Что такое конвертация трудовой книжки

Опубликовано: 18.09.2024

С 2001 г. по стране бодрым шагом идет пенсионная реформа. Но и сегодня, в 2006 г., работник кадровой службы любого предприятия не перестает задавать вопросы работникам Пенсионного фонда о правильности заполнения той или иной формы СЗВК, процедуры конвертирования трудового стажа работников. Пожалуй, тяжелее всех эта процедура проходила и проходит в учреждениях, на предприятиях, работники которых имеют право на досрочную пенсию, в число их входят образовательные учреждения.

Сначала необходимо разобраться, что же такое конвертация трудового стажа работников? Почему возникла необходимость проведения этой процедуры? Как должна быть организована работа кадровика, чтобы работники предприятия не оказались вне пенсионных прав, которые сегодня гарантирует им государство?

Поэтому для определения расчетного пенсионного капитала на 1 января 2002 г. необходимо на лицевой счет застрахованного лица, открытый в системе персонифицированного учета, поместить сведения о периодах работы до его регистрации в качестве застрахованного лица (то есть до момента открытия индивидуального лицевого счета). И на этом этапе ответственность за достоверность сведений о трудовом стаже работников ложится на кадровика.

Конвертирование трудового стажа не проводилось и не проводится у работающих пенсионеров, а также у лиц, поступивших на работу после 1998 г. (то есть с периода, когда страховые свидетельства стали обязательным документом при устройстве на работу).

Организация работы кадровика по проведению конвертации трудового стажа состоит из следующих этапов.

1-й этап. Составление исторической справки организации. Документ может быть составлен по следующей форме:

наименование регламентирующие ческое лицо

учреждения действие или структурное

Учитывая, что и образование последние 10 лет претерпевает стадию реформирования, кадровые работники сталкиваются с проблемами восстановления документов, регламентирующих деятельность образовательного учреждения за более ранние периоды (особенно послевоенные годы и до начала 1990-х гг.). Решение этого вопроса возможно при содействии архивных учреждений, как ведомственных, так и государственных.

Номер Дата Сведения о работе Основание

3 01 02 1996 Уволен по собственному желанию, Приказ от

статья 31, КЗоТ РФ 30.01.1996

Инспектор ОК Иванова

4 01 02 1996 Принят учителем физики Приказ от

3-й этап. Сверка сведений о трудовом стаже в трудовой книжке и на лицевом счете работника. И на этом этапе работы возможны спорные ситуации и вопросы:

1. Дата приема на работу в трудовой книжке не соответствует дате приема, указанной в лицевом счете сотрудника. В этом случае необходимо поднять приказ о приеме на работу, уточнить этот реквизит, а затем произвести корректировку сведений или на лицевом счете, или в трудовой книжке.

2. В лицевом счете указаны периоды учебного отпуска, отпусков без содержания, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, а в личном деле сотрудника не сохранились сведения об этих нерабочих периодах работника. В этом случае кадровый работник должен восстановить эти сведения.

3. В трудовой книжке указана должность (профессия), по которой работник имеет право на досрочную пенсию, а в лицевом счете указана другая должность (профессия). В этом случае необходимо на основании распорядительных документов установить, в каких документах допущена ошибка, и устранить ее.

4-й этап. Ознакомление работника с установленными периодами его трудовой деятельности. На этом этапе кадровая служба под роспись знакомит сотрудника с формой справки СЗВК. Первый экземпляр этого документа передается в Пенсионный фонд и является основанием для реализации работником права на будущее пенсионное обеспечение. С какими проблемами сталкивается кадровый работник на этом этапе? Прежде всего это касается все тех же учреждений, работники которых претендуют на досрочное назначение пенсии.

Это самый простой пример.

А учебные и без содержания отпуска? Во-первых, работники уже давно забыли, что когда-то в их трудовой деятельности были такие нерабочие периоды. Во-вторых, когда работники оформляли эти самые отпуска, они не задумывались, что эти периоды в дальнейшем исключат из их трудового стажа, который дает право на назначение досрочной пенсии. И на этом этапе работнику кадровой службы необходимо проводить разъяснительную работу в коллективе.

В Пенсионный фонд сведения передаются как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Свидетельством о том, что процедура передачи данных о трудовой деятельности работников организации завершена успешно, является соответствующая справка Пенсионного фонда.

Таким образом, на сегодняшний день завершен первый этап конвертирования трудового стажа работников учреждений и предприятий.

Суть преобразований в системе пенсионного обеспечения, которые начались в январе 2002 года, - переход на страховые принципы формирования пенсий. В итоге право на получение трудовой пенсии, ее размер будут напрямую зависеть от уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд.

Для тех, кто начал отсчет своего трудового стажа с 2002 года, пенсия – далекая перспектива. И понятна заинтересованность людей, у которых трудовая деятельность заняла достаточно большой период их жизни. Поэтому сохранение пенсионных прав этой категории граждан – одна из особенностей пенсионной реформы.

На сегодняшний день размер трудовой пенсии напрямую зависит от величины расчетного пенсионного капитала, который формируется из начального пенсионного капитала с учетом трудового стажа и заработка за период до 1 января 2002 года и от общей суммы страховых взносов, уплаченных с 1 января 2002 года.

В соответствии с Федеральным законом от 17 декабря 2001 года № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» началось преобразование пенсионных прав граждан, приобретенных ими в период до 1 января 2002 года, в пенсионный капитал. Этот процесс получил название конвертация. Иными словами, конвертация – это пенсионные права граждан, которые формируются с учетом их трудового стажа и заработка по состоянию на 1 января 2002 года, выраженные в денежном эквиваленте.

Конвертация коснулась всех категорий граждан: и тех, кто уже на пенсии, и тех, кто продолжает трудиться до достижения пенсионного возраста или достигнув его. И, естественно, разным категориям граждан пенсионные права конвертируются по-разному. При этом пенсионный капитал определяется в соответствии с индивидуальным коэффициентом пенсионера, который определяется, исходя из продолжительности трудового стажа и среднего заработка.

Сведения о трудовом стаже каждого работника работодатели представляли в Пенсионный фонд. По состоянию на 1 января 2010 года в территориальных органах ПФР по Мордовии представлены сведения о трудовом стаже за период до 1 января 2002 года на 267516 человек, в том числе сведения о стаже на соответствующих видах работ – на 55161 человека.

Все поступившие индивидуальные сведения о трудовом стаже подвергаются правовой оценке, которая продолжается и в настоящее время. Она заключается в проверке полноты и достоверности данных, предоставленных в свое время в управления ПФР бухгалтериями и кадровыми службами предприятий и организаций. Сотрудники управлений ПФР проводят как документальные, так и камеральные проверки этих сведений.

По итогам проверок с работодателей истребовано 55748 корректирующих форм, содержащих сведения о трудовом стаже застрахованных лиц за период до 1 января 2002 года.

В прошлом году был принят закон, согласно которому срок оценки пенсионных прав лиц, работа которых связана с риском утраты профессиональной трудоспособности до достижения общего пенсионного возраста, сокращен на два года, до 1 января 2011 года. Работу по оценке пенсионных прав остальных граждан предусмотрено завершить не позднее 1 января 2013 года.

Конечный результат работы по оценке пенсионных прав – отражение в индивидуальных лицевых счетах граждан сведений о страховом стаже и стаже на соответствующих видах работ.

Формирование базы данных, содержащей лицевые счета со сведениями об общем трудовом стаже до 1 января 2002 года, позволит наиболее полно проинформировать граждан о результатах оценки их пенсионных прав. Это поможет людям принять меры по представлению сведений, недостающих для своевременного и правильного назначения трудовой пенсии. Кстати, аналог такого информирования – рассылка застрахованным лицам извещений ПФР о состоянии их индивидуальных лицевых счетов.

Территориальные органы ПФР также информируют граждан о необходимости представления ими документов на определенные части трудового стажа и заработной платы за период до 1 января 2002 года, которые повлияют на величину расчетного пенсионного капитала.

Если гражданин обнаружил, что в результате оценки его пенсионных прав учтены не все периоды его трудовой деятельности, был выбран не самый выгодный размер среднемесячной заработной платы, то ему необходимо побеспокоиться о представлении в органы Пенсионного фонда дополнительных документов о трудовом стаже и заработной плате. Единственное требование к этим документам – они должны содержать информацию о событиях, имевших место до 1 января 2002 года. И тогда его пенсионные права будут реализованы в полном объеме.

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.

8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?

Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления

Отчет по форме СЗВ-ТД для передачи в ПФР

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Отчет по форме СТД-Р для передачи работнику

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

Кто и какой формат трудовой книжки может использовать

Как теперь подтвердить свой стаж и где получить о нем сведения

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Читайте также: