У сотрудника нет кнопки создать группу в чем может быть причина

Опубликовано: 03.10.2024

Для начала работы с виртуальной АТС необходимо внести в личный кабинет номера телефонов сотрудников, которые будут совершать и принимать звонки. Для этого войдите в раздел Сотрудники в боковом меню и кликните на Добавить сотрудника :

В открывшуюся карточку нового сотрудника введите все необходимые данные. Фамилия и номер телефона являются обязательными полями, т.к. без этих данных сотрудника невозможно будет идентифицировать. Остальные данные заполните исходя из ваших потребностей.

Электронный адрес - может использоваться в качестве логина для входа в приложение для онлайн-консультанта, или для связки сотрудника с его аккаунтом в CRM, если вы подключите интеграцию.

Группы - группы сотрудников, которые будут принимать звонки. Например: Отдел продаж, Бухгалтерия, Склад и т.д.

График активности - время, в которое сотрудник будет принимать и совершать звонки. Если графики уже были созданы - выберите нужный график из списка, если еще нет - можно создать новый, кликнув на значок рядом с полем. Если к сотруднику не прикреплен график - входящие звонки будут поступать ему круглосуточно, или в соответствии с общими настройками виртуального номера. Подробнее о настройке графиков можно почитать в этой статье.

Разрешения для звонков - с помощью чек-боксов можно управлять доступом сотрудника к внешней и внутренней связи.

Внутренний номер - используется для соединения звонящего напрямую с сотрудником, а так же для внутренних звонков между сотрудниками.

Телефоны - номера телефонов сотрудника. Их может быть несколько, например SIP-линия и мобильный/городской телефон. Номер SIP-линии генерируется автоматически, мобильные и городские номера вводятся в международном формате, например: 7495ХХХ8685 (Москва) или 1202ХХХ1460 (Вашингтон).

Количество линий на номере телефона определяет максимальное количество одновременных входящих звонков, которые может принять этот номер. Если вы хотите переадресовывать звонки на многоканальный номер, укажите число линий, которое соответствует канальности этого номера.

Дозвон - это время, в течение которого виртуальная АТС будет ждать ответ от номера телефона при входящем звонке данному сотруднику. Если время ожидания истекло, звонок перейдет на следующий номер в списке телефонов сотрудника. Приоритет номеров в списке можно менять, для этого нажмите и удерживайте значок в начале строки и перемещайте строку вниз или вверх.

Тренер - это опытный сотрудник или руководитель, который может незаметно для клиента подключиться к разговору и помочь коллеге в сложной ситуации. Звонок тренеру может инициироваться сотрудником или же совершаться автоматически при каждом входящем вызове. Подробнее об этой опции читайте в этой статье .

Включить оценку сотрудника при исходящем звонке - если при исходящем звонке сотрудник первым положит трубку, абонент услышит автоматическое сообщение: "Пожалуйста оцените работу сотрудника по пятибалльной шкале". Оценка отобразится в отчете Список обращений - Звонки.

После заполнения всех необходимых данных кликните на Создать в нижней части страницы.

Пользователь софтфона

В UIS есть собственное приложение для работы со звонками - софтфон. Софтфон UIS предоставляется бесплатно как в десктопной, так и веб-версии. Работать с софтфоном могут только сотрудники с SIP-линией.

Чтобы скачать софтфон, перейдите на вкладку Пользователь софтфона и задайте настройки для каждого сотрудника:

Подробнее о работе с софтфоном читайте в этом разделе.

Создание и настройка групп

Для дальнейшей настройки обработки звонков необходимо объединить сотрудников в группы.

Для этого перейдите во вкладку Группы и нажмите Добавить группу :

В открывшемся окне введите название группы (например, “Отдел продаж”) и сформируйте список сотрудников, входящих в группу. Для быстрого поиска сотрудников в списке используйте фильтр.

Внутренний номер - используется для соединения звонящего напрямую с группой сотрудников.

Настройка распределения звонков в группе

Одновременных линий при обзвоне - количество телефонов, на которые входящий звонок будет поступать одновременно.

График активности - удобно использовать, если, например в первой половине дня звонки будет принимать одна группа сотрудников, а во второй половине - другая, или для режима работы 2/2 и т.п.

Тип - два значения S и T - SIP и Телефон соответственно. В зависимости от выбранной кнопки, номера соответствующего типа перемещаются вверх таблицы. Внимание: приоритет номеров так же поменяется! В случае если обе кнопки не нажаты, вы можете самостоятельно перемещать номера, меняя их приоритет.

Процент - процент входящих звонков, которые поступят на соответствующий телефон, если в настройках переадресации используется процентное распределение. Кнопка "Уравнять проценты" распределяет проценты равномерно по всем телефонам в списке.

Доступность - показывает доступность номера для переадресации. Если номер не доступен, в Детализации звонка будет указана причина недозвона "Номер недоступен в группе".

После заполнения всех необходимых данных кликните на Создать в нижней части страницы. Настройка сотрудников и групп завершена, следующий шаг - настройка сценариев обработки звонков.

Состояние, статусы и разрешения на звонки

В разделе Сотрудники вы увидите, какой сотрудник сейчас разговаривает по телефону, а какой нет, а так же сможете управлять разрешением на совершение звонков и статусом сотрудника.

1. Состояние сотрудника показывает, разговаривает сотрудник в данный момент или нет. Зеленая трубка - линия занята, красная - линия свободна. Состояние автоматически не обновляется: чтобы увидеть актуальные состояния, обновите страницу.

2. Разрешения для звонков: кликом на значок вы определяете, какие звонки может принимать и совершать сотрудник. Если значок серый - указанное направление для сотрудника запрещено, если чёрный - разрешено. При попытке совершить исходящий звонок на запрещенное направление, сотрудник услышит в трубке "Исходящие звонки запрещены. Обратитесь к руководителю."

3. Статус сотрудника определяет, чем он сейчас готов заниматься. Статусы применяются независимо от того, какое оборудование/ПО использует сотрудник для приема и совершения звонков.

Статусами может управлять тот пользователь, у которого есть права на редактирование интерфейса "Сотрудники".

На данный момент реализована полная интеграция статусов сотрудников со статусами в amoCRM и retailCRM: это значит, что при смене статуса в CRM, статус изменится и в личном кабинете UIS.

Группы (проекты) помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть, какие действия и задачи были выполнены в той или иной группе.

Группы (проекты) позволяют работать внутри определенного коллектива, группы людей, т.е. все действия внутри группы (проекта), доступны только ее участникам, другие сотрудники не будут иметь к ним доступ.

Как создать группу (проект)?

Создать группу или проект легко – нажать на одноименную кнопку в правой части раздела Группы, далее выбрать, что вы хотите создать.

В слайдере создания/редактирования группы (проекта) вы можете изменить: название группы (проекта), краткое описание, изображение, владельца (руководителя проекта) и модераторов группы (помощника руководителя проекта).

Здесь же в секции Дополнительно доступны:

Возможности – какие инструменты будут доступны участникам группы (например, вы можете оставить только Сообщения, Календарь, Задачи, Диск и Поиск, если это рабочий проект).
Кто может приглашать в группу (проект) – владелец (руководитель проекта), модератор (помощник руководителя проекта) или все участники.
Теги – ключевые слова, по которым удобно объединять разные группы (проекты) по темам, доступным в поиске.
Тип группы – Видимая, Открытая, Архивная, Доступна в экстранете, Проект.

Чтобы изменить эти настройки в существующей группе или проекте, в правом меню Действия выберите пункт Редактировать группу (проект).

Чем отличается группа от проекта?

По сути, проект – это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца проекта.

Основное отличие проекта от группы – это связь сроков проекта и сроков задач. Сроки задачи проекта нельзя ставить и изменять вне сроков проекта.

Проекты имеют все те возможности, которые имеют группы – Сообщения, Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Поиск, Чат, Списки, Wiki.

Как перевести группу в проект и обратно?

Группу в любое время можно перевести в проект – в правом меню выберите Действия > Редактировать группу (проект). Затем в Дополнительно поставить галочку на Проект и ввести сроки.

Аналогичным образом можно перевести проект в группу.

Как пригласить сотрудников в группу (проект)?

Это можно сделать как при создании группы (проекта), указав участников из структуры компании, так и в уже созданной группе:

Если существующие группа или проект открытые и видимые, то любой сотрудник может присоединиться.
Если существующие группа или проект закрытые или скрытые, то приглашать в группу (проект) могут только участники, указанные в опции Кто может приглашать в группу (проект).

Чтобы пригласить, нужно открыть группу, в меню Действия выбрать Участники, далее выбрать нужное действие – Пригласить пользователей:

Здесь же можно сменить владельца (руководителя), модератора (помощника) или исключить пользователя из группы (проекта).

Приглашенным сотрудникам придет уведомление-запрос на вступление.

Чтобы посмотреть отосланные приглашения, нужно выбрать пункт меню Действия > Приглашения в группу (проект):

Кто может создавать группы (проекты)?

Создавать группы и проекты в облачной версии Битрикс24 может любой сотрудник компании.

В коробочной версии Битрикс24 право на создание групп и проектов регулируется в административном интерфейсе во вкладке Группы профиля пользователя – для этого служит группа прав Могут создавать рабочие группы.

Как создать группу (проект)?

Здесь же в секции Дополнительно доступны:

Возможности – какие инструменты будут доступны участникам группы (например, вы можете оставить только Сообщения, Календарь, Задачи, Диск и Поиск, если это рабочий проект).
Кто может приглашать в группу (проект) – владелец (руководитель проекта), модератор (помощник руководителя проекта) или все участники.
Теги – ключевые слова, по которым удобно объединять разные группы (проекты) по темам, доступным в поиске.
Тип группы – Видимая, Открытая, Архивная, Доступна в экстранете, Проект.

Чем отличается группа от проекта?

По сути, проект – это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца проекта.

Группу в любое время можно перевести в Проект и наоборот – в правом меню Действия > Редактировать группу (проект).

Как пригласить сотрудников в группу (проект)?

Если существующие группа или проект открытые и видимые, то любой сотрудник может присоединиться.
Если существующие группа или проект закрытые или скрытые, то приглашать в группу (проект) могут только участники, указанные в опции Кто может приглашать в группу (проект).

Приглашенным сотрудникам придет уведомление-запрос на вступление.

Чтобы посмотреть отосланные приглашения, нужно выбрать пункт меню Действия > Приглашения в группу (проект):

Кто может создавать группы (проекты)?

Создавать группы и проекты может любой сотрудник компании. Число групп и проектов в Битрикс 24 неограниченно.

Многие компании сталкивались с предательством со стороны сотрудников. Вы годами собираете клиентскую базу, а в один далеко не прекрасный момент кто-то из менеджеров уходит с ней в закат… Информационная безопасность обычно закрывает данные от внешних угроз, а перед внутренними все данные находятся в открытом доступе. Битрикс24 может предотвратить такую ситуацию с помощью разграничения прав доступа.

И это – не единственный плюс такой настройки. Разграниченные и правильно установленные права помогают организовать и дисциплинировать персонал, навести в организации порядок. Сотрудники точнее чувствуют разделение обязанностей, не отвлекаются на чужие задачи. Если вы не хотите, чтобы они видели бухгалтерскую отчетность или имели доступ к администрированию портала, Битрикс24 дает такую возможность.

Хотите отказаться от хаоса в компании в пользу организованности и правильно настроить права доступа? Давайте разбираться: какие вообще права есть, как и к чему их применяют.

Настройка прав для доступа в группы (проекты)

Чтобы создать группу или проект, нужно выбрать вкладку Группы и кнопку Создать.

Группы и проекты делятся на открытые, закрытые и внешние.

В открытые группы могут вступать любые члены компании по своему желанию, без ограничений.
В закрытые группы пользователи добавляются по приглашению владельца или после подачи заявки и ее одобрения.
Внешняя группа - по сути, то же самое, что и закрытая, но в нее есть возможность добавлять внешних пользователей, не сотрудников компании.

При этом группа может отображаться в общем поиске или быть невидимой для тех, кто не является ее членом. Все группы видны только администратору Битрикс24.

Если группа уже существует, владелец может настроить права доступа через панель Действия

Настройка прав доступа пользователей непосредственно в CRM

Сама CRM-система тоже имеет широкие возможности установки прав доступа. Они настраиваются через Роли CRM. Каждый сотрудник получает свою роль, и кстати, не только сотрудник – роли могут назначаться отделам и целым группам пользователей.

Любую роль можно наделить своими правами, например, дать доступ к редактированию или чтению задач. Есть предустановленные роли, а также вы можете сами создать нужные вам и наделить их необходимыми правами, причем эти права можно регулировать в зависимости от стадии сделки в Битрикс24.

Например, создается группа “Менеджеры битрикс24”, после чего администратор дает ей доступ к внутренним документам по Битрикс24, к списку контрагентов и т. д. Теперь любой сотрудник, добавленный в эту группу автоматически имеет все ее права.

В облачной версии есть следующие предустановленные группы:

Сотрудники имеют самые урезанные права, они могут читать и редактировать только общие документы.
Отдел кадров может добавлять данные во все разделы.
Маркетинг – еще одна группа для работы в CRM.
Руководство располагает полным доступом к любым документам компании.
Администратор корпоративного портала имеет те же права, что и руководство, и плюсом – урезанные функции администрирования.
Администратор системы обладает самым полным доступом к информации и управлению системой.

Как сделать настройку прав пользователей в Битрикс 24 и ролей для CRM: на левой панели выбираете вкладку CRM, сверху – Настройки и в открывшемся окне – Права. После этого нужно присвоить роли конкретным сотрудникам и группам.

При создании новой роли или редакции уже имеющейся открывается окно “Управление ролью” с разными сущностями (элементами системы). Уровни доступа выставлены по умолчанию, их можно менять для каждой колонки действий с сущностями: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт, роботы. Чтобы это сделать, надо нажать на “нет доступа” и выбрать один из нужных статусов:

Нет доступа – собственно, у пользователя нет доступа, и он ничего не может делать с информацией.
Свои – пользователь может совершать действие с информацией, которая соответствует его уровню ответственности.
Свои + своего отдела – доступ есть у сотрудника и отдела
Свои + своего отдела + подотделов – и предыдущему пункту добавляются права подотделов
Все открытые – доступно действие с информацией из всех предыдущих пунктов плюс все документы, которые имеют пометку “Доступен для всех”.
Все – все элементы данной сущности

Для лидов и сделок есть отдельный, более широкий список настроек. Вы можете раскрыть его, нажав на плюсик, и настроить более тонко каждую стадию реализации сделки или лида. Обратите внимание на то, что если вы даете права вышестоящим стадиям, то все предшествующие автоматически тоже получают такой же доступ.

Доступ в телефонии

Если у вас интегрирована телефония, к ней тоже можно настроить права доступа. Процедура схожа с их настройкой для CRM – точно так же существуют роли, для сущностей которых настраиваются действия. Это делается в вкладке Телефония на левой панели. Права для действий несколько отличаются, причем они могут быть разные для разных сущностей, но в целом очень похожи:

нет доступа;
свои;
свои + своего отдела;
любые.

Что касается привязки ролей – все работает идентично CRM: можно назначить отдельных сотрудников, группу пользователей, отдел и т. д. Для чего это нужно? Опять-таки, для разграничения обязанностей. Например, полный доступ имеет отдел контроля качества, который выборочно или полностью прослушивает звонки, а бухгалтерии или юридическому отделу такая функция совершенно не нужна.

Бизнес-процессы

Чтобы систематизировать работу конкретных отделов, стоит разграничить права доступа для бизнес-процессов. К примеру, отдел кадров для корректной работы должен иметь права доступа на чтение бизнес-процессов, запущенных сотрудниками и касающихся любых изменений в штате. К ним относятся различные заявления: на отпуск, на увольнение, на отгул, на командировку и т. д.

Настройки прав пользователей в Битрикс для бизнес-процессов можно применить к сотрудникам, отделам, группам пользователей, отдельным пользователям. Им можно назначить разные уровни доступа: Добавление, Чтение (просто и в административной панели), Изменение.

Доступ к папкам на Диске

У любого файла или папки, расположенной на диске, есть свои настраиваемые права доступа. По умолчанию к папке имеет доступ только ее владелец, но он может предоставить его другим сотрудникам и отделам.

Какие есть уровни доступа:

Чтение
Добавление
Редактирование
Полный доступ

Здесь также соблюдается принцип наследования, то есть пользователь, наделенный правом редактировать документ, автоматически получает права на добавление и редактирование. Полный же доступ дает право совершать все действия, доступные создателю и владельцу папки, в том числе удалять файлы и папку.

Чтобы выдать пользователю права, нужно нажать на поле Добавить еще, выбрать нужного пользователя и в правой колонке дать ему соответствующие права доступа.

Но это еще не все. Совершив эти действия, вы отправляете пользователю приглашение к подключению папки, а чтобы он начал видеть ее содержимое, это приглашение сначала надо принять. Оповещение о подключении папки к Диску CRM-система высылает автоматически в тот момент, когда вы предоставляете доступ сотруднику, оно отображается у него во всплывающем информационном окне. Пользователь может согласиться на подключение или отказаться от него. Содержимое папки или файла у себя в Диске он увидит только после согласия.

Заключение

Все вышеперечисленное – стандартные настройки прав пользователей CRM Битрикс24, которые вы можете настроить самостоятельно. Если у вас нет времени с ними разбираться или нужны более сложные настройки – обращайтесь в Dial. И конечно, внедряйте Битрикс24 , если у вас еще нет CRM-системы, но вы хотите навести порядок в бизнесе.

Битрикс24 – это не только CRM, но и много других полезных функций.

Наше агентство уже давно использует портал еще и в качестве трекера задач. Сервис позволяет быстро создавать и редактировать задачи, легко контролировать сроки, назначать подзадачи.

Потому сегодня мы расскажем именно об этих замечательных возможностях портала подробнее.

Задачи

В Битрикс24 задачи всегда под рукой – достаточно в левом меню нажать «Задачи и Проекты».

Пользователям предлагается несколько вариантов представления задач:

1. Список – это «классический» вид задач.

2. Мой план - это вариант канбан-доски.

Задачи здесь распределяются по этапам работы, которые вы сами для себя выбираете. Каждую задачу можно перетаскивать мышкой из одного этапа работ в другой, что очень удобно.

3. Диаграмма Ганта - наглядно отображает временные рамки задач в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.

Используют диаграммы Ганта при разработке плана проекта в любой сфере, в которой применим проектный подход: в строительстве, IT и т.д.

В большинстве случаев создается график с этапами проекта в специальных программах. К сожалению, стоимость таких программ достаточно высока. Например, 1 лицензия популярной среди руководителей проектов Microsoft Project обходится свыше 30 тыс рублей. Конечно, создать диаграмму Ганта можно и в Excel, но это не очень удобно.

Потому очень здорово, что даже на бесплатном тарифе Битрикс24 можно построить диаграмму Ганта в онлайн-режиме. Не нужно ничего покупать, скачивать, устанавливать!

В Битрикс24 диаграммы Ганта удобно использовать для отслеживания и контроля сроков по каждому этапу/задаче и наблюдения за картиной в целом: насколько фактические данные соответствуют вашему изначальному графику работ, не нужны ли коррективы.

Полоска задачи окрашиваются разными цветами в соответствии с их статусом (выполняется, просрочена, завершена).
Задачи можно связать между собой. Тогда при изменении сроков в главной задаче автоматически поменяются сроки и в связанных с ней задачах.

Для поиска нужной задачи разработан фильтр. В нескольких последних релизах его значительно усовершенствовали, соединили со строкой поиска, превратив в мощный инструмент для быстрого поиска нужного элемента.
В фильтре можно указать статус задачи, роль (делаю, помогаю, поручил, наблюдаю) или добавить дополнительные поля и использовать их при поиске нужной задачи.

Создание задач

Чтобы создать задачу нужно нажать кнопку «Добавить задачу».

Также задачи можно создавать по шаблону – тогда часть полей в форме заполнятся автоматически (например, название, описание и т.д.). Это удобно, если вы часто создаете однотипные задачи, которые отличаются некоторыми деталями.

А если нужно оперативно создать задачу, то стоит воспользоваться кнопкой «Создать быструю задачу».

Импорт и экспорт задач

Список задач можно импортировать из csv-файлов, а также экспортировать в Exсel. Предусмотрена возможность синхронизации списка задач с Outlook.

Эффективность

Портал предлагает много разнообразных отчетов. Есть такие и по задачам.
Нужно нажать «Эффективность», после его откроется страница с отчетами за текущий день, месяц, квартал или другой заданный вами отрезок времени.

Карточка задачи

В карточке задачи кроме подробного описания есть еще интересные возможности:

добавлять файлы и чек-листы;
указывать сроки страта и финиша, крайний срок (после указанной в этом поле даты задача будет отмечена как просроченная), вести учет потраченного на выполнение времени;
задавать ответственного, постановщика, соисполнителей и наблюдателей. К задаче будут иметь доступ только те, кто указан среди перечисленных.
просматривать историю;
выставлять оценки;
проставлять теги (их потом можно использовать при поиске задачи).

Подробнее о работе с задачами вы можете узнать, просмотрев наши видео:

Проекты

Задачи удобно объединять в проекты. Тогда их не нужно искать по всей ленте, а достаточно открыть страницу проекта и там будут все выполненные и текущие задания.

Такие задачи отображаются на отдельной странице и всегда можно контролировать их количество и процесс исполнения.

Создание проекта

Создать проект можно прямо из карточки задачи, нажав кнопку «Создать проект».

Проект может быть:

открытый (Проект видят все сотрудники и все могут вступить в него);
закрытый (Проект видим только его участникам, вступить в него можно только по приглашению).

Сроки проектов привязаны к срокам задач. То есть для проекта нельзя поставить сроки меньше чем сроки его задач.
Это главное отличие проектов от групп, у которых нет привязки к срокам начала и окончания.

При создании проекта можно пригласить участников, указать руководителя проекта и его помощников, указать доступны или нет такие возможности, как: Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Сообщения, Поиск, Чат и т.д. Если галочки снять, то для данного проекта все эти элементы будут недоступны.

Также задаются права, кто может приглашать участников в проект и прописываются теги.

После создания проекта он подключается к Диску, о чем отправляется запрос пользователям.

Группы

Раз уж мы выше упомянули группы, то давайте разберемся и в этом вопросе.

Группа - это то же самое, что проект, только без сроков. То есть проект является частным случаем группы.

Группу можно сделать проектом и также можно наоборот проект сделать группой.

Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте.

Например, есть группы по интересам, группы для обсуждения рабочих вопросов и т.д.

Иногда нужно для определенных сотрудников предоставить доступ к тем или иным возможностям портала. Это удобно делать, создавая закрытые группы и добавляя туда только нужных людей. Все действия внутри группы видят только ее участники.

Создание группы

Создавать группы можно из левого меню Группы. Для этого нужно нажать кнопку «Создать» и выбрать, что вы хотите сделать.

Кстати, из этого же пункта можно создавать и проекты.

Задачи и Проекты/Группы в Битрикс24 для пользователей с большим количество заданий просто незаменимый инструмент. Они помогают контролировать работу, следить за сроками, сохраняют всю историю работ. И если задача даже завершена много-много дней назад, а сотрудник, который ей занимался, уже не работает в компании, вы сможете быстро найти всю переписку и рабочие файлы.

Читайте также: