Зачем работодателю инн родственников

Опубликовано: 16.09.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Имеет ли право работодатель в соответствии с законодательством о защите персональных данных заполнять в личной карточке работника (по утвержденной организацией форме) данные о близких родственниках работника (муж, мать, отец, ребенок, брат, сестра и т.д.) в таблице "Состав семьи"?

В соответствии со ст. 86 ТК РФ работодателю предоставлено право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получения образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), является его персональными данными. Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Случаи допустимости обработки персональных данных перечислены в ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10, ст. 11 Закона N 152-ФЗ. По общему правилу обработка персональных данных возможна при наличии согласия работника (п. 1 ч. 1 ст. 6, п. 1 ч. 2 ст. 10, ч. 1 ст. 11 Закона N 152-ФЗ). При этом действующее законодательство не определяет объем конфиденциальной информации, которую можно обрабатывать с согласия субъекта.
Иные основания обработки персональных данных сформулированы исчерпывающим образом и расширительному толкованию не подлежат. В частности, обработка персональных данных работника будет считаться правомерной, если она осуществляется для достижения целей, предусмотренных законом, осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на работодателя функций, полномочий и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ); если она необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ); обработка специальных категорий персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, пенсионным законодательством РФ (п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона N 152-ФЗ). Кроме того, работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
Таким образом, если работодатель получает от работника и обрабатывает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, трудового и иного законодательства, локальных актов работодателя, получение согласия работника на такие действия не требуется (смотрите апелляционное определение СК по гражданским делам Оренбургского областного суда от 21.06.2017 по делу N 33-4566/2017). При этом обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, и обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Так, например, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13).
Если же обработка персональных данных работника выходит за рамки трудовых и иных тесно связанных с ними отношений, то для каждого случая обработки персональных данных работников необходимо получать от него отдельное письменное согласие. Такого же мнения придерживаются суды (смотрите решение Арбитражного суда г. Москвы от 26.04.2016 по делу N А40-32030/2016).
Трудовое законодательство не обязывает работодателя обрабатывать персональные данные членов семьи работника. Равным образом и на работника не возлагается обязанность по предоставлению такой информации работодателю. Однако по желанию работника такая обработка допустима в целях предоставления указанным лицам дополнительных социальных гарантий и компенсационных выплат, налоговых вычетов и т.п., но в этом случае, мы считаем, работодатель должен заручиться согласием каждого члена семьи работника*(1), персональные данные которого он получает. При отсутствии такого согласия велика вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов (смотрите, например, п. 6 письма по результатам проверки управления Роскомнадзора по Саратовской области, с которым можно ознакомиться, перейдя по ссылке: https://64.rkn.gov.ru/news/news15274.htm).
В случае достижения цели обработки персональных данных работодатель обязан прекратить такую обработку и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между работодателем и работником (ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Однако и запрета на их использование действующим законодательством не установлено. Вместе с тем разъяснения Роскомнадзора РФ от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" в части, касающейся обработки персональных данных близких родственников работника (п. 2), на наш взгляд, утратили свою актуальность.
В информации Роскомнадзора "Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных" (по состоянию на 18 октября 2019 г.) на вопрос о праве физического лица представлять персональные данные своих близких родственников дан однозначный ответ, что это возможно только при наличии письменного согласия указанных лиц либо в случаях, установленных федеральными законами.
На этом основании мы считаем, что при заполнении раздела Состав семьи унифицированной формы N Т-2 следует получить согласие на обработку персональных данных членов семьи работника либо не заполнять этот раздел.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Примерный перечень документов, необходимых оператору персональных данных в соответствии с требованиями законодательства в сфере защиты персональных данных (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Амирова Лариса

Ответ прошел контроль качества

14 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

------------------------------------------------------------------------
*(1) В отношении несовершеннолетних детей достаточно согласия самого работника как законного представителя (ч. 6 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Первая возможная причина — это проверка вашей кандидатуры службой безопасности. Однако она может быть и тогда, когда работодателю предоставлены лишь ваши данные.
Мария Королева, старший консультант кадровой компании AVRIO Group Consulting: «Анкетирование подобного рода чаще всего встречается в крупных корпорациях. Но для получения всех нужных сведений для проверки кандидата службой безопасности достаточно неполных данных о нем самом. А уж СБ больших компаний, поверьте, сама при желании выяснит, «есть ли родственники за границей», «имеются ли судимости», «где работает жена и как зовут кошку её подруги…».

Елена Разумова: «Проверка службой безопасности — это наиболее часто встречающаяся причина проявления интереса работодателя к информации о ваших родственниках. Вы должны быть готовы к вопросу о ваших родственниках, если идете на собеседование в крупную компанию, заботящуюся о своей репутации, рассматриваете вариант трудоустройства в финансовой сфере, работаете с детьми или если ваша будущая должность предполагает материальную ответственность».

Противодействие коррупции

Как вариант, работодатель может интересоваться информацией о родственниках, чтобы предотвратить появление коррупции в своей организации.

Мария Королева: «В некоторых компаниях есть правило не брать на работу кандидатов, родственники которых трудятся в компаниях — конкурентах или чья деятельность может провоцировать коррупцию. Пример: кандидат приходит в компанию начальником отдела снабжения. В его обязанности будет входить поиск и привлечение поставщиков, а его теща как раз работает в одной из компаний — потенциальном поставщике… Логическую цепочку в данном случае закончить несложно».

Однако информацию о «порочащих связях» работодатель может также проверить, имея на руках данные лишь о самом кандидате.

Готовность к переезду

Елена Разумова: «Предположим, вы являетесь ценным специалистом и компания готова пригласить вас на развитие проекта в другой город. Проект рассчитан на несколько лет, и разлука с семьей может стать серьезным препятствием при принятии такого решения. Компания может предложить релокацию (переезд) сотрудника и членов его семьи. В этом случае информация о членах семьи кандидата будет обязательной, для того чтобы определить, в каком объеме потребуется помощь при переезде. Такие мероприятия могут включать в себя, к примеру: переезд сотрудника и членов его семьи к месту работы, аренду жилья (иногда помощь или даже покупку недвижимости), помощь в трудоустройстве взрослых членов семьи, помощь в устройстве детей в детские сады и школы и т.д.».

Мотивация и ценности

Елена Разумова: «При проведении интервью менеджеры по подбору персонала довольно часто задают личные вопросы. Эти вопросы могут касаться состояния здоровья, понимания уровня комфорта кандидата, пожеланий к графику работы, готовности к командировкам и т.д. К ним же относятся вопросы типа: «Что вы можете рассказать о своей семье?». Все эти вопросы, конечно же, задаются не случайно. Рекрутеру важно понять, насколько совпадут ожидания кандидата и возможности (требования) компании. Если ваша семья является для вас самой большой ценностью в жизни, компания при приеме на работу обязательно должна учитывать это обстоятельство, предлагая вам, к примеру, ненормированный рабочий день».

Владимир Волков: «Многие работодатели стараются проверить отношения в семье кандидата (можно проводить параллели с отношениями в коллективе, c начальством и т.д.). Учитывают то, как кандидат расскажет о своих родителях и что он расскажет. Есть также момент успешности, хотя это очень двоякий фактор. Тут можно оценивать как в плюс — например, в случае, если родственники успешны, это может повысить мотивацию кандидата добиваться своих успехов, так и в минус — если человеку все и так дают родственники, то зачем ему работать? Тут все зависит от впечатлений от кандидата в целом».

Использование родственных связей

Мария Королева: «В маленьких и средних частных компаниях ответы на подобные вопросы всего лишь удовлетворяют любопытство собственников. Среди многих кандидатов бытует также версия, что в таких случаях работодатель пытается выяснить, есть ли среди родственников соискателя юристы, сотрудники правоохранительных органов, которые в случае чего помогут ему в решении конфликтов с неблагонадежным работодателем. Вероятно, в этом суждении есть доля истины».

Елена Разумова: «Предположим, в компании работает (или когда-то работал) сотрудник с такой же фамилией, как у вас. Особенно это касается людей с довольно редкими фамилиями. В таких случаях мало кто может удержаться, чтобы не задать в ходе интервью вопрос типа: «А у вас нет случайно брата по имени Александр?». Причем вы не можете знать заранее, хорошая репутация у этого Александра или наоборот. Надо сказать, что и сами соискатели довольно часто любят рассказывать о своей семье. «А вы знаете, кто мой папа? Мой папа, между прочим, самый главный профессор в самом главном университете!», или: «Мой муж — самый главный генеральный директор на сталепрокатном заводе!». Людям свойственно гордиться своими родственниками и чувствовать сопричастность к их заслугам. Хотя порой такая информация позволяет некоторым кандидатам более успешно находить работу за счет близких связей и дополнительной пользы, которую компания может получить благодаря таким возможностям».

Неоднозначное понимание того, что именно скрывается под персональными данными, в итоге приводит к конфликту между сторонами, когда работодатель и работник злоупотребляют своими правами. Чтобы избежать таких ситуаций, надо понимать, как правильно обрабатывать персональные данные на каждом этапе взаимодействия.

Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).

В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.

Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.

Что включают персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.

В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?

На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.

Что делать с персональными данными кандидата

Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.

В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.

Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:

если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор;
при самостоятельном размещении резюме в интернете.

В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.

Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.

Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты

Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

в анкете должны быть сведения о цели обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора, ФИО и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых работодателем способов обработки данных;
в анкете должно быть поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку;
анкета должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими данными, не нарушая прав и законных интересов других;
в анкете не должно быть предусмотрено объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.

Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу

В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.

Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.

Направление запросов на прежние места работы

На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.

Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.

Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу

Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка;
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
при необходимости: документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, справка о наличии (отсутствии) судимости.

На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.

Оформление зарплатной карты и персональные данные работника

Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.

При этом важно, чтобы:

перечень персональных данных строго соответствовал тому, что передается в банк;
была указана цель для получения персональных данных, а именно — для оформления зарплатной карты.

Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:

договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте прямо предусмотрены положения о передаче данных работника;
у работодателя есть доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск карты и её обслуживание;
соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.

В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.

Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?

В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.

Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.

Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.

Размещение «черных списков» сотрудников на сайте

Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.

Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.

В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.

Каким должно быть согласие на обработку персональных данных

Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:

Содержание согласия должно быть конкретным и информированным. То есть по информации можно сделать однозначный вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых данных.
Допускается оформление согласия в виде отдельного документа или в виде части текста трудового договора.
Согласие должно отвечать требованиям, предъявляемым к его содержанию, согласно ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.

Оформление доски почета

Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.

Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.

Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.

Персональные данные для пропуска

В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требует оформление пропуска.

В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:

компания самостоятельно осуществляет пропускной режим;
если обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами, принятыми в соответствии со ст. 372 ТК РФ.

В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.

Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные

Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.

Что делать с персональными данными уволенных сотрудников

Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.

Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Подбор персонала — дело весьма неблагодарное. По личному опыту — времени уходит очень много, при этом все равно берешь на работу не того, кого надо. Из десяти принятых сотрудников увольнять приходится семерых.

Отдельно по родственникам и друзьям. Фраза, вынесенная в заголовок, выстрадана мной лично. Я брал на работу друзей, работал у родственников. Когда мне говорили, что я не прав, то я объяснял, что со мной так не будет и я прекрасно знаю этого человека. Конечный результат — увольнение. Возможно, что и вы также не согласитесь со мной. Это нормально. Некоторые ошибки необходимо сделать самому.

Заведите «черную» тетрадь, а еще лучше — «черную» папку. Все дисциплинарные нарушения необходимо фиксировать в ней. Рекомендую сразу ввести систему объяснительных записок. За любые нарушения: сотрудник опоздал, отсутствовал на работе, матерился в торговом зале, нарушал технику безопасности и пр. Все нарушения — сперва объяснительная, потом разбор происшествия. Только в таком порядке. Впоследствии наличие объяснительных очень помогает при лишении премиальных, снижении зарплаты, понижении в должности, увольнении. О системе объяснительных записок рассказываете сразу при приеме на работу. При первом же нарушении напоминаете о разговоре и требуете объяснения в письменном виде. Не бойтесь спрашивать и учитывайте, что большая часть людей из-за страха увольнения работает на работе даже тогда, когда все плохо и работа не нравится.

Объяснительные записки могут пригодиться, если (не дай бог, конечно) произойдет какое-либо нарушение по технике безопасности и придется разбираться с инцидентом в прокуратуре, то эти бумаги окажут вам помощь, иногда существенную.

Обязательно ведите журнал инструктажа по технике безопасности.

Вариантов подбора персонала немного. Все способы имеют как плюсы, так и минусы.

1. Поиск через знакомых. Вариант весьма распространенный.

вы берете на работу рекомендованного человека;

считается, что про него уже что-то известно. Понятна профессиональная квалификация, человеческие качества, личная жизнь;

вы очень снижаете собственные временные и финансовые затраты.

вы становитесь кому-то обязаны;

уволить такого человека уже несколько сложнее;

если этот человек вам не подойдет, вторично к рекомендателю обратиться труднее;

квалификацию и человеческие качества проверять придется вам, а они могут значительно не совпасть с тем, что вам рассказывали.

Данный вид поиска персонала очень распространен среди руководителей. Многие директора считают его наилучшим для подбора руководителей отделов, ответственных исполнителей. При хорошем знании, как рекомендателя, так и рекомендуемого лица вариант очень хороший.

2. Самостоятельный поиск по объявлениям. Сначала совет. Неизвестно, сколько времени вы будете вести поиск. Заведите список телефонов, по которым вы уже звонили, со своими комментариями (хорошо получается в Excel). Это поможет избежать вам повторных звонков. По моему опыту, объявления кочуют из номера в номер до нескольких месяцев. Храните этот список хотя бы год. Неизвестно, останется работать у вас этот сотрудник или нет. Начнете искать снова, достанете список и опять сэкономите время и нервы. Я попадал на тех же соискателей спустя полгода. Теперь плюсы:

объявления достаточно часто меняются. Не нашли на этой неделе, найдете на следующей;

можно производить предварительный отбор соискателей на этапе объявления. Пожалуй, все.

звонить приходится вечером, после работы.

вам будут перезванивать на домашний телефон.

Способ особенно хорош, когда времени очень мало и необходим хоть кто-нибудь. Кого-нибудь найдете точно. Конечно, попадаются и прекрасные сотрудники.

3. Подбор персонала через рекрутинговую фирму. Плюсы:

подбор будут вести по вашим параметрам;

помогут более точно определить ваши требования к кандидату;

помогут определить ваши возможности, в первую очередь финансовые, по подбору соискателей;

если специалист не подойдет, в гарантийный срок его заменят.

все равно будут попадаться неподходящие кандидатуры, и выяснится это слишком поздно, когда срок отзыва уже прошел.

Обычно срок замены специалиста всего три месяца.

4. Самостоятельная подача объявления о наборе сотрудников. Подается обычно в специализированные газеты. Можно развесить объявления в прилегающем районе на магазинах, остановках.

большая выборка. Пожалуй, самое обширное предложение по персоналу.

телефон, указанный в объявлении, будет непрерывно занят;

даже после того, как объявление снято, звонят еще долго;

придется прослушать и просмотреть огромное количество соискателей.

Определенным минусом, а скорее сложностью, является форма подачи объявления. Если это большая газета, а вы дадите строчку, то существует риск, что ваше объявление могут не заметить. Будете долго ждать. Если давать модуль, то какой? Тщательно поработайте над текстом. От формулировок зависит, кто к вам будет обращаться. По объявлениям, в которых указано название организации, размер зарплаты, звонят охотнее. Желательно кратко раскрыть условия оплаты труда. Например, указать трудовую книжку, спецодежду, отпуска. Этот вариант хорошо помогает в поиске рядового персонала.

Заведите отдельную тетрадь или папку на собеседование. Чтобы сэкономить время, составьте список вопросов, которые вы будете задавать соискателям. Вопросы могут быть любыми, которые вам нужны. Вплоть до самых личных. Спрашивайте про личную жизнь, как она устроена, какие намечены перспективы. Это очень важно. Иначе вы рискуете набрать на работу одни и те же типажи. Например, я в начале деятельности набрал на работу только незамужних женщин. Мужчин у нас на работе было мало. В коллективе пошел перекос. С той поры я стараюсь выдерживать баланс в персонале. Если вас будут спрашивать, зачем вам знать такие личные моменты, отвечайте, что все, что касается работы (а вы нанимаете сотрудника), личным для вас не является.

В анкете на каждую графу необходимо оставлять достаточно места для записи. Не забудьте оставить его и для собственного комментария. Могут присутствовать дополнительные графы. Для пищевых производств и продовольственных магазинов необходима санитарная книжка. Для некоторых руководителей важным является отсутствие судимости. Корректируйте анкету в соответствии со своими требованиями. Главное, чтобы она была на собеседовании.

Эта же анкета позволит вам сократить время собеседования, покажет, какой у человека почерк. Вы увидите, на какие вопросы кандидат ответил, на какие нет, как он ответил. Тоже дает весьма неожиданный результат. Иногда собеседование заканчивается на просмотре анкеты. При подборе персонала определитесь, чего вы хотите от будущего сотрудника. Это зависит от выполняемых функций — секретарь должен уметь хорошо печатать и знать делопроизводство, иметь хороший почерк, сотрудник на телефоне должен обладать хорошей дикцией и не бояться общения, грузчик — иметь хорошее здоровье и среднее образование и т. д. и т. п. Каждый должен быть на своем месте. Если вы возьмете на должность грузчика человека с высшим либо специальным образованием, то получите сотрудника с большим комплексом неполноценности.

Все ответы и собственные комментарии делайте по ходу разговора. Лучше в анкете. Для этого оставьте место у вопросов для пометок по ходу беседы и отдельно в конце анкеты для общего вывода. Много не нужно, буквально пару строк. Сразу, подчеркиваю, СРАЗУ по окончании собеседования делайте выводы о человеке — понравился, не понравился. Подходит, не подходит. Если не подходит — пишите красной ручкой — НЕТ и анкету перечеркивайте. Подходит, пишите зеленой ручкой — ДА и анкету в папочку. Если кандидат вам откровенно понравился, то вызывайте его незамедлительно. Хороших сотрудников разбирают быстро. Если такой соискатель первый на собеседовании — рекомендую все же посмотреть еще хотя бы двоих. Сравните, поймете, кто к вам идет. Пригласив человека на работу, анкету храните до его увольнения. Иногда очень полезно достать ее и почитать, что же он вам говорил в самом начале, какие мотивы им движут. В некоторых ситуациях помогает. Если сотрудников становится очень много и создавать досье на каждого затруднительно, обязательно храните анкетные данные на ведущих сотрудников — не только на начальников отделов, но, например, на лучшего продавца или токаря, т. е. тех, кто является существенным для деятельности вашей организации. Иногда легче понять, почему сотрудник стал хуже работать или собирается увольняться, прочитав ту самую анкету первого собеседования, и помочь ему. Или уволить.

Ну и еще несколько общих рекомендаций.

1. Никого не принимайте на работу из жалости. Ни в коем случае, как бы вам ни хотелось помочь. Встанет бизнес крепко на ноги, наберете большой коллектив, будет достаточно денег, тогда и займетесь в обязательном порядке благотворительностью. Да-да благотворительностью. У вас же коммерческое, а не социальное предприятие. В начале пути эксперименты и жалость недопустимы. Трудно не взять человека, нуждающегося в помощи, на работу. Еще труднее уволить.

2. Берите сотрудников ровно столько, сколько необходимо для имеющейся работы. Не берите про запас. Резервы у вас сейчас малы. Не распыляйте их. Избыток работников вообще вреден. Все проблемы от безделья.

3. Принимайте служащих той квалификации, которая вам необходима на настоящем этапе развития. Если у вас нет экспорта или импорта и в ближайший год не предвидится, бессмысленно брать бухгалтера со знанием внешнеэкономической деятельности и платить ему высокую зарплату. Придет время — замените.

4. Не бойтесь увольнять работников. Более того, научитесь увольнять твердо и решительно, когда это необходимо. От этого зависит развитие, а иногда и существование вашего предприятия. Не бойтесь менять сотрудников. Если организация переросла специалиста, необходимо сказать ему, что он вам весьма помог, что вы ему очень признательны, выплатить ВСЕ, что он заработал и заслужил, и пожелать ему дальнейшей успешной работы в другой организации. С сотрудниками, работа которых вас устраивает, старайтесь остаться в добрых отношениях.

5. Никогда не затягивайте процесс увольнения. Кратчайший путь наиболее эффективен и наименее болезнен. Потерпите пять неприятных минут — и все. Не оставляйте уволенного сотрудника в организации на положенные две недели. Сегодня он готов уйти добровольно и более или менее в нормальном состоянии духа, а завтра уже нет. Может испортит что-нибудь под занавес. Не специально, а неосознанно: настроение уже нерабочее, может что-то не увидеть, не проконтролировать. Проводите процесс увольнения быстро, передачу дел очень быстро. Про увольнение можно написать отдельный труд. Это гораздо более нервный и трудный процесс, чем прием на работу, ему необходимо научиться.

6. Не следует обижать уволенного сотрудника.

7. Используйте в работе Трудовой кодекс Российской Федерации. Он поможет вам в заполнении трудовой книжки и разрешении спорных вопросов. Не все споры разрешатся в вашу пользу, но сбережете время и нервы.

8. Принимайте на работу только тех сотрудников, которые вам подходят. Не уговаривайте себя, что ничего, бывают хуже — бывают, но вам такие не нужны. Если время не позволяет искать лучшего сотрудника — берите такого, какой есть, но как только появится возможность, возобновите поиски и замените его. Помните об этом.

9. Научитесь воспринимать ваших сотрудников сначала как специалистов, видеть в них «винтики и шестеренки» вашей бизнес-машины, а потом уже как людей. Лучше, если людьми они будут становиться для вас после работы. Хороший человек — это не специальность. Сотрудник должен быть сперва специалистом, а потом хорошим человеком.

10. Работники трудятся у вас за зарплату. За деньги. Не забывайте о них (о деньгах). Никакая лояльность и прекрасный коллектив не удержит сотрудника, если у него слишком маленькая зарплата. Какое-то время можно рассказывать о коллективе как о семье, проводить корпоративные праздники, устраивать дни рождения и прочее, но только до определенного момента. И учтите: при таком раскладе стоит уволиться первому, как остальные потянутся за ним.

11. Пока организация маленькая, не ленитесь, занимайтесь подбором персонала сами. Коллектив из десяти человек слишком мал, чтобы не уделить время каждому.

12. Весьма осторожно подходите к приему на работу лиц по рекомендации ваших подчиненных. Прежде чем принять на работу такого сотрудника, разберитесь, почему советуют взять его на работу. Если очень близкие отношения, возможно, брать не стоит.

13. Категорически нельзя брать на работу родственников ваших сотрудников и семейные пары. Основная причина — если понадобится кого-то уволить, то сделать это будет сложнее. Особенно если вы увольняете родственника ведущего специалиста, например главного бухгалтера, или директора по продажам. Также если это семья, то при проблеме внутри семьи вы будете иметь проблему не с одним сотрудником, а с двумя. Еще одна причина — если кто-то из супругов будет на плохом счету, на второго будет автоматически падать тень. Хвалите всегда одного, а ругаете как бы одновременно двоих. Не стоит делать такой выбор, каким бы прекрасным ни казался вам потенциальный соискатель.

14. Сразу начните представляться персоналу и всем остальным по имени-отчеству. Очень помогает и дисциплинирует. В наше время получил распространение квазиамериканский стиль работы, когда генерального директора все зовут на ты и по имени. Мотивируют это западными стандартами ведения дел. Там действительно подчиненные обращаются на ты и по имени к начальству, но каждый абсолютно четко знает свое место. Русский язык несет другую смысловую нагрузку, обращение по имени-отчеству означает уважение к собеседнику. Так сразу и представляйтесь независимо от того, как представляется противоположная сторона. Если это гость, то удобнее называть его также по имени-отчеству. Это, кстати, многим нравится, подчиненным тоже. Будете взаимно вежливы. Когда станете генеральным директором по духу, можете представляться, как вам больше нравится.

15. Специалисты по кадрам говорят, что в среднем за год в организации должно обновляться 10% коллектива. Если у вас никто не увольняется по собственному желанию, то вы либо слишком много платите, либо мало спрашиваете.

16. Ну и о главном. Вы владелец и генеральный директор фирмы. Вас окружают ваши подчиненные. Не позволяйте им командовать вами. Ни в коем случае не заводите приятельские отношения со служащими. Отношения с персоналом должны быть хорошими, в крайнем случае нейтральными, но не приятельскими. Если у вас до этого не было опыта управления в качестве генерального директора, то в начале работы возможны проблемы. Особенно в первый период, когда организация еще мала, отношения достаточно близкие и психологически трудно воспринимать себя как генерального директора. Учтите, что первый период для всех разный. Я привыкал к положению главного лица в организации около года. Еще год ушел на то, чтобы научиться ставить на место любого сотрудника независимо от возраста (я тогда был еще очень молод). Одновременно, набив шишек, я отказался от мысли, что нужно заниматься сплочением коллектива через совместные с ним праздники, совместный отдых. Торжества в коллективе необходимы, но руководитель должен присутствовать там по необходимости, на официальной части и на фуршете. После этого можно уходить. Выпивать с подчиненными нельзя. Народ может выпить, расслабиться, вы нет. Иначе потом долго придется восстанавливать дистанцию между начальником и подчиненным. Для пополнения собственного опыта понаблюдайте, как ваши сотрудники общаются в неформальной обстановке. Можете узнать много интересного о коллективе.

17. Выбросите из головы мысль, что ваша организация должна быть одной большой семьей. Не тратьте на это слишком много времени. Завтра кто-нибудь предложит вашему сотруднику более выгодные условия и он вас покинет. Не расходуйте понапрасну время и деньги. Займитесь лучше своей настоящей семьей.

Учитесь быть генеральным директором.

18. Если уж вам очень хочется проводить корпоративные вечеринки с алкоголем, проводите их не на рабочем месте. Снимите кафе на вечер. Если нет денег, то не занимайтесь подобной ерундой. Значит, в настоящий момент у вас есть более насущные задачи, чем спаивать сотрудников. Совместное решение проблем организации и уважение к коллективу являются более прочным цементом, чем общие попойки и диалоги типа:

ФНС сообщила, что все чаще юрлица оформляются на граждан без их ведома. Проверьте, не стали ли вы жертвой злоумышленников, чтобы избежать обвинения в преступном сговоре и не отвечать по обязательствам аферистов

По данным Федеральной налоговой службы, участились случаи незаконного применения квалифицированной электронной подписи (КЭП). С ее помощью на граждан без их ведома регистрируются юридические лица. Причем в такую ситуацию могут попасть и те, у кого КЭП нет, – в этом случае злоумышленники могут использовать подпись, полученную по поддельным документам. В итоге граждане попадают в неприятные ситуации, связанные с невыполнением обязательств по договорам созданной организации, взысканием задолженности, наложением ареста на имущество и т.п.

Что такое КЭП?

Квалифицированная электронная подпись – это программный код, который привязывается к подписываемому электронному документу. Такой документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью.

Сегодня посредством КЭП можно подать документы через Систему электронных паспортов транспортных средств (электронных паспортов шасси транспортных средств) и электронных паспортов самоходных машин и других видов техники, Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах, Государственную информационную систему ЖКХ, Единую информационно-аналитическую систему, Систему межведомственного электронного взаимодействия, Портал госуслуг, в Росреестр, Федеральное автономное учреждение «Главное управление государственной экспертизы», Федеральную службу по аккредитации, Федеральную таможенную службу и иные органы и организации.

Чтобы получить КЭП, нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр и представить пакет документов: доверенность (если от имени гражданина или организации действует представитель); документ, удостоверяющий личность; СНИЛС; ИНН; основной государственный регистрационный номер записи о госрегистрации физлица в качестве индивидуального предпринимателя (если вы являетесь ИП); дополнительный комплект документов, подтверждающий ваши полномочия действовать от имени юридического лица (если вы получаете подпись представителя юрлица).

Как мошенники получают доступ к КЭП?

Обычно сначала они определяют жертву. Затем подают за нее документы в удостоверяющий центр для получения КЭП. Для этого достаточно внешне похожего человека с необходимыми документами.

Нередко используется поддельная доверенность, которая позволяет мошеннику выступить в роли представителя гражданина. В данном случае для получения КЭП потребуется нотариальная доверенность.

Для ИП доверенность нужно заверять печатью, если она имеется. От юрлица составить ее и заверить с помощью печати организации может руководитель компании. С юридической точки зрения эта доверенность будет иметь такую же силу, как и заверенная у нотариуса, если использовался «фирменный» бланк организации установленной формы. То есть доверенность от ИП и юрлица может подделать один из сотрудников.

Брачные аферисты пользуются тем, что «богатая жертва» в брачных отношениях теряет должную предусмотрительность и может выдать доверенность.

Также незаконно получить КЭП мошенникам помогает коррупция: они используют связи в удостоверяющих центрах.

Зачем регистрировать организацию на чужое имя?

Причины могут быть разные:

для создания фирм «для прикрытия», т.е. фирм-однодневок, с целью получения денег по различным сделкам и ухода от налогов;
посредством КЭП дети «богатого папы» могут попытаться наладить собственный бизнес, который не совпадает с интересами родителей;
месть: жертвой может стать «забывчивый» гражданин, который не хочет возвращать долги. В такой ситуации мошенники обычно действуют «по наводке» – по жалобе человека, которому надоел неплательщик.

При каких обстоятельствах человек узнает, что на его имя оформили организацию?

Обычно это происходит случайно. В небольшом городе, где практически все организации известны, об этом могут рассказать родственники и друзья. Из интернета и местных газет можно узнать об очередной фирме-однодневке и ее генеральном директоре, которым и окажется жертва мошенников.

Зачастую ситуация выглядит следующим образом. Злоумышленники создали организацию. Налоги они не уплачивали, да еще и контрагентов обманули. Как результат – неисполненные обязательства по договорам (не выполнены работы, не оказаны услуги и т.п.). На организацию подают в суд. А гражданин об этих проблемах узнает уже от судебных приставов, представителей налоговых и таможенных органов, обманутых контрагентов и т.д.

Как проверить, не стали ли вы жертвой мошенников?

Поможет «Личный кабинет налогоплательщика» на сайте ФНС России. Этот сервис позволит проверить сведения о себе, своем имуществе и налогах.

Что делать, если ваше имя использовали для регистрации юрлица?

Медлить нельзя. В противном случае человек из жертвы превращается в виновное лицо и будет в полном объеме отвечать за действия мошенников как за свои собственные. Промедление будет расценено как преступный сговор с целью неуплаты налогов, незаконного получения прибыли, обмана не только других людей и организаций, но и государства.

Итак, если на ваше имя было зарегистрировано юрлицо, нужно составить заявление в простой письменной форме о непричастности к созданию компании и лично представить его в налоговый орган по месту нахождения организации. На месте вы сможете получить необходимую информационную поддержку.

В заявлении нужно указать реквизиты компании (ее наименование, ИНН, КПП, ОГРН). Эти сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) можно получить на сайте ФНС. Также в заявлении необходимо описать обстоятельства, которые свидетельствуют о том, что вы не имели отношения к созданию организации (например: «В этот период я добросовестно исполнял свои трудовые обязанности на работе, и у меня не было необходимости создавать свою фирму»).

К заявлению лучше приложить документы, подтверждающие вашу непричастность к оформлению юрлица (например, копию трудового договора и справку с места работы), поскольку налоговым органам будет проще сориентироваться в документально подтвержденных сведениях.

Срок рассмотрения обращений в ФНС составляет 30 дней. Сотрудники ФНС проведут проверку на предмет выхода гражданина из состава учредителей. Затем может быть поставлен вопрос о ликвидации организации по решению регистрирующего (налогового) органа. Это будет возможно в случае непредставления в течение 12 месяцев, предшествующих моменту ликвидации, юридическим лицом налоговой отчетности и отсутствия операций хотя бы по одному банковскому счету.

Кроме того, нужно иметь в виду, что учредитель, т.е. создатель компании, и ее руководитель не всегда совпадают в одном лице. Все это отражается в уставе организации, выписке из ЕГРЮЛ и внутренних документах организации. Если вы указаны в качестве руководителя фирмы, то в налоговую инспекцию по месту нахождения организации подается заявление о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ о вас как о руководителе компании. Его нужно подготовить по форме № Р34001, утвержденной в Приложении № 3 к Приказу ФНС России от 11 февраля 2016 г. № ММВ-7-14/72@. В заявление вписываются все сведения об организации (наименование, ОГРН, ИНН и т.п.) и о заявителе (Ф.И.О.; дата и место рождения; документ, удостоверяющий личность, и т.п.), Ф.И.О. заявителя указывается также в графе, подтверждающей достоверность его сведений. В конце ставится подпись заявителя и должностного лица налогового органа.

Нотариальное удостоверение заявления не требуется. Но если вы все же решили нотариально засвидетельствовать подлинность своей подписи, в заявлении также указывается ИНН нотариуса, лица, его замещающего, или должностного лица, уполномоченного на совершение нотариального действия.

В данном случае заявление будет рассмотрено налоговым органом в течение пяти рабочих дней с момента поступления. По результатам проверки в ЕГРЮЛ вносится запись о недостоверности сведений о физическом лице.

Указанные заявления нужно составить в двух экземплярах: один следует передать налоговым органам, а второй, с отметкой о вручении, – оставить у себя. Так в случае возникновения конфликтов с обманутыми контрагентами и рассмотрения спорных ситуаций в судах вы сможете подтвердить свою непричастность к созданию организации, зарегистрированной на ваше имя.

Нужно ли аннулировать электронную подпись?

Если для регистрации юрлица была использована ваша КЭП, лучше ее отозвать, поскольку ею уже завладели незаконно и неизвестно, кому еще она доступна.

Для этого составляется заявка на аннулирование сертификата ключа подписи. Она подписывается пользователем сертификата от руки и подается в оригинальном бумажном виде в удостоверяющий центр, выдавший электронную подпись. Им же устанавливается форма заявки.

Процесс обработки заявки и аннулирования занимает около 12 часов. После этого ее никто уже не сможет восстановить и использовать.

Что еще нужно предпринять в подобных ситуациях?

Чтобы защитить свои права и законные интересы, особенно если проблемы уже возникли, например накопились налоги и штрафы или обманутые контрагенты предъявляют претензии, нужно как можно скорее обращаться в налоговые органы и полицию по факту мошенничества с просьбой привлечь виновных лиц к уголовной ответственности, чтобы не отвечать по обязательствам преступников.

И помните, что бездействие налоговых органов (например, непринятие решения по заявлению о недостоверности сведений, указанных в ЕГРЮЛ) и незаконные решения правоохранительных органов (например, об отказе в возбуждении уголовного дела) могут быть обжалованы во внесудебном и в судебном порядке.

Читайте также: