Сколько хранится рабочая документация

Опубликовано: 17.09.2024

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

документов налогового учета;
кадровых;
бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

ГОСТ Р 21.1003-2009

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система проектной документации для строительства

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

System of design documents for construction. Registration and storage rules of design documentation

Дата введения 2010-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом "Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве" (ОАО "ЦНС") и Открытым акционерным обществом "ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ" по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО "ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ") при участии специалистов других организаций

2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комп лектность конструкторских документов

ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения*

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ Р 21.1101 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:

электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.

В бумажной форме - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

В электронной форме - электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.

Примечание - К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.

единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.

инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.

4 Общие положения

4.1 В соответствии с Федеральным законом [1] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [1].

4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом [1].

4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне [2].

4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.

4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;

- разрешения на внесение изменений;

- документацию повторного применения (типовую).

4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.

Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.

4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

Примечание - Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.

4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

5 Учет и хранение подлинников

5.1 Прием подлинников

5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

- комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или с другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники;

С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

В каком порядке применять новые сроки?

Документы бухгалтерского учета

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Важно!

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Важно!

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):

Важно!

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368"старого" Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.

Важно!

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).

Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

Если вы любите наводить порядок в кабинете охраны труда и уничтожать протоколы, то не забывайте про сроки хранения документов по охране труда. Потому что последние годы повышаются требования к контролю за вредными факторами на рабочих местах, участились судебные разбирательства по возникновению профессиональных заболеваний и в этих случаях часто требуется прибегнуть к архиву материалов.

Все локально-нормативные акты, связанные с функционированием охраны труда в организации, должны сохраняться в надлежащем виде в течение определенного срока, самый продолжительный период составляет 75 лет, но есть и документы, которые требуется хранить постоянно.

Какие документы по охране труда необходимо хранить, в течение какого времени и каким образом разберем в этой статье, а если у вас будет что добавить, задать вопрос или поделиться своим опытом, присоединяйтесь в комментариях, это будет интересно и автору, и читателям.

Сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда лучше знать и стараться их придерживаться, потому как вовремя предоставленный протокол, или выписка из журнала вводного инструктажа может от штрафов уберечь работодателя. А отсутствие необходимого документа может подтвердить, что права работников не соблюдались, требования Трудового Кодекса не выполнялись.

Понятно, что многие организации не просуществуют срок даже в 45 лет, и вроде бы нелогично так долго хранить объемный комплект архивных документов по охране труда, образующиеся за весь этот период. Но работая в должности специалиста по охране труда не один год, поняла, что уничтожать документы даже по истечение 3 лет ни в коем случае нельзя.

18 февраля 2020 вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, в котором регламентируются сроки хранения документации. А перечень, приведенный в разделе 7.3, относится конкретно к срокам хранения документов по охране труда. Он отменил действующий ранее Приказ, установив новые сроки хранения различной типовой документации. Выделим основные, а также разберем, к чему приведет неисполнение правил.

Весь спектр услуг по охране труда, ГО и ЧС

Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. "Бюро Екатерины Воронцовой" – профессиональное решения ваших задач: качественно и в срок!

Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов

Подписание приказа в конце 2019 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2020 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:

Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по ст. 5.27.1 КоАП РФ, которые в десятки раз существеннеы “бьют” по бюджету организации и должностного лица.

Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок.

Чтобы не допускать таких ситуаций, лучше заглядывать наперед, и постараться организовать хранение документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воздействия воды, света и развития плесневого грибка. Любые ситуации могут произойти, поэтому следует предусмотреть разные варианты ведения архива в отдельном помещении.

Основные сроки хранения документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 включает в себя сроки хранения не только документации по охране труда, но кадровых и бухгалтерских. Нас интересует только раздел 7.3 “Охрана труда” в нем установлены основные документы, с которыми специалисту по охране труда приходится сталкиваться в повседневной практике.

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте	45 лет
Результаты СОУТ (п.407)	45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия	5 лет ЭПК
Наряды-допуски на выполнение опасных работ	после закрытия НД 1 год , если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья	75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях
Документы о прохождении обучению по охране труда	5 лет
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее)	от 3 до 5 лет
Заключения к договорам	5 лет

Сроки хранения документов по охране труда в организации достаточно продолжительные и за это время может накопиться огромная масса, даже за 5 лет. Но, как говорится, стоит только что-то выкинуть, например, какую-то справку – сразу же понадобится, так и в охране труда часто бывает. Поэтому лучше не надеяться на авось, а хранить документы правильно.

Дополнительная информация

Росархивом была создана Инструкция, поясняющая сроки хранения различных документов, в том числе по охране труда и существует несколько категорий, по которым и разбиваются учет хранения:

Постоянно. Хранение в центральных архивах, с передачей организациями по истечении сроков временного хранения.
Срок хранения документов по охране труда до минования надобности. Относится к внутренней документации, которая по истечении годичного обязательного срока сохраняется столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
До замены новыми. Обычно применяется к нормативным управленческим документам, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
50/75 лет – означает, что если документ завершен до 1 января 2003 года, он хранится 75 лет, а если после только 50.

Сроки временного хранения определяются спецификой организации, в которой они были разработаны и применялись:

Негосударственными организациями передаются в архив после окончания срока, приведенного в договоре.
Не менее 10 лет хранят документы, разработанные в организациях, не относящихся источниками комплектования муниципальных или госархивов.
10 лет – для органов госвласти.
5 лет – для органов местного самоуправления, муниципальных структур.
15 лет – срок, касающийся федеральных органов, госкорпораций, организаций федерального уровня.

В соответствии с новыми требованиями часть документации утратила пометку «Постоянно», перейдя в разряд временно хранимых.

Основные выводы

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания.

разработаю документы за вас

Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. "Бюро Екатерины Воронцовой" – весь спектр услуг по ОТ, ГО и ЧС. Качественно и в срок!

Понравилась статья? Поделись!

Вконтакте
Одноклассники
Facebook
Twitter

Екатерина Воронцова

Доброго дня. Срок хранения данных журнал не предусмотрен Приказом Росархива № 236, рекомендую придерживаться срока – 5 лет

Екатерина Воронцова

Добрый день. Скорее в зависимости от того, к какому пункту раздела 7.3. "Охрана труда" относится данный приказ

Екатерина Воронцова Аватар комментатора Екатерина Воронцова

Екатерина Воронцова

Доброго дня. Лучше начать новые, но предварительно подготовить служебную записку на имя руководителя организации и довести до сведения, какая именно работа предыдущим СОТом не проводилась. Копию служебки сохраняете у себя. Старые журналы ни в коем случае не выкидывать. Храним в соответствии со сроками, указанными в п. 7.3. Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236

Екатерина Воронцова

Добрый день. Тема достаточно объемная, вопросы по ней распространенные, поэтому в ближайшее время подготовлю подробную заметку

Екатерина Воронцова

Доброго дня. В первую очередь работодатель, далее лица ответственные по приказу (должностные).
У меня была такая практика, когда трудоустроилась в организацию, а там практически ничего нет из документации, подготовила служебную записку на генерального, перечислила все чего нет, на момент моего приема на работу, копию оставила у себя. Далее подготовила план по реализации данных мероприятий, разбив на сроки. Согласовала и утвердила у работодателя. Какие-то пункты были завязаны на финансировании, поэтому план корректировался. Но суть не в этом, когда пришла через месяц проверка с ГИТ по заявлению от предыдущего специалиста по охране труда, ко мне претензий не было.

Делюсь интересной информацией не только на блоге, но и в социальных сетях!

Обучение по охране труда
СОУТ
Охрана труда пошагово
Спецодежда и СИЗ
Медицинские осмотры
Несчастные случаи
Электробезопасность
СУОТ и оценка профессиональных рисков
Covid-19
Изменения по охране труда

Подпишитесь на Новые Статьи, чтобы Ничего Не Пропустить

Хотите узнать больше об охране труда?

Мечты сбываются! Делюсь знаниями!
Подпишитесь на информацию бесплатно

Все самое интересное впереди!

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Система проектной документации для строительства
Правила учета и хранения подлинников проектной документации
System of design documents for construction.
Registration and storage rules for the originals of design documentation

УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по делам строительства от 28 июня 1978 г. № 123.

Настоящий стандарт устанавливает правила учета и хранения в проектных организациях подлинников проектно-сметной документации (далее именуемые подлинником документа) на строительство предприятий, зданий и сооружений всех отраслей промышленности и народного хозяйства.

Стандарт не устанавливает правил учета и хранения подлинников документов на строительство закрытых объектов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Сроки хранения подлинников документов в проектных организациях устанавливаются министерствами и ведомствами в перечнях документов, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

Подлинники документов отбираются на государственное хранение или уничтожение, как не имеющие научной ценности и потерявшие практическое значение, в соответствии с инструкциями, положениями и правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР, утвержденными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники документов подлежат учету и хранению в разработавшей их организации.

Подлинники типовой проектной документации (комплексных типовых проектов, типовых проектных решений, рабочей документации на типовые конструкции, изделия и узлы) на здания и сооружения подлежат учету и хранению в Центральном институте типового проектирования (ЦИТП) Госстроя СССР.

Если организации-разработчику предоставлено право распространения типовой проектной документации, то подлинники этой документации подлежат учету и хранению в организации-разработчике. В этом случае ЦИТПу передают к моменту ввода в действие типовой документации паспорт и копии указанной документации.

комплектность документов (в соответствии с ведомостью чертежей или спецификацией изделия, содержанием альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся сдаваемая документация);
наличие необходимых подписей и дат;
правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
пригодность их для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования.

В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляют на каждом листе.

В учетных карточках по форме 1 обязательного приложения регистрируют подлинники документов на строительство предприятий, зданий, сооружений и в том числе подлинники документов на изделия, по форме 2 - подлинники документов, не относящиеся к конкретному предприятию, зданию или сооружению.

Допускается учитывать подлинники документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей зданий и сооружений, используя форму 2.

в графе 1 - инвентарный номер подлинника документа;
в графе 2 - дату поступления подлинника документа на хранение;
в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи;
в графе 4 - количество листов в подлиннике документа;
в графе 5 - шифр строящегося предприятия, здания или сооружения;
в графе 6 - наименование подлинника документа, например: "Технико-экономические обоснования";
в графе 7 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа;
в графе 8 - условное обозначение стадии проектирования;
в графе 9 - наименование строящегося предприятия, здания или сооружения и место строительства;
в графах 10, 11 - порядковые номера листов учетной карточки.

Допускается, при необходимости, хранить подлинники документов в сложенном виде в жестких папках сфальцованными на формат 11.

Подлинники комплексных типовых проектов, рабочей документации на типовые конструкции, изделия и узлы, независимо от формата и количества листов, следует хранить в развернутом виде в жестких папках.

Выдачу подлинников документов для восстановления производят по специальному распоряжению руководителя (или его заместителя) организации - держателя подлинников документов.

Если аннулирование производится без замены, слово "заменен" в штампе зачеркивают.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Пришедшие в негодность или утерянные подлинники документов по решению руководителя (или его заместителя) организации - держателя подлинников могут быть восстановлены.
3.2. До восстановления подлинника документа должен быть составлен акт (форма 3 обязательного приложения) о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника документа. Акт должен быть утвержден руководителем организации-разработчика или его заместителем.
3.3. Восстановленные подлинники документов действуют так же, как замененные подлинники.

Изменения в восстановленный подлинник документа вносят на основании всех разрешений на внесение изменений, выданных до момента его восстановления. Подлинник документа восстанавливают без оформления разрешения.

Восстановленный подлинник документа должен по своему техническому содержанию представлять точную копию восстанавливаемого подлинника документа.

Допускается изготовлять восстановленный подлинник документа методами, обеспечивающими его полную идентичность с подлинником документа, с которого производится восстановление.

Дальнейшее оформление восстановленного подлинника документа производят в соответствии с требованиями п.3.8.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника документа, выполняют тушью на поле для подшивки, например:

"Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)";

"Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата)".

Читайте также: