственно в табличной части. В документе указывается способ расчета аванса, который будет установлен для всех выбранных сотрудников в одноименном поле. Если расчет аванса производится фиксированной суммой или процентом, то для всех сотрудников в табличной части можно установить одинаковый размер аванса, указав его по кнопке Установить размер. Размер аванса также может быть скорректирован вручную в табличной части в колонке Аванс (. ). В колонке Прежнее значение в справочных целях указывается прежний размер аванса (рис. 4).

Актуальную информацию об авансе сотрудника можно посмотреть в его карточке – в справочнике Сотрудники (раздел Кадры – Сотрудники) (рис. 5).

Расчет и выплата аванса

Расчет аванса Фиксированной суммой и Процентом от тарифа производится без учета отработанного времени сотрудников непосредственно в документах на выплату, т.е. предварительный расчет аванса с помощью специализированных документов не требуется.

Расчет аванса способом Расчет за первую половину месяца производится с учетом отработанного времени сотрудников, поэтому предварительный расчет аванса требуется, он производится с помощью документа Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата – Все начисления) (документ доступен, только если кому-либо из сотрудников установлен такой способ расчета аванса) (рис. 6). Но перед его расчетом в месяце выплаты аванса необходимо зарегистрировать специализированными расчетными документами все отсутствия сотрудников. Далее рассчитать суммы аванса, которые потом попадут в ведомость на выплату.

1. В поле Месяц укажите месяц, за первую половину которого будет рассчитываться фактический заработок сотрудника для выплаты аванса (рис. 11).
2. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то выберите ту, сотрудникам которой необходимо рассчитать аванс.
3. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
4. Поле Подразделение заполните, если необходимо рассчитать зарплату за первую половину месяца конкретного подразделения.
5. В поле Расчет первой половины месяца до уточните дату, до которой (включительно) следует учитывать отработанное время при расчете повременных начислений (по умолчанию – 15-е число текущего месяца).
6. Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. Заполнение производится по всем сотрудникам организации (указанного подразделения), которым установлен способ расчета аванса Расчетом за первую половину месяца. В табличную часть попадают только те плановые начисления (удержания), в карточке которых установлен флажок Начисляется при расчете первой половины месяца (начисления и удержания, выполняемые по введенному значению показателя, не рассчитываются). При автоматическом заполнении осуществляется расчет начислений, удержаний и НДФЛ (если это предусмотрено настройками) (расчет пособий, доначислений, взносов и т.п. для выплаты аванса производить не нужно). В целом расчет в данном документе производится только с целью определения суммы аванса. Итоговые начисления за весь месяц регистрируются впоследствии при окончательном расчете зарплаты за этот месяц документом Начисление зарплаты и взносов.
7. Поле Планируемая дата выплаты (внизу формы) автоматически заполняется датой выплаты аванса, которая указана в учетной политике организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – Бухучет и выплата зарплаты – закладка Выплата зарплаты). При необходимости дату выплаты аванса можно изменить.
8. Кнопка Провести и закрыть.

Факт расчета и проведения документа Начисление за первую половину месяца никак не отразится в зарплатных отчетах, например в расчетном листке сотрудников (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок). Документ предназначен исключительно для последующего заполнения ведомостей на выплату аванса.

Выплата аванса производится с помощью документов Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика и Ведомость на счета (раздел Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты) (вид документа выбирается в зависимости от способа выплаты зарплаты).

Для автоматического заполнения табличной части документа на выплату необходимо указать характер выплаты Аванс (поле Выплачивать). В одну ведомость попадут все сотрудники (вне зависимости от назначенного им способа расчета аванса) (рис. 7). Также при заполнении ведомости на выплату аванса учитываются суммы, начисленные межрасчетными документами, выплата которых была установлена С авансом (рис. 8).

При расчете суммы аванса, способ расчета которого установлен фиксированной суммой или процентом от тарифа, учитываются отсутствия сотрудников в месяце выплаты аванса. В документ не попадут сотрудники, которые отсутствовали до дня выплаты аванса (до даты ведомости) 15 дней. Если учетная политика организации предполагает полноценный учет невыходов при выплате авансов, следует воспользоваться способом расчета аванса – Расчетом за первую половину месяца.

При выплате аванса, рассчитанного с помощью документа Начисление за первую половину месяца, суммы к выплате будут определены в соответствии с результатами этого расчета (с учетом удержаний и НДФЛ, если это предусмотрено настройками).

Подробные действия по выплате рассматриваются в статьях:

; ;
• Выплата зарплаты через банк (без зарплатного проекта).

В программе реализованы отчеты по расчетам и выплатам зарплаты за первую половину месяца (аванса) – Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца), Расчетный листок (за первую половину месяца) (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате).

Исчисление и удержание НДФЛ с аванса

С версии программы 3.1.11 пользователь сам может выбирать, исчислять ли НДФЛ при расчете аванса, удерживать ли его при выплате аванса. Настройки находятся в учетной политике организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика – закладка НДФЛ) (рис. 9). Эти настройки действуют, если выбран способ расчета аванса – Расчетом за первую половину месяца.

Рассмотрим, как работают настройки.

1. Исчисление НДФЛ с аванса.

Если установлен переключатель в положение Исчислять в момент начисления аванса (рекомендуется), то при расчете аванса в документе Начисление за первую половину месяца будет исчислен налог на закладке НДФЛ (рис. 10) с рассчитанных сумм аванса.

Если переключатель установлен в положение Не исчислять, то налог рассчитан не будет (закладка НДФЛ не будет активна) и сумма к выплате будет равна начисленной сумме.

Если переключатель установлен в положение Необходимость исчисления налога указывается в документе начисления аванса, то в документе Начисление за первую половину месяца будет доступен флажок Отложить расчет налога до расчеты зарплаты в конце месяца. Если флажок уставлен, то налог не будет исчислен и закладка НДФЛ будет неактивной. Налог будет исчислен с этой суммы позднее при окончательном расчете зарплаты за месяц документом Начисление зарплаты и взносов. Если флажок не установлен, то налог будет исчислен.

2. Удержание исчисленного НДФЛ с аванса.

Настройки по удержанию НДФЛ работают, если налог исчислен с аванса.

Если переключатель установлен в положение Удержать при выплате аванса, то к выплате будет предложен начисленный аванс за минусом ранее исчисленного НДФЛ в документе Начисление за первую половину месяца, этот налог будет зарегистрирован в учете как удержанный и, соответственно, его необходимо перечислить в бюджет не позднее следующего дня (рис. 11).

Если переключатель установлен в положение Не удерживать (рекомендуется), то к выплате будет предложен начисленный аванс за минусом исчисленного ранее НДФЛ, но он не будет считаться удержанным, налог в бюджет перечислять не надо. Сумма удержанного налога с этой суммы появится позднее в ведомости на выплату зарплаты за месяц, тогда его и нужно будет перечислить.

Если переключатель установлен в положение Необходимость удержания указывается в документе начисления аванса, то в документе Начисление за первую половину месяца будет доступно поле (внизу формы) Перечисление налога. В нем необходимо выбрать, когда считать налог удержанным с аванса – При выплате зарплаты после окончательного расчета или При выплате аванса (рис. 12).

Если выбрано перечисление налога При выплате аванса, то к выплате будет предложен начисленный аванс за минусом ранее исчисленного НДФЛ в документе Начисление за первую половину месяца, этот налог будет считаться удержанным и, соответственно, его необходимо перечислить в бюджет (рис. 11). Если выбрано перечисление налога При выплате зарплаты после окончательного расчета, то к выплате будет предложен начисленный аванс за минусом исчисленного ранее НДФЛ, но он не будет считаться удержанным и налог в бюджет перечислять не надо. Налог будет удержан с этой суммы позднее при выплате зарплаты за месяц.

Обратите внимание! Если в поле Планируемая дата выплаты указан последний календарный день месяца (30, 31, 28 (29) число) или позже, то по умолчанию автоматически будет исчислен НДФЛ с начисленных сумм и удержан при выплате (вне зависимости от настроек в учетной политике). Налог необходимо заплатить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (до перечисления зарплаты по итогам месяца) (Верховный Суд РФ в определении от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). Также обратите внимание, если в поле была указана дата, которая приходится на последний календарный день месяца, а по факту аванс выплатили раньше, то необходимо дату в документе скорректировать на реальную для верного отражения НДФЛ в учете, ведь в этом случае необходимости удержания НДФЛ нет, следовательно, перечислять налог не нужно.

Аванс и расчет по форме 6-НДФЛ

Несмотря на то что удерживать НДФЛ при выплате аванса законодательством не установлено, важно помнить, что если удержание произведено, то в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Соответственно, в расчете по форме 6-НДФЛ в строке 100 (дата фактического получения дохода) будет указан последний день месяца, в строке 110 (дата удержания налога) – день выплаты аванса, а в строке 120 (срок перечисления налога) – рабочий день, следующий за днем, указанным в строке 110.

Если в программе выбрана настройка, при которой исчисленный НДФЛ при выплате аванса регистрируется как удержанный или аванс выплачивается в последний календарный день месяца, то суммы начисленного аванса и удержанного налога отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ (рис. 13).

При выплате заработной платы за вторую половину месяца во втором разделе расчета появится новый отдельный блок строк (рис. 14), то есть зарплата за месяц отражена двумя блоками. Налог удержан при каждой выплате заработной платы и только та его доля, которая соответствует выплачиваемой сумме.

Если выбрана настройка, при которой исчисленный НДФЛ при выплате аванса НЕ регистрируется как удержанный, то суммы начисленного аванса и исчисленного налога НЕ отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ. Выплаченная сумма заработной платы за первую половину месяца (аванс) учитывается впоследствии в строке 130 раздела 2 блока, соответствующего выплате заработной платы за вторую половину месяца.

В продолжение темы заполнения ведомостей, рассмотрим популярные случаи ошибочного заполнения ведомости на аванс.

1. Если ведомость на аванс не заполняется, то возможно:

1. Уже существует ведомость за тот же месяц, в которой поле «Выплачивать» –заполнено как «Зарплата за месяц», поле «Месяц выплаты» – месяц, за который пытаемся выплатить аванс. Проверить это можно, оценив весь список ведомостей («Выплаты» – «Все ведомости на выплату зарплаты»).

Исправление:

временно рас провести ведомость за тот же месяц со способом выплаты «Зарплата за месяц».

1) Создаем и заполняем ведомость на выплату аванса (например, аванс за июнь).

2) Видим, что, нажав на кнопку «Заполнить», суммы в ведомости не появляются.

3) Заходим в журнал «Все ведомости на выплату зарплаты»

4) Видим, что уже существуют ведомости за июнь и способом выплаты «Зарплата за месяц»

Появиться они могли как по ошибке, при указании месяца в ведомости, так и обоснованно – для оформления выплаты каких-либо сумм в начале месяца потребовалось оформить именно такую ведомость.

В любом случае, для создания нашего аванса такую ведомость надо временно распровести и вернуть, когда выплата аванса будет полностью готова.

2. Сотруднику назначен аванс «Расчетом за первую половину», но документ «Начисление за первую половину месяца» еще не создан.
Какой способ расчета аванса назначен сотруднику можно посмотреть в карточке сотрудника (выбрать на панели разделов «Кадры» - «Сотрудники» - найти сотрудника).

Комментарий Анастасии:

- Если не согласны с таким способом расчета аванса, то внести соответствующий кадровый документ.

Если есть сотрудники со способом расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца», то до заполнения ведомости на выплату аванса должен быть создан и заполнен документ «Начисление за первую половину месяца».

Журнал документов «Начисление за первую половину месяца» часто бывает скрыт. Чтобы он стал доступен – надо, чтобы хотя бы одному сотруднику был назначен аванс «Расчетом за первую половину месяца. Если такие сотрудники действительно есть, но журнал этих документов не появился в разделе «Зарплата», необходимо сделать следующее:

1) раздел «Зарплата» - «Настройка навигации» - см. ниже

2) Найти в левой части окна «Начисления за первую половину месяца»

3) нажать кнопку «Добавить» – пункт переместится в правую часть окна, нажать ОК.

В разделе «Зарплата» появится новый пункт.

4) создать и заполнить документ «Начисление за первую половину месяца» за необходимый период.

Комментарий Анастасии: в данный документ добавятся только те сотрудники, у которых способ расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца». Сотрудники, которым аванс назначен фиксированной суммой, в этот документ не попадают, а отражаются сразу в ведомости.

3. У сотрудника нет ни одного отработанного дня в первой половине месяца.
Если сотрудника действительно не было первую половину месяца, а аванс решено заплатить, то необходимо добавить сотрудника в ведомость на аванс, используя кнопку «Подбор» и указать сумму аванса вручную.

Комментарий Анастасии:

- Проверить отработанное время сотрудника можно по табелю: раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» – «Табель учета рабочего времени (Т-13)»

4. У сотрудника есть долг перед организацией за прошлые периоды.
В таком случае сумма аванса сотрудника, в зависимости от размера долга или будет отсутствовать совсем, или будет уменьшена. Уменьшение по этой причине происходит даже, если аванс назначен фиксированной суммой.

Комментарий Анастасии:

- Проверить остатки по взаиморасчетам с сотрудником можно в отчете «Задолженность по зарплате» в разделе «Выплаты» – «Отчеты по выплатам».

Причин такого поведения программы может быть несколько, рассмотрим основные.

Причина №1. Сотрудник не работал первую половину месяца

Если сотрудник не работал с 01 по 15 число месяца, то аванс ему не положен, при автоматическом заполнении ведомости сотрудник не будет включен в табличную часть документа, и это правильно.

Причина №2. Сотруднику не начислен аванс

Если аванс сотруднику установлен фиксированной суммой или процентом от тарифа, то предварительный расчет в программе не требуется, поэтому эту причину можно смело пропустить.

Если же аванс сотруднику выплачивается по расчету за первую половину месяца, то перед выплатой аванс необходимо предварительно рассчитать с помощью документа Начисление за первую половину месяца . Соответственно, если аванс не начислен, то и выплачиваться он сотруднику не будет.

Причина №3. У сотрудника имеется задолженность перед организацией

Если на момент выплаты аванса у сотрудника имеется задолженность перед организацией (например, в прошлом месяце ему ошибочно выплатили больше, чем было начислено), то при автоматическом заполнении ведомости на выплату аванса сумма к выплате уменьшается на сумму задолженности работника. Если сумма задолженности превышает сумму аванса, то сотрудник не включается в ведомость.

Причина №4. Способ выплаты, указанный для сотрудника, не соответствует типу ведомости

Например, для сотрудника установлено, что выплаты ему производятся через банк, а ведомость на выплату аванса формируется через кассу. В этом случае сотрудник не будет автоматически включен в такую ведомость.

Способ выплаты для сотрудника можно увидеть в его карточке по ссылке Выплата, учет затрат :

Причина №5. По сотруднику в этом месяце уже введена ведомость с характером выплаты «Зарплата за месяц»

Это самая часто встречающаяся причина этой ошибки. Рассмотрим на примере.

Сотруднику Астрову А. В. в первой половине мая было начислено: пособие по временной нетрудоспособности (8 855,5­2 руб. / НДФЛ 1 151 руб.) и разовая премия (2 000 руб. / НДФЛ 260 руб.). Обе суммы выплачены в межрасчет 07.05.

При выплате аванса за май сотрудник не попадает в ведомость на выплату.

Причина кроется в том, что бухгалтер решил выплатить суммы пособия и премии сотруднику одной ведомостью, и чтобы эти сумму «подтянулись» в ведомость автоматически указал выплачивать Зарплата за месяц :

Для автоматического заполнения аванса теперь необходимо временно отменить проведение этой межрасчетной ведомости.

Второй вариант решения проблемы – регистрировать каждую межрасчетную выплату отдельным документом с соответствующим характером выплаты: пособие – Больничные листы , разовую премию – Премии :

После этого ведомость на выплату аванса по сотруднику будет заполняться автоматически:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

.Добрый день! Выли учет зарплаты в ЗУП 2,5 выгружали в.Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.5.170) заполняем ведомость на.ЗУП редакция 3.1 (3.1.14.129) Сотрудникам начислена разовая премия (суммой) с.

Карточка публикации

(8 оценок, среднее: 4,88 из 5)

Все комментарии (7)

По причине № 3, когда вы пишите, что при наличии задолженности сотрудника перед организацией, эта задолженность подтягивается при выплате аванса. Так вот в релизе 3.1.12 и 3.1.10 это не срабатывает. В аванс подтягивается только сумма начисленного аванса. На основании чего написан 3 пункт?

Расчетом за первую половину. Мы и у 1С спрашивали, не предполагается учет задолженности в аванс.

Бывают ситуации, что сотруднику необходимо выплатить аванс, даже если он отработал менее месяца. Например, сотрудник принят 17 числа, аванс 29, директор требует выплатить сотруднику аванс. Что делать в этом случае?

Начислять аванс в программе Бухгалтерия предприятия 3.0 можно процентом от оклада или фиксированной суммой. Для установки величины аванса перейдем в раздел зарплата и кадры потом справочники и настройки пункт настройки зарплаты.

В открывшейся форме нужно выбрать пункт общие настройки и перейти по ссылке «Порядок учета зарплаты».

Откроется окно, на закладке зарплата найдем пункт выплата зарплаты и аванса. Здесь устанавливаем величину аванса и можно установить дату выплаты. Общий для всех сотрудников используется, если ни у кого из сотрудников нет отличий в способе аванса и его размере (при фиксированной сумме).

Если величина аванса разная, то выбираем второй вариант устанавливается индивидуально для каждого сотрудника. При выборе данной настройки способ начисления аванса задается в документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод».

Если документы «Прием на работу» и «Кадровый перевод» в программе не используются, тогда изменение аванса отражается в карточке сотрудника. Для этого нужно перейти в раздел зарплата и кадры далее кадры и пункт сотрудники.

Заходим в карточку сотрудника, в пункте зарплата и кадры устанавливаем необходимый способ выплаты аванса.

При необходимости кадровый учет можно включить в разделе главное далее настройки пункт функциональность.

Далее перейти на вкладку сотрудники и поставить галку «Кадровые документы».

Для выплаты аванса переходим в раздел зарплата и кадры далее зарплата пункт ведомость в банк или ведомость в кассу в зависимости от способа выплаты указанного в карточке сотрудника.

Создаем ведомость, выбираем вид выплаты аванс и нажимаем кнопку заполнить. Данные заполнятся автоматически сотрудниками и суммами выплаты. Если у сотрудника были отсутствия, то программа их не учтет при формировании ведомости, но сумму можно откорректировать вручную.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Много или мало, с удовольствием или без, с задержками или точно в срок, но предприниматели делают это ― платят зарплату. Но хоть дело это знакомое, а все равно встречаются подводные камни.

Кажется, что нет ничего проще, чем выплатить зарплату ― скинул эту задачу на бухгалтера или кадровика и забыл. Но на практике кадровик и бухгалтер могут накосячить, а ответственность будет на владельце компании.

Сегодня поговорим о частых ошибках при выплате зарплаты.

1. Задерживать зарплату даже на денек

Если день выплаты аванса пришелся на субботу, вы скинете деньги в пятницу или в понедельник?

А теперь представьте, что в воскресенье у сына вашего сотрудника был день рождения, который он спланировал в последний момент. Но деньги в пятницу не пришли и праздник провалился, потому что платить аниматорам нечем.

По 136 статье Трудового кодекса нужно выплачивать заработанное не реже, чем каждые полмесяца. Деньги должны приходить в установленные в компании дни. Если они приходятся на праздники или выходные, перечислить нужно накануне.

Что за это будет. Во-первых, это по-человечески неприятно людям, которые работают в компании. Текучка кадров и потеря ценных работников. Во-вторых, это административное нарушение, а значит, привет, выездные проверки трудовой инспекции, компенсации и штрафы при долгих задержках зарплаты. Для особо злостных нарушителей отдельная развлекательная программа с приостановлением деятельности до 90 дней и уголовкой.

Как не допустить. Установить два числа в месяце, в которые железно приходит зарплата. Если они выпадают на выходные и праздники, пусть бухгалтер подсуетится перекинуть деньги пораньше. Зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца и между числами выплаты должно быть не более 15 календарных дней.

Чтобы было легче планировать выплаты, используйте платежный календарь. Прошейте в нем эти святые даты перечисления зарплаты.

В платежном календаре можно следить за выплатами. Здесь на примере видно, что компания попала в кассовый разрыв и не смогла выплатить всю зарплату в один день. 7 августа выдали 100 тысяч зарплат отделу продаж, попали в кассовый разрыв, а 9 августа додали 30 тысяч сотрудникам производства.

Если вы видите, что попали в кассовый разрыв и не можете выплатить зарплату вовремя, скажите об этом сотрудникам заранее. Расскажите, что случилось, обозначьте, когда сможете выдать зарплату полностью и договоритесь о частичной выплате. Помните, что для ваших сотрудников зарплата ― это, скорее всего, единственный источник дохода и они планируют свою жизнь под эти деньги.

2. Платить разовые выплаты, как придется

Вы только что поговорили с замом и уволили его без отработки. Рабочий день до шести. На часах без десяти, бухгалтер уже на низком старте. Махнуть рукой и перечислить расчет по увольнению завтра или дернуть бухгалтера, чтобы перечислил сегодня?

А если на следующий день разозленный зам наберет в трудовую инспекцию и скажет, что в компании нарушаются сроки разовых выплат ― отпускных, больничных, расчета при увольнении.

Что за это будет. Кажется, что это все как бы по вине сотрудников, но ответственность нести директору компании. Это те же последствия, что и в предыдущем пункте ― проверка трудовой инспекции, возможные административные штрафы и выплата компенсаций.

С помощью такой формы любой сотрудник может заявить о нарушениях со стороны работодателя ― здесь есть даже отдельный пункт про увольнение. Во время рассмотрения такого заявления трудовая инспекция может назначить выездную проверку.

Трудовой кодекс незыблем: отпускные платим не позднее трех дней до отпуска, пособия перечисляем в ближайшую зарплату, а расчет при увольнении выплачиваем в последний день работы сотрудника.

Как не допустить. Ничего не делать через заднее число ― ни увольнять, ни отправлять в отпуск. Составьте документики, которые вас же и подстрахуют в случае чего. Например, регламент подачи заявлений об увольнении и отпуске, график отпусков, чтобы заранее планировать выплаты, а еще журнал учета листков нетрудоспособности.

В журнал учета листков нетрудоспособности можно вносить не только данные по больничному, но и дату, когда этот листочек предоставили. Чтобы потом не выслушивать, что было то, чего не было и больничный передавали намного раньше.

3. Выдавать зарплату досрочно

Сотрудник просит выдать зарплату пораньше. У вас хватает для этого денег, но до конца месяца осталась еще неделя. Стоит?

Это внесет путаницу в учете зарплаты и налога на доходы физлиц. До последнего дня месяца работодатель не имеет права удерживать НДФЛ из заработной платы работника, придется рассчитать налог в последний день месяца, а удержать из следующей выплаты. Сотрудникам не всегда просто понять, как в такой ситуации считают налог, а бухгалтеру будет легко запутаться, если зарплату сотрудникам выдают в разные дни.

Что за это будет. Головная боль с налогом на доходы физических лиц и потенциальные косяки с учетом зарплаты. К тому же, сотрудник может заболеть или уволиться, а это потянет за собой перерасчет.

Как этого не допустить. Выдавать зарплату в установленные дни, когда они приходятся на праздники и выходные, то накануне. Если хочется помочь, это можно сделать другими способами ― матпомощь или займ.

4. Платить маленький аванс

Вы всегда платили кадровику 10 тысяч в начале месяца, а остальные 40 тысяч в конце. Пришел новый кадровик и говорит, что это не дело и надо платить за отработанные дни. Менять систему оплаты или кадровика?

Во многих компаниях все еще принято платить маленький аванс и потом уже остальное одним большим траншем. Минтруд же считает, что зарплата платится за отработанные дни. Заработная плата за первую половину месяца рассчитывается за фактически отработанное время с 1 по 15 число месяца, а в окончательный расчет включается заработок сотрудника с 16 числа и до конца месяца. В феврале даты немного съезжают, но смысл остается тот же.

Отработанное время можно учитывать в табеле учета рабочего времени, а рассчитывать зарплату в зарплатной ведомости.

Зарплатная ведомость помогает не только учесть выплаты, но и собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.

Что за это будет. Практика показывает, что трудовая инспекция при выездных проверках назначает расчет компенсации, как за задержку зарплаты, а еще выписывает административные штрафы.

Как предотвратить. Вести табель учета рабочего времени и зарплатную ведомость. Платить за отработанные дни в первую половину месяца. Во вторую ― перечислять то, что фактически отработали и стимулирующие выплаты ― бонусы за выполнение плана, например.

5. Платить меньше минималки

Вы решили сделать отделу продаж новую систему мотивации: 10 тысяч оклада и % от продаж, если план по ним будет выполнен. В первый месяц план провалился. Так что, платить продажникам голые 10 тысяч?

И тогда получится нарушение, потому что десяточка ― это ниже минимального размера оплаты труда, который в 2020 году для всех, оформленных по трудовому договору на полный рабочий день, составляет 12 130 рублей. А ведь еще есть региональная минималка: она такая же, как федеральная или больше.

Официальная зарплата по минималке и серая премия в конвертиках, обходные маневры с уменьшением рабочего времени, система мотивации, при которой сотрудники работают весь день, но получают ниже минимального размера оплаты труда ― все это кривая дорожка в сторону административных штрафов от трудовой инспекции. К тому же, в случае выявления, придется пересчитывать зарплату, страховые взносы и налоги за весь период нарушений ― удовольствие ниже среднего.

Что за это будет. Одно дело начислять ниже минималки сотрудникам, которые работают на подряде по сдельщине, другое дело тем, кто устроен на полный день по трудовому договору. Во втором случае компанию может ждать административный штраф и необходимость пересчитать зарплату, как минимум, чтобы это была минималка. К тому же, хождение по грани МРОТ может вызвать подозрения налоговой и инспекции труда: а не выдают ли тут зарплату в конвертиках? Не уклоняются ли от налогов на доходы физических лиц и страховых взносов? Из-за этого могут назначить выездные проверки и камеральные, то есть в кабинете инспектора.

Как предотвратить. Учитывать при составлении штатного расписания и системы мотивации размер минималки. Если вам нужно платить ниже минимума, то после официальной публикации о соглашении о МРОТ, в течение месяца напишите мотивированный отказ.

Если вам нужно платить ниже МРОТ, следите за публикацией соглашения о минимальном размере заработной платы. Обычно его публикуют на сайте администрации региона. После публикации у вас есть 30 дней, чтобы написать в красках мотивированный отказ, тогда это соглашение не будет распространяться на компанию.

6. Списывать чужие правила выплаты зарплат

Каждый новый сотрудник спрашивает про порядок выплат в компании. Вам надоело отвечать. Что будете делать: распечатайте чей-нибудь регламент из Интернета или сядете писать свой?

Использовать чей-то документ ― вообще не дело. Мало того, что он написан не под вас, так в нем еще возможны нестыковки с трудовым кодексом.

У собственного регламента есть несколько существенных плюсов: его пишите вы и в нем учитываются ваши интересы, его можно дать кадровику, бухгалтеру для того, чтобы деньги сотрудникам выплачивались правильно. А еще с ним можно и нужно знакомить всех новеньких, чтобы не возникало вопросов, в какие дни ждать заветных смсок о зачислениях, бывают ли премии, сможет ли когда-нибудь работодатель оплатить учебу и положена ли матпомощь, например, при рождении ребенка.

Можно, конечно, обойтись без регламента. Тогда лучше все подробно прописать в трудовом договоре ― будет, на что опереться в спорной ситуации.

7. Оставлять сотрудников без отпуска (даже если они сами не хотят)

Сотрудница много работает и уже четвертый год не берет отпуск. Хорошо работает ― от менеджера до вашего зама доросла. И тут она собирается увольняться. Что делать с неиспользованными отпусками?

Компенсировать! И тут выходит круглая сумма, которую нужно сразу откуда-то взять. Представим, что сначала сотрудница была менеджером с окладом в 25 тысяч, потом старшим менеджером с 40 тысячами, а после этого руководителем отдела с 70 тысячами и наконец стала вашим замом с зарплатой в 150 тысяч. За 4 года у нее набежало 112 дней отпуска.

Что за это будет. Неоплаченный отпуск нужно компенсировать. Сейчас этой сотруднице нужно возместить 382 253 рублей. А если бы каждый год отправляли ее в отпуск, то на отпускные потратили бы 224 573 рублей, и платили бы их не единоразово, а по частям. К тому же, по Трудовому Кодексу непредоставление отпуска в течение 2 лет ― штраф от 30 до 70 тысяч для юрлиц, а для ИП поменьше, но тоже неприятно. Накладно выходит не водить сотрудников в отпуск!

Если такие задолженности не учитывают, они копятся-копятся, образуется кредиторская задолженность перед сотрудниками, которая может аукнуться очень не вовремя. Например, если уволятся несколько не отдыхавших сотрудников разом или компания реорганизуется.

Как предотвратить. Дело спасет старый добрый график отпусков и зарплатная ведомость, в которой можно учитывать, кому сколько должны компенсаций.

Так выглядит форма Т-7 «График отпусков». Обговаривать даты лучше заранее: график на следующий год согласуют не позднее середины декабря текущего года. Это поможет подготовиться к выплате отпускных и решить, кто будет заменять сотрудника во время его отпуска.

8. Забирать всю зарплату у должника

Сотрудник взял у компании займ, сказал, что вернет через два месяца. Время прошло, а он не собирается возвращать, но собирается уволиться. Его зарплаты хватает, чтобы полностью погасить долг. Сочтетесь?

Ситуация неприятная, но полностью забирать зарплату нельзя. Можно удерживать 20% от зарплаты. В некоторых случаях больше ― от 50 до 70%, это если алименты, штрафы, долги по коммуналке и налогам. И да, нельзя отказывать в увольнении из-за долга перед компанией и даже при окончательном расчете забирать все деньги у сотрудника, который должен компании. Расстроенный сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, а там будут ругаться и выпишут работодателю административный штраф.

Чтобы долги у сотрудников перед компанией случались реже, не выплачивайте отпускные авансом и не давайте зарплату за будущие месяцы. А если выдаете займ, то досконально прописывайте в договоре всё о возврате. Если же сотрудник может вернуть сразу все деньги, но это сумма больше 20% от зарплаты, то выдайте зарплату и примите деньги в кассу по заявлению. И волки сыты, и овцы целы.

9. Сделать корявую систему мотивации

Вы взяли менеджера для холодных обзвонов и встреч с потенциальными клиентами. Кроме оклада у него будет и мотивационная часть зарплаты. К чему ее привяжете ― к выполнению плана по продажам или к количеству встреч и звонков?

Мотивацию нужно привязывать к действию, то есть к достижению плана. Да, это не так просто, потому что менеджер не всегда может отвечать за других людей и их готовность купить, но с точки зрения системы мотивации, лучше привязывать мотивационную часть к достижению цели, например, выполнению плана, или к финансовому результату.

При этом система должна быть понятной, чтобы ни вы, ни бухгалтер, ни сам сотрудник не запутались в начислении зарплаты. Смысл системы мотивации в том, чтобы человек работал на понятный достижимый результат, на который он может влиять. Конечно, случаются ошибки и систему мотивации можно пересматривать. Менять ее нужно не чаще двух раз в год, а при смене следует заранее оповестить сотрудников.

Что за это будет. Система мотивации напрямую влияет на продуктивность персонала. Корявая система мотивации, которая не дает зарабатывать хорошо и понятна только избранным, не влечет за собой административные штрафы. Наказание здесь другое ― кислые лица подчиненных и работа «на отвали». Оно надо?

Как не допустить. Разрабатывайте прозрачную систему мотивации, привязывайте ее к результату, на который сотрудник может влиять. Устанавливайте коридор заработной платы, включая бонусы, на которые может рассчитывать работник. Принимайте систему мотивации на конкретный срок и оставляйте за собой право пересматривать ее. Подробнее вы можете узнать о главных принципах системы мотивации в видео от Александра Афанасьева, основателя нашей компании.

10. Оставаться без штанов из-за своих обещаний

На носу новый год. Обычно вы всегда в декабре выдаете новогоднюю премию. Но сейчас компания несет убытки, денег еле-еле хватает. Выдадите сотрудникам «тринадцатую зарплату»?

Вы должны четко знать, какой фонд оплаты труда компания может себе позволить. Платить бонусы, когда у компании нет денег, не надо.

Фонд оплаты труда должен быть просчитан и находиться в определенном коридоре, например 20 ― 30% от выручки. Если собственник не следит за фондом оплаты труда, то компания недополучает чистой прибыли ― денег на развитие, резерв и дивиденды просто нет.

Посмотреть, сколько денег уходит на оплату труда, можно в отчете о прибылях и убытках. Нужно ежемесячно анализировать, сколько денег уходит на зарплату и стараться удерживать эти расходы в рамках определенного коридора.

Также полезно рассчитывать показатель «выручка на сотрудника». Если он заметно уменьшается по сравнению с предыдущим периодом, значит, штат раздут, его содержание будет тянуть слишком много ресурсов и уменьшать чистую прибыль.

Это график на панели приборов. В примере видно, что в сентябре на сотрудника приходилось почти вдвое меньше выручки, чем в мае.

Что за это будет. Низкая чистая прибыль из-за кадровых промахов. Зарплаты без потолка, не рассчитанные премии, разросшийся штат ― все это оттяпывает нехилый кусман выручки. Инспекция труда ругаться не будет, но и дивиденды собственнику никто не начислит, потому что чистой прибыли совсем мало останется. К тому же на развитие и в резерв положить будет не с чего.

Как избежать. Допустимый размер фонда оплаты труда можно рассчитать с помощью финмодели. Это даст понимание, какую долю выручки компания может тратить на зарплаты и премии.

Также нужно периодически ― каждый месяц или квартал ― анализировать фонд оплаты труда: какая доля от выручки уходит на зарплату, больше или меньше было в прошлом квартале.

Ключевые моменты по зарплате

Вот мы и разобрали ключевые моменты по выплате зарплаты. Давайте подведем итоги?

1. Перечисляйте вовремя. Два раза в месяц в установленные дни, а если это праздники или выходные, то накануне. Разовые выплаты тоже скидывайте вовремя.

2. Контролируйте процесс. Составляйте графики отпусков, ведите журнал учета больничных и пропишите регламент по выплатам сотрудникам.

3. Анализируйте. Отслеживайте, сколько денег тратится на зарплату персонала.

4. Платите нормально. Оплачивайте отработанное время, помните о минимальной оплате труда, но и не раздувайте фонд оплаты труда высокими премиями, пересматривайте систему мотивации примерно раз в год.

5. Оставляйте решения за собой. Скинуть рутину на бухгалтера и кадровика ― это нормально. Но контролировать процесс и принимать управленческие решения нужно вам.

Читайте также:

  
• Какая зарплата у леброна
  
• Облагается ли взносами выплаты членам совета директоров
  
• Что такое повременно премиальная оплата труда
  
• Как оплачивается труд поваров
  
• Как проверить работу ип 212 45