Что выполняют коммерческие работники заключающие договора с поставщиками
Опубликовано: 11.05.2024
Вы не знаете, почему не стоит включать в договор поставки понятие «банковский день»? Вам неизвестно, чем неустойка отличается от штрафа? У вас в штате нет юриста и как правило работу с договорами осуществляет менеджер или главный бухгалтер, т.е. специалист который не обладает практическими знаниями в области юриспруденции? В статье мы рассмотрим некоторые тонкости договора поставкам и научим вас составлять его таким образом, чтобы минимизировать риски.
Цена договора
В этом же пункте важно обратить внимание на порядок оплаты. Для покупателей удобней будет оплата после поставки товара и подписания товарной накладной. Обратите внимание, какие дни будут указаны для оплаты — рабочие или календарные. Рекомендуем избежать включение в договор понятия «банковский» день, так как в действующем законодательстве отсутствует толкование такого понятия. Если определение сроков в «банковских» днях используется в договорных отношениях, то стороны могут вложить в это понятие собственный смысл, который следует выяснять при толковании условий договора, если описание данного понятия не указано в договоре буквальною.
Поставщикам товара советуем добавить в условия оплаты авансовый платеж. Его возможно указывать как в твердой денежной сумме, так и в процентном соотношении от общей цены поставки.
Порядок приемки товара
Или же данный товар является необходимой деталью для оборудования и из-за отсутствия договоренности между сторонами покупатель может понести убытки. В данном случае сторонам договора следует определить: объем обязательств покупателя при приемке товара, проверку товара на условия договора (по качеству, количество, ассортименту), срок для выявления недостатков, порядок составления акта об обнаружении недостатков, порядок уведомления поставщика о выявленных недостатках и иные условия. Соответственно, стороны для согласования порядка приемки должны определить, какие способы и процедуры они будут применять.
Штрафные санкции
Штрафные санкции делятся на два вида: неустойка и штраф. Неустойка выплачивается за каждый день просрочки поставки товара/оплаты/замены товара и т.д. Если, договором предусмотрен авансовый платеж и окончательный, то можно предусмотреть ответственность в виде неустойки за просрочку как каждого платежа, так и по отдельности.Кроме того, стороны могут предусмотреть условие об удержании покупателем неустойки за нарушение поставщиком условий договора из суммы, подлежащей уплате за товар, либо условие о прекращении обязательства по уплате неустойки зачетом встречного требования.
При отсутствии в договоре соглашения о неустойке за просрочку исполнения денежного обязательства пострадавшая сторона может требовать уплаты ей процентов по ст. 395 ГК РФ, а также взыскания причиненных убытков, предварительно доказав их.
Штраф указывается в договоре в фиксированной сумме или в процентном соотношении от цены договора. Штраф может быть указан, например, за неудовлетворение в срок требования покупателя о замене дефектного товара. Ответственность в виде штрафа можно оценить сразу при заключении договора.
Однако, если все же получилось так, что контрагент предъявил штрафные санкции, не спишите их оплачивать. Ознакомитесь с условиями заключенного договора. Для примера приведу случай из своей практики. Покупатель предъявил требование об оплате штрафа за непроизведенную замену товара с дефектом. Штраф был очень высокий, порядка 2 миллионов рублей. Однако, после анализа всей документации, со стороны поставщика был направлен ответ на претензию об отказе в выплате штрафа по причине нарушения покупателем условий о возврате дефектного товара. А именно: «. по условиям договора скрытые недостатки должны быть выявлены покупателем не позднее 14 календарных дней с момента поставки. При этом, в случае выявления такого недостатка, покупатель обязан оповестить поставщика телеграммой и вызвать его представителя для составления сторонами акта о выявленных недостатках». Однако, в данной ситуации покупатель не только направил претензию спустя 2 месяца после поставки товара, но и не вызывал поставщика, и не представил акт о недостатках. В связи с нарушенным Покупателем условий договора, поставщик не обязан был нести ответственность в виде штрафа.
Таких примеров в судебной практике достаточно много, поэтому не торопитесь с выплатой неустойки и штрафа если имеются сомнения. Лучше в данной ситуации довериться практикующему юристу и на этапе консультации принять правильное решение по удовлетворению требований контрагента, содержавшихся в претензии.Предъявление претензий и подсудность
В случае невозможности урегулировать спор в досудебном порядке, спор передается на рассмотрение в арбитражный суд (если сторонами договора являются юридические лица). Если контрагенты находятся в разных субъектах РФ, рекомендуем указать Арбитражный суд субъекта, в котором зарегистрирована ваша компания. Например, покупатель зарегистрирован в г. Москве, поставщик зарегистрирован г. Екатеринбурге. Покупатель, выступая истцом в процессе, обязан подать исковое заявление по месту нахождения ответчика, т.е. в Арбитражный суд Свердловской области. В данном случае, у покупателя при рассмотрении спора появятся дополнительные расход связанные с представлением его интересов в другом субъекте РФ.
Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента
Также рекомендуем организовать подписание документа непосредственно в офисе у одной из сторон, это позволит лично познакомится с подписантом договора. Также чтобы обезопасить себя можно заключить договор поручения. В данном случае поставщик вправе будет обратиться непосредственно к поручителю, если покупатель не производит оплату поставленного товара. Поручителем может выступить как иное юридическое лицо, так и физическое лицо.
Вышеуказанные пять аспектов, на которые я рекомендую обращать внимание при заключении договора, как раз и являются поводом для разногласий сторон. Однако, немаловажное значение имеют и разделы договора об условиях поставки (транспорт, расходы, оповещение о поставке), порядок расторжения договора, переуступки прав требования третьим лицам, интеллектуальные права на товар, условия об экспертизы товара и иные. Как мы видим, все нюансы учесть очень сложно, поэтому рекомендую для минимизации рисков на этапе начала правоотношений между заказчиком и подрядчиком обратиться за квалифицированной помощью практикующего юриста.
Реализация коммерческих планов любого предпринимателя невозможна без совершения сделок и заключения договоров, потому что договор — это такая форма, в которой воплощаются замыслы и расчеты предпринимателей, их стремление получить прибыль.
Договор— соглашение сторон, акт, в котором выражено их взаимное согласие действовать совместно в интересах обоюдной выгоды (приложение 2).
Договор должен отвечать следующим требованиям:
Должен быть заключен в интересах предпринимателя, орга низации.
Не нарушать действующее законодательство.
Интересы организации должны быть юридически защищены, а обязанности контрагента по договору обеспечены его ответ ственностью.
Не должен содержать юридических неточностей, которые могут создать угрозу всей сделке и свести на нет любой хорошо проработанный с экономической точки зрения коммерчес кий проект.
Любой договор должен состоять из четырех частей:
Дополнительные условия договора.
Прочие условия договора.
Вводная часть должна содержать следующие реквизиты: на именование договора, дата подписания, полное фирменное наименование контрагентов, под которым они зарегистрированы в реест ре государственной регистрации; название сторон по договору (на пример, «подрядчик», «поставщик», «арендатор»); должность, фа милия, имя, отчество лица, подписавшего договор.
Предмет договора содержит существенные условия договора:
Обязанности и права первой стороны по договору.
Обязанности и права второй стороны по договору.
Срок выполнения своих обязательств сторонами.
Срок действия договора. 1
Способы обеспечения обязательств, т.е. дополнительные меры имущественного воздействия на сторону, виновную в ненадлежащем исполнении договора.
Законодательство предусматривает следующие способы обеспечения обязательств: неустойка, залог, поручительство, задаток.
Основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке.
Условия о конфиденциальности информации по договор>
Порядок разрешения споров между сторонами.
Прочие условия договора могут содержать банковские реквизиты сторон, статистические коды, количество экземпляров, порядок внесения изменений.
В соответствии с действующим законодательством договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем его условиям.
Договор заключается несколькими способами:
Составление одного документа под названием «договор». Таким способом могут заключаться любые хозяйственные договоры.
Заключение договора в соответствии с протоколом о наме-рениях.
Бухгалтерское дело В последнее время широкое распространение получил тако
вид коммерческой документации, как протокол о намерениях.
В этом документе фиксируются результаты переговоров ме ду сторонами, он имеет важное юридическое значение. Протокол намерениях можно считать предварительным договором, и пре приниматель, подписавший его, принимает на себя определеннь права и обязанности:
Обмен письмами, телефаксами, телеграммами и т.п., по писанными стороной, которая их посылает.
Этот способ таит в себе много опасностей, так как не кажд письмо или телеграмма могут свидетельствовать о заключении д говора между сторонами.
Принятие заказа к исполнению.
Такой способ применяется между брокерскими конторами и и клиентами при заключении договора на брокерское обслуживание.
Особое значение имеет правильное оформление текста д говора.
Может случиться так, что по тем или иным причинам дог вор, заключенный между сторонами, может потерять для них и терес, и стороны придут к выводу о необходимости расторгн; ранее достигнутое соглашение.
Договор может быть расторгнут, для этого необходимо сое вить протокол, в котором указывают:
а) какой договор расторгается;
б) с какого момента договор считается расторгнутым;
в) причину расторжения договора;
г) способы урегулирования между сторонами проблем, возни
ших в связи с расторжением договора.
Образец коммерческого договора показан в приложении 2. контрольные вопросы
1. Что означает понятие «хозяйственная операция» ? \2. Что является предметом бухгалтерского дела ? 0. Дайте определение понятиям «состояние», «действие ) • тие».
Что такое документ ?
Какое значение имеет унификация документов ?
Какое значение имеет документооборот?
Почему необходимо оптимизировать документооборот ?
Что такое хозяйственный договор?
Из каких частей должен состоять любой договор ?
0. Какие правила должны соблюдаться при оформлении доге ров?
В соответствии с какими критериями бухгалтерия организ ции подразделяется на отделы, секторы, учетно-контрольнъ группы ?
От чего зависит численность учетного персонала на предприятии?
Почему для бухгалтерии необходимо выделить помещение в одном здании с дирекцией предприятия и недалеко от основных производств?
Каков срок хранения первичных бухгалтерских документов и фи - нансовой отчетности ?
В каком порядке комплектуется бухгалтерская документация для архивного хранения ?
Надо ли передавать документацию в архив, если организация ликвидируется ?
Кто имеет право изъятия бухгалтерской документации ? Существует ли материальная ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности ?
Каков порядок сдачи бухгалтерских документов в государственный или частный архив?
Кем разрабатывается Положение о бухгалтерии предприятия ? Когда рекомендуется производить прием посетителей в бухгалтерии организации?
Коммерческие закупки (тендеры) — это закупки, которые проводятся коммерческими организациями в соответствии с собственными регламентами и правилами, принятыми организаторами, с использованием собственных финансовых средств. Порядок их проведения устанавливается непосредственно организацией, поскольку такие закупки проводятся на деньги, которые компания заработала сама, соответственно, стремится эффективно их расходовать на приобретение необходимых товаров, работ, услуг.
Основное отличие коммерческих закупок от государственных — источник денежных средств: бюджетные деньги здесь не рассматриваются. Решение о том, на что потратить финансы и каким образом закупить товары или услуги, компания (организация, будь то юридическое лицо или ИП) решает сама.
Цели проведения коммерческих закупок
В отличие от государственных заказчиков, которые иногда вынуждены проводить закупки, коммерческие компании организуют закупки по собственному желанию. Прежде всего ими движет желание сэкономить деньги и время на закупку необходимых товаров, работ или услуг. Но все же можно выделить несколько первоочередных целей:
- Экономические
Правильно организованный подход к коммерческим закупкам позволяет компаниям эффективно тратить собственные финансовые средства: от того, насколько выгодно будут потрачены деньги, зависят их финансово-экономические показатели. В результате многие коммерческие организации добровольно проводят закупки с соблюдением полной прозрачности и регламентов.- Стратегические
Компании формируют долгосрочную модель взаимодействия с поставщиками по соответствующей номенклатуре продукции. Крупные компании, как правило, выбирают тех поставщиков, с которыми можно работать на долгосрочной основе. Связано это в первую очередь с производственными циклами: если, к примеру, компания закупает в большом объеме тот товар, который необходим в производственной деятельности, те поставщики, которые этот товар поставляют, становятся стратегическими поставщиками, а работа с ними является приоритетом. Для того чтобы это сотрудничество было эффективно для бизнеса, компания выстраивает комфортные и взаимовыгодные взаимоотношения со своими постоянными партнерами.- Выстраивание цепочек поставок товара
Крупные производственные компании придерживаются такой стратегии, поскольку она помогает им добиться высокой эффективности и максимальной экономии в бизнесе.Виды коммерческих закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ
Открытые закупки: извещение публикуется на выбранной заказчиком коммерческой площадке, и его могут посмотреть все потенциальные участники. Как правило, заказчики выбирают для этого официальный сайт своей компании: он открыт для всех и на нем четко описывается, каким образом и как выстраивается работа с поставщиками. В ряде случаев заказчики и потенциальные поставщики уже встречаются в информационно-закупочных системах, так называемых ERP-системах. Это может быть определенный программный продукт, где идет взаимодействие заказчика и поставщика, поэтому и все сделки проходят через эту систему. Конечно, не все закупки могут открыто публиковаться из-за коммерческой тайны и ее составляющих, но какой-то пул закупок заказчики всегда размещают публично, однако непосредственно контрактация осуществляется в каких-то программных продуктах.
Многоэтапные закупки: на каждом этапе закупки организатор подробно изучает предложение участника и непосредственно его самого, чтобы убедиться в его репутации и благонадежности. Заказчик взаимодействует с поставщиком в рамках предварительных стадий: чтобы стать участником закупки крупного заказчика или компании, которая ответственно подходит к выбору своего контрагента, необходимо пройти через предварительный отбор, в рамках которого выявляется общий подход или формируется требование к финансовой устойчивости, скрытым данным, наличию минимального набора документов. Эти данные позволяют удостовериться в том, что поставщик на законных основаниях осуществляет свою деятельность. Одним из таких этапов является предквалификация, оценка экономического состояния, которая позволяет выявить определенные риски при заключении контракта с тем или иным поставщиком.
Очные и электронные закупки: проходят в том числе с использованием конкретных переговоров между участниками закупок. В коммерческих закупках нет каких-либо ограничений, установленных законодательством, кроме установленных гражданским кодексом по защите конкуренции, которые коммерческие лица стараются соблюдать. В целом если необходима очная встреча для принятия решения, заказчик может собрать несколько поставщиков и по очереди обсудить с ними условия поставки. Происходит это через специализированные площадки, внутренние системы документооборота, программные продукты и т.д.
В конце статьи вы найдете шпаргалку, в которой описаны основные отличия коммерческих закупок от регламентированных.
В конце статьи есть шпаргалка
Особенности поиска информации о коммерческих закупках
Бесплатные возможности
- Сайт заказчика/клиента
Подходит для опытных поставщиков. Для этого необходимо сформировать наработанную базу возможных заказчиков и регулярно мониторить их сайты. Этот вариант будет работать, если компанию — потенциального поставщика интересует минимальное количество заказчиков: в этом случае поиск информации и мониторинг займут немного времени.- Электронные торговые площадки
В коммерческих закупках используются те же площадки, что и при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Электронная форма — основная. Конечно, существуют крупные площадки, специализирующиеся только на коммерческих закупках, а есть и такие, где присутствуют как государственные, так и коммерческие. Знание и понимание рынка электронных площадок и специфики заказчиков, которые работают на таких площадках, позволят поставщику получать соответствующую информацию по интересующим их закупкам. Заказчик использует торговые площадки для публикации информации о своих потребностях и выбора поставщиков. На сегодняшний день в России работают 170 электронных площадок. Для того чтобы мониторить закупки, достаточно бесплатно зарегистрироваться на самых крупных и настроить рассылку уведомлений. Современные площадки вводят автоматические алгоритмы поиска закупок на основе искусственного интеллекта: программа самостоятельно анализирует профиль компании и предлагает подходящий тендер.Платные инструменты
- Агрегаторы торгов
Существуют коммерческие сервисы, которые содержат полную информацию о тендерах. Они подходят для новичков или компаний, которые действуют точечно. Системы работают быстро, не зависают, предлагают возможность установки фильтров и критериев. По номенклатуре поставляемой продукции эти агрегаторы делают рассылку поставщикам, а те уже проводят отсев потенциальных для участия закупок с точки зрения возможности либо невозможности участия в них. Такой подход корректен, однако у него есть один существенный минус: поставщику придется заплатить за более точную и тонкую настройку своих закупок. В ответ на это компания получает преференцию в виде приоритетной информации. Если плата за получение этой информации и использование таких агрегаторов минимальна, отбивается на участии в закупках, то рекомендуется их использовать — это экономит время, труд и кадровые ресурсы, поскольку менеджеров, которые будут искать подходящие закупки компании, потребуется меньше. В таких агрегаторах можно настроить как цены, так и сроки поставки по критериям, например «самые дорогие контракты» или «самые длительные контракты».Сфера закупок связана со значительным объемом средств, выделяемых как бюджетной системой, так и частным сектором, и поэтому для нее характерен серьезный уровень коррупционных нарушений. Как правило, к подобным нарушениям приводит личная заинтересованность участников закупочной деятельности. Разберемся, как правильно организовать работу по выявлению и предупреждению конфликта интересов и выстроить соответствующую комплаенс-систему.
В мае 2020 г. Минтруд России утвердил Методические рекомендации, где даны руководящие указания организациям, закупающим товары, работы или услуги в соответствии с федеральными законами от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ) и от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — Закон № 223-ФЗ). Задача рекомендаций — оказать консультативную помощь в работе, направленной на выявление личной заинтересованности государственных и муниципальных служащих и сотрудников компаний при осуществлении закупок, которая приводит или может привести к конфликту интересов.
Меры по выявлению и урегулированию личной заинтересованности должны приниматься прежде всего организациями, участвующими в закупках для обеспечения государственных и муниципальных нужд, поскольку требование о недопущении конфликта интересов установлено для них на законодательном уровне (п. 9 ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ). Однако данные рекомендации применимы к любой компании, которая взаимодействует с контрагентами, поскольку неурегулированный конфликт может привести к серьезным последствиям: взяточничеству, внутреннему (корпоративному) мошенничеству и другим коррупционным явлениям. А это повлечет для компании серьезные финансовые потери и ущерб ее репутации, а также риск административной и даже уголовной ответственности.
Помимо этого, любая компания независимо от формы собственности и сферы деятельности обязана разрабатывать и принимать меры по противодействию коррупции (ст. 13.3 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», далее — Закон о противодействии коррупции). В их число входят и направленные на предотвращение и урегулирование конфликта интересов.
Организовать эту работу поможет алгоритм, включающий пять этапов.
Система по выявлению личной заинтересованности требует больших ресурсов: от штата сотрудников до времени, затраченного на обработку и анализ информации. Причем с ростом оборота увеличиваются и затраты на такой контроль.
Определение понятий
Личная заинтересованность — возможность получения доходов в виде денег, иного имущества, в том числе имущественных прав, услуг имущественного характера или каких-либо выгод (преимуществ) как непосредственно самим служащим, так и состоящими с ним в близком родстве или свойстве лицами (родственниками, друзьями, знакомыми и т. д.). Ситуация личной заинтересованности может повлиять на надлежащее, объективное и беспристрастное исполнение лицом его должностных (служебных) обязанностей, то есть привести к конфликту интересов (ч. 2 ст. 10 Закона о противодействии коррупции).
Конфликт интересов — ситуация, при которой личная заинтересованность (прямая или косвенная) лица, замещающего должность, замещение которой предусматривает обязанность принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов, влияет или может повлиять на надлежащее, объективное и беспристрастное исполнение им должностных (служебных) обязанностей (осуществление полномочий) (ч. 1 ст. 10 Закона).
Этап 1. Определение субъектов, ответственных за организацию работы по недопущению конфликта интересов
Этап 2. Выявление направлений проверки и определение круга подлежащих ей лиц
- руководитель заказчика;
- члены коллегиального органа по закупкам (например, члены приемочной комиссии, комиссии по осуществлению закупок);
- должностные лица контрактной службы или контрактный управляющий;
- сотрудники, заинтересованные в закупке (например, участвующие в описании ее объекта);
- иные лица, в ней участвующие.
- размер цены контракта по закупке;
- коррупционную емкость предмета (сферы) закупки (строительство, в том числе жилищное, здравоохранение и т. д.);
- частоту заключаемых контрактов с одним и тем же поставщиком (подрядчиком, исполнителем) с точки зрения возможного установления неформальных связей между конечным выгодоприобретателем — работником и представителем контрагента.
- в которой работает близкий родственник члена комиссии либо иного сотрудника, заинтересованного в закупке;
- в которой ранее работал член комиссии либо иной заинтересованный сотрудник; при этом важно не столько должностное положение на предыдущем месте работы, сколько решение вопроса, остались ли у данного служащего связи с ним, которые могли повлиять на принятие им решения;
- в которой у члена комиссии либо у иного сотрудника, заинтересованного в закупке, есть доля участия в уставном капитале — такие лица являются учредителями (соучредителями);
- ценные бумаги которой в собственности у члена комиссии либо у иного работника, заинтересованного в закупке, в том числе иных лиц, с которыми у него корпоративные, имущественные или иные близкие отношения (например, фактические брачные отношения (сожительство); общие дети; дружеские отношения; бывшие супруги и т. д.).
Нередко встречаются также случаи, когда в закупке товаров, являющихся результатами интеллектуальной деятельности, участвуют работники, чьи родственники или иные лица, с которыми у него корпоративные, имущественные или иные близкие отношения, владеют исключительными правами.
Этап 3. Сбор информации и формирование профилей работников, участвующих в закупке
Рекомендуется сформировать профиль каждого работника, участвующего в закупочной деятельности, и включить таких сотрудников в перечень лиц, обязанных представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также подобную информацию об их супругах и несовершеннолетних детях. Эти данные — базис для выявления возможной заинтересованности. Однако для полноценного и комплексного анализа и построения цепочки связей их может быть недостаточно.
- добровольное ежегодное представление работниками декларации о возможной личной заинтересованности, например в форме анкетирования;
- информация, размещенная в Интернете, в том числе соцсетях;
- личные беседы с работником.
- наименование, фирменное наименование (при наличии); место нахождения (для юрлица), почтовый адрес участника закупки; ИНН (при наличии) учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа участника закупки; Ф. И. О. (при наличии); паспортные данные; место жительства (для физлица); номер контактного телефона;
- выписка из ЕГРЮЛ или засвидетельствованная в нотариальном порядке ее копия (для юрлица); выписка из ЕГРИП или засвидетельствованная в нотариальном порядке ее копия (для ИП); копии документов, удостоверяющих личность (для иного физлица); надлежащим образом заверенный перевод на русский язык документов о госрегистрации юридического или физического лица в качестве ИП согласно законодательству соответствующего государства (для иностранного лица);
- документ, подтверждающий полномочия лица на действия от имени участника закупки — юрлица (копия решения о назначении или об избрании либо копия приказа о назначении физлица на должность, в соответствии с которыми оно правомочно действовать от имени участника закупки без доверенности), и иные связанные с этой обязанностью документы;
- копии учредительных документов участника закупки (для юрлица);
- иные представленные участником закупки документы.
Для информации
Этап 4. Перекрестный анализ
Обратите внимание
Примеры индикаторов приведены в материалах «Серая книга», подготовленных проектом ОНФ «За честные закупки» и размещенных на сайте zachestnyezakupki.onf.ru.
Отдельное внимание подразделение ПКП уделяет информации о субподрядчиках (соисполнителях) по контракту. Перекрестный анализ их профилей с профилями работников позволяет найти возможные связи, свидетельствующие об имеющейся у последних заинтересованности, в частности в участии соответствующих лиц как субподрядчиков (соисполнителей).
Может быть проведена также проверка для установления фактов нарушений Закона о противодействии коррупции. Например, фактов навязывания услуг — понуждения со стороны работника заключить договор субподряда с аффилированной с ним организацией.
Этап 5. Профилактика коррупционных рисков
Помимо аналитической работы значительное внимание следует уделять также профилактике.
В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
1 этап: инициатива заключения договора
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
Согласуйте условия с контрагентом.
2 этап: определение основных условий
Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.
Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:
Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
Цену или условия расчетов.
Ответственность за неисполнение.
Сроки и дополнительную информацию.
3 этап: проверка контрагентов
Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.
Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.
Стандартный перечень документов для досье контрагента
- Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
- Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
- ИНН/ОГРН.
- Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
- Копия доверенности на иных лиц.
- Копия лицензии на деятельность.
- Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
- Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
- Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.
4 этап: доработка текста договора
На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.
5 этап: согласование
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.
После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.
Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора
6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту
Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.
Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.
Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.
Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.
Реестр договоров
Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:
- Регистрационный номер.
- Дополнительный номер (номер контрагента).
- Дату договора.
- Наименование контрагента.
- Предмет договора.
- Срок действия.
- Ответственное подразделение (исполнитель).
- Цена договора.
- Наличие приложений.
- Кто подписал договор.
7 этап: контроль за исполнением
В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).
Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.
Задачи ответственного сотрудника
- Контроль исполнения договора.
- Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
- Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
- Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).
8 этап: хранение
Схема работы с договором в электронном виде
Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.
Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).
Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.
Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.
Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.
Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.
Читайте также:
