Как оплачивается замещение на время больничного воспитателя

Опубликовано: 15.05.2024

Отпуск положен каждому сотруднику, но предприятие во время отпусков в преобладающем большинстве случаев не останавливает свою деятельность. Отсутствие одного сотрудника не должно сказаться на работе всей организации, а это значит, что его полномочия необходимо кому-то делегировать. При этом коллега, получивший дополнительные обязанности, а вместе с ними и дополнительную ответственность, должен иметь право на компенсацию.

Что говорит закон о замене временно отсутствующего работника

Основными законодательными актами, регулирующими кадровый вопрос на время отпусков и других причин не присутствия на работе, являются Трудовой Кодекс РФ и специальные акты, такие как разъяснения Минтруда.

Вопрос: Работник, который помимо основной работы выполняет работу по вакантной должности в порядке совмещения, с письменного согласия привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день по основной должности. Учитывается ли доплата за совмещение должностей при оплате работы в выходной и нерабочий праздничный день?
Посмотреть ответ

В Трудовом кодексе эта проблема рассматривается в следующих статьях:

• ст. 60.2 – процедура совмещения должностей;
• ст. 72.2 – временное замещение работников;
• ст. 74 – возможность работодателя перевести одного сотрудника на должность другого на время;
• ст. 149 – оплата труда, когда условия отличаются от обычных;
• ст. 155 – доплата за совмещение в рамках одной организации.

Вопрос: Правомерно ли установить работнику в качестве компенсации за совмещение должностей не денежную доплату, а иные виды компенсации (например, предоставление дополнительных дней отдыха либо оплату в неденежной форме)? Если нет, то каков минимальный размер такой доплаты?
Посмотреть ответ

Письма Минтруда РФ вносят ясность в определения совмещения, замещения и расширения круга обязанностей.

Совмещение или замещение?

Трудовой Кодекс РФ в ст. 60.2 различает эти понятия. Разница в том, выполняет ли оставшийся работник только чужие обязанности (замещение) или делает это, находя возможность для дополнительной работы, не в ущерб своей (совмещение).

Вопрос: Обязан ли работодатель повысить работнику доплату за совмещение должностей (выполнение работы уволившегося работника), если она установлена в фиксированном размере по дополнительному соглашению к трудовому договору?
Посмотреть ответ

Временное замещение

ВАЖНО! Слишком долгой такая нагрузка быть не может: закон разрешает применять временное замещение не дольше чем 1 месяц.

Замещение не предполагает увеличения обычной платы, кроме случаев, когда временно замещается более высокая должность. Тогда сотруднику будет выплачена разница в окладе (абзац 2 п.1. Разъяснения Минтруда № 30 от 20 января 2001 года). Нужно помнить, что оплата труда временного заместителя не может быть ниже, чем оплачивалась его обычная должность по трудовому договору.

Временное совмещение

Совмещение должностей на время отпуска можно определить как исполнение обязанностей сотрудника, временно отсутствующего на рабочем месте, без освобождения или снижения собственной трудовой функции. Оно, в отличие от замещения, вследствие увеличения нагрузки предусматривает дополнительное денежное вознаграждение за труд.

Такая же схема может действовать в случае других причин временного отсутствия, кроме отпуска длительной командировки, нахождения на больничном.

Расширение круга обязанностей

Еще одним способом обеспечить выполнение работы отсутствующего сотрудника может быть вменение его обязанностей другому работнику.

Такой путь возможен, если у сотрудников была одинаковая квалификация и сходная трудовая функция, а штатное расписание позволяет временно соединить две должности в одну.

Этот способ, в отличие от двух предыдущих, не ограничивает права работодателя, поскольку выполнение всех функций по той или иной должности отражено в трудовом договоре, а в данном случае просто расширяются границы должностей, но не нарушаются условия договора. Доплаты, как и согласия сотрудника, этот путь не предусматривает.

Когда надо спросить согласие работника

Замещение и совмещение должностей не может производиться без выраженного в письменной форме согласия самого назначаемого. Требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые не были прописаны в трудовом договоре, работодатель просто не имеет права. Когда у работодателя возникает подобная ситуация, он может пойти одним из двух путей:

• заручиться согласием работника (письменным);
• предупредить работника за 2 положенных месяца об изменении трудовых условий и совместить должности законным порядком, а в случае категорического несогласия уволить работника, не желающего дополнительной нагрузки.

Оформление совмещения (замещения) на время отпусков

Для избежания возникновения трудовых споров рекомендуется действовать строго по регламенту:

1. Составление и подписание допсоглашения о возникновении новых обязанностей на конкретный период.
2. Издание приказа о совмещении (замещении) должностей. В тексте приказа обязательны следующие пункты:
   • ФИО сторон – замещаемого и замещающего работника;
   • даты начала и конца замещения (совмещения);
   • должности сторон;
   • дополнительные обязанности;
   • размер доплачиваемого вознаграждения и принцип его расчета (какой именно оклад станет базой).
3. Ознакомление замещающей стороны с приказом, подписание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке, табеле учета рабочего времени и личной карточке отражения совмещения не требуется.

Обязательные налоги в связи с совмещением

Закон обязывает произвести с выплат в счет совмещения должностей обычные налоговые отчисления:

• налог на доходы физических лиц – положенные 13% (вычитается из начисленной суммы);
• взносы в фонды страхования – 30% (уплачиваются за счет средств работодателя).

Расчет доплаты

Порядок определения размера дополнительного вознаграждения в случаях замены может быть оговорен в коллективном договоре или специальном документе, а может решаться непосредственно между работодателем и работником, при этом получив отражение в приказе.

ВАЖНО! Доплата не может быть меньше, чем установленные нормы оплаты труда, иначе работодатель рискует административной ответственностью.

Факторы, влияющие на размер доплаты:

• сложность принятых допобязанностей;
• объем дополнительной работы;
• фиксированная сумма или процентное соотношение в зависимости от результатов труда;
• режим занятости замещающего (полный или неполный рабочий день, свободный или строгий график и т.п.).

При регламентировании расчетов такой доплаты во внутренних нормативных актах может фигурировать конкретные суммы либо проценты от существующих окладов.

Пример расчета

Оклад экономиста Петровского Г.М., уходящего в отпуск в августе, составляет 35 000 руб. в месяц, а оклад Лукьянцева Р.Т., также экономиста, – 32 тыс. руб. в месяц. Р.Т.Лукьянцев назначен совмещать свои обязанности и обязанности Петровского Г.М. на время 20-дневного отпуска.

По положениям колдоговора за такое совмещение полагается доплата в размере 70%. Рассчитаем, сколько денег получит Лукьянцев в августе:

• • 32 000 руб. – собственную заработную плату;
  • 70% от 35 000 руб. – 24 500 руб. – положенная доплата за полный месяц;
  • поскольку совмещение проходило не весь месяц, а только 20 дней, то доплата положена за 2/3 от положенных 70%: 16 333 руб.;
  • итого Лукьянцеву положено 32 000 + 16 333 = 48 333 руб.;
  • с этой суммы нужно отчислить НДФЛ: 13% от 48 333 = 6283 руб.;
  • на эту сумму нужно начислить страховые взносы: 30% от 48 333 = 14 499,90 (не удерживаются из зарплаты, работодатель перечисляет из своих средств);
  • итого на руки: 48 333 – 6 283 = 42 050 рублей.

  Можно ли отменить или уменьшить доплату?

  Закон указывает лишь один случай, когда такое действие работодателя будет правомерным – ухудшение качества работы замещающего по сравнению с замещаемым. Если такое имеет место, работодатель вправе изменить условия совмещения, но он должен предупредить об этом проштрафившегося работника в письменном виде.

  Как прекратить замещение

  Когда отпуск замещаемого закончится, и он вернется на свое рабочее место, ситуация «замещения» прекратится сама собой. Для возвращения на круги своя не нужно издавать специальных приказов или распоряжений – период, который подошел к концу, уже был указан в первом приказе «на совмещение». Когда отдохнувший работник приступает к своим обязанностям, его временный преемник прекращает получать дополнительные выплаты.

  Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время. Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.

  Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.

  Категории замещений

  В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

  1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
  2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
  3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

  При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

  Оплата труда и оформление временного перевода

  Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.

  К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.

  Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту (ст. 182 ТК РФ).

  При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
  2. Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
  3. Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.

  Образец приказа

  
  

  Образец дополнительного соглашения

  
  

  Вменение работникам дополнительных обязанностей

  Дополнительные обязанности: как вменить работнику

  Здесь стоит обратиться к статье 60 Трудового кодекса. Согласно этой норме от сотрудников нельзя требовать выполнения обязательств, которые не содержатся в изначальном соглашении между ними и работодателями.

  На каждом предприятии составляются специальные должностные инструкции, которые подробно описывают круг обязанностей. Часто он достаточно широк и без дополнительных нагрузок.

  С этим документом, как и со своими обязанностями, сотрудник должен ознакомиться в день, когда он подписывает соглашение со второй стороной.

  Возможны следующие варианты при необходимости выполнить дополнительную работу:

  1. Стандартное оформление совмещения должностей. При этом опираться рекомендуется на положения статьи 60.2 ТК РФ. Это значит, что к действующему договору подписывается дополнительное соглашение.
  2. Сотрудника нанимают как внутреннего совместителя на еще одну должность. Здесь главная опора – статья 60.1 ТК РФ. Тогда оформляют ещё одно Трудовое Соглашение.

  При любом варианте не обойтись без выплаты сотруднику дополнительного вознаграждения.

  Трудовой Кодекс вопрос оплаты никак не регламентирует. Потому этим занимается сам руководитель совместно с подчиненными. Важно прийти к компромиссу, который устраивает всех.

  Совмещение профессий и увеличение объема работ

  Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.

  1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.

  Образец предложения дополнительной работы

  
  

  2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.

  3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.

  На период выполнения работ по замещению сотрудник не освобождается от своих основных обязанностей.

  Образец приказа о совмещении должностей

  
  

  Образец приказа на расширение зон обслуживания

  
  

  Оплата труда исполняющего обязанности

  На время командировки директора исполняющей его обязанности была назначена начальник отдела кадров, имеющая персональную надбавку по основной работе. Оплата за совмещение за 2 недели выплачена из оклада директора. В результате за 2 недели ее зарплата вышла выше, чем у директора. Не возникнет ли у налоговой претензий по обоснованности отнесения затрат по налогу на прибыль?

  Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника)

  – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные
  выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты
  (
  доплаты и надбавки
  стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

  Оклад (должностной оклад)

  – это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

  При этом заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности

  выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается (
  ст. 132 ТК РФ
  ).

  Заработная плата

  работнику
  устанавливается трудовым договором
  в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (
  ст. 135 ТК РФ
  ).

  Таким образом, установленные трудовым договором начальнику отдела кадров оклад и надбавка признаются правомерными.

  Ст. 60.2 ТК РФ

  установлено, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.

  Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы

  , определенной трудовым договором,
  работнику может быть поручена дополнительная работа
  как по другой, так и по такой же профессии (должности).

  , в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу,
  ее содержание и объем
  устанавливаются работодателем
  с письменного согласия работника
  .

  Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

  В соответствии со ст. 151 ТК РФ
  при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
  без освобождения от работы, определенной трудовым договором,
  работнику производится доплата
  .

  Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора

  с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

  То есть в Вашем случае доплата является обязательной

  Размер доплаты

  регулируется только соглашением между работодателем и
  максимальным размером не ограничен
  .

  Для целей налогообложения прибыли

  в соответствии со
  ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам
  в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки,
  компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда
  , премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

  К расходам на оплату труда относятся

  , в частности начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе
  надбавки
  к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме,
  за совмещение профессий
  , расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

  Поскольку в Вашем случае доплата за совмещение установлена в соответствии с ТК РФ, для целей налогообложения прибыли она признается экономически обоснованной.

  Минфин РФ в письме от 29.10.2009 г. № 03-03-06/1/702 также сообщил, что трудовое законодательство не ограничивает размер доплаты за совмещение профессий (должностей)

  , расширение зон обслуживания, увеличение объема работы
  или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы
  .

  Поэтому согласно положениям ст. 255 НК РФ налогоплательщик вправе признать в составе расходов

  на оплату труда
  доплату за
  совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или
  исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
  без освобождения от работы
  в размере, определенном соглашением сторон трудового договора
  .

  О размере доплат за замещение

  Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.

  Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.

  В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.

  Расчет: 50 000 × 10 % = 5000 рублей — размер доплаты за замещение обязанностей кадровика.

  Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.

  Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:

  10 000 / 21 × 15 = 7142,86 рублей.

  Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Суммы можно учесть в фонде оплаты труда при исчислении налога на прибыль.

  Образец приказа

  Образец дополнительного соглашения

  Образец предложения дополнительной работы

  Образец приказа о совмещении должностей

  Как оформить доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

  Ниже представлена пошаговая инструкция оформления и начисления доплаты сотруднику за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника:

  Шаг-1. Получение устного согласия работника

  Прежде чем начинать оформление документов, следует получить от сотрудника устное согласие на выполнение обязанностей другого работника на период его отсутствия. Как правило, на начальном этапе непосредственный руководитель сотрудника проводит беседу с подчиненным, сообщая необходимость замещения (отпуск, болезнь другого работника, другие причины) и получая от сотрудника согласие, либо мотивированный отказ.

  Подчеркнем, что руководитель не вправе принудить работника к выполнению обязанностей отсутствующего сотрудника. Данное решение принимается исключительно по обеих сторон согласованию сторон – сотрудника и компании (в лице руководителя).

  Шаг-2. Составление заявления

  При согласии работника на выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника, руководитель предлагает ему оформить соответствующее заявление. Законодательно не установлен бланк, на котором необходимо оформить данное заявление, поэтому документ может быть составлен в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов:

  • наименования организации;
  • ФИО, должность отсутствующего и замещающего сотрудников;
  • период замещения обязанностей;
  • основание для замещения (отпуск, болезнь, другие причины);
  • дата составления заявления, подпись заявителя.

  Образец заявления можно скачать здесь⇒ Заявление на замещение временно отсутствующего работника (образец).

  Шаг-3. Издание приказа

  Заявление, составленное замещающим сотрудников и согласованное руководителем, является основанием для издания соответствующего приказа. Образец приказа можно скачать здесь⇒Приказ на замещение временно отсутствующего работника (образец).

  Шаг-4. Начисление доплаты

  На основании приказа производится расчет и начисление доплаты на период замещения отсутствующего работника и выполнения замещающим сотрудником его должностных обязанностей.

  Расчет доплаты и выплата средств осуществляется в соответствие с порядком и в размере, утвержденным трудовым/коллективным договором и внутренними нормативными документам. Как правило, сотруднику выплачиваются средства по итогам отчетного месяца – вместе с зарплатой работник получает доплату за замещение.

  Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время. Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.

  Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.

  Категории замещений

  В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

  1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
  2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
  3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

  При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

  Оплата труда и оформление временного перевода

  Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.

  К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.

  Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту ( ст. 182 ТК РФ ).

  При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
  2. Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
  3. Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.

  Образец приказа

  
  

  Образец дополнительного соглашения

  
  

  Совмещение профессий и увеличение объема работ

  Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.

  1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.

  Образец предложения дополнительной работы

  
  

  2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.

  3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.

  Образец приказа о совмещении должностей

  
  

  Образец приказа на расширение зон обслуживания

  
  

  О размере доплат за замещение

  Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.

  Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.

  В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.

  Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.

  Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:

  Доплата за временное исполнение обязанностей отсутствующего работника — это дополнительное вознаграждение за работу вместо коллеги, который находится, например, в отпуске или на больничном.

  Виды замещения отсутствующего сотрудника

  Чтобы уход в отпуск отдельных сотрудников не привел к сбою деятельности предприятия в целом, работодатели передают часть их функций другим. Работая за двоих, коллега вправе получать доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника по Трудовому кодексу, адекватную затраченным усилиям.

  Трудовой кодекс предоставляет несколько возможностей замещения сотрудников:

  • совмещение профессий ( ст. 60.2 );
  • увеличение объема работы и расширение зон обслуживания (ст. 60.2);
  • совместительство ( ст. 60.1 );
  • временный перевод ( ст. 72.2 );
  • временный прием нового сотрудника ( ст. 59 ).

  Чаще всего совмещают должности или наращивают объем задач и круг обязанностей. Разница между этими вариантами в том, какие функции возложены на работника — схожие или разные.

  Если профессии одинаковые, то человеку увеличивают нагрузку и возлагают больше обязанностей. Например, если в организации пять кассиров и один на больничном, то его нагрузку перекладывают на остальных кассиров.

  Если же приходится трудиться на двух разных должностях — за себя и за коллегу, то это совмещение. Но без согласия никто не вправе заставить человека работать за двоих (если возможность замещения не указана в основном договоре).

  Реже вместо уехавшего в отпуск коллеги берут на работу другого человека. С ним заключают договор на определенный срок, например на время декретного отпуска сотрудницы. Этот вариант применяют особенно на предприятиях со сложными механизмами, которые требуют особых навыков. Если наладчик такого оборудования уезжает в командировку или отпуск, то замещение влечет сбои в деятельности всего предприятия. Тогда на работу берут другого квалифицированного специалиста.

  Совмещение

  Нередко в период отпусков приходится совмещать две разные деятельности. В этом случае п роисходит возложение обязанностей без освобождения от основной работы с доплатой за дополнительный труд. Все задачи за себя и за коллегу выполняют в основное рабочее время, как указано в договоре. Но трудиться придется более интенсивно, чтобы успеть выполнять все дела не в ущерб собственной работе. Например, бухгалтер совмещает текущие обязанности с функциями кадровика или кассир выполняет одновременно и задачи консультанта.

  Чтобы в дальнейшем не возникало трудовых споров, необходимо правильно оформить совмещение. Помните: обязательно получить письменное согласие сотрудника. Затем составляем дополнительное соглашение к трудовому договору. Человек вправе отказаться от выполнения чужих обязанностей, тогда он предупреждает об этом работодателя заранее — за три рабочих дня.

  Если же он согласен, то издаем приказ на доплату за замещение временно отсутствующего работника, указываем, что он не возражает против замещения. Когда отдохнувший коллега вернется, совмещение отменяют, предупредив сотрудника как минимум за три рабочих дня.

  Временный перевод

  Если специфика предприятия не позволяет совместить функции, то сотрудника переводят на место коллеги. Зачастую этот путь выбирают, когда подчиненный заменяет вышестоящего по служебной лестнице коллегу. Например, пока шеф-повар ресторана на больничном, его дела передают другому повару.

  Когда один служащий отсутствует, другой на некоторый период оставляет собственные рабочие дела и исполняет только чужие за определенную доплату. Для этого он обязан написать согласие, а работодатель — издать приказ о переводе и составить дополнительное соглашение. Условия работы и доплаты за замещение отсутствующего работника на время отпуска по Трудовому кодексу обязательно предусматривают в составленных документах.

  Такое замещение хорошо тем, что становится для руководства серьезным показателем квалификации сотрудника. Если человек успешно справится с работой, то в дальнейшем его ожидает повышение.

  Внутреннее совместительство

  Еще один способ, предусмотренный в законе, — совместительство. Есть внешнее и внутреннее совместительство. Внешнее — работа у разных работодателей, внутреннее — у одного на двух рабочих местах. В последнем случае вместо другого человека предстоит трудиться в отдельные от основной работы часы.

  Оформляют как при приеме нового сотрудника:

  • знакомят с обязанностями под подпись;
  • проводят инструктаж по охране труда;
  • издают приказ о приеме на работу.

  Затем заключают отдельный трудовой договор ( ст. 282 ТК РФ ). В нем обязательно уточняют, что сотрудника взяли на условиях совместительства.

  Как оплачивать работу

  Законодательство не позволяет загружать людей работой без адекватной доплаты. Размер вознаграждения за двойной труд зависит от того, какой способ замещения выбрал руководитель. Закон указывает, как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, в статье 151 ТК РФ — по договоренности между руководителем и подчиненным. Это касается совмещения и увеличения объема работ или расширения зоны обслуживания.

  Надбавку обозначают в доле от оклада или в виде конкретно оговоренной суммы. Величина зависит от объема работ и специфики деятельности и указывается в дополнительном соглашении. Кодекс не ограничивает минимальный или максимальный размер надбавки.

  На практике вопрос, как оплачивается замещение на время больничного, решается просто — в среднем от 10 до 30% заработка временно нетрудоспособного. Это вполне объяснимо. Пока отсутствует сотрудник, приходится выплачивать отпускные или больничные, заложенные заранее в фонде оплаты труда. А п ри доплатах заместителям работодатель платит дважды. Но ни один, ни другой сотрудник не исполняет функции в полной мере.

  Другой случай — если человеку приходится выполнять задачи за подчиненного, например главному бухгалтеру за рядового бухгалтера. Тогда необходимо выплатить разницу в окладе, поскольку зарплата руководящего работника выше.

  При временном переводе предусматривается не доплата за замещение на время отпуска начальника, а полноценный оклад отсутствующего, поскольку зарплата руководителей выше, чем у подчиненных.

  При совместительстве оплата обычно устанавливается исходя из объема выполненных дел или отработанных часов. Размер и схема указываются в договоре.

  При приеме нового персонала условия и оплату определяют совместно с сотрудником и указывают при заключении договора на определенный срок.

  Законодательство дает четкий ответ на вопрос, можно ли не доплачивать работнику з/п за замещение: нет, поскольку за каждый дополнительный труд необходимо устанавливать доплату, этого требует ТК РФ в ст. 60.2 и 151. В исключительных случаях это возможно: если работник замещает коллегу с похожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции предусмотрена возможность замещения. В этом случае письменное согласие и доплата не требуются. Но это только тогда, когда нет чрезмерной нагрузки. Иначе все равно придется доплатить по соглашению с заместителем, если не хотите столкнуться с трудовыми спорами в суде.

  Как оформить приказ на оплату

  Чтобы проблем не возникло, правильно оформляем замещение документально. После составления дополнительного соглашения издается приказ о доплате за исполнение обязанностей отсутствующего работника, в котором следует указать:

  • Ф. И. О. обоих сотрудников и их должности;
  • способ замещения (перевод, совмещение, расширение обязанностей и т. д.);
  • причину (отпуск, больничный, командировка и др.);
  • срок, на который оформляется замена;
  • обязанности и объем работы;
  • сумму или размер в процентном соотношении от оклада за дополнительную нагрузку.

  Внизу указываем, что сотрудник согласен замещать коллегу. Он знакомится с приказом под подпись.

  
  

  Налогообложение и страховые взносы с доплаты

  Дополнительная плата за работу по подмене работника из-за болезни по Трудовому кодексу в 2021 году облагается основными налогами:

  • подоходный налог (НДФЛ);
  • страховые взносы.

  НДФЛ вычитается из начисленной суммы в размере 13%. Страховые взносы начисляют по общим тарифам (30%) и из вознаграждения не удерживают. Работодатель выплачивает их из собственных средств.

  Курская Н. Оплата за выполнение работы временно отсутствующего работника

  На практике нередко работодатель вынужден производить замену временно отсутствующего работника. Это бывает, когда работник использует ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, в период его временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, а также в других случаях, когда за временно отсутствующим работником в соответствии с законом сохраняется место работы. Иными словами, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть установлено только на определенный срок. В данном материале автор рассмотрит на практических ситуациях, какова оплата труда при выполнении обязанностей временно отсутствующих работников.

  Лето делит людей на убывающих в отпуск и тех, кто их заменяет. Кому поручить исполнение обязанностей отсутствующих работников? Как оформить эти трудовые отношения? В любом случае следует выбирать вариант, отвечающий требованиям законодательства. Рассмотрим эти варианты, чтобы вы могли выбрать тот, который подходит именно вам.

  Условия и порядок оплаты труда при временном заместительстве в организациях, не относящихся к бюджетным, устанавливаютсянанимателем и предусматриваются в коллективных договорах, соглашениях (часть третья п. 68 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

  На практике срочный договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, заключается, как правило, в случаях длительного (свыше 4 месяцев) отсутствия работника (вследствие временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и др.).

  Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

  Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника – это возложение обязанностей отсутствующего работника (отпуск, болезнь, командировка) на другое лицо без освобождения от своей основной работы, когда за отсутствующим работником в соответствии с действующим законодательством сохраняется рабочее место (должность).

  Чтобы оформить возложение выполнения обязанностей временно отсутствующего работника на другое лицо, необходимо издать соответствующий приказ (распоряжение) нанимателя с указанием профессии (должности) отсутствующего работника, размера доплаты и периода отсутствия основного работника.

  Временное заместительство – это один из видов выполнения обязанностей временно отсутствующего работника в рамках нормальной продолжительности рабочего времени без освобождения от своих основных обязанностей, применяющийся в отношении руководителей, специалистов и служащих организации.

  Если временное заместительство связано с освобождением от основной работы, необходимо руководствоваться нормами, определяющими порядок осуществления перевода в связи с производственной необходимостью.

  Справочно: временный перевод в связи с производственной необходимостью производится без согласия работника на срок до 1 месяца. Для замещения отсутствующего работника такой перевод не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). По соглашению сторон срок такого перевода может быть увеличен.

  Временное заместительство оформляют приказом (распоряжением) нанимателя. В таком приказе обязательно должен быть указан период, в течение которого работник будет являться заместителем.

  Ситуация 1. Необходимость отработки временно замещающего работника до возвращения временно отсутствующего

  В торговую организацию на время декретного отпуска основной работницы Савельевой С.В. принят новый временный работник Петрикова П.А., с которой заключен трудовой договор о временной работе на период отсутствия работницы, за которой в соответствии с ТК сохраняется место работы.

  Через месяц Савельева С.В. написала заявление о выходе на работу.

  В данном случае работница Петрикова П.А. вправе потребовать расторжения трудового договора в любое время независимо от характера причины (уважительная/неуважительная).

  Справочно: временные работники имеют право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом нанимателя письменно за 3 дня (часть первая ст. 294 ТК).

  Таким образом, при наличии заявления о расторжении трудового договора работница не обязана отрабатывать срок до выхода отсутствующей сотрудницы на работу.

  Ситуация 2. Увольнение временного работника, если у него рабочий день начинается в ночную смену

  В строительной организации на период трудового отпуска основного работника Иванова И.И. приняли на работу временного работника Кузнецова К.П. по трудовому договору, который оканчивает свое действие 27 июля 2015 г.

  Однако Кузнецову К.П. в этот день необходимо приступить к работе в ночную смену (с 21:00 27 июля до 9:00 28 июля 2015 г.).

  В данном случае временного работника следует уволить 27 июля 2015 г.

  Справочно: трудовой договор, заключенный на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, прекращается со дня, предшествующего дню выхода основного работника на работу (ст. 38 ТК).

  Трудовой договор с работником, принятым на период нахождения основного работника в трудовом отпуске, прекращается в связи с истечением срока трудового договора на основании п. 2 ст. 35 ТК.

  Таким образом, исходя из вышеизложенных норм законодательства, наниматель должен уволить работника Кузнецова К.П. днем, предшествующим выходу основного работника на работу, т.е. 27 июля 2015 г. Также необходимо произвести с ним окончательный расчет и выдать трудовую книжку.

  Так как смена у временного работника Кузнецова К.П. начинается в день увольнения в 21:00, то работник должен приступить к своей работе и отработать часть смены до окончания календарного дня, т.е. до 24:00 27 июля 2015 г., а основной работник, у которого трудовой отпуск оканчивается 27 июля, соответственно должен приступить к работе после окончания трудового отпуска в 00:00 28 июля 2015 г.

  Ситуация 3. Временно замещающий работник уходит в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

  В производственную организацию по срочному трудовому договору на время выполнения обязанностей временно отсутствующей работницы Сидоровой С.М. (она находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет) принята другая работница Лис В.В. Через некоторое время она уходит в отпуск по беременности и родам, а затем и в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. В период нахождения Лис В.В. в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет на работу выходит основная работница Сидорова С.М.

  При приеме на работу на период выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, следует руководствоваться п. 4 части первой ст. 17 ТК. В этом случае с работником, принятым временно, заключается срочный трудовой договор.

  Для заключения договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника необходимо соблюдать следующее правило: заключение срочного трудового договора на указанных условиях возможно только в случаях, обусловленных временным отсутствием работника, состоящего в штате нанимателя, а не работника, с которым трудовые отношения прекращены на законном основании.

  Конкретная дата истечения срока трудового договора при приеме работника на период нахождения основного работника в социальном отпуске по беременности и родам, в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет не указывается, поскольку у основного работника есть право прервать социальный отпуск и выйти на работу.

  Поэтому с выходом на работу основного работника Сидоровой С.М. истекает срок действия срочного трудового договора с работницей Лис В.В., принятой на период отсутствия основного работника. Такой трудовой договор прекращается со дня, предшествующего дню выхода этого работника на работу (часть третья ст. 38 ТК). При этом трудовой договор расторгается по п. 2 части второй ст. 35 ТК. При увольнении по данному основанию запрета на увольнение работника в период нахождения его в социальном отпуске нет.

  Оплата труда

  При временном переводе в связи с производственной необходимостью оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (часть пятая ст. 33 ТК).

  При этом средний заработок исчисляют исходя из заработной платы, начисленной работнику за 2 календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа) (п. 20 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотр енных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47).

  Ситуация 4. Оплата дополнительной нагрузки при временном отсутствии основного работника

  В организации временно отсутствует основной работник (длительная болезнь). Его работу временно выполняет работник этой же организации без освобождения от своих основных обязанностей.

  Работникам, выполняющим у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня, производится доплата, размер которой устанавливает наниматель по соглашению с работником на основании локального нормативного правового акта (например, коллективного договора, соглашения) (ст. 67 ТК).

  Оплата производится от тарифного оклада по замещаемой должности. Конкретный размер доплаты работнику определяют в зависимости от сложности, характера, объема выполняемых работ, степени использования рабочего времени.

  Ситуация 5. Оплата труда, когда у временно замещающего работника отличаются оклад и надбавка с временно отсутствующим работником

  Ведущий бухгалтер в течение длительного времени (3 месяца) находится на больничном. Бухгалтера-кассира приказом руководителя назначают исполняющим обязанности временно отсутствующего работника.

  При приеме работника на работу с ним должен заключаться трудовой договор, который должен содержать помимо прочих условие о трудовой функции работника (ст. 19 ТК). Для целей указанной статьи ТК под трудовой функцией понимается работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией работника.

  В организациях, не относящихся к финансируемым из бюджета, а также к пользующимся государственными дотациями, условия и порядок оплаты труда при временном заместительстве устанавливаются нанимателем и предусматриваются в коллективных договорах, соглашениях (ст. 68 ТК).

  Размер должностного оклада бухгалтера-кассира не может быть установлен ниже размера должностного оклада ведущего бухгалтера (оплата труда по выполняемой работе). При этом, поскольку для замещающего работника в соответствии с заключенным с ним контрактом предусмотрена конкретная дополнительная мера стимулирования, а также установлена персональная надбавка за высокие достижения в труде, то размер, порядок и условия этих выплат сохраняются для бухгалтера-кассира также на период выполнения им обязанностей ведущего бухгалтера.

  С учетом изложенного устанавливать данному работнику дополнительную меру стимулирования и персональную надбавку, предусмотренную для ведущего бухгалтера, в этом случае нет оснований.

  Ситуация 6. Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

  В организации установлено, что на период трудового отпуска заместителя главного бухгалтера Ивановой И.И. (с 27 июля до 9 августа 2015 г. – 14 календарных дней) выполнение ее обязанностей будет возложено на бухгалтера Петрову П.П.

  Должностной оклад заместителя главного бухгалтера составляет 8 500 000 руб., ежемесячная премия 30 % от должностного оклада, должностной оклад бухгалтера составляет 6 000 000 руб., ежемесячная премия – 20 % от должностного оклада.

  Приказом руководителя установлена доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 50 % от должностного оклада заместителя главного бухгалтера.

  При временном заместительстве оплата труда замещающего работника устанавливается в организации самостоятельно на основании коллективного договора, соглашения либо в иных локальных нормативных правовых актах, например в положении об оплате труда, положении о временном заместительстве и т.п., если коллективный договор в организации не заключался.

  Произведем расчет доплаты бухгалтеру Петровой П.П.:

  8 500 000 / 22 × 5 дней в июле × 50 % = 965 910 руб.;

  8 500 000 / 21 × 5 дней в августе × 50 % = 1 011 905 руб.

  Всего следует доплатить бухгалтеру 1 977 815 руб. (965 910 + 1 011 905).

  Еще раз повторимся, что минимальная граница размера заработной платы, начисляемой замещающему работнику, должна быть не ниже среднего заработка по основной работе.

  Читайте также:

    
  • Куда обратиться если не оплатили больничный лист
    
  • Можно ли переоформить больничный на другого родителя
    
  • Что делать если находясь на больничном попал в больницу
    
  • Пред вк в больничном листе что это такое
    
  • Дает ли физиотерапевт больничный