Что главнее трудовой договор или штатное расписание

Опубликовано: 16.05.2024

В своей статье я хотел бы поднять тему, которая ежемесячно будоражит мозг кадровиков и бухгалтеров. Много статей уже написано по поводу такого понятия как «штатное расписание».

Также исчерпывающе форма данного документа описана в приложении к постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты ». Тем не менее попрежнему остается не решенным вопрос о том, когда штатное расписание должно утверждаться. В настоящее время распространено мнение о том, что ШР должно утверждаться в конце каждого месяца с описанием того состояния (ФИО, должность, подразделение, оклад и т. д.), которое вступит в действие только в следующем месяце. Например, мы утверждаем ШР на январь следующего года только 25 декабря текущего. Такая практика довольно распространена.

И многие организации страдают от того, что «сковывают» себя ШР на целый месяц. И эти «оковы» знакомы многим специалистам не понаслышке. Как часто возникает вопрос какогонибудь начальника отдела: «Почему мы не можем взять Петрова на работу?» И ответ кадровика: «Потому, что его должности нет в ШР». Проблемы со штатным расписанием возникают и тогда, когда дело касается изменения оклада или структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Все эти нюансы отражаются на мобильности управления персоналом в компании. Зачастую возникают ситуации, когда нет времени ждать месяц для того, чтобы ввести новые изменения в ШР. При этих трудностях разные организации идут разными путями. Одни перестают вести ШР и утверждать его при изменениях, тем самым нарушают трудовое законодательство и впоследствии сталкиваются с более тяжелыми проблемами (трудовые споры, инспекции, аудиты). Другие (особенно ответственные кадровики или главные бухгалтера) – начинают теребить своего генерального директора с просьбой переподписать или подписать в новой редакции уже утвержденное ШР. В результате вызывают немилость руководителя организации, который вынужден впоследствии либо приостанавливать прием на работу и переводы, либо идти по первому пути, описанному выше.

Очень часто бывают такие ситуации, когда рекрутеры ищут нужного специалиста и, находя его, сталкиваются с тем, что его не могут принять на работу изза отсутствия ставки в ШР.

В результате специалист, который активно ищет работу, не дожидается наступления нового месяца и находит себе более «гибкого» и мобильного работодателя. При переводе окончания испытательного срока часто с сотрудниками договариваются о том, что их зарплата увеличится после успешного прохождения испытания. Тем не менее успешно прошедшему испытательной срок специалисту иногда приходится еще месяц ожидать заветного увеличения ЗП, так как его новый оклад просто забыли прописать в утвержденном заранее ШР.

Случаев из реальной практики каждого управленца, связанного с указанными выше вопросами, можно перечислять бесконечно. И ничего кроме негатива в адрес кадровых служб и бухгалтерии данная практика не добавляет. В результате отсутствия гибкости ШР страдают и сотрудники, и кандидаты, и соответствующие службы, и руководитель организации. В конечном итоге все страдают от несовершенства процедуры утверждения ШР. При этом на вопрос о том, почему вы не облегчите себе работу, кадровики, бухгалтера, юристы начинают говорить либо о том, что они так делали всегда, либо (наиболее грамотные) начинают ссылаться на абз. 7 ст. 57 Трудового кодекса РФ. В данном абзаце написано о том, что обязательными для включения в трудовой договор являются, в том числе, условия о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием…).

Многие знакомы со ст. 15 ТК РФ, в которой написано о том, что трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…).

Но, зачастую, ключевым аргументом в пользу утверждения ШР наперед становится понятие самого трудового договора, указанного в ст. 56 ТК РФ, где написано о том, что трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции… Как мы видим из ст. 57 ТК РФ, трудовая функция – это и есть работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

Многие юристы, кадровики и другие специалисты трактуют данную норму таким образом, что в трудовой договор, который мы заключаем при приеме на работу, должно вноситься название должности, которое уже указано в ШР.

Таким образом, считают указанные специалисты, сначала должно появиться ШР, а потом уже трудовой договор. И эта идея беспощадно вбивалась и продолжает вбиваться на разнообразных семинарах и лекциях в головы наших кадровиков и бухгалтеров при каждом удобном случае. Причиной этого может быть пресловутое несовершенство нашего законодательства. Наш законодатель, безусловно, любит путать народ замысловатыми определениями в правовых нормах. Вот и в этот раз он меня не разочаровал. В указанных выше статьях ТК РФ встречается интересное понятие – «обусловленность». В Толковом словаре С.И. Ожегова обусловленность понимается как причинноследственная связь, а также вообще зависимость.

В большинстве других словарей (Даля, Ушакова и т. д.) я такого понятия не нашел. Далее буду пользоваться определением С.И. Ожегова. Как мы понимаем, оттого зависимость это или причинноследственная связь может многое поменяться в нашем подходе к утверждению ШР. Если «обусловленность» – это причинноследственная связь, то тогда вопрос о том, что раньше ШР или ТД (трудовой договор) для меня решался бы в пользу ШР. Причина – это ШР, а ТД – это следствие.

С другой стороны, если обусловленность – это зависимость, то не так важно, в какой момент мы установим данную зависимость. Мы можем сначала заключить трудовой договор, указав там название той должности, оклада и подразделения, о котором стороны договорятся, а в конце текущего месяца установить зависимость с ШР (т. е. прописать в ШР уже зафиксированные в трудовом договоре условия).

Наверняка, у многих читателей мои размышления вызовут бурю эмоций по поводу того, что я пытаюсь навязать какуюто псевдотеорию.

Но давайте посмотрим на ситуацию трезво. Главное, что мы должны обеспечить при связи ТД и ШР, – это обусловленность и соответствие. С понятием «обусловленность» мы разобрались выше. Неопределенность трактовки этого понятия я бы толковал в пользу удобства и здравого смысла, с которым должны подходить работодатели к управлению ШР. Кроме того, сам корень слова «обусловленный» говорит нам о том, что работодатель и работник могут, что называется «на словах», договориться о содержании трудовой функции, а затем прописать ее в документах.

А понятие «соответствие» мы обеспечиваем по аналогии с зависимостью (см. выше). Равенство между названием должности в ШР и ТД мы достигаем к концу месяца, в котором у нас произошел прием, перевод или увольнение. Таким образом, ШР из понятия планового может стать для нас понятием отчетным.

Все мы используем такую форму как расчетная ведомость или табель учета рабочего времени. Эти документы закрепляют факт проведенных мероприятий и (или) состоявшихся событий. Аналогично я предлагаю использовать и ШР.

Резонно возникнет вопрос о том, а зачем же нам тогда вообще ШР нужно если уже есть расчетная ведомость и табель. Ответов можно предложить два. Вопервых, для соблюдения требований ТК РФ. Об этом написано выше. Вовторых. Утвержденное в конце месяца ШР позволит закрепить структуру, численность персонала за конкретный период, что позволит планировать работу с персоналом в следующем месяце.

Предвижу также вопрос о том, как тогда планировать работу с персоналом без ШР. Я бы предложил использовать электронный документ, который носил бы название «План по персоналу». И в данном документе можно было бы отразить ФИО и должности, подразделения, оклады и надбавки и даже возможность обучения, и много всего того, что хотелось бы делать с сотрудниками. В любом случае данный электронный документ не сковывал бы уже никого по форме документа. Вместе с тем в нем можно было бы четко определить плановый ФОТ и работать в течение месяца, не превышая его. Таким образом была бы снята дополнительная нагрузка на генерального директора, который только подписывал бы в конце месяца фактическое ШР, а для Плана по персоналу утверждал бы месячный ФОТ и позволял бы своим подчиненным топменеджерам действовать свободно и мобильно в рамках утвержденного ФОТа.

И еще один вопрос, который может возникнуть в результате прочтения этой статьи: «А как же сокращение штата?» Процедура сокращения штата достаточно подробно и логично описана в ТК РФ. Сначала приказ о сокращении численности (штата) сотрудников, потом уведомления увольняемым и ознакомление их с ШР, которое вступит в действие через 2 месяца.

Что касается утверждения ШР, то в данном случае работодателю нужно будет составить ШР на 2 месяца вперед. Но это, пожалуй, исключительный случай, когда в законодательстве прямо об этом написано. Часто ли происходят в большинстве организаций сокращения штатов? Думаю, что нет. Большинство успешных работодателей находят общий язык с сотрудниками и по договоренности расстаются с ними в случае необходимости.

В заключение хочу написать, что указанная выше идея утверждения ШР была успешно реализована в нашей компании и действует уже продолжительное время, переживая налоговые проверки и аудиты. Думаю, что даже если и возникнут трудовые споры на данную тему, то и их нам удастся урегулировать. В любом случае, все используемые в компании процедуры должны обеспечивать торжество рациональности и эффективности, а не бюрократии.

Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.

Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.

Можно ли отказаться от штатного расписания

В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.

Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.

Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.

Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.

Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2021 года, составленного по форме Т-3.

Как заполнить форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.

Как правильно оформить штатное расписание на 2021 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.

В шапке документа указывают:

название организации или имя ИП-работодателя;
код по ОКПО;
номер документа и дату его составления;
период действия (обычно до одного года);
реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
общее количество штатных единиц.

В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.

В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:

общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
профессиональные стандарты.

Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.

Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.

Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.

В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.

Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.

Штатное расписание на 2021 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Порой в организации складывается следующая ситуация: есть штатное расписание с определенными должностями и количеством работников по каждой должности.

Но возникает срочная необходимость принять временно или постоянно работника на должность, отсутствующую в штатном расписании. Например, одна работница уходит в декрет*, но пока она еще работает, нужно принять новую работницу, которая будет выполнять те же обязанности и перенимать опыт преддекретной сотрудницы. Или ситуация, когда работник увольняется, известна дата его увольнения, необходимо принять нового человека, уже найденного на высвобождающуюся должность. Но чтобы новый работник не передумал, а наоборот, побыстрее приступил к работе и успел тщательно принять дела у увольняющегося, нужно, опять же, его принять каким-то образом на работу. Зачастую этого требует руководство.

Иногда просто «забывают» ввести должность в штатное расписание, когда появляется необходимость в новом работнике. И тогда перед кадровиком встает сразу несколько вопросов: как оформить прием работника, если нет соответствующей свободной должности в штатном расписании? Что делать, когда должность, под которую «заготавливался» внештатный работник, уже освободилась? А если работник уже есть, а должности для него в штатном расписании до сих пор нет?

Рассмотрим аспекты, общие для всех названных ситуаций, а затем — нюансы конкретных ситуаций.

Штатное расписание и трудовой договор: что важнее?

Разберемся, что такое штатное расписание, какие функции оно выполняет в организации; соотношение должности в штатном расписании и факта трудовых отношений.

Словосочетание «штатное расписание» упоминается в ТК РФ всего два раза: в ст. 15 в контексте того, что трудовая функция работника может характеризоваться в том числе работой по должности в соответствии со штатным расписанием; и в ст. 57 — в связи с характеристикой трудовой функции, подлежащей указанию в трудовом договоре. Иных упоминаний о штатном расписании ТК РФ не содержит.

Итак, ни в ТК РФ, ни в указанном Постановлении Госкомстата не говорится о том, что штатное расписание должно иметься у организации в обязательном порядке. Также не предусмотрена обязанность руководителя организации утвердить штатное расписание. Если, например, этим же Постановлением утверждена форма графика отпусков, то следует отметить, что обязательность графика отпусков закреплена в ст. 123 ТК РФ, устанавливающей сроки и порядок утверждения этого документа. Казалось бы, штатного расписания может и не быть. Однако данная точка зрения представляется весьма спорной.

Во-первых, штатное расписание все-таки необходимо для бухгалтерской и налоговой отчетности — этот документ обязательно запросят налоговые органы наряду с ведомостями по заработной плате, трудовыми договорами и прочими документами в рамках проверки. Также штатное расписание выполняет важнейшую роль в организации, оформляет ее структуру, отражает систему подчиненности, должностные оклады. И следует отметить, что в самом ТК РФ фигурирует понятие «штат», «сокращение штата». Представим, например, что необходимо сократить некоторые должности. Как провести сокращение, как предлагать работникам иные вакантные должности, если нет штатного расписания?

Трудовая инспекция может счесть отсутствие штатного расписания в организации нарушением трудового законодательства. Ответственность за нарушение норм трудового законодательства предусмотрена ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее — КоАП РФ РФ), которая предусматривает для должностных лиц штраф до 5000 рублей и дисквалификацию, а для юридического лица — штраф до 50 000 рублей и приостановление деятельности. Санкции достаточно серьезные, а сама формулировка статьи весьма размытая, поэтому и отсутствие штатного расписания может быть сочтено «нарушением трудового законодательства».

Таким образом, отсутствие в законодательстве указания на обязательность штатного расписания скорее можно рассматривать как пробел законодательства, а не возможность отказаться от использования этого документа.

Однако трудовое законодательство не связывает факт возникновения и существования трудовых отношений с наличием соответствующей должности работника в штатном расписании организации (равно как и с наличием самого расписания). В соответствии со ст. 15 ТК РФ, трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции.

Соглашением между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, в соответствии со ст. 56 ТК РФ, является трудовой договор. В соответствии со ст. 16 ТК РФ, этот документ является основанием возникновения трудовых отношений. Он по общему правилу заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Но фактом заключения трудового договора может являться также и фактическое допущение работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). И даже если в течение трех рабочих дней работодатель не оформил с работником трудовой договор в письменном виде, это говорит не об отсутствии трудовых правоотношений, а о нарушении работодателем трудового законодательства.

Таким образом, нормы трудового законодательства позволяют работодателю устанавливать трудовые отношения с работниками независимо от наличия соответствующей должности в штатном расписании работодателя. Тем не менее отсутствие штатного расписания может являться нарушением трудового законодательства.

Примеры из судебной практики:

1. Работник — каменщик был допущен к работе посредством оформления наряда на работы. Впоследствии работник обратился в суд с требованием оплатить задолженность по заработной плате. В ходе рассмотрения дела выяснилось, что должность каменщика на дату начала трудовых отношений в штатном расписании отсутствовала. Однако это не спасло организацию от необходимости оплатить задолженность по заработной плате.

(Апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 10 августа 2012 г. по делу № 33-9730/2012)

2. Организация пыталась оспорить заключенный с работником трудовой договор и вернуть выплаченные ему деньги. Доводами послужило то, что в штатном расписании отсутствовала должность работника и не был предусмотрен столь большой размер оклада, который работник получал. Однако эти доводы не помогли организации выиграть дело.

(Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 05 июля 2012 г. по делу № 33-13029)

3. Работник был принят на работу по временному трудовому договору, а затем был уволен. Организация отрицала факт трудовых отношений по причине отсутствия должности в штатном расписании, однако в итоге суд признал, что это не является основанием для отрицания трудовых отношений.

(Постановление Президиума Верховного суда Чувашской Республики от 14 декабря 2001 г. № 44-Г-188).

Давайте рассмотрим ситуации, которые хотя и не доходят до судебного разбирательства, но тем не менее часто возникают в повседневной работе юристов и кадровиков.

Ситуации и риски: что делать?

Прием работника за штат с целью последующего выполнения функционала работника, уходящего в декрет

Итак, в штатном расписании организации есть должность юрисконсульта, для которой предусматривается одна штатная единица. Работница, занимающая эту должность, с 01.07.2013 уходит в декретный отпуск (далее — работница А). 03.06.2013 в организацию на должность «юрисконсульт» принят еще один сотрудник (работник Б). Что делать с работником Б?

Идеальным для работодателя был бы вариант, если бы работник Б к моменту ухода в декрет работницы А уволился по собственному желанию, а на следующий день был бы принят на должность временно отсутствующей декретницы. При этом новый трудовой договор с работником Б заключается срочный — на период отсутствия работницы А. Соответственно, когда она выйдет на работу, трудовой договор с работником Б на этом основании прекращается.

Но если работник Б отказывается увольняться с внештатной должности и приниматься по срочному трудовому договору на штатную должность? В этом случае на период отсутствия «декретной» работницы А с новым сотрудником Б не имеет смысла производить какие-либо иные кадровые перемещения (на которые работник также может и не согласиться): он и так остается в единственном числе и выполняет тот же функционал, что и отсутствующая декретница.

В какой-то момент время отсутствия работницы А истекает и она намеревается выйти на работу. Что делать с работником Б, ведь в двух сотрудниках у организации нет необходимости, а последний по собственному желанию увольняться не хочет.

Уволить его в связи с выходом на работу вернувшейся декретницы мы не можем. Ведь в момент приема работника Б единственная должность юрисконсульта в штатном расписании была занята работницей А, соответственно, оснований для заключения срочного трудового договора с работником Б не имелось, работник принимался не на имеющуюся в штатном расписании должность временно отсутствующего работника, а на должность помимо штатного расписания. Соответственно, договор с новым работником Б мог быть только бессрочным. Должность юрисконсульта в штатном расписании сохранилась за работницей А на период ее отсутствия.

В сложившейся ситуации можно констатировать то, что фактически, посредством приема работника Б на должность «юрисконсульт», на которой в тот момент (03.06.2013) уже числилась работница А, численность единиц по этой должности была увеличена с одной до двух.

Таким образом, после выхода декретницы возможно лишь применение процедуры сокращения численности работников по должности «юрисконсульт» до одной единицы. При этом работодатель обязан соблюсти гарантии, предусмотренные при увольнении работника по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, в соответствии с ч. 3 ст. 81, ст. ст. 178, 179, 180 ТК РФ.

Как можно предотвратить возникновение данной ситуации и дальнейшие сложности с ее решением?

Вернемся в начало ситуации. Если существует необходимость задействовать работника Б еще до начала отсутствия молодой мамы, лучше с работником Б заключить не трудовой, а гражданско-правовой договор, объяснив это тем, что должность «преддекретного» работника еще не освободилась. Следует обратить внимание на то, что этот гражданско-правовой договор не должен иметь признаки трудового договора. Затем, после ухода в декрет, на период отсутствия работницы А, с заменяющим ее сотрудником Б заключается срочный трудовой договор.

Можно заключить с работником Б 03.06.2013 и срочный трудовой договор, но началом его действия обозначить дату или факт ухода в декрет основного работника. Но этот вариант имеет недостатки. Во-первых, с момента заключения трудового договора до момента начала срока его действия работник Б не сможет приступить к работе, а если это произойдет, то датой начала трудовых отношений будет дата фактического допущения работника Б к работе. Это возвращает нас к изначальной зоне риска, когда работник Б принимается на работу до ухода в декрет работника А. Во-вторых, если в трудовом договоре обозначить конкретную дату начала трудовых отношений с работником Б — 01.07.2013, то может ведь так получиться, что к этой дате работница А еще будет работать. В-третьих, если обозначить началом трудовых отношений не конкретную дату, а событие — факт начала отсутствия декретницы, то возможно, что у нее и вовсе отпадут основания для временного отсутствия. Здесь возникает неопределенность: начнутся или нет трудовые отношения. Трудовым законодательством не предусмотрена возможность начала трудовых отношений «под условием» наступления какого-либо события.

Прием работника за штат с целью последующего перевода на должность увольняющегося работника

Ситуация: работник А, состоящий в штатной должности бухгалтера, принял решение уволиться 12.07.2013, о чем в письменном виде предупредил работодателя 14.06.2013, написав заявление об увольнении. 24.06.2013 на должность младшего бухгалтера, отсутствующую в действующем штатном расписании, принят работник В. Предполагается, что он с 15.07.2013 будет переведен на штатную должность бухгалтера.

Если все происходит по плану, то 12 июля — последний день работника А. С 15.07.2013 оформляем в порядке ст. 72.1. ТК РФ перевод работника В с должности младшего бухгалтера на освободившуюся должность бухгалтера, отражаем это в соответствующем приказе, в трудовой книжке и дополнительном соглашении к трудовому договору с работником В. Поскольку должность младшего бухгалтера в штатное расписание не вводилась отдельным приказом и работников на ней с 15.07.2013 нет, то каких-либо дополнительных действий тут производить не следует (например, сокращать пустую ставку младшего бухгалтера, ведь не было и приказа о ее введении). Соответственно, проблема «заштатной» должности в этом случае исчезает, поскольку работник Б благополучно переместился в штат.

Какой риск может возникнуть в данной ситуации? Работник А может передумать увольняться и отзовет свое заявление об увольнении, такое право ему дано в соответствии с ч. 4 ст. 80, ч. 4 ст. 127 ТК РФ: работник может отозвать свое заявление на увольнение, если на его место в порядке перевода не приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством нельзя отказать в приеме на работу. В нашем случае в порядке перевода на место работника А никто не был приглашен, соответственно, работник А в любой день до момента увольнения может отозвать свое заявление. Тогда получается, что работник А остается на должности бухгалтера, предусмотренной штатным расписанием, а работник Б вынужден остаться на должности младшего бухгалтера, которая в штатное расписание не вводилась, но фактически присутствует ввиду наличия трудовых отношений с работником Б. Работодателя такой вариант не устраивает. И следует иметь в виду, что ближайшая проверка инспекции по труду выявит «заштатного» работника и на организацию может быть наложен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Что делать?

Идеальным вариантом будет, если работник Б уволится по собственному желанию. Но работник Б может этого и не сделать. Тогда, как и в предыдущей ситуации, придется прибегнуть к варианту сокращения, в этом случае — должности младшего бухгалтера, занимаемой работником Б. Поскольку, хотя ее и не было в штатном расписании на момент приема сотрудника Б, но посредством оформления трудовых отношений с работником Б фактически она появилась.

Но если работодатель хочет продолжать трудовые отношения с сотрудником Б, тогда необходимо сокращать должность бухгалтера, занимаемую сотрудником А. В любом случае одним из работников придется «пожертвовать», поскольку изначально предполагалась замена одного работника другим, а не наличие обоих работников.

Как можно предотвратить данную ситуацию? Во-первых, лучше подождать, пока работник А все же уволится, и принимать работника Б на освободившуюся штатную должность бухгалтера. Во-вторых, работника Б можно пригласить на должность бухгалтера в порядке перевода от другого работодателя. В этом случае работнику Б в соответствии с ч. 4 ст. 64 ТК РФ не может быть отказано в приеме на работу в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы. В этом случае, в соответствии с ч. 4 ст. 80 ТК РФ, даже если работник А передумает увольняться, он уже утратит это право — отказаться от увольнения, поскольку на его место в порядке перевода от другого работодателя приглашен работник Б, которому не может быть отказано в приеме на работу. Но тут надлежит быть внимательными со сроком, в течение которого работник Б должен быть гарантированно принят на должность бухгалтера, освобождаемую работником А. Если работник А работает до 12.07.2013 года включительно, то работнику Б следует уволиться с прежнего места работы не позднее 12.06.2013 года, чтобы иметь гарантию быть принятым на должность бухгалтера, занимаемую работником А.

Прием работника «за штатом» с целью последующего избрания на выборную должность

Эта ситуация является разновидностью предыдущей ситуации, но с некоторым нюансами. Так, 20 апреля 2013 года принят на работу за штат работник Б с целью последующего избрания на должность работника А, срок полномочий которого заканчивается 15 мая 2013 года. Поскольку должность работника А выборная, то трудовой договор с ним в соответствии со ст. 59 ТК РФ является срочным и заканчивается также 15 мая 2013 года — в дату истечения срока полномочий. Соответственно, работник А уже не может каким-либо образом влиять на дату своего увольнения.

Но поскольку штатная должность работника А выборная, то нет гарантий, что и работника Б изберут на эту должность; по этой же причине он не может быть приглашен на работу в порядке перевода.

Идеальный вариант в этой ситуации: работник А увольняется в связи с истечением срока его трудового договора, работник Б избирается на эту должность, и в его трудовой договор и трудовую книжку на основании протокола об избрании вносятся соответствующие изменения.

Но если работник Б так и не избран на должность работника А, то необходимо применять вариант сокращения «заштатной» должности работника Б.

Работник есть, а должности еще нет

И третья ситуация, наименее сложная. Так, возникла необходимость в новом работнике — приняли его на работу. А изменить штатное расписание забыли. Получается, работник есть, а должности его в штатном расписании нет. На факт трудовых отношений между работником и работодателем это не повлияет, но для упорядочения кадрового документооборота и во избежание штрафных санкций в случае проверки следует ввести в штатное расписание должность работника, с которым имеются трудовые отношения. Если получилось так, что в штатном расписании наименование этой должности отличается от того, что указано в трудовом договоре, то в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ необходимо оформить перевод сотрудника в связи с изменением наименования его должности, отразить это в соответствующем приказе о переводе, в трудовой книжке и дополнительном соглашении к трудовому договору.

Напомним, что с этого года применение унифицированных форм не является обязательным.

* Понятие «декрет» в трудовом законодательстве отсутствует. Здесь и далее, употребляя его, будем иметь в виду период отсутствия основного работника, связанный с рождением и воспитанием ребенка, в который входят отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

Есть ли в организации штатное расписание.
Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
На какой период утверждено штатное расписание.
Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Штатное расписание организации содержит указание на размеры окладов работников. В связи с изменением окладов возникает необходимость изменения и штатного расписания. Дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками уже подписаны. Каким образом необходимо оформить изменение штатного расписания?

Согласно ст. 15, ст. 57 ТК РФ трудовой функцией является выполняемая в соответствии с трудовым договором работа по должности в соответствии со штатным расписанием.
Отсюда следует, что штатное расписание является локальным нормативным актом, принимаемым работодателем в обязательном порядке.
Унифицированная форма штатного расписания N Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1). Согласно этому постановлению штатное расписание - организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, количественный состав должностей с указанием их должностных окладов, а также надбавок, отражающих существующую систему оплаты труда и премирования работников.
Обратим внимание, что заработная плата работника, составной частью которой является тарифная ставка (оклад), согласно ст. 135 ТК РФ устанавливается трудовым договором в соответствии с коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя, требованиями нормативных правовых актов. Как видим, размер оклада обязательно согласовывается работником и работодателем в трудовом договоре, даже если он устанавливается в соответствии со штатным расписанием организации.
Таким образом, при изменении окладов по всем или некоторым должностям помимо внесения изменений в штатное расписание работодателю необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, занимающим соответствующую должность.
Отсюда, кстати, вытекает, что в случае если работник не согласен на изменение условий трудового договора, то приказ работодателя о внесении изменений в штатное расписание по должности этого работника не будет соответствовать требованиям трудового законодательства.
Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в случаях, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, за исключением изменения трудовой функции работника (часть первая ст. 74 ТК РФ).
Именно о таких предстоящих изменениях и об их причинах работник должен быть уведомлен работодателем в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения (часть вторая ст. 74 ТК РФ). При этом, как разъяснено в п. 21 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2. "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", на работодателя возложена обязанность доказать, что изменение условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда.
Если же основания для применения ст. 74 ТК РФ отсутствуют, то изменение размера оклада должно производиться в порядке ст. 72 ТК РФ, то есть по соглашению сторон трудового договора.
Изменения в штатное расписание, в том числе в части размера оклада работников, вносятся работодателем на основании приказа руководителя организации (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1).
Однако ни форма приказа об утверждении штатного расписания, ни форма приказа о внесении изменений в штатное расписание Постановлением N 1 не установлена. Соответственно, такие приказы составляются в свободной форме.
Существует два варианта оформления изменений, внесенных в штатное расписание: либо штатное расписание может быть принято полностью в новой редакции, либо изменение оформляется в качестве приложения к основному штатному расписанию, содержащего только внесенные изменения.
При этом согласно части второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а, следовательно, и с измененным штатным расписанием. Однако срок, в течение которого работник должен ознакомиться под роспись с локальными нормативными актами, трудовым законодательством не установлен.
При этом, по нашему мнению, работник не обязательно должен быть ознакомлен со всем штатным расписанием (измененным штатным расписанием): поскольку в приведенной выше норме говорится об ознакомлении с актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, по нашему мнению, работник может быть ознакомлен и с выпиской из штатного расписания.
Уточним, что издавать отдельный приказ о повышении оклада каждому сотруднику не нужно.
Каких-либо требований, связанных с учетом (регистрацией) приказов, оформляемых в деятельности коммерческой организации, законодательство не содержит. Поэтому работодатель своим локальным актом (приказом, распоряжением, положением о делопроизводстве) вправе установить порядок ведения журналов (книг) регистрации приказов и порядок их нумерации. Этот документ будет являться обязательным для применения в пределах отдельно взятой организации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Штукатурова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Серков Аркадий

6 октября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Читайте также: