В чем заключается работа делопроизводителя в военкомате
Опубликовано: 17.09.2024
Наше кадровое агентство поможет найти делопроизводителя в Санкт-Петербурге, Москве и других городах России и стран СНГ.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;
1.3. Делопроизводитель должен знать:
1) структуру организации, руководство структурных подразделений;
2) современные информационные технологии работы с документами;
3) порядок работы с документами;
4) схемы документооборота;
5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
7) типовые сроки исполнения документов;
8) принципы работы со сроковой картотекой;
9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
11) правила документационного обеспечения деятельности организации;
12) виды документов, их назначение;
13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
16) системы электронного документооборота;
17) правила и сроки отправки исходящих документов;
18) требования охраны труда;
19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
32) правила передачи дел в архив организации;
33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
3) пользоваться справочно-правовыми системами;
4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
12) систематизировать документы внутри дела;
13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
15) оформлять документы экспертной комиссии;
16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;
18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
20) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:
1) организация работы с документами;
2) организация текущего хранения документов;
3) организация обработки дел для последующего хранения.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:
1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
4) производит регистрацию входящих документов;
5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
6) выполняет ведение базы данных документов организации;
7) выполняет ведение информационно-справочной работы;
8) производит обработку и отправку исходящих документов;
9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;
3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:
1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
4) производит формирование дел;
5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:
1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6) осуществляет передачу дел в архив организации;
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
Система воинского учёта позволяет компетентным органам контролировать каждого военнообязанного на своевременность исполнения воинского долга, и отслеживать случаи незаконного уклонения от него. Поговорим с вами о том, с чего начать ведение воинского учёта, как его организовать на предприятии.
Каждая организация, не зависимо от вида деятельности, численности сотрудников, форм собственности и организационно-правовой структуры, должна вести учёт военнообязанных и призывников. Так называемая всеобщая обязанность.
Воинский учёт граждан ведётся по месту их работы согласно законодательству Российской Федерации, Положения и методических рекомендаций по его ведению в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017):
В статье рассмотрим, как обеспечить воинский учёт в организации. Опишу пошагово все действия. Моя инструкция будет полезна как начинающим, так и опытным бухгалтерам, а также сотрудникам кадровой службы.
1. Обозначьте ответственных лиц
Вся ответственность за организацию воинского учёта на предприятии возлагается на руководителя. Допускается делегировать эти полномочия на других ответственных лиц. Ими могут быть другие представители высшего руководства.
Сотрудник, несущий ответственность за ведение воинского учёта, назначается приказом или распоряжением руководителя предприятия. Перечень его обязанностей должен быть изложен в трудовом договоре или в должностной инструкции. В крупных организациях допускается создание отдельной службы для ведения воинского учёта (ВУ).
2. Определите, какие сотрудники подлежат воинскому учёту
К категории граждан, подлежащих воинскому учёту, относят только две группы лиц, это призывники и военнообязанные.
Призывниками считаются мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, которые обязаны состоять на воинском учёте и не быть в запасе.
К военнообязанным относятся:
Не относятся к военнообязанным:
3. Подготовьте документы для ведения воинского учёта
Далее приступаем к подготовке нормативной и организационно-правовой документации по воинскому учёту. Обратите внимание, что перечисленные формы являются обязательными для всех организаций. Такие рекомендации предусмотрены п. 39 Методических рекомендаций.
2. План работы по ведению воинского учёта, утверждённый руководителем при создании фирмы. Его ежегодно пересматривают, затем повторно подтверждают, но не позднее даты, установленной военным комиссариатом.
Для справки: в воинском учёте многое происходит не по регламенту, а именно по неофициальным разъяснениям военкоматов. Я вам рекомендую учитывать это в работе.
Вот, например, из года в год план на согласование подавали в декабре. А в 2019 году по просьбе военкоматов этот срок был сдвинут на ноябрь.
Дату согласования плана на 2021 год рекомендую самостоятельно обговорить со своим военным комиссариатом.
Убедитесь, что организации присвоили регистрационный номер. Его указывают в правом верхнем углу карточки. Если в номере будет проставлен индекс Б, это означает, что на предприятии надо вести ещё и специальный воинский учёт. Информация о нём доступна только в военном комиссариате.
Представленный список не является конечным. В разных регионах поступают требования вести и другие дополнительные документы. Отмечу, что ответственные работники проводят методическую работу и объясняют, для чего нужен воинский учёт сотрудников, и в чём его предназначение.
4. Согласуйте документы с военкоматом
5. Составьте отчётность
Отчитываться в военкомат нужно ежегодно. Есть формы, не предусматривающие конкретной даты по срокам. Срок их подачи зависит от приёма на работу или увольнения, или каких-то других обстоятельств. В таблице представлен список форм и срок их подачи в военкомат.
В следующей таблице я отразила все формы и разбила их по срокам отправки в военкомат для вашего удобства. Можно её сохранить себе и не забывать отчитываться в военкомат.
Ответственность за уклонение и ошибки в ведении воинского учёта
До 2020 года штраф за нарушение правил ведения воинского учёта составлял примерно 100-500 рублей. По этой причине некоторые лица пренебрегали сроками постановки или снятия с учёта.
За уклонение от медицинского обследования либо неявка в военкомат без уважительной причины грозит гражданам штрафом до 3 000 рублей. Такой же размер санкций применяется за умышленное повреждение или потерю документов воинского учёта.
Также отмечу, что законодатель увеличил срок исковой давности для нарушений в области воинского учёта с двух месяцев до трёх лет. Соответствующие изменения внесены в статью 4.5 КоАП РФ.
Подведем итоги
В статье я рассмотрела, как организовать в компании ведение общего воинского учёта, что нужно знать об отчётности и ответственности, какие документы и как проверять, как определять, кто подлежит воинскому учёту.
Рекомендую внимательно изучить в Методических рекомендациях Генштаба правила сверки сведений, содержащихся в личных карточках Т-2, с документами воинского учёта сотрудника, а также обратить внимание на перечень основных нюансов, по которым происходит проверка ведения воинского учёта. Работайте без нарушений!
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
В соответствии с Федеральным законом от 3 декабря 2012 г. N 230-ФЗ "О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 50 (ч. IV), ст. 6953), указами Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 557 "Об утверждении перечня должностей федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 21, ст. 2542; 2012, N 4, ст. 471; N 14, ст. 1616; 2014, N 27, ст. 3754), от 2 апреля 2013 г. N 309 "О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона "О противодействии коррупции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 14, ст. 1670; N 23, ст. 2892; N 28, ст. 3813; N 49 (ч. VII), ст. 6399; 2014, N 30 (ч. II), ст. 4286) и от 2 апреля 2013 г. N 310 "О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона "О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 14, ст. 1671; N 28, ст. 3813; N 49 (ч. VII), ст. 6399) приказываю:
1. Утвердить Перечень воинских должностей, должностей федеральной государственной гражданской службы в Министерстве обороны Российской Федерации, должностей в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед Министерством обороны Российской Федерации, при назначении на которые военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие, работники и граждане и при замещении которых военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие и работники обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (далее - Перечень) (приложение N 1 к настоящему приказу).
2. Заместителям Министра обороны Российской Федерации, главнокомандующим видами Вооруженных Сил Российской Федерации, командующим войсками военных округов, родами войск Вооруженных Сил Российской Федерации, руководителям центральных органов военного управления организовать работу по ознакомлению с Перечнем в части, касающейся военнослужащих, федеральных государственных гражданских служащих Министерства обороны Российской Федерации и работников, замещающих на основании трудовых договоров должности в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством обороны Российской Федерации.
3. Признать утратившими силу приказы Министра обороны Российской Федерации согласно Перечню (приложение N 2 к настоящему приказу).
4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря - заместителя Министра обороны Российской Федерации.
Министр обороны Российской Федерации
генерал армии С. Шойгу
Перечень воинских должностей, должностей федеральной государственной гражданской службы в Министерстве обороны Российской Федерации, должностей в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед Министерством обороны Российской Федерации, при назначении на которые военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие, работники и граждане и при замещении которых военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие и работники обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей
I. Воинские должности
1. В органах военного управления (центрального аппарата Министерства обороны Российской Федерации, оперативно-стратегических территориальных, оперативно-стратегических, оперативных и оперативно-тактических объединениях), в воинских частях и организациях обеспечения и охраны органов военного управления:
помощник (офицер для особых поручений, адъютант) Министра обороны Российской Федерации, начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первого заместителя Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, первого заместителя Министра обороны Российской Федерации, статс-секретаря - заместителя Министра обороны Российской Федерации, заместителя Министра обороны Российской Федерации, заместителя Министра обороны Российской Федерации - руководителя Аппарата Министра обороны Российской Федерации, главнокомандующего видом Вооруженных Сил Российской Федерации, командующего (войсками военного округа, флотом, родом войск Вооруженных Сил Российской Федерации, войсками, родом войск вида Вооруженных Сил Российской Федерации, объединением);
начальник (главного управления, департамента, главного штаба, главного центра, управления, штаба, войск, учреждения, вооружения, центра управления, центра, командного пункта, направления, инспекции, службы, отдела, отделения, связи, группы);
заместитель начальника (главного управления, департамента, главного штаба, главного центра, управления, штаба, войск, учреждения, вооружения, центра управления, центра, командного пункта, направления, инспекции, службы, отдела, связи);
заместитель руководителя департамента;
председатель комитета (военно-научного);
заместитель председателя комитета (военно-научного);
помощник председателя комитета (военно-научного);
член комитета (военно-научного);
помощник начальника (войск, главного управления, инспекции);
начальник пункта (отбора на военную службу по контракту);
главный инспектор (эксперт, штурман, инспектор-летчик, инспектор-штурман, инженер-инспектор);
старший инспектор (штурман, инженер-инспектор, инспектор-штурман, инспектор-летчик, представитель военных сообщений);
представитель военных сообщений;
офицер (по тестированию и военно-профессиональной ориентации).
2. В боевых войсках (силах), специальных войсках, учебных воинских частях и организациях:
командир (начальник) (обособленного структурного подразделения воинской части, госпиталя);
заместитель командира (начальника) (обособленного структурного подразделения воинской части, госпиталя);
старший помощник командира (начальника) воинской части;
помощник командира (начальника) воинской части;
командир (начальник) (батальона, дивизиона, эскадрильи, корабля (в том числе авиационного), боевой части корабля, отряда, отдела, штаба, направления, центра, службы, цикла, курса, инспекции, лаборатории специального контроля, сборочной бригады, связи, полигона, арсенала, базы, склада, филиала, школы, управления, гауптвахты, комендатуры, роты материально-технического обеспечения);
заместитель командира (начальника) (батальона, дивизиона, эскадрильи, корабля, боевой части корабля, отряда, отдела, штаба (за исключением штаба батальона в составе соединения, воинской части), направления, центра, узла, службы, цикла, инспекции, лаборатории специального контроля, сборочной бригады, арсенала, базы, склада, района, филиала, школы, управления, гауптвахты, комендатуры);
заместитель (военного коменданта, председателя комиссии);
помощник (военного коменданта, председателя комиссии);
главный инспектор (инженер-инспектор);
старший инспектор (инженер-инспектор, инспектор-штурман, инспектор-летчик);
3. В военных профессиональных образовательных организациях, военных образовательных организациях высшего образования, организациях дополнительного профессионального образования, научных (проектных, испытательных) организациях Министерства обороны Российской Федерации:
начальник (командир) военной образовательной организации высшего образования (образовательной организации дополнительного профессионального образования, военной профессиональной образовательной организации, научной организации, филиала, института, центра, базы, полигона, структурного подразделения по подготовке младших специалистов, дивизиона, роты, управления, клиники, цикла, комплекса (учебного), отдела, службы, факультета, кафедры, курсов (курса), центральной лаборатории, группы, отделения (за исключением должностей, входящих в состав структурных подразделений равных роте), классов, узла связи, склада);
заместитель начальника (командира) военной образовательной организации высшего образования (образовательной организации дополнительного профессионального образования, военной профессиональной образовательной организации, научной организации, филиала, института, центра, базы, полигона, структурного подразделения по подготовке младших специалистов, дивизиона, управления, клиники, цикла, отдела, службы, факультета, кафедры);
старший помощник начальника отдела;
помощник начальника военной образовательной организации высшего образования (образовательной организации дополнительного профессионального образования, военной профессиональной образовательной организации, научной организации, филиала, института, центра, отдела);
главный инженер (научный сотрудник);
ведущий научный сотрудник;
профессор, доцент, старший преподаватель, преподаватель;
заместитель командира батальона;
4. В военных представительствах Министерства обороны Российской Федерации (на предприятиях, в организациях и учреждениях промышленности):
начальник (военного представительства, отдела);
заместитель начальника (военного представительства, отдела);
II. Должности федеральной государственной гражданской службы
5. В центральном аппарате Министерства обороны Российской Федерации:
начальник управления, заместитель начальника управления (Министерства обороны Российской Федерации, Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, главного командования вида Вооруженных Сил Российской Федерации, командования рода войск Вооруженных Сил Российской Федерации, в департаменте Министерства обороны Российской Федерации, в главном управлении Министерства обороны Российской Федерации, в главном управлении Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации);
начальник отдела, заместитель начальника отдела (в департаменте Министерства обороны Российской Федерации, в главном управлении Министерства обороны Российской Федерации, в управлении Министерства обороны Российской Федерации, в главном управлении Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, в главном командовании вида Вооруженных Сил Российской Федерации, в командовании рода войск Вооруженных Сил Российской Федерации, в управлении главного управления Министерства обороны Российской Федерации, в управлении Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, в управлении главного управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, в управлении главного командования вида Вооруженных Сил Российской Федерации, в управлении командования рода войск Вооруженных Сил Российской Федерации);
руководитель представительства Министерства обороны Российской Федерации (по организации и ведению военно-мемориальной работы за рубежом).
6. В отдельных центральных органах военного управления:
а) все должности в Главном управлении контрольной и надзорной деятельности Министерства обороны Российской Федерации, Организационно-инспекторском департаменте Министерства обороны Российской Федерации, Контрольно-финансовой инспекции Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте вооружения Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте Министерства обороны Российской Федерации по обеспечению государственного оборонного заказа, Департаменте аудита государственных контрактов Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте государственных закупок Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте имущественных отношений Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте жилищного обеспечения Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте претензионной и судебно-правовой работы Министерства обороны Российской Федерации, Государственной экспертизе Министерства обороны Российской Федерации, Главном управлении кадров Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте бюджетного планирования Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте социальных гарантий Министерства обороны Российской Федерации, Департаменте финансового обеспечения Министерства обороны Российской Федерации;
б) все должности, за исключением должности "старший специалист 1 разряда организационно-плановой группы", в Управлении государственного надзора за ядерной и радиационной безопасностью Министерства обороны Российской Федерации;
в) 12 Главное управление Министерства обороны Российской Федерации:
главный специалист-эксперт отдела (по работе с личным составом);
главный специалист-эксперт 3 отдела 6 управления;
г) все должности, за исключением должностей отдела (по работе с ветеранами Вооруженных Сил) управления (государственно-патриотического воспитания) и отдела (информационного обеспечения) управления (культурно-досуговой работы), в Главном управлении по работе с личным составом Вооруженных Сил Российской Федерации;
д) Штаб материально-технического обеспечения Вооруженных Сил Российской Федерации:
консультант отдела (обеспечения вещевым имуществом) управления (вещевого);
все должности в отделе (сопровождения государственных контрактов по ресурсному обеспечению);
е) Департамент транспортного обеспечения Министерства обороны Российской Федерации - ведущий советник и советник отдела (подготовки предложений в государственный оборонный заказ и Государственную программу вооружения, подготовки государственных контрактов).
III. Должности в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед Министерством обороны Российской Федерации
7. Должности руководителей организаций:
руководитель (начальник, директор, генеральный директор, главный врач, заведующий, председатель, военный комиссар) учреждений и организаций и их филиалов;
заместитель руководителя (начальника, директора, генерального директора, главного врача, заведующего, председателя, военного комиссара) учреждений и организаций и их филиалов.
8. Должности руководителей структурных подразделений организаций:
начальник (руководитель, заведующий): управления, центра, инспекции, комплекса, службы, гостиницы, поликлиники, отдела, отделения, части, бюро (входящего в состав Единого расчетного центра Министерства обороны Российской Федерации), пункта (сборного), в том числе входящих в состав других структурных подразделений;
заместитель начальника (руководителя, заведующего): управления, центра, инспекции, комплекса, службы, гостиницы, поликлиники, отдела, отделения, части, пункта (сборного), в том числе входящих в состав других структурных подразделений;
заместитель главного бухгалтера;
начальник финансово-экономического отдела (отделения) (главный бухгалтер);
заместитель начальника финансово-экономического отдела (отделения) (заместитель главного бухгалтера);
заведующий кафедрой, профессор, доцент кафедры;
председатель комиссии - врач-методист.
9. Должности специалистов организаций:
главный экономист (инспектор, юрисконсульт);
ведущий бухгалтер (экономист, юрисконсульт);
старший инспектор-ревизор (преподаватель кафедры);
инспектор по охране труда и технике безопасности;
старший помощник: военного комиссара, начальника отдела (отделения);
помощник: военного комиссара, начальника отдела (отделения).
Перечень приказов Министра обороны Российской Федерации, признанных утратившими силу
1. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 25 октября 2012 г. N 3313дсп "О Перечне должностей военной службы, федеральной государственной гражданской службы в Министерстве обороны Российской Федерации, должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством обороны Российской Федерации, при назначении на которые военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие и граждане и при замещении которых военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие и работники обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах в части, касающейся лиц, определенных законодательством Российской Федерации, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах в части, касающейся лиц, определенных законодательством Российской Федерации, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 23 ноября 2012 г., регистрационный N 25898).
2. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 8 мая 2013 г. N 354дсп "О внесении изменений в приказ Министра обороны Российской Федерации от 25 октября 2012 г. N 3313дсп" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 25 июня 2013 г., регистрационный N 28872).
3. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 9 ноября 2013 г. N 810дсп "О внесении изменений в Перечень должностей военной службы, федеральной государственной гражданской службы в Министерстве обороны Российской Федерации, должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством обороны Российской Федерации, при назначении на которые военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие и граждане и при замещении которых военнослужащие, федеральные государственные гражданские служащие и работники обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах (в части, касающейся лиц, определенных законодательством Российской Федерации), об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах (в части, касающейся лиц, определенных законодательством Российской Федерации), об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденный приказом Министра обороны Российской Федерации от 25 октября 2012 г. N 3313дсп" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 23 декабря 2013 г., регистрационный N 30712).
Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя — человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.
Должностная инструкция делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
В рамках данной статьи подробно разберём, делопроизводитель это кто, чем занимается этот специалист в рамках собственных должностных обязательств, какова его роль в компаниях и существуют ли плюсы и минусы у этой работы.
В настоящий момент каждая организация, независимо от её объёмов и масштаба, ведёт полный документооборот, который связан не только с бизнесом, но и с отчётностью в налоговые и контролирующие органы. В связи с этим в штате компаний введена должность, которая редко бывает вакантной.
Дети часто задают вопрос своим родителям: «Что за профессия делопроизводитель?» и мы уверены, что не каждый взрослый сможет дать правильный ответ, пока не заглянет в википедию.
Делопроизводитель – это сотрудник, относящийся к разряду служащих, в обязанности которого входит организация документооборота компании на высшем уровне, а так же приём, регистрация и распределение документации по отделам и должностным лицам.
Экскурс в историю
Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать писаря и летописца. Первый занимался написанием (разумеется, под диктовку) царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.
Профессия делопроизводителя получила официальный статус приблизительно в середине 20 столетия, когда возникла острая необходимость в ведении отчетности для каждого учреждения. Этого требовало законодательство. Отреагировав на спрос, учебные заведения открыли направления подготовки специалистов в области документоведения.
В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Что делает делопроизводитель сегодня? За многие десятилетия круг обязанностей этого специалиста остался практически неизменным. А вот методики и техника работы претерпели существенные изменения.
Описание профессии
Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.
Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.
Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.
Обязанности делопроизводителя
А теперь подробно разберём, чем занимается делопроизводитель и что входит в круг его обязанностей.
Где учиться
Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.
Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».
Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:
- Томский национальный исследовательский госуниверситет.
- Южный федеральный университет.
- Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
- Московский технологический университет.
- Дальневосточный федеральный университет.
- Московский институт культуры.
- Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
- Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
- Российский гуманитарный госуниверситет.
Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:
- Колледж Министерства иностранных дел РФ.
- Колледж Московского финансово-юридического университета.
- Технологический колледж № 21.
- Колледж сферы услуг № 3.
- Колледж Алтайского госуниверситета.
- Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
- Волгоградский технологический колледж.
Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.
Где пройти обучение
Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.
Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».
Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.
Круг обязанностей
Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.
Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.
Знания, умения и навыки
Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:
- Знать основные положения единой государственной системы делопроизводства и специальные отраслевые акты, в которых изложено, как правильно вести документацию.
- Уверенно владеть компьютером и офисной оргтехникой.
- Уметь быстро и грамотно работать с документацией (оформлять, вести реестры, архивировать и так далее).
- Владеть навыками общения с клиентами.
Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.
Личные качества
Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств. Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:
- аналитическим умом;
- способностью к продолжительной концентрации внимания на решении проблемы;
- хорошей памятью;
- умением работать в режиме мультизадачности;
- порядочностью;
- доброжелательностью;
- стрессоустойчивостью;
- коммуникабельностью;
- восприимчивостью к критике и самокритичностью.
Требования к делопроизводителю
Основные требования к делопроизводителю включают в себя:
- высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
- владение ПК и офисной техникой;
- умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
- умение вести коммуникации с клиентами;
- опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.
Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.
В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.
Уровень оплаты
На размер заработной платы делопроизводителя влияют опыт работы, масштаб компании, сфера ее деятельности и регион. Суммы могут варьироваться от 13 тысяч до 100 тысяч рублей. Средний показатель по России – 25 тысяч рублей.
Так как зарплата делопроизводителя различается по городам, приведем для наглядности несколько примеров:
- Москва – от 20 до 100 тысяч рублей.
- Санкт-Петербург – от 25 до 70 тысяч рублей.
- Новосибирск – от 20 до 30 тысяч рублей.
- Екатеринбург – от 13 до 35 тысяч рублей.
- Казань – от 15 до 25 тысяч рублей.
Преимущества и недостатки
Главным плюсом профессии делопроизводителя является возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим. Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы. К минусам этой работы, по отзывам, относят малоподвижность и риск получить связанные с ней заболевания. Помимо этого, уровень оплаты труда делопроизводителя-новичка обычно средний, а иногда даже низкий. Повышения можно ожидать с ростом профессионализма или увеличением количества обязанностей.
Положительные и отрицательные стороны профессии
Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.
ПОЗВОНИ ЮРИСТУ
ОН РЕШИТ ТВОИ ВОПРОСЫ БЕСПЛАТНО Москва, обл 8 (499) 577-00-25 доб. 130 Санкт-Петербург, обл 8 (812) 425-66-30 доб. 130 Федеральный номер 8 (800) 350-84-13 доб. 130
Начнем с плюсов:
-Работа в коллективе;
-Возможность карьерного роста;
-Возможность развиваться в области переговоров.
А теперь разберем минусы:
-Обычно приходится работать с большим объемом информации;
-Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;
-Большой объем работы;
-При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;
-Невысокая оплата труда.
Карьерный рост
Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.
Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.
Перспективность профессии
Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.
Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия делопроизводитель подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>
Читайте также: