Что можно написать о себе в резюме на работу личные качества для секретаря

Опубликовано: 02.05.2024

В работу секретаря входят всевозможные обязанности, связанные с общением и ведением документации. Если вы намерены занять эту должность в желанной компании, в первую очередь вам необходимо позаботиться о резюме. Успех во многом зависит от заполнения графы «личные качества». Важно сделать свою характеристику полной, информативной, полезной, интересной и не шаблонной.

Личные качества в резюме секретаря

Список личных качеств для должности секретаря

Перед вами список личных качеств, которые помогут занять должность секретаря:

  1. Грамотная речь. Одна из главных задач секретаря – расположить к себе собеседника. Именно он создаёт первое впечатление о компании, поэтому у такого специалиста обязательно должна быть грамотная и хорошо поставленная речь.
  2. Презентабельный внешний вид. Секретарь также лицо фирмы. Если вы нацелены пройти собеседование, узнайте больше о компании, где собираетесь работать, изучите общий образ, характерные черты работников этой организации и постарайтесь им соответствовать. Для этого нужно гармоничное сочетание привлекательности и стиля одежды.
  3. Ответственность. По одному из исследований, это главное качество для карьеристов, обязательное и для секретаря. Вы должны уметь работать самостоятельно, грамотно отвечать на различные вопросы и нести ответственность за выполняемые задачи.
  4. Исполнительность. Одно из Топ-10 качеств, которые требуются работодателям. Секретарь должен быстро и точно выполнять свои обязанности, быть старательным.
  5. Умение работать в команде. В этой сфере деятельности необходимо адаптироваться к работе коллектива, уметь налаживать диалог, делегировать полномочия, принимать конструктивную критику и ставить на первое место работу команды, а не свои амбиции.
  6. Неконфликтность. Психологи также рекомендуют аналоги без частицы «не»: доброжелательность, спокойствие, миролюбие. Работодатели ценят секретарей, открытых другим людям. Доброжелательность и приветливость не только залог положительного исхода бесед, но и хорошего впечатления о компании.
  7. Стрессоустойчивость. В работе секретаря нередко приходится сталкиваться с недовольными сотрудниками, клиентами и посетителями, большим количеством телефонных звонков и другими раздражителями. Вы должны уметь сохранять самообладание при любых обстоятельствах.
  8. Организованность. Это качество помогает в выполнении многих рабочих обязанностей, например, организации совещаний, заседаний, деловых встреч, всевозможных мероприятий.
  9. Умение хранить конфиденциальные сведения, преданность компании. Важно чувство сопричастности ко всем делам фирмы, нацеленность на её процветание. Секретарь должен правильно хранить документы, не допуская к ним лиц, для которых они не предназначены, а также не разглашать секретную информацию.
  10. Многозадачность. Значимое и актуальное преимущество, которое позволяет выполнять большое количество поручений, не расходуя время на переключение внимания. Секретаря в любой момент от заполнения документов может отвлечь посетитель или телефонный звонок. Многозадачность – это также умение организовывать работу с несколькими начальниками.
  11. Стремление постоянно развиваться. Имеет значение желание повышать уровень знаний, расширять кругозор, осваивать смежные области работы.
  12. Коммуникабельность. Хороший секретарь умеет легко устанавливать контакт с разными людьми.
  13. Пунктуальность. Недопустимы опоздания сотрудника на работу, совещания, деловые встречи. Кроме того, важно своевременное исполнение поручений, заполнение документов, информирование о встречах, совещаниях, переговорах.
  14. Трудолюбие. Необходимое качество секретаря и других работников любой компании. Для получения хорошей должности и карьерного роста требуется любить работу.
  15. Аккуратность. Наличие этого качества высоко ценится руководителями. Аккуратность и порядок на рабочем месте способствуют качественному и своевременному выполнению работы. Не менее важна и ухоженность секретаря. А также аккуратисты хорошо наводят порядок в документации и никогда ничего не теряют.
  16. Лидерские качества. Они делают секретаря инициативным работником и отличным организатором. Эти навыки пригодятся для того чтобы получить повышение.

Больше примеров и информации о том, какие личные качества указывать в своем резюме в разделе личные качества.

Повысить шансы на трудоустройство и получить желанную работу поможет резюме секретаря образец которого мы подробно разберем в этой статье.

Пример резюме секретаря

резюме секретаря образец

в среднем 5,00 (1 голосов)

Примеры резюме в смежных специализациях:

Отличительная черта этой востребованной профессии – возможное отсутствие профильного образования, поэтому кандидатов на трудоустройство достаточно.

Общие рекомендации

Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами. Во многих компаниях существует должность секретарь-делопроизводитель, и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах. Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.

Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом. Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря, образец которого рассматривается в этой статье. При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.

Как правильно описать опыт работы секретаря

Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:

  1. срок работы в должности;
  2. обязанности секретаря на прошлой работе;
  3. достижения секретаря (если имеются);
  4. название организации.

Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.

Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции. Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится. Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.

Пример одного из опытов работы

На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями. К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно. Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.

При заполнении блока можно упомянуть об опыте организации и ведения переговоров с потенциальными клиентами.

Обязанности секретаря-референта для вашего резюме могут выглядеть следующим образом:

Пример опыта работы секретаря:

Обратите внимание на очень важный пункт данного раздела, в котором описываются достижения кандидата на вакансию секретаря. Не стоит им пренебрегать, особенно если соискателю есть чем похвастаться. Здесь важно отойти от шаблона и использовать не общие фразы, а сведения о конкретных успехах в работе, и желательно с цифрами.

Резюме специалиста без опыта

Несмотря на то, что опыт в работе секретаря имеет огромное значение, шанс на трудоустройство есть и у соискателей без опыта или с большим перерывом в стаже. В такой ситуации важно проанализировать все имеющиеся навыки и указать те, которые хотя бы удаленно связаны с работой секретаря. Если у вас был опыт подобной работы, пусть и без официального оформления, эту информацию также можно внести в анкету.

Заполнение блока «Образование»

Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы. При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому. К работе могут быть допущены, как сотрудники, имеющие за плечами «вышку», так и те, кто получил средне-специальное образование, как в случае с нашим кандидатом.

Пример: базовое образование

Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.

Пример: дополнительные курсы

Как презентовать навыки секретаря

Учитывая большое количество выполняемых функций, ключевые навыки секретаря для резюме должны быть соответствующими. Работодатель уделяет этому разделу анкеты особое внимание, поэтому заполнить его надо внимательно и максимально кратко. Здесь кандидату предоставляется право действовать нешаблонно, так как в этом разделе допускается указание не только умений, необходимых секретарю-референту или секретарю-делопроизводителю, но и упоминание о наличии знаний, не имеющих никакого отношения к будущей работе.

Должность современного секретаря предполагает множество дополнительных обязанностей, для выполнения которых могут потребоваться специфические навыки. Чтобы ваша анкета соответствовала требованиям работодателя, перед заполнением этого блока внимательно ознакомьтесь с должностными обязанностями и на основании полученной информации скорректируйте свои умения.

Помните, что перечисление навыков должно происходить с учетом приоритета.

При заполнении резюме пример секретаря делопроизводителя, на первом месте располагайте ключевые знания, а в самом конце косвенные и дополнительные. Ознакомившись и информацией, работодатель должен правильно оценить ваши компетенции. Ключевые навыки в резюме секретаря могут выглядеть следующим образом:

Пример профессиональных навыков секретаря:
Пользователь ПК Грамотная устная и письменная речь
Делопроизводство Документооборот
Деловой этикет Прием входящих звонков
Работа с корреспонденцией Отчетность
Владение оргтехникой Выполнение поручений руководителя
Многозадачность Встреча посетителей
Организация совещаний Жизнеобеспечение офиса

Что писать в блоке «О себе»

Главной ошибкой многих соискателей является плохое качество заполнения раздела с личной информацией. Первым делом многие пытаются скачать бланк готового резюме и буквально скопировать пункты раздела «О себе». Вы должны понимать, что при заполнении резюме соискателя на должность секретаря важно правильно заполнить абсолютно все разделы, не делая исключений. Говорить о себе много не надо – достаточно рассказать об особенностях характера и чертах, присущих профессиональному секретарю.

Пример раздела «О себе»:

  • Высокая работоспособность, готовность работать сверхурочно, умение отстаивать интересы компании. Наличие лидерских качеств, коммуникабельность и способность организовать работу коллектива. Имею опыт работы с различными базами данных. Умею готовить и проводить презентации.

Не стоит говорить о любви к детям, о своих пристрастиях и хобби, так как на этапе изучения анкеты соискателя работодателю это абсолютно не важно. Помните, что за день работодатель может просмотреть массу документов, поэтому на этом этапе важно донести информацию о себе в сжатой форме.

Заполнение контактных данных секретаря-референта

Серьёзной ошибкой при заполнении резюме является неполное заполнение раздела с контактными данными. На ум сразу приходит номер мобильного телефона и адрес электронной почты. Не стоит забывать, что мы живем в век компьютерных технологий и интернета, поэтому стоит вспомнить о наличие аккаунтов в соцсетях – возможно ваш будущий начальник тоже использует для общения одноклассники, группу ВКонтакте или Фейсбук.

Пример заполнения контактов в анкете:

Для достижения главной цели, а на первом этапе трудоустройства это получение приглашения на собеседование, необходимо указать максимально подробно полный список доступных контактов. Долгожданное сообщение с большой долей вероятности может прийти на Skype, ваш Viber или WhatsApp. Однако, указав все эти каналы, не забывайте о том, что их придется регулярно проверять, чтобы не пропустить приглашение на работу.

Заключение

Работая над созданием резюме, помните, что вашей главной задачей является создание уникального документа, который будет максимально соответствовать требованиям вакансии. Поэтому при составлении документа мы рекомендуем еще раз внимательно перечитать условия работодателя и отразить в документе только актуальную информацию.

Мы уже сказали в начале повествования о том, как должен выглядеть секретарь – лицо компании или организации. Внешность в данном случае может сыграть главную роль, ведь не секрет, что многие руководители – обеспеченные мужчины, и они подсознательно хотят видеть рядом с собой опрятную и ухоженную секретаршу. Идеально выглядеть должны и секретари мужчины, в последнее время эта профессия среди представителей сильного пола пользуется большой популярностью.

Много споров идет относительно того, нужно ли к резюме секретаря образец которого мы разобрали в данной статье, прикладывать фотографию.

Но стоит помнить, что фото должно быть качественным и отвечать нормам делового этикета.

При заполнении резюме помните также о грамматических ошибках, наличие которых может испортить вашу репутацию.

После того как вся информация, внесенная в резюме, будет проверена, вы можете скачать готовый шаблон в формате PDF и использовать его для рассылки по электронной почте. Также специалисты рекомендуют брать один экземпляр с собой на собеседование.

Секретарь — самая востребованная и распространенная профессия с давних времен. Должностные обязанности этого сотрудника включают в себя работу с документацией, планирование, своевременное изменение рабочего дня и помощь в организационных вопросах руководителю. Именно секретарь отвечает на звонки, формирует план командировок и мероприятий, осуществляет контроль за выполнением распоряжений и приказов офисными работниками, принимает гостей.

Пример резюме секретаря — помощника руководителя

Существует несколько правил, которых нужно придерживаться при составлении резюме. Специалисты нашего сервиса создали образец резюме секретаря:

  • Ф.И.О. претендента, контактная информация, желаемая должность, заработная плата и график работы (согласен ли секретарь на командировки и ненормированный рабочий день).
  • Персональная информация о соискателе, включающая в себя пол, гражданство, семейное положение, число детей и место жительства.
  • Опыт работы описывается подробно, с указанием полного названия организации, занимаемой должности и периода работы с точностью до месяца. Начинать лучше с последнего работодателя, следуя по порядку к первому. Если мест работы слишком много, можно указать 5—7.

Должностные обязанности, которые соискатель вакансии выполнял на прошлых работах. Пример обязанностей секретаря-референта:

  • ответы на телефонные звонки в офисе;
  • прием посетителей;
  • приглашение сотрудников по требованию руководителя;
  • приготовление чая, кофе, легких закусок;
  • заказ необходимых канцелярских товаров в офис;
  • организация рабочего дня начальника, деловых встреч и совещаний;
  • выполнение требований руководителя по вопросам, касающимся компетенции секретаря;
  • бронирование билетов и номеров в гостиницах при командировках руководителя;
  • регистрация почты;
  • подготовка проектов приказов и распоряжений начальства;
  • работа с текущей документацией.

При составлении резюме будет большим плюсом указание достижений на предыдущих местах работы. Например, владение техникой быстрой печати, снижение расходов на канцтовары на столько-то процентов за счет внедрения компьютерных технологий и т. д.

Наличие образования: полное наименование учебного заведения, даты начала и окончания учебы и название полученной специальности.

Дополнительные сведения о претенденте на должность: сертификаты и другие документы, подтверждающие прохождение курсов и семинаров по повышению квалификации с указанием их даты.

Далее нужно указать личные качества, которые позволяют вам максимально эффективно справляться с возложенными на него функциями:

  • стрессоустойчивость,
  • коммуникабельность,
  • организованность,
  • пунктуальность,
  • грамотная устная и письменная речь,
  • здоровый перфекционизм,
  • умение слушать,
  • стремление к карьерному росту.

Рекомендуется в резюме вставлять свою качественную фотографию, сделанную в деловом стиле. Вакансия помощника руководителя предполагает общение с клиентами и заказчиками, поэтому внешность является важным критерием при выборе сотрудника на это место.

Ключевые навыки и умения для резюме секретаря

Круг трудовых обязанностей секретаря часто включает в себя навыки и умения специалистов других профессий (помощник руководителя и офис-менеджер). Приведем самые востребованные навыки при приеме на работу такого универсального подчиненного:

  • знание иностранных языков;
  • переводы документации на иностранные языки;
  • делопроизводство, переписка с контрагентами;
  • пользование бытовой техникой (кофе-машиной, микроволновой печью и т. д.);
  • стенографирование и подготовка переговоров, совещаний;
  • работа во всех приложениях Microsoft Office;
  • контроль трудовой дисциплины офисных работников;
  • сбор заявок для формирования единой и закупка канцелярских товаров;
  • бронирование отелей, заказ билетов в деловые поездки руководителю, оформление виз;
  • опыт сбора и обработки информации;
  • отправка и получение электронной почты;
  • ответы на письма, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • оформление подписки на газеты, журналы и т. д.

На нашем сайте можно найти готовые шаблоны резюме, целью которых является предложение посетителям ресурса качественного результата. В итоге человек экономит свое время и получает бланк, разработанный профессионалами. Достаточно просто найти нужный, заполнить его и скачать на ПК или любой гаджет.

Для работы с документами вам может понадобиться Adobe Acrobat Reader
Ваш идентификатор клиента:

Образец резюме секретаря поможет в составлении анкеты для трудоустройства соискателям вакансий секретарь-референт, ресепшионист, секретарь-делопроизводитель, секретарь-переводчик, секретарь офиса, секретарь руководителя. Вне зависимости от специализации, секретарская должность требует наличия пусть и не самых глубоких, но разносторонних знаний и умений.

Секретарь-референт — работник офиса с широким спектром обязанностей, начиная с приёма звонков и заканчивая ведением деловой переписки и документации и выполнением поручений руководства. В целом схожие функции выполняет ресепшионист, однако в этой специализации есть свои нюансы работы.

Пример резюме на работу

  • 1. Пример резюме секретаря
  • 2. Должностные обязанности секретаря для резюме
  • 3. Ключевые навыки секретаря в резюме
  • 4. Достижения секретаря в резюме
  • 5. Личные качества секретаря для резюме

Пример резюме секретаря

Город: Москва
Дата рождения: 12 декабря 1993
Желаемая зарплата: от 50 000 рублей
Занятость: Полная занятость
График работы: Полный день

  • Уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Word, Excel, Outlook.
  • Навыки работы с МФУ, ксероксом, другой офисной оргтехники.
  • Знание основ делопроизводства.
  • Приём посетителей.
  • Работа с корреспонденцией, документами, приём входящих звонков.
  • Планирование рабочего дня директора, организация мероприятий.
  • Освоила работу с корпоративной программой КИСУП.
  • Получила опыт работы с автоматизированной системой электронного документооборота ЕСЭД.

Курсы и тренинги
Декабрь 2019 — Январь 2020
Делопроизводство на компьютере и этика делового общения
Место проведения: Городской центр дополнительного профессионального образования

Дополнительная информация
Водительские права:
Категория B

Иностранные языки:
Английский (Разговорный)

О себе:
Секретарь с опытом работы более 5 лет.

Должностные обязанности секретаря для резюме

Функциональные обязанности секретаря, вне зависимости от специализации, обычно включают в себя работу с документацией, входящими и исходящими звонками и корреспонденцией, а также приём посетителей. Обычно на этой должности приходится также заниматься приёмом посетителей, организацией жизнеобеспечения офиса (взаимодействие с курьерскими службами, клининговыми компаниями и так далее).

Секретарь печатает текст

Примеры должностных обязанностей для резюме секретаря:

  1. Приём, регистрация и сортировка входящей корреспонденции (направление в структурные подразделения).
  2. Организация приёма гостей руководителя.
  3. Ведение деловой переписки, организация телефонных переговоров, документооборот.
  4. Приём и обработка входящих звонков.
  5. Поиск информации в интернете.
  6. Обеспечение порядка в офисе.
  7. Осуществление пропускного контроля.
  8. Своевременное информирование сотрудников управления о поставленных руководством задачах.
  9. Работа с курьерскими службами (заказ воды, закупка канцтоваров и других офисных принадлежностей).
  10. Взаимодействие с клининговыми сервисами.
  11. Контроль отправки документов в банк и получения документов из банка.
  12. Организация деловых поездок (бронирование отелей, заказ железнодорожных и авиабилетов).
  13. Выполнение поручений руководителя.
  14. Протоколирование совещаний.

Ключевые навыки секретаря в резюме

От секретаря обычно не требуются глубокие знания бухгалтерского дела, макроэкономической теории или сложных программных комплексов. В большинстве случаев достаточно базовых навыков работы на компьютере, достаточных для набора текста в Word, поиска информации в интернете и работы с электронной почтой.

Навыки обращения с офисной оргтехникой и ведения документооборота быстро приобретаются во время работы, однако будет дополнительным плюсом, если они у вас уже есть. Не будет лишним скоростной набор текста. Если вы обладаете навыком десятипальцевого метода печати, обязательно обозначьте этот момент в резюме.

Примеры ключевых навыков для резюме секретаря:

  1. Навыки работы с мини-АТС.
  2. Уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Office, FineReader, 1С:Жизнеобеспечение офиса.
  3. Навыки работы с офисной техникой (МФУ, ксерокс, сканер, факс).
  4. Навыки ведения электронного документооборота.
  5. Знание английского на уровне C1, Advanced.
  6. Знание делового этикета, навыки проведения совещаний, встреч и других мероприятий.
  7. Навыки «слепого» набора текста (десятипальцевый метод печати).
  8. Знание делопроизводства (ведение и учёт внутренней документации).

Достижения секретаря в резюме

Достижения секретаря редко можно представить в цифрах. На этой должности не похвастаешься ни ростом продаж или объёмов производства, ни сэкономленными миллионами за счёт оптимизации налогообложения, ни снижением затрат времени на складскую операцию. Однако это не значит, что в секретарском деле не может быть успехов.

Секретарь работает за компьютером

Достижением можно посчитать приобретение дополнительных навыков, прохождение курсов повышения квалификации, благодарности от непосредственного руководства, успешно организованные мероприятия (приём иностранных гостей и так далее). Постарайтесь проанализировать свою деятельность на предыдущих местах работы. Наверняка найдётся то, что можно записать в успехи. Пусть даже это будет бесперебойное оснащение офиса всем необходимым или количество успешно организованных совещаний и переговоров.

Примеры достижений в резюме секретаря:

  1. Грамотно организовала встречу зарубежной делегации, по итогам получила благодарность от руководителя ООО «ИнтерТрейд».
  2. Прошла курсы повышения квалификации «Секретарское дело с использованием персонального компьютера».
  3. Оптимизировала электронный документооборот, что позволило сократить затраты времени на работу с документацией.
  4. Инициировала создание реестра документов на базе Microsoft Excel, что дало возможность систематизировать документооборот.
  5. Выполняла функции секретаря-переводчика на переговорах с европейскими партнёрами.
  6. Получила навыки работы в 1С.
  7. Овладела навыками скоростного набора текстов. Скорость 295 символов в минуту на кириллической раскладке клавиатуры, 285 — на латинской.

Личные качества секретаря для резюме

Работа секретаря бывает монотонной, утомительной и однообразной, но может быть связана и с авралами и стрессами. Всё это повышает ценность таких личных качеств, как внимательность и усидчивость, стрессоустойчивость и способность проявлять выдержку, аккуратность и умение работать в режиме многозадачности, исполнительность и энергичность. Попытайтесь выделить несколько главных качеств, наиболее важных для конкретной вакансии, под которую составляется резюме.

Секретарь: личные качества превыше всего

Наши эксперты знакомят молодых специалистов с тем, какое влияние оказал кризис на востребованность секретарей, что следует предпринять тем, кто хочет найти работу в этой области, какими навыками нужно обладать, чтобы успешно пройти собеседование на должность секретаря, на какую компенсацию можно рассчитывать соискателям, решившим связать свою судьбу с этой профессией.

Займитесь активным поиском

Анна Гусакова, консультант по подбору персонала Pride Consulting Group

– Больше всего от финансового кризиса пострадали малоквалифицированные секретари (АХО, ресепшн). Как правило, это студенты, которые в период учебы устраивались в профильные компании, рассчитывая изучить бизнес изнутри, чтобы уже после получения диплома перейти в разряд ассистентов или менеджеров по своей специальности. Кроме того, под сокращение попало большое количество помощников не первых лиц компаний, а также вторые помощники руководителей высшего звена. Без работы в конце прошлого года остались и помощники руководителей-экспатов в иностранных компаниях.

А вот высокооплачиваемые квалифицированные секретари и помощники, досконально изучившие за несколько лет работы все нюансы конкретного бизнеса, выполняющие по сути функции референта и занимающиеся полной административной поддержкой руководителя, умеющие грамотно планировать его рабочий день и владеющие одним или несколькими иностранными языками, остались на своих местах. Правда, нужно отметить, что и у таких «идеальных» сотрудников были сокращены оклады, в среднем на 15%.

Рекомендации

Тем, кто по стечению обстоятельств сегодня остался без работы, я рекомендую не терять веры в себя и свои силы. Вы являетесь обладателями очень сложной и ответственной профессии. В этой связи всегда вспоминается история о том, как представитель японской фирмы, позвонив партнеру, которого не оказалось на месте, пообщался с его секретарем и в следующий раз сделал комплимент руководителю, сказав, что у него секретарь – красавица. «А как Вы узнали, Вы же ее не видели!» – удивился тот. «Она разговаривает, как красавица», – ответил японский партнер.

Словом, если вы планируете расти и развиваться в этой профессии, у вас есть все шансы преуспеть и стать незаменимым специалистом. На сегодняшний день достаточное количество крупных компаний и холдингов открывают вакансии секретарей (помощников). Ваша задача сейчас – не упустить шанс получить работу своей мечты. Для этого необходимо каждый день мониторить рынок и отправлять свое резюме как можно быстрее, поскольку на хорошие вакансии работодатели получают сегодня до сотни резюме в день. Займитесь активным поиском, не ждите ответа от специалиста по подбору, а будьте в меру навязчивы и напоминайте о себе сами. В общем, используйте свои профессиональные и личные качества, в первую очередь, аккуратность, коммуникабельность и пунктуальность в своих же целях, и тогда поиск новой работы не займет у вас много времени.

Если же вы хотите сменить профессию, попробуйте найти работу, для выполнения которой потребуются аналогичные личные и профессиональные компетенции: исполнительность, доброжелательность, коммуникабельность. У вас есть шанс стать продавцом (менеджером по продажам, продавцом-консультантом и пр.), администратором. Кроме того, в такой ситуации я бы задумалась об учебе и получении специальности, которая вам будет по душе.

Параметры оценки кандидатов

Грамотные управленцы уделяют особое внимание поиску личного секретаря или помощника. Как правило, личный секретарь в крупной компании должен отвечать следующим требованиям:

  • опыт работы от 3 лет
  • высшее образование
  • иностранный язык как большое преимущество

Личные качества:

  • ответственность
  • пунктуальность
  • приветливость
  • умение слушать и слышать
  • умение хранить секреты

Функциональные обязанности:

  • делопроизводство, документооборот
  • полная административная поддержка руководителя
  • деловая переписка
  • планирование рабочего дня руководителя
  • прием гостей

Заработная плата: 45-60 000 рублей.

Будьте адекватны в своих запросах

Варвара Толстая, эксперт филиала лизинговой компании АНКОР в Санкт-Петербурге

– Финансовый кризис, безусловно, отразился на состоянии рынка труда в целом. Специалисты административной сферы (секретари, офис-менеджеры и др.) оказались «в зоне риска» одними из первых. Компании стараются перераспределить административные функции среди имеющихся сотрудников или отдать их на аутсорсинг, чтобы не нанимать новый персонал, поэтому количество административных вакансий на рынке значительно сократилось.

Образ «идеального секретаря» в принципе остался прежним, но требования к административным, как и к другим, вакансиям из-за сильной конкуренции среди кандидатов стали жестче. В особенности это касается опыта работы на аналогичной позиции и уровня владения английским языком.

Что касается финансовой компенсации, то она уменьшилась или в лучшем случае не увеличилась. В первую очередь это касается социального пакета (оплата питания, проезда, мобильной связи, ДМС), который был урезан или вовсе сокращен. Многим также уменьшили оклады, а что касается бонусов, то на административных позициях они, как правило, и так не были предусмотрены, так как эта категория персонала не имеет прямого влияния на развитие бизнеса, как, например, специалисты по продажам.

Рекомендации

Для поиска хорошей работы:

  • Используйте все возможные источники поиска:
  1. Интернет,
  2. Сотрудничество с крупными кадровыми агентствами.
  3. Рассылку резюме по интересным компаниям напрямую.
  4. Посещение ярмарок вакансий, центров занятости.
  5. Рекомендации знакомых и др.
  6. Постоянно занимайтесь саморазвитием:
    • выучите иностранный язык;
    • пойдите на курсы, необходимые для получения специальных навыков;
    • завершите образование;
    • получите, если нужно, новую квалификацию;
    • получите водительские права и т. п.
  7. Будьте гибкими, рассматривайте как можно больше вариантов, не ленитесь составлять и рассылать резюме под конкретную вакансию, ходить по собеседованиям, проходить тесты, так как этот ценный опыт пригодится вам в будущем и даст возможность оценить самого себя.
  8. Будьте адекватны в своих запросах, не стоит настаивать сразу на высокой заработной плате или руководящей позиции при небольшом опыте работы.
  9. Никогда не отступайте от своей цели, так как тот, кто активно ищет работу, всегда ее находит.

Сегодня стоит обратить внимание на вакансии в таких сферах как ИТ, медицина и фармация, производство и продажа ТНП и др.

Параметры оценки кандидатов

Наши клиенты, для которых мы осуществляем подбор на административные позиции, как правило, предъявляют следующие требования к кандидатам:

  1. Оконченное высшее образование (профиль обычно не имеет значения; в зависимости от направления деятельности компании иногда предпочтительны филологи, а иногда специалисты с техническим образованием).
  2. Опыт работы от полутора-двух лет на аналогичной позиции (очень желательно в компании такого же уровня и/или с руководителем, занимающим примерно такую же позицию – топ-менеджер, экспат и т. д., – если требуется персональный ассистент);
  3. Круг обязанностей довольно широкий, в зависимости от позиции он варьируется от приема звонков, отправки корреспонденции и ведения документооборота до планирования рабочего дня руководителя или последовательного перевода на переговорах.
  4. Из навыков в первую очередь необходимо отличное владение ПК (пакет MS Office на продвинутом уровне) и владение иностранными языками (английский обязательно, остальные иностранные языки как плюс).
  5. Что касается личных качеств, то идеальный кандидат должен быть:
    • приветливым;
    • с хорошими коммуникативными навыками и грамотной речью;
    • очень внимательным;
    • собранным;
    • ответственным.

Иногда компании предъявляют особые требования к внешнему виду кандидатов, если это позиция секретаря на ресепшн, который является лицом компании, или персонального ассистента топ-менеджера, сопровождающего его на переговорах.

Изучите состояние рынка

Оксана Матвейкина, специалист по подбору персонала Группы по подбору административного персонала, рекрутинговое агентство AVANTA Personnel

– Финансовый кризис очень сильно сказался на рынке административного персонала в период с января по апрель 2009 года, когда компании фактически полностью прекратили поиск кандидатов по данному направлению. Ситуация начала улучшаться с апреля 2009 года: рынок административного персонала «ожил», появилось большое количество вакансий, и положительная тенденция сохраняется по сей день.

Работодатели стали сегодня более требовательно относиться к выбору кандидатов. Если раньше они готовы были брать на работу студентов, кандидатов без опыта работы/с минимальным опытом, то сейчас ситуация в корне изменилась, так как на рынке присутствует большое количество соискателей с хорошим опытом работы.

Многие компании, которых не затронул кризис, не урезали оклады и бонусную часть. Однако в целом заработная плата заметно сократилась по сравнению с прошлым годом. Это связано, во-первых, с ситуацией на рынке, а во-вторых, с тем, что количество безработных достаточно велико, поэтому многие соискатели существенно снизили свои финансовые ожидания.

Рекомендации

Специалистам, попавшим под сокращение и вынужденным искать новое место работы, можно посоветовать следующее:

  1. При выборе работодателя очень скрупулезно подойдите к изучению информации об этой организации. Выясните, как давно компания работает на рынке, насколько она стабильна и т.п. Найдите информацию о компании в Интернете, зайдите на сайт, посоветуйтесь со знакомыми.
  2. Если вы попали под сокращение либо по каким-то другим причинам покинули прежнее место работы, то не стоит разбрасываться поступающими предложениями от компаний-работодателей. Уделяйте внимание всем приглашениям, активно анализируйте их. Но не надо и хвататься за первую же вакансию, так как административных позиций на рынке становится все больше. Общий совет таков: всесторонне оцените ситуацию, но сильно не затягивайте с выбором новой работы, потому что, несмотря на оживление рынка, конкуренция среди соискателей по-прежнему очень велика.
  3. Перед тем как размещать резюме и указывать ожидаемый уровень дохода, изучите состояния рынка на данный момент. Скорее всего, сегодня вам придется несколько умерить свои ожидания по заработной плате.

Параметры оценки кандидатов

Образование:

Если позиция секретаря предполагает дальнейший рост в компании, то работодатель принимает на работу кандидатов с высшим или неоконченным высшим образованием. Позицию без карьерных перспектив может занять кандидат со средним специальным образованием. Что касается иностранного языка, то все международные компании предпочитают, чтобы соискатели владели английским языком.

Опыт работы:

На данный момент работодатели хотят видеть кандидатов с опытом работы от 0,5-1 года.

Функциональные обязанности:

  1. Прием и переадресация входящих звонков.
  2. Отправка и прием факсимильных сообщений.
  3. Заказ такси.
  4. Встреча посетителей компании, обеспечение их всей необходимой информацией.
  5. Взаимодействие с курьерской службой.
  6. Выполнение других поручений руководства.

Личные качества:

  1. Коммуникабельность.
  2. Доброжелательность.
  3. Стрессоустойчивость.
  4. Презентабельный вид.
  5. Правильно поставленная речь.
  6. Желание учиться и узнавать новое.
  1. Опытный пользователь ПК
  2. Знание английского языка.

Внимательно присмотритесь к работодателю

Анастасия Селиванчик, ведущий консультант Penny Lane Personnel

– Сегодня компании стали более требовательны к сотрудникам всех уровней. На позицию секретаря работодатель за меньшие деньги хочет получить универсального специалиста. Помимо «презентабельной внешности» компания рассчитывает на кандидата со знанием иностранного языка (в основном, английского), а еще лучше с двумя иностранными языками. Теперь работодатель не хочет тратить время и ресурсы на обучение новых работников, а стремится получить сотрудника с опытом работы именно по специфике бизнеса своей компании. Сейчас больше всего востребованы специалисты с опытом работы от 3 лет. Секретари без опыта, либо с «рваным» опытом работы практически никому не нужны.

Заработная плата

Что касается компенсационного пакета, то у рядовых секретарей он, конечно же, уменьшился. А вот у личных помощников с большим функционалом фиксированный оклад остался на том же уровне, но сократился соцпакет.

Тем, кто стремится получить позицию секретаря в крупной компании или на большом предприятии, необходимо понимать, почему он хочет работать именно на этой позиции и почему именно в этой компании. Если вы планируете в дальнейшем свой профессиональный рост, то лучше сразу идти работать в то подразделение, внутри которого вы хотите дальше развиваться. Нужно помнить, что при выборе работодателя обязательно следует изучить рынок, внимательно «присмотреться» к компании (насколько она стабильна, известна на рынке и т.п.), чтобы потом строчка в резюме выгодно выделяла вас на фоне остальных кандидатов.

Если вы уже имеете опыт работы и знаете специфику определенной отрасли бизнеса, то при выборе вакансии обращайте внимание на аналогичные позиции, так как тот опыт, который вы уже успели получить, очень ценится работодателями. В данном случае вы будете обладать неоспоримым преимуществом перед другими кандидатами, опыт которых отличен от специфики компании.

И помните, что все работодатели, помимо пристального внимания к таким параметрам, как высшее образование, знание языков, приятная внешность, хотят видеть в качестве кандидата на вакансию секретаря доброжелательного, обязательного, стрессоустойчивого и амбициозного человека.

Читайте также: